UNIDAD III

CUENTAS DE EFECTIVO

1.- Cuentas de Efectivo: Concepto.

Efectivo es la primera partida, la más importante y las más circulante que

aparece en el Balance General, es la disponibilidad inmediata que la empresa

cuenta en el momento de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques

que está en caja o en banco y que se utiliza para fines generales o para cubrir

obligaciones o responsabilidades. (pago a proveedores, compra de activos fijos,

pago de dividendos, pago de nómina, gastos operacionales, etc.). Está

conformado por las siguientes cuentas: Caja principal, caja chica y banco. Están

ubicadas en el activo circulante disponible y tienen saldo Deudor.

El control interno del efectivo a través de la separación de funciones es básico

en vista de la posibilidad de robo de este activo. La persona que tiene a su cargo

la custodia física del efectivo no debe tener la responsabilidad del manejo de los

registros contables relacionados. Debe haber arqueos sorpresivos frecuentes para

el efectivo disponible.

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio

porque el efectivo es el medio para obtener mercancías y servicios. Un cuidadoso

registro contable de las operaciones con efectivo se requiere debido a que este

rubro pueda ser rápidamente mal invertido. La administración del efectivo

generalmente se centra alrededor de dos áreas. El presupuesto de efectivo y el

control contable.

El control contable es necesario para dar una base para la función de

planeación y además para asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos

propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o robados. La

administración es responsable del control y protección de todos los activos de la

empresa.

2.- Caja Principal.

La cuenta caja es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que

ingresa a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un

cargo y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son

depositados en el banco o cuando se cancela una factura.

3.- Caja Chica.

La caja chica es un fondo que la empresa emplea `para los gastos menores de

la empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.

Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se

suele crear la caja chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000

bolívares, según la empresa y sus requerimientos.

La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el

fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuantía o al momento de

decidirse su eliminación. Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con

un abono a banco y nunca más se movilizara dicha cuenta, con las excepciones

indicadas.

Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se

conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo

tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un

cheque; el cual se cargara no ala cuenta de caja chica sino a cada una de las

cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los

respectivos comprobantes citados.

El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la

persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos

previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y,

en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa.

La planilla de caja chica, formato que se utiliza para llevar el control contable de

la misma, permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el año y así

llevar un registro detallado de los movimientos realizados, así como también

revisar un resumen anual. Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una

representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la

planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero

hasta diciembre, y la última (anual) es un resumen de los movimientos realizados

durante todo el año.

Como un ejemplo del procedimiento, suponga que Textiles Canelos, S.A.,

estableció un fondo de caja chica de Bs. 100.000.00 el 1 de junio del 2002. Se

extendió un cheque a la orden de Marcela Fonseca, responsable de la caja chica.

El 1 de junio se hizo el siguiente asiento del diario:

2002

Junio 1 Caja Chica 100.000,00

Banco 100.000,00

Para establecer el fondo de caja chica y emitir cheque a la orden de la

responsable del fondo Marcela Fonseca.

4.- Arqueo de Caja Chica y de Caja Principal.

4.1.- Arqueo de Caja Chica.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo,

durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado

todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde

con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.

Sirve también para saber si los controles internos se están llevando

adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o

ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no

previstas por el Cajero.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de

comprobar si el monto asignado está de acuerdo con la existencia de documentos

y el efectivo. Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así

lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento

de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del

Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones

correctivas del caso. En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del

fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a

presentar los documentos en forma correcta.

La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan

superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del

fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”,

adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de

Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con

fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del

fondo.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con

respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan

generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los

faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se

subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja”

se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

4.2.- Arqueo de Caja Principal.

La caja general o principal, es la cuenta que registra todo el efectivo que

ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona

cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo

deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se

encuentran en la Caja.

El arqueo de caja general o principal consiste en el análisis de las transacciones

del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha

contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,

corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo,

cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están

llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Instrucciones para realizar un arqueo de caja

El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una

misma cantidad de dinero al iniciar el día La gestión de pagos, en

ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.

La retirada de dinero al banco al finalizar el día. El control de los cobros

realizados según los medios de pago permitidos por el local. En un solo

libro existen rayado para el control de entrada/salida, etc. Con relación al

libro de control de gastos pagados por caja, se puede emplear por uno de

tres columnas: entrada, salida y saldo.

Ejemplo

El 20/09/2012 a las 10:15am se realiza el arqueo de caja el Sr: Juan Pérez

custodio, obteniendo los siguientes resultados:

10 Billetes de Bs. 20

5 Billetes de Bs. 5

50 Billetes de Bs. 1

200 Monedas de Bs. 0,50

Además encontramos un cheque del Banco del Austro de Bs. 300 N°060 y un

comprobante de energía eléctrica de Bs. 40.

NOTA: un billete de Bs. 20 es falso la empresa descontara el valor al empleado

cualquier otro tipo de faltante se descontara al empleado. El saldo del libro de caja

es de Bs. 3500.

EMPRESA "XYZ"

ACTA DE ARQUEO DE CAJA

FECHA: 20/09/2012 HORA:10:15am

CUSTODIO: Juan Lopéz DELEGADO: Andrés Barros

EFECTIVO:

CANTIDAD DOMINACIÓN VALOR

9 Billetes de Bs. 20 180

5 Billetes de Bs. 5 25

50 Billetes de $Bs. 1 50

200 Monedas de Bs. 0,50 100

TOTAL 355

CHEQUES

FECHA CONCEPTO VALOR

20/09/2012 Ch N°060m Banco del Austro 300

TOTAL 300

COMPROBANTE

FECHA CONCEPTO VALOR

20/09/2012 Pago energía eléctrica 40

TOTAL 40

TOTALPRESENTADO: 695

SALDO CONTABLE: 3500

DIFERENCIA: 2805

OBSERVACIONES: Existe un faltante de Bs. 20 por un billete falso y Bs.

2785 por que el empleado extravió

FIRMA CUSTODIO FIRMA DELEGADO

REGISTRO CONTABLE.

EMPRESA "XYZ"

DIARIO GENERAL

FECHA DETALLE DEBE HABER

20/09/2012 .--------X-------

Anticipo sueldo 2805

caja 2805

P/R faltante de caja

TOTAL 2805 2805

5.- Registro de Sobrantes y Faltantes de Caja Chica.

Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de

comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de más en

algún gasto, al extraviar de algún recibo, etc.).

Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del

fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja

Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el

cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía.

Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es

mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes

de Caja Chica.

Faltante:

08/04/14 -1-

Diferencia en caja chica 3.000,00 (cuenta transitoria)

Caja chica 3.000,00

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el día 08/04/14

08/04/14 -2-

Cuenta x Cobrar 3.000,00

Diferencia en caja chica 3.000,00

P/r que el faltante existente en caja chica el día xxx

Sobrante: SOBRANTE

08/04/14 -1-

Caja chica 3.000,00

Diferencia en caja chica 3.000,00

P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el día 08/04/1976.

08/04/14 -2-

Diferencia en caja chica 3.000,00

Venta o cuenta por cobrar 3.000,00

P/R sobrante según arqueo realizado el día xx proveniente de .....

6.- Registro de Caja Principal.

Faltante:

08/04/14 -1-

Diferencia en caja 3.000,00 (cuenta transitoria)

Caja 3.000,00

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el día 08/04/14

08/04/14 -2-

Cuenta x Cobrar 3.000,00

Diferencia en caja 3.000,00

P/r que el faltante existente en caja el día xxx

Sobrante: SOBRANTE

08/04/14 -1-

Caja 3.000,00

Diferencia en caja 3.000,00

P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el día 08/04/1976.

08/04/14 -2-

Diferencia en caja 3.000,00

Venta o cuenta por cobrar 3.000,00

P/R sobrante según arqueo realizado el día xx proveniente de .....

7.- Banco: Cuentas Bancarias, Estado de Cuentas.

Banco es una cuenta del activo circulante disponible, con saldo deudor, que se

emplea para registrar los movimientos de las cuentas bancarias, estos

movimientos pueden ser en moneda nacional como en moneda extranjera que se

generan por las diferentes operaciones que se suceden en la empresa.

El nombre de la cuenta “Banco” representa la institución en la cual tenemos

nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento que lo

necesitamos.

Se entiende por efectivo en bancos la moneda de curso legal depositado en

instituciones financieras dentro y fuera del país, propiedad de la empresa, libre de

restricciones. Estas cuentas pueden ser: Cuenta de ahorro, cuenta corriente u

otra.

Los tipos de movimiento más comunes que afectan a una cuenta bancaria son:

- Cheques recibidos y cheques emitidos.

- Depósitos efectuados y depósitos recibidos.

- Notas de débito.

- Notas de crédito.

Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en

virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero

del cliente.

Las cuentas bancarias son la herramienta más eficaz para controlar el efectivo

es la cuenta bancaria, proporciona un doble registro de todas las transacciones

monetarias.

Para facilitar controles eficaces en el uso de las cuentas bancarias, se utilizan

documentos especiales que evidencian las transacciones. Los empleados

autorizados a hacer extracciones utilizan tarjetas de firma. Los depósitos deben ir

acompañados de sus recibos correspondientes y se cursan cheques para todos

los pagos. Se envía un aviso de pago con cada remesa para asegurarse de que

los acreedores registren el crédito correspondiente. Generalmente, los bancos

requieren que se mantenga un saldo mínimo (saldo compensatorio).

La utilización de una cuenta bancaria tiene como objeto fundamental:

- Evitar las irregularidades en el pago de los deudores, ya que todas las

erogaciones deben ser calificadas por personal asignado para ello.

- Custodiar en sitio seguro los fondos de la empresa.

- Eliminar las diferencias a las cuales se presta la excesiva manipulación del

dinero.

El Estado de Cuenta es un documento contable oficial por medio del cual una

entidad financiera envía al titular de una cuenta bancaria; la descripción de todas

las operaciones realizadas en el banco.

En el estado de cuenta se encuentra el balance de tu situación financiera y

movimientos como: los consumos, disposiciones y retiros que son realizados

durante un tiempo determinado. Es bueno comentar que los bancos suelen enviar

un estado de cuenta mensual gratis.

8.- Conciliaciones Bancarias.

Es un proceso que consiste en comparar el saldo de bancos entre los libros de

la empresa y el estado de cuenta bancario, analizando las causas originan las

diferencias entre ambos saldos y de esta manera determinar el saldo real que

debe tener la cuenta banco en ambos libros.

9.- Causas de las diferencias en las conciliaciones bancarias.

Las conciliaciones bancarias consisten en la comparación de los registros de

las operaciones con los bancos, de nuestros libros con los movimientos

registrados en los bancos, mostrados en los estados de cuenta mensuales que

emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes

necesarios en los libros de la empresa.

Una conciliación bancaria es el método que determina la razón de las

discrepancias entre el saldo del extracto y el saldo de la cuenta de efectivo en

bancos para calcular un equilibrio ajustado. Las diferencias se producen

generalmente por conceptos que todavía no ha registrado el banco o la empresa,

y que suelen tratarse de cheques aún no presentados al cobro, depósitos en

tránsito y cargos por servicios bancarios. Los errores son otra causa común de

discrepancias que la conciliación ayudará a corregir. Finalmente, la conciliación

también puede descubrir irregularidades.

Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta

de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las

siguientes razones:

- Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

- Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró

por haber cerrado.

- Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de

mes.

- Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa.

- Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.

- Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

- Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones,

impuestos, etc.

- Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,

cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.

- Errores u omisiones por parte de los Bancos.

10.- Métodos de Conciliación Bancaria.

Existen diferentes métodos de conciliación:

- Conciliación por saldos ajustados

- Saldos Encontrados.

- Cuatro Columnas.

a.- Método de saldos encontrados.-

Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta bancario para llegar al

saldo del banco según libro de la empresa o viceversa.

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del estado de cuenta del

banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de

la Empresa, es decir:

- Se suman al saldo del banco los cargos por depósitos de última hora,

efectuados por la empresa y los cargos efectuados por el banco que la

empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses,

errores u omisiones.

- Se restan los Abonos por: cheques emitidos por la Empresa y no

presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomado en

cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre

de la empresa).

El Saldo de la cuenta del banco, en el mayor de la empresa se ajusta de la

siguiente manera:

- Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando

recibe el Estado de cuenta del banco, como son: efectos por cobrar de la

empresa que el banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses,

errores u omisiones.

- Restando los cargos que el banco ha hecho a su favor como son

comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

El método de saldos encontrados llamado también “Conciliación de saldos del

banco y en libros”. En otras palabras consiste en comparar el estado de cuenta

enviado por el banco con la cuenta banco en los libros de contabilidad y poder

realizarles todas las correcciones necesarias, partiendo del saldo del estado de

cuentas hasta coincidir con el saldo según libros a fin de mes.

b.- Método de saldos correctos o ajustados.

Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que reflejan los libros y los

estados de cuenta bancarios para llegar a dos saldos iguales o correctos.- Es un

método de razonamiento lógico, porque permite conocer con claridad el saldo

correcto de la Cuenta Banco.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del sstado de

cuenta del banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los

libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el

Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su

real valor, anotando las transacciones las cuales la empresa no había registrado.

El saldo de la cuenta del banco, en el mayor de la empresa se ajusta de la

siguiente manera:

- Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando

recibe el Estado de cuenta del banco, como son: efectos por cobrar de la

empresa que el banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses,

errores u omisiones.

- Restando los cargos que el banco ha hecho a su favor como son

comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con la cuenta del

banco correspondiente en los libros de contabilidad y hacerles todas las

correcciones necesarias para ser llevados a saldos correctos en ambos. Ejemplo:

Ejemplo:

3.- El Método de 4 Columnas.

Este método en Auditoria recibe el nombre de “prueba de efectivo” y consiste en

la comparación del estado de cuenta enviado por el banco con los libros de

contabilidad, determinando las partidas pendientes para llegar a los saldos

correctos en ambo

Pasos para realizar una conciliación bancaria.

- Recibimos el Estado de Cuenta Bancario

- Lo comparamos con la cuenta del Libro Mayor de Banco

- Cotejamos el talón de la chequera con el estado de cuenta del banco, para

verificar que todos los cheques emitidos fueron cobrados y los que no

aparecen serían los cheques en tránsito, es decir los que no ha cancelado

el banco.

- Verificamos si los depósitos que aparecen en el estado de cuenta del

banco, se corresponden con las planillas de depósito que tenemos

archivada en la carpeta. En caso de no aparecer en el estado de cuenta del

banco será un depósito en tránsito el cual fue realizado por la empresa en

fecha de cierre del mes y el banco no alcanzó registrar.

- Revisamos si en el estado de cuenta del banco existen Notas de Débito y

Crédito, en el archivo si fueron recibidas y si fueron registradas en el libro

Mayor

- Corregimos los posibles errores que puedan existir, tanto en el estado de

cuenta enviado por el banco como en la cuenta del Libro Mayor

- Elaboramos la Conciliación Bancaria por cualquiera de los métodos y así

verificamos cuál es el saldo correcto que debe haber en los libros de la

empresa y en el estado de cuenta del banco

- Realizamos los asientos de ajustes necesarios, tomando la información de

los libros de la empresa, para de esta manera, corregir los errores y

registrar las operaciones realizadas por el banco y notificadas a través de

las notas de débito y crédito.

11.- Registro de las diferentes Notas de Débitos, Créditos y Transferencias

Bancarias.

- Notas de débito son elaboradas por el banco y enviadas a la empresa para

hacerle saber que le fue cargada a la cuenta, es decir, disminuyen el saldo

de las cuentas corrientes. La empresa no se entera de la nota de débito

hasta que las recibe del banco o recibe el estado de cuenta bancario.

( Comisiones e intereses bancarios -cheques depositados y devueltos -

Chequeras entregadas- por pago de nómina - Giros no cancelados, entre

otros.)

- Notas de Crédito son las que envía el banco a la empresa para hacerle

saber que le fue abonada, es decir, aumentan el saldo de la cuenta

corriente. Se origina por: Transferencias recibidas de otras cuentas

corrientes- por abonos de préstamos recibidos - por intereses recibidos,

giros cobrados etc. Los movimientos entre los libros del banco y de la

empresa son inversos, lo que para uno es un débito, para la otra parte es

crédito.

Ejemplo: