Tratamiento de documentos electronico 1

TABLA DE CONTENIDO

Con la revolución las tecnologias de la información. Han venido introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad, los programas de gestión documental abarcan las tecnologias ,por eso es importante y preciso tener claridad ,por cuanto se enmarcan como los procesos archivísticos

sistemáticos que comprenden el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo de la organización de la documentación producida y recibida por una entidad, con el objeto de facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación ,descripción, conservación ,utilización y disposición final, estos procesos incluyen los sistemas automatizados de organización de documentos, desde los tres tipos de archivos como es el de Gestión, Central he históricos, lo cual son inherentes a todos los documentos indistintamente de los soporte, el intercambio continuo de la información ha hecho, que se incremente los volúmenes y se dé un impacto directo, en la gestión que hacen las administraciones, tanto en el sector privado como el sector público, dando lugar a un nuevo concepto paralelamente se ha desarrollado con las ofimática y dando lugar a la aparición de un nuevo tipo de documento, el documento electrónicos

INTRODUCCIÒNINTRODUCCIÒN

ObjetivoDentro del impacto que tiene y ha tenido la revolución de las tecnologias en la era digital el tratamiento de los documentos electrónicos ,es aprender a conocer la importancia del manejo, almacenamiento, seguridad y la elaboración de la información electrónica ,conservando como evidencia a efectos de responsabilidad y memoria garantizando la integridad autenticidad y disposición de los documentos

Objetivos Generales:La importancia de evaluar, analizar los procesos y necesidades que manejan y mide las entidades en tratamiento de los documentos electrónicos, cuáles son las ventajas y procedimientos que se deben llevar a la hora de pensar en el tratamiento de documentos electrónicos, quienes son los responsables de todo el proceso y de espacios de trabajo del proceso de Gestión documental

Objetivos Específicos: Adquirir conocimiento claro, preciso y más profundo en el tratamiento de documentos electrónicos , su manejo y seguridad de los mismos con el objetivo de poder aplicarlos en nuestra vida laboral y personal.

El tratamiento de los documentos electrónicos, están asociados a varios aspectos La mayoría de soluciones informáticas, ofrecidas en el mercado, van desde equipos para procesamiento, envío de transmisión de información, hasta aplicativos y sistemas que integran, cualquier tipo de documentos, permitiendo al usuario una gestión homogénea y transparente independiente de su origen. Hay gran cantidad de herramientas de aplicativos y programas que nos dan la posibilidad de acceder rápidamente a la información, de enviarla por un conducto o el otro, pero en cuanto al control y la conservación de los documentos, aun no hay ningún tipo de información ni están sentadas unas políticas en este aspecto. Normatividad- Ley 594 del 14 de julio de 2000 en su titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS".

Acuerdo 037 del 2000

TRATAMIENTO DE LOS TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Normatividad- Ley 594 del 14 de julio de 2000 en su titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la "ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS".

Acuerdo 037 del 2000

Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida en microfilm.Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin perjuicio de lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de documentos de archivo.


Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida en microfilm.

Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los "mensajes de datos" y sin perjuicio de lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de documentos de archivo.

La adecuación climática debe estar ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental.El almacenamiento de los documentos se establece a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales tales como son:


El mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información que contiene.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo deberá estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.


Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:


A.) Humedad relativa y temperatura en soporte electrónico

Cintas de audioTemperatura de 10 a 18ºC.Humedad relativa de 40% a 50%.

Medios Magnéticos:Temperatura 14 a 18ºCHumedad relativa de 40% a 50%.Discos ópticos

Temperatura de 16 a 20ºC.Humedad relativa de 35% a 45%.Microfilm

Temperatura de 17 a 20ºC.Humedad relativa de 30% a 40%.


B.) Ventilación

Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble.La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas.

C. Filtrado de aire Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos


C. IluminaciónEl nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.

La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.

La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada


De acuerdo a las características climáticas de las regiones ,las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parámetros mencionados. Los medio ambientales deben ser sean estables. Por tal razón se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo.

En el Acuerdo 037 del 2000, habla del valor de uso de los documentos de archivo ya que forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación. La documentación al prestar un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o gestión, no podrá tratarse como un objeto de museo.

Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación tanto en sus valores primarios como secundarios.El tratamiento a realizar deberá contar con el análisis profesional interdisciplinario que permita y contribuya a su entendimiento como bien cultural y la propuesta de intervención deberá hacer parte integral del contrato respectivo.


SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

A.) MicrofilmaciónLas personas naturales o jurídicas que presten el servicios de reprografía de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:Disponer de la asesoría de un archivista para el diseño de soluciones y aplicaciones de microfilm en archivos.

Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicación, con al menos los siguientes equipos: Procesador de películas, espectrómetro o revisor de películas, densitómetro, microscopio, para el caso de microfilmación.


Entregar al contratante la información técnica de las películas utilizadas, con fechas de vencimiento, origen y demás documentos que acrediten su procedencia, al igual que la copia de las actas de microfilmación.

Contar con un experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5) años.

Dar aplicación a las normas técnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.

Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.


DigitalizaciónLas personas naturales o jurídicas que presten el servicios de digitalización de documentos de archivo deberán garantizar como mínimo:Contar con personal con experiencia en digitalización masiva de documentos.Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo.Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos.

Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica.Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o terrorismo.Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos descriptivos.


La Administración pública para la contratación de los servicios Reprográficos deberá previamente haber organizado los documentos y archivos de conformidad con las técnicas archivísticas.

Para la contratación de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13 y 14 de la Ley General de Archivos, la Entidad deberá contar con la asesoría del Jefe de Archivo o quien haga sus veces.

La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos y privados que cumplan funciones públicas , de la sanción estipulada en el literal b) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario Único.


RESPONSABLESRESPONSABLES

Responsables Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visión estratégica referida a los e-documentos están orientados a mejorar la gestión de información para La toma de decisiones y la transparencia de una sociedad , empresas, instituciones educativas y todo aquello que requiera los soportes documentales. Es responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad La gestión de documentos regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos en una organización incluye: él establecimiento de políticas y normas la asignación de responsabilidades y competenciasEs responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman.

RESPONSABLESRESPONSABLES

Es responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman las decisiones, de garantizar que la organización aplique las políticas necesarias tanto para acometer la gestión de documentos como los programas archivísticos de conservación a largo plazo. Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en: el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida. La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente. El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc., de documentos que han sido identificados como de conservación permanente.

Practicas Responsables formar parte de los equipos responsables del análisis y diseño de los procedimientos electrónicos de gestión y tratamiento de expedientes, con el fin de asegurar que se adoptan las medidas oportunas para la valoración, selección, conservación y acceso de los documentos electrónicos, preservando su autenticidad e integridad.

EXPEDIENTE ELECTRONICOEXPEDIENTE ELECTRONICO

Es el proceso ordenado de los documentos registrados por vía informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa en un asunto establecido, estos expedientes electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos por control remoto. La definición del expediente sustentado con papel, surge en el año de 1998, por el Decreto N° 65, referente al procedimiento administrativo electrónico. Regular la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte a un expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, firma electrónica y digital y dispositivos generales. En Colombia empezó a incorporarlo con el Decreto 2150 de 1995, señala que no podrán limitar el acceso a la información en uso de las tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas obligaciones legales.

EXPEDIENTE ELECTRONICOEXPEDIENTE ELECTRONICO

Posteriormente tenemos las Ley 527 del 18 agosto de 1999, sobre mensajes de datos, comercio electrónico y firma digital. Expediente electrónico son datos de tecnología de información y comunicación y que tienen lo siguiente: estructura: el formato del expediente electrónico y los vínculos que contenga a archivos adjuntos u otros documentos relacionados;contenido: la información de la estructura del expediente electrónico que porta la evidencia de la transacción, y contexto: la información que documenta la fuente en lo que respecta a la transacción con la que se relaciona: creador, fecha, seguridad y acceso, idioma, eliminación, formato, etcétera del expediente electrónico, y que suele separarse en estructura y contenido

EXPEDIENTE MIXTO O EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDOHIBRIDO

Conjunto de documentos de archivo electrónico y tradicional, elaborados entre si y conservados en soporte electrónico y en físico, la aplicación de estos sistemas son los de producir, almacenar y mantener los documentos en soporte físico y otros soportes que la tecnología ofrece con el microfilme, escáner entre otros.

En la antigüedad, los documentos eran escasos y muy importantes, las mayorías de las transacciones financieras se regulaban verbalmente, las ventas de terreno, los derechos de transito y otros tratos eran una costumbre..Los sistemas Híbridos son utilizados como forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia.

PROCESO GESTION DOCUMENTAL

PROCESO GESTION DOCUMENTAL

El proceso de gestión documental garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.

Propenderá por la elaboración de políticas, organización, almacenamiento, conservación, consulta y disposición final de los documentos, contemplando los requisitos de la ley, con el fin de fortalecer el control de la gestión y aplicación de nuevas tecnologías de la información.

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.

ANTECEDENTESANTECEDENTESLa gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanos fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

ORGANIZACIÒN DE LOS ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSDOCUMENTOS ELECTRONICOS

El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medio electrónico, la cual permanece en estos medios durante su ciclo de vida, estos documentos son producidos por una persona o entidad en razón de sus actividades, y debe ser clasificada conforme a los principios y procesos archivísticos. La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agrupar de acuerdo en la serie y/o Subserie a la que pertenecen.

Clasificación de documentos electrónicosCasi nunca encontramos equipos de computo debidamente ordenados con parámetros que permitan con facilidad el acceso a la información contenida en ellos, cuando necesitamos recuperar algún archivo que se ha guardo, en muchas ocasiones no se conoce el nombre que se le dio al archivo ni en que carpeta se guardo.

ORGANIZACIÒN DE LOS ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSDOCUMENTOS ELECTRONICOS

Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en discos duro del PC, para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).La Gestión de Documentos y la introducción de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) y con un adecuado tratamiento de los documentos facilita el acceso de los ciudadanos a la información y promueve una mejora efectiva de la formación de los profesionales.El sistema de Gestión Documental pretende:Hacer más fácil el trabajo de las personas con los documentos. Cada persona sabe que documentos debe guardar, cuando, donde y como.Facilita que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos.Disminución de tiempo al recuperar con facilidad la información requerida.

Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento.Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central.Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.Garantizar la disposición final de los documentos.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS

ELECTRONICOS

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):1. Producción,2. Recepción,3. Distribución,4. Trámite,5. Organización,6. Consulta,7. Conservación, y8. Disposición final de documentos.

PRODUCCIÓN DOCUMENTALGeneración de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOSActividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

TRÁMITE DE DOCUMENTOSCurso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOSConjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

CONSULTA DE DOCUMENTOSAcceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOSSelección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto enlas Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Organización espacios de trabajo

El área de trabajo debe mostrar el buen manejo de los elementos y las buenas practicas archivísticas dentro de la organización, este constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de documentos de archivo en una organización, además es un principio básico de seguridad.Eliminar de nuestra área de los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor. Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma que los mas utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional.

Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con los que utiliza.

No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza frecuentemente.

Es preferible una iluminación tenue, que no provoque deslumbramientos oreflejos.

Debe ajustarse la altura de la silla para que los pies toquen el suelo.

Colocar el teclado para que los codos y las muñecas estén a la misma alturasin que estén dobladas hacia abajo o estiradas hacia arriba.

Colocar el mouse a la misma altura del teclado.

Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos.

Ajustar el nivel de brillo y color de monitor de modo que no deslumbre la vista.

Mantener limpia la pantalla / filtro del monitor.

Situar el escáner o impresora en una área ventilada y asegúrate que reciba mantenimiento con regularidad.

Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo de movimiento muscular.

Tomar breves descansos a cada hora para que descansen los ojos y se estiren los músculos.

Podemos concluir que el avance tecnológico , ha hecho que todas las entidades y personas en general entren en la era de la tecnología , teniendo en cuenta que los conceptos archivísticos se han incorporado en las bases teóricas tradicionales de la disciplina archivística, y se ha obtenido conocimientos convirtiéndose , en el recurso primario para los individuos y obtención de la economía en general.

Para los profesionales de Ciencias de la Información se hace necesario avanzar en el conocimiento tecnológico para el tratamientos de los documentos electrónicos ,para poderlo aplicar en el trayecto laboral y personal.

CONCLUSIÒNCONCLUSIÒN

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA

Diplomado en Archivistica,Departamento de historia Universidad del ValleLey 594 del 14 de julio del 2000Acuerdo 034 del 2000Los Archivos y las Nuevas tecnologias , Ministerio de Cultura

http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_5846_instructivo-para-la-organizacion-archivos-de-gestion.pdfhttp://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1.pdfhttp://www.archivingsc.com/sistema_integral.html

Tratamiento de documentos electronico 1

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