Las tribulaciones de un director de proyecto

Aquí se trata de los problemas o tribulaciones a las que se enfrenta un director de

proyectos. El personaje principal es David el cual está encargado de un proyecto llamado

Alfa. Utiliza la información que le envían los participantes en dicho proyecto para elaborar

el Informe de avance para su cliente. Hace uso de un Sistema de Gestión Corporativo de

donde saca algunas cifras para incluirlas en su informe. David se ha comprometido a

entregar el avance en el sexto día laborable de cada mes, se encuentra en el día 3 y se

percata que hay una situación intranquila para el en varias áreas que podrían empeorar.

Para realizar el informe de avance utiliza la información que sus colaboradores le envían

por correo electrónico. En Ingeniería Civil cuyo responsable es Carlos, hay un enorme

problema ya que no puede finalizar el diseño de calderas ya que no se han recibido los

datos sobre los equipos. El Ingeniero Mecánico, Miguel, había definido las características

básicas de la caldera en un tiempo superior a lo planeado. Hay mucho retraso y sin

embargo, no se ha puesto en marcha ninguna acción correctora. Debido a estos retrasos

tampoco ha recibido el Informe de Control de Planificación. David se da cuenta que es

necesario activar mecanismos para prever los procedimientos de proyecto cuando se

sobrepasa el umbral de alerta. En parte el retraso se ha debido a que el Cliente no les ha

dado a tiempo algunos datos que son necesarios para continuar con el Proyecto. Ante los

problemas decide organizar una reunión con todos para dejar en claro la información

necesaria a fin de presentarle el Avance del Proyecto al Cliente. Aún con todas estas

preocupaciones, el director de operaciones le llama a David para que acuda a su

despacho donde le hace saber hay otro posible cliente muy importante que desea que

hagan una demostración de cómo dirigen los proyectos. Para ello le pide que utilice la que

le presentaron al cliente Alfa.

El Director General Gabriel le recuerda a David que en el Plan Estratégico de la empresa

se contempla la posibilidad de conseguir un proyecto energético en el plazo de dos años,

al cual llevan ya transcurridos año y medio y ahora se encuentran ante esa posibilidad

con el nuevo posible cliente. El cliente a través de una llamada les menciona los tres

temas prioritarios sobre su proyecto y son: los permisos, la rentabilidad y la compra de los

equipos principales. Se ponen de acuerdo sobre los temas a tratar con el cliente y quien

dirá que cosa, siempre tomando en cuenta que David como director de proyecto debe ser

el responsable de su empresa ante el cliente y el representante del cliente dentro de la

empresa.

David le menciona a Óscar que si está interesado en este nuevo proyecto solo que le

preocupa el proyecto Alfa y no quiere que se resienta; otra preocupación de él es que se

defina con mayor claridad lo que tienen que hacer con Goliat. Se dicen que con el

proyecto Alfa se precipitaron, no se diseño bien la organización que debía encargarse del

proyecto, no se realizó de manera correcta el proceso de planificación. Acuerdan trabajar

en dos frentes para presentarle a este nuevo cliente, la presentación de la asistencia

técnica a la Dirección del Proyecto y la documentación de apoyo a sus temas prioritarios.

Óscar acuerda hacer una pequeña y breve reunión con otros dos directores de proyectos

y con el director de Planificación. Con tantos compromisos David se encuentra con el

tiempo muy reducido entre reuniones con su equipo de Alfa. Ante esto David prepara un

plan para las siguientes horas para administrar bien su tiempo y pueda realizar bien todas

esas las actividades. Se concentra en la presentación que tendrá esa tarde ante el nuevo

posible cliente y define las ideas que quiere resaltar en su presentación Gabriel como

Director General hace presentación general de la compañía y de las personas que le

acompañan que van a hablar de la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto. Óscar

como Director de Operaciones presentará cómo se coordinan entre sí los diferentes

proyectos de la empresa. David como director de proyecto explicará cómo se dirige un

proyecto similar al suyo detallando de forma breve las técnicas que utilizan habitualmente.

Ya en la reunión, se hace la presentación del cliente y de los responsables de

construcción y de explotación de la planta.

Hablan de la oferta global de la asistencia técnica a la dirección del proyecto, de los temas

que le preocupan por su urgencia. Después de esta reunión ya saben que para el

Proyecto de este nuevo cliente deben realizar la metodología del trabajo. Un

condicionante es que no se han contratado los equipos principales así que se moverán en

la incertidumbre. Al llegar a su oficina David ve que no tiene nota ni mensajes de correo

acerca de la reunión que sus colaboradores del proyecto Alfa debían realizar sin su

presencia ya que él no tuvo el tiempo para estar presente. El lunes tiene dos reuniones,

puede delegar sin embargo no le conviene por su promoción. Realiza su listado de

actividades pendientes con aquellas que son más urgentes. El sábado va a trabajar a la

oficina por la mañana revisa el Sistema Corporativo de Gestión de los Costes y ve que

todavía no han actualizado los costes en los proyectos. Prepara el esquema de oferta

para la Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto, parte en la que Paloma será su

brazo derecho. Asigna responsabilidades y establece plazos para cada una. Lee los

documentos que le han preparado subrayando aquellos aspectos importantes que le

merecen más la atención. Escribe las actividades para cada uno de los integrantes de su

equipo. Paloma: ocuparse del plazo de construcción y montaje de la sala de calderas.

Ignacio: hacer que el personal de la obra no origine cambios y que siga las instrucciones

de Ingeniería. Miguel: conseguir planos de gálibos, sobrecargas y anclajes. Obra:

desviación en plazo y coste. Repasar estudios geotécnicos. Cliente: mentalizarlo ante

cualquier tipo de desviaciones. Objetivo: conseguir subir a 0,15 el indicador económico del

Proyecto.

Prepara rápidamente el Plan de Acción del Proyecto Alfa con la información que le da su

colega Ignacio. Sigue repasando las notas del proyecto Goliat sin apartar de su mente el

Proyecto Alfa.