Trabajo de Teoria de La Organizacion
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Universidad Nacional Experimental De Guayana
Vice Rectorado Académico
Coordinación De Pregrado
Departamento De Ciencia Y Tecnología
Carrera Ingeniería Informática
Sistemas De la Calidad.
Sección 1
Teoría de la
organización.
Profesor: Bachilleres:
Noel Gavarrete Constante Yuriannys.
Rivera Adrian.
Rondon Jennifer.
Villalba Nazareth.
Yegres Jesus.
Puerto Ordaz, 27 de Octubre, 2015.
INTRODUCCIÓN.
Antes de la aparición de las empresas y las grandes industrias que
revolucionaron a nivel mundial hace un gran tiempo, existía de manera implícita
las organizaciones, bien sea como técnicas de agrupación y comportamiento
social, o simplemente se hacían presente en el día a día.
Cabe destacar que gracias a la organización y al pensamiento directivo las
empresas han surgido notablemente, y es que es este el responsable de una
buena utilización de recursos, velando a la vez por hacer cumplir las metas de la
misma; entre tantos objetivos y ventajas que posee una organización, su principal
tarea es brindar una mayor facilidad, satisfacción y comodidad tanto al directivo, a
la parte operativa y a los mismos usuarios.
Entonces podemos ver a una organización como un sistema de actividades
coordinadas de dos o más personas, o bien sea como un trabajo en equipo donde
trabajan por la búsqueda de objetivos comunes, la cual es esencial para la
subsistencia de la organización.
Las organizaciones pueden dedicarse a producir bienes o productos como a
la prestación de servicios es por ello que pueden existir organizaciones:
industriales económicas, comerciales, religiosas, militares, educativas, sociales,
políticas entre otras.
TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN.
1. Historia de la organización y del pensamiento directivo.
Las organizaciones son un fenómeno antiguo. Cabe destacar que desde
siempre, el hombre busca agruparse bajo una forma de organización por así
decirlo para satisfacer sus necesidades. Son muchas las interpretaciones que se
han hecho de las organizaciones a lo largo del tiempo pero todas estas han estado
muy influenciadas por el contexto histórico.
Las organizaciones han estado muy influidas por los problemas en el tiempo,
algunos de estos problemas son:
Genera incertidumbres básicas: Como bien sabemos las cosas cambian,
los procesos cambian y esto provoca el plantearnos interrogantes de si
seremos capaces de resolver las nuevas situaciones.
Genera nuevas tecnologías: Plantea posibilidades de abrir
nuevos negocios, satisfacer nuevas necesidades y todo lo que englobe este
objetivo
Fuente de recursos: A nuestro alrededor hay gran cantidad de recursos
que podemos aprovechar.
Presión sobre el comportamiento de las personas: A través de la
legislación y valores culturales que presionan sobre la actividad de las
organizaciones.
Dentro de este tema en necesario recordar que el entorno de la
organización ha venido actuando de esta forma en algunos puntos distintos,
veamos:
Como bien dijimos, las organizaciones solucionan problemas que son
fundamentalmente del entorno que les rodea, dicho entorno cambia a medida que
avanza el tiempo y con ello su forma hacer presión frente a las organizaciones,
todo esto trae como consecuencia que la forma de plantear problemas y de
resolverlos sufra también distintos cambios.
Las empresas de hoy en día actúan de manera muy distinta a aquellas del
siglo XVII, para aquel entonces no existían grandes fábricas ni socios capitalistas,
fundamentalmente se realizaban las actividades económicas a través de lo que se
conoce como mercados, es decir no habían empresas como tal, solo se destacaba
una persona que era la que llevaba el negocio y arriesgaba su propio patrimonio,
sin ningún tipo de especialización.
Todas estas cosas fueron cambiando con el tiempo y surgen empresas
especializadas en vender algo concreto, es en ese tiempo donde empiezan a
aparecer los bancos, los seguros, los servicios de transporte, de mercaderías, etc.
Haciendo que de esta formase empezara a multiplicar el número de empresas.
Este giro o cambio no sucedió de manera espontánea, a finales del siglo
XIX las condiciones no son las mismas que en el siglo anterior, pues se comienza
a dar una serie de avances tecnológicos que revolucionaron por completo la
actividad económica, se desarrollan los transportes y esto facilita la apertura de
nuevos mercados, se llega a lugares donde antes no se llegaba y hay una mayor
rapidez en los intercambios.
También posteriormente aparece la distribución y comercialización masiva,
aparecen las grandes empresas que aumentan en tamaño donde antes había
pequeños talleres y mercaderes, es en estas empresas donde se empieza a ver
gran cantidad de recursos y un gran aporte de capital. Surgen nuevas tecnologías,
empieza la producción a gran escala, automatización, se fabrican grandes fábricas
donde se usan maquinarias avanzadas y de esta forma se exploran nuevos
mercados y se producen inmigraciones hacia nuevos países en vías de desarrollo.
Como la producción y las tecnologías fueron aumentando se empieza a
necesitar la participación de otras personas. Es entonces donde surgen los
directivos, personas que se dedican a asesorar a los propietarios de los medios de
producción, planteándose a la vez nuevas técnicas de organización producción y
trabajo.
2. Evolución actual de la teoría de organización.
Mencionaremos las teorías de organizaciones más resaltantes y la forma en
que han evolucionado, según documentaciones desde los años 1900 hasta 2008.
A. Teoría científica (Town, Taylor, 1900).
Taylor escribió dos trabajos fundamentales: Administración de talleres (Shop
Management), y su obra más conocida: Principios de la administración científica
(Principles of Scientific Management). En ellos sugirió un sistema de trabajo
basado en cuatro principios:
1. Desarrollo de una ciencia de medición del trabajo de las personas.
2. Un proceso de selección científica, entrenamiento y desarrollo de los
trabajadores, que sustituyera a los antiguos esquemas con los cuales los
trabajadores se entrenaban por sí mismos lo mejor que podían.
3. Un esfuerzo cooperativo de los trabajadores para asegurar que todo el
trabajo se realizara conforme a los principios de la administración científica.
4. La idea de que el trabajo y la responsabilidad son compartidos tanto por
la administración como por el trabajador.
Esta teoría se basa en que la mejor forma de organización es la que permite medir
el esfuerzo individual.
B. Teoría funcional (Fayol, 1916)
Durante la década de 1930, la cual coincide con la crisis mundial desatada en
1929, apareció Henry Fayol, quien transformaría el pensamiento administrativo
con la idea de que toda organización estaba basada en cinco funciones básicas:
seguridad, producción, contabilidad, comercialización y administración, además de
catorce principios que deberían ser observados para operar con eficiencia.
Podemos resumir diciendo que la teoría funcional trata en que la mejor forma
de organización está basada en una distribución de funciones, que se subdividen
en subfunciones y procedimientos, los cuales a su vez son desarrollados por uno o
más puestos.
C. Teoría burocrática (Weber, 1924)
Propuesto por Weber sostiene que la forma más eficaz de organización es
parecida a una máquina. Se caracteriza por reglas, controles y jerarquías, y es
impulsada por la burocracia.
Los rasgos distintivos de esta teoría son:
1. Las relaciones entre los miembros del grupo son impersonales, es decir,
cada persona actúa de acuerdo a lo que le exige su puesto y no sobre la base de
la amistad, la relación familiar.
2. La división del trabajo y la especialización son requisitos del
funcionamiento eficaz. Cada puesto tiene definidas sus tareas, y las
responsabilidades de empleados. .
D. Teoría de los sistemas cooperativos (Barnard, 1938)
Chester Barnard en 1938, presentó una teoría nueva organizacional que
concebía a las organizaciones como sistemas cooperativos, no como productos
mecánicos de diseños de ingenieros de la eficiencia. .
Las organizaciones surgen mediante la cooperación y la participación de las
personas. A medida que las organizaciones crecen, el conflicto aparece y para
evitar el conflicto hay que dar incentivos, y la tarea del ejecutivo, por tanto, es
promover la participación. Es decir, la mejor forma de organización es la que
asegura la cooperación de los miembros que la conforman, mediante un trato justo
y beneficios recíprocos.
E. Teoría del comportamiento (March y Simon, 1961; March, 1965;
Simon 1979 y 1984)
La idea central de esta propuesta, es que la toma de las decisiones es el
punto fundamental de la administración.
Simon destaca que en una organización los empleados de todos los niveles
toman decisiones, su teoría se basa en que la mejor forma de organización es la
que permite que los empleados de todos los niveles tomen decisiones y colaboren
en el cumplimiento de los objetivos, de acuerdo a su nivel de influencia y
autoridad.
Teorías modernas
Se les dice teorías modernas de organización a las teorías que son
sumamente conocidas y estudiadas en el mundo académico.
A. La teoría de la población ecológica (Hannan y Freeman, 1977, 1984)
Propuesta por Hannan y Freeman (1977, 1984). La diferencia entre ambos
trabajos radica en el objeto de estudio. Su propósito radica en enfatizar la
importancia del entorno en la subsistencia.
Los supuestos teóricos de esta teoría pueden ser resumidos en tres ideas
centrales:
1. Los recursos del entorno son limitados para todas las organizaciones.
2. Las empresas tienen formas organizativas que son escogidas entre
diversas opciones.
3. Cuando hay un cambio en el entorno hay dos posibles formas de
reorganización: la inercia, que conduce a la desaparición, y la adaptación
(flexibilidad organizativa), que conduce a la supervivencia.
B. La teoría institucional (Di Maggio, Powell, 1983; Meyer, Rowan, 1977)
Postula que la organización debe ser estudiada como un todo, y le da
importancia a la distinción entre instituciones públicas y organizaciones privadas.
Las organizaciones son sistemas sociales, no solo técnicos, y por lo tanto sus
miembros requieren apoyo social y no solo demandas de eficiencia.
Ellos se basan en que la mejor forma de organización es la que considera e
integra a las personas que la hacen funcionar.
C. Teoría del costo de transacciones (Williamson, 1975, 1985)
La gestión empresarial conlleva unos costos que no son recogidos por los precios,
tales como: el costo de búsqueda del producto, el costo por diferenciar el precio
relevante, y el de garantizar que lo pactado se cumpla. Son llamados
genéricamente costos de transacción, según Williamson. El objetivo de su
postulado es minimizar los costos de transacción.
D. Teoría de los sistemas complejos adaptativos (Kauffman, 1995)
La complejidad es el estudio de los sistemas complejos adaptativos (SCA). Hay
dos tipos de sistemas complejos: sistemas de complejidad decreciente y de
complejidad creciente.
Según, S. Kauffman (1993, 1995), la complejidad es el resultado de procesos
autoorganizativos, cuya base, a su vez, son procesos autocatalíticos.
Se han identificado ocho caminos que explican la complejidad de un sistema
(Anderson, 1999):
i) La moderna teoría matemática de la complejidad, cuyos pilares son
los trabajos pioneros de A. Turing y de J. von Neumann. Se trata de
la teoría de la complejidad tal y como se entiende desde las
matemáticas y las ciencias de la computación.
ii) La teoría matemática de la información de Shannon.
iii) La teoría ergódica, los mapas dinámicos y la teoría del caos; esto
es, se trata de la física, las matemáticas y las ciencias de la
computación.
iv) La vida artificial, un programa de trabajo iniciado por Th. Ray y C.
Langton.
v) Las multiplicidades aleatorias y la ergodicidad rota, las redes
neuronales, los estudios sobre percolación, localización y otros
semejantes.
vi) La criticalidad auto organizada elaborada originalmente por P. Bak
y, consiguientemente, los estudios sobre fractales.
3. Estudio de las organizaciones desde la perspectiva de la teoría
económica.
La organización estudiada desde el punto de vista de la Teoría Económica
trata de resolver los problemas relacionados con la asignación óptima de los
recursos escasos. Tenemos que distribuir los recursos que tenemos de la forma
más eficiente posible. Desde este punto de vista se trata de un problema de
organización. Las personas podrían plantearse el satisfacer sus necesidades de
forma individual y con sus propios medios como en las sociedades primitivas, pero
vemos que trabajando de forma conjunta, organizada, se alcanzan resultados
mejores que individualmente.
En toda la actividad humana hay un planteamiento de división del trabajo, si
dividimos el trabajo en tareas concretas, tendremos la ventaja de que
conoceremos mejor esas tareas, mejoraremos la forma de hacerlas, podremos
descubrir nuevos procedimientos. Así las personas que se especializan en algo
conocen bien esa actividad, mejor que si hiciesen varias tareas distintas. Al
delimitar las tareas a desarrollar, se pueden seleccionar a las personas más
adecuadas para esas actividades (carácter, físico, cualificación...).
La especialización también tiene sus inconvenientes:
Falta de motivación.
Las personas pierden la perspectiva de su contribución al trabajo final.
La especialización plantea la coordinación de todas las personas y todas las
actividades que independientemente no suponían ningún resultado útil. Hay que
tener coordinación para obtener los productos finales. La coordinación surge
también por la necesidad de intercambiar bienes entre personas (porque no
somos capaces de satisfacer de forma individual nuestras necesidades),
necesitamos intercambiar los productos de nuestros trabajos. Esto requiere unos
mecanismos de regulación que son el mercado y la organización.
Viéndolo desde el punto de vista de coordinación y mercado debemos
recordar que el mercado es el lugar común en el que demandantes y oferentes,
realizan sus intercambios, acordando un precio. El precio es el mecanismo de
información, nos da la clave del intercambio en los mercados. Para los
economistas neoclásicos el precio es un indicador que nos indica información
completa.
4. Objetivos y principios de la organización.
El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los
recursos, es decir su objetivo es mostrar que todo resulte sencillo y fácil para
quienes trabajan en la empresa y para los clientes.
En la etapa de Organización se diseña la estructura que permita una óptima
coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas
establecidas en la planeación.
Para establecer una organización racional se deben seguir 9 principios básicos
los cuales se encuentran íntimamente relacionados, y son:
1.-Principio del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la
organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La
existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los
objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos
con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.
2.-Principio de Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta
donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara
más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y
delimitadas, mientras más específico y menor sea el campo de acción de un
individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3.- Principio de Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que
emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el
más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4.- Principio de Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario
para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una
persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para
poder realizarlo.
5.- Principio de la Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y
decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados
no deberán reportar a más de un superior.
6.-Principio de Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren
responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición
de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7.- Principio de Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda
realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad
directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté
sobrecargado.
8.- Principio de la coordinación: Las unidades de una organización siempre
deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse
completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común;
9.- Principio de la Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura
organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del
medio ambiente.
5. Niveles organizacionales
La estructura y el comportamiento organizacional son variables controlables
o dependientes El ambiente y la tecnología (La forma de hacer las cosas) son
variables independientes Para enfrentar los desafíos las organizaciones
reaccionan estructurándose en diferentes niveles en la organización
Nivel Institucional
Aquí destacan los directores, dueños o accionistas. Es un nivel Estratégico
que define objetivos organizacionales y estrategias para lograrlos. A la vez
funciona como sistema abierto, enfrenta incertidumbre y decisiones respecto al
ambiente del cual no tiene control.
Nivel Táctico
En él se encuentran los gerentes de división o departamentos. Es un nivel
táctico que define programas de acción acorde con las estrategias y toma de
decisiones respecto al nivel Operativo. Enfrenta incertidumbre y riesgo del
ambiente, siempre centrado en que las tareas se cumplan. Actúa como un
mediador entre el nivel Institucional y Operativo.
Nivel Operativo
No son más que los empleados. Se basa en la programación y ejecución de
tareas diarias.Tiene relación con el trabajo físico para la producción de bienes y
servicios y debe seguir rutinas y procedimientos. Este funciona como un sistema
cerrado y determinístico al interior de la organización.
6. Tramos de planificación.
Organización con tramos estrechos.
Entre sus ventajas principales destaca que tiene una estrecha supervisión y un
estricto control, así como una rápida comunicación entre subordinados y
superiores. Como desventajas tiene que Los superiores tienden a involucrarse en
exceso en el trabajo de los subordinados, existen muchos niveles administrativos,
lo que produce altos costos y hay una excesiva distancia entre el nivel más alto y
el más bajo.
Organización con tramos amplios
Lo bueno de esto que los superiores se ven obligados a delegar y a establecer
políticas claras. También los subordinados deben ser cuidadosamente
seleccionados. Pero la tendencia de los superiores cargados de trabajo a
convertirse en cuellos de botellas en las decisiones es notable, haciendo que
exista un riesgo de pérdida de control para el superior. A la vez se requiere de
administradores de calidad excepcional.
7. Proceso y estructura de la organización.
El proceso es el conjunto de pasos parcialmente ordenados para alcanzar
un objetivo dentro de la organización. La transformación desde un estado hacia
otro, por medio de agentes coordinados, con el propósito certero de lograr estos
objetivos, son derivados de la responsabilidad del encargado del proceso.
Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una
estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan
sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.
Procesos significativos:
Dentro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que
son mas significativos, o sea los que influyen de manera mas evidente en los
empleados:
Motivación: La motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad
para luego tener el impulso y lograr el fin.
Comunicación: Debe fluir en forma vertical, descendente (del líder al
trabajador) y ascendente (del trabajador al líder). Estos a través de un
control de flujos.
Liderazgo: No se mide por la capacidad o habilidad en si misma, sino por el
influir, Estatus, Claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del
líder.
Trabajo en equipo: Trabajar complementando su dotes y habilidades
individuales por lograr una meta en común dentro de la organización y
aquellos objetivos trazados a cada integrante.
La estructura organizacional de una empresa es la forma en la que la empresa se
va a gestionar. Pueden diferenciarse dos partes la estructura organizativa formal y
la informal
La estructura organizativa formal es aquella que se basa en el conjunto de
relaciones explicitadas por la dirección, son relaciones deliberadas.
La estructura organizativa informal son el conjunto de relaciones que no
han sido definidas explícitamente y responden básicamente a las
necesidades que entran en contacto con el trabajo.
La estructura real de la organización se basa en el conjunto de relaciones
formales e informales.
8. La organización como sistema.
Definiciones de sistema:
1. “Conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un conjunto
de objetivos.” (Bertoglio, 2004, p. 54)
2. “Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan”.Iso
9000: 2005.
3. “Conjunto de elementos que interactúan y se retroalimentan a fin de lograr
un objetivo común”. (Cantú, 2011, p. 210).
Definición de organización:
“Entidades complejas en las que los proceso, gente e infraestructura interactúan
mediante el intercambio de información, materiales, gente y dinero”. (Cantú, 2011,
p. 210).
En base a ello, se puede decir que, las organizaciones tiene las mismas
características principales de un sistema, todo funciona si y solo sí, hay sinergia
en cada una de sus partes para la realización de un objetivo trazado. En otras
palabras, hablar de sistemas es encontrarse en un emergente sistémico el cual
influye en las organizaciones.
Las organizaciones son unas estructuras donde sus componentes trabajan en
conjunto para conformar un sistema de un/os grupos social(es) que permite la
interacción y coordinación de objetivos; los sistemas están constituido en un
ámbito que puede ser abierto o cerrado para el logro de objetivos específicos.
El sistema abierto en una organización, es aquel conjunto de elementos que
guardan relación entre sí, que interactúan en diversas actividades que se
caracterizan por unas entradas para el logro de unas salidas, con la finalidad de
relacionarlas con el ambiente externo, en el cual la causa y efecto es
indeterminada y a su vez una retroalimentación al sistema.
Los sistemas abiertos se constituyen de los siguientes elementos:
1. Entradas: mediante ellas el sistema organizacional consigue los recursos,
demanda, insumos e información.
2. El sistema transformador o procesamiento: es el encargado de
transformar los procesos en salidas. La organización procesa y transforma
sus insumos en productos terminados, mano de obra, servicios, entre otros.
3. Salidas: son el resultado de la operación del sistema de dichos proceso
según sus entradas, asimismo es el envío directo del producto y/o resultado
al ambiente externo.
4. Retroalimentación: constituido por la acción de retorno, pudiendo ser de
dos maneras: positivas o negativas; es positiva cuando el resultado de ello
amplia y estimula las entradas al sistema siendo mayor las salidas; de lo
contrario es negativa.
Los sistemas cerrados son más deterministas, lo cual hace que posean menos
entradas y salidas con relación a un ambiente externo. Siguen un patrón de causa
y efecto (entradas determinadas y salidas determinadas).
Los sistemas no son totalmente cerrados, ni totalmente abiertos, a pesar de
ello es antiguo mencionar que la organización era destacada como un sistema
abierto. Sin embargo, dependerá de la implementación en las diversas formas de
organización.
La organización como sistema abierto.
La conceptualización de un sistema abierto es aplicable a la organización
empresarial; la organización cabe resaltar que es un sistema creado por el
hombre, en el cual existe una interacción dinámica con el medio ambiente, bien
sean clientes, proveedores, órganos gubernamentales, entidades privadas,
entidades sindicales u otros agentes y/o entes externos.
Se caracteriza por ser un sistema integro en sus partes, que a su vez trabajan
en armonía relacionados entre sí. Otras características que poseen las
organizaciones de sistemas abiertos son:
1. Comportamiento probabilístico y no determinista: las organizaciones en su
mayoría tienden a ser complejas por ende poseen una cantidad de
variables externas que pueden ser impredecibles o variables en tiempo y
espacio.
2. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, constituida de
partes menores: basándose en la teoría de sistemas que poseen
subsistemas, las organizaciones son observadas como sistemas dentro de
otros sistemas; el análisis de las partes por separado no brindan una
totalidad, para comprenderlo es necesario tener un enfoque holístico donde
las relaciones de las partes produzca tal interacción.
3. Independencias de las partes: las organizaciones son un sistema social
independiente pero relacionado.
4. Homeostasis o estado de equilibrio: toda organización alcanza un estado
firme o estable, es decir, se encuentra en equilibrio cuando cumple dos
requisitos fundamentales:
a. Unidireccionalidad o constancia de dirección: es un principio y
requisito, que a pesar de los cambios presentados en el ambiente
(nuevas herramientas, innovaciones, nuevas estrategias de
competitividad, entre otras); el fin va siempre orientado a la meta y/o
resultados a alcanzar, usando nuevos medios.
b. Progreso: debe existir un grado de progreso dentro de los límites
definidos. Este solo puede ser mejorado cuando se alcanza el
resultado con menor esfuerzo, bajo condiciones de variabilidad.
Para alcanzar dicho estado de equilibrio deben cumplirse ambos requisitos, con
liderazgo y compromiso de los involucrados. Adicional a ello, la organización como
sistema abierto requiere concertar dos procesos opuestos presentes:
a. Homeostasis: es la tendencia de los sistemas a permanecer estáticos o
en equilibrio.
b. Adaptabilidad: es el cambio del sistema para ajustarse a los estándares
requeridos en un ambiente externo e influenciado en el tiempo.
5. Frontera o límite: se caracteriza por ser la línea que define lo que se
encuentra o no dentro del sistema. Los sistemas sociales tienen fronteras
que se superponen.
6. Morfogénesis: los sistemas organizacionales tienen la capacidad de
modificarse a sí mismo y su estructura por medio de un proceso cibernético
en el cual, se detectan los errores obtenidos para tal modificación, esto se
obtiene con la comparación de los resultados obtenidos y los esperados.
7. Resistencia: es la capacidad que poseen las organizaciones cuando se
enfrentan a las perturbaciones del ambiente externo.
La organización y su entorno.
El entorno interno y externo en una organización están fundamentalmente
relacionados y como consecuente uno influye sobre el otro y viceversa ante los
cambios, en general el entorno incluye lo que está fuera de la organización como
lo son los factores socio económicos, políticos, culturales y tecnológicos
considerados como los factores que podrían afectar o en su defecto mejorar una
organización.
Entre los factores no favorables se encuentran:
Condiciones políticas: comprende los tratados comerciales, nacionales e
internacionales que influyen en el fomento, empleo, salud, bienestar,
tratados entre otros que aplique la política.
Condiciones económicas: relacionado con la inflación, la distribución
equitativa comercial, los ingresos, los impuestos, que pudieran afectar el
buen desarrollo en la administración de una organización.
Condiciones sociales: la organización como sistema social su influencia,
actitudes, presentación, costumbres ejercen una presión y es influenciado.
Global: la globalización es considerada como un impacto administrativo,
socioeconómico en las organizaciones.
Los elementos del entorno de una organización pueden convertirse en parte
del entorno general y viceversa.
Tipos de sistemas de organización
1. Organización lineal o militar
Caracterizada por la actividad decisional que se concentra en una sola
persona, quien es el encargado de tomar todas las decisiones y tiene la
responsabilidad básica del mando, en el cual el jefe superior asigna y distribuye el
trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.
a. Ventajas:
Facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las
mismas.
Es útil en pequeñas organizaciones y/o empresas.
La disciplina es fácil de mantener.
b. Desventajas:
Es rígida e inflexible.
La organización depende de una sola persona calificada, lo que
origina trastornos y/o presión.
No fomenta la especialización.
Los ejecutivos están saturados de trabajo.
2. Organización funcional o de Taylor
Se centra en la división del trabajo estableciendo la especialización de manera
que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número
posible de funciones.
a. Ventajas:
Mayor especialización y personal calificado.
Se obtiene mayor eficiencia del personal.
Disminuye la presión sobre un sólo jefe.
b. Desventajas:
Dificultad de plantear la responsabilidad.
Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina
confusión y conflictos.
La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre
jefes.
3. Organización Líneo funcional
Es una combinación del sistema organización lineal y funcional; se combinan
aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una,
conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función,
y de la lineal la autoridad y responsabilidad a través de un sólo jefe por cada
función a desarrollar.
4. Organización matricial
La estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente.
Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de
mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se
diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una
disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o
departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio,
encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo
de especialización asignado al equipo.
a. Ventajas:
Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el
producto como para satisfacer el programa y el presupuesto
requeridos por el gerente del departamento.
Propicia una comunicación interdepartamental sobre las
funciones y los productos.
Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra
cuando sea necesario.
b. Desventajas:
Existe perdida de responsabilidades y falta de restricción de
autoridad.
Da lugar a un gerente funcional y un gerente de producto.
Funciona a través de reuniones, lo que supone pérdidas de
tiempo.
Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.
Las decisiones estratégicas y gerenciales que se dan en una organización
no operan de manera directa según el principio de causa y efecto aplicable en los
procesos. El nivel organizativo y estratégico, las interrelaciones que se dan en los
procesos crean una retroalimentación en las cuales surgen resultados positivos y
negativos.
Las organizaciones como sistemas integra a todas sus partes, de manera
que se retroalimente toda su estructura organizativa con la finalidad de conseguir
eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos.
9. Dimensiones del diseño de la organización.
Estas dimensiones describen a las organizaciones en gran parte de la misma
forma en que la personalidad y rasgos físicos lo que hace la gente. Las
dimensiones organizacionales corresponden a dos tipos:
Dimensiones Estructurales: Describen las características internas de una
organización. Ellas establecen las bases para medir y comparar a las
organizaciones.
1. Formalización representa la cantidad de documentación escrita en la
organización
2. Especialización es el grado por el cual las tareas organizacionales son
subdivididas en funciones separadas.
3. Estandarización. Es la extensión en la cual actividades con trabajos
similares son desarrolladas de una manera uniforme.
4. Jerarquía de autoridad Describe quién reporta a quién y el tramo de control
de cada administrador
5. Complejidad se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la
organización.
6. Centralización se refiere al nivel jerárquico que tiene una autoridad para
tomar una decisión.
7. Profesionalismo Es el nivel formal de educación y entrenamiento de
empleados.
8. Razones de personal Se refiere a la designación de personas a varias
funciones y departamentos.
Dimensiones Contextuales: Representan un conjunto de elementos en la
que yacen las estructuras y los procesos de trabajo
1. Tamaño es la magnitud de la organización representada por el número de
empleados.
2. Tecnología organizacional es la naturaleza del subsistema de producción, e
incluye las acciones y técnicas usadas para cambiar las entradas de la
organización en salidas.
3. El ambiente externo incluye los elementos fuera de los límites de la
organización.
4. La estrategia y objetivos de la organización definen el propósito y técnicas
competitivas que las diferencian de otras organizaciones similares.
5. La cultura de la organización es el fundamento de un conjunto de valores
claves, creencias, entendimientos y normas que comparten los empleados.
Las trece dimensiones contextuales y estructurales señaladas anteriormente
son interdependientes.
10. Sistemas de Información para la gestión empresarial.
Este sistema es el encargado de coordinar los flujos y registros de
información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa de
acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio.
Fundamentalmente las empresas utilizan sistemas de información
automatizados, que son un conjunto integrados de procesos desarrollados en un
entorno usuario-computador que operando sobre unos datos, recopilan procesan y
distribuyen información necesaria para cualquier actividad.
Actividades de un sistema de información.
Sistemas de información gerencial.
Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas,
tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información,
orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (también
denominados así por sus siglas en inglés) se diferencian de los sistemas de
información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas
que se usan en las actividades operacionales de la organización.
Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya
que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser
analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para
tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como
Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la
toma de decisiones.
Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la
comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas,
porque representan poder.
¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una
organización? Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben
tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que
se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con
anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones
acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco
deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia),
pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: Reducción de costos.
CONCLUSION.
Adicional a ello, todas las organizaciones son entidades complejas en las
cuales están en interacción constante de información sobre los procesos externos
e internos que se estén llevando a cabo.
Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, todas las
finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que se logren las
metas de la organización las tareas deben ser establecidas primero.
Para el buen funcionamiento de una organización como sistema, esta debe
estar en proceso de cambios constantes con relación al tiempo, la tecnología,
innovación, y nuevas herramientas hacen crecer las necesidades, motivo por el
cual el rendimiento, la estructuración y las estrategias en todos sus aspectos son
la clave para subsistir ante la competencia brindando y aceptando a la sociedad
en la cual se desenvuelven.
Para una organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino
que simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre estos
dos individuos el principio fundamental de la cooperación, esto es, que ambas
personas puedan lograr una división de trabajos o bien un trabajo en conjunto para
poder lograr el objetivo final, pactando para ello distintas normas de convivencia y
otra clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el trabajo o las
actividades sociales a realizar.