Trabajo final plan de las comunicaciones

NOMBRES:

ADRIANA BERENICE RENOVATO CEJA

EDGAR EDUARDO RENOVATO CONTRERAS

CARRERA:

INGENIERÍA EN. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

GRADO Y GRUPO

8° CUATRIMESTRE “A”

MATERIA:

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS II

UNIDAD:

ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO DE TI.

TEMA:

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

PROFESORA:

IDS.LUCÍA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ

LUGAR Y FECHA:

PINOS ZAC, 03 DE MARZO DE 2015

U N I V E R S I D A D T E C N O L Ó G I C A D E L E S T A D O D E Z A C A T E C A S U N I D A D A C A D É M I C A D E P I N O S

T E C N O L O G Í A S D E L A I N F O R M A C I Ó N Y C O M U N I C A C I Ó N

Software Development Quality

Plan de Comunicación

Versión: 0100

Fecha: 03/03/2015

[Versión 01]

Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación

pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo

consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andalucía.

logo Software Development Quality Plan de Comunicación

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HOJA DE CONTROL

Organismo Asc-Tic

Proyecto <Nombre Proyecto>

Entregable Plan de Comunicación

Autor Adriana Berenice Renovato Ceja

Versión/Edición 0100 Fecha Versión 03/03/2015

Aprobado por Edgar Eduardo Renovato Contreras Fecha Aprobación 03/03/2015

Nº Total de Páginas 18

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio

0100 Versión inicial Adriana Berenice Renovato Ceja 03/03/2015

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

Nombre y Apellidos

Adriana Berenice Renovato Ceja

Edgar Eduardo Renovato Contreras


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INDICE

1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 5

1.1 Objeto ........................................................................................................................... 5

1.2 Alcance ........................................................................................................................ 5

2 OBJETIVOS DEL PLAN ................................................................................................... 6

3 ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN .............................................................................. 7

4 PLAN DE ACCIONES DE COMUNICACIÓN ................................................................ 8

4.1 Acciones de comunicación .......................................................................................... 8

4.2 Planificación .............................................................................................................. 13

5 ANEXOS ........................................................................................................................... 14

6 GLOSARIO ........................................................................................................................... 17

7 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS ............................................................................... 18


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1 INTRODUCCIÓN

1.1 Objeto

El propósito de este documento es proporcionar información sobre que deberá de

contemplar este plan de comunicación, esta trasciende durante todo el ciclo de vida

del proyecto. Un modelo de comunicación deberá ser desarrollado en una etapa

temprana del proyecto, ser implementado en su totalidad y el plan deberá mantener

a los interesados informados.

1.2 Alcance

El plan de comunicación debe ser construido basado en los requerimientos del

proyecto y su ejecución. Todos los roles necesarios y las responsabilidades deben

estar claramente definidos al igual que quién tiene que comunicar qué, cuándo,

cómo y dónde. Se deberán definir canales apropiados de escalamiento. La

periodicidad de la información debe ser determinada, homogeneizar tecnologías y

sistemas que conforman las redes de los diferentes centros, mejorar la calidad de

servicio y minimizar las incidencias de las redes de cable para reducir los tiempos de

inactividad, sentar las bases para futuras ampliaciones mejorando las

comunicaciones entre dependencias.


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2 OBJETIVOS DEL PLAN

Definir las necesidades de comunicación interna y las herramientas

necesarias.

Proporcionar comunicación precisa y concisa.

Involucrar a todos los interesados necesarios y mantener contacto

regularmente para mantener transparencia durante todas las transacciones.

Tener canales claros de comunicación con roles y responsabilidades bien

definidas.

Facilitar revisiones y retroalimentación de las entregas de proyectos y el

rendimiento del proyecto ya sea interna o externa.

Aclarar dudas, superar desafíos y prevenir riesgos que afecten al proyecto.

Crear una relación de confianza entre los interesados en el proyecto.

Entrenar, motivar y asesorar al equipo del proyecto.


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3 ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN A

COMUNICAR

¿A QUIÉN? MEDIOS O

CANALES

FECHA

WBS Administrador del Proyecto

Escrito Formal(Documento)

Al inicio y cada vez que se actualice.

Problemas, evitar desviaciones en el Plan.

Todos los interesados en el

Equipo del Proyecto

Reunión Cada vez que estos se presenten.

Informar cuáles son nuestras metas a lograr con el Proyecto.


Equipo del Proyecto

Reunión Al inicio del Proyecto y el 15/03/2015

Informes de Avance del Proyecto.


Equipo del Proyecto

Reunión 20/03/2015

Informar el rendimiento del Proyecto.


Equipo del Proyecto

Reunión 17/03/2015

Nuevas estrategias para mejorar la calidad.


Equipo del Proyecto

Conferencia 10/03/2015

Informes del Coste invertido en el Proyecto.

Administrador del Proyecto y el Cliente

Reunión 05/03/2015

Informar sobre el reacomodo de nuevos miembros en el equipo y cambios solicitados.


Equipo del Proyecto

Reunión 21/03/2015

Nuevas iniciativas para estimular a los miembros del Proyecto.

Administrador del Proyecto Todos los

interesados en el Equipo del Proyecto

Conferencia 20/02/2015

La elaboración de un plan de comunicación semestral, en el que se establece la estrategia de comunicación y la elaboración del mensaje a transmitir.

Administrador del Proyecto Todos los

interesados en el Equipo del Proyecto

Reunión 25/02/2015

Documentación de Lecciones Aprendidas

Administrador del Proyecto

Base de Datos Electrónica con

acceso compartido

26/02/2015 26/03/2015 26/04/2015


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4 PLAN DE ACCIONES DE COMUNICACIÓN

4.1 Acciones de comunicación

Acción de comunicación 01

Código 01

Descripción/Objetivos Informar el tiempo invertido en el proyecto

Responsable(s) Administrador del Proyecto y el Cliente

Audiencia objetivo Dar a conocer el tiempo y esfuerzo dedicado en el proyecto

Dependencias/Condicionantes Haber trascurrido el primer periodo del proyecto

Recursos humanos y

materiales Sala de juntas

Canales de comunicación Reunión cara a cara

Observaciones Ninguna


Código 02

Descripción/Objetivos Reuniones de Dirección General

Responsable(s) Administrador del Proyecto y el Cliente, Director General

Audiencia objetivo Dar a conocer informe sobre el avance del proyecto

Dependencias/Condicionantes No exponer los puntos a tratados en la junta al personal del proyecto

Recursos humanos y

materiales Sala de juntas

Canales de comunicación Reunión cara a cara

Observaciones Asistieron todos los involucrados


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Código 03

Descripción/Objetivos Asignación Roles y Responsabilidades de cada miembro

Responsable(s) Administrador del Proyecto y el Cliente

Audiencia objetivo

Dependencias/Condicionantes Ninguna

Recursos humanos y

materiales Sala de juntas, computadora, proyector

Canales de comunicación Reunión

Observaciones Estuvieron de acuerdo con lo que se asigno


Código 04

Descripción/Objetivos Reunión para mejorar el desempeño del grupo de trabajo

Responsable(s) Todos los interesados en el Equipo del Proyecto

Audiencia objetivo Mejorar el desempeño de los miembros

Dependencias/Condicionantes Ninguna

Recursos humanos y

materiales Sala de juntas, proyector, computadora

Canales de comunicación Conferencia

Observaciones No se presentaron a la hora establecida


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Código 05

Descripción/Objetivos Identificar y corregir las anomalías detectadas en el manejo de información y dela comunicación.


Audiencia objetivo Que la información proporcionada se maneje de la manera correcta

Dependencias/Condicionantes Desarrollar nuevas estrategias de comunicación

Recursos humanos y

materiales Sal de juntas


Observaciones Rivalidad entre los miembros


Código 06

Descripción/Objetivos Retroalimentación a los miembros del Equipo


Audiencia objetivo Adquirir nuevos conocimientos

Dependencias/Condicionantes Una correcta retroalimentación sobre el diseño, ejecución y la estrategia de comunicación,

Recursos humanos y

materiales Sal de juntas, proyector, computadora

Canales de comunicación Conferencia

Observaciones Acción realizada exitosamente


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Código 07

Descripción/Objetivos Hacer reuniones con los miembros en donde tengan la oportunidades de expresar sus preocupaciones y su propuesta de trabajo


Audiencia objetivo Mejor comunicación entre los miembros del equipo

Dependencias/Condicionantes Valorar a las personas como trabajadores no como subordinados

Recursos humanos y





Código 08

Descripción/Objetivos Reunión con el Cliente

Responsable(s) Administrador del Proyecto y Director General

Audiencia objetivo Proporcionar informes sobre el estado del avance del proyecto

Dependencias/Condicionantes Que acudan los presentes correcto a esta reunión

Recursos humanos y



Observaciones Reunión exitosa


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Código 10

Descripción/Objetivos Reunión de avance del Proyecto


Audiencia objetivo Dar a conocer el avance en cuanto al desarrollo de proyecto y realizar cambios si son necesarios.

Dependencias/Condicionantes Que acudan todo los interesados del proyecto

Recursos humanos y



Observaciones Reunión exitosa


Código 09

Descripción/Objetivos Reunión para Resolver Polémicas


Audiencia objetivo A medida que se identifiquen polémicas y se resuelven, serán documentadas.

Dependencias/Condicionantes -Desarrollar nuevas estrategias de comunicación -Trabajar en armonía

Recursos humanos y





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4.2 Planificación

Código

Acción

Responsable(s) Fecha Inicio Fecha Fin

01 Administrador del Proyecto y el Cliente

20/03/2015 25/03/2015

02 Administrador del Proyecto y el Cliente,

Director General

03/02/2015 04/02/2015

03 Administrador del Proyecto y el Cliente

15/01/2015 15/01/2015

04 Todos los interesados en el Equipo del

Proyecto

02/03/2015 16/03/2015


Proyecto

19/02/2015 20/02/2015


Proyecto

15/01/2015 30/01/2015


Proyecto

25/02/2015 15/03/2015

08 Administrador del Proyecto y Director

General

20/03/2015 21/03/2015


Proyecto

20/02/2015 05/04/2015


Proyecto

20/01/2015 10/04/2015


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5 ANEXOS

Matriz de Comunicación

MATRIZ DE COMUNICACIÓN A

VA

NC

E D

EL

PR

OY

EC

TO

RE

PO

RT

ES

ME

NS

UA

LE

S

MIN

UTA

DE

JU

NTA

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S

MIN

UTA

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A

CO

NT

RO

L

PR

ES

UP

UE

STA

L

INVOLUCRADO ROL SEM MEN SEM SEM SEM SEM MEN PERMANENTE MEN

Director General Cliente

Adriana Berenice Administrador

del Proyecto

Edgar Eduardo Capacitador del

Personal

Edgar Eduardo Técnico de

Mantenimiento,

HW, SW.

Adriana Berenice Responsable de

Aplicaciones

Edgar Eduardo Director de

Recursos

Humano

Adriana Berenice Responsables

del Cambio

Edgar Eduardo Diseño

Adriana Berenice Diseño de

Implementación


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Calendario de Eventos

DIAS

MES J V S D L M M J V S D L M M J

ENERO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

13 14 15

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

26

27 28 29

30

31

FEBRERO 1 2

3 4 5 6 7 8

9 10 11 12

13 14 15

16 17 18 19 20

21 22

23 24

25 26

27 28

MARZO 1 2 3 4 5 6

7 8 9 10

11 12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

24 25 26

27

28 29 30 31

ABRIL 1 2 3

4 5 6 7 8

9

10

11 12 13 14 15

16 17 18 19 20

21 22 23

24 25 26 27 28 29 30


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SIMBOLOGÍA

Inicio del Proyecto

Término del Proyecto

Informe de Avance del Proyecto

Evaluación a los Miembros del Equipo

Reunión de Avance del Proyecto

Minuta de Junta Interna

Reunión de Aprobaciones(pruebas)


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6 GLOSARIO

Término Descripción

Minuta Anotación que se hace de algo para recordarlo

Escalamiento Proceso de incrementar el impacto de la calidad en un proyecto y obtener un mejor beneficio.


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7 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS

Referencia Título

Ref. 1 PMBOCK

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