TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS · •Una cantidad enorme de documentos almacenados....

UNIDAD DE INFORMACIÓNCOORDINACIÓN DE ARCHIVOS

TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN

DE LOS DOCUMENTOS

Debido a que en nuestras oficinas tenemos

• Una cantidad enorme de documentos almacenados.

• Falta de espacios para resguardar documentos.

• Desconocimiento que se debe resguardar.

PROBLEMATICA

Unidad de Información 14 de Junio de 2014

PROBLEMATICA


PROBLEMÁTICA


Baja documental

Identificar inventarios documentales de

expedientes con plazo vencido en el Cuadro

General de Clasificación

Hacer solicitud de baja a la Unidad de Información

La UI valora la documentación

mediante la ficha de prevaloración hecha por

archivo de tramite

Una vez valorados los documentos , a UI envía la información a CEGAIP

CEGAIP valora los documentos y emite

autorización para la baja

Autorizada la baja se procede a firmar Acta Circunstanciada y se

procede a la destrucción del documento


PROCESO PARA DAR DE BAJA DOCUMENTOS

DE ARCHIVO1. Se identifica en los inventarios documentales los expedientes con plazo

vencido el cual se indica en el Cuadro General de Clasificación.

2. Se hace la solicitud a la unidad de Información.

3. La unidad de información valora la documentación, mediante la ficha deprevaloración hecha por el archivo de tramite y los inventariosdocumentales.

4. La unidad de Información envía la información a CEGAIP

5. CEGAIP revisa los documentos y emite el documento donde se autorizala baja documental.

6. Una vez autorizada la baja se elabora el acta circunstanciada y seprocede a su firma al momento de la destrucción de los documentos.


SOLUCIÓN


COMO LOGARLO


EXPURGO

Separar o limpiar


1. PASO. SEPARAR


TRATAMIENTO Y DISPOCISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

En los archivos de tramite así como existen

• Documentos del acervo de archivo,

• Documentos de Comprobación administrativainmediata

• Documentos de Apoyo informativo


DOCUMENTOS

DE

ARCHIVO

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• Es aquel que sin importar su formato o medioha sido creado, recibido, manejado y usadopor un individuo u organización encumplimiento de obligaciones legales y en elejercicio de su actividad, es decir, sonproducidos en forma natural en función deuna actividad administrativa.


1. Documentos identificados con alguna codificacióndel Cuadro General de Clasificación Archivística dela dependencia.

2. Testimonio y garantía documental del actoadministrativo, es documentación única.

3. Son o pueden ser patrimonio documental.

4. Cumplida su vigencia administrativa pasan alArchivo de Concentración para su conservaciónprecautoria o se tramita su baja.

5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID

CARACTERÍSTICAS


ADMINISTRATIVOS


CONTABLES


LEGALES


DOCUMENTOS

DE

COMPROBACION

ADMINISTATIVA INMEDIATA

DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA

INMEDIATA

Son creados o recibidos por una institución oindividuos en el curso de trámitesadministrativos o ejecutivos y amparan larealización de un acto administrativoinmediato.


CARACTERISTICAS

• Son producidos en forma natural en función de unaactividad administrativa.

• Son comprobantes de la realización de un actoadministrativo inmediato.

• No son documentos estructurados con relación a unasunto.

DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA


.

DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA

Características• No se clasifican conforme al Cuadro General de

Clasificación Archivística.• No son transferidos al Archivo de Concentración.• Su baja debe darse de manera inmediata al terminó

de su utilidad o una vez concluida su vigencia,eliminándose bajo supervisión y levantamiento deun acta administrativa.

• Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses


DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA

INMEDIATA


DOCUMENTOS

DE

APOYO INFORMATIVO

Unidad de Información

Está constituido por ejemplares múltiples deorigen y características diversas cuya utilidad enlas unidades responsables reside en lainformación que contiene para apoyo de lastareas asignadas.

DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO



CARACTERISTICAS• Generalmente son ejemplares múltiples que

proporciona información, no son originales.

• No se transfiere al Archivo de Concentración.

• Carecen de conceptos tales como vigencias ovalores administrativos.

• Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad


PASO 2. ORGANIZAR


Los documentos deben estar debidamente relacionados en el formato de baja.

Almacenados en las cajas las cuales deben estar identificadas con la caratula de caja

No deben tener ningún tipo de Clip, Carpeta ledford, 3 aros, broches bacos, sujeta documentos.

Ordenados con base a la relación que se presenta

Separados de documentos de Comprobación Administrativa Inmediata de los de Apoyo Informativo


REQUISITOS PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS

DE EXPURGO

1. Los documentos deben estar debidamente inventariados y relacionados en el formato de baja.

2. Almacenados en cajas debidamente identificadas con la caratula de identificación.

3. No deben llevar grapas, clip’s, broches mariposa o sujeta documentos, carpetas ledford o de tres aros, broches bacos.

4. Los documentos ordenados con base al listado que se esta emitiendo.

5. Separados por Documentos de Comprobación Administrativa inmediata y Documentos de Apoyo Informativo.


2. ALMACENAMIENTO Y/O BAJA


Se realiza la solicitud a la unidad de información

para llevar a cabo la baja mediante memorando

Especificar que son documentos de Comprobación

Administrativa Inmediata y de Apoyo Informativo

Comunicarse a la UI para informar del

traslado

La UI valora y verifica que los documentos correspondan a los

inventarios

Se realiza el Acta circunstanciada

Se procede al a firma del Acta y a la

destrucción del documento


Una vez identificados los documentos expurgados a dar de baja

1. Se realiza la solicitud mediante memorándum a la Unidad de Información1. Se debe especificar que son documentos de con valor de Comprobación administrativa

inmediata o de Apoyo Informativo.

2. Se comunica a la UI para el traslado de los mismos.

3. La unidad de Información valora y verifica que los documentos correspondan a los inventarios

4. Una vez valorados los documentos se realiza el Acta Circunstanciada.

5. Se procede a la firma del Acta Circunstanciada el día de la destrucción del documento.

PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS DE

EXPURGO


Material de Apoyo

http://www.slpsalud.gob.mx/ui/


http://www.slpsalud.gob.mx/ui/

Contacto

LMI Isaac Moreno FloresJefe de la Unidad de Información

[email protected]

LBI Gisela Zambrano GómezCoordinadora de Archivos

[email protected]

(444) 834-1100 Ext. 21293


mailto:[email protected]

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