TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

JORGE LUIS ÁLVAREZ HERNÁNDEZ YERIS PATRICIA GONZÁLEZ BARRAZA

JOHANNA GONZÁLEZ CAMACHO MARÍA ANGÉLICA LÓPEZ CÓRDOBA

Tutor JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN; BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES G2

ABRIL 2012

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

RESPONSABLES

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

EXPEDIENTE MIXTO Ó HIBRIDO

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CONTENIDO

Los documentos electrónicos no son textos aislados del campo social. Son el resultado de una relación entre el avance científico, el desarrollo económico de algunas sociedades y las nuevas propuestas para facilitar el trabajo de la sociedad. Su forma y funcionalidad van a depender de los fenómenos sociales y económicos, infortunadamente la evolución de la tecnología va más rápido que las habilidades y capacidades humanas para establecer relaciones que definan y aprovechen la estructura de los registros electrónicos. La incursión de los expedientes electrónicos ha permitido adelantar procesos de tramitación sin la necesidad del papel, pero también exige una reingeniería en los procesos administrativos para darle celeridad y efectividad al manejo de la información convencional. Por tratarse de un documento electrónico ofrece todas las características tecnológicas, menor tiempo de tramitación, seguridad de confidencialidad, aumento en la calidad del trabajo, facilidad de ubicación y búsqueda. Son una alternativa para la resolución de procesos, permitiendo la cercanía del usuario con las entidades sin que por ello pierda transparencia.

INTRODUCCIÓN

Acercar al profesional de ciencia de la información y documentación, Bibliotecología y archivística con el Tratamiento de documentos electrónicos, importante por los avances tecnológicos y por la labor a la que se verá enfrentado.

Tomar conciencia sobre la responsabilidad que tienen los futuros profesionales de trabajar de la mano con las nuevas herramientas tecnológicas para manejar adecuadamente los documentos electrónicos. Reconocer las diferencias en cuanto a conservación, mantenimiento, uso y manejo entre documentos impresos y documentos electrónicos.

OBJETIVOS

El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico es a lo que llamamos gestión de documentos electrónicos estos deben contar con un manejo del software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnológico

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CONSERVACIÓN: Depende del mantenimiento dado a los documentos. Es recomendable conservar los documentos, que tienen mayor duración, independientes al sistema en que se produjeron. Los formatos electrónicos tienen una longevidad que oscila en los 5 años, por ello la migración se hace necesaria, es preferible utilizar formatos abiertos (xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que pierda sus características de contenido, estructura y contexto.

USO: Se recurre a la estructura de directorios del ordenador personal o de uso compartido para la creación de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a un sistema normalizado para nombrarlos, esto es importante para la creación de expedientes que constituyen las series documentales

MIGRACIÓN: Copia de documentos en soportes o formatos con tecnología nueva periódicamente. Para evitar pérdida de información es importante guardar una copia antes de realizar la actividad.

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ALMACENAMIENTO: En soporte normalizados y perdurables, adecuado a las necesidades de conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no reescribible para evitar modificaciones o pérdidas (soportes no repudiables). Los documentos se mantienen en su aplicación original cuando se necesitan a largo plazo, aunque debido a los avances tecnológicos se tienen que convertir al nuevo software. También se pueden almacenar en un formato que no dependa de ningún software (ficheros planos) y que cuenten con funciones de control de acceso.

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

RESPONSABLES

LACOMUNIDAD LA

ORGANIZACIÓN

LOSINDIVIDUOS

RESPONSABILIDAD DE AUDITORÍA: Legalmente todo documento electrónico mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presunción, salvo se pruebe lo contrario en la auditoría de responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital vigente en el momento de su emisión.

ÓRGANO PÚBLICO: Dispone la normatividad de organización específica y, de no existir prevención normativa la responsabilidad recae en el encargo de su tramitación.

El remitente: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico (correo interno).

El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse el archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial de operaciones.

RESPONSABILIDAD DE MANTENER ARCHIVOS DE CORREOS ELECTRÓNICOS

Si a nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o varios destinatarios conservemos el texto original y todas las respuestas recibidas

EXPEDIENTES

ELECTRÓNICOS

Es un conjunto de documentos electrónicos, que pueden ser a su vez otros expedientes, organizados debidamente para que sirvan de fundamento o antecedente a un asunto o a un acto administrativo previamente definido (determinación de fuentes, formatos y metadatos) que se tramitan por vía informática. Se debe tener en cuenta que el expediente electrónico es un tipo de documento mas no un proceso. La mayoría de las veces se obtienen a partir de documentos originales o físicos y puede contener también referencias a procesos de los sistemas de workflow u objetos en sistemas de terceros, bases de datos, URL, etc. Ofrece incluso una cubierta similar a la del mundo del papel.

EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

CARACTERISTICAS

OBRA EN DIFERENTES INSTANCIAS

RESPONDE A UN TRAMITE QUE DEBE SER GESTIONADO

SE PRESENTAN EN EL MISMO ORDEN DE SU ACTUACION

EXISTE UN VINCULO DE TRAMITE Y GESTIÓN ENTRE UNO DE LOS

DOCUMENTOS QUE LO CONFORMAN

FORMAN SERIES DOCUMENTALES

ETAPAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

DEFINICION DEL PROCEDIMIENT

O

•En esta etapa del inicio de un expediente es importante la participación multidisciplinaria conformada por un gestor, un archivero, un técnico en TIC y un jurista. En esta etapa se establecen plazos de la actividad y los componentes del sistema: entrada, procedimiento y salida

TRAMITACIÓN

•Los expedientes electrónicos se forman de pruebas, dictámenes, documentos, acuerdos y toda la información que los complete, debe estar rubricada de tal manera que refleje una estructura con los pasos seguidos de la tramitación, se genera el foliado o índice electrónico firmado por la administración actuante.

TERMINACIÓN

•Se genera la información definitiva, su vida depende de la incorporación de información precedente y el acceso o disposición que se le dé al mismo.

TRANSFERENCI

A Y ARCHIV

O

•Se traspasa la información para el almacenamiento en bases de datos establecidas por cada entidad y se archiva como memoria del acto administrativo. Se decide si pasa a una conservación definitiva o si por el contrario se hace eliminación digital completa.

Es un expediente que cuenta con elementosfísicos y electrónicos. En la actualidad no existen expedientes enteramente electrónicos, con la llegada de nuevas herramientas tecnológicas hasta ahora el proceso de digitalización de documentos está en camino, por el momento la conformación de un expediente tiene elementos de papel como contratos, actas, facturas, etc., documentos que hasta ahora no han sido digitalizados, y también cuentan con elementos que ya se generaron con la tecnología actual como e-mail, objetos multimedia, links, gráficos.

Mientras pasa el momento de transición tendrán que convivir durante un periodo de tiempo.

Tanto los documentos de papel y los electrónicos deben estar debidamente organizados y nombrados.

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Planificación

Creación

Acceso y UtilizaciónUtilizaciónConservación

Disposición

Utilidad

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y administración del documento desde el momento en que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas.

El objeto es facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO: VALORIZACIÓN Y

SELECCIÓN

Valoración y SelecciónSegún el Diccionario de Terminología Archivística, valoración es la “función que consiste en determinar la conservación o descarte de los documentos a partir de sus valores”. Se centra en el principio de evidencia, condicionando así la decisión de selección.

POLITÍCAS DE VALORIZACIÓN SECTOR EMPRESARIAL

DEFINICIÓN DE LA FUNCIÓN DE

VALORIZACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

UTILIZACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA

DETERMINACIÓN DE PLAZOS DE

CONSERVACIÓN (ISO 15489)

DEFINICIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL CICLO DE VIDA COMPLETO DE LOS

DOCUMENTOS

APLICACIÓN DEL CONCEPTO SERIE DOCUMENTAL COMO EL

CONJUNTO TOTAL EVIDENCIAL DE DOCUMENTACIÓN GENERADO

POR UNA FUNCIÓN O ACTIVIDAD

DETERMINACION DEL PLAZO TOTAL DE

CONSERVACIÓN EN FORMATO DIGITAL

DETERMINACIÓN DE PLAZOS DE

CONSERVACIÓN ACORDES AL FORMATO

UTILIZACIÓN DE FORMATOS MÁS

ESTABLES Y SOSTENIBLES EN EL TIEMPO.

PLANIFICACIÓN DE METADATA

ELECCIÓN DE CONSERVACIÓN

PERMANENTE CON CRITERIO MUY

RIGUROSO.

INCORPORACIÓN DE LA FUNCIÓN SELECCIÓN EN EL DISEÑO DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN.

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: DIGITALIZACIÓN

Consideración de la situación legal del material a digitalizar: depende del país después de un tiempo de la creación de la obra pasa a ser de dominio público y libre de reproducción.

Selección del material adecuado para someter a digitalización sin correr riesgos de deterioro.

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

ORGANIZACIÓN

El proceso de organización de documentos electrónicos comprende el análisis de los mismos para identificar quién, cuándo, cómo y por qué fueron creados, qué funciones y actividades documentan y su naturaleza física. La organización es el proceso que estudia los documentos, en nuestro caso los electrónicos, para descubrir cómo se relacionan con la entidad que los creó. La descripción se refiere a la manera de compartir esa información con otras personas.

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ANÁLISIS DOCUMENTAL

ANÁLISIS DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN FORMAL (FÍSICA)

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL CATALOGACIÓN

ESTÁNDARES DE DESCRIPCIÓN

FORMAL PARA D.E.

DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO

CLASIFICACIÓN INDEXACIÓN O INDIZACIÓN

ESTÁNDARES DE METADATA

ANÁLISIS DE D.E NO TEXTUALES

(FOTOG Y VIDEOS)

INDICADORES DE CALIDAD

DESCRIPTIVA

Proceso por el cual se derivan de un documento electrónico un conjunto de términos que lo representan. Cubre la descripción física mediante elementos formales (autor, título, editorial, fecha de creación, etc.) y la descripción conceptual del contenido mediante términos de indexación (palabra clave o descriptores de tesauros)

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ALMACENAMIENTO

A. BASES DE DATOS DOCUMENTALES

De texto completoDe imágenes, audio o videoDe datos referenciales

Según acceso:De acceso local En CDs o DVDsEn línea

Según espectro documental:

Centrados en un único tipo de documentoDe tipos mixtos

Por tratamiento dado:

Sumarias o sin análisis de contenidoCatálogos de bibliotecasCon análisis de contenido

Las entradas puede ser:A un índice

alfabético de materias o

temasPor palabras

clave del contenido del

doc.Descriptores de cont. del doc.

Admiten variantes:

Con clasificación y resumen

Con clasificación e indización

Con clasificación, indización y

resumenÍndices de citas

Modalidades de recuperación:

Búsqueda directa

Búsqueda a través de índices

Búsqueda por jerarquías

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ALMACENAMIENTO

B. Bases de datos multimediales

Módulos:Extractor de características de un documento

multimedial mediante diferentes filtrosBiblioteca semántica

Esquema de metadataOntologías con la descripción de los

conceptos de aprendizajePerfiles de usuarios

Lógica de búsqueda Base XML con archivos estructurados

Subprocesos:

1. Ingreso del documento multimedial

2. Búsqueda y recuperación del documento multimedial

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN

No es un área estática sino que por el contrario, debe adaptarse al cambio y evolución de volumen, características y accesibilidad de la información. Comprende dos actividades:

•Comparación y evaluación de lasrepresentaciones de documentos de acuerdo a una consulta formulada por el usuario.

•Construcción de una función que ordene los documentos para presentarlos.

Técnicas computarizadas tradicionales de comparación y evaluación de información textual:

•Modelo booleano•Modelo vectorial•Segmentación de palabras en idiomas aglutinantes•Modelo probabilístico•Retroalimentación por relevancia•Indexación por semántica latente•Text mining (minería de datos)

TIPOS DE RECUPERACIÓN

Recuperación de información de la web

Recuperación de información basada en contenido desde bases con imágenes digitalizadas.

Sobre la percepción de la imagen y su contenido.

Esquemas de recuperación de información multimedial.

Estado del arte tecnológico en el proceso de recuperación

La preservación digital es el conjunto de actividades gerenciales que aseguran el acceso continuo a documentos digitales considerando elementos tecnológicos y empresariales rápidamente cambiantes.

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES

ACTIVIDADES DE PRESERVACIÓN

Las relacionadas con la preservación de documentos ya digitalizados o que fueron creados en formato digital; métodos:

Preservación de la tecnología y migración del documento mediante cambio de soporte.

Las de preservación del original por métodos digitales

La gestión de las copias de seguridad o respaldo de los documentos digitales

La gestión de respaldo de los sistemas de gestión documental

Métodos

Públicos:

Registro de identificadores únicos (DOI-Digital Object Identifier)

Definición de estructuras de metadata que contengan declaraciones de preservación de autenticación

Ocultos:

Marca de agua digital

Esteganografía

Firma digital

PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL: INTEGRIDAD Y AUTENTICIDAD

La organización del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN Se tiene que separar lo que realmente se necesita de lo que no para que no genere distracciones o pérdidas de tiempo. Hay que determinar un lugar exclusivo para llevar a cabo las actividades, preferiblemente etiquetada cada área. También se establecen auditorias periódicas y medidas preventivas para evitar riesgos ambientales que afecten los equipos.

SEPARAR PROCESOS Los materiales, elementos, archivos, herramientas de equipos y todo lo que se necesita para la actividad, se tiene que separar de acuerdo a la fase en que se encuentre el expediente, además de separar los objetos sensibles como CD´S, cintas, memorias, etc.

ACOMODAR se debe definir un lugar adecuado para cada elemento con el que se va a trabajar dependiendo de su uso y la frecuencia con que se haga. Si se elige contenedores para el almacenamiento de instrumentos es necesario etiquetarlo.

LIMPIEZA DIARIA Los instrumentos electrónicos por lo general son grandes receptores del polvo, por ello es importante removerlo diariamente, no solo por los equipos electrónicos sino también por el personal que participa en e l proceso.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Básicamente una Gestión de Documentos Electrónicos debe obedecer a:

Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos.

Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en distintas versiones.

Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente.

La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma mas eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental”

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

SUBSERIES

SERIES

En el ámbito internacional el desarrollo tecnológico avanza aceleradamente, razón por la cual, todos los procesos en las organizaciones sufren cambios que permiten el manejo y administración de la información de manera eficiente y oportuna.

Son todos estos aspectos los que exigen a la organización la implementación de un proceso de gestión documental electrónica con la preparación pertinente antes, durante y después de cada una de las etapas, con el propósito de lograr la conservación y recuperación de la información.

CONCLUSIÓN

Universidad de Cádiz (consultada marzo 30-2012)http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentos

Casanovas, Inés. (2008). Gestión de archivos electrónicos. Buenos Aires: Alfagrama.

http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos

www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electroni...

http://www.slideshare.net/alisciasandravivianafredy/los-documentos-electronicos-y-su-tratamiento

BIBLIOGRAFÍA WEB GRAFIA