EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

MECANISMO QUE PERMITE LOGRAR LOS OBJETIVOS Y

DOMINAR EL PROYECTO

EL SEGUIMIENTO

• Obtención y análisis de la información sobre el desempeño hasta que se realiza el control

• Referencia y comparación la planificación

• Se identifican variaciones y se proyecta el desempeño futuro

EL CONTROL

• Acciones a tomar sobre la base del seguimiento• Actúa sobre los factores que están produciendo las

variaciones• Es el elemento clave de una administración proactiva• Corresponde efectuarla al director del proyecto• Se aplica ley de Pareto: 80% del resultado de un proyecto

es determinado por solo el 20% de sus elementos. Se controlan solo los elementos con mayor impacto potencial en el costo y en el plazo final

• Para los otros elementos basta solo un nivel resumido de control

EL CONTROL

• Tiene como objetivo evaluar el desempeño real del proyecto, compararlo con los objetivos fijados y corregir de este modo resultados

• Las variables típicas a controlar son: costo, tiempo, calidad, avance (progreso)

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

• ESPECIFICACIÓN: resultado que se pretende alcanzar. Normas, estándares. Se debe hacer una definición operativa en unidades objetivas y medibles (indicadores)

• EJECUCIÓN: materialización del proyecto según lo especificado

• INSPECCIÓN: juicio relativo a si la ejecución se cumple o no con la especificación. Se decide si se necesita o no de acciones correctivas

TIPOS DE CONTROL

• CONTROL PRELIMINAR– Prevenir posibles desvíos, definiendo qué controlar,

qué medir y cómo, control concurrente (seguimiento a operaciones en curso) para asegurar que se procure alcanzar objetivos y control de retroalimentación

• CONTROL DE GESTIÓN– Objetivo es analizar, evaluar y actuar sobre todos los

aspectos que tienen relación con el cumplimiento de los objetivos establecidos del proyecto (por ejemplo con planes de desempeño)

CICLO DE CONTROL

PLANVARIABLES DE

CONTROL

MEDICIÓN

PROYECTO

MODIFICACIONES

EVALUACIÓN

OBJETIVOSCRITERIO DE

DECISIÓN

CRITERIOS DE CONTROLCRITERIOS DE CONTROL DATOS CUANTITATIVOS DATOS CUALITATIVOS

Tiempo y costo Inicios y términos revisados

Inicios y términos realesAvances a la fechaPendiente por hacerCostos a la fechaCostos para terminar

Riesgos producidosPrincipales causas de

pérdidas

Calidad Costos de calidad Problemas o fallas de calidad

Organización Demoras externasIncumplimiento de

responsabilidades

Alcance Cambios de alcanceProblemas especiales

Otros Evaluación general de desempeño

FORMA DE EJERCER EL CONTROL

• Presentación de informes y la comparación con el plan: criterios de control preestablecidos, herramientas de control simples y amigables

• Los informes se discuten en sesiones grupales

TIPOS DE INFORMES

• INFORME DE ESTADO: al término de etapas específicas con relación al logro de progresos técnicos

• INFORME DE AVANCE: semanal o mensual• INFORME DE PROBLEMAS DE SOLUCIÓN

PARTICULAR: usar un formulario y propuesta• INFORMES DE CAMBIOS AL ALCANCE: por

medio de formularios• INFORME FINAL

MEDICIÓN DEL AVANCE FÍSICO

• Es una componente clave para un adecuado seguimiento y control.

• Hay varios métodos– Unidades completadas– Hitos incrementales– Razón de costo– Método comienzo – término– Opinión subjetiva– Unidades equivalentes o ponderadas

UNIDADES COMPLETADAS

• Tareas de producción repetitiva de unidades de trabajo fáciles de medir y que individualmente requieren una cantidad similar de trabajo.

• Avance de lo ejecutado versus totales

• Avance (%) = Unidades ejecutadas x 100

Unidades totales

HITOS INCREMENTALES

• Aplicable a tareas que se deben desarrollar en forma secuencial. El cumplimiento de estas tareas, es considerado como el cumplimiento de un hito que representa un porcentaje del trabajo total del programa

• Se basa generalmente en número de horas – hombre (HH), en relación con el total

HITOS INCREMENTALES

• Por ejemplo: instalación de equipo

– Recepción e inspección 15%– Preparación terminada 30%– Alineación completa 50%– Instalación instrumentos y otros 75%

– Pruebas completas 90%– Recepción por cliente 100%

RAZÓN DE COSTO

• Tareas que involucran un largo período de tiempo y son estimadas y presupuestadas en función de presupuestos globales

• Avance físico= HH actuales = $ actuales• HH presupuestadas $ presupuestados

MÉTODO COMIENZO TÉRMINO

• Para proyectos de actividades de difícil medición pues no hay acontecimientos intermedios definibles

• Razón esfuerzo/ tiempo es difícil de determinar

• Por ejemplo se asigna al avance un porcentaje y cuando se completa se toma como cumplida– Proyecto de tecnología (45% al mes 5 y 100% al final

del mes 14)

UNIDADES EQUIVALENTES O PONDERADAS

• Aplica a proyectos de duración considerable de tiempo y está compuesto por dos o más actividades que se traslapan, cada una con diferentes unidades de medición de trabajo

• Criterios de ponderación: volumen de obra, horas-hombre, costo estimado, duración estimada, horas equipo, combinaciones …

PONDERACIÓN

Peso o ponderación

Unidad Total Total acero equivalente

A la fecha Toneladas ganadas

0.02 c/u 200 10.4 200 10.4

0.02 % 100 10.4 100 10.4

0.05 % 100 26.0 100 26.0

0.06 c/u 84 31.2 74 27.5

0.10 c/u 859 52.0 0 0

0.11 c/u 837 57.2 0 0

0.20 c/u 38 104.0 0 0

0.09 % 100 46.8 5 2.3

0.30 c/u 2977 156.0 74 3.9

0.05 % 100 26.0 0 0

1.00 ton 520.0 80.5

EL INDICE DE AVANCE

• El avance total de una obra se determina con la suma de los avances parciales. Existen dos criterios de medición– Avance teórico o con presupuesto fijo: la cantidad de

obra se considera constante de modo que el avance siempre aumenta con la obra ejecutada

– Avance real o con presupuesto variable: se considera la obra variable de modo que es posible que no siempre exista un aumento de avance real al aumentar la obra ejecutada

– Aumento de obra (%) = índice teórico – 1 * 100 índice real

EL CONTROL DE COSTOS

• Permite detectar problemas tempranamente de modo que se pueda tomar decisiones oportunas

• Provee información oportuna y significativa para cada uno de los responsables de un proyecto

• Crea una atmósfera de preocupación por los costos

• Mantiene la comunicación dentro de la organización y permite controlar y/o minimizar los costos

CONTROL DE COSTOS

• Aspectos esenciales– Obtención de información: se refiere a

conocer qué es lo que se ha hecho, qué es lo que se debe hacer y qué queda por hacer

– Análisis y control de costos: conocer oportunamente lo que está mal, y por qué, tomar acciones correctivas y controlar los resultados de estas acciones

CURVA “S” Y SU APLICACIÓN EN CONTROL

Fecha de control Plazo original

Avance

100%

MÉTODO DEL VALOR GANADO

• Presupuesto al término (PAT)• Representa el presupuesto de todo el trabajo. No cambia a

menos que se modifique el alcance del proyecto

• Estimación al término (EAT)• Número de fondos que representa todo el dinero que se va a

gastar dada cierta cantidad de información del desempeño del proyecto en desarrollo

• Costo presupuestado del trabajo programado (CPTP)

• Presupuesto distribuido en el tiempo de los recursos requeridos para completar el proyecto. Es la Base de Medición del Desempeño

MÉTODO DEL VALOR GANADO

• Costo presupuestado del trabajo ejecutado o valor ganado (CPTE)

• Corresponde al valor total del trabajo ejecutado a una cierta fecha, de acuerdo al presupuesto

• Costo actual del trabajo ejecutado (CATE)• Son los fondos que han sido utilizados en la realidad para el

trabajo ejecutado

• Estimación para terminar (EPT)• Son los fondos requeridos para completar el trabajo que

queda

• EPT + CATE = EAT

MÉTODO DEL VALOR GANADO

• VP = CPTE – CPTP

• IDP = CPTE CPTP

• VC = CPTE - CATE

• IDC = CPTE CATE

VP = varianza de programaVC = varianza de costoIDP = índice de desempeño de programaIDC = índice de desempeño de costo