NOMBRE: Dayana ValdezCURSO: 3ero B OrganizacinTRABAJO DE ORGANIZACIN

SERVICIOS QUE BRINDA SECRETARA GENERAL1.- QUE SERVICIOS BRINDA LA SECRETARIALa Secretara General es la unidad administrativa que centraliza y coordina las cuestiones administrativas relacionadas con el personal docente y educando de laUniversidad Tecnolgica de Panam; y que organiza, atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y a las actividades que conciernen a toda la Institucin.A travs de la Secretara General se pueden obtener los siguientes servicios: Historial Acadmico Oficial (Crditos) Notas Semestrales Certificaciones Revisin Preliminar Revisin Final Expedicin de diplomas Autenticacin de firmas Confrontacin de documentos Copia de documentos Descripcin de curso Verificacin de ndice acadmico Revlida y Evaluacin de Ttulos obtenidos en otras Universidades Convalidacin de Crditos obtenidos en otras Universidades Homologacin de ttulo Universitario Ingreso de estudiantes extranjeros Verificacin de ttulos acadmicos otorgados a los Centros de Estudios Superiores Particulares Estatuto Universitario Gaceta Tecnolgica Compendio de Ley Orgnica de laUTP2.- SISTEMAS DE ORGANIZACI N DEL SERVICIO DE SECRETARIADO-Identificar las distintas tendencias internacionales de lo que significa la cultura empresarial.-Diferenciar correctamente las principales funciones genricas de la direccin.-Interpretar el sistema organizativo ms adecuado en relacin con los estilos de direccin. -Explicar las funciones y caractersticas fundamentales de los diversos tipos de secretariado:.De direccin econmico-comercial..De direccin cientfica..De produccin.-Describir con un alto grado de detalle los medios y equipos habituales en una oficina.-Aplicar las funciones de la agenda de trabajo convencional o electrnica en la planificacin y organizacin de un supuesto servicio, explicando la realidad de lo realizado.-En supuestos prcticos de servicios de secretariado determinados por el tipo de empresa o centro de trabajo, funciones y entorno organizativo:.Explicar las relaciones y el flujo de informacin del servicio de secretariado, utilizando diagramas si es preciso..Establecer, mediante un grfico, la estructura fsica del servicio de secretariado, determinando y ubicando los elementos materiales y los medios humanos necesarios y justificando su distribucin segn criterios de ergonoma y fluidez del trabajo..Definir los lmites de responsabilidad y las funciones de los puestos de trabajo necesarios..Determinar los trabajos peridicos, aperidicos y puntuales, razonando la respuesta..Establecer el procedimiento ms adecuado ante una urgencia o contingencia surgida.-Diferenciar los tipos de reuniones en el mbito pblico y privado, especificando su funcin.-Describir las etapas del desarrollo de reuniones tipo.-Enumerar los objetivos ms relevantes que se persiguen en reuniones de grupo tipo, identificando la tipologa de los participantes.-Diferenciar las caractersticas de una reunin y de un evento desde el punto de vista del protocolo.-Identificar diferentes tcnicas de dinamizacin y funcionamiento de grupos.-Ilustrar la funcin y el mtodo de la planificacin de reuniones, definiendo, a travs de casos simulados, los objetivos, documentacin, orden del da, asistente y convocatorio de una reunin.-Seleccionar los medios logsticos, calcular el presupuesto, realizar la documentacin necesaria, ordenar las precedencias de colocacin y de intervencin, para la supuesta realizacin de un evento o reunin, dejando constancia por escrito de las motivaciones de las decisiones tomadas y las conclusiones.

-Organizar diferentes tipos de reuniones, cumpliendo los objetivos asignados y observando el protocolo necesario a partir de supuestos prcticos suficientemente caracterizados, atendiendo a su naturaleza:.Informativa:. Conferencias.. Simposios o congresos..Reunin de trabajo:. Mesa redonda.3,. Definicin de tarea administrativaTareas AdministrativasLascuatrotareas Administrativas bsicasde un administrador de empresas son:Tareas de organizacin Actividades de direccin Actividades de gestin Actividades de ejecucinLas tareas de organizacin:Estas tareas tienen que ver con la forma en cmo constituimos el funcionamiento general de la empresa, y se relacionan directamente con nuestra capacidad para tener a la empresa bajo control tanto en el plano interno como en el plano externo de la misma.a) Resolucin de tareas internas: - Fijacin de metas y objetivos (o en otras palabras, establecer para dndeva la empresa) - Polticas internas de funcionamiento (vale decir, establecer las normas y las reglas de funcionamiento permanentes, que establecern: qu hacer y cmo hacerlo) - Control del crecimiento (determinar los cambios de estrategias que se debern aplicar, a los efectos de encarar los nuevos desafos y las nuevas reas que se irn agregando a la empresa)- Inversiones (se refiere a la determinacin del uso que se le darn a los recursos propios de la empresa, en la medida que estos crezcan y se acumulen)- Control del riesgo comercial y otros (determinacin de las medidas que se tomarn en periodos de crisis, en periodos de abundancia, en los periodos de crecimiento y en las circunstancias de nuevas inversiones financieras, etc.) - Salvaguarda de las existencias (se refiere a las polticas de control en las adquisiciones de mercaderas, y en la venta de las mismas, en cmo almacenarlas y controlarlas en sus periodos de vida til, como protegerlas en casos de siniestros u otros)b) Resolucin de tareas externas - Marketing (vale decir, que polticas usar para imponer mi empresa en el mercado ycmoabarcar mayores cuotas de participacin en el mismo)- Conocimiento y evaluacin del mercado (saber dnde estamos parados en relacin con nuestra capacidad para resolver las necesidades de nuestros clientes, y aprender a determinar qu tipos de necesidades ellos tienen, para que las podamos satisfacer mejor)- Relaciones con terceros: se refiere a las polticas de la empresa en relacin con 1) los organismos estatales que tienen que ver con el comercio como por ejemplo el servicio de impuestos internos, oficinas del trabajo, seguros sociales, leyes del consumidor, etc. 2) nuestra relacin con la competencia, 3) nuestra relacin con la comunidad, 4) nuestra relacin con las entidades bancarias y financieras, etc.) - Subcontrataciones (dcese de nuestra capacidad de recurrir a otros para la solucin de problemas internos y externos de la empresa, como por ejemplo, el staff de abogados, empresas de marketing, empresas con tratadoras de personal, etc.)ACTIVIDADES DE DIRECCINDireccin comercialSe puede decir que en toda empresa, la funcin comercial cumple un rol prioritario, ya que como lo deca el profesor Oscar Johansen, la empresa adquiere materiales con los cuales crea un producto o servicio, lo comercializa y con lo obtenido adquiere nuevos materiales con los cuales crea productos o servicios los cuales comercializa, etc.Actividades de gestin:Las actividades de gestin tienen que ver con las actividades o tareas que se desarrollan para lograr con eficiencia los objetivos: de la empresa, del departamento en cuestin o de las personas en sus puestos de trabajo.Cuando nos referimos al tema de la gestin administrativa, estamos hablando de las diferentes acciones y decisiones que se toman a los efectos de lograr que se hagan las tareas o los acontecimientos que nos llevarn al logro de nuestros objetivos.Vale decir que todo procedimiento administrativo, toda decisin que se toma, toda tarea que se realiza, todo mtodo que se implementa, toda poltica que se aplica.forman parte de la gestin administrativa, y los resultados de esa gestin pueden ser el xito o el fracaso, segn si dicha gestin logr los resultados esperados, o si no se lograron los objetivos.ctividades de ejecucin:En relacin con este tema, digamos que las actividades de ejecucin, se refieren a los aspectos prcticos de la actividad administrativa, aquellos que conforman la verdadera accin de administrar una empresa.Dentro de las actividades de ejecucin, mencionaremos algunos de los aspectos que tienen que ver con la prctica de administrar, y ellos son:a) El trabajo en equipoTrabajar en equipo significatrabajar en forma efectiva y productiva con otras personas, o dicho de otra manera, trabajar en equipo incluye el ser parte de un grupo de personas que trabaja con metas y propsitos comunesLa importancia de trabajar en equipo radica en que, de esta forma podemos lograr cosas que de manera personal jams podramos lograr, y con un nivel de eficiencia superior.A los efectos de que esto sea posible, las personas debern desarrollar un verdadero espritu de equipo, el cual incluye:Llevarse bien con todos los del equipoEstar en sintona con las personas y las tareasEncarar juntos los desafosEs tambin muy importante que cada uno de los integrantes de un equipo de trabajo aprenda a reconocer cuales son las cosas que forman parte del entorno del trabajo en equipo, como por ejemplo:Las metas y objetivos / las comunicaciones / establecimiento de planes de accin / supervisin de la gestin / las relaciones humanas / la organizacin administrativa / la capacitacin constante / etc.De igual manera, se debe tomar en cuenta que existen situaciones y elementos que atentan contra el xito del trabajo en equipo, y algunos de ellos son:El individualismo / la envidia / la falta de preparacin / la desobediencia a las jerarquas administrativas / etc.b) Las reuniones de trabajoPor qu reunirnos como equipo de trabajo?La creacin de una agenda de reunin de trabajoFilosofa de participacin: nos reunimos para resolver los problemasc) Las entrevistas personalesComo una herramienta motivacional y de deteccin de problemasLa fijacin de un calendario de entrevistas permanentesd) Las visitas a terrenoPara respaldarPara controlarPara saber la realidad4.- DISTRIBUCIONES DE TAREAS ADMINISTRATIVASLa funcin administrativa tiene una cualidad importante, est asegurada por la direccin y es de gran importancia en los cargos de altos ejecutivos, pero no quiere decir que sea solo de incumbencia de la alta direccin, por el contrario las funciones administrativas se reparten de manera equitativa en todos los niveles de la jerarqua empresarial.La distribucin de las funciones administrativas se realiza dependiendo las capacidades y el nivel jerrquico que se tenga, por ejemplo las aptitudes y actitudes de un operario u obrero son de carcter tcnico, pero el cargo que se tiene es de un rango ms alto pues las capacidades van aumentando en capacidades administrativas.