Trabajo Investigativo de la Biblioteca

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN ARECIBO Departamento de Sistemas de Oficina

Gina Lama

María Pérez

Félix Ramos

SOFI 4417-L10

Profa. Miriam Cruz

11 de mayo de 2016

Introducción

En este trabajo investigativo visitamos a la biblioteca de la Universidad de Puerto

Rico en Arecibo el 3 de mayo de 2016 en el área de revistas. Entrevistamos a Víctor

Maldonado, Director Asociado de la Biblioteca, en la que nos enseñó el área que nos

fue asignada para realizar la entrevista y nos contestó todas las preguntas del trabajo.

Comenzó presentándonos el equipo donde se almacenan las revistas y periódicos

ordenadas por años, los tarjeteros, los archivos de micropelículas, entre otros.

También, nos habló sobre como funciona el sistema de archivo, cómo lo codifican, si lo

archivan de manera vertical u horizontal, el propósito del archivo de todas las tarjetas

de los libros de la biblioteca y también de las revistas.

Por otro lado, observamos el índice de revistas en español y el índice de

periódicos de Puerto Rico. Tuvimos la oportunidad de ver el lugar donde queda ubicado

el Archivo Histórico de nuestra Universidad, archivo que contiene documentos de la

región de Arecibo, archivo de biografías, entre otros. Además, observamos algunas de

las tesis de los profesores y nos explicó la razón por la cual están expuestas en la

biblioteca. Por último, nos mostró las distintas certificaciones de la Junta de Síndicos y

Certificaciones de la Junta Administrativa de la Universidad, en donde se guardan

dichos expedientes.

Preguntas

1- ¿Ha tomado el curso de Administración de Documentos (Archivo)? ¿Qué

importancia ha tenido este curso en el desempeño de su trabajo?

“No tuve la oportunidad de tomar ningún curso de Administración de

Documentos. Sin embargo, considero fundamental el tomar un curso

especializado en la Administración de Documentos, ya que como parte del

personal de la Biblioteca, me toca archivar documentos de mucho valor y

organizo distintos mecanismos de información para todo público que lo

solicite”, comentó Víctor Maldonado.

2- ¿Conoce el personal encargado de la administración de documentos las

leyes que regulan el uso de la información contenida en los documentos y

la conservación de documentos?

El personal encargado de la administración de documentos de la

Biblioteca sí conoce las leyes que regulan el uso de la información contenida en

los documentos y la conservación de los mismos. Sin embargo, nos comentó

que el Senado Académico emitió una certificación con respecto al procedimiento

y normas que deben regirse todos los archivos institucionales. Esta política

también establece los parámetros para la preservación y conservación de los

documentos que se administran.

3- Investigue el uso que le dan a los formularios comerciales.

“Los formularios comerciales se utilizan en la oficina del Director de la

Biblioteca para la requisición de equipos y materiales que la biblioteca adquiera,

órdenes de compra y/o cualquier otro servicio que la biblioteca requiera para sus

usuarios.”, Víctor Maldonado.

4- ¿Qué clase de archivos de tarjetas usan y cómo los organizan?

El área de revistas y periódicos conservan el fichero de tarjetas donde se

desglosa la información bibliográfica de las revistas y periódicos en formato

impreso. Estos ficheros se organizan por autor, materia y título.

5- ¿Mantienen los registros en sistemas computadorizados? Si es así, ¿Qué

programa de computadoras usan para ello? Explique.

La biblioteca sí mantiene registros bibliográficos autorizados a través del

programa “Horizon” que ofrece la información de los recursos que se encuentran

ubicados en el área de circulación, referencia, colecciones especiales y

colección juvenil. Por otro lado, también se puede acceder a los registros

mediante sistemas computadorizados de revistas electrónicas y los índices de

revistas puertorriqueñas (Conuco) y periódicos puertorriqueños PCIP (Proyecto

Corporativo de Indización de Periódicos de Puerto Rico).

6- ¿Qué reglas siguen al codificar para su archivo los nombres de los

individuos?

“Utilizamos la lista de encabezamiento por materia para la biblioteca,

cuando son artículos de revistas tanto de Puerto Rico como extranjeras“,

comentó Maldonado. De igual forma, utilizan el mismo sistema de clasificación

para asignar los epígrafes o materias a los artículos de periódico. En cuanto a

los libros, se utiliza el sistema de clasificación decimal “Dewey“, además se

utiliza el encabezamiento de materia de la Biblioteca del Congreso. Por otro

lado, se hace uso de las tablas de “Culler“ para que se le asigne el número

correspondiente para asignar los autores de recursos de información. Las reglas

que utilizan para archivar son en orden alfabético (nombres de autores o

individuos), numérico y por asunto.

7- Describe el equipo utilizado. ¿Utilizan carpetas, archivos verticales, otros?

¿Hacen uso de los colores en sus archivos, cómo los usan?

En la biblioteca, el sistema de archivo que mayormente se utiliza son los

verticales y estos quedan localizados en el área de las colecciones especiales

donde se utilizan carpetas para guardar documentos sueltos. Por ejemplo, las

certificaciones que emiten los distintos cuerpos de la Universidad y cartas

circulares, entre otros. No se utiliza un sistema de colores en el archivo. Sin

embargo, dentro de cada expediente se escribe la materia, asunto o el autor

correspondiente en el documento.

8- Si utiliza el sistema numérico, ¿Cómo está organizado este sistema?

El sistema Dewey se organiza en la relación de las materias y en sistema

decimal, por lo que a cada cifra se le puede añadir una subdivisión de la anterior

con lo que se pueden hacer múltiples subdivisiones. En la biblioteca,

exclusivamente para los libros, hacen uso del sistema de clasificación Dewey.

9- Si utilizan el sistema de archivo por asunto, ¿Cómo están organizadas las

gavetas del archivo por asunto y de cuántas partes consta el sistema?

Las gavetas de archivo que se encuentran en los dos pisos de la

biblioteca se organizan por asunto o epígrafe y el sistema cuenta de 3 a 5

partes. Por ejemplo, las gavetas de archivo por asunto si es de diccionario, se

siguen rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto. Si son de enciclopedia,

se agrupan de acuerdo a la relación que tengan entre sí. Por otro lado, cuando

hay números involucrados, este consiste en agrupar los asuntos o temas

aplicando el sistema Dewey. Si son duplicados, los asuntos se agrupan

lógicamente, asignándole a los títulos principales numeración secuencial y a las

divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas

cosas. Sin embargo, en el Archivo Histórico de UPRA se archivan documentos

que poseen información sobre el escudo, bandera e historia de la Universidad.

Los documentos que se encuentran en este archivo histórico se organizan de

manera alfabética y por asunto.

10- Si utilizan el sistema geográfico, ¿Por qué utilizan este sistema?, ¿Cómo

organizan las gavetas?, ¿Cómo están rotuladas las guías y las carpetas?,

¿cómo está organizado el tarjetero índice?

No se utiliza el sistema geográfico en la biblioteca. Sin embargo, dentro

del archivo de la región de Arecibo se puede encontrar documentos relacionados

a temas e individuos de los pueblos que pertenecen al distrito de Arecibo. Los

archivos de micropelículas se organizan por orden alfabético, por nombre del

periódico, de revista y por año. Las carpetas y las guías están rotuladas y

organizadas alfabéticamente y de igual forma el tarjetero índice. Por otro lado, la

biblioteca cuenta con un topográfico, que es un archivo de información

bibliográfica lleno de tarjetas que contienen información básica de cada uno de

los libros que se encuentran archivados. En el almacén de la oficina del director

se encuentra un archivo donde se almacenan documentos de comité, senado,

órdenes de compra. Además, se encuentra otro archivo con actas de las

reuniones, hojas de asistencia de las reuniones e información de las reuniones.

11- ¿Qué procedimientos siguen al prestar documentos? ¿Por cuántos días

los prestan? ¿Qué sistema de seguimiento utilizan?

En el área de la colección de Arecibo es donde se prestan los

documentos, la persona llena una boleta de servicio donde indica el tipo de

documento que solicita en calidad de préstamo. El material no puede salir fuera

de la biblioteca, se utiliza en la sala de la biblioteca y sin un tiempo límite. Se le

retiene la tarjeta de identificación al estudiante y si este no entrega el libro

prestado se procede a comunicarse directamente con el estudiante. Siempre se

coteja en el sistema “Horizon” si el estudiante ha sacado o ha tomado prestado

libros del área de circulación.

12- ¿Qué procedimientos se siguen en la transferencia, retención y

disposición de documentos?

Según el Senado Académico de la Universidad, se siguen procedimientos

estrictos y organizados por el cual debe regirse todo departamento de la

institución para la retención o préstamo de documento y también para el propio

manual de la oficina del archivo institucional.

13- ¿Qué medios utilizan para mantener sus documentos inactivos: papel,

medios electrónicos o micro imágenes y por qué los utilizan?

El medio que utilizan para mantener los documentos inactivos de la

biblioteca son los periódicos, cuyos no solo se guardan impresos sino también

se mantienen en micropelículas y por razones de espacio y conservación, de

igual forma con las revistas.

14- ¿Qué medios y procedimientos siguen para proteger sus documentos?

Los medios y procedimientos que sigue la biblioteca para proteger sus

documentos, son materiales libres de ácido (acid free) para proteger los

documentos. Incluyen: cartapacios, marcadores y cubiertas libres de ácido,

entre otros.

15- ¿Usa la empresa un manual de procedimientos para el sistema de

archivo? ¿Quién o quienes lo prepararon y qué importancia tiene?

La Biblioteca utiliza en todas las áreas un manual de procedimientos para

el sistema de archivo. Lo prepara una persona a cargo del área de archivo y

cada personal encargado de las distintas áreas de la biblioteca. El personal que

labora en el área lleva una guía de las operaciones que se llevan a cabo en la

biblioteca, de cómo realizar los procesos y como canalizar situaciones dentro del

lugar de trabajo.

Conclusión

Gina Lama

“Mi experiencia al realizar la entrevista junto con mis compañeros al señor

Víctor Maldonado, director asociado de la Biblioteca, fue muy gratificante. Él nos

llevó a realizar un recorrido completo por toda la Biblioteca, parte por parte, fue

explicándonos la función de cada área y de cada empleado. Nos mostró todos

los diferentes archivos que posee la Universidad, comenzando desde el más

antiguo hasta el más reciente. Pudimos apreciar los archivos de micropelículas,

los tarjeteros antiguos de madera hasta los más recientes, archivos de

periódicos y revistas, entre otros. Por otro lado, tuvimos acceso al área donde

se encuentran las tesis que varios profesores de esta institución han autorizado

publicar para la universidad para que estudiantes los utilicen con fines

educativos. También, tuvimos acceso a ver la sala de colecciones, los archivos

laterales, horizontales, móviles, entre otros. En fin, conocimos todo sobre como

dirigen la administración de documentos de la biblioteca. Me siento muy

satisfecha con el trato que nos dieron, el director Maldonado nos trató con

mucha cortesía, nos respondió todas las preguntas y hasta nos proveyó

información adicional. Nos contó un poco sobre la historia de la biblioteca, ya

que ha dedicado muchos años laborando en este departamento y ha estudiado a

fondo la historia de la Biblioteca de la UPRA. Sin duda alguna, para mí resultó

ser una experiencia que amplió mi conocimiento en base a la administración de

documentos”.

María Pérez

“En este proyecto aprendí más sobre la biblioteca del conocimiento que ya

tenía. No sabía que ellos archivaban revistas y periódicos de la manera que lo

hacen. Allí se pueden apreciar revistas y periódicos antiguos y me gustó mucho

esa experiencia. En la sala de Colecciones donde nos mostró las ilustraciones

antiguas, me quedé sorprendida por los años que tienen y como todavía se

conservan todos los documentos. Lo más que me sorprendió fueron las tesis de

los diferentes profesores de la universidad porque no sabía que hasta se podía

utilizar como referencia para trabajos de la universidad. También, nos mostraron

el lugar donde colocan las tarjetas de todos los libros de la biblioteca en un

archivo bastante grande y antiguo, pero nos dijeron que ya no se utiliza, debido a

que hoy día lo tienen de forma electrónica. Por último, quedé sorprendida al

conocer el proceso en cómo se conservan las revistas y periódicos. En lo

personal considero que fue una experiencia muy interesante”.

Félix Ramos

“Mi experiencia sobre la visita a la biblioteca resultó muy enriquecedora

para mi persona. Ya que, pude apreciar las diferentes formas en que se archiva.

También, visite las diferentes salas donde se almacenan documentos

importantes y/o tales como, órdenes de compras de los libros y otros materiales

de la biblioteca, revistas y periódicos antiguos, entre otros. Además, pudimos

visitar la oficina del Director de la Biblioteca. Para finalizar, estuvo muy

interesante la visita a la biblioteca por que pude adquirir conocimientos

adicionales sobre cómo funciona la Administración de Documentos”.

APÉNDICES