trabajo de grado - JaverianaDe conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de...
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PROPUESTA PARA LAS DIRECTRICES DE UN MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES EN UNA EMPRESA DEL SECTOR PETROLERO, COMPRENIDAS ENTRE LOS AÑOS 2006-2008. ESTUDIO DE CASO CAROLINA DIAZ SALAZAR PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN-BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTA, D. C. 2009
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PROPUESTA PARA LAS DIRECTRICES DE UN MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES EN UNA EMPRESA DEL SECTOR PETROLERO,
COMPRENIDAS ENTRE LOS AÑOS 2006-2008. ESTUDIO DE CASO
CAROLINA DIAZ SALAZAR
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN-BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTA, D. C.
2009
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PROPUESTA PARA LAS DIRECTRICES DE UN MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES EN UNA EMPRESA DEL SECTOR PETROLERO,
COMPRENIDAS ENTRE LOS AÑOS 2006-2008. ESTUDIO DE CASO
CAROLINA DIAZ SALAZAR Trabajo de grado para optar al Título de Profesional en Ciencia de la
Información- Bibliotecóloga
JOSE JULIAN REY CORREA Director
Bibliotecólogo con Especialización en Archivística
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN-BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTA, D. C. 2009
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Nota de aceptación:
_____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________
____________________________ Firma del presidente del jurado
____________________________ Firma del jurado
____________________________ Firma del jurado
Bogotá_____________de 2009
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“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Grado, solo velará porque no se publique nada
contrario al dogma y moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el
anhelo de buscar la verdad y la justicia”.
Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana, Artículo 23 de la resolución
No.13 de 1964.
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DEDICATORIA
A Ana, Domingo, mis padres y Dilma por su infinito amor.
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AGRADECIMIENTO Este trabajo de grado no hubiera sido posible sin la inspiración de Don José, guardián de los “(…) armazones de estantes son las que soportan el peso de
los vivos. Los muertos, eso es, sus papeles, están metidos por allí dentro, en
peores condiciones de lo que debería permitir el respeto, por eso da el
trabajo que da encontrarlos cuando un pariente, un notario o un agente
judicial viene a la Conservaduría General requiriendo certificados o copias
de documentos de otras épocas.” A la Pontificia Universidad Javeriana y a todo el cuerpo de profesores que aportaron durante los cinco años lo mejor de ellos especialmente, la constancia de Aida Quiñones en el último año y por los apreciados comentarios e importantes aportes, dedicación y amistad incondicional de Cecilia Mercado Torres. A los jefes que he tenido en cada entidad de trabajo y que portan orgullosos y con sentido ético la profesión. Por la colaboración y entrega al último esfuerzo de un horizonte que apenas comienza, Adriana Hernández y compañeros de semestre y a ti, por tu paciencia y amor, “Happiness, no more be sad, happiness....I'm glad.”,
Andrés Castro.
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CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓNPARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL
TEXTO COMPLETO. Bogotá, D.C., Julio 22 de 2009
Marque con una X Tesis Trabajo de grado
Señores BIBLIOTECA GENERAL Cuidad Estimados Señores: Yo: Carolina Díaz Salazar, identificada, con C.C. No. 53.082.062 de Bogotá, autora de la tesis y/o trabajo de grado titulado “PROPUESTA PARA LAS DIRECTRICES DE UN MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES PARA UNA EMPRESA DEL SECTOR PETROLERO COMPRENDIDAS ENTRE EL AÑO 2006-2008. ESTUDIO DE CASO” presentado y aprobado en el año 2009 como requisito para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo (a); autorizo a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera: • Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en la página Web de la Facultad, de la Biblioteca General y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana. • Permitir la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer. De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. _________________________ Firma y documento de identidad
X
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FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE
GRADO TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO: PROPUESTAS PARA LAS DIRECTRICES DE UN MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES EN UNA EMPRESA DEL SECTOR PETROLERO, COMPRENIDAS ENTRE LOS AÑOS 2006-2008. ESTUDIO DE CASO AUTOR O AUTORES
Apellidos completos
Nombres completos
Díaz Salazar
Carolina
DIRECTOR (ES)
Apellidos completos
Nombres completos
Rey Correa
José Julián
JURADO (S)
Apellidos completos
Nombres completos
Mesa Alemán
Luisa Fernanda
TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: Profesional en Ciencia de la Información Bibliotecólogo (a) FACULTAD: Comunicación y Lenguaje PROGRAMA: Carrera _X_ Licenciatura __ Especialización ___ Maestría __Doctorado __ NOMBRE DEL PROGRAMA: Carrera de Ciencia de la Información – Bibliotecología CIUDAD: BOGOTA AÑO DE PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009 NUMERO DE PAGINAS 114 TIPO DE ILUSTRACIONES:
- Ilustraciones - Planos - Mapas - Láminas - Retratos - Fotografías - Tablas, gráficos y diagramas X
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MATERIAL ANEXO (Vídeo, audio, multimedia o producción electrónica): Duración del audiovisual: ___________ minutos. Número de casetes de vídeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ¾ ___ Beta Cam ____Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vídeo 8 ____ Hi 8 ____ Otro. Cual? _____ Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______ Número de casetes de audio: ________________ Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado): _________________________________________________________ PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial): ________________________________________________________________________ DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLES: Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Técnicos de la Biblioteca General en el correo [email protected], donde se les orientará). ESPAÑOL ___________________________________ Administración de archivos-Bogotá (Colombia)-Estudio de caso Organización de archivos-Administración-Bogotá (Colombia) Ciencia de la información-Bibliotecología--Tesis y disertaciones académicas INGLÉS ___________________________________ Archives Administration-Bogotá (Colombia)-Case
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RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLES Este trabajo de grado es una propuesta para las directrices de un modelo de organización de la serie documental historias laborales, comprendidas entre el año 2006-2008, de los empleados de una multinacional petrolera basados principalmente en los requerimientos de la Ley General de Archivos, la legislación laboral colombiana y las políticas de información de la entidad. Las pautas de organización documental buscan solucionar los vacíos organizacionales que inciden en un archivo centralizado de las diversas regionales de la multinacional, a través de la aplicación de procesos archivísticos además de conocer las garantías de la protección de los datos personales de los trabajadores que reposan en las historias laborales dotadas de un valor administrativo, fiscal, legal y técnico. Estos archivos administrativos evidencian el cumplimiento de las funciones de la administración de personal de la dependencia de Recursos Humanos.
This graduation work is a proposal for the directors of an organizational model of the documental series of work history between the years 2006 – 2008, for the employees of a multinational oil company based mainly on the requirements of the General Archives Law, the Colombian Labor Legislation and the information policies of the company.
The documental initiatives aim to solving the organizational voids that influence a centralized archive of the several regional branches of the multinational, through the implementation or archival processes besides knowing the guaranties for the protection of the workers’ personal data recorded in the work history with an administrative, fiscal, legal and technical value. These administrative archives demonstrate the compliance with the functions of the administration of personnel of the Human Resources department.
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 14
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 16
2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 21
3. OBJETIVOS ...................................................................................................... 23
3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 23
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................... 23
4. MARCO HISTÓRICO ........................................................................................ 24
4.1 ESTADO DEL ARTE .................................................................................................................. 24
4.2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS EN AMERICA COLONIAL ................................................... 34
4.3 LAS CONDICIONES DE TRABAJO APLICADOS EN LA ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES LABORALES EN EL SIGLO XIX-XX ..................................................................... 40
5. MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ...................................................................................................... 43
5.1 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............................................................................... 44
5.2. MARCO LEGAL A NIVEL INTERNACIONAL .......................................................................... 49
5.2.1. ESPAÑA.................................................................................................................................. 49
5.2.2 MÉXICO ................................................................................................................................... 50
5.2.3 ARGENTINA ............................................................................................................................ 53
5.2.4 PANAMÁ .................................................................................................................................. 56
5.2.5 CUBA ....................................................................................................................................... 57
5.3 NORMATIVIDAD APLICADA A LA SERIE HISTORIA LABORAL EN COLOMBIA ................ 61
5.4 LEY 594 DE 2000. LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN LA ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES .................................................................................................................................... 65
6. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL .................................................................. 70
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6.1 ARCHIVO HISTÓRICO ............................................................................................................... 70
6.2 ARCHIVO CENTRAL .................................................................................................................. 70
6.3 ARCHIVO DE GESTIÓN ............................................................................................................. 70
6.4 ARCHIVOS PRIVADOS .............................................................................................................. 70
6.5 SERIE DOCUMENTAL ............................................................................................................... 71
6.6 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ...................................................................................................... 73
6.7 HISTORIAS LABORALES ......................................................................................................... 73
METODOLOGÍA ................................................................................................... 80
7.1 ESTUDIO DE CASO ................................................................................................................... 80
7.2 MAPA DE PREGUNTAS ............................................................................................................ 81
_Toc2357998078. MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES .............................................................................................................................. 83
8.1 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE RECURSOS HUMANOS- FLUJOGRAMAS .......................................................................................................... 83
8.2 PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL ...................................... 88
9. DESARROLLO DEL MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES ........................................................................................................ 90
9.1 TIPO DE VINCULACIÓN LABORAL ......................................................................................... 90
9.2 IDENTIFICACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES ...................................................................... 91 9.2.1 Documentos de ingreso a la compañía ............................................................................... 91 9.2.2 Documentos permanencia en la empresa ........................................................................... 92 9.2.3 Documentos desvinculación de la empresa ........................................................................ 93
9.3 PROCEDIMIENTOS IDENTIFICADOS EN RECURSOS HUMANOS PARA LA CONFORMACIÓN DE HISTORIAS LABORALES. ......................................................................... 93
9.3.1 Procedimiento de reclutamiento .......................................................................................... 94 9.3.2 Procedimiento de selección ................................................................................................. 94 9.3.3 Procedimiento de vinculación .............................................................................................. 94
9.4. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES . 96 9.4.1. Recepción ........................................................................................................................... 96 9.4.2. Distribución ......................................................................................................................... 97 9.4.3. Organización ....................................................................................................................... 97 9.4.4 Preparación física ................................................................................................................ 97 9.4.5 Ordenación ........................................................................................................................... 98 9.4.6. Ordenación cronológica ...................................................................................................... 99 9.4.7. Foliación .............................................................................................................................. 99 9.4.8. Políticas de Acceso ........................................................................................................... 101
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CONCLUSIONES ............................................................................................... 103
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 105
ANEXO A ............................................................................................................ 114
FORMATO DE CONTROL DOCUMENTOS HISTORIA LABORAL .................. 114
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INTRODUCCIÓN
El estudio que se plantea no menciona el nombre de la empresa, debido a que no
se obtuvo el permiso. Sin embargo, es tomado como ejemplo para proponer un
modelo que solucione los vacíos organizacionales que inciden en el archivo y
organización de la serie historia laboral.
Es una multinacional petrolera dedicada a las actividades de perforación de pozos,
mantenimiento de oleoductos, construcción de tanques, reparación de maquinaria
entre otras actividades.
El trabajo de grado está enfocado a una propuesta de las directrices de un modelo
de organización de las historias laborales de los empleados que ingresaron
durante el período 2006-2008, determinado como el tiempo de mayor ingreso de
personal por la constante contratación debido a la aprobación de licitaciones y la
ampliación de la cobertura en el país.
La organización de las historias laborales implica abordar el contexto en el cual se
han producido los documentos y por ende, conocer la situación actual del flujo
documental en la compañía, además de conocer la protección de los datos
personales, temática que no ha sido trabajada con profundidad en la legislación
laboral y que sugiere en esta oportunidad la participación de la compañía y de los
trabajadores ya que en los expedientes está contenida toda la información
personal de éstos.
Para el logro de este objetivo es importante identificar que la historia laboral es un
documento que soporta el cumplimiento de la legislación laboral de un país y
refleja las políticas internas documentales de una compañía. Por tal razón,
establecer cómo se empezó a conformar la serie documental, qué criterios de
organización y conservación se establecieron bajo la aplicación de la legislación
laboral y archivística, enmarca la importancia de proteger los datos personales de
los trabajadores que están contenidos en las historias laborales.
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Lo anterior, se puede lograr a través de la generación de un archivo central donde
se permita reunir las historias laborales que tiene la Entidad en diversas regiones,
teniendo como base la legislación laboral y archivística del país.
La presente investigación es un estudio de la evolución histórica de la serie
“historia laboral” y una guía archivística para la organización de los expedientes en
entidades públicas y privadas del país que puede ser modelo para otras entidades
que estén en proceso de organizar los archivos de historias laborales.
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El desarrollo del problema se enmarca en el trabajo realizado en una multinacional
con sede en Bogotá, la cual realiza actividades en diferentes regiones del país.
Está multinacional, Incorporó para efectos laborales su personal mediante el
proceso de sustitución patronal1 conforme al Decreto 254 de 2000 para asegurar
la conservación y confidencialidad de todos los archivos de la entidad.
Por la actividad administrativa, la empresa genera todo tipo de información en
diferentes soportes que comunican las decisiones tomadas por las directivas para
el mejor desarrollo de la institución, el estado general de la misma, las
obligaciones y derechos que tienen los miembros de la empresa.
Actualmente, el archivo semiactivo e inactivo reposa en una bodega particular que
presta servicio de almacenamiento de custodia de archivos. La sede no cuenta
con una dependencia de archivo, ni con un espacio determinado para la división
de los fondos histórico y central. Además ante la ausencia de una política
institucional, el archivo de gestión se manipula sin criterios unificados de
organización y por lo tanto, no existe un estudio de la tipología, valoración y
retención documental.
Debido a la gran cantidad de personal que cada día se vincula a la empresa en las
diversas regiones del país para desempeñarse en las diferentes funciones
operativas y administrativas (contratación directa o temporal), incrementa la
producción de documentos personales.
Durante el período (Enero 2006 – Mayo 2008), ingresaron 379 empleados de los
828 con que cuenta la compañía, activándose el número de contrataciones ya
que el personal temporal se vincula con un contrato a término indefinido. En la
1 GIRALDO, José Alberto. Normatividad en la Historia Laboral. Citado por COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Memorias Seminario Archivo de Historias Laborales. Bogotá: Sistema Nacional de Archivos, 2001. p. 22. En el sector privado existe un grave problema: no hay leyes que establezca qué sucede con la Historia laboral cuando una entidad privada se liquida. Es importante establecer que existe el decreto 254 del 2000, por el cual se expide el régimen para la liquidación de entidades públicas.
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compañía también reposan las historias laborales de los empleados antiguos
pertenecientes a las empresas adquiridas por la multinacional cuyas fechas
extremas están entre el año 1988-2008.
Entre la producción documental de la dependencia de recursos humanos están los
expedientes laborales, en los que está centrado el presente trabajo de grado,
conformados con los documentos que tienen incluidos los datos personales de los
empleados para los procesos de ingreso, formación y promoción del personal que
participa en todas las áreas de la empresa.
Los principales problemas hallados en el archivo de historias laborales muestran
faltantes en la documentación básica de los expediente ya que en las carpetas
existen deficiencias en el diligenciamiento del formato de control referidas a la
verificación del ingreso y salida de la documentación de los empleados. Este
hecho evidenció un proceso inapropiado de recolección y procesamiento de los
documentos que reposan en el archivo de historias laborales de acuerdo a los
parámetros archivísticos y leyes nacionales.
Otra problemática es que los documentos se almacenan sin ningún procedimiento
archivístico lo que hace que la búsqueda de la información se haga dispendiosa,
además, la herramienta de inventario existente no se actualiza con la frecuencia
requerida y muchas carpetas no cuentan con el marbete de identificación.
En general, las carpetas revisadas no tienen el formato de control de requisitos
para el contrato de trabajo debidamente diligenciado y/o no está diligenciada
completamente la lista de chequeo que evidencia la totalidad de los documentos
de la carpeta, a esto se suma que las actuales carpetas no cumplen con un diseño
adecuado que refleje el orden de producción desde que el empleado ingresa hasta
su desvinculación.
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Otras falencias que se encontraron respecto a la organización de los documentos
laborales son:
- Se encontraron documentos sueltos sin foliación dentro de las carpetas.
-Se evidencia gran cantidad de copias de los documentos de identificación,
certificados laborales, entre otros.
- Algunos formatos y formularios no están debidamente diligenciados ni
aprobados con las firmas y sellos de radicados.
- Permanece la copia del empleado de los formularios de afiliaciones de
subsidio y EPS.
- Hay documentos mal perforados y con anotaciones en tinta. Además,
existen fotocopias y faxes borrosos y documentos mal escaneados.
- Los espacios destinados para el almacenamiento de las historias laborales
no tiene acceso restringido ni medidas de seguridad, por lo tanto, no existe
un control adecuado de los préstamos y consultas de las historias laborales,
igualmente las condiciones medioambientales no garantizan la integridad y
la conservación física de los documentos ya que los muebles son
inadecuados para el almacenamiento.
- La ubicación física de algunas carpetas ha sido modificada según los
datos del inventario, o en otros casos, no se encontró dentro del listado
inicial carpetas que se encontraron físicamente.
- Las carpetas no tienen un criterio de identificación del nombre del
trabajador en las pestañas externas y presentan los siguientes casos: sólo
los apellidos, primer nombre y apellido del trabajador, nombres escritos a
mano o carpetas sin identificar.
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- Hay documentos archivados que no pertenecen a las historias laborales
como extractos bancarios.
- No se cuenta con procesos establecidos para la recepción de documentos
de las bases de operaciones, lo cual conlleva a que no haya unidad en la
entrega de documentos al responsable del archivo. Por lo tanto, no es claro
cuando un empleado se encuentra en proceso de traslado de una base de
operaciones a otra para el seguimiento de la entrega de documentos al
archivo de historias laborales.
En los espacios destinados para el almacenamiento, se encuentran mezcladas las
historias laborales de empleados retirados, pensionados y activos. Esto refleja
que no están establecidos los criterios del ciclo vital del documento (Archivo
gestión, central e histórico) debido a que no existe documentos en los cuales se
expliquen los procedimientos la forma de cómo organizar la documentación en los
procesos de ingreso, permanencia, traslado y retiro del empleado, lo que dificulta
la conservación y consulta. En cuanto a la administración de las historias
laborales, no se cuenta con un funcionario responsable capacitado en los
procesos archivísticos.
Se evidenció además, que en la multinacional la información de los empleados no
es completa dentro de la historia laboral, razón por la cual los funcionarios de la
empresa, tienen que realizar labores no propias de una buena gestión, como es
tener que buscar a cada empleado para completar la información, debido a que
dicha información es requerida por la regional de Recursos Humanos de América
Latina, quienes necesitan conocer las competencias de sus trabajadores para
analizar los ascensos o traslados.
La recolección y actualización de los documentos laborales, permite la
implementación de la base de datos para la realización de consultas
principalmente en los países de América Latina.
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En consecuencia, y debido a la ausencia de documentos que pertenecen a la
historia laboral, es necesario solicitar a las coordinadoras de recursos humanos de
las regionales los documentos de los trabajadores y elaborar el listado de la
tipología documental que conforma la historia laboral, actividades que fueron
aporte de la práctica profesional realizada allí y objeto del presente trabajo de
grado.
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2. JUSTIFICACIÓN
Los archivos constituyen la garantía de la evolución jurídica, administrativa e
histórica de las entidades de un país, pues institucionalizan e integran los
procesos que controlan el cumplimiento de las funciones administrativas. Son
considerados fuente primaria para la investigación y conformación del patrimonio
histórico documental facilitando así el ciclo vital del documento.
La información obtenida de los archivos es un elemento de transformación cultural
útil para el cambio organizacional de una entidad, su adecuado manejo facilita la
solución a problemas, toma de decisiones y está implícito como un recurso
económico cuando la información utilizada permite que los procesos sean
conducidos de manera efectiva y eficiente, aumentando así la productividad en la
empresa.
La propuesta de un modelo de organización de historias laborales tiene los
siguientes beneficios en la gestión administrativa:
- Preservación de la integridad de los documentos y accesibilidad para
cumplir con los requisitos legales y administrativos.
- Control de los documentos de las historias laborales para la toma de
decisiones administrativas.
- La solución de problemas repetitivos en la localización y búsqueda de
información.
- Seguridad en la custodia de los documentos como parte de la memoria
institucional de la compañía.
- Protección de los datos personales de los trabajadores con el fin de
salvaguardar la vida privada y garantizar el derecho fundamental a decidir
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quiénes podrán utilizar determinados datos, con qué finalidad y en qué
circunstancias.
- Respuestas oportunas y veraces en los requerimientos de las auditorias
internas y externas.
- Cumplir con la Ley General de Archivos y la legislación colombiana para
este tipo de documentos.
- Garantizar la custodia de los documentos para la pensión, jubilación y
bonos pensionales de los empleados y así certificar los pagos en caso que
no se encuentre la información completa en los Fondos de Pensiones.
- Es un insumo básico para la investigación en el campo del bienestar social
y en estudios de tipo socioeconómico del país.
El diseño del modelo de organización de historias laborales es un aporte en el
campo de la archivística para su aplicación en la gestión administrativa de la
compañía. Esto requiere que la organización de los documentos de los empleados
se encuentre actualizada y que pueda ser utilizada por las dependencias que las
produjeron para el cumplimiento de las funciones administrativas, y a su vez, el
empleado pueda consultar su trayectoria laboral.
Los documentos que conforman una historia laboral tienen un valor administrativo,
fiscal, legal y técnico que reflejan las políticas de información institucional y deben
estar acordes con los principios archivísticos; la serie documental de historias
laborales tiene un valor histórico para su conservación de 80 a 100 años.
La propuesta del presente proyecto demanda de un profesional de la información idóneo que supla las
necesidades de información de la compañía para llevar a cabo el diseño, ejecución y seguimiento de cada una
de las fases que requiere un archivo de historias laborales para ser funcional, oportuno y centralizado.
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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo que permita organizar las historias laborales de los empleados
en una empresa del sector petrolero con el fin de optimizar el proceso de
organización de los tipos documentales de la historia laboral.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Realizar un diagnóstico de la situación actual referente a la organización y el
manejo de las historias laborales en la empresa.
- Identificar la tipología documental que conforman la historia laboral.
- Plantear el proceso para la organización de los documentos en las historias
laborales de cada empleado.
- Aplicar la normatividad archivística en el modelo diseñado.
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4. MARCO HISTÓRICO
4.1 ESTADO DEL ARTE Los estudios sobre la organización de series documentales e historias laborales
son escasos, sin embargo, se presenta un panorama general existente tanto en el
ámbito nacional como internacional.
La Organización Internacional del Trabajo, OIT, en la reunión celebrada en
Ginebra del 1 al 7 de octubre de 1996, en cumplimiento de una decisión tomada
por el Consejo de Administración de la OIT en su reunión número 264 (noviembre
de 1995) adopta el Repertorio de recomendaciones prácticas para la protección de
los datos personales de los trabajadores, que tiene el propósito de acatar la
legislación propia de cada país, respaldar la selección de candidatos que ingresa a
una empresa, la formación y la promoción de personal; salvaguardar la
información íntima, el servicio que se presta a los usuarios y la protección de los
bienes del sector privado y público, también es aplicado al tratamiento manual y
automático de todos los datos personales de un trabajador en actividad,
extrabajadores y candidatos a un empleo.
La utilidad del Repertorio puede servir para elaborar legislación, reglamentaciones,
convenios colectivos, políticas y medidas prácticas. Así mismo, es obligación del
empleador garantizar una máxima transparencia en el tratamiento de los datos, de
modo que los trabajadores conozcan este proceso.
En el 2002, Cecilia Cortés en su trabajo de grado para optar el título de
Profesional en Ciencia de la Información- Bibliotecóloga, “Pautas para la
organización y el manejo de historias laborales en el ámbito de la administración
pública colombiana” propone la normalización de la organización de historias
laborales de los empleados públicos a través de un trabajo interdisciplinario en las
áreas de derecho laboral, psicología, recursos humanos, bienestar social, la
archivística, entre otras.
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Dicho trabajo, es una herramienta importante para la organización de una serie
documental que permita reflejar la transparencia administrativa y racionalización
de los recursos del Estado, establecer la contratación objetiva y eficiente, dar
claridad a los procesos de selección, vinculación y retiro del empleado y enfatizar
la importancia de capacitar a los funcionarios en el campo de la archivística.
En la investigación de Cecilia Cortés se realizó un análisis descriptivo con el
objetivo de determinar el estado en que se encuentran las series documentales de
las historias laborales en los aspectos de cuidado, preservación, consulta e
idoneidad de los funcionarios responsables del archivo, con la aplicación de
encuestas a entidades públicas del Distrito y de orden nacional de la ciudad de
Bogotá, utilizando como información las Tablas de Retención Documental de abril
a septiembre de 2001. Su objetivo fue establecer criterios para el manejo uniforme
y homogenización en las entidades públicas contribuyendo en la construcción de
un Sistema de Información de los Empleados Públicos que permitiría llevar
estadísticas de los funcionarios públicos en el campo laboral.
En el año 2003, en la ciudad de Bogotá se realizó el “Seminario Archivos de
Historias Laborales” en el Archivo General de la Nación en conjunto con el
Sistema Nacional de Archivos y la participación de entidades públicas y privadas
de orden nacional, departamental y municipal, estudiantes de archivística y
particulares. Su finalidad fue dar a conocer las normas, conceptos y aspectos
técnicos aplicados al adecuado manejo archivístico de las historias laborales con
el objetivo de estudiar la necesidad de reglamentar lo relacionado con los tiempos
de retención, organización y conservación de las mismas.
Además, se rescató la importancia de las historias laborales como patrimonio
documental jurídico, histórico y como insumo básico para la investigación en el
campo del bienestar social y en estudios de tipo socioeconómico para los
organismos de planificación del Estado.
Organizaciones de carácter privado como la Pontificia Universidad Javeriana a
través del Archivo Universitario Javeriano en el 2001, elaboraron las directrices
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para organizar las historias laborales de los trabajadores de la Universidad a
través de un documento normativo; la organización del expediente se hizo de
acuerdo a la documentación que registra: ingreso, permanencia y retiro. Los
documentos están organizados en legajos que agrupan los documentos de
ingreso, contrato de trabajo, vacaciones, licencias, incapacidades, disciplinarios y
cesantías. El tiempo de retención del archivo de historias laborales de ésta entidad
está estipulada de la siguiente manera:
- El archivo de la oficina de Operaciones, mientras el funcionario sea activo
en la universidad, es decir, mientras el trabajador esté vinculado a la
Universidad mediante Contrato individual de trabajo.
- En el Archivo Central de la Dirección General de Recursos Humanos, al
retiro del trabajador (por renuncia, pensión o muerte) después de un año de
la fecha de la carta de liquidación y retiro de cesantías.
- En el Archivo Histórico de la Universidad, cuando el expediente ha
cumplido treinta años a partir de la fecha de cierre del mismo, o el número
de años que se acuerde con la Dirección de Personal es no menor a 30
años.2
El adecuado manejo de los expedientes permite beneficiar al Archivo de la
Universidad en la organización de la subserie Hojas de vida de los trabajadores
para mejorar la atención de los usuarios en la solicitud de datos, documentos y
certificados, para ahorrar tiempo y recursos en la búsqueda de información. Una
vez organizados los documentos se evita la duplicidad de éstos, se toman las
decisiones de una manera ágil y oportuna, y se mejora la calidad del cumplimiento
de las funciones del archivo en el momento de satisfacer una consulta en forma
inmediata.
2 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Archivo Universitario Javeriano. Organicemos los archivos de la universidad. 5, Hojas de vida de trabajadores de la universidad. Subserie documental No. 30.2 Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana, 2001
27
En el Proyecto de Modernización de la Secretarías de Educación, del Ministerio de
Educación Nacional, se implementó un modelo de gestión para historias laborales
de la planta de personal activa de 36 secretarías de educación del país, a través
de las fases de diagnóstico, organización y unificación de carpetas,
implementación del modelo, diseño de una base de datos para el registro de las
historias laborales y la capacitación a los funcionarios de archivo en el proceso,
procedimientos y normas en el período comprendido entre agosto de 2004 y
mayo de 2005. El proyecto implementa la normatividad archivística del Archivo
General de la Nación.
Entre los casos internacionales se menciona en Venezuela el artículo de Ana
Virginia Tovar Alvarado de 2007 titulado: La aproximación al estudio de las
tipologías y series documentales de la Universidad Central de Venezuela basado
en la monografía Metodología para el tratamiento archivístico de las series y
tipologías documentales universitarias. Caso: Archivo Central del Vicerrectorado
Académico de la Universidad Central de Venezuela, presentado en la Universidad
Carlos III de Madrid como requisito par la obtención del Diploma de Estudios
Avanzados (DEA), Doctorado en Documentación, 2005.
El estudio plantea que a partir del conocimiento de las políticas, competencias,
funciones y actividades de la institución, en conjunto con las características de los
documentos como contenido y estructura, se aporta a la conformación de los
expedientes del personal administrativo, técnico, de servicio, obrero, profesional,
docente e investigador del Vicerrectorado Académico que permite determinar los
procesos de identificación, descripción y valoración de la serie documental, a su
vez, los criterios de eliminación y conservación que permiten la normalización y el
fundamento de la gestión documental.
En el Plan Nacional de Desarrollo Archivístico de la Universidad Central de
Venezuela participan y cooperan las universidades con carreras en el campo de la
archivología. Las pautas establecidas para la organización de los expedientes en
28
la primera fase del ciclo vital en el archivo de gestión de dicha universidad son las
siguientes:
- Eliminación de las copias, siempre y cuando este el documento original.
- División de las carpetas en las siguientes partes:
Los documentos que debe conformar los expedientes:
1. Formación y experiencia profesional: currículum vitae, con sus soportes
(títulos, constancias, certificados de cursos, seminarios, jornadas, etc.).
2. Datos contractuales: planilla de movimiento de personal, contratos de
trabajo, documentos que acrediten: actas, informes técnicos, evaluaciones
de credenciales, designaciones de cargos, solicitud de anticipos de
prestaciones sociales, nómina, planilla de aviso de disminución en
asignaciones, y reclamo; solicitudes de prima por hijo, bono nocturno y
bono de transporte.
3. Permisos y licencias: permisos, años sabáticos becas y financiamientos,
premios, felicitaciones, reconocimientos, citaciones y sanciones.
4. Seguridad Social: seguro de hospitalización, cirugía y maternidad (HCM),
reposos.
5. Identificación de las carpetas con los nombres y apellidos de la persona,
acompañado de la Cédula de Identidad (C.I.).
6. División de los expedientes de acuerdo a su situación laboral: activo,
jubilado, pensionado, asignado, retirado y transferido. Este último se
tomará en cuenta para el traslado o transferencia al archivo general de
la facultad o dependencia.
29
7. La ordenación interna de la serie será cronológica (día/mes/año).
8. La ordenación del expediente será alfabéticamente por apellidos y
nombres. También se puede utilizar la ordenación numérica por C.I.,
dependiendo de la cantidad de expedientes.
9. La foliación es imprescindible para el resguardo de la documentación, en
este caso se hará separado por cada división del expediente. Se debe
utilizar lápiz bicolor para la preservación y conservación del documento.
10. Transferir los expedientes de las personas que culminen su actividad
laboral en la dependencia y que continúen en otra, al archivo general de
personal o a su nueva unidad ejecutora.
11. Llevar un registro automatizado (base de datos) de los expedientes de
personal.
12. Los documentos son de custodia permanente, ya que la vigencia
administrativa es indefinida.
Las anteriores pautas fueron diseñadas por Virginia Tovar teniendo en cuenta la
legislación de los archivos y registros de la administración pública con el objetivo
de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil,
confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en
servicio de los particulares y como fuente de historia3.
Para ésta autora, el órgano de archivo tiene la finalidad de valorar, seleccionar,
desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la
3 VENEZUELA. Ley orgánica de la administración pública. Título VII De los archivos y registros de la administración pública. Gaceta Oficial No. 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001. Disponible en: http://www.impm.upel.edu.ve/documentos/asesoria_juridica/leyes/ley_org_administracion_financiera_sector_publico.pdf. ( Consultada enero 29 de 2009)
30
Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás
publicaciones que deban ser archivadas.
En la actividad administrativa el procedimiento con los expedientes es guardar la
uniformidad de las series y tipos documentales con su respectiva actualización. El
trabajador podrá adjuntar al expediente los escritos que estime necesarios para la
aclaración del asunto. La administración racionalizará sus sistemas y métodos de
trabajo y vigilará su cumplimiento4.
En materia de acceso a los archivos se debe formular la petición individual de los
documentos que se deseen consultar con el derecho de obtener copias o
certificados del expediente, salvo que los documentos sean declarados
confidenciales según lo estipulado por la Ley.
El artículo 28 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de 1999
reza: “Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que
sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados con
las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de
los mismos y su finalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la
actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos , si fuesen erróneos o
afectasen ilegítimamente sus derechos.”5 Los funcionarios de la Administración
pública están obligados a prestar su colaboración en la consulta de documentos lo
dispuesto en el artículo 277 de la Constitución Venezolana.
En el 2007, María del Pilar Jaén González, presenta un estudio de la serie
documental: Expediente de Contratación Laboral Temporal. Estudio basado en el
Negociado del Personal de la Diputación de Córdoba en España. En el período de
la década de los treinta y en los últimos años del siglo XX entre 1997-2000. La
4 VENEZUELA. Ley orgánica de procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial No. 2.818 de fecha 1 de julio de 1981. Disponible en: http://www.oas.org/juridico/spanish/ven_res34.pdf . (Consultada enero 29 de 2009). 5 VENEZUELA. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Disponible en: http://www.constitucion.ve/constitucion.pdf. (Consultada enero 29 de 2009).
31
organización de las Historias Laborales tiene el impacto de los regímenes políticos
en la época durante el período de la Guerra Civil Española.
La investigación menciona que en los libros de Actas de las Comisiones Gestoras
reposan las peticiones del interesado por motivos de la tramitación de su jubilación
o pensión de viudedad, convocatorias de plazas o destinos vacantes, presentación
de la solicitud de plaza por el interesado en el registro de la administración.
Entre los documentos que componen la unidad documental de los expedientes
entre los años 30 y 40, se encuentran los siguientes tipos documentales que
muestran la influencia del régimen político:
- Certificado de empadronamiento
- Certificado de buena conducta vecinal, expedido por el señor Alcalde de
Barrio del Distrito tal (o Alcalde del pueblo cual).
- Certificado de poseer los conocimientos que se adquieren en las
Academias Regimentales para Sargentos, adquiridos según el Acta de
14/06/1929 (Régimen Infantería de la Reina).
- Certificado de resumen de la filiación y de servicios prestados como
soldado del interesado.
- Certificado de antecedentes penales, del Registro General de Penados y
Rebeldes (RR. OO. De 01/04/1896, Regla 3ª, y de 9 de enero de 1914).
- Certificado médico Oficial (no todos lo aportan o, bien, no han llegado
hasta nosotros).
- Certificado de antecedentes políticos anteriores a la Guerra Civil Española
y su buena conducta.
32
- Minuta, expedida por la Comisión Gestora de la Diputación, del oportuno
título del puesto de la Diputación a favor del interesado.
- Certificado de nombramiento y toma de posesión del cargo.
- Propuesta de ascenso del interesado a la vacante de “Puesto Laboral”.
Los expedientes del segundo período que revisó Jaén González son incluidos
entre otros documentos: certificado de aptitud médica, la titulación académica,
comunicación prórroga de contrato, carta de administración del Centro para la
Autorización de Contratación de Personal Nuevo.6
También en el Ayuntamiento de Barcelona (España), identifican los expedientes
de selección de personal como expedientes reglados. Es decir, que se
caracterizan porque siguen unas normas establecidas por un marco reglamentario,
y por tanto, parte de sus documentos son comunes para todos los expedientes
que configuran la serie documental.7
Las copias de los documentos se deben confrontar con los originales antes de ser
incorporados, y se hará constar mediante la oportuna diligencia fechada y firmada
por el funcionario que realice la comprobación. En el caso en el que algún
documento del expediente es quitado, se realizará la respectiva constancia con la
fecha al día y firma del funcionario que efectúo la acción.
En la formación del expediente, las hojas serán rubricadas y numeradas por los
funcionarios encargados de su tramitación teniendo en cuenta además: el número
de expediente es la identificación y la numeración está formada por el orden de
apertura y la que indica el año en que se ha abierto, ambas partes separadas por
6 VENEZUELA. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Disponible en: http://www.constitucion.ve/constitucion.pdf. (Consultada enero 29 de 2009). 7 AYUNTAMIENTO DE BARCELONA. Sesión número 6.Formación de expedientes y sistemas de ordenación práctica: formación de un expediente. p. 66.
33
una barra y se consignará siempre en la parte superior derecha del documento.
Estos a su vez, se incorporarán al expediente tan pronto hayan sido generados
por el órgano encargado de instruirlos y formalizar un índice.
La tipología documental de los expedientes de selección de personal está
conformada por algunos de los siguientes documentos:
- Convocatoria de las pruebas selectivas mediante providencia del
Presidente de la Corporación municipal.
- Presentación de las solicitudes de admisión a las pruebas de selección.
- Petición de nombramiento de vocales del tribunal a los órganos
correspondientes.
- Anuncio de los aspirantes aprobados.
- Nombramiento de los aspirantes mediante resolución de Alcaldía.
- Notificación del nombramiento a los interesados.
- Toma de posesión.
Legislación.
- Ley 7/1985, de2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local.
- Ley 30/1984, de 2 de agosto, de Medidas para la Reforma de la Función
Pública.
34
- RD 896/1991, de 7 de junio, de aprobación de las Reglas Básicas y
Programas Mínimos a los que debe ajustarse los Procedimientos de
Selección de Funcionarios de la Administración local.
- RD 2568/1986, de 28 de noviembre de aprobación del ROF.
- Reglamentos u ordenanzas municipales.8
4.2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS EN AMERICA COLONIAL
ACTA DE NOMBRAMIENTO EN LAS INDIAS
Para ilustrar el desarrollo histórico de la serie documental “historias laborales” es
importante retornar a la América Colonial con el riguroso trabajo realizado por el
historiador Mark Burkholder, en los Archivos de las Indias en Sevilla, quien trata el
tema de las actas de nombramiento las cuales fueron documento origen de las
historias laborales en ese contexto. De Burkholder9 se rescatan los siguientes
aportes:
Este período es de gran importancia por la influencia de la legislación Española en
los asuntos laborales de América bajo las condiciones en las que se daban las
actas de nombramiento donde se mencionan: el salario, los privilegios, las
responsabilidades, los antecedentes universitarios, los cargos anteriores, entre
otros datos.
Desde Fernando el Católico, a través de las audiencias se establece un firme
control sobre la designación de funcionarios judiciales en las principales ciudades
de las colonias como Santo Domingo, México y Lima. En los siglos XVII y XVIII, la
designación de dichos cargos en las instituciones se realizó bajo el cumplimiento 8 AYUNTAMIENTO DE BARCELONA. Sesión número 4. Tipologías documentales: documentos y expedientes. Identificación y agruparía. p.42. 9 BURKHOLDER, Mark. De la impotencia a la autoridad. México: Fondo de Cultura Económica, 1984. 478 p.
35
de requisitos exigidos por la Corona para mantener el control efectivo, ampliar la
burocracia castellana y resolver asuntos judiciales, legislativos y ejecutivos en las
Indias.
En 1717, el establecimiento del orden en el Consejo de Indias estuvo a cargo del
Conde de Frigiliana. Se toma la decisión que en las listas de pretendientes a
cargos vacantes en las Audiencias, contuvieran anotaciones sobre el lugar de
nacimiento de los candidatos, señalando quien era de España y cuáles eran
americanos. Las investigaciones prolongaron las destituciones de magistrados
acusados de delitos y abusos, además, por no cumplir con estudios exigidos.
Los magistrados destituidos por conductas inapropiadas confirmaron la compra de
los cargos. Era más fácil remediar la evidente violación de la tradición
representada por la compra de un cargo, que la superabundancia de nativos de la
región en los tribunales, abuso ambiguo desde el punto de vista legal.10 Comprar
un cargo en el ejercicio de la justicia en Las Indias se definía como un abuso y fue
decretado con Felipe V en 1720.
A mediados de la década de 1730, se descubre que la compra de nombramientos
se hacia en forma ilícita. En el acta de nombramiento del limeño Pedro Bravo de
Rivero, se reveló el pago por una suma de veintiun mil pesos.
La remuneración tuvo varias reformas especialmente en México, en 1738, como
alternativa para que los miembros no realizaran actividades ilícitas El salario subió
de ochocientos mil maravedíes de plata a cuatro mil pesos. Con esta decisión la
Corona aumentó el apoyo financiero a los tribunales, lo cual demostró un interés
en la calidad profesional para reforzar el control a las instituciones judiciales.
Fue inevitable la compra de títulos en los siguientes años. Sin embargo, el Rey
ordena la entrega de informes exhaustivos de las capacidades y antecedentes de
los futuros ministros y presentar un examen previo para tomar posición de sus
10Ibíd., p.62.
36
funciones y parte de la responsabilidad fue puesta a los miembros de la Audiencia
encargados de la selección con la calificación de las pruebas.
Con estas medidas la Corona intenta solucionar la repetición de los numerosos
escándalos de tráfico de empleos, los excesivos nombramientos y aumenta la
cantidad de solicitudes de empleo, no obstante, las cifras no indican la calidad de
los aspirantes. A pesar de la reglamentación las noticias no eran alentadoras con
la venta del cargo de Oidor Supernumerario por Domingo Orrantia, por un valor de
47.500 pesos sucedido en Lima. Las actas de nombramiento incluían la
adquisición de compra y se otorgaba dispensas. También se menciona el nombre
de predecesor y la razón por la cual dejó de prestar servicio. Por lo general,
muerte, traslado o pensión.
Con el reinado de Carlos III, parte de una política de fortalecimiento del Estado y
expansión en la Colonia con el aumento de fuerza militar. Se suspende la venta de
cargos a los criollos y sólo se posiciona personas maduras con amplia experiencia
que provoca protestas de la población americana porque los principales cargos
son designados a peninsulares.
En la Real Cédula del 21 de febrero de 1778, se anuncia la preferencia del
nombramiento de descendientes de conquistadores o primeros pobladores.11
Entre otras determinaciones, La Corona considera adecuado dejar los ministros
por jubilación y dio como resultado un excesivo número de longevos.
El Secretario de la Indias en 1776, promulga la normalización de las relaciones de
mérito de los aspirantes con su solicitud de nombramiento en la que se relaciona
al lado del nombre, el lugar de nacimiento para evitar la designación prontuaria de
personas nativas de la colonia y dar garantía de los antecedentes e idoneidad de
un candidato determinado. Los nativos presentaron su desacuerdo por los
traslados y obtener los cargos regionales como respuesta a la igualdad local. 11 CARREÑO, Alberto María. Efemérides de la real y Pontificia Universidad de México según sus libros de claustros (México, 1963), 2:676-680. citado por BURKHOLDER, Mark. De la impotencia a la autoridad. México: Fondo de Cultura Económica, 1984. p. 15.
37
La invasión de José Bonaparte a España provoca una crisis política en España
que repercute en América. A raíz de esto, los americanos conforman la Junta
Central que aporta miembros de los Virreinatos y Capitanías para recibir las
peticiones de igualdad de nombramientos en los altos cargos coloniales por la
ausencia de Fernando VII en la Corona.
La exclusión de los criollos es un factor importante en la Guerra de Independencia.
En la latente crisis, la selección de magistrados dependía de la lealtad ciega y de
la actitud apropiada de los mismos.
Para resguardar la fidelidad americana aumenta la designación de cargos a
nativos y criollos con el regreso del gobierno constitucional en 1820 para evitar el
riesgo de los que carecían de antecedentes de servicio. Es decir, que el tráfico de
empleos es regido por las condiciones de carácter no profesional con la compra de
lealtad política y los ascensos equivalentes a intereses personales.
Burkholder y Chandler en el apéndice IX, Nombramientos, por fechas: cuadro
general de todo el Imperio 1687-182112, presenta datos básicos de los ministros
designados en el período mencionado. Es un instrumento que permite analizar el
proceso de designación de cargos.
A continuación se presenta la interpretación de los datos de la formación
profesional y antecedentes familiares que conforman la hoja de vida o curriculum
vitae de un ministro para tomar decisiones de ascensos o traslados a otras
audiencias. Las convenciones definidas corresponden a las iniciales utilizadas por
el autor.
12 Ibíd., p. 233.
38
Datos personales para el nombramiento, según Burkholder y Chandler
Año 1687
Nombre NÚÑEZ DE SANABRIA, Miguel
Lugar de nacimiento LI
Edad 42
Universidad LI
Grado académico D
Cargo Anterior AG
Docencia CA
Puestos ocupados por parientes F-XX
Primer cargo AC
Primera Audiencia LI
Número de Tribunales 1
Compra AC
Exenciones NA
Estado Civil Y
Lugar de nacimiento de la esposa
Y
Cesación de funciones 1729
Motivo RI
La interpretación de los datos anteriores corresponde a la emisión de un
nombramiento en 1687 cuando se emite el título real de nombramiento a Miguel
Núñez de Sanabria, con lugar de nacimiento en la Audiencia de Lima con 42 años.
Estado civil: Casado con una Limeña.
Presentó la inscripción a la Universidad de San Marcos de Lima con el grado
académico de Doctor. El último cargo desempeñado fue como Asesor general y
Docente catedrático en universidades.
Los puestos ocupados por parientes: El padre con un cargo de importancia en
España o América (Por ejemplo, Alcalde Ordinario) o grado militar inferior al de
coronel.
39
El Cargo que compra Núñez de Sanabria fue de Alcalde de Crimen en la
Audiencia de Lima en un solo tribunal. Le fue otorgada la dispensa por ser oriundo
de la misma jurisdicción donde presta sus servicios.
Finaliza los servicios a la Corona en 1729 por motivos de jubilación.
Datos personales para el nombramiento, según Burkholder y Chandler
Año 1707
Nombre OLIVAN REBOLLEDO, Juan Manuel
de
Lugar de nacimiento ME
Edad 31
Universidad ME
Grado académico L
Abogado ME
Puestos ocupados por parientes F-XX
Viaje A
Primer cargo OS
Primera Audiencia GD
Número de Tribunales 2
Compra OS
Estado Civil Y
Lugar de nacimiento de la esposa S
Cesación de funciones 1738
Motivo D
En el año de 1707, se emitió el real nombramiento de Juan Manuel de Oliva
Robello, con lugar de nacimiento de Audiencia en México con 31 años de edad.
Estado civil casado con una española.
40
Presenta la inscripción a la Universidad en México como licenciado y se le otorga
el título de Abogado por el tribunal.
Los puestos ocupados por parientes: El padre con un cargo de importancia en
España o América (Por ejemplo, alcalde ordinario) o grado militar inferior al de
coronel.
En el momento de recibir el nombramiento en compraventa como Oidor
Supernumerario en su primera Audiencia de Guadalajara se encontraba en
España de viaje. Se presenta en dos tribunales.
Finaliza los servicios a la Corona en 1738 por muerte.
4.3 LAS CONDICIONES DE TRABAJO APLICADOS EN LA ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES LABORALES EN EL SIGLO XIX-XX
En el siglo XIX no hubo cambios trascendentales en las recientes repúblicas
latinoamericanas en cuanto a los nombramientos ya que las actividades políticas
propias seguían bajo la influencia española. Sin embargo, el desarrollo de las
fuerzas del capitalismo se expande poco a poco por todo el mundo a partir de la
Revolución Industrial que tiene lugar en Inglaterra.
En el nuevo proceso de industrialización la fuerza vital es la mano de obra
aportada por la población rural que emigra a las ciudades para convertirse en
obreros obligados a vincularse a los nuevos procesos productivos: construcción de
infraestructura, maquinaria, explotaciones mineras y agrícolas que aumentan la
riqueza de los propietarios de los medios productivos capitalistas.
El contexto mundial refleja las nuevas fuerzas económicas que tienen un gran
impacto en la organización del mundo del trabajo. Solamente hasta recién
terminada la Primera Guerra Mundial surge la Organización Internacional del
Trabajo -OIT, en 1919 con el Tratado de Versalles con el propósito de buscar
41
mejores condiciones de los trabajadores sometidos hasta entonces a todo tipo de
abusos derivados de su participación en la dinámica de la industrialización.
La OIT, propone la reglamentación de la jornada de trabajo, contratación de mano
de obra, prevención de desempleo, el derecho a un salario justo, pensiones, la
libertad sindical, y en general, la protección de los trabajadores.
Los obreros empiezan a recibir las retribuciones fruto de su trabajo: salarios,
prestaciones sociales, subsidios, alimentación, etc. pero fue necesario
institucionalizar en cada país oficinas encargadas de los asuntos laborales que
vigilaran las condiciones de los trabajadores y controlar los convenios de la OIT en
conjunto con la nacientes legislaciones laborales de cada país.
El propósito fue mejorar las condiciones socioeconómicas a través de la seguridad
social que garantiza el bienestar económico y social de la población vinculada a la
producción para que los Estados empezaran a cumplir con la función social frente
a la atención y solución de múltiples necesidades y servicios con que cuentan
amplios grupos de población.13
Los antecedentes históricos mencionados de la tradición española acerca de los
documentos exigidos para la posesión de los funcionarios evolucionan en los
estados modernos hacia la institucionalización del sistema de seguridad social a
través de la solicitud y trámite de los documentos que reflejan los derechos y
deberes de los trabajadores. Esta evidencia muestra la vida laboral de un
trabajador para conformar un expediente que requiere de un adecuado tratamiento
tanto de la protección de los datos personales del trabajador como la conservación
de los archivos de historias laborales.
En el caso de España, concretamente en la Diputación de Córdoba, el Presidente
de la Diputación expedía un acta de nombramiento a nombre del trabajador en el
13 MERCADO Torres, Cecilia. Historia institucional del Fondo del Ahorro y Vivienda Distrital-Favidi. Bogotá: Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, Archivo de Bogotá, 2006. pp. 19
42
que podría certificar la vinculación laboral con una empresa, según la Ley
06/09/1925, para el certificado y toma de posesión de cargo.
Por ejemplo, para los trabajadores temporales se tiene en cuenta en las actas el
tiempo de servicio no mayor a 6 meses. La organización de los documentos de los
trabajadores entre los años de 1927-1974, también se caracteriza por una
separación de los expedientes de persona diferenciando entre el personal
masculino y personal femenino.14
14 JAEN GONZÁLEZ, Ma. del Pilar. Los expedientes de contratación laboral temporal en la Diputación de Córdoba. ARCONTES: Cuadernos del Archivo de la Diputación de Córdoba 1-2007. Disponible en: http://www.dipucordoba.es/archivo/revista-arcontes/pdf/numero1/08PersonalLaboral.pdf . (Consultada enero 31 de 2009).
43
5. MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Desde 1970 existe en el mundo el trabajo realizado por la OIT, un número
creciente de leyes que reglamentan la utilización de los sistemas del tratamiento
de datos tanto manuales como automáticos debido a la importancia creciente de
combinar los métodos de archivado tradicional con sistemas informáticos. “Los
sistemas de información sobre el personal sólo conservan una parte de los datos
disponibles y remiten a los archivos para lo demás; asimismo, los resultados de
las operaciones de vigilancia electrónica se guardan y evalúan a menudo en el
expediente del trabajador. Sería, pues, contraproducente para los intereses de los
trabajadores fijar normas relativas a una forma específica de tratamiento de
datos.”15
La OIT, en la reunión celebrada en Ginebra del 1 al 7 de octubre de 1996, en
cumplimiento de una decisión tomada por su Consejo de Administración en la
reunión número 264, de noviembre de 1995, a través del Repertorio de
recomendaciones prácticas para la protección de los datos personales de los
trabajadores, tiene el propósito de acatar la legislación propia de todo país,
respaldar la selección de candidatos, la formación y la promoción de personal;
salvaguardar la seguridad personal y laboral, el control de calidad entre otros,
aplicado al tratamiento manual y automático de todos los datos personales de un
trabajador en actividad, extrabajadores y candidatos de un empleo.
Es importante que las partes involucradas, empleadores, trabajadores y
representantes cooperen en la protección de datos personales y en la elaboración
de una política para tales fines.
15 OIT. ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DEL TRABAJO. Protección de los datos de los trabajadores. Repertorio de recomendaciones prácticas de la OIT. Ginebra: Oficina Internacional de Trabajo, 1997. pp. 17.
44
Para el tratamiento de los datos, exige que los funcionarios responsables reciban
periódicamente una formación que les permita comprender el proceso de acopio
de datos.
En las constituciones de algunos países se ha normalizado la protección de datos
personales, esto es un factor importante para el desarrollo de los archivos de
historias laborales, comercio electrónico, control del uso de comercialización de
base de datos con finalidades no conocidas y autorizadas por los titulares de los
datos. Además de ser un elemento de decisiones de los sectores público y privado
de cualquier sociedad.
5.1 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Los datos en el ámbito personal es lo que está relacionado con los aspectos de la
conducta social o pública, privada e íntima, individualizándola frente a la sociedad.
El dato es susceptible de ser convertido en información cuando se inserta en un
modelo que lo relaciona con otros datos y así obtiene un sentido. Es decir, que se
crea “el perfil de datos de una persona”.16. Los trabajadores son la fuente primaria
de toda información sobre su persona, por lo tanto, los empleadores deben
comunicar a los trabajadores la finalidad del procesamiento y pedirle el
consentimiento explícito.
La clasificación de los datos personales que sugiere Remolina Angarita coincide
con los datos que debe incluir una historia laboral:
- Datos biográficos: nombre, fecha y lugar de nacimiento, domicilio,
nacionalidad, raza, sexo, etc.
- Datos sobre el domicilio: Dirección, teléfono, barrio, estrato
socioeconómico, etc.
16 Sentencia T-414 de la Corte Constitucional Pág. 34. Citado por: 16 BOTERO CABRERA, Carolina. Derecho a la intimidad en los Bancos de Datos del sector financiero. Fundamentos de los derechos de la intimidad, información y Habeas Data. El Habeas Data, su desarrollo jurisprudencial y mecanismo de Garantía-Acción de tutela. Santa fe de Bogotá: Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, 1993 p.35
45
- Datos familiares: Estado civil, nombre de padres y hermanos, número y
nombre de los hijos, etc.
- Datos laborales: Nombre del empleador, nombre del jefe, cargo, salario
responsabilidad, dirección, fax, teléfono, dirección electrónica, horario de
trabajo, etc.
- Datos financieros: Ingresos, seguros, saldo promedio, número de cuentas
de ahorro o corriente, número de tarjetas de crédito, comportamiento
financiero, etc.
- Información médica: Grupo sanguíneo, enfermedades, alcoholismo, uso de
medicamentos, etc.
- Información ideológica: Partido político y sindicatos, comportamiento frente
a la frecuencia a votar, religión, etc.
- Información académica: Colegios y universidades, títulos obtenidos,
calificaciones, investigaciones disciplinarias, etc.
- Información policiaca: Infracciones, licencias, detenciones preventivas,
- Pasatiempo: Actividades deportivas, tipos de lectura preferida, programas
de televisión, hobbies, lugares visitados
- Hábitos: Lugares normalmente visitados, clase de libros adquiridos, tipo de
ropa utilizada, etc.
- Información sobre viajes y comunicaciones: Uso de transporte público,
aerolínea o empresa de transporte frecuente, celular, bipper, etc.
- Información patrimonial: bienes inmuebles y muebles, obligaciones
pecuniarias, ubicación de bienes, actividad económica, etc.17
Datos personales como los anteriores que están contenidos en las historias
laborales hacen parte de la vida privada, por lo tanto, deben ser protegidos para
su buen uso en la entidad. Según Rojas, la información personal y la vida privada
son aquellas informaciones que no revisten carácter vinculatorio con la sociedad,
17REMOLINA ANGARITA, Nelson. Bases para la futura regulación del Habeas Data y la protección de datos personales en Colombia. p.25-26
46
de dominio particular, y que no pueden ser usadas sino por el Estado o por
particulares en eventos estrictamente señalados y definidos.18
Según el Consejo de Europa, los datos personales significan toda información
concerniente a una persona física identificada o identificable,19 independiente del
medio que se utilice para captarla, transmitirla, manejarla, registrarla, conservarla
o comunicarla.
Las directrices de la Unión Europea determinan que el dato personal es toda
información relativa a un trabajador identificado o identificable. Es decir, si el
trabajador es identificable cuando la reunión de los datos contenidos en uno o en
varios ficheros o documentos, se puede determinar la identidad de ese trabajador.
La protección de los datos médicos incluye el respeto al secreto médico y son
precisados laboralmente para: determinar si el trabajador puede ocupar un puesto
de trabajo específico, cumplir con los requisitos en materia de salud y seguridad
en el trabajo y determinar el derecho a prestaciones sociales y su disfrute.20 Solo
se debe comunicar al empleador las conclusiones que guarden relación con la
decisión de que se trate relativa al empleo y que reposa en el documento examen
médico de remisión en la historia laboral.21
A través de la legislación de la protección de datos se crea los límites de acceso a
la vida privada y la autoridad pública en las circunstancias en que los archivos son
los órganos autorizados en las entidades públicas o privadas de la recopilación de
la información de los ciudadanos y de garantizar el derecho a la información.
Por lo tanto, la organización y conservación de los archivos de historias laborales
deben ofrecer las garantías para la protección de datos y de la vida privada del 18 ROJAS LIEVANO, Patricia. Banco de datos personales y la esfera de la personalidad. Bogotá, 1985 p.21. Trabajo de grado (Abogado). Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario 19 COLOMBIA. Defensoría del Pueblo Memorias. Protección de Datos personales. Memoras del Foro sobre protección de Datos personales y regulación legal de Habeas Data. p.20 20 OIT. ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DEL TRABAJO. Protección de los datos de los trabajadores. Repertorio de recomendaciones prácticas de la OIT. Ginebra: Oficina Internacional de Trabajo, 1997. pp. 7. 21 Ibíd., p. 11.
47
empleado. Es decir, los trabajadores deberían tener acceso a todos sus datos
personales, independientemente de que sean objeto de un tratamiento automático
o de que se conserven en un expediente manual o en cualquier otro fichero que
comprenda sus datos personales.22
El derecho de la información es un derecho fundamental que presenta dos
modalidades: Derecho activo y pasivo. El primero hace referencia al derecho de
informar, es decir, la búsqueda de información para difundir noticias; el segundo,
trata sobre el derecho de ser informado como la posibilidad de la petición de
información y su acceso.
En este orden de ideas, el individuo hoy en día no está consciente del suministro
de datos personales que tiene que informar cuando solicita servicios tales como
solicitudes de empleo y registros de aptitud médica. El otro punto es la
centralización de los datos personales en entidades, con el cual el individuo se
relaciona y la vida privada entra en juego cuando los datos son recopilados,
procesados y consultados.
En el tratamiento de datos de los empleados es importante la aplicación del
Habeas Datas como el recurso constitucional y procesal con el cual toda persona
es propietaria de los datos relativos a su vida privada y que nadie puede disponer
de ellos sin su conocimiento. Involucra los derechos que garanticen la protección
de datos personales almacenados en las historias laborales.
Los empleadores deberían verificar periódicamente que los datos personales
conservados son exactos, actualizados y completados.23
22OIT, Op. Cit., p. 12. 23 Ibíd., p. 9.
48
El Habeas data contiene los siguientes derechos:
- Derecho de conocer dónde y cómo esta registrado los datos personales.
- Derecho de acceso que permite al individuo consultar la información
contenida en archivos con restricciones de ingreso.
- Derecho de corrección, cuando el individuo señala datos erróneos por
motivos que fueron mal informados o ingresados y en su momento
perjudicó al empleado.
- Derecho a eliminar toda información que haya sido recolectada sin el
consentimiento o autorización del trabajador y de información inadecuada o
no permitida con graves consecuencias a su vida privada o dignidad de la
persona.
- Derecho de verificar, Si los datos recolectados son usados con la finalidad
manifestada y no sean puestos en otros términos sin el consentimiento del
titular.
- Derecho de actualización, verificación y complementación de los datos
personales en los documentos de actualización y banco de datos.
- Derecho de calificación de datos, establecer el carácter de confidencialidad
de los datos personales en el momento de recolección para impedir su
difusión.
- Derecho a percibir, establece la garantía de los derechos de los anteriores
casos que no se respeten.
El contenido del Habeas Data determina hasta dónde llega el deber de quien
pretende informar y qué es lo que puede exigir, quién es objeto de esa información
o quién la recibe.24 La garantía de protección del Habeas Data es exigible a través
del Estado a través del instrumento de la acción de tutela en la legislación
colombiana.
24 BOTERO CABRERA, Carolina. Derecho a la intimidad en los Bancos de Datos del sector financiero. Fundamentos de los derechos de la intimidad, información y Habeas Data. El Habeas Data, su desarrollo jurisprudencial y mecanismo de Garantía-Acción de tutela. Santa fe de Bogotá, 1993 p. 35 Trabajo de Grado (Abogado) Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario.
49
5.2. MARCO LEGAL A NIVEL INTERNACIONAL
En la legislación de los países que a continuación se mencionan, la protección de
datos personales es relevante a raíz de las recomendaciones de la OIT: “los
empleadores deberían garantizar, mediante las salvaguardias de seguridad que
permita las circunstancias, la protección de los datos personales contra su pérdida
y todo acceso, utilización, modificación o comunicación no autorizados.”25
5.2.1. ESPAÑA En la legislación española la protección de datos personales es el medio de
protección de la persona dirigido a salvaguardar uno de los principales derechos
fundamentales, el derecho a la vida privada y darle prioridad a los instrumentos
con los cuales los ciudadanos conocen la adecuada protección de los datos
personales con la presencia de las nuevas tecnologías.
La Constitución Española de 1978, en su artículo 105 en el numeral b, permite
que: “El acceso de los ciudadanos a los archivos administrativos, salvo en lo que
afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la
intimidad de las personas.” 26
En 1992, Rysdall, plantea que el verdadero objetivo de la legislación de la
protección de datos es la protección de la persona y su vida privada ante la
recopilación y almacenamiento de más y más datos sobre sus vidas privadas y
hace aumentar las posibilidades de manipulación y mal uso de tales datos.27Tal
objetivo se ha planteado en la protección del derecho de la intimidad de los
usuarios de Internet para adquirir la confianza de la capacidad de los poderes
públicos y privados para controlar los riesgos y abusos en los medios electrónicos.
25 OIT. Op. Cit., p. 8. 26 ESPAÑA. Constitución española. 1978. Disponible en: http://www.gva.es/cidaj/pdf/constitucion.pdf . (Consultada junio 1 de 2009). 27 R. RYSDALL, “Protección de datos y el Convenio Europeo de los Derechos Humanos”, Discurso de apertura de la XIII Conferencia de Comisarios de Protección de Datos, Novática, marzo de 1992, p. 9
50
En la Ley Orgánica 15/1999, del 13 de diciembre, de Protección de Datos de
Carácter Personal. Es necesario proteger los datos de carácter personal registrado
en soporte físico que lo haga susceptible de tratamiento, a toda modalidad de uso
posterior de estos datos por los sectores público y privado.28 Los datos
almacenados requieren que estén actualizados, completos, corregidos en caso de
ser inexactos y cancelados cuando ya no es necesario o pertinente según la
finalidad que haya sido registrada.
La legislación de Protección de datos recaba sobre la importancia que el
interesado este previamente informado de la finalidad de la recogida de datos y los
destinatarios de los mismos, salvo que el consentimiento no sea necesario como
el autorizado por la Ley. Cuando los datos sean recogidos de fuentes de acceso
público o sea requerida por la Administración pública es necesario determinar la
seguridad de los datos y nombrar al encargado del tratamiento de los datos.
5.2.2 MÉXICO
Los procesos legislativos en materia de historias laborales en América Latina
están dispuestos con la legislación sobre protección de los datos personales de
los ciudadanos. En México, para las entidades federales a través de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, de
2002, incluye como documento a los expedientes, estos son el registro que
documenta el ejercicio de las facultades o las actividades de los sujetos obligados
y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.
En el Título I. Disposiciones comunes para los sujetos obligados, capítulo IV
Protección de Datos personales, Artículo 20, Fracción VI: “Los sujetos obligados
serán responsables de los datos personales y, en relación con estos deberán
28 ESPAÑA. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Disponible en: http://www.ua.es/es/normativa/datospersonales/pdfs/Ley15_99.pdf.(Consultada mayo 17 de 2009).
51
adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos
personales y eviten su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado”29.
Los sujetos incluyen los funcionarios de las ramas ejecutiva, legislativa, judicial y
órganos federales. El objetivo es mejorar la organización, clasificación, manejo y
actualización de los documentos en la democratización de los mexicanos y en la
vigencia del Estado de Derecho. Además de proporcionar apoyo a los usuarios
que lo requieran y proveer todo tipo de asistencia para la realización de trámites y
servicios que presten.
En la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, se menciona que los sujetos están obligados a procurar que los
datos personales sean exactos y actualizados. Para tal fin es importante el diseño
de formatos de actualización y corrección de documentos y la inspección de los
formatos de control de documentos para acceder a la información requerida.
Dentro de las funciones de los empleados públicos en la Ley Federal de los
trabajadores al servicio del Estado, en el artículo 43, numeral X: “Es obligatorio
integrar los expedientes de los trabajadores y remitir los informes que le soliciten
para el trámite de las prestaciones sociales, dentro de los términos que señalen
los ordenamientos respectivos.”30 Iguales obligaciones para funciones de la
administración pública federal en el artículo 20: “Las secretarías del Estado y los
Departamentos Administrativos establecerán sus correspondientes servicios de
apoyo administrativo en materia de planeación, programación, presupuesto,
informática y estadística, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad,
29 MÉXICO. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información pública gubernamental. Disponible en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Federal/PE/PR/Leyes/11062002(1).pdf. (Consultada diciembre 09 de 2008). 30 MÉXICO. Ley Federal de los Trabajadores al servicio del estado. Disponible en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Federal/PE/PR/Leyes/28121963(1).pdf. (Consultada diciembre 09 de 2008).
52
fiscalización, archivos y los demás que sean necesarios, en los términos que fije el
Ejecutivo Federal.”31
En los principios que rigen la función pública, sujetos de responsabilidad
administrativa y obligaciones en el servicio público, los servidores públicos, tienen
la obligación, artículo 8, numeral 5: ”custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o comisión tenga bajo su
responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o
inutilización indebidos”32
El anterior artículo está soportado en el Código Penal Federal en el artículo 214,
fracción IV: “Comete el delito de ejercicio indebido de servicio público, el servidor
público. Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice o
inutilice ilícitamente información o documentación que se encuentre bajo su
custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su
empleo, cargo o comisión.”33
Para la legislación del Estado Federal Mexicano es importante establecer las
condiciones de acceso a los expedientes. Expuesto en el Reglamento de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
Artículo 41: “Cuando una dependencia o entidad reciba una solicitud de acceso a
un expediente o documentos que contenga información confidencial y el Comité lo
considere pertinente, podrá requerir al particular titular de la información su
autorización para entregarla, quien tendrá diez días hábiles para responder a partir
31 MÉXICO. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Disponible en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Federal/Combo/L-165.pdf . (Consultada diciembre 09 de 2008). 32 MÉXICO. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Capítulo I. Disposiciones Generales. Disponible en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Federal/PE/PR/Leyes/13032002(1).pdf. (Consultada diciembre 09 de 2008). 33 MÉXICO. Código Penal Federal. Capítulo II. Disponible en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Federal/Combo/C-8.pdf Consultada diciembre 09 de 2008
53
de la notificación correspondiente. El silencio del particular será considerado como
una negativa.”34
El mismo Comité establecerá los criterios específicos de organización y
conservación de los archivos de las dependencias y entidades para que estos
sean publicados en el sitio de Internet de las entidades y dependencias dentro de
los diez días hábiles siguientes a que se emiten o modifiquen. El objetivo del
Comité es elaborar un programa que contenga la guía simple de organización de
los archivos de la entidad, con el objeto de facilitar la obtención y el acceso a la
información pública.
5.2.3 ARGENTINA
Es el primer país de América Latina que obtiene de la Unión Europea la
certificación de la garantía de un nivel adecuado de protección de datos
personales transferidos desde la Comunidad a través del apartado 2 del artículo
25 de la Directiva 95/46/CE35.
En la Ley 25.326 sobre la Protección de los Datos Personales36, los datos
personales almacenados en registros, banco de datos y en otros medios
electrónicos a nivel público o privado de conformidad con el artículo 43 del párrafo
tercero de la Constitución Nacional de la Nación de Argentina de 1994. La
definición de archivo, registro o base de datos se designa como el conjunto
organizado de datos personales objeto de tratamiento o procesamiento electrónico
o no, cualquiera que fuera la modalidad de su formación, almacenamiento,
organización o acceso. En la calidad de los datos personales deben recibir el
tratamiento de exactitud y actualización cuando se requiera, almacenado en forma 34MÉXICO. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Disponible en: http://www.funcionpublica.gob.mx/leyes/leyinfo/lftaipg.htm#cap6. (Consultada diciembre 09 de 2008) 35 2003/490/CE: Decisión de la Comisión, de 30 de junio de 2003, con arreglo a la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo sobre la adecuación de la protección de los datos personales en Argentina (Texto pertinente a efectos del EEE). Disponible en: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32003D0490:ES:HTML. (Consultada enero 9 de 2009) 36 ARGENTINA. Ley 23.326. Protección de datos personales. Disponible en: http://www.protecciondedatos.com.ar/ley25326.htm. (Consultada enero 09 de 2008).
54
adecuada para la consulta gratis de su titular con previa identificación de su
identidad.
Los archivos serán protegidos con un responsable identificado con su domicilio
con las especificaciones del artículo 9. (Seguridad de los datos): “El responsable o
usuario del archivo de datos debe adoptar las medidas técnicas y organizativas
que resulten necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los
datos personales, de modo de evitar su adulteración, pérdida, consulta o
tratamiento no autorizado, y que permitan detectar desviaciones, intencionales o
no, de información, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana o del
medio técnico utilizado.”37
La consulta determinada en un período de tiempo. En el artículo 14, El derecho de
acceso a que se refiere este artículo sólo puede ser ejercido en forma gratuita a
intervalos no inferiores a seis meses, salvo que se acredite un interés legítimo al
efecto.38
En la ley de Protección de los Datos Personales, los datos relacionados a la salud
pueden ser cedidos según lo dispuesto en el artículo 9, para el cumplimiento de
los fines directamente relacionados con el interés legítimo del cedente y del
cesionario y con el previo consentimiento del titular de los datos. Entre ellos la
información sobre aportes al Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones,
SIJP, que determinan el tiempo cotizado de 30 años de trabajo para acceder a los
beneficios.
La consulta de datos suministrada en las historias laborales permite establecer
relaciones como la renumeración total e imponible, actividad de la empresa,
localización geográfica, actividad económica, tamaño de la empresa, entre otras.
La evaluación de los datos permite medir la capacidad de cumplimiento de las
37 Ley 23.326. Protección de datos personales. Artículo 09. Disponible en: http://www.protecciondedatos.com.ar/ley25326.htm. (Consultada enero 09 de 2008). 38 Ley 23.326. Protección de datos personales. Artículo 14. Disponible en: http://www.protecciondedatos.com.ar/ley25326.htm. (Consultada enero 09 de 2008).
55
obligaciones y diseñar proyecciones teniendo en cuenta las tendencias del
momento en la suma y frecuencia de los aportes de los trabajadores.
La información de la historia laboral se encuentra suministrada en las
declaraciones juradas presentada por los empleadores antes de depositar los
aportes y contribuciones a la seguridad social por sus empleados en relación de
dependencia y, por otro lado, de datos provenientes de los pagos efectuados por
los trabajadores autónomos y monotribuistas.39
Entre otros datos analizados se encuentra la fecha de nacimiento, sexo, condición
de pasivo (Jubilado o pensionado) y fecha inicial de pago y si es pasivo fallecido:
fecha de fallecimiento (un jubilado puede ser también activo).
Las historias laborales son un insumo fundamental para modelos de proyecciones
actuariales y financieras con el desarrollado en la Secretaría de Seguridad Social.
Es decir, la información del cesionario quedará sujeta a las mismas obligaciones
legales y reglamentarias del cedente y éste responderá solidaria y conjuntamente
por la observancia de las mismas ante el organismo de control y el titular de los
datos de que se trate.40
Los archivos, registros y banco de datos personales deben registrarse para su
control según lo estipulado en el capítulo IV Usuarios y Responsables de archivos,
registros y banco de datos, entre la información de la Inscripción mínima
disponible se tienen en cuenta: Nombre y domicilio del responsable,
características y finalidad del archivo, naturaleza de los datos personales
contenidos en cada archivo, forma de recolección y actualización de datos,
39 ARGETINA. Secretaría de Seguridad Social. Historias laborales en la seguridad social. Seminario Taller: Historias laborales y frecuencia de aportes al sistema de Seguridad Social. Disponible en: http://www.seguridadsocial.gov.ar/librooit.pdf . (Consultada diciembre 20 de 2004) 40 Ley 23.326. Protección de datos personales. Artículo 11. Disponible en: http://www.protecciondedatos.com.ar/ley25326.htm. (Consultado enero 09 de 2008).
56
destinos de los datos y personas físicas o de existencia ideal a las que pueden ser
transmitidos, modo de interrelacionar la información registrada, etc.41
5.2.4 PANAMÁ
En la Ley 6 de 22 de enero de 2002 que dicta las normas para la transparencia en
la gestión pública, establece la acción de Habeas Data y otras disposiciones42.
La importancia de la información confidencial es definida como: Todo tipo de
información en manos de agentes del Estado o de cualquier institución pública que
tenga relevancia con respecto a los datos médicos y psicológicos de las personas,
la vida íntima de los particulares, incluyendo sus asuntos familiares, actividades
maritales u orientación sexual, su historial penal y policivo, su correspondencia y
conversaciones telefónicas o aquellas mantenidas por cualquier otro medio
audiovisual o electrónico, así como la información pertinente a los menores de
edad.
Para efectos de Ley, también se considera como confidencialidad la información
contenida en los registros individuales o expedientes de personal o de recursos
humanos de los funcionarios.
La información confidencial manifestada en el artículo 13, no podrá ser divulgada,
bajo ninguna circunstancia por agentes del Estado. En el caso de que la
información de carácter confidencial sea parte de procesos judiciales, las
autoridades competentes tomarán las provisiones debidas para que dicha
información se mantenga reservada y tengan acceso a ella únicamente las partes
involucradas en el proceso judicial respectivo.43
41 Ley 23.326. Protección de datos personales. Capítulo IV Usuarios y responsables de archivos, registros y banco de datos. Disponible en: http://www.protecciondedatos.com.ar/ley25326.htm (Consultada enero 09 de 2008)G 42 PANAMÁ. Ley 6 de 22 de enero de 2002. Disponible en: http://www.legalinfo-panama.com/legislacion/administrativo/00195.pdf . (Consultada enero 9 de 2008).G 43 PANAMÁ. Ley 6 de 22 de enero de 2002. Artículo 13. Disponible en: http://www.legalinfo-panama.com/legislacion/administrativo/00195.pdf. (Consultada enero 9 de 2009).
57
5.2.5 CUBA
Además de conocer el tratamiento de los datos en algunos países democráticos
de América Latina, es importante tener en cuenta el régimen socialista cubano. La
organización de las historias laborales está expuesto con la Resolución 8/005 del
Ministerio del Trabajo y Seguridad Social y define el Expediente Laboral: Contiene
los datos y antecedentes de la historia laboral del trabajador, estando la
administración en la obligación de confeccionar, actualizar y conservar en perfecto
estado el de cada uno de los trabajadores con los que establece una relación
laboral por un período superior a 6 meses, debiendo utilizarlo como documento de
registro y consulta para el empleo, la capacitación y desarrollo y el examen del
desempeño laboral del trabajador44.
En la Resolución No. 51/88 del Comité Estatal de Trabajo y Seguridad Social,
CETTS se agrega que la consulta del expediente es: En presencia de los
funcionarios competentes, a fin de conocer la situación en el que se encontraba la
documentación que lo integra45.
Los documentos que debe contener el expediente laboral son los siguientes:
- Modelo donde consten los datos personales del trabajador; antecedentes
laborales, actividad a realizar, movimientos y salario a devengar, así como el
control de las ausencias y motivos de éstas. El modelo al que se refiere quizá es
un formato de hoja de vida en donde se encuentre los datos personales básicos.
- Contrato de trabajo y sus anexos correspondientes.
44 CUBA. CONSEJO UNITARIO DE TRABAJADORES CUBANOS. El expediente laboral según la resolución 8/005 del Ministerio de trabajo y seguridad social. Disponible en: http://webcutc.org/documentos/expedientel.htm. (Consultada enero 29 de 2009). 45 CUBA. Resolución No. 51/88 CETTS. Resolución para la aplicación de la política de empleo Disponible en:http://www.fgr.cu/Resumenes%20Especialidad%20Derecho/Laboral/Resoluci%F3n%2051%20Politica%20de%20empleo.doc. (Consultada enero 29 de 2009).
58
- Certificación o constancia de la actualización del Registro de Inscripción
Profesional, en los casos en que corresponda. Solicitado a los profesionales del
sector de la salud según lo dispuesto en la Resolución Ministerial No. 36 del
Ministerio de Salud pública de la República de Cuba en el artículo 92 menciona
que: Los médicos, estomatólogos y otros profesionales de la salud, no podrán
ejercer si no se encuentran inscritos en el Registro de Profesionales
correspondientes.46
- Nombramiento o designación
- Boleta de asignación del graduado, es lo que comúnmente se conoce como
certificado de estudios y su respectiva fecha de graduación.
- Documento donde se acredite la calificación del trabajador, mediante título
emitido por el centro de enseñanza correspondiente a favor del graduado o la del
centro de enseñanza en el que se graduó o de curso de capacitación y desarrollo.
- Documento relacionado con la seguridad social que acredite el tiempo de trabajo,
salario devengado o ambos.
- Copia de resoluciones sobre sanciones laborales y judiciales que tengan
implicaciones en el campo laboral, una vez que sean firmes y mientras que no sea
rehabilitado el trabajador.
- Peritaje médico legal.
Es el procedimiento médico-legal que realiza la comisión de forma colegiada para
dictaminar el grado de capacidad residual que tiene un trabajador, porque su
puesto de trabajo tiene su basamento legal y científico en la Resolución Nº 52 de
46CUBA. MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA. Resolución ministerial No.36. Disponible en: http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/legislacion/36-05registro_de_profesionales_de_la_salud.pdf (Consultada enero 29 de 2009)
59
1994, lo cual significó, en lo político, la aplicación consecuente de uno de los
logros más importantes de la Revolución Cubana, la Seguridad Social; en lo
económico, el pago de la prestación correspondiente de acuerdo al grado de
incapacidad; en lo social, la separación de una persona del contexto de la
sociedad laboral; todo lo cual trasciende los límites propios del sector de la
salud47.
- Copia del acta de entrega del Expediente Laboral.
- Índice de relación de documentos.
- Resultados de las evaluaciones de desempeño.
- Movimiento de ocupaciones o cargos.
Las historias laborales también tienen anexa una hoja de resumen con datos
personales básicos: nombres y apellidos, domicilio, número de carnet de identidad
y estado civil del trabajador entre otras, con la respectiva firma de la
administración, la organización y el trabajador. Con original y dos copias para el
expediente y el trabajador.
Una vez cumplidos los seis meses de contratación la entidad procede a recibir los
documentos que hacen falta, actualizar los datos y enseguida se realiza la
foliación de los documentos de la historia laboral del trabajador.
La legislación Cubana exige que la copia del acta de entrega del expediente
laboral se conserve durante cinco años. Cuando el trabajador es retirado de la
administración para ingresar a un nuevo trabajo el jefe de la entidad de
procedencia tiene la responsabilidad de remitir el expediente laboral con la hoja
47 CUBA. MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA. Resolución Ministerial No. 52 de 1994. La Habana: MINSAP, 1994 En: Peritaje Médico Laboral. Una visión histórica de sus resultados. Cuba 1195-2006. Díaz Piñera, Waldo. Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/rst/vol9_1_08/rst08108.html. (Consultada 29 de enero de 2009).
60
de resumen a la nueva entidad de contratación dentro de los siguientes 90 días
hábiles. Las consideraciones de casos particulares están dispuestas en los
artículos 136 al 140 de la resolución No. 51/88 CETTS. Resolución para la
aplicación de la política de empleo.
En caso que el trabajador no continúe en la administración por el período de
prueba, el expediente laboral y la hoja de resumen se deben conservar por un
período de diez años. Si el período no ha sido solicitado por otra entidad, se
procede a la incineración del expediente más no de la hoja de resumen.
Si el trabajador fallece o por salida definitiva del país se debe entregar el
expediente laboral a los familiares y, si no lo no reciben por cualquier causa, la
administración lo mantiene bajo su custodia por el período de un año cursado, en
el cual es incinerado y archivada la hoja de resumen. Lo dispuesto en el artículo
139 de la Resolución No. 51-88 en cuanto el trabajador este en estado de
invalidez y reciba la pensión también se debe hacer entrega del expediente laboral
mencionado en el artículo 138 de la misma Resolución.
La administración es la responsable en caso de deterioro o pérdida de reconstruir
los documentos del trabajador afectado con la expedición de las certificaciones
oficiales. A los trabajadores dirigentes, funcionarios y demás designados
responsables directos del deterioro o pérdida o del incumplimiento de los
procedimientos establecidos, con respecto a los expedientes laborales, se les
aplica la medida disciplinaria correspondiente48.
Con la proliferación de herramientas tecnológicas, las entidades podrán
implementar los soportes tecnológicos para registrar los datos del expediente
laboral, procedimiento establecido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
48 CUBA. CONSEJO UNITARIO DE TRABAJADORES CUBANOS. El expediente laboral según la resolución 8/005 del Ministerio de trabajo y seguridad social. Disponible en: http://webcutc.org/documentos/expedientel.htm. (Consultada enero 29 de 2009).
61
5.3 NORMATIVIDAD APLICADA A LA SERIE HISTORIA LABORAL EN COLOMBIA
El adecuado manejo archivístico de las historias laborales ha sido un tema de
constante trabajo por el Archivo General de la Nación, entidad del Estado creada
en 1989 que cumple las funciones a través del cumplimiento de Reglamento
General de Archivos, según el Acuerdo 007 de 1994. El desarrollo de la legislación
para el manejo de Historias laborales ha sido una preocupación en la
administración pública.
Es importante mencionar la normatividad nacional que aplica a la historia laboral
de los ciudadanos en general y que los archivos de entidades privadas pueden
tomar como recomendaciones en la administración del archivo.
Las historias laborales requieren un especial cuidado cuando los tipos
documentales que las conforman reflejan el desarrollo de los procesos de las
dependencias de Recursos Humanos. Esta serie documental es un expediente
que institucionaliza las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado.
Para profundizar en la importancia de proteger la información personal conservada
en las historias laborales de los ciudadanos es importante estudiar los
antecedentes de la Constitución de 188649:
Artículo 16. Las autoridades de la República están instituidas para proteger a
todas las personas residentes en Colombia en sus vidas, honra y bienes, y para
asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.”
Artículo 23. La correspondencia confiada a los telégrafos y correos es inviolable.
Las cartas y papeles privados no podrán ser interceptados ni registrados sino por
49 BOTERO CABRERA, Carolina. Derecho a la intimidad en los Bancos de Datos del sector financiero. Fundamentos de los derechos de la intimidad, información y Habeas Data. El Habeas Data, su desarrollo jurisprudencial y mecanismo de Garantía-Acción de tutela. Santa fe de Bogotá, 1993 p. 53-54 Trabajo de Grado (Abogado) Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario.
62
la autoridad mediante orden del funcionario competente, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley, y con el único objeto de buscar pruebas
judiciales.
La Constitución Política de Colombia de 1991, se pronuncia en el artículo 15, que
tiene explicita el derecho de la intimidad y consagra el derecho de los ciudadanos
de conocer, actualizar y rectificar la información almacenada en los bancos de
datos, archivos públicos y privados50. Es decir, que la historia laboral contiene
información de carácter personal.
Los responsables del archivo están en la obligación de protegerla y de crear
políticas de restricción al personal, más no existe impedimento si el titular desea
consultar sus documentos. Según el principio de Habeas Data, también
establecido en el artículo 15, además del derecho de actualizar y rectificar
información y solicitar copias sin negación por argumento a la reserva.
El artículo 53, establece los requisitos mínimos entre los empleados de una
entidad pública o privada y a su vez conforman los tipos fundamentales básicos
que conforman la historia laboral y acervo probatorio. Entre los requisitos se
encuentran:
- Igualdad de oportunidades para los trabajadores.
- Remuneración vital y móvil proporcional a la cantidad y calidad de trabajo.
- Estabilidad en el empleo.
- Irrenunciabilidad a los beneficios mínimos establecidos por los sujetos de
las relaciones laborales.
- Primacía de la realidad sobre formalidad establecida por los sujetos de las
relaciones laborales.
50 COLOMBIA. Constitución Nacional de Colombia. Título II. De los derechos, las garantías y los deberes. Capítulo 1: De los derechos fundamentales. Bogotá: Enfasar, 1991. p. 15.
63
- Garantía de la seguridad social. En este requisito es lo referente a la
jubilación.
- La capacidad.
- El adiestramiento.
- El descanso necesario
- La protección social a la mujer, a la maternidad y el trabajo de los menores
de edad.51
Entre otros artículos de la Constitución Política de Colombia que sustenta la
protección de los datos personales y consideran el Habeas Data y el derecho a la
información relacionada con la serie de Historias laborales se encuentra:
Artículo 19. Se garantiza la libertad de cultos. Toda persona tiene derecho a
profesar libremente su religión y a difundirla en forma individual o colectiva.
Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y
la de fundar medios masivos de comunicación.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.
Artículo 74. (…)Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley.
Los individuos exigen al Estado la aplicación del Habeas Data a través de un
mecanismo especial, la Tutela establecido en el artículo 86 para garantizar la
protección de los derechos cobijados por la Constitución.
51 Ibíd., p. 23.
64
La Corte Constitucional ha señalado el deber constitucional de administrar
correctamente los sistemas de información, manuales o sistematizados, que
contengan datos personales. “En concepto de esta corporación existe un deber
constitucional de administrar correctamente y de proteger los archivos y bases de
datos que contengan información personal o socialmente relevante52
Documentos de seguridad social de la historia laboral como la afiliación al servicio
médico, pensiones, cesantías y salario mínimo, se establecieron en la legislación
laboral de 1904 por el General Rafael Uribe Uribe, quien además sancionó leyes
sobre derecho colectivo, el salario mínimo y el establecimiento del régimen de
seguridad social.
“La ley 78 de 1919, alusiva a los conflictos de trabajo, conociéndose como tales a
las divergencias y controversias de diversa naturaleza a que dan lugar las
relaciones laborales, sean estos derivados de un contrato individual o de una
convención colectiva de trabajo.”53 Es decir, que el tipo documental contrato
individual, empieza a hacer parte de la historia laboral de los trabajadores en 1919
pero solo hasta 1934 el contrato laboral es un documento para establecer la
relación de servicio entre obrero empleado o patrono. En 1922, se establece el
seguro de vida colectivo.
El subsidio familiar, cantidad adicional al salario del trabajador para ajustar las
cargas familiares, es obligatorio por la Ley 69 de 1966 que a través de las Cajas
de Compensación tiene acceso a una serie de beneficios como capacitación,
educación, turismo y recreación. El vínculo se realiza a través de un formulario de
afiliación con los documentos que soportan la consaguinidad con los padres,
cónyuge e hijos que son almacenados en el expediente del trabajador.
52COLOMBIA. Corte Constitucional, Sentencia T-227 del 17 de marzo de 2003. Citado por REMOLINA ANGARITA, Nelson. Bases para la futura regulación del Habeas Data y la protección de datos personales en Colombia. p.22 53 MONTAÑO, Myriam. Fundamentos teóricos de la seguridad social. Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 1981. Facultad de Trabajo social. Trabajadora social. p. 4.
65
5.4 LEY 594 DE 2000. LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN LA ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
La Ley General de Archivos en el documento de referencia para manejar y
organizar las historias laborales en el país. Los documentos de la historia laboral
cumplen con unificar los requisitos para la solicitud de la pensión de los
empleados para la cotización de las semanas al sistema de salud y pensión.
El artículo 11, explica que los archivos de historias laborales deben ser creados,
organizados, preservados y controlados teniendo en cuenta los principios
señalados como el de procedencia, orden original, ciclo vital de los documentos y
toda la normatividad archivística. Los principios son de gran importancia para
establecer que la única dependencia para garantizar la protección de la serie
documental de la historia laboral son las dependencias conocidas como Recursos
Humanos y que cada documento producido o recibido, debe estar ubicado en un
lugar indicado en atención al momento en el que sucedieron.
Se trata es de seguir un orden natural de acuerdo a la secuencia en que se dieron
los documentos que materializa las actualizaciones y diligencias administrativas
enfocadas a la solución de problemas y asuntos con la administración de
Recursos Humanos.
Artículo 12: Establece la responsabilidad que tiene la administración pública en el
manejo de los archivos. Debe garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos de estas
dependencias.
El artículo 46 establece las condiciones. Las historias laborales, deben
conservarse y guardarse en condiciones locativas y de procedimientos
ambientales y materiales que reúnan las condiciones técnicas que han venido
estableciendo el Archivo General de la Nación. Según el Acuerdo 49 de 2000 que
presta atención en la organización de la conservación y las condiciones de
edificios y locales destinados por sede de archivo.
66
Artículos 14: Trata sobre la propiedad, el manejo y el aprovechamiento de los
archivos públicos. Allí, se establece que la documentación de la administración
pública es producto y propiedad del Estado y éste ejerce el pleno control de sus
recursos informativos. Establece además un parágrafo donde especifica que la
organización pública puede contratar con personas naturales o jurídicas los
servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivos.
Aplicado al contexto de las historias laborales los anteriores artículos, significa que
la etapa del archivo de gestión debe conservarse en la dependencia de recursos
humanos del correspondiente organismo y la responsabilidad o la custodia de ese
archivo es del jefe de la unidad respectiva. Los archivos no deben reposar en
ningún lugar diferente a los archivos de la entidad correspondiente y deben
conservar la reserva de carácter institucional. Los tipos documentales de la
historia laboral tienen un valor probatorio en campo laboral de las personas que
trabajan con el Estado.
Es importante establecer un área restringida con acceso limitado al personal
autorizado, conservándola en condiciones que garanticen la integridad física y
técnica sin alteraciones de la información.
El uso de tecnologías para la administración y la conservación de archivos en el
artículo 19 de la Ley General de Archivo, aplicado a las historias laborales,
establece que podrá aplicarse tecnologías de avanzada siempre y cuando se
cumplan los requisitos de la organización archivística de los documentos y el
estudio técnico para determinar los tipos documentales que ameriten la
digitalización. El estudio técnico permite la viabilidad de migración de la
información a otro medio técnico además de establecer el tiempo de conservación.
El ciclo vital del documento en los archivos de gestión, central e histórico,
manifestado en el artículo 23, de ésta misma ley, recomienda la aplicación de
etapas en la gestión de historias laborales. El Archivo General de la Nación,
67
realizó la propuesta de los tiempos de retención de la historia laboral en cada una
de las fases de la siguiente forma54:
- Archivo de Gestión: Conformado por expedientes de Historia laboral de los
servidores públicos o privados en servicio activo y de aquellos servidores
cuyo período de desvinculación de la administración pública o privada, no
supere los 2 años, contando a partir de la fecha de su desvinculación. Por
efectos de las solicitudes que se presentan continuamente por estas
personas.
- Archivo Central permanecerá los expedientes de historias laborales de los
servidores públicos o privados que no se encuentren en servicio activo o cuyo
período de desvinculación supera los dos años. Se propone que se debe
conservar entre 70 a 80 años ya que involucra la normatividad relativa con las
prestaciones, la pensión de jubilación de los trabajadores.
- Archivo histórico conformado por los expedientes de historias laborales
transferidos por su valor histórico o cultural permanente.
Las empresas que están en proceso de liquidación guiados por el decreto 254 de
2000, expide la remisión de entidades públicas que el artículo 2, establece: La
expedición del acto de liquidación conlleva la adopción inmediata de las medidas
necesarias para asegurar la conservación y fidelidad de todos los archivos de la
entidad, y en particular de aquellos que puedan influir en la determinación de
obligaciones a cargo de la misma.
Según el Código Sustantivo del Trabajo, en el artículo 264, sobre los archivos de
empresa: las empresas obligadas al pago de jubilación deben conservar en sus
archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de
servicio de sus trabajadores y los salarios devengados. En segundo término dice:
54 Ibíd., p. 21.
68
Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con
ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para probarlos cualquier otra
prueba reconocida por la Ley la cual debe producirse ante el juez de trabajo
competente a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa
respectiva55.
Es decir, que el artículo 264 establece la obligatoriedad de las empresas privadas
de tener archivos que permitan establecer el tiempo de servicio de sus
trabajadores y los salarios devengados.
Sin embargo, el artículo 259 numeral 2 del mismo Código establece que las
pensiones de jubilación, el auxilio de invalidez y el seguro de vida colectivo
obligatorio deberían estar a cargo de los patronos cuando el correspondiente
riesgo no sea asumido por el Instituto de Seguro Social, de acuerdo con la ley y
dentro de los términos que dicte el mismo Instituto56.
La Ley General de Archivos apoya su contenido en la aplicación de la custodia de
la serie documental Historias Laborales con el Código Único Disciplinario, Ley 734
de 2002, en el artículo 34, numeral 5. Es un deber de cada servidor público
custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,
cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Apoyado
con el artículo 35, numeral 13: Está prohibido a los servidores públicos ocasionar
daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que
hayan llegado a su poder por razón de sus funciones57.
55 COLOMBIA. MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL. Código sustantivo del trabajo. Título IX. Prestaciones patronales especiales. Bogotá, D. C.: Legis, 1997. 71-73 p. 56 Ibíd., p.23. 57 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Acuerdo No. 042: Por el cual se establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario Único Documental y se
69
Además, en el Código de Procedimiento Civil en el artículo 251 define el
documento público como el otorgado por funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito
por el respectivo funcionario58. Por lo tanto, la historia laboral es un documento de
carácter privado que es respalda por los diferentes documentos soporte o tipos
documentales.
desarrollan lor artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos594 de 2000. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2020# . (Consultada junio 7 de 2009). 58 COLOMBIA. CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL. Disponible en: http://www.dafp.gov.co/leyes/C_PCIVIL.HTM. (Consultada junio 7 de 2009).
70
6. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
6.1 ARCHIVO HISTÓRICO
Es aquel a que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente.
6.2 ARCHIVO CENTRAL
En el se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de
la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.59
6.3 ARCHIVO DE GESTIÓN
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
6.4 ARCHIVOS PRIVADOS
Son las colecciones de documentos estatales que existen en toda institución,
colecciones menores, pero de gran importancia formada por los particulares. Para
el archivo Nacional de Cuba, estos están conformados por documentos
producidos y/o recibidos de personas jurídicas regidas por las normas del derecho
privado, en el transcurso de sus actividades60.
Según De la Torre: Los archivos privados son de dos tipos: las colecciones
naturales u orgánicas y las colecciones artificiales. Las primeras son las que se
59 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#0. (Consultada mayo 17 de 2009). 60 CUBA. ARCHIVO NACIONAL DE CUBA. Ley No. 714. Disponible en: http://www.arnac.cu/webxtras/leyarch.htm. (Consultada enero 29 de 2009).
71
forman en el curso natural de la vida, de la actividad diaria, los negocios, bien de
una persona física como de una institución61.
Las colecciones artificiales son las que particulares o instituciones forman
reuniendo series documentales que se adquieren por algún medio, como compra,
donación, cesión, bien sea para conservarlas por un interés científico o histórico, o
para comercializar con ellos vendiéndolas a particulares e instituciones. La
ordenación de estas colecciones puede variar, pero siempre se recomienda
mantener el carácter orgánico de los documentos, esto es, mantenerlos agrupados
de acuerdo con su procedencia.
La documentación administrativa está representada en los tipos documentales
que van conformando las series. Es el soporte en que se materializan los distintos
actos de la administración pública como la forma externa de dichos actos62.
6.5 SERIE DOCUMENTAL
La agrupación de documentos son las series que refleja las funciones de una
institución y que a su vez hacen parte de secciones dentro de un fondo
documental. Según el Archivo General de la Nación de Colombia: “la serie
documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los
procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas,
generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades
documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como
resultado una información seriada”63
A su vez, clasifica la serie documental en dos clases: serie con unidades
documentales simples y complejas (las historias laborales están en el grupo de las
61 DE LA TORRE Villar, Ernesto. Metodología de la investigación. México: McGraw-Hill, 1981. pp. 112 62 ESPAÑA. MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS, Manual de documentos administrativos (2003:17). En TOVAR ALVARADO, Ana Virginia. Aproximación del estudio de las tipologías y series documentales de la Universidad Central de Venezuela. Disponible en: http://www.asocarchi.cl/DOCS/40.PDF. (Consultada enero 31 de 2009). 63 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ordenación Documental. Bogotá: División de Clasificación y Descripción, 2003, p. 20.
72
complejas o conocidas como expedientes). Los documentos que la conforman
son tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un
trámite determinado.
Los pasos metodológicos para su ordenación son:
- Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su
pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico.
- Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el
orden original del trámite.
- Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de
la serie.
- Aplicación del sistema de ordenación de la serie.
- Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de
conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.
- Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.
- Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman los
expedientes.
- Identificación de las diferentes unidades de conservación.64
Tovar cita el concepto del Diccionario de terminología archivística (1993) el cual la
define como: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo
de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o
procedimiento”.65
64 Ibíd., p. 22-23. 65 TOVAR ALVARADO, Ana Virginia. Aproximación del estudio de las tipologías y series documentales de la Universidad Central de Venezuela. Disponible en: http://www.asocarchi.cl/DOCS/40.PDF. (Consultada enero 31 de 2009).
73
También es importante definir el principio original y de procedencia definidos en la
producción de una serie documental. José Luis La Torre y Mercedes Martín
Palomino, la definen como un “conjunto de documentos producidos por un mismo
sujeto productor, en el desarrollo de una misma función, y cuya actuación
administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental”.66
6.6 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Las series documentales están conformadas por tipos documentales que según el
Archivo General de la Nación: “es el estudio de los diferentes clases de
documentos que pueden distinguirse según su origen y carácter diplomático.67
Las unidades documentales que conforman un expediente o historia laboral son
los que en la mayoría de los casos establecen los manuales de procedimiento y
son los documentos de un trabajador desde la vinculación hasta su retiro con su
respectiva ordenación de las series documentales.
6.7 HISTORIAS LABORALES
En el siglo XX, en España se considera el Expediente de Contratación Laboral
temporal (Personal). Según en el artículo 1 del Estatuto de los trabajadores, como
el acuerdo establecido entre el trabajador y el empresario, mediante el cual el
trabajador acepta voluntariamente prestar servicios para el empresario a cambio
de una remuneración o salario68.
Para Cruz, a finales del siglo XX, el expediente de personal está encaminado a la
resolución de un asunto es la base de actuación administrativa, en este sentido y
de acuerdo con este planteamiento, los expedientes de personal poseen
66 Ibíd., p.8. 67 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 2 ed. Santafé de Bogotá, 1997 p. 44. citado por CORTES C., Cecilia. Pautas para la organización y el manejo de historias laborales en el ámbito de la administración pública colombiana. Bogotá, 2002, 186 p. Trabajo de grado (Profesional en Ciencia de la Información-Bibliotecóloga). Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de comunicación y Lenguaje. p. 23. 68 JAEN GONZALEZ, Ma. Del Pilar. Los expedientes de contratación laboral temporal en la Diputación de Córdoba. Disponible en: http://www.dipucordoba.es/archivo/revista-arcontes/pdf/numero1/08PersonalLaboral.pdf .(Consultada enero 29 de 2009).
74
documentos que reflejan la vida administrativa de los empleados de una
organización, producto del desempeño de sus funciones y actividades, así como
las relativas a su situación familiar y personal.
El concepto que plantea Cruz es la relación de la documentación administrativa
con la manipulación de los datos personales de los funcionarios tales como: la
vinculación laboral, formación académica, experiencia laboral, sanciones,
nombramientos, jubilaciones, permisos, licencias, prestaciones sociales, seguro de
vida, etc. Es decir, que el expediente se abre cuando la persona ha sido
seleccionada o llamada de la bolsa de trabajo para cubrir un determinado puesto
por un período temporal determinado y se cierra cuando dicho período termina y,
por tanto, cesa el contrato69.
En Colombia, la gestión administrativa es una serie documental de manejo y
acceso reservado de la dependencia de Recursos Humanos, es donde se
conservan cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo
relacionados con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la
entidad.70
En 1996, El Departamento de Administración de la Función Pública- DAFP,
reglamenta que la historia laboral comprende: la hoja de vida y los documentos
soporte de educación y cursos en general. Los certificados laborales, las
calificaciones de servicios para los cargos de carrera del sector público y todos
aquellos documentos que incidieron en el desempeño laboral de la persona71.
En el 2002, Cortés, propone un concepto archivístico de historia laboral: “Es un
expediente conformado por un conjunto de documentos que da cuenta de la
69 Ibíd. 70 RUGELES, Antonio. La historia laboral como parte de la gestión de talento humano. En: Memorias Seminario Archivo de Historias Laborales. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001. pp. 165 71 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE FUNCIÓN PÚBLICA.Circular 1000-001 de 31 de enero de 1996. Bogotá. CITADO POR: CORTES C., Cecilia. Pautas para la organización y el manejo de historias laborales en el ámbito de la administración pública colombiana. Bogotá, 2002, 186 p. Trabajo de grado (Profesional en Ciencia de la Información-Bibliotecóloga). Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de comunicación y Lenguaje. pp. 23
75
vinculación del funcionario con la institución a la que pertenece inclusive después
de su retiro. Comprende la hoja de vida, documentos soporte de educación y/o
cursos de capacitación, certificados laborales, documentos de aportes legales y
todos aquellos documentos que inciden en el desarrollo y desempeño de los
empleados.72
Características de la historia laboral
Las historias laborales tienen características importantes por ser un expediente
que reúne información laboral de un empleado.
Para José Alberto Giraldo, Abogado Especializado en Derecho Empresarial y de
Comunicación, tiene las siguientes características:
- Integralidad: Debe reunir la información de los datos básicos de la hoja de
vida, de educación y cursos, la experiencia, las calificaciones de servicios,
los actos administrativos relativos al desempeño laboral de la persona
debidamente soportados. Debe ser íntegra, reunir todos los conceptos
relacionados con el desempeño laboral de la persona.
- Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios que se
hagan en materia laboral deben consignarse en la frecuencia cronológica
en que se presenten. Sobre lo secuencial, Cortes, agrega que los
documentos deben evidenciar la carrera laboral del empleado.
- Disponibilidad: Debe estar a disposición para ser utilizados en el momento
en el que se necesite, lógicamente con las limitaciones que impone la
reserva constitucional.
72 CORTES C., Cecilia. Pautas para la organización y el manejo de historias laborales en el ámbito de la administración pública colombiana. Bogotá, 2002, 186 p. Trabajo de grado (Profesional en Ciencia de la Información-Bibliotecóloga). Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de comunicación y Lenguaje. pp. 72-73
76
- Oportunidad: El diligenciamiento de los registros debe hacerse
oportunamente, es decir, al momento de producirse la vinculación o la
contratación de las personas y así sucesivamente73.
Para Rugeles, la Historia laboral reúne los conceptos de unicidad, uniformidad y
estructura, definidas de la siguiente forma:
- Unicidad: La historia laboral única implica incluir en una sola carpeta toda
la información relativa a todas las situaciones administrativas de un
funcionario, a lo largo de su vida dentro de la empresa, independiente del
lugar donde se realicen o lleven a cabo las actividades o funciones que
hacen parte de las situaciones administrativas pertinentes.
- Uniformidad: cada una de las historias laborales que conforman el archivo
de gestión e histórico que maneja la unidad de talento humano, deben ser
en lo posible, igual en su contenido y diseño. En lo posible, porque no
siempre las Historias laborales tienen cada uno de los documentos y
reparticiones que vamos a ver adelante. Lo ideal es que tengan el mismo
contenido en términos generales.
- Estructura: Consiste en la forma como se archivan los documentos, esa
estructura debe conservarse, con el fin de que en el momento de archivar, o
en los fólderes utilizados para esta labor, se pueda fácilmente,
predeterminar el espacio que se va a usar, y no tener espacios más
grandes o más pequeños, que impidan la elaboración de un mueble para
esta actividad.74
Los documentos de archivo fidedigno son los archivos de historias laborales ya
que reflejan correctamente lo que se comunicó, decidió o la medida que se adoptó 73 GIRALDO, José Alberto. Normatividad de la historia laboral. En: Memorias Seminario Archivos de Historias laborales. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003. p. 7. 74 RUGELES, Antonio. La historia laboral como parte de la gestión de talento humano. En: Memorias Seminario Archivo de Historias Laborales. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001. p. 165.
77
para satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculada y poder
utilizarse para rendir cuentas, según la norma ISO 1548975, están dados con las
siguientes características para este tipo de archivos:
- Autenticidad: Un documento de archivo auténtico es aquel del que se puede
probar:
a. que es lo que afirma ser;
b. que ha sido creado o enviado por la persona que se firma que lo ha
creado o enviado: y
c. que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deberían
implementar y documentar políticas y procedimientos para el control de la
creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los
documentos de archivo de manera que se asegure que los creadores de los
mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén
protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u
ocultación no autorizadas.
- Fiabilidad: Un documento de archivo fiable es aquél cuyo contenido puede
ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las
actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en
el curso de posteriores operaciones o actividades. Los documentos de archivo
deberían ser creados en el momento, o poco después, en que tiene lugar la
operación o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un
conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos
que se usen habitualmente para realizar las operaciones.
75 ISO. NORMA ISO 15489. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1302. (Consultada junio 07 de 2009).
78
- Integridad: La integridad de un documento de archivo hace referencia a su
carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido
contra modificaciones no autorizadas.
Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deberían especificar
qué adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento después de su
creación, en qué circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o
anotaciones y quién está autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotación,
adición o supresión autorizada que se realice en un documento debería indicarse
de forma explícita y dejar traza.
- Disponibilidad: Un documento de archivo utilizable es aquél que puede ser
localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debería
mostrar la actividad u operación que lo produjo. Las indicaciones sobre el
contexto de los documentos de archivo deberían contener la información
necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y
usaron.
Debería ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las
actividades y las funciones de la organización. Se deberían mantener los
vínculos existentes entre los documentos de archivo que reflejan una
secuencia de actividades.
Además las historias laborales se caractericen por lo legibles: “Los documentos
soporte de la historias laborales deben ser legibles y sin prestarse a
interpretaciones erróneas sobre la capacitación, el estado clínico o aportes legales
del empleado76. Relacionado al derecho de rectificar mencionado en el Habeas
Data.
Las historias laborales de los funcionarios públicos deben ser racionales para
evidenciar de manera clara, coherente y completa la forma en que ha transcurrido 76 GIRALDO, Op. Cit., p.8
79
la vida laboral del empleado. En la carrera administrativa es necesaria para la
promoción, ascenso, bonificación o retiro del empleado de acuerdo con las
circunstancias que se llegaron a presentar, Es decir que estén disponibles los
documentos para tomar las decisiones.
80
METODOLOGÍA
7.1 ESTUDIO DE CASO
Se plantea un estudio de caso ya que la investigación es una situación propia
institucional. Sin embargo, se generalizan las características de una empresa del
sector petrolero que apunta al análisis de las circunstancias en que se encontraron
los documentos además del cumplimiento o no de los requerimientos en la
organización del archivo.
Para conocer en detalle las funciones del departamento de Recursos Humanos
incluidos las tareas de los funcionarios que manejan el archivo de historias
laborales fue necesario conocer la percepción de los funcionarios para realizar la
descripción cualitativa de cada uno de los procesos de selección, contratación y
promoción de los empleados debido a que los mismos no se encuentran en un
manual de procedimientos. En general, el resultado es que los funcionarios
avalaron la importancia de contar con un archivo organizado de historias laborales.
Las herramientas utilizadas para ejecutar la inspección de las historias laborales
son las siguientes:
- Listados con información actualizada facilitados por el departamento de nómina y
recursos humanos que contiene: nombre completo del empleado, No. de cédula
de ciudadanía, fecha de ingreso, cargo que desempeña, lugar de labores (bases).
- Listado de verificación de los documentos que son requisitos para el contrato de
trabajo previamente establecidos por la oficina de Recursos humanos.
- Inventario físico de las carpetas de historias laborales basados en el listado de
información actualizada de nómina.
En la descripción cabe resaltar la localización, acceso y control de las historias
laborales para calificar si el sistema de ordenación es el más pertinente, cuáles
personas están autorizadas para el ingreso al archivo y si existen las medidas de
seguridad para garantizar el acceso.
81
Evaluar la competitividad de los funcionarios responsables del archivo, si cuentan
con capacitación continua para cumplir las funciones de organización y manejo de
las historias laborales a través del establecimiento de manuales de
procedimientos.
Para la verificación de los documentos de las historias laborales de cada
trabajador durante el período 2006-2008, se registra en un formato los
documentos que contiene cada carpeta, una vez terminado el chequeo se
identifica la carpeta con un punto blanco adhesivo en la parte superior izquierda.
7.2 MAPA DE PREGUNTAS
Para el desarrollo de los criterios de trabajo se realiza un mapa de preguntas para
ofrecer una idea concreta del alcance de la normatividad en algunos países. La
archivística no es solamente la organización de documentos sino es conveniente
estudiar el entorno administrativo en cuanto a la protección de datos personales
de los empleados para un alcance investigativo en una empresa del sector
petrolero. Algunas preguntas son: ¿Cuál es la importancia de la gestión de
información específico la archivística para crear una adecuada organización,
estructuración y manipulación de las historias laborales?, ¿Cuál es la importancia
de registrar y proteger los datos personales de los empleados?, ¿Qué beneficios
trae la organización de la información de las historias laborales dentro de los
procesos administrativos y cómo incide esto en el buen funcionamiento de la
empresa?, entre otras.
En Colombia, la organización de historias laborales no ha sido una serie
documental trabajada constantemente a excepción de las memorias elaboradas
por el Archivo General de la Nación en el 2003, como una iniciativa de dar a
conocer las normas y aspectos técnicos aplicados al adecuado manejo archivístico
de las historias laborales con el fin de dictar los parámetros relacionados con los
tiempos de retención, organización y conservación.
82
Las pautas generales dictadas por el Archivo General de la Nación, constituyen el
instrumento apropiado en conjunto con la legislación relacionada con la protección
de los datos de los empleados para la reflexionar la importancia de organizar los
archivos de historias laborales y motivar a las instituciones en la elaboración de
sus propias políticas en el desarrollo archivístico del país.
Los dos objetivos fundamentales del trabajo de grado radican en profundizar el
desarrollo de la normatividad archivística en algunos países haciendo énfasis en la
protección de datos personales de los empleados, ya que este tipo de información
determina la eficacia del derecho de acceso a los archivos y no solamente el
soporte en el que la información se encuentre incorporada. El otro objetivo a
destacar, es el diseño del modelo que permita organizar el archivo de historias
laborales de acuerdo con las características de una empresa petrolera.
8. MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
8.1 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE RECURSOS HUMANOS- FLUJOGRAMAS
No. FLUJOGRAMA DOCUMENTO
QUE GENERA
DESCRIPCION RESPONSABLE
1
2
Requisición de personal
/ Descripción
del cargo
Diligenciamiento del formato de requisición de personal para desempeño de funciones en el área de cada base de operaciones.
Jefe de área
3
Si el cargo no se va a proveer, el cargo queda vacante hasta recibir orden del Director General y se termina el proceso
Jefe de área / Director de Recursos Humanos
4
Registro convocatoria en medios
Las convocatorias se realizan a nivel interno a través de correo electrónico, la participación del empleado requiere de la autorización del jefe inmediato, Los medios son: páginas Web de servicios de búsqueda de empleo, recepción física.
Coordinador de Selección de
Personal
5
Hoja (s) de
Vida
Recepción y verificación de las hojas de vida de los candidatos internos y externos que cumplan el perfil definido en la Descripción del Cargo
Coordinador de Selección de
Personal
INICIO
Identificar de los cargos vacantes
Verificar si el cargo es vacante NO
FIN
SI
Recepción de Hojas de Vida
Convocatoria para el cargo
1
6
Formato de Entrevista
Realización de entrevista, pruebas psicotécnicas a los candidatos para entregar un informe de resultados del proceso al jefe inmediato del área.
Coordinador de Selección de
Personal
7
Formato Pruebas Psicotécnicas
Aplicación de pruebas psicotécnicas a los candidatos.
Coordinador de Selección de
Personal
8
Informe de Entrevista y
pruebas psicotécnicas
El jefe inmediato realizará pruebas específicas para el cargo y tomará la decisión de seleccionar el candidato idóneo a la vacante,
Coordinador de Selección de
Personal
9
Base de datos de candidatos No
aptos
Los candidatos no aptos por el cargos son ingresados en una base de datos de consulta por el Departamento de Selección de Personal
Jefe Inmediato
10
Remisión de Examen médico
El candidato seleccionado será remitido al examen médico en un plazo de cinco (5) días hábiles.
Coordinador de Contratación
Seleccionar los candidatos
2
Verificar si el candidato aprobó la entrevista
FIN
NO
Aplicación Pruebas
psicotécnicas
Presentación de Candidatos- Entrevista 2
1
Solicitud Examen médico
SI
11
Concepto médico de aptitud laboral
Certifica que el candidato seleccionado es apto para desempeñar el cargo. Médico
12
Base de datos de candidatos No
aptos
Los candidatos no aptos por el cargos son ingresados en una base de datos de consulta por el Departamento de Selección de Personal
Coordinador de Selección de
Personal/ Coordinador de
Contratación
13
Solicitud al candidato seleccionado los documentos (formatos, formularios, certificados y otros) de vinculación y verificar en el formato de verificación de documentos Historia Laboral
Coordinador de Contratación
14
Formato de control
y verificación de documentos de
Historias Laborales
Verificación de los documentos solicitados en el formato establecido
Coordinador de Contratación
15
Contrato de trabajo Aprobación del contrato del trabajo según el tipo de vinculación y firma del Empleador y trabajador.
Coordinador de Contratación
Aprobación del Examen médico
Verificar si el candidato es apto para el
cargo
FIN
SI NO
Solicitud de documentos para
vinculación
Recibir y Verificar los documentos de vinculación
3
2
Aprobación y Firma del contrato de trabajo
86
16
Se le solicita al trabajador informar a cual entidad de EPS y pensiones y cesantías desea ser vinculado para realizar la novedad.Se debe verificar la fecha de afiliación al sistema relacionando los beneficiarios (si tiene), cargo y sueldo y documento soporte de afiliación
Coordinador de Contratación
17
Diligenciar los formularios de ARP, EPS, Formulación de Seguridad social, Cesantías y Caja de Compensación.
Coordinador de Contratación
18
Formularios con
soportes de afiliación
Verificar que los estén diligenciados los campos correspondientes con las firmas
Coordinador de Contratación
19
Envío de los formularios y soportes a
las Entidades correspondientes Coordinador de
Contratación
20
Recibido de los formularios aprobados por cada Entidad
Coordinador de Contratación
3
Verificar afiliación prestaciones
sociales FIN
NO
Diligenciar los formularios de
afiliación
Verificar el diligenciamiento los
formularios de afiliación
Enviar formularios de afiliación
4
Recibir los formularios de afiliación aprobados
SI
87
21
Formulario de Afiliación (copias)
Entrega de las copias de afiliación de las prestaciones sociales al trabajador.
Coordinador de Contratación
22
Carta de apertura cuenta nómina
El trabajador entrega la carta con el respectivo No de cuenta de apertura de nómina.
Coordinador de Contratación
23
Recibo manual de inducción, Registro
inducción de personal, Plan de
Entrenamiento
La inducción y entrenamiento tiene el objetivo de familiarizarlo con la entidad y con las funciones generales de la misma. Además se debe instruir en la misión de la entidad, de las funciones de la dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos. La inducción específica en cuanto a actividades del cargo se realiza en el área en la cual vaya a desempeñarse.
Coordinador de Contratación/Jefe de
área
24
Fin
4
Entregar las copias de los formularios al trabajador
Solicitud cuenta de nómina
Inducción al nuevo trabajador
88
8.2 PROCEDIMIENTO CONFORMACIÓN DE LA HISTORIA LABORAL
No. FLUJOGRAMA DOCUMENTO QUE GENERA DESCRIPCION RESPONSABLE
1
2
Memorando envío de documentos
Recibir los documentos diligenciados en el Memorando de envío de Documentos de Historias Laborales de las bases de operaciones
Archivista
3
Formato de Control de
documentos
Verificar los datos diligenciados en el Formato de control de Documentos de Historias Laborales
Archivista
4
Memorando envío de documentos
Devolución de los documentos de los empleados a la Coordinación de Contratación
Archivista
5
Clasificación de los documentos según el tipo de vinculación y según el esquema de tipos documentales basados en los Procedimientos archivísticos de la Organización de Historias Laborales
Archivista
INICIO
Recepción de documentos
Verificación de documentos
Organización Historia Laboral
Los documentos
coincidenFIN
NOSI
1
89
6
Enumeración de los folios según el Procedimientos archivísticos de la Organización de Historias Laborales
Archivista
7
Identificación física con los apellidos y nombres del empleado para actualizar el inventario de las Historias Laborales.
Archivista
8
Ubicación física en la estantería identificada en Archivo de Gestión y Central, retirados y pensionados
Archivista
9
Registro de consulta y préstamo
Disposición para la consulta y préstamo de los documentos empleados según las políticas de acceso.
Archivista
10
Archivista
Foliación
Identificación
1
Almacenamiento
Consulta y préstamo
Fin
9. DESARROLLO DEL MODELO DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
El diseño del modelo de organización de historias laborales implica el estudio de la
serie documental y los tipos documentales que se recopilan en el proceso de
ingreso, permanencia, traslado o retiro dentro del ciclo vital de los documentos.
9.1 TIPO DE VINCULACIÓN LABORAL
Los empleados de la compañía están vinculados a través de tres tipos de contrato
-Vinculación directa
-Vinculación temporal administrada por una empresa contratada.
- Estudiantes práctica académica y SENA
91
9.2 IDENTIFICACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES
Los siguientes tipos documentales conforman la serie documental Historias laborales para los empleados con vinculación directa.
9.2.1 Documentos de ingreso a la compañía
1. Requisición de personal
2. Descripción del cargo
3. Plan de entrenamiento
4. Recibo manual de inducción
5. Registro de inducción al personal
6. Examen médico de remisión
7. Concepto médico de aptitud laboral
8. Fotocopia de la cédula de ciudadanía
9. Fotocopia carné ARP
10. Reporte afiliación ARP
11. Formato datos software Recursos Humanos con foto reciente
12. Formato hoja de vida de la empresa
13. Hoja de vida
14. Estudio de seguridad (ciertos cargos)
15. Certificaciones laborales
16. Certificados de estudios
17. Pruebas psicotécnicas
18. Pruebas técnicas
19. Fotocopia tarjeta profesional
20. Fotocopia pasaporte
92
21. Fotocopia pasado judicial vigente
22. Fotocopia libreta militar
23. Formulario solicitud seguro de vida
24. Formato de elección a seguridad social, EPS, Pensiones y Cesantías
25. Formulario afiliación Caja de Compensación Familiar
26. Fotocopia registro de nacimiento de los hijos ó fotocopia tarjeta identidad
27. Fotocopia cedula ciudadanía cónyuge
28. Fotocopia partida de matrimonio ó Declaración extrajuicio
29. Formulario afiliación a EPS
30. Formulario afiliación fondo de cesantías
31. Formulario afiliación fondo de pensiones
32. Certificaciones de afiliaciones EPS, pensiones y cesantías (Si ya se encuentra afiliado)
33. Carta de apertura de cuenta nomina
9.2.2 Documentos permanencia en la empresa
1. Contrato de trabajo
2. Formato recibido Políticas de Confidencialidad
3. Carné de vacunación
4. Incapacidades médicas
5. Licencias de maternidad
6. Otrosí del contrato
7. Certificación laborales
8. Anuncios
9. Memorandos
10. Actas de descargo
11. Solicitud auxilios educativos
93
12. Aprobación auxilios educativos
13. Carta de Incremento
14. Certificado cambio posición y salario
15. Embargos y/o comunicaciones legales
16. Autorización de libranza
17. Autorización pago cesantías
18. Solicitud retiro cesantías- soportes
19. Solicitud vacaciones
20. Aprobación de vacaciones
9.2.3 Documentos desvinculación de la empresa
1. Carta de renuncia
2. Carta terminación de contrato
3. Liquidación por retiro
4. Recibido carta certificación laboral
5. Formato Paz y salvo
6. Carta de autorización consignación de liquidación
7. Carta retiro de cesantías
8. Pago seguridad social
9. Remisión examen médico de retiro
9.3 PROCEDIMIENTOS IDENTIFICADOS EN RECURSOS HUMANOS PARA LA CONFORMACIÓN DE HISTORIAS LABORALES.
A continuación se describe brevemente los procesos de ingreso de personal a la
compañía recopilados desde la observación debido a la falta de procedimientos
reglamentados.
94
9.3.1 Procedimiento de reclutamiento
Identificar la necesidad de una vacante en un área determinada de la compañía a
través del documento de requisición de personal del jefe inmediato del área. Los
posibles candidatos internos en la compañía participan o es necesario solicitar un
nuevo empleado. Además de tener en cuenta la descripción del cargo.
9.3.2 Procedimiento de selección
Una vez aceptada la solicitud de requisición de personal es realizada la
convocatoria de candidatos a través de diferentes medios, como los buscadores
de empleo en la Web, y el correo electrónico para los empleados de la compañía a
nivel nacional. La recepción de las hojas de vida es determinada en un plazo para
escoger los candidatos y seguir al proceso de entrevista.
En la entrevista se realiza las pruebas psicotécnicas para comparar las
habilidades del candidato con el perfil del cargo. El responsable de la selección
presenta un informe del resultado para que el jefe inmediato del área apruebe el
siguiente paso con la entrevista en el área y si es necesaria la presentación de
pruebas técnicas especializadas para establecer la idoneidad del candidato.
9.3.3 Procedimiento de vinculación Para continuar con el proceso de ingreso del personal, el candidato debe
presentar el examen médico de remisión en la entidad contratada para tal fin y
enviar en un plazo no mayor de una semana el Concepto Médico de Aptitud
Laboral que certifique el buen estado de salud y puede desempeñar las funciones
del cargo.
El candidato debe entregar la fotocopia de los documentos mínimos de ingreso:
Documentos de identidad (cédula de ciudadanía, libreta militar, pasado judicial,
certificado de estudios y laborales, tarjeta profesional, pasaporte). Se anexa las
pruebas psicotécnicas y técnicas con la hoja de vida, después se diligencian los
95
formatos propios de la compañía: Formato hoja de vida, Formato para el software
administrativo de hojas de vidas, entre otros.
Igualmente, el diligenciamiento de formularios de afiliación a prestaciones
sociales: EPS, Fondo de Pensiones y Cesantías, ARP, Caja de compensación
familiar y el formulario de Solicitud del Seguro de Vida. Es necesario anexar la
fotocopia de la cédula de ciudadanía y los documentos de identidad de los
familiares a quien desee afiliar y registros civiles de nacimiento en caso de
afiliación de los hijos y actas de matrimonio para afiliación del cónyuge y
comprobar la relación familiar.
Si el candidato ya se encuentra afiliado a alguna entidad debe reportar al
funcionario que realiza el proceso la novedad para continuar con el pago de
aportes y anexar los certificados de afiliación a la Historia Laboral.
Para la consignación de salario se requiere la apertura de la cuenta de nómina a
través de una carta de la entidad bancaria.
Una vez se tenga todos los documentos completos el candidato firma el contrato
de trabajo para realizar las funciones y se realiza el nombramiento a través de un
Anuncio.
El proceso de vinculación continúa con el registro de inducción al personal, Plan
de entrenamiento, Formato recibido de las Políticas de Confidencialidad.
96
9.4. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
9.4.1. Recepción
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
En la recepción de documentos se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la compañía, para efectos de
su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
Las comunicaciones y documentos que llegan desde las bases de operaciones
bien sea en Colombia o en otros países, se pueden recibir a través de diferentes
medios tales como: mensajería, correo electrónico y cualquier otro que se
desarrolle para tal fin, de acuerdo con los avances tecnológicos de la compañía y
deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
Descripción de la actividad Actividad elaborada por funcionario del departamento de recursos humanos
- Organizar y verificar los documentos de la historia laboral y diligenciar el
Formato de Control de Documentos de Historia Laboral (Ver anexo A) para ser
entregados al responsable del archivo.
- Entregar las novedades de personal cuando los empleados pasan de temporal
a fijo con el fin de actualizar el inventario de carpetas de Historias Laborales.
97
9.4.2. Distribución
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen al funcionario
responsable del archivo de historias laborales.
Descripción de la actividad
- Recibir la documentación verificada en el Formato de Control de Documentos
de Historia Laboral, de las historias laborales de las bases de operaciones.
9.4.3. Organización
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
Descripción de la actividades
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos
comprende los procesos archivísticos de:
- Clasificación documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y
establecen los tipos documentales que componen las historias laborales.
- Identificación de los tipos documentales según el esquema de las divisiones
físicas de la carpeta como unidades de conservación anunciados en el apartado
9.2
9.4.4 Preparación física
La preparación física de las carpetas del período requiere de las siguientes
actividades establecidas en las recomendaciones para la transferencia de archivos
del Archivo General de la Nación.
98
Descripción de actividades
- Preparar a los auxiliares de archivo con materiales para la protección como:
overoles, gorra, guantes, tapabocas, etc.
- Extracción de objetos metálicos: ganchos legajadores, de cosedora y clips, para
evitar los efectos de la oxidación sobre el papel.
- Para la conformación de los expedientes insertar ganchos plásticos y perforar los
documentos en la carpeta.
9.4.5 Ordenación
Es el proceso mediante el cual se realiza la ubicación física de los documentos
dentro de los tipos documentales atendiendo a los principios archivísticos:
Principio de orden original
Hace referencia a los hechos y la serie de actividades y pasos relacionados que
se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es
una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. Es la relación
causa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento
inicial, otro u otros que le siguen y, por último, uno más que concluye.77
El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su
trámite; el primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través
de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los
documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que
concluye el trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una
disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata
según la división física de cada carpeta. 77 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Ordenación documental. Bogotá: División de clasificación y descripción. 2003, pp. 10-11
99
Principio de procedencia
Permite saber quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por
qué razones lo hace (por asignación de funciones).78
9.4.6. Ordenación cronológica
Los documentos de cada historia laboral se encuentren colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el
primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que
refleje la más reciente.
9.4.7. Foliación
Los documentos deben enumerarse teniendo en cuenta las siguientes
recomendaciones:
- Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para enumerar desde uno en adelante,
en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin
enmendaduras.
- En caso de existir una enumeración existente no debe corregirse y si se
detecta algún error en ella debe enumerar nuevamente, tachando la anterior.
- Los impresos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables,
etc.) deben enumerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo
de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y
número total de páginas.
- Los folios en blanco que no contengan información en recto ni vuelto y que
estén sueltos, no se deben foliar.
78 Ibíd., p. 11.
100
- La foliación debe ser consecutiva de 1 a n (infinito) independientemente del
número de carpetas, por ejemplo: Carpeta 1 Folios. 1-200, Carpeta 2 Folios.
201-400, y así sucesivamente. Cada expediente podrá estar contenido en
varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se
recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios.
- Las unidades de conservación deben estar hechas de material cartulina libre
de acidez o en cartulina blanca.
- Registrar los documentos en el Formato de Hoja de Control que se anexa a la
carpeta lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.
- Identificación de la carpeta: nombre del empleado que se realiza a través de la
ordenación alfabética- onomástica que facilita la consulta y unifica las carpetas
en un solo lugar de almacenamiento. En el sistema alfabético- onomástico se
debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el
nombre al final con la primera letra en mayúscula.
Por ejemplo:
ROJAS DUARTE, Diego
La impresión en fuente Arial y en negrilla sobre papel marbete color blanco y
protegido con pestañas plásticas para insertar en las tapas posteriores de cada
carpeta.
- Elaboración del Inventario Único Documental de los expedientes y actualización
en la base de datos para la ubicación física de las carpetas actividad realizada por
el responsable del manejo de historias laborales.
101
- Almacenamiento de las carpetas de historias laborales: La estantería será
cerrada para restricción del paso al personal no autorizado y la ubicación de
las carpetas estarán identificadas con el número de entrepaño de la estantería.
- Una vez definido el estado actual del empleado se clasifica las unidades
documentales según el ciclo vital del si pertenece al archivo de gestión, central
o histórico para las historias laborales de trabajadores activos, retirados o
pensionados.
Además de los anteriores procesos archivísticos existen medidas de tipo
técnico y de seguridad que complementa el manejo y organización de las
historias laborales establecido en la Ley General de Archivos.
9.4.8. Políticas de Acceso
- La solicitud del préstamo de los documentos de las historias laborales deben
realizarse personalmente por el funcionario del departamento de recursos
humanos autorizados para diligenciar el formato de préstamo aprobado por
dirección.
- Si se requiere consultar la carpeta de historias laborales incluir la autorización
por escrito o correo electrónico por parte de la dirección de recursos humanos.
- Determinar un tiempo estipulado para el préstamo de los documentos de la
historia laboral.
102
En el desarrollo del modelo de organización de historias laborales es vital que la
multinacional comience la planeación de los siguientes programas y herramientas:
- Diseño de una política para la gestión del archivo total y el archivo de Historias
laborales con el diseño e implementación de las Tablas de Retención
Documental- TRD para identificar los documentos con valor histórico y tiempos
de retención, especialmente las Historias Laborales para su conservación y
consulta
- Propuesta del Programa de Gestión Documental que incluya la automatización
de la correspondencia, recepción, trámite y distribución para el control de
ingreso y salida de los documentos y apoyo en la gestión administrativa de la
compañía.
- Contratación de un profesional de la información y auxiliares calificados en
archivística para las actividades operativas de organización de historias
laborales y la continuidad de la planeación de actividades del archivo.
- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,
solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a
conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua. Las especificaciones
técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con
las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento e
implementación de sistemas de alarma contra incendio y robo.
103
CONCLUSIONES
La organización de las Historias Laborales en la gestión administrativa de
Recursos Humanos, es de vital importancia para la institucionalización en la toma
de decisiones del personal de la multinacional, además el control y seguimiento de
trámites en cumplimiento de las funciones de las entidades públicas y privadas.
Para estructurar un archivo de historias laborales en forma funcional y centralizada
como una herramienta indispensable en la ejecución de tareas en la dependencia
de Recursos Humanos, es necesaria la planificación de un modelo de
organización documental. En primera instancia, se requiere de un proceso de
diagnóstico del estado de las condiciones de almacenamiento y organización de
las unidades documentales para realizar una propuesta de criterios de
organización teniendo en cuenta las políticas y las directrices institucionales con el
fin de establecer documentos de avance como procedimientos, formatos y
diagramas de flujo para llevar a cabo el seguimiento y control del modelo de
organización.
El modelo de organización de historias laborales debe estar enmarcado en el
cumplimiento de las leyes nacionales laborales, las directrices de la legislación
archivística a través de los procesos de archivo: producción, recepción, trámite,
recepción, organización y disposiciones finales.
La historia laboral es el expediente que integra los documentos personales que
integra el cumplimiento de los deberes y derechos de la afiliación a las
prestaciones sociales de jubilación, pensión, bonos y salud de los trabajadores.
Por lo tanto, para el estudio documental de las historias laborales es importante
identificar los tipos documentales para medir el impacto en la valoración
documental tanto primaria y secundaria para la conservación y testimonio de la
dependencia de Recursos Humanos para que haga parte del patrimonio
104
documental de la compañía y sea insumo de investigación del campo económico y
social del país.
Por otro lado, las historias laborales contienen los datos personales del trabajador
que requieren de la protección legal manifestado por la OIT, al recomendar que
este debe ser aplicado por la legislación de cada país ya que los datos están
propensos a tratamientos ilegales por tal razón fue necesario conocer los procesos
de las legislación de protección de datos de algunos países latinoamericanos y
concluir que en la materia en Colombia no se ha trabajado al respecto.
La organización y conservación de los archivos de historias laborales deben
ofrecer las garantías para la protección de datos y de la vida privada del
empleado, la aplicación de la Ley General de Archivos y la obligación de las
servidores públicos de proteger la información de los empleados mencionado en el
Código Único Disciplinario y el Código de Procedimiento Disciplinario para
garantizar el acceso de los trabajadores a todos sus datos personales,
independientemente de que sean objeto de un tratamiento automático o de que se
conserven en un expediente manual o en cualquier otro fichero que comprenda
sus datos personales salvo las excepciones de Ley y cumplir con el derecho a la
información lo estipulado en la Constitución Política de Colombia.
El desarrollo de la propuesta del modelo de organización de historias laborales
demanda un profesional de la información para liderar el diseño y ejecución del
proyecto por su formación integral para responder a las necesidades explicitas de
la organización de información en la compañía, que requiere conservar, gestionar
y consultar la información para la toma de decisiones administrativas. Es
necesario realizar capacitación continua al personal de la dependencia dentro de
las actividades de seguimiento y control para el cumplimiento del cronograma y el
éxito del proyecto documental.
105
RECOMENDACIONES
Para que la propuesta del modelo de organización de historias laborales en la
empresa petrolera obtenga mejores resultados es importante proponer las
siguientes recomendaciones generales.
1. Incluir dentro de los objetivos de la dependencia de Recursos Humanos el
cumplimiento de los procedimientos de archivo para la organización de la
documentación de los empleados de la compañía e integrarlo con el Sistema
de Gestión de Calidad para las mejores prácticas en la dependencia de
Recursos Humanos.
Recomendaciones para la organización Historias laborales
1. Para los empleados antiguos que no tienen las pruebas psicotécnicas en sus
carpetas, señalar la ausencia del mismo en el formato de control de
documentos de historias laborales teniendo en cuenta la fecha en la que la
coordinación de selección las empezó a realizar.
2. Verificar la vigencia de los documentos personales especialmente de pasado
judicial vigente, Certificado de antecedentes judiciales entre otros.
3. Realizar la actualización del formato de control de documentos de historias
laborales para las carpetas de los empleados nuevos cada vez que entreguen
documentos pendientes.
4. Realizar lista de chequeo de los documentos de liquidación para la entrega al
archivo de historias laborales.
106
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113
ANEXOS ANEXO A: FORMATO DE CONTROL DOCUMENTOS HISTORIA LABORAL
114
ANEXO A
FORMATO DE CONTROL DOCUMENTOS HISTORIA LABORAL
Nombre Empleado:_______________________________ Cédula de ciudadania:_________________Vinculación Laboral: Fijo___ Temporal___
No. DOCUMENTOS SI NO N/A OBSERVACIONES1 Formulario people con foto reciente
2 Hoja de vida
3 Formato hoja de vida Weatherford
4 Fotocopia Diplomas
5 Certificaciones laborales
6 Pruebas psicotécnicas
7 Pruebas técnicas
8 Fotocopia tarjeta profesional
9 Fotocopia pasaporte
10 Fotocopia pasado judicial vigente
11 Fotocopia libreta militar
12 Fotocopia de la cédula de ciudadanía
13 Formato de elección a EPS, Pensiones y Cesantías
14 Formulario afiliación caja de compensación familiar
15 Formulario de afiliación a EPS
16 Formulario afiliación al fondo de cesantías
17 Formulario Afiliación a fondo de pensiones18 Certificaciones de afiliaciones: EPS, Pensiones y Cesantías
19 Fotocopia partida de matrimonio ó Declaración extrajuicio
20 Fotocopia de la cédula ciudadanía cónyugue
21 Fotocopia registro de nacimiento ó fotocopia tarjeta identidad hijos
22 Fotocopia Carnet ARP
23 Reporte afiliación ARP
24 Formulario seguro de vida
25 Concepto médico de aptitud laboral
26 Examen médico de remisión
27 Contrato de trabajo
28 Carta recibido de las políticas Weatherford
29 Requisición de personal
30 Status change
31 GOA aprobado
32 Recibo manual de inducción
33 Registro de inducción al personal
34 Objetivos del cargo
35 Plan de entrenamiento
36 Descripción del cargo37 Carta de apertura de cuenta nómina38 Otros. ¿Cuáles?
Elaborado por: _________________________ Verificado por:_____________________Fecha:_______________________________ Fecha:___________________________
FORMATO DE CONTROL DOCUMENTOS HISTORIA LABORAL
115
