TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 

LUIS GUIOVANNI TORRES ALVARADO

 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN, CURSO DE GESTIÓN DOCUMENTAL II – GRUPO 4

VISITA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

IMPLEMENTADO EN UNA ENTIDAD  

 LUIS GUIOVANNI TORRES ALVARADO

TUTORALUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

Esta investigación tiene como objetivo, presentar las necesidades que llevaron a una entidad a buscar una solución tecnológica, con el fin de mejorar la gestión de sus procesos de correspondencia, gestión documental y archivo, la cual atendiera a las nuevas tendencias tecnológicas y legales aplicadas en este tema. Como producto de este ejercicio, se realizo la adquisición de un Sistema de Gestión Documental (SGD) llamado SIAFI, el cual atiende a las necesidades de la entidad y permite el manejo de los ocho procesos definidos por el Archivo General de la Nación en la adquisición este tipo de herramientas tecnológicas.

INTRODUCCIÓN

ProducciónRecepción

DistribuciónTramité

OrganizaciónConsulta

ConservaciónDisposición final

INVESTIGACIÓN INICIALDentro de la investigación llevada a cabo en la entidad se pudo indagar, que la situación del IDEP, la empresa visitada; en materia de radicación de correspondencia, gestión documental y archivo, se caracterizaba por disponer de dos herramientas para el control documental, que no eran las mejores soluciones informáticas para el adecuado manejo de la gestión documental de la entidad.

La primera: Era un archivo en Excel, en el que se registraban cada uno de los expedientes que hacen parte del Archivo Central, el cual si bien se encontraba actualizado hasta la última transferencia documental primaria realizada y contaba con campos básicos que garantizaban la recuperación de información (ubicación física, nombre, serie, dependencia, fechas extremas, folios y observaciones), no contaba con los requerimientos básicos para el manejo de información archivística, ni los niveles de seguridad requeridos para una entidad.

INVESTIGACIÓN INICIALLa segunda: Era una base de datos desarrollada en MySQL para la radicación de correspondencia interna y externa enviada, la cual asignaba un número consecutivo de forma automática, pero presentaba errores como la duplicación algunas veces de registros, asignando varios números a un mismo asunto, sin que la persona que radicaba pudiera evidenciar los mismos y en otras ocasiones genera un número consecutivo interno para la correspondencia externa y viceversa. De otra parte, este desarrollo no contaba con ningún tipo de soporte, pues el mismo fue entregado como valor agregado, y fue desarrollado como software libre por parte de un contratista del Área de Sistemas de la Institución. Adicionalmente, la correspondencia externa recibida, si bien se radicaba en el desarrollo MySQL, el número inicial era asignado mediante un reloj radicador, el cual frecuentemente presentaba fallas de impresión y generaban daños a los documentos que se debían radicar, dificultando la tarea de llevar un consecutivo de la correspondencia que ingresaba al IDEP.

INVESTIGACIÓN INICIAL

vs

ESTUDIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI IDEP.

Para el cumplimiento de su misión, visión y objetivos institucionales, el IDEP tenia que desarrollar varios procesos de apoyo transversales a la organización, como es el caso de la gestión documental, proceso clave para el Instituto, puesto que solamente el adecuado manejo de los documentos producidos y recibidos por la entidad en el desarrollo de sus funciones podría garantizar que esta información respalde la toma de decisiones institucionales, además de convertirse en testimonio de las actuaciones de los (las) funcionarios (as) del IDEP y como fuente de información primaria para los ciudadanos que así lo requieran y como fuente de información para la historia del Distrito Capital.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.La entidad realizo la adquisición del Sistema de Gestión Documental llamado SIAFI, con el objetivo de gestionar electrónicamente la producción, recepción y distribución documental en concordancia con las Tablas de Retención Documental de la entidad, además facilitando el trámite, la organización, el almacenamiento, la recuperación, la consulta, la conservación y la disposición final de los documentos y evitando en lo posible el manejo de papel, disminuyendo los costos asociados con fotocopiado, impresión y almacenamiento, entre otros aspectos.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.

A partir de la implementación del Sistema de Gestión Documental., se cuenta con unas generalidades a tener en cuenta para el buen funcionamiento del mismo, entre estas están:

Organizar los documentos físicos y en un futuro electrónicos, incluyendo sus metadatos, a través de, como minino la Herramienta archivística Cuadros de Clasificación Documental.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.

Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo de documentos, con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en Series y Subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.

DENTRO DE SUS CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES ESTA:

INTEROPERABILIDAD CON OTROS SISTEMAS

SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN ADMINISTRADA

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

DISPONIBILIDAD

ACCESO

TECNOLOGÍA AVANZADA

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SIAFI

IDEP.