trabajo escrito Alcaraz Montaño -...

MARCO TEORICO

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización;

este debe incluir ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades, así

como las máquinas o equipos que serán necesarios para llevarla a cabo. Un manual de

procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite

tener las siguientes ventajas:

- Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal

responsable de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de

rutina no sean efectuadas.

-La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo,

adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de

cada puesto.

-Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.

-Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o

innecesarias que puedan ser simplificadas o delegadas para hacer más eficientes los

puestos.

-Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya

existente para poder modificarlo.

-Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de

manera arbitraria.

-Determinar responsabilidades en base a capacidades personales y grupales de

manera que cada uno use sus fortalezas en beneficio de la empresa y sus debilidades

sean minimizadas y corregidas.

-Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y

cómo hacerlo.

Es por eso que el manual de procedimientos es de suma importancia para

organizaciones en las que la rotación de personal es frecuente o en empresas de nueva

creación donde la información al respecto no está totalmente clara para el personal y las

responsabilidades pueden ser confundidas y, por lo tanto no llevadas a cabo.

Sin embargo los manuales también presentan algunas limitantes o desventajas;

muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual

que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes, algunas consideran

que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día,

existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez, el costo

de producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza periódicamente, pierde

efectividad, incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma, una descripción

demasiado sintetizada carece de utilidad y una muy detallada los convierte en

complicados.

Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:

a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado.

b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por

medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá una

descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada

procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de los

procedimientos para su revisión

c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según los lineamientos las

observaciones pertinentes.

d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la

Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en

revisión, sujeto a modificaciones".

e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y

aprobación.

f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita

distribuciones a las áreas de interés.

El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar

secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone de

dos partes:

• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.

• La descripción de la actividad realizada por cada persona, iniciando con un verbo de

presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El camino o dirección en términos de objetivos, metas, logros, etc., que una empresa

o institución desee seguir siempre será determinante para el cumplimiento de los

mismos. Aunque es importante el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de

una forma clara y específica, no cumplirán su objetivo si el personal no realiza su

trabajo en base a estos y con la finalidad de respetarlos y cumplirlos. La importancia de

un manual de procedimientos radica precisamente es esto, en la idea de plasmar toda la

información referente a donde está y donde quiere dirigir la organización sus productos

o servicios.

Todo esto representado en forma de diagramas, roles y responsabilidades,

procedimientos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los reglamentos,

métodos, etc., que permiten que la empresa pueda subsistir y cumplir con su misión.

El que el personal de una empresa conozca el fin por el que está trabajando es

determinante para el éxito y cumplimiento de sus objetivos. Si la organización no

conoce como su trabajo repercute en el producto o servicio final es difícil que se

comprometa en realizar sus labores individuales y no solo eso, pueden existir personas

comprometidas pero que estén realizando incorrectamente sus actividades por la falta de

información y es ahí en donde radica la importancia de un documento de este tipo que

construya una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,

procedimientos y métodos.

SITUACION ACTUAL

Debido a que el programa “Ilumina tu vida” es de nueva creación la Dirección no

cuenta con un manual de procesos y procedimientos lo que dificulta su operación, ya

que no están delimitadas las funciones del personal, al igual que cuando existe personal

nuevo no se le proporciona una inducción adecuada.

Al iniciar el proyecto de este programa, se realizo una capacitación por parte del club

de leones (institución que donaría los lentes y prestaría la maquinaria necesaria para el

centro de reciclado de lentes), a parte del personal que laboraría dentro del mismo con el

fin de proporcionar los métodos que ayudarían a cumplir eficazmente con su labor.

A continuación se presenta la descripción de los procedimientos que se llevan a cabo

dentro del “Programa Ilumina tu vida” por medio del centro de reciclaje de lentes, los

cuales son:

- Clasificación de lentes

- Limpieza de lentes

- Graduación de lentes

- Clasificación por graduación

- Reciclaje de armazón

- Acomodo de lentes

- Revisión del paciente

- Entrega de los lentes.

PROCESO

CLASIFICACION DE LENTES 01

NIVEL DE REVISIÓN

001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Alcance:

Dirección General de Salud Pública Municipal

Definiciones: Optometrías. Medición de la capacidad de visión Agudeza visual. Es la capacidad del sistema de visión para percibir, detectar o identificar objetos espaciales con unas condiciones de iluminación buenas. Refracción del ojo. Forma en que el ojo capta la imagen Instituciones de segundo nivel. Instituciones medicas con servicios de cirugías, hospitalización, etc Armazón. Pieza o conjunto de piezas unidas que presta estructura o sostén a los lentes Graduación progresiva. 16 graduaciones de menor a mayor en el lente Graduación sencilla. una sola graduación ya sea para ver de lejos o para ver de cerca Graduación Bifocal. Dos graduación una para ver de lejos y otra para leer. Descripción: 1. Se toma una caja del inventario de lentes. 2. Se toma un armazón y se revisa su buen estado (que no esté quebrado, que no este demasiado rallado, que tenga los dos lentes, que este graduado), en caso de no estar en buen estado pasa a la clasificación de piezas para reparación. 3. Después se revisa que el tipo de graduación sea progresiva, en caso de que si este armazón será clasificado para utilizar piezas en reparaciones. 4. Y por último, el tipo de graduación sencilla o bifocal Nota. Dependiendo de las condiciones del lente se clasifica en lentes para graduarlos para donación, piezas para reparación.

Diagrama de flujo Responsables de ejecución:

Asistente #1 Revisión del manual de procesos y procedimientos:

L.A.P Oscar Ibarra Nava Anexos: No aplica

INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL

Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal

Fecha de elaboración o actualización:

03/Feb/2010

Elaboró: Alicia Alcaraz M.

Aprobó: Oscar Ibarra

Se toma una caja del inventario de lentes

Revisar si la graduación es bifocal o sencilla

Colocar en la mesa de lentes para graduar según su tipo

FIN

Se toma un armazón y se revisa que se encuentre en buen estado

Piezas para reparación

Revisar si la graduación es progresiva

Si

No

Clasificar en armazones para donación

INICIO

PROCESO

Limpieza de Lentes 02

NIVEL DE REVISIÓN



Descripción: 1. Se toman los lentes de las cajas de almacén 2. Se acomodan dentro del limpiador de ultrasonido (aproximadamente 40 lentes) 3. Se llena de agua común hasta cubrir completamente todos los lentes 4. Se tapa el limpiador de ultrasonido 5. Se enciende en la perilla de minutos dando el tiempo necesario dependiendo de la suciedad del lente (promedio de 15 minutos) 6. Al terminar el limpiador de trabajar se saca el cernidor y se coloca en la parte de arriba del limpiador para eliminar el exceso de agua 7. Se retiran los lentes del cernidor y se colocan en una toalla 8. Se toma el lente de las patitas y se seca con una servilleta especial 9. Se coloca en la charola de lentes limpios







03/Feb/2010



INICIO

Tomar lentes y acomodarlos en limpiador

Llenar el limpiador con agua, tapar y encender

Al terminar sacar el cernidor y colocar en la parte superior

Tomar los lentes del cernidor y colocarlos en la toalla

Se toman los lentes y se limpian con servilleta

Se colocan en charola de lentes limpios

FIN

PROCESO

Graduación de Lentes 03

NIVEL DE REVISIÓN

001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Punto focal. Punto donde se encuentra la graduación del lente, por donde la persona ve. Lensometro. Maquina que mide la graduación de las micas de los lentes. Mica. Lente de plástico o vidrio graduado Descripción:

1. Se enciende el lensometro 2. Se toma un lente de la charola de lentes limpios 3. Se coloca el lente del ojo derecho sobre el medidor de graduación 4. Se mueve el lente sobre el medidor hasta que se encuentre el punto focal (emite sonido) 5. Se retira el lente del medidor 6. Se anota la graduación dada en la parte superior de la bolsa 7. Se coloca el lente izquierdo sobre el medidor de graduación 8. Se busca el punto focal 9. Se retira el lente 10. Se anota la graduación de bajo de la del ojo derecho 11. Se ponen los lentes dentro de la bolsa y se cierra 12. Se colocan en la charola de lentes para clasificación por graduación







03/Feb/2010 Elaboró:

Alicia Alcaraz M. Aprobó:

Oscar Ibarra

INICIO

Se enciende el lensometro

Se toma un lente de la charola de lentes limpios

Se coloca el lente del ojo derecho sobre el medidor de graduación

Se mueve el lente sobre el medidor hasta que se encuentre el punto focal (emite sonido)

Se retira el lente del medidor y se anota la graduación en la bolsita de plástico

Se repite la operación con el ojo izquierdo

FIN

Se colocan los lentes dentro de la bolsa y se colocan en la charola de lentes graduados

PROCESO

CLASIFICACIÓN POR GRADUACIÓN 04

NIVEL DE REVISIÓN



Descripción:

1. Se toma una bolsa con lentes ya graduados 2. Se revisa la graduación del ojo derecho 3. Se coloca dentro de la caja correspondiente 4. Se coloca la caja en el estante en orden




INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal


03/Feb/2010



INICIO

Se toma una bolsa con lentes ya graduados

Se revisa la graduación del ojo derecho

Se coloca dentro de la caja correspondiente

Se coloca la caja en el estante en el lugar correspondiente

FIN

PROCESO

Reciclaje de Armazón 05

NIVEL DE REVISIÓN

001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Mica. Lente de plástico o vidrio graduado Descripción:

1. Se toman los lentes de la caja de lentes para reciclaje 2. Se toma el desarmador y se aflojan los tornillos 3. Se retira la mica del ojo derecho 4. Se aprieta el tornillo 5. Se afloja el tornillo del ojo izquierdo 6. Se retira la mica 7. Se aprieta el tornillo 8. Se colocan dentro de la caja de armazones

Diagrama de flujo

INICIO

Se toman los lentes de la caja de lentes para reciclaje

Se toma el desarmador y se aflojan los tornillos

Se retira la mica del ojo derecho y se aprietan los tornillos

Se repite la operación

Se colocan dentro de la caja de armazones

FIN

Responsables de ejecución:






03/Feb/2010



PROCESO

Acomodo de Lentes 06

NIVEL DE REVISIÓN

001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Graduación positiva. Graduación para mirar de lejos (corrige problemas de miopía) Graduación negativa. Graduación para mirar de cercar (leer, corrige problemas de hipermetropía) Descripción:

1. Se colocan los lentes de acuerdo a su graduación (visión sencilla, bifocales, graduación positiva y negativa), sobre una mesa.

2. Se agrupan los lentes con la misma graduación 3. Se toma la caja con la graduación de un grupo de lentes 4. Se colocan los lentes dentro de la caja 5. Se cierra la caja 6. Se coloca la caja acomodada en el estante en el lugar correspondiente

Se toma la siguiente caja Diagrama de flujo

INICIO

Se colocan los lentes de acuerdo a su graduación sobre una mesa

Se agrupan los lentes con la misma graduación

Se toma la caja con la graduación de un grupo de lentes

Se colocan los lentes dentro de la caja y se cierra

Se coloca la caja acomodada en el estante en el lugar

FIN







03/Feb/2010



PROCESO

Revisión del Paciente 07

NIVEL DE REVISIÓN

001 Objetivo: Realizar optometrías a la población abierta, para medir el grado de agudeza visual y de esta forma prescribir y otorgar lentes graduados, con la finalidad de corregir anomalías en la refracción del ojo. Así como también referir a las instituciones de segundo nivel a todos aquellos pacientes que requieran de cirugía. Definiciones: Auto refractor. Maquina que se utiliza para medir el problema de refracción del paciente Descripción:

1. Se le llama al paciente por turno 2. Se toma su nombre 3. Se sienta el paciente frente al auto refractor 4. Se le pide al paciente que se acomode en el auto refractor 5. Se le toma la graduación del ojo derecho 6. Se anota en la receta 7. Se le toma la graduación del ojo izquierda

Se anota en la receta Diagrama de flujo

INICIO

Se le llama al paciente por turno

Se toma su nombre

Se sienta el paciente frente al auto refractor y se le pide que acomode su cara

Se le toma la graduación del ojo derecho y se anota en la receta

Se repite el procedimiento con el ojo izquierdo

FIN


Optometrista Revisión del manual de procesos y procedimientos:





03/Feb/2010



PROCESO

Entrega de los lentes 08

NIVEL DE REVISIÓN



Descripción:

1. Se toma la graduación dada por el optometrista 2. Se busca la caja en el estante que contenga los lentes de esa graduación 3. Se abre la caja 4. Se buscan dos pares de lentes con la graduación más cercana a la que ocupa el paciente 5. Se le muestran los dos pares de lentes al paciente 6. Se le proporciona una revista para que pruebe los lentes y escoja los más adecuados 7. En caso de no servirle los lentes proporcionados al paciente se buscan de otra graduación

cercana que le pueda servir y se le vuelven a mostrar 8. Cuando el paciente escoja los lentes con los que pueda ver mejor, se le toman sus datos y firma

de conformidad 9. Se le entregan los lentes al paciente en una bolsa de plástico con la graduación escrita

Nota. Si no se encuentran los lentes adecuados se le regala un armazón

Diagrama de flujo No Si Responsables de ejecución:

Optometrista Revisión del manual de procesos y procedimientos:


INFORMACIÓN SOBRE ELABORACIÓN DEL MANUAL Nombre del manual: Manual de procesos y procedimientos de la Dirección General de Salud Pública Municipal


03/Feb/2010 Elaboró:

Alicia Alcaraz M. Aprobó:

Oscar Ibarra

INICIO

Se toma la graduación dada por el optometrista

Se busca la caja en el estante que contenga los lentes de esa graduación

Se buscan dos pares de lentes con la graduación más cercana a la que ocupa el paciente

Se le muestran los dos pares de lentes al paciente

Se los mide para ver si es su graduación ¿le sirven?

Se le entregan dentro de la bolsita graduada y se le pide que firme de conformidad

FIN

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