1. TRABAJO DE INVESTIGACIN DABEIVA LPEZ FRANCO LUZ MARINA SARMIENTO TORRES Docente LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ Profesional CIDBA UNIVERSIDAD DEL QUINDO ASIGNATURA GESTIN DOCUMENTAL II FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA ARMENIA 2013 2. CONTENIDO INTRODUCCIN 3 OBJETIVOS 4 QUE ES UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL 5 ACTIVIDAD No. 1 6 ACTIVIDAD No. 2 28 CONCLUSIONES 42 WEBGRAFA 44 3. INTRODUCCIN La siguiente actividad fue desarrollada en dos entidades o instituciones ubicadas en diferentes puntos, una de ellas se realiz en un colegio, cuya identidad se reserva por polticas de seguridad de la entidad y a la cual llamaremos Institucin Educativa Mariscal Sucre, quien vio la necesidad urgente de encontrar estrategias eficaces y de costo accesible, que le permitiera administrar todo su volumen documental, para lo cual a travs de la contratacin de personal capacitado, subi sus primeros escalones para la obtencin de una gestin eficaz, a travs de una serie de fases como se explicarn en el desarrollo de la presente investigacin. La otra se llev a cabo en una universidad donde tienen implementado un software especial que permite mejorar sustancialmente el servicio a los usuarios y la labor del profesional de la informacin. 4. Con esta actividad se espera conocer y entender como funciona el sistema de gestin documental en la biblioteca de una universidades ms importantes de la ciudad de Manizales. Conocer los beneficios obtenidos con la implementacin de un software, en este caso SIABUC para la biblioteca, motivo de investigacin. En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestin documental: Garantizar la integridad de los documentos, evitando prdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentacin solamente a las personas autorizadas. OBJETIVOS 5. Sistema de Gestin Documental Es el conjunto de procesos y herramientas necesarios para administrar el ciclo completo de vida de los documentos generados por una entidad, incluyendo su creacin, digitalizacin, archivo, edicin, consulta, distribucin, aprobacin, entre otros, mediante soluciones de software. 6. Actividad 1 Intervencin Archivo 7. DocView Es una aplicacin de Windows que se ejecuta en un PC con una velocidad de 33 MHz o superior. DocView puede recibir imgenes de los documentos enviados a travs de Internet desde las estaciones de trabajo de Ariel situados a gran distancia. Ariel es un paquete de software desarrollado por el Grupo de Bibliotecas de Investigacin para una estacin de trabajo que comprende un ordenador, un escner y una impresora. 8. Uso DocView Cuando llega un nuevo documento a partir de un sistema de Ariel, DocView le notifica a travs de un cuadro de dilogo y le pregunta si desea verlo. Si decide verlo, DocView la mostrar en pocos segundos. Si usted decide no ver, DocView le preguntar de nuevo, en un intervalo nominal de diez minutos. Durante ese intervalo entre las notificaciones, si desea ver el documento Ariel, puede hacerlo seleccionando "Copiar Ariel documento" en el men Documento de DocView: 9. Uso DocView La Bandeja de entrada muestra los mensajes en el orden en que se reciben, comenzando por el ms reciente en la parte superior. La Bandeja de entrada le dice si usted ha visto previamente cada mensaje, adems de mostrar quin era, y su tema. Seleccione el botn Ver para tener DocView mostrar las imgenes As es como aparece la Bandeja de entrada del mensaje: 10. Uso DocView Si selecciona Cascada de la ventana de men, DocView mostrar todas las ventanas de documento de una manera superpuesta. Esta aparece como la siguiente: Las ventanas de los documentos tambin pueden ser minimizados. Para ello, haga clic en el cursor del ratn sobre la flecha que apunta hacia abajo en la parte superior derecha de la ventana. Cada ventana minimizada aparece como un icono. Si usted tiene un montn de iconos, que puede ser representada en ordenadas filas si selecciona Organizar iconos de la ventana de men. As es como aparece la Bandeja de entrada del mensaje: 11. Intervencin Archivo METODOLOGA O PLAN DE TRABAJO PRIMERA FASE Entre marzo 4 a marzo 22 de 2013 Levantamiento de inventarios: Se elabor un inventario natural de cada una de las dependencias, mediante el cual se detallan cada una de las unidades documentales que conforman el fondo acumulado, como insumo para la creacin de las TRD. 12. Con el funcionario responsable revisar la tabla de retencin documental para identificar: Si se incluyeron todas las carpetas que requiere la dependencia, en caso de faltar alguna agregarla en color rojo a la tabla de retencin documental con sus respectivos tipos documentales. Revisar todos los tipos documentales para verificar nombres y completarlos en caso de requerirse. 13. Inventario Natural 14. Intervencin Archivo SEGUNDA FASE Entre abril 2 a mayo 31 Visita a cada dependencia Con el funcionario responsable revisar la tabla de retencin documental para identificar: Si se incluyeron todas las carpetas que requiere la dependencia, en caso de faltar alguna agregarla en color rojo a la tabla de retencin documental con sus respectivos tipos documentales. Revisar todos los tipos documentales para verificar nombres y completarlos en caso de requerirse 15. Completar la tabla preguntando: Quin tiene acceso a la informacin de esa carpeta? (Acceso a la informacin) Cuntos aos (mnimo dos aos) debera conservarlo en la oficina por ser de constante consulta? (Archivo de gestin) Cuntos aos debera conservarse la carpeta en la institucin por poseer informacin de importancia histrica? (Archivo Central Algunos documentos nunca deben eliminarse) 16. Completar la tabla preguntando: Despus de concluirse el tiempo en el archivo de gestin qu hacer con la carpeta: Eliminarla Seleccionar un aparte de la informacin (Qu tanta y con qu criterio) o Conservarla totalmente? 17. Se hace un acta de eliminacin y se guarda en una caja para ser analizada por el Comit de Archivo, las dems carpetas se analizan para determinar cunto tiempo ms deberan conservarse. Se hace un inventario de archivo y se transfiere al Archivo Central. 18. A cada dependencia se le solicita la siguiente informacin: Quin tiene acceso a la informacin de esa carpeta? La respuesta la coloca en la columna Acceso a la informacin en el lugar correspondiente Cuntos aos (mnimo dos aos) debera conservarlo en la oficina por ser de constante consulta? La respuesta la coloca en la columna AG: Archivo de gestin 19. A cada dependencia se le solicita la siguiente informacin: Cuntos aos debera conservarse la carpeta en la institucin por poseer informacin de importancia histrica? La respuesta la coloca en la columna Archivo Central (Algunos documento s nunca deben eliminarse). 20. A cada dependencia se le solicita la siguiente informacin: Despus de concluirse el tiempo en el archivo de gestin qu hacer con la carpeta: Eliminarla, Seleccionar un aparte de la informacin (Qu tanta y con qu criterio) o conservarla totalmente (CT)? La respuesta (X) la coloca en la columna correspondiente: E-S-CT 21. Martes 9 de abril de 2013 Regresar a cada oficina CAJA 1: Archivos que no se van a conservar segn TRD segn criterio del responsable del archivo y la legislacin. CAJA 2: Archivos que se conservan de 2011 hacia atrs, si hay que seleccionar o llevar a otra oficina Archivador: en las gavetas inferiores solo archivo 2012 y dejar las gavetas para organizar en adelante 22. Mircoles 10 de abril de 2013 Creacin un Comit de Archivo (segn lo estipulado en el artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin), para valorar lo que se eliminar y se harn actas de eliminacin. El responsable del archivo hace un inventario de lo que transferir y lo traen al Archivo Central Durante 15 das se visitar cada una de las dependencias para la seleccin de informacin a intervenir y eliminar. Para el cumplimiento de lo anterior, es vital la disponibilidad y colaboracin de la persona responsable de cada dependencia. 23. Fecha: Hora: Lugar: Asistentes: (Nombre Jefe Unidad Archivstica) Jefe UAA (Nombre del Responsable) Responsable del manejo de los Documentos UAA Asunto: Eliminacin de documentos Atentamente dejamos constancia de la eliminacin de los siguientes documentos, que de acuerdo a la TRD ya cumplieron su ciclo o por ser documentos de apoyo en el Archivo (nombre de la unidad archivstica). 24. MODELO ACTA DE TRANSFERENCIA No. _____ En ________________________, a los ____ ( ) das del mes de ____________________ de _______________, siendo las ________________, se reunieron ________________________________________, en calidad de Jefe de Archivo Central de ______________________ y _____________________________, identificados como aparece al pie de sus firmas, co el fin de formalizar la entrega transferencia de los documentos cuyas fechas oscilan entre los aos ___________ y ___________, contenidos en _____________ unidades de conservacin _________________ __________________ Jefe DependenciaJefe Archivo Central c.c. xxxxxxxxxx c.c. xxxxxxxxxxx 25. La actividad anterior se realiz a travs del el software corporativo DocView, de la empresa SERVITCP LIMITADA El software adquirido por la entidad les ha permitido realizar mejoras en los siguientes aspectos: Recuperacin del patrimonio Documental. Racionalizacin ce la produccin documental. Solucin software Gestin documenta! "CSD.Wet" Organizacin de Archivos. 26. Actividad 2 Universidad Catlica de Manizales 27. SOFTWARE BIBLIOTECA SIABUC es un software auxiliar en las labores cotidianas de un centro de informacin o biblioteca, ya sea universitaria, pblica o particular, sin importar que sea pequea o grande. 28. SIABUC 9 Universidad Catlica de Manizales En 1997, la Universidad Catlica, adquiri la demostracin del software SIABUC por unos meses y posteriormente, compr la licencia a travs de la Universidad de Colima, Mxico. En 1999, fue adquirida la actualizacin SIABUC Siglo XXI Luego adquiri la versin SIABUC 8 La ltima versin adquirida es la de SIABUC 9 29. Licenciamiento de SIABUC 9 Con una misma licencia se pueden tener cualquier nmero de clientes conectados al mismo tiempo. La licencia del servidor se tiene que activar va internet, es Institucional e intransferible. El software y sus actualizaciones se descargan va internet 30. Caractersticas de SIABUC 9 Permite los enlaces con internet (Google y otras pginas de internet. Es amigable Compatible con MARC 21 y estndares bibliotecarios Almacenamiento ilimitado Proporciona integridad y seguridad de la informacin 31. Ventajas de SIABUC 9 El licenciamiento Est en actualizacin constante Soporte tcnico sin costo El software es integral Actualizaciones sin costo 32. Catalogacin y Procesamiento de SIABUC 9 33. El funcionamiento de SIABUC 9, est basado en mdulos, cada mdulo corresponde a una tarea especfica dentro de la biblioteca: 1. ADQUISICIONES Permite capturar los libros pedidos, recibidos o donados con una estructura de "Nota" que nos permite tener visible en todo momento la informacin completa correspondiente a cada movimiento. 34. Catalogacin y procesamiento de SIABUC 9 2. ANLISIS En este mdulo se realiza la catalogacin o procesos tcnicos al material adquirido. Dicha catalogacin est basada en el formato MARC. Se realiza tambin el etiquetado del material y, de ser necesario, la impresin de la ficha o juego de fichas catalogrficas. Algunos de los productos que nos genera este mdulo son: Impresiones de etiquetas con clasificacin y/o cdigos de barras, impresin de tarjetas de prstamos, listados, consultas simples, control de productividad de los capturitas, entre otros.. 35. Funcionamiento de SIABUC 9 3. CONSULTAS Este mdulo est orientado hacia el usuario. Generalmente se coloca una o varias terminales a disposicin de los usuarios de la biblioteca sustituyendo de esta manera al tradicional catlogo fsico de fichas catalogrficas. 36. Funcionamiento de SIABUC 9 4. PUBLICACIONES PERIDICAS Este mdulo tiene funciones parecidas al mdulo de Anlisis pero orientado a revistas. Nos permite adems manejar un catlogo de fichas analticas (artculos o interiores de la revista). 37. Funcionamiento de SIABUC 9 El proceso de realizar un inventario se agiliza bastante con este mdulo que nos permite, adems, la identificacin exacta del material faltante y su posterior descarte. Se recomienda utilizar el cdigo de barras para aprovechar al 100% este mdulo. 5. INVENTARIO 38. Funcionamiento de SIABUC 9 En este mdulo se lleva un estricto control de los prstamos de material, incluye las siguientes funciones: Catlogo de usuarios, el cual puede incluso, importarse desde otro sistema; prstamo a domicilio o en sala, bloqueos de libros y de usuarios conflictivos, reportes de usuarios morosos, reportes de prstamos, constancias de no adeudo, entre otras. 6. PRSTAMOS 39. SIABUC 9 ESTADSTICAS Presenta diversos reportes sobre las tareas realizadas en los diferentes mdulos de SIABUC. Algunas de las estadsticas incluyen: Prstamos, consultas, productividad, compras, donaciones, entre otras. PUBLICACIONES EN WEB Permite poner los catlogos de SIABUC disponibles a travs de una pgina WEB (slo para servidores basados en Windows). 40. CONCLUSIONES La Gestin Documental no es slo un proceso de organizacin, digitalizacin y automatizacin del sistema de archivo, sino que a partir de su implementacin se empieza a generar valor en cada uno de los procesos internos de la organizacin desde distintos frentes: Facilita localizar todo tipo de documentos, desde su estacin de trabajo o cualquier lugar del mundo, cualquier usuario autorizado puede localizar documentos fijando criterios de bsqueda. Desde el frente de una biblioteca, sea esta pblica, privada, especializada, chica o grande. 41. CONCLUSIONES La cantidad de documentos que se generan a diario en las empresas es cada vez mayor. Es por tanto necesario que todas las empresas dispongan de un sistema de gestin documental, en realidad todas gestionan la documentacin de una u otra forma, pero lo lgico es realizarlo de un modo que nos ahorre tiempo en el almacenamiento de la informacin y en su posterior consulta. Los beneficios son muy significativos, tanto para los funcionarios puesto que les que permite prestar un servicio gil y eficaz, como para los usuarios que ven satisfechas todas sus necesidades con calidad. 42. WEBGRAFA SIABUC. Disponible en Google: http://siabuc.ucol.mx/site/include/que_es.html Google. Imgenes. Disponible en https://www.google.com.co/search?q=organizaci%C3%B3n+de+archiv os&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ei=qrMzUpiBIZKI9AT1wYEo &ved=0CD8QsAQ&biw=1024&bih=499&dpr=1 Google. Imgenes. Disponible en https://www.google.com.co/search?q=intervenci%C3%B3n%20archivo&p sj=1&bav=on.2,or.r_cp.r_qf.&bvm=bv.52164340,d.eWU,pv.xjs.s.en_US.CQs ooEYev9Y.O&biw=1152&bih=639&dpr=1&um=1&ie=UTF- 8&hl=es&tbm=isch&source=og&sa=N&tab=wi&ei=xVM2UouYBYK89QTl 9YDwCg#hl=es&q=organizaci%C3%B3n+archivos+de+gesti%C3%B3n&tb m=isch&um=1&facrc=_&imgdii=_&imgrc=SL2uZM3CFkA8WM%3A%3B7 02s2pvZ3GEFLM%3Bhttp%253A%252F%252F3.bp.blogspot.com%252F_T FVHCss- skY%252FTQepgdDLKCI%252FAAAAAAAAADo%252FOjRheNlmaFk%25 2Fs200%252FArchivo%252B020.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fadalframa rfic.blogspot.com%252F2010%252F11%252Fblog-post.html%3B200%3B150