![Trabajo de Informal Id Ad (s)[1]Final](https://static.fdocuments.es/doc/165x107/5571fbd7497959916995f0df/trabajo-de-informal-id-ad-s1final.jpg)
Trabajo Final de Sistema de ad
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INTRODUCCION El presente Manual de Organización tiene como objeto, mostrar la estructura, Marco Jurídico de actuación y funciones que desempeña el personal adscrito al Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, ubicado en la calle Antera Mota No. 48 de esta ciudad de Puerto Plata, con la finalidad de que cada individuo se desenvuelva dentro de su marco de responsabilidad y competencia, respetando los limites establecidos por la estructura organizacional y
Transcript of Trabajo Final de Sistema de ad
INTRODUCCION
El presente Manual de Organización tiene como objeto, mostrar la
estructura, Marco Jurídico de actuación y funciones que
desempeña el personal adscrito al Colegio Parroquial, San Felipe
Apóstol, ubicado en la calle Antera Mota No. 48 de esta ciudad de
Puerto Plata, con la finalidad de que cada individuo se
desenvuelva dentro de su marco de responsabilidad y competencia,
respetando los limites establecidos por la estructura organizacional
y de esta manera se entenderán más fácilmente todas las funciones.
La implementación de un sistema contable en toda organización
administrativa moderna se considera como la base fundamental
para que tanto las empresas de servicio, así como otros tipos de
empresas puedan realizar las diferentes transacciones con
seguridad, control y eficiencia durante su vida operacional.
El trabajo que se presenta a continuación se desarrollará en el
Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, el cual da muestra de los
diferentes medios que conforman un sistema contable.
Análisis FODA.
El análisis FODA es una herramienta que permite analizar la
situación competitiva de una organización, incluso de un país. Su
principal función es detectar las relaciones entre las variables más
importantes para así diseñar estrategias de desarrollo adecuadas,
sobre la interpretación del ambiente interno y externo que es
inherente a cada organización.
Dentro de cada uno de los ambientes (externo e interno) se
discuten las principales variables que la afectan; en el ambiente
externo encontramos las amenazas que son todas las variables
negativas que afectan directa o indirectamente a la organización.
Por otra parte, las oportunidades son aquellas que nos señalan las
variables externas positivas a nuestra organización. Dentro del
contexto interno encontraremos las fortalezas que benefician a
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nuestra organización y las debilidades que son aquellos factores
que menoscaban las potencialidades de la organización.
El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado
por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de
análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de
productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de
negocios, entre otras.
En la investigación realizada en el Colegio San Felipe, entre sus
Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas se encontraron
las siguientes:
Fortalezas:
Cuenta con un laboratorio de informática, conectado a la red de enlaces.
Posee un taller audiovisual.
Cuenta con la asignación de Excelencia Académica.
Permanente perfeccionamiento docente.
Instalación y edificación apropiada para los fines que se utiliza.
Mano de obra de infraestructura calificada.
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Servicio de muy buena calidad.
Estilo de dirección participativo.
Tiene un personal especializado en la unidad técnico-
Pedagógica.
El personal docente está debidamente capacitado para
desempeñar su labor educativa.
Oportunidades
El establecimiento educacional se encuentra ubicado en una zona
Altamente poblada.
Su ubicación geográfica está en una de las áreas comerciales más
importantes de la comunidad.
Debilidades:
Planta física esta ubicada en un área de difícil acceso.
Falta de implementación de actividades extraprogramáticas masivas.
No presenta una infraestructura adecuada para los discapacitados.
Administración centralizada que no permite reparaciones de bienes.
Falta de compromiso de la mayoría de los padres de familia en
las Actividades programadas .
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Amenazas:
La tasa de crecimiento poblacional.
Drogadicción y delincuencia.
La condición socioeconómica y sociocultural.
La inestabilidad familiar (migración, problemas económicos,
divorcios, violencia intrafamiliar, entre otros).
Poca asistencia, al colegio, de parte de los padres de familia
para conocer el avance académico y disciplinario de sus hijos e
hijas.
MISION Y VISION DE LA EMPRESA
MISIÓN
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Trabajar en la formación integral de los estudiantes, a niveles
apreciables que les permitan ser hombres y mujeres realizados y
felices, capaces de la calidad humana y académica que les
garantice ser individuos de bien y de progreso, aptos para ir a la
vanguardia de los tiempos.
VISIÓN
Formar de manera integra hombres y mujeres con un alto
desarrollo humano con principios y valores cristianos cuya
condición les permita asumir retos y salir airosos, siempre
actuando con equidad; por lo que nuestra filosofía queda resumida
en el lema: " Estudiante consciente: ciudadano ejemplar".
ACTA DE CONSTITUCION
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Acto realizado en la Ciudad de Puerto Plata, Republica
Dominicana, a los diez (10) días del mes de agosto del año Dos
Mil siete (2007); yo, Lic. Diógenes Mercado; dominicano, mayor
de edad, casado, domiciliado y residente en esta Ciudad, portador
de la cedula de Identidad y Electoral No. 037-0089238-7, sello
hábil, abogado Notario Publico del Municipio de San Felipe de
Puerto Plata, con estudios profesionales abierto en la calle 03 de
Los Reyes #2 de esta ciudad, asistido de los testigos que serán
nombrados al final de este acto, compareció personalmente la
señora Fiordaliza Vega, dominicana, mayor, de edad, soltera,
portadora de la cedula de identidad y electoral No.037-12080,
sello hábil, domiciliada y residente en esta Ciudad de Puerto Plata,
persona a quien doy fe conocer, declaró libre y voluntariamente lo
siguiente:
A) Que el día 10 agosto del año Dos Mil siete (2007),
conjuntamente con las señoras: Isidra Jiménez, Cedula de
Identidad y Electoral No. 037-0080533-0 y Maria Luisa
Merete, Cedula de Identidad y Electoral No.037-85533-0,
ambas mayores de edad, domiciliadas y residentes en esta
Ciudad de Puerto Plata, redactaron y suscribieron en esta
ciudad, por acto bajo firma Privada, los estatutos del
Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, C. por A. Compañía establecida en conformidad con las leyes de la
Republica Dominicana.
B) El objetivo principal que se propone el Colegio es la
"excelencia educativa", es decir, que toda la comunidad que
lo conforma trabaje con dedicación por la formación integral
de los alumnos, que incluye tanto una sólida preparación
académica como una formación personal basada en el
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modelo de Jesús. La "excelencia" radica en ofrecer a los
alumnos la mejor educación para que a su vez cada uno
pueda desarrollar de manera óptima sus potencialidades
personales.
C) Que el capital autorizado asciende a la suma de Un Millón
de pesos oro dominicanos (RD$1, 000,000.00) divididos en
diez mil (10,000.00) acciones de cien pesos oro dominicanos
(RD$100.00) cada una de las cuales han sido suscrita y
pagadas siete mil acciones elevándose en consecuencias al
capital suscrito pagado a la suma de setecientos mil pesos
oro dominicanos (RD$ 700.000.00).
D) El Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, C. por A. Es de
duración Ilimitada y tendrá domicilio en esta ciudad, en la
calle Antera Mota #18, Puerto Plata.
Hecho y redactado en mi estudio el día, mes y año antes indicado,
acto que ha leído íntegramente el compareciente, en presencia de
los señores, Lic. Gervasio Jiménez, cedula de identidad y electoral
No. 037-88853.7, y Juana Confesora Díaz, cedula de identidad y
electoral No. 037-13289-0 ambos dominicanos, mayores de edad,
domiciliados y residentes en esta ciudad de Puerto Plata, testigos
instruménteles requeridos en efecto, libres de tachas y
excepcionales que establece la Ley, personas a quienes también
doy fe conocer, quienes después de aprobarlo, compareciente y
testigo lo han firmado y rubricado junto conmigo y ante mí
Notario infrascrita que Certifico y Doy Fe.
_______________ ____________________
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Lic. Diógenes Mercado Isidra Jiménez
Notario Público Accionista
__________________ _______________________
Maria Luisa Merete Gervasio Jiménez
Fundadora Testigo – Instrumental
________________
Juana Confesora Díaz
Testigo – Instrumental
Colegio ParroquialSan Felipe Apóstol
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
Catálogo de Cuentas
Activos Corrientes
10000 Efectivo Caja y Banco
12000 Cuentas por Cobrar
13000 Inventarios
Activos Fijos
14000 Terrenos
15000 Edificios
15000D Depreciación acumulada edificios
16000 Equipos de cómputos
16000D Depreciación acumulada de maquinarias y equipos
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17000 Equipos de transporte
17000D Depreciación acumulada equipos de transporte
18000 Mobiliarios de aulas y oficinas
18000D Depreciación acumulada muebles y equipos de oficina
Activos Diferidos
19000 Gastos pagados por anticipado
19001 Seguros pagados por anticipado
19002 Patentes pagadas por anticipado
19003 Intereses pagados por anticipado
Pasivos (2)
20000 Cuentas por pagar
21000 Documentos por pagar
22000 Retenciones por pagar
22001 Seguro Social
22002 Impuesto Sobre la Renta
22003 Infotep
22004 Prestaciones Laborales
22005 Regalía Pascual
22006 Otras retenciones
Capital (3)
30000 Capital
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31000 Resultado del período
Ingresos (4)
40000 Ingresos
41000 Ingresos por servicios
42000 Intereses y moras
43000 Ingreso por alquiler de espacio
44000 Ingreso cafetería
45000 Otros Ingresos
Costos (5)
50000 Sueldo profesores
Gastos (6)
60000 Gastos generales y administrativos
60001 Sueldos
60002 Vacaciones
60003 Honorarios
60004 Horas extras
60005 Dietas
60006 Gastos de representación
60007 Depreciaciones
60008 Seguros
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60009 Materiales de oficina
60010 Servicio de agua
60011 Servicio telefónico
60012 Servicio eléctrico
60013 Gastos legales
60014 Publicidad
60015 Fletes y embarques
60016 Cuentas incobrables
60017 Mantenimiento y reparaciones
60018 Combustibles y lubricantes
60019 Alquiler de inmuebles
60020 Servicio de vigilancia
60021 Otros
61000 Gastos Financieros
61001 Intereses
61002 Comisiones Bancarias (0.15)
61003 Becas
Catálogo de Cuentas auxiliares
Activos Corrientes
Auxiliares del Efectivo
10001 Caja chica
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10002 Bancos
10003 Banco de Reservas
10004 Banco Popular
10005 Banco del Progreso
Auxiliares de cuentas por cobrar
12001 Cuentas por cobrar clientes
12002 Cuentas por cobrar funcionarios y empleados
12003 Otras cuentas por cobrar
12000R Reservas para cuentas incobrables
Instructivo
Activos Corrientes
10000 Efectivo, Caja y Banco
Es de origen deudor.
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Se debita cuando se registra un ingreso ya sea en cheque o en
efectivo.
Se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en
cheque o efectivo.
12000 Cuentas por cobrar
De origen deudor.
Se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la
empresa.
Se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con
la empresa.
Se acredita si el cliente abona a la deuda.
13000 Inventarios
De origen deudor
Se debita cuando la empresa compra materiales para vender
Se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre
y cuando se use método perpetuo para el registro de las
operaciones.
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Activos fijos
14000 Terrenos
De origen deudor.
Se debita cuando se adquiere un terreno.
Se acredita cuando se vende el terreno.
15000 Edificios
De origen deudor.
Se debita cuando se compra un edificio.
Se acredita cuando se vende el edificio.
15000D Depreciación acumulada edificios
De origen acreedor por ser una contrapartida.
Se debita cuando se vende el edificio.
Se acredita para ir cargando la depreciación del edificio.
16000 Equipos de cómputos
De origen deudor.
Se debita cuando se adquieren un equipos.
Se acredita cuando se venden los equipos.
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16000D Depreciación acumulada maquinarias y equipos
De origen acreedor por en contraposición de la cuenta
maquinarias y equipos.
Se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo.
Se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un
equipo.
17000 Equipos de transporte
De origen deudor.
Se debita cuando se adquiere un equipo de transporte.
Se acredita cuando se vende un equipo de transporte.
17000D Depreciación acumulada de equipo de transporte
De origen acreedor por ser en contrapartida.
Se debita cuando se vende un equipo de transporte.
Se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de
transporte.
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18000 Muebles y equipos de oficina
De origen deudor.
Se debita cuando se adquiere un mueble o equipo de oficina.
Se acredita cuando se vende un mueble o equipo de oficina.
Activos Diferidos
19000 Gastos pagados por anticipado
De origen deudor.
Se debita cuando se paga un gasto por anticipado.
Se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por
anticipado.
Pasivos (2)
20000 Cuentas por pagar
Se debita cuando la empresa paga una deuda que tiene con
terceros.
Se acredita cuando la empresa contrae una deuda.
21000 Documentos por pagar
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De origen acreedor
Se debita cuando la empresa paga una deuda que tiene con una
empresa validada por un documento.
Se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada
por un documento.
22000 Retenciones por pagar
De origen acreedor.
Se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los
empleados. Se acredita cuando la empresa retiene una parte del
sueldo de sus empleados.
Capital (3)
30000 Capital
Es de origen acreedor.
Se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes.
Se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa.
31000 Resultado del periodo
Es de origen acreedor.
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Se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de
un periodo contable.
Se acredita para cerrar la cuenta de ingresos.
Ingresos (4)
40000 ingresos
Es de origen acreedor.
Se debita para cerrarla al final del periodo contable.
Se acredita para registrar la venta de una mercancía.
Gastos (5)
60000 Gastos generales y administrativos
De origen deudor.
Se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto.
Se acredita cuando se cierra al final del período.
Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una
empresa u organización . Representa las estructuras
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departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,
haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y
competencial en vigor en la organización.
El Organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite
obtener una idea uniforme acerca de una organización. Si no lo
hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el
análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo
utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble
finalidad: Desempeña un papel informativo, al permitir que los
integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella
conozcan, a nivel global, sus características generales.
De instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con
la eficacia propia de las representaciones gráficas, las
particularidades esenciales de la organización representada.
El Organigrama no es más que una introducción grafica o
estructura orgánica de una empresa la cual es la división, de
órdenes y la autoridad de los trabajadores que le permite ejecutar
su trabajo con más facilidad, habilidad y responsabilidad de
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acuerdo al cargo asignado. Más bien realiza su criterio técnicos en
función de logros de objetivos.
ORGANIGRAMA
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ACCIONISTAS
DIRECTOR GENERAL
Director pedagógico
infantil y Primaria
Director pedagógico secundaría y Bachillerato
Administración
Consejo Escolar Nivel Secundaria y
Bachillerato
Es la
definición
detallada de
Secretarias
Equipo Directivo
Consejo Escolar
Nivel Basico
Departamento de contabilidad
Profesores
Colegio ParroquialSan Felipe Apóstol
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
Manual de Funciones
Accionista
Es el propietario legal de una o más acciones de capital social (o
en acciones) de una compañía. Los accionistas asisten a las
asambleas anuales ordinarias o extraordinarias, u otorgan poderes
para votar en estas asambleas a otras personas.
Los accionistas tienen facultades para autorizar o ratificar a
instancias de la dirección, realizar enmiendas a la escritura de
constitución de la sociedad, proponer enmiendas a los estatutos, a
menos que el control sobre los estatutos se haya transferido al
consejo de administración, una fusión o una consolidación con otra
compañía; autorizar la venta de una parte importante del activo o
del negocio; la disolución de la compañía; gravámenes
determinados sobre las acciones; elección o remoción de los
directores; aprobación de los actos de los directores y de la
gerencia durante el ejercicio social inmediato anterior.
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Director General
Es el jefe superior del Establecimiento Educacional y, en
consecuencia, es el responsable de la dirección, organización y
funcionamiento en concordancia con el Proyecto.
Funciones:
Velar por el cumplimiento del Proyecto Educativo del Colegio
y su planificación anual.
Definir junto al Consejo Ejecutivo de la Fundación, las
políticas de dirección y mejoramiento del establecimiento.
Velar por el cumplimiento del proyecto de formación espiritual,
y académica del Colegio.
Citar y presidir los Consejos Directivos y otros consejos y
reuniones generales que se requieran.
Conducir, orientar y coordinar la labor del establecimiento,
supervisando las actividades de las diversas autoridades del
Colegio bajo su mando.
Representar y relacionar al Colegio con las autoridades
educacionales, estatales y de la comunidad.
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Mantener estrecha comunicación y colaboración con el Gerente
de la Fundación.
Mantener estrecha comunicación con los profesores,
apoderados, alumnos y otros miembros de la comunidad
educativa.
Coordinar y organizar las actividades de los apoderados del
Colegio, tendientes a otorgar y promover la participación de la
Familia en el proyecto educativo.
Aprobar y hacer cumplir las normas y/o reglamentos internos
tendientes a una adecuada administración del proceso
educativo. AdministradorEs aquella persona dentro de la
empresa que soluciona problemas, mide recursos, planea su
aplicación, desarrolla estrategias, efectúa diagnósticos de
situaciones.El administrador del colegio Parroquial San Felipe
se encarga de llevar a cabo todo el proceso administrativo, a
preservar los controles internos que deben de manejarse en todo
el proceso concerniente al buen funcionamiento del
establecimiento, así como el manejo de todo el personal bajo su
dependencia.El administrador siempre vigila que se cumpla ciertas
políticas y normas de carácter financiero, así como los procedimientos
contable además de desarrollar estrategias encaminadas a lograr el buen
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desempeño de esta empresa así como su plantación, la dirección y control
del proceso administrativo a seguir. Funciones del Equipo DirectivoVelar
por el buen funcionamiento del Centro.
Estudiar y presentar al Claustro de Profesores y al Consejo Escolar
propuestas para facilitar y fomentar la participación coordinada de toda la
comunidad educativa en la vida del Centro.
Proponer procedimientos de evaluación de las actividades y proyectos del
Centro y colaborar en las evaluaciones externas.
Elaborar la propuesta del Proyecto Educativo del Centro, la Programación
General Anual y la Memoria final del curso.
Proponer a la comunidad escolar actuaciones de carácter preventivo que
favorezcan las relaciones entre los distintos colectivos que la integran y
mejoren la convivencia del Centro.
Concejo Escolar
Un órgano asesor de la gestión del rector del establecimiento, en su actuar vela
por presentar ante este órgano las opiniones de los diversos estamentos del
colegio.
Profesor
Un profesor es una persona que enseña una determinada ciencia o
arte, pero al contrario que maestro no se le reconoce una habilidad
extraordinaria en la materia que instruye. Sin embargo deben
poseer habilidades pedagógicas para ser agentes efectivos del
proceso de aprendizaje.
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El profesor, por tanto, parte de la base de que es la enseñanza su
dedicación y profesión fundamental y que sus habilidades
consisten en enseñar la materia de estudio de la mejor manera
posible para el alumno .
Contador.
Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así
como la presentación a la gerencia de los estados financieros
mensuales. Es un cargo controlador debido a que por intermedio de
el se realizan todas las actividades normales.
El contador es una persona clave en el manejo de los Recursos
monetarios en una empresa. Juega un importante papel en
conjunto con el administrador de tomar decisiones económicas de
la compañía, además este determina las necesidades y la forma en
como se están haciendo las inversiones, y las estrategias que se
implementan y utilizan para evitar riesgo que afecten el
funcionamiento del negocio.
El contador es la persona que vela por todo los recursos, bajo su
dependencia está el personal que le auxilia en las diferentes tareas
asignadas.
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Controles Internos
Control interno:
La definición más generalizada de control interno reza como sigue:
"El control interno comprende el plan de organización, todos los
métodos coordinados y las medidas, adoptadas en el negocio, para
proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus
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datos, contables, promover la eficiencia en las operaciones y
estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia".
Posiblemente esta definición es más amplia que el significado que
a veces se le atribuye al término. Reconoce que un "Sistema" de
control interno se proyecta más allá de aquellas cuestiones que se
relacionan directamente con las funciones de los departamentos de
contabilidad y finanzas.
Establecer y mantener un sistema de control interno es una
responsabilidad importante de la gerencia. El sistema de control
interno debe quedar bajo la continua supervisión de la gerencia
para determinar que está funcionando tal como se definió y que es
modificado apropiadamente en razón de cambios en las
condiciones.
El control interno se clasifica en: Control interno Administrativo
y Control interno contable.
Control interno administrativo
Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
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cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
gerencia.
Control interno contable
Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad
de los datos de contabilidad.
Todo sistema de control interno debe contener las siguiente
características:
Organización : de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad
y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorización y registro operacional : de manera que sea de la
atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros
de las informaciones y de mantener el control.
Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones
intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.
Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de
caja o en forma de depósito en un banco comercial.
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Valores en moneda de curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a
reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas).
Ingresos ejecutados por cobradores.
Remesas por correos.
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas
en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:
Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se
facilite el cuadre diario de estos ingresos.
La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no
pertenezca al área de caja.
Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
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El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo
una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o
documentos al cobro.
Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con
la relación antes mencionada.
Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola
persona o preferiblemente por el departamento de cobros y
créditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona
de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se
mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
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La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos
menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario
recibido por diferentes conceptos.
Entre las medidas de control interno del efectivo están:
Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
Que estos volantes estén enumerados.
Manejados por una sola persona.
Deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del
efectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes.
Los faltantes y sobrantes detectados, deben expedientarse y
registrarse inmediatamente, y siempre que sea posible,
recuperar los recursos, mediante la devolución del faltante por
el culpable.
Debe establecerse un sistema de control simple, para controlar
los sellos en poder del cajero, que se consideran efectivo.
Todo vale de pagos menores y de recibos de ingresos, debe estar
firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo,
respectivamente.
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Los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos,
deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el
área económica.
Los vales de caja para pagos menores, por servicios efectuados
por particulares, deben incluir el número de la licencia de
inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia.
El efectivo cobrado deberá depositarse, diariamente, en la
agencia bancaria en que se operen las cuentas por la
organización.
Efectivo en banco.
Deben conciliarse las operaciones de las cuentas contables de
efectivo en banco, diariamente contra los estados de cuenta
remitidos por la agencia bancaria, dejando evidencia de dicha
conciliación, al final de cada mes.
Las personas encargadas de emitir y firmar los cheques, no
deben ser las mismas que se encarguen de la conciliación del
efectivo depositado en banco.
Deben conciliarse las operaciones de todas las cuentas
bancarias.
Los cajeros no deben tener en su poder las chequeras en blanco.
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La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros
operacionales, para esto fue creada la caja chica.
Depositar el dinero de la caja general.
Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
La apertura de cuentas bancarias habrá de ser autorizada por el
consejo de administración.
Emplear firmas mancomunadas, a menos que una persona
autorice la emisión del cheque y otra referente a la autorización
y estas personas no estén relacionadas ni tengan relación entre
sí.
No firmar cheques por anticipado en ninguna circunstancia;
aunque se puedan verificar los cheques posteriormente, puede
ser demasiado tarde.
Las conciliaciones bancarias deben elaborarse periódicamente
(cuando menos una vez al mes), con esto se puede detectar
cualquier irregularidad esencial para el control interno.
Control Interno de los cuentas por cobrar
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Entre las medidas de control interno de las cuentas por cobrar
están las siguientes:
El total de las cuentas individuales debe ser conciliado
periódicamente con la cuenta control en el mayor general, con
el objetivo de verificar la conexión aritmética.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente
por un empleado; esta labor es independiente de las funciones
relativas a cuentas por cobrar o a la recepción de efectivo.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a
todos los deudores, con el objetivo de capacitar al deudor para
reportar discrepancias. Las excepciones en el envió de estados
de cuentas permite usar estas cuentas para esconder
sustracciones.
Los estados de cuentas deben ser cotejados independientemente
con el auxiliar y enviados por correo sin que la persona que
lleva el auxiliar o el cajero tengan acceso a ellos; esto permite
asegurarse de que el estado de cuenta coincida con la cuenta y
que no sea interceptado por aquéllos que están en los puestos
que les permite sustraer efectivo o esconder la sustracción del
mismo.
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Otro funcionario, a parte del cajero, encargado de crédito o
empleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, debe
encargarse de aclarar todos los partidos sujetos a controversia y
confirmar saldos ocasionales; con el objetivo de disminuir las
posibilidades de sustracción por parte del cajero, encargado de
crédito o empleado responsable del auxiliar de cuentas por
cobrar, al cerciorarse de que todas las cuentas, especialmente
aquéllas no conciliadas, reciban atención independiente.
Las notas de crédito deben estar numeradas progresivamente,
controladas totalmente y autorizadas por una persona
responsable que no tenga acceso al efectivo.
Las labores del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar
deben ser independientes de todas las funciones de efectivo,
verificación de las facturas y notas de crédito, verificación de
los totales de ventas y otros créditos, pases a cuentas de control
y autorización de bajar cuentas de cobros dudosos; con el
objetivo de separar las funciones de registros de cuentas por
cobrar respecto de las de caja, preparar fuentes de
contabilización y control de totales y de bajos y ajustes que
reducen la ocultación de sustracciones de efectivo.
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Si hay más de un empleado encargado del auxiliar de cuentas
por cobrar, cambiarlo de sección de responsabilidad de cuando
en cuando, con el objetivo de que la rotación de la
responsabilidad proporcione la verificación de un empleado a
otro.
El funcionario responsable de la cobranza no debe estar
relacionado con los encargados del auxiliar de cuentas por
cobrar.
Esto es con el objetivo de que el funcionario sirva como control
del trabajo del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar y
del cajero.
Emplear controles aplicables a casos especiales, con el objetivo
de que cuando cualquiera de los controles anteriores sea
inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, de acuerdo
con las características de la empresa. En algunos casos se
necesitará de controles suplementarios, lo cual depende de la
naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con la
responsabilidad, competencia y confianza del personal que las
maneje.
Control Interno de los Inventarios
38
El control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que deberá
gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de
inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir ).
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir ).
Método PEPS : tipo de inventario perpetuo que detalla por medio
de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las
mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es
la primera en venderse o salir.
Método UEPS : tipo de inventario perpetuo que estable que las
últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden
o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Hacer conteos físicos periódicamente.
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
39
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas,
de manera que se eviten los robos, bajo la supervisión de un
custodio.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones
autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros
contables.
Todas las compras deben ser recibidas por el departamento de
recepción, independientemente de los departamentos de
compras, almacenes y cuentas por pagar.
Tomar precauciones adecuadas para asegurar que, cuando
menos, se elaboren cuatro copias de las facturas de materiales
recibidos, y que se distribuyan a los departamentos de: almacén
de producción, cuentas por pagar, departamento de compras y
departamento de recepción.
Preparar periódicamente reportes sobre existencias que sean de
movimiento lento, obsoletos, fuera de lo mínimo y lo máximo, y
dañados.
Supervisar los siguientes artículos, bajo el control de
contabilidad: artículos en consignación, materiales en poder de
40
proveedores o subcontratistas, materiales o mercancías en
bodegas foráneas y mercancías embarcadas en prestamos o
sujeta a aprobación.
Control Interno de cuentas por pagar
Entre las medidas de control interno aplicables a las cuentas por
pagar tenemos:
Que haya un adecuado sistema de autorización para la creación
de los pasivos.
Que todos los pasivos sobre los que se determine su corrección,
sea registrado.
Que existe la autorización apropiada para la liquidación de los
pasivos.
Los asuntos que se contabilicen en los registros de cuentas por
pagar, deberán estar debidamente aparados por un sistema de
control interno, relacionado con requisiciones, compras,
recepción, aprobación de las órdenes de compras, de las facturas
y aprobación para su pago.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los
documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe
41
cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia
del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha,
numero e importe.
Control Interno del capital
Entre las medidas de control interno aplicables al capital tenemos:
Personal independiente debe llevar los registros de acciones o
títulos, con el objetivo de robustecer el control al segregar las
transacciones de la empresa con los accionistas respecto de las
operaciones normales.
Es estrictamente prohibido firmar certificados en blanco.
Cancelar adecuadamente los certificados cambiados por
acciones.
Conciliar periódicamente el registro de acciones con las actas
de asambleas; con el objetivo de cerciorarse de que existe el
registro adecuado en los libros.
Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria
especial, con el objetivo de facilitar la conciliación y de servir
como memorandum de cheques de dividendos no cobrados.
42
Los formularios.
Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar
información en las diferentes áreas de una empresa . Constituyen
un elemento que siempre y cuando esté autorizado podrá servir
como comprobante para garantizar una operación.
Son modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad.
La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los
negocios.
Los formularios son muy importantes para llevar el control y el
buen funcionamiento de todas las informaciones que en ellos se
plasman en la empresa.
43
Flujograma
Técnica de documentación grafica. Sirven para tener una
apreciación visual acerca del funcionamiento de un procedimiento
general.
Recibo de Ingreso
Este documento es utilizado en la recepción de efectivo, ya sea por
pago de factura o por venta al contado.
Este documento debe ser llenado por el cajero, contiene lo
siguiente: número, fecha, nombre de quien recibe el efectivo, la
cantidad en número y letra, el concepto por el cual recibe el
efectivo, el nombre del cajero que recibe el dinero.
Factura
Este formulario se utiliza como medida de control, es preparado al
realizar una venta ya sea a crédito o al contado, tiene lo siguiente:
número de factura, fecha, número de orden de compra, código del
artículo, cantidad, descripción, precio total, firma del cliente y
autorización de factura.
Requisición de compras.
44
Este documento es solicitado por el departamento que solicita los
materiales debiendo estar debidamente autorizado para que el
encargado de compra pueda emitir la orden de compra.
Orden de compras.
Una orden de compras se genera después de agotado los recursos y
no exista lo solicitado en el departamento correspondiente
(Almacén). Después de una aprobación por el funcionario
indicado, el departamento de compras coloca el pedido al
proveedor de acuerdo referente a calidad, precio, cantidad,
empaque y embarque.
El número de copia de esta orden de compra habrá de depender de
la organización interna de operación de una compañía.
La original se envía al proveedor, retenido al departamento de
compras, una copia al departamento de contabilidad, una al
departamento de recepción, una copia al departamento solicitante y
una ultima al departamento de archivo.
El desembolso de caja
Es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para
realizar pagos por distintos conceptos.
45
Comprobante de caja chica.
Es un documento pre-numerado por medio del cual se controlan los
pagos que se utilizan con fondo de caja chica, contiene: Valor en
RD$, número de comprobante, fecha, concepto, cargo a la cuenta,
nombre de la persona que lo recibe y la debida autorización.
Entrada de mercancía
Es un documento con el cual se da ingreso a las mercancías para
almacén. Esto debe ir acompañado de la factura del proveedor,
copia de la requisición de compras y de la orden de compras.
Nómina de pago.
Es una lista de los empleados de la compañía que han sido
contratados para prestar un servicio a cambio de un salario, este
contiene las siguientes características: nombre y apellidos, fecha
del periodo de pago, ocupación que desempeña, total ganado, total
de deducciones a pagos, firma de quien lo prepara y de quien
autoriza el pago.
46
Conduce.
Es el documento de transito de la mercancía en el cual se detallan
los siguientes aspectos:
Quien retiró la mercancía de almacén.
Quien la entrego al cliente
Quien va a recibir por parte del cliente
Especificar fecha y hora de entrega
Descripción de la mercancía
Precio y cantidad.
Solicitud de cheque.
Permite solicitar cheque a una gerencia y el beneficiario puede
retirarlo en la sucursal seleccionada en dicha solicitud. El sistema
le presenta la comisión a cobrar antes de que usted acepte ó
rechace el envío al banco de dicha solicitud.
Cheque
Es un documento u orden de pago para que una persona retire la
cantidad asignada de los fondos asignados que el firmante del
cheque tiene en una cuenta bancaria.
47
Facturas a consumidores finales
Son los comprobantes tributarios que acreditan la transferencia de
bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios a
consumidores finales, los cuales no representan valor de crédito
fiscal.
Notas de Débito
Son los documentos tributarios que emiten los vendedores de
bienes y/o prestadores de servicios para recuperar costos y gastos,
tales como intereses por mora, fletes u otros, incurridos por el
vendedor con posterioridad a la emisión de comprobantes fiscales.
Sólo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario.
Notas de Crédito
Son documentos que emiten los vendedores de bienes y/o
prestadores de servicios por modificaciones posteriores en las
condiciones de venta originalmente pactadas, es decir, para anular
operaciones, efectuar devoluciones, conceder descuentos y
bonificaciones, subsanar errores o casos similares.
Conciliación Bancaria
48
La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que
figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de
determinar el origen de las diferencias.
La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las
anotaciones contables y las constancias que surgen de los
resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico
ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la
empresa y el banco. La conciliación bancaria no es un registro
contable, es una herramienta de control.
Entrada de Diario.
Es un comprobante que está alimentado por los diferentes diarios
auxiliares o especiales, pasando este finalmente al diario general.
La requisición de materiales
Es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer
un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por
el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la
institución.
La Nómina
49
Es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación
de su salario .
Registros de proveedores informales.
Se usa para el registro de costos, gastos y créditos de ITBIS de
proveedores no registrados o informales, por parte del
contribuyente que los va a hacer valer por ante de la DGII.
Registro de Gastos Menores.
Registro de gastos diversos realizados fuera del domicilio de la
empresa, para cubrir gastos incurridos en el mercado informal por
personal autorizado del contribuyente.
RESUMEN DE INGRESO
50
Colegio ParroquialSan Felipe Apóstol
Antera Mota #18Tels.: 809-586-1949, 809-586-2828 Fax: 809-586-1198Puerto Plata, Rep. Dom. Email: [email protected]
RESUMEN DE INGRESO
Fecha Recibo No. Detalle Cargo Valor Abonos
TOTALES
PREPARADO POR REVISADO POR
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
FACTURA CON VALOR FISCAL
51
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Antera Mota #18Tels.: 809-586-1949, 809-586-2828 Fax: 809-586-1198Puerto Plata, Rep. Dom. Email: [email protected]
NCF. A050010010100001029FACTURA CON VALOR FISCAL
CANTIDAD ARTICULOS PRECIO UNI. TOTAL
TOTAL RD$
DESPACHADO POR RECIBIDO POR
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
52
FACTURA
FACTURA No.720
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RNC:1-3015241-1
fecha
Cliente:Direccion: Placa No: Ficha:Condiciones
CANT. ARTICULOS PRECIO GALONUNITARIO VALOR TOTAL
TOTAL RD$
RECIBIDO CONFORME
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
53
ORDEN DE COMPRAS
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1-05-08494-5
ORDEN DE COMPRAS
A:
SIRVASE A DESPACHAR CON CARGO A NUESTRA CUENTA LOS SIGUIENTES EFECTOS.
CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNIT. ITEBIS TOTAL
NOTA:Solo despachar con sello y firma autorizada.
PREPARADO : APROBADO FECHA
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NOMBRE
DIRECCION
PARA ENTREGAR CONDICIONES
DIA MES AÑO
54
SOLICITUD DE CAJA CHICA
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SOLICITUD DE CAJA CHICA
FECHA
Departamento
Favor Entregar A:
La Suma de:
RD$
Por Concepto de:
Cargo a Cuenta
SOLICITADO POR AUTORIZADO POR
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
55
RECIBO
RECIBO No.Fecha
Recibí de
La suma de
En efectivo En Cheque Banco
Por concepto de
Entregado por Recibido por
56
SALIDA DE ALMACEN
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No. 1420
REQUISICION DE ALMACEN
Departamento Fecha:
Sirvase despachar los artículos más abajo detallados:
ITEM DESCRIPCION CODIGO VALOR TOTAL
UNITARIO
OBSERVACIONES Esta solicitud es buena y valida solo con las firmas del Gerente y Director del área que solicita.
Solicitado por: Autorizado por:
Despachado por: Fecha:
Recibido por: Fecha:
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ENTRADA DE ALMACEN
58
San Felipe Apóstol
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ENTRADA DE ALMACEN
No. 1324
Proveedor:______________________________________Fecha:____________________
Conduce/Factura No._____________________________O/C No:___________________
ITEM DESCRIPCION CANT. CANT. PENDIENTE
DE ARTICULOS SOLICITADA RECIBIDA ENTREGA
OBSERVACIONES
Firma y saldo de Recibo Revisado por
Colegio Parroquial
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
CONTROL DE INVENTARIO
59
San Felipe Apóstol
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Entrada No.
Folio No.
ENTRADA DE DIARIO CONTROL DE INVENTARIO
Art. No.
Artículo
Máximo Minimo Unidad
FECHA Detalle REFERENCIA ENTRADA SALIDA CRBalance
Preparado por Revisado por Aprobado por
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
Colegio Parroquial
CONDUCE
60
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Señor (es):
Dirección
Consignado A:
Fecha
Hemos enviados en perfectas condiciones:
Hemos Recibido esta mercancía Introduccciones especiales:En perfectas condiciones:
Cliente Conductor
Cédula
Las mercancias viajan por cuenta y riesgo del comprador por lo que no aceptamos
reclamaciones después de las 48 horas.
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Conduce No. 150
Su orden:
Fecha:
Vehículo:
Conductor:
Cantidad:
61
SOLICITUD DE CHEQUE
San Felipe Apóstol
Antera Mota #18Tels.: 809-586-1949, 809-586-2828 Fax: 809-586-1198Puerto Plata, Rep. Dom. Email: [email protected]
Solicitud de cheque
Beneficiario RD$
Banco: Motivo
Fecha:
Cargo a Concepto DR CR
Solicitado por Aprobado por
Colegio Parroquial
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
62
CHEQUE
Colegio Parroquial 1-1801San Felipe Apóstol NO. 008257 23-24
Antera Mota #18,
Tels.: 809-586-1949, 809-586-2828 Fax: 809-586-1198
Puerto Plata, Rep. Dom.
Email: [email protected]
Fecha
PAGUESE A LA ORDEN DE: RD$
Pesos Moneda de curso legal
Banco Popular de la República Dominicana
Firma
Este cheque puede se cambiado en cualquiera de nuestra oficinas
"'0000296'' ''' 118010700''' 744''''06430'''4'''
63
NOTA DE DEBITO
64
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NCF
FECHA DE EMISION
Tel.
Recibida por Autorizada por
Colegio Parroquial
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NOMBRE O RAZON SOCIAL CONTRIBUYENTE
RNC CONTRIBUYENTE
DIRECCION CONTRIBUYENTE Tel.
NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE
RNC DEL CLIENTE
COMPROBANTE FISCALNOTA DE DEBITO
DESCRIPCION PRECIO UNITARIO ITBIS TOTAL
NCF AFECTADO Fecha Total exento
Total Gravado
Itbis
NOTA DE CREDITO
65
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NCF
NOTA DE CREDITO
Tel.
Recibida por Autorizada por
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
NOMBRE O RAZON SOCIAL CONTRIBUYENTE
RNC CONTRIBUYENTE
DIRECCION CONTRIBUYENTE Tel.
NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE
RNC DEL CLIENTE
CODIGO CANT. MEDIDA DESCRIPCION PRECIO UNIT IMPORTE SIN ITBIS ITBIS TOTAL
NCF AFECTADO Fecha Total exento
Total Gravado
Itbis
ENTRADA DE DIARIO
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Fecha
ENTRADA DE DIARIO
CTA. No. Detalle DETALLE AUX DR CR
PREPARADO POR: REVISADO POR:
Colegio Parroquial
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
REGISTRO DE GASTOS MENORES
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San Felipe Apóstol
Antera Mota #18Tels.: 809-586-1949, 809-586-2828 Fax: 809-586-1198Puerto Plata, Rep. Dom. Email: [email protected]
REGISTRO DE GASTOS MENORES NCF
FECHA DE EMISION
Tel.
TOTAL DEL DIA
Colegio Parroquial
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CONTRIBUYENTE
RNC CONTRIBUYENTE
DIRECCION CONTRIBUYENTE Tel.
CUENTA No. DESCRIPCION IMPORTE
68
NOMINA DE PAGO
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NOMINA DE PAGO
PERIODO DEL DEL
NOMBRE SUELDO HORAS SEGURO TOTAL NETO A FIRMA DEL EMPLEADO CEDULA BRUTO EXTRAS SOCIAL ISR DESCUENTO PAGAR EMPLEADO
ORIGINAL : ARCHIVO DUPLICADO: DPTO DE CONTABILIDAD
PREPARADO POR APROBADO POR REVISADO POR
Colegio ParroquialSan Felipe Apóstol
69
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Colegio ParroquialSan Felipe Apóstol Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
Antera Mota #18Tels.: 809-586-1949, 809-586-2828 Fax: 809-586-1198Puerto Plata, Rep. Dom. Email: [email protected]
Entrada No.Folio No.
CONTROL ACTIVO FIJO
Nombre Dep. Anual Activo N.
Dep. Mensual RD$
Dep. Diario
Fecha de Costo de Vida Porciento Depreciacion Depreciacion Depreciacion Valor Adquisicion Adquisicion Estimada Anual anterior Ejercicio Acumulada Libros
Valor Residual Fecha de Retiro o Venta E. Diario No.
Vendido Ganancia o pérdida Fecha
70
FLUJOGRAMA DE LOS FORMULARIOS
Antera Mota #18
Tels.: 809-586-1949, 809-586-2828 Fax: 809-586-1198
Puerto Plata, Rep. Dom.
Email: [email protected]
FLUJOGRAMA DE FORMULARIOS
FORMULARIOS ORIGINAL 1ra. COPIA 2da. COPIA Nota de débito Cliente Contabilidad Archivo Orden de Compras Suplidor Contabilidad Archivo Recibo de caja chica Contabilidad ArchivoFacturas de Ventas Cliente Contabilidad ArchivoNota de crédito Cliente Contabilidad ArchivoSolicitud de cheques Anexo Cheque Contabilidad ArchivoCheques Beneficiario Contabilidad ArchivoEntrada de Almacen Contabilidad ArchivoConduce Cliente ContabilidadEntrada de diario Contabilidad ClienteComprobante de nómina Contabilidad Empleado Reposicion de caja chica Contabilidad Resp. de caja Archivo Recibos de ingresos ClienteControl de Activo Fijo ContabilidadControl de inventario Contabilidad Archivo Resumen de Ingreso Contabilidad Archivo Conciliacion Bancaria Contabilidad Archivo Nómina de pago Contabilidad Archivo
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.
San Felipe ApóstolColegio Parroquial
71
Estados Financieros
Son los documentos que muestran la situación financiera a que ha
llegado la empresa, como consecuencia de las operaciones
normales que ésta realiza.
Los principales estados financieros son:
Balance General o Estado de Situación:
Tiene como finalidad presentar la posición financiera del negocio
a una fecha determinada, preparado de acuerdo con la contabilidad
y documentación respectiva, que incluye el activo, el pasivo y el
capital contable.
La posición financiera se muestra enumerando los activos, pasivos
y la participación que tienen los accionistas y el dueño del negocio
a una fecha determinada.
También podemos decir que es un documento contable que
presenta la situación financiera de un negocio a una fecha
determinada.
Características:
72
1.- El orden va de acuerdo con la facilidad de convertir el dinero en efectivo
para cada empresa.
2.- La información no es estática ya que puede cambiar en cualquier momento.
3.- El saldo de las cuentas se puede representar en diferentes columnas según
la empresa.
4.- El balance puede traer notas al pie de la página explicando o aclarando las
cuentas.
5.- También se puede anotar cuantas fuente, complementarias y de orden
según el tipo de sociedad.
Estado de Resultado:
También es llamado Estado de Ganancias y/o Pérdidas. Este nos
presenta los ingresos recibidos por la empresa y los costos y gasto
en que incurrió la misma a una fecha determinada.
El Estado de Resultado es también uno de los estados principales de la
Contabilidad. Es el estado mediante el cual se presenta el volumen total de
todos los Ingresos y Gastos incurridos por la entidad durante el periodo que
abarca el mismo con el objetivo de poder conocer si la entidad ha obtenido
Beneficio o Pérdida por la gestión realizada. Nos encontramos pues ante un
estado contable dinámico.
73
Para su elaboración las cuentas que en él intervienen se van clasificando de
forma tal que se va observando de forma escalonada y lógica como se va
determinando los diferentes Resultados o Beneficios hasta llegar al Beneficio
o Utilidad del Periodo como expresión máxima del resultado obtenido por la
gestión y explotación del ciclo de producción o servicio de la empresa. De
igual forma se procederá en el caso de que el resultado sea Pérdida.
En si el Estado de Resultado es el método contable de determinación del
Beneficio o Pérdida como una adecuada ordenación de su proceso formativo.
Para ello el punto de partida de este estado son las Ventas o Ingresos como
forma en que se materializa el fruto final del producto o servicio razón de ser
de la empresa. Como es lógico para la obtención de este producto o servicio la
empresa ha tenido que incurrir en determinados gastos que en la terminología
contable recibe el nombre de Costo de Venta.
Estado de Flujo de Efectivo.
El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados
financieros básicos que deben preparar las empresas para cumplir
con la normatividad y reglamentos institucionales de cada país.
Este provee información importante para los administradores del
negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la
salida de recursos en un momento determinado, como también un
análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las
actividades financieras, operacionales, administrativas y
comerciales.
74
El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que
muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de
operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su
implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance
General que inciden el efectivo.
Este a su vez tiene como objetivo presentar información pertinente
y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un
ente económico durante un periodo para que los usuarios de los
estados financieros tengan elementos adicionales para examinar la
capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo,
para evaluar la capacidad, para cumplir con sus obligaciones,
determinar el financiamiento interno y externo, analizar los
cambios presentados en el efectivo, y establecer las diferencias
entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos.
Mayor auxiliar
El grupo de cuentas distintas a las que aparecen en el libro mayor
general, que sirve para detallar el saldo de la cuenta control que
aparece en el mayor general.
Mayor General
75
El mayor que contiene las cuentas que aparecen en los estados
financieros del negocio.
En el colegio Parroquial San Felipe, utilizan libro diario, libro de
Mayor, balances y auxiliares así como el libro de inventario que se
lleva para el control y buen funcionamiento de la misma.
BALANCE GENERAL
(Valor en RD$)
ACTIVOS
Activos Corrientes:
Caja Chica xxxxx
Banco Popular xxxxx
Banco de Reservas xxxxx
Dep., Acumulada xxxxx
Inventarios xxxxx
Total activos corrientes xxxxx
Activos Fijos
Terrenos xxxxx
76
Edificios xxxxx
Maquinaria y equipos xxxxx
Equipos de transporte xxxxx
Muebles y equipos de oficina xxxxx
Pasivos
Préstamos a corto plazo xxxxx
Cuentas por pagar a proveedores xxxxx
Retenciones por pagar xxxxx
Total pasivos xxxxx
Capital
Acciones comunes xxxxx
Utilidades retenidas xxxxx
Utilidades del periodo xxxxx
Total capital xxxxx
Total general xxxxx
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Entradas de Efectivo
Cobros en efectivo de los clientes xxxxx
77
Salidas de Efectivo
Pago a los proveedores xxxxx
Pago a empleados xxxxx
Pago por intereses xxxxx
Pago de impuestos xxxxx
Total salida de efectivo xxxxx
Efectivo generado por las actividades de
operación
RD$xxxxx
Flujo de efectivo generado por las actividades de inversión
78
Entrada de efectivo
Venta de activos xxxxx
Salida de efectivo
Adquisiciones de activos fijos xxxxx
Efectivo neto
Utilizado por las actividades de inversión RD$ xxxxx
Flujo de efectivo generado por las actividades financieras
Entrada de efectivo
Emisión de una deuda a largo plazo (préstamo) xxxxx
Emisión de acciones comunes xxxxx
Total entrada de efectivo xxxxx
Salida de efectivo
Dividendos pagados (xxxxx)
.
Efectivo neto generado por las actividades financieras xxxxx
Reducción neta de efectivo RD$(xxxxx)
Efectivo al 31 de diciembre de 2003 RD$(xxxxx)
Efectivo al 31 de diciembre de 2004 RD$(xxxxx)
79
ESTADO DE RESULTADO
(Valor en RD$)
Ingresos
Ingresos por servicios xxxxx
Otros ingresos xxxxx
Total de Ingresos xxxxx
Menos
Egresos
Costo de artículos vendidos xxxxx
Gastos operacionales xxxxx
Gastos administrativos xxxxx
Total de gastos xxxxx
Ganancia y/o pérdidas xxxxx
80
SOFWARE CONTABLE Y RECOMENDACIONES
En el Colegio Parroquial San Felipe, tiene un programa
establecido basado en el lenguaje FoxPro.
FoxPro o FoxBASE Professional es un lenguaje de programación orientado a
procedimientos, a la vez que un Sistema Gestor de Bases de datos para los
sistemas operativos MS-DOS, MS Windows, Mac OS y UNIX.
Aunque FoxPro es un DBMS y como tal soporta relaciones entre las tablas, no
se le considera como un Sistema administrador de bases de datos por no
soportar las transacciones.
FoxPro en una evolución de FoxBASE, uno de los lenguajes xBase que
surgieron como mejoras del dBase de Ashton-Tate, con el que comparten la
base sintáctica y la gestión del formato DBF de fichero de base de datos, pero
que difieren en la gestión de los campos MEMO y los archivos de índices.
En realidad el sistema implementado se está basando en una
implementación pequeña, sin diversidades y / o varias opciones
que le permitan a la empresa tener mejores condiciones en cuanto
81
al manejo mecanizado de sus datos, es por lo que estamos
recomendando un sistema especialmente para el uso y manejo de
las operaciones, es decir una programación realmente basada en
datos que compaginan y vallan a acorde con las gestiones que se
realizan en un Colegio.
Sistema SchoolTrack
SchoolTrack es un avanzado sistema de gestión académica, el cual
permite reducir el tiempo de procesos administrativos rutinarios
como transcribir calificaciones a libros de clases, calcular
promedios, copiar notas a las libretas de cada alumno, imprimir
libretas de calificaciones, generar automáticamente los informes
para el Ministerio de Educación y muchas cosas más.
Además cuenta con herramientas de análisis, que permiten diseñar
y generar diversos informes estadísticos, como un apoyo para
detectar problemas a tiempo y tomar buenas decisiones en forma
oportuna.
SchoolTrack, fue desarrollado por profesionales con experiencia
en el área de educación, y funciona ininterrumpidamente desde
hace más de 15 años en distintos colegios, lo que lo convierte en
82
uno de los sistemas más confiables y probado en la realidad de la
educación latinoamericana.
Integración
SchoolTrack asume la mayor parte de las necesidades de gestión
de información relativas a los alumnos: datos personales,
observaciones, entrevistas, conducta, asistencia, enfermería,
orientación, religión, actividades extraprogramáticas o lúdicas,
datos y composición de las familias, historia del alumno, etc.
SchoolTrack está plenamente integrado con los módulos de
Cuentas Corrientes, Bibliotecas, Admisiones y Transportes por lo
que elimina toda duplicidad de información.
Facilidad de Uso
Su moderna interfaz gráfica permite a usuarios con escaso
conocimiento del funcionamiento de las computadoras tener
rápidamente el dominio necesario del programa para efectuar las
acciones necesarias para mejorar la gestión académica del colegio.
Además, cuando es necesario diseñar informes complejos o crear
fórmulas de búsquedas con múltiples condiciones, Usted puede
fácilmente crearlos y modificarlos sin necesidad de ayuda externa,
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y podrá guardar esos modelos y utilizarlos cada vez que los
necesite de nuevo sin necesidad de diseñarlos nuevamente.
Campos Propios
Cada colegio puede definir sus propios campos para los alumnos,
profesores, familias y padres de familia. De esta manera se puede
ingresar y manejar información de su interés y que el sistema no
maneja de manera estándar sin necesidad de intervención externa
Terminología
El colegio puede usar en muchos campos sus propias listas de
valores, de manera muy sencilla, permitiendo adaptar ciertas
partes del sistema a la cultura del colegio.
Informes
Un avanzado editor de informes permite al colegio definir sus
propios informes cuando quiera, utilizando ordenamientos, cortes
de control, funciones estadísticas, columnas calculadas, etc.
Estilos y Modos de Evaluación
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La extrema flexibilidad de SchoolTrack permite a cada colegio
configurar prácticamente cualquier estilo de evaluación para cada
una de sus asignaturas.
Economías de Tiempo
Los cálculos automáticos, los informes prediseñados, la
información centralizada, la generación automática de informes
oficiales, son algunas de las ventajas de SchoolTrack que redundan
en una importante economía de tiempo para los profesores y
directivos de los colegios.
Seguridad
SchoolTrack posee un poderoso y eficiente sistema de control de
acceso a la información que permite en todo momento manejar el
control de acceso a la mayor parte de la información y a su vez
efectúa automáticamente un registro de los cambios que ha hecho
cada usuario en los principales registros de datos.
Generación Automática de Informes al Ministerio
SchoolTrack cuenta con un poderoso asistente que permite generar
automáticamente los archivos exigidos por el Ministerio de
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Educación. El sistema tiene incorporado un asistente que hace una
revisión completa de su base de datos y detecta en forma
automática si existe algún error o inconsistencia en ella antes de
generar los documentos oficiales.
Detección de Problemas a Tiempo
Con SchoolTrack se detectan los problemas a tiempo. Todos los
informes del sistema pueden ser emitidos en cualquier momento
sin necesidad de esperar al cierre de período.
Base de Datos Exportable y compatible con otras aplicaciones
SchoolTrack permite exportar a planillas de cálculo o archivos
planos la información contenida en la base de datos de manera
muy simple permitiendo utilizar la información almacenada en la
base de datos del colegio en otras aplicaciones.
Compatibilidad
Los sistemas de Colegium funcionan tanto en Windows como en
Macintosh
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Requerimientos
Software
El sistema SchoolTrack es una aplicación construida para ejecutar
en plataformas Windows de 32 bits y Macintosh, por lo que
requiere para su funcionamiento el sistema operativo Microsoft
Windows 95, 98, Millennium, NT, 2000 o xp. Adicionalmente,
para aprovechar la funcionalidad de exportación de las consultas a
planillas de cálculo, se recomienda la utilización de Microsoft
Excel.
Hardware
Los requerimientos de hardware mínimos para la instalación,
configuración y ejecución del sistema en un colegio son los
siguientes:
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Equipo tipo PC con procesador Pentium de 166 MHz
(recomendado 266MHz o superior).
Resolución de video SVGA a 800x600 píxeles (recomendado).
Dispositivo apuntador tipo ratón o similar.
164 de memoria RAM.
50 MB de espacio libre en disco + 1 MB por mes (recomendado
50 MB de espacio libre + 5 MB por mes).
Módem (opcional, para la transmisión automática de
información).
Dos puertos seriales libres (opcionales, para el empleo del
controlador de dispensarios e impresión de tickets).
Se recomienda una red LAN para este nuevo sistema ya que esta es
una red de área local, para computadoras personales y para un área
geográfica más limitada, y se compone de servidores, estaciones
de trabajo, sistemas operativos de redes y un enlace encargado de
distribuir las comunicaciones.
También se recomienda un servidor tipo 1, con un mínimo de 2
procesadores Intel Xeon con una velocidad igual o superior a 3.4
GHz / 2MB con bus de sistema a 800 MHZ.
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Conclusión
Una vez finalizado el presente trabajo, queda una satisfacción para
los estudiantes que desconocemos la importancia de la
implementación de un sistema y procedimientos contables, ya que
la lectura de textos para la elaboración del presente trabajo nos
pone en contacto directo con la materia que estudiamos.
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Aparte de los nuevos conocimientos adquiridos que quedan
plasmados en el presente trabajo, quedemos concluir diciendo que
tan satisfechas nos sentimos al haber realizado esta investigación,
porque para nosotras es un refuerzo a los conocimientos que ya
poseemos en esta materia, así con las investigaciones sobre el
sistema, ya expresado anteriormente en este trabajo, esperando
que sea de su agrado y satisfacción.
Recomendaciones
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Preparar una infraestructura adecuada para los discapacitados.
Incentivar a los padres de familia para que asistan a conocer
el avance académico y disciplinario de sus hijos e hijas.
Que se Implanten métodos nuevos para capacitar mejor al
personal que educan y dan informaciones a los jóvenes.
Orientar a los jóvenes sobre la drogadicción y las enfermedades
de transmisión sexuales.
Para el personal del colegio, tener siempre los extintores en
buen estado, preferiblemente tipo ABC, y ubicados puntos
estratégicos del Colegio.
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