UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANAVICERRECTORADO ACADMICOPROYECTO DE CARRERA CONTADURA PBLICAUNIDAD CURRICULAR: SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

SISTEMAS DE INFORMACIN

Facilitador(a): Lcda. Amelia Giangreco

Integrantes:Eliana Blanca Henry Camperos OsbenisDasilva C.I. 14.669.364Tatiana Arocha C.I.

Santa Elena de Uairn, 13 de Noviembre de 2013

INTRODUCCIN

El trmino Sistema tiene varios significados o definiciones, y todos persiguen un objetivo comn, lograr un todo organizado.En la actualidad los Sistemas de Informacin constituyen la va principal para el progreso, eficiencia, desarrollo y efectividad de la produccin en cualquier organizacin. Todas las organizaciones necesitan informacin actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeo y la ejecucin de sta.

SISTEMA DE INFORMACIN

Sistema de InformacinSe define como un ensamblaje formal y sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procedimientos de datos para proporcionar informacin a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificacin, control, toma de decisiones y proporcionar una variedad de reportes que sean requeridos por sus entes externos.Otra definicin del sistema de informacin indica, que es un sistema hombre/mquina que procesa datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren en las entidades que forman una organizacin y aporta una variedad de reportes, que sean requeridos por los entes externos.

Funciones de los Sistemas de Informacin Procesamiento de Transacciones: Consiste en capturar, clasificar, calcular, resumir y almacenar los datos. Definicin de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de las transacciones de acuerdo a una estructura de almacenamiento adecuada, como base de datos o archivos, un mtodo que facilita el almacenamiento, actualizacin y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento. Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del sistema deben mantener actualizadas las operaciones bsicas de mantenimiento que son inclusin, modificacin y eliminacin de datos en los medios de almacenamiento. Generacin de Reportes: Se encarga de producir la informacin requerida y trasmitirla a los puntos o centros de informacin que la soliciten. Los reportes que genera el sistema de informacin se clasifican en: Reportes de Errores: Proporcionan informacin sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones. Es producido por el subsistema de procesamiento de transacciones. Reportes de Actividad: Proporcionan informacin sobre las actividades o elementos de la organizacin. No estn orientados a la toma de decisiones, ejemplo: listados de alguna entidad y es producido por el subsistema de procesamiento de transacciones. Reportes Regulares: Estn orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se puede generar automticamente. Es producido por el subsistema de procesamiento de informacin. Reportes de Excepcin: Sealan la ocurrencia de condiciones anormales, tienen un formato predefinido y se pueden generar automticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condicin anormal. Es producido por el subsistema de procesamiento de informacin. Reportes No Planeados: Requerido eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido. Es producido por el subsistema de procesamiento de informacin. Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas. No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automticamente; es producido por el subsistema de procesamiento de informacin. Procesamiento de Consultas: Parte de la informacin requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo como el de los reportes, stas son las llamadas consultas interactivas, y es un medio directo de comunicacin hombre-mquina. Esta funcin es generalmente ejecutada por los subsistemas de administracin de datos, que facilita el acceso a los datos, y de procesamiento de informacin, que transforma los datos almacenados en informacin. Mantenimiento e Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por un sistema de informacin deben ser confiables y veraces, se debe garantizar la integridad de los datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

Objetivos De Los Sistemas De Informacin1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relacin entre los recursos de la empresa.2. Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento de tal forma que est disponible cuando se necesite.3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones en sus empresas.

Clasificacin De Los Sistemas De Informacin1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de lneas estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operacin e incluso para empleados individuales.2. Por rea funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operacin de la organizacin. Ejemplo: sistema de informacin contable, sistema de informacin de comercializacin, sistema de informacin de recursos humanos.3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc.

Cada modalidad de sistema desempea un importante papel en el control y la coordinacin de muchas partes o componentes de una organizacin o una empresa. Sistemas de Informacin Gerencial (SIG) Sistemas de soporte de Decisiones (SSD), Sistemas de informacin Estratgico (SIE) Sistemas de Informacin de Oficina (SIO)

1. Sistemas de Informacin Gerencial (SIG): Estos sistemas se caracterizan por ser ms completos en el procesamiento de informacin y la salida generada permite afianzar con mayor fuerza la toma de decisiones. Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la administracin.

2. Sistemas de soporte de decisiones (SSD): Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribucin importante para el proceso de la solucin de problemas. Los sistemas de soporte de decisiones estn enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones. 3. Los sistemas de Informacin Estratgicos (SIE): estn enfocados a crear o permitir lazos e integracin de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su ambiente.Es un sistema de informacin usado para el soporte de estrategias competitivas de una organizacin. La perspectiva anterior comn de los SIE estaba basada sobre la idea que los sistemas de informacin deben nicamente enfocarse a cubrir las necesidades de informacin para soportar y dar forma a la administracin por medio de monitoreos. Por tanto esta perspectiva es inadecuada para la oportunidad de sistemtica de oportunidades de negocios para los SIE, e incapaz de explicar el significado estratgico de los sistemas.

4. Sistemas de informacin de oficina (SIO): Es un conjunto de herramientas de automatizacin de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los SIO dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la informacin para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organizacin.Los aspectos ms comunes de un SIO incluyen procesamiento de palabras, hojas de clculo, editor de publicaciones, calendarizacin electrnica y comunicacin mediante correo de voz, correo electrnico y videoconferencia.

Ventajas y Desventajas de los Sistemas de InformacinTodos los sistemas de informacin en general poseen una serie de ventajas y desventajas en comn.Ventajas:1. Rapidez en los procesos.2. Manejo, registro y control de datos e informacin.3. Actualizacin de la informacin.4. Seguridad.5. Eficiencia.6. Disminucin de mrgenes de errores en los procesos. 7. Intercambio de informacin. 8. Ahorro de dinero.9. Apoyo a la toma de decisiones.10. Almacenamiento y recuperacin de la informacin11. Control efectivo de las actividades de la organizacin.12. Integracin de nuevas tecnologas y herramientas de vanguardia.13. Ayuda a incrementar la efectividad en la operacin de las empresas.14. Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.15. Disponibilidad de mayor y mejor informacin para los usuarios en tiempo real.16. Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.17. Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.18. Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluacin y control.Desventajas:1. El tiempo que pueda tomar su ejecucin.2. La resistencia al cambio de los usuarios.3. Problemas tcnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas in adecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organizacin.

Sistemas de Informacin de GerencialVentajas Puede manejar un enorme flujo de datos y realizar una amplia gama de procedimientos que son tiles para desarrollar el plan de mercadeo de la empresa en s. Utiliza recursos avanzados de tecnologa (software y hardware) haciendo que el sistema sea mucho ms rpido y eficiente.Desventajas Dependencia de soporte tcnico externo. Probablemente no coincida completamente con las polticas y procedimientos de la institucin. No puede ser modificado a medida que la institucin evoluciona. Costo medio a elevado Modificaciones futuras costosas. Deber ser depurado perodo de desarrollo largo. Puede que al ganar rapidez y eficiencia con en software y hardware, tambin aumente el costo, ya que estos elementos al ser adquiridos o creados por la empresa tienen un costo asociado que tambin dependen de la funcionalidad de los mismos, haciendo que si son ms rpidos y efectivos sern ms costosos, debido a la complejidad que se hace presente al querer obtener resultados satisfactorios.

Sistemas de informacin transaccionales: Ventajas Uniformidad de los datos. Integracin de las reas de negocios. Reduccin de la redundancia de datos.Desventajas: Se puede paralizar totalmente.

Sistema de informacin de apoyo a las decisiones.Ventajas: Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos Da la misma oportunidad de participacin a todos los miembros del grupo. Se optimiza el uso de la informacin que aporta cada miembro del grupo. Proporciona un mecanismo para enfocar a grupo en problemas clave. Apoya el desarrollo de una memoria organizacional. Mejora la calidad de toma de decisiones. Incrementa la creatividad en la toma de decisiones. Flexibilidad en la especificacin de los resultados Facilidad de uso y desarrollo Respuesta rpida Alto grado de control por parte del usuario Enfoque en administracin media-superiorDesventajas: Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones. Resistencia al cambiar por parte de los administradores. La responsabilidad al tomar una decisin puede diluirse.

Capacidades de un Sistema de Informacin GerencialEs esencial entender perfectamente lo que los sistemas de informacin son capaces de hacer para una organizacin. El conocimiento de las capacidades potenciales de un sistema de informacin computarizado permite a los administradores analizar en forma sistemtica cada una de las tareas de una organizacin y compararlas con las capacidades de la computadora. Un sistema de informacin para la administracin particular puede tener varias capacidades tcnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se oye comnmente acerca de que: una computadora es slo una sumadora de alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de informacin gerencial se tienen: Procesamiento de transacciones por lote. Procesamiento de una sola transaccin. Comunicacin de datos y conmutacin de mensajes. Entrada de datos y actualizacin de archivos remotos.

Pasos para Crear un Sistema de Informacin1. Identificacin De Problemas, Oportunidades Y Objetivos:a) Problemas: Especificar dnde hay retrasos, errores, inconsistencias. Ubicar el problema dentro de un marco conceptual. Analizar el problema desglosando en sus unidades ms simples.b) Oportunidades: Situaciones que el analista cree que pueda ser mejores. Permite que el negocio gane un avance competitivo.c) Objetivo: El analista debe descubrir lo que est tratando de hacer la empresa. El analista identificar si una aplicacin de sistema de informacin pude ayudar a la empresa, a que alcance sus objetivos.

2. Determinacin De Los Requerimientos De InformacinEn esta etapa del proceso, se procede a determinar la informacin requerida por el usuario para sus tareas, incluyendo la informacin que necesitan los usuarios para trabajar.Dicha accin se puede abordar mediante herramientas para la recoleccin de datos, tales como: muestreo, estudio de datos y formas usadas por la organizacin, entrevistas, cuestionarios, observacin de conductas y ambientes.3. Anlisis De Las Necesidades Del SistemaComprende la identificacin de los distintos procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa. En este paso se determina la informacin que ser requerida por cada uno de los procesos que tendr el nuevo sistema, para posteriormente realizar una propuesta del sistema en base a lo encontrado. Finalmente se realiza un anlisis costo beneficio de la alternativa planteada.4. Diseo Del Sistema.Incluye el diseo de acceso al SIG (formas y pantallas), as como el diseo de interfaz del usuario (teclado, uso de ratn, lector de cdigo de barras), diseo de la base de datos (estructura) y diseo de las salidas (reportes).5. Documentacin Del Sistema.Las representaciones de cada uno de los procesos del sistema deben ser traducidas a un lenguaje de fcil entendimiento. El tipo de documentacin a disear es la siguiente: manual del usuario, manual de programacin, y manual del sistema.6. Prueba Y Mantenimiento Del SistemaAntes de usar el sistema debe probarse; esto permite disminuir problemas antes de la entrega del mismo. Los tipos de pruebas que se deben aplicar son: prueba con datos de ejemplo y prueba con datos reales del sistema. El mantenimiento es efectuado al comienzo y a lo largo de la vida del Sistema de Informacin.7. Implantacin Y Evaluacin Del SistemaEste paso contempla las fases de implantacin y evaluacin, as:a) Implantacin: Comprende actividades asociadas al adiestramiento, capacitacin, y entrenamiento de los usuarios para manejar el sistema. Adems, establecer los pasos para cambiar un sistema a uno nuevo: Sistema paralelo. Conversin directa. Sistema por etapasb) Evaluacin: Determinar si el sistema cumple con las expectativas planteadas y si es necesario corregir los errores del sistema para mejorar su capacidad en respuesta a las necesidades de la organizacin.

Ejemplo De Las Fortalezas Y Debilidades De Un Sistema De Informacin Una pequea empresa por lo general lleva un registro de sus transacciones utilizando un sistema de informacin de contabilidad de ingresos. Este sistema permite a la empresa registrar el dinero que recibe durante cada perodo contable. La empresa puede entonces utilizar la informacin que el sistema proporciona, para tomar decisiones financieras importantes.La contabilidad de ingresos es el proceso de registrar los ingresos que una empresa recibe de la financiacin, los ingresos en efectivo, las inversiones y la venta de bienes y servicios. Algunos sistemas de contabilidad de ingresos tambin deducen ciertos gastos de los ingresos recibidos, tales como el costo de produccin de bienes o la prestacin de servicios. Las empresas utilizan sistemas de contabilidad de ingresos para evaluar su situacin financiera durante cada perodo contable. Tambin pueden utilizar estos sistemas en la preparacin de impuestos.FortalezasUsando un sistema de informacin de contabilidad de ingresos, una empresa puede comprobar el progreso de sus ingresos en cualquier momento durante un perodo contable. Una empresa tambin puede utilizar el sistema para determinar qu fuentes proporcionan ms ingresos. Comparando los informes de contabilidad de ingresos de varios perodos, una empresa puede analizar los cambios en los patrones de ingresos y utilizar la informacin en la toma de decisiones. Por ltimo, tener un sistema de contabilidad separado dedicado a los ingresos ofrece a un negocio una mejor organizacin, lo que puede ser til durante la preparacin de impuestos y auditoras corporativas.DebilidadesSi la introduccin de la informacin se hace de manera incorrecta, causara errores en los estados financieros para la compaa los cuales, pueden llevar a malas decisiones y complicaciones fiscales.

Cmo Evaluar un Sistema de Informacin GerencialEs necesario obtener una visin general del sistema de informacin, la manera cmo funciona y qu se requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si necesitan hacerse cambios, as como qu cambios aseguran que el sistema de informacin cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos ms importantes son los siguientes:

1. Identificar a todos aquellos que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto de prestacin de servicios. 3. Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempearse efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero que no se utiliza. 4. Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos necesitan mejorarse. 5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario. 6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores. 7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. 8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la informacin.

SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLE

Sistemas de Informacin Contable(SIC)Es un sistema que realiza actividades de procesamiento, que rene los datos que describen las operaciones de la empresa, los transforma en informacin y los pone a disposicin de usuarios internos o externos de la compaa. Los datos se recaban del sistema fsico y del entorno y se introducen en la base de datos. El software de procesamiento de datos transforma los datos en informacin para la gerencia y para los individuos u organizaciones del entorno. Es importante recalcar que ste es el nico subsistema que debe satisfacer necesidades de informacin de todos los elementos del entorno de la empresa a excepcin de los competidores.Tareas del procesamiento de datos del (SIC)El SIC realiza cuatro tareas bsicas de procesamiento de datos las cuales se describen a continuacin:1. Recoleccin de datos: Cuando una empresa proporciona productos y servicios a su entorno, cada accin se describe con un registro de datos. Si en la accin intervienen elementos del entorno recibe el nombre de transaccin y de ah el nombre procesamiento de transacciones. El sistema de procesamiento de datos rene los datos que describen cada una de las acciones internas de la empresa y sus transacciones con el entorno.2. Manipulacin de datos: Consiste en la transformacin de datos en informacin, incluye las siguientes operaciones: Clasificacin: Ciertos elementos del registro de datos funcionan como cdigos. Un cdigo es uno o ms caracteres que sirven para identificar y agrupar registros. Por ejemplo un registro de nmina incluyen el empleado (clasificacin de empleado) y el departamento (clasificacin del departamento). Ordenamiento: Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base a los cdigos u otros elementos de datos. Por ejemplo los archivos de nminas se ordenan de manera tal que todos los registros de cada empleado estn juntos. Clculo: Se realizan operaciones aritmticas y lgicas con los datos de manera de producir informacin adicional. En un sistema de nmina por ejemplo el salario por horas se multiplica por el nmero de horas trabajadas para producir el ingreso bruto de cada trabajador. Cuando hay muchos datos se hace necesario sintetizarlos en totales, subtotales, promedios, porcentajes y otros.3. Almacenamiento de datos: La cantidad de transacciones pueden variar en una pequea empresa a una gran empresa desde cientos hasta miles diarias. Cada transaccin se describe con varios elementos de datos, que deben guardarse para estar disponibles cuando se necesiten. Los datos se guardan en medios de almacenamientos secundarios (tales como CD-ROM, CD, DVD, memorias USB) y los archivos se integran lgicamente para formar una base de datos. Por regla general, la mayora de los datos de la base de datos son contables.4. Preparacin de Documentos: El SIC produce salidas para usuarios internos y externos de la empresa. Las salidas se originan de dos maneras: Por una accin: Se producen salidas cuando algo sucede, por ejemplo la factura que se origina cada vez que se surte un pedido a un cliente. Por un plan: Se producen salidas en una fecha determinada, por ejemplo el cheque de pago de los sueldos los das 15 y ltimo de cada mes.En la mayora de los casos las salidas son documentos impresos aunque en algunos casos se opta por las salidas en pantalla.

Caractersticas del SIC Realiza tareas necesarias: Estas son exigidas por las leyes y organismos de fiscalizacin del gobierno como el SENIAT, que obligan a las empresas a llevar registro de sus actividades. Elementos del entorno tales como los socios, accionistas, el gobierno y la comunidad financiera, exigen que la empresa realice procesamientos de datos. Adems es necesario para que la gerencia establezca y mantenga un control. Sigue procedimientos relativamente estandarizados: Los datos se procesan en base a los reglamentos y mtodos establecidos internamente en la empresa. Maneja datos detallados: Los datos sirven para crear rastros de auditora. Un rastro de auditora es un registro de procedimientos que pueden seguirse de principio a fin o desde el fin al principio. Tiene un enfoque primordialmente histrico: Los datos generalmente describen lo que sucedi en el pasado. Proporcionan poca informacin para la resolucin de problemas: Tales como los estados financieros que son informes estndares de contabilidad, que pueden indicar la existencia de un problema, pero no su solucin.

Ejemplos de un sistema de informacin contable Un buen ejemplo de un SIC es el que emplean las organizaciones de distribucin, que son las que comercializan productos o servicios a sus clientes. Al estudiar el sistema resulta til pensar en una organizacin distribuidora de productos como una fbrica o establecimiento comercial de ventas al mayor o al detal, sin embargo un sistema de distribucin tambin puede encontrarse en organizaciones de servicio tales como CANTV y los hospitales, u organismos gubernamentales como el ejercito o el SENIAT. Figura 1 Ejemplo de Un SICLos flujos de datos que conectan a la organizacin con sus clientes, son similares a los que la conectan con sus proveedores. La razn es porque la organizacin es cliente de los proveedores. Los pedidos que la empresa recibe de sus clientes se denominanrdenes de ventas, mientras que los pedidos que se hacen a los proveedores se denominanrdenes de compras. En algunos casos la organizacin recibe un compromiso verbal de los proveedores, antes de preparar una orden de compra. Por otra parte es comn que la empresa enve rdenes de ventas rechazadas a los clientes, tal vez porque su calificacin de crdito no sea adecuada. Aunque los proveedores tambin envan rdenes de compras rechazadas a la empresa, se ha omitido este flujo por simplificacin. Tanto la organizacin como sus proveedores empleanfacturaspara comunicar a sus clientes cuanto dinero venden yestados de cuentaspara cobrar las cuentas que no se han pagados. Por ltimo, tanto la empresa como sus clientes deben efectuarpagospor sus compras. Los flujos de datos del sistema de distribucin a la gerencia consisten en informes de contabilidad. Todos los flujos de datos que se muestran en la figura excepto dos, consiste en los recursos conceptuales (datos o informacin), las dos excepciones son el que va de los proveedores al sistema rotuladoembarquesy el que va del sistema al almacn rotuladoexistencias.

CONCLUSIN

Para la implementacin de un Sistema de Informacin en una empresas, es muy importante tener en consideracin cules son las necesidades, expectativas y requerimientos del sistema, as como tambin el impacto del mismo dentro de las operaciones diarias. De igual forma, es necesario recalcar el aspecto concerniente a la gestin del cambio, de manera que pueda realizarse una implantacin sin causar traumas en la organizacin. Por ello, debe disearse un plan de corte y transicin en las operaciones que contemple el nuevo sistema, as como el soporte y asistencia al nuevo usuario.Cabe resaltar que el uso de un sistema de informacin dentro de una empresa, es de suma importancia, porque representa una evolucin para la empresa, un mejor desarrollo y desempeo tanto para ella como para sus funcionarios o empleados. Cada da las tecnologas avanzan y se crean mejores sistemas lo ideal siempre es que sean efectivos, buenos y a bajos costos, porque as cualquier empresario podra aplicarlo y seriamos mejores industrias y la competencia aumentara llevndolos a mejorar los procesos.