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Unidad de Planeación Minero Energética – UPME

República de Colombia

TÉRMINOS DE REFERENCIA

LA ACTUALIZACION, ORGANIZACIÓN Y APLICACIÓN DE

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

Bogotá D.C., marzo 3 del 2003

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TABLA DE CONTENIDO

1 ESPECIFICACIONES TECNICAS............................................................................... 3

1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................................. 3 1.2 JUSTIFICACION ................................................................................................................... 4 1.3 OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................... 4 1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................. 4 1.5 ALCANCES........................................................................................................................... 5 1.6 METODOLOGIA Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR ........................................................ 5 1.7 PRODUCTOS ESPERADOS ................................................................................................ 6 1.8 PLAZO................................................................................................................................... 8 1.9 PRESUPUESTO ASIGNADO ............................................................................................... 8 1.10 SEDE EJECUCION DE LOS TRABAJOS............................................................................. 8

2 CONTENIDO Y OTROS REQUISITOS EN RELACION CON LA PROPUESTA........ 9

2.1 REQUISITOS MINIMOS PARA LA EVALUACIÓN ............................................................... 9 2.2 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.............................................................................. 10 2.3 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ......................................................... 10 2.4 DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO............................................................ 11 2.5 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES............................................................................. 11 2.6 CONSIDERACIONES FINALES ......................................................................................... 11

3 EVALUACION DE LA PROPUESTA. ....................................................................... 12

3.1 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACION A .......................... 12 3.2 DEFINICIONES BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA .......................... 12 3.3 EVALUACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA.......................................................................... 15 3.4 EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA............................................................ 17

4 CONSIDERACIONES FINALES................................................................................ 18

4.1 ADJUDICACIÓN ................................................................................................................. 18 4.2 PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS...................................................................................... 18 4.3 IDIOMA DEL TRABAJO ...................................................................................................... 18 4.4 SUPERVISION Y COORDINACIÓN ................................................................................... 18 4.5 REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA.................. 18

FORMULARIO No. 1 ......................................................................................................... 19

FORMULARIO No. 2 ......................................................................................................... 21

FORMULARIO No. 3 ......................................................................................................... 22

FORMULARIO No. 4 ......................................................................................................... 23

FORMULARIO No.5.......................................................................................................... 24

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TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA ACTUALIZACION, APLICACIÓN DE

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

1 ESPECIFICACIONES TECNICAS

1.1 ANTECEDENTES El Archivo General de la Nación ante la necesidad de estandarizar los procesos de Gestión Documental en las Entidades Públicas del orden nacional, ha venido desarrollando políticas, metodología y reglamentación encaminada a lograr una eficiente administración de los Archivos en sus diferentes fases. Como parte de la reglamentación decreto 1382 de 1995 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, en su articulo 24, establecen la obligación de elaborar, aplicar e implementar las Tablas de Retención Documental en las entidades publicas. En cumplimiento de estas normas, la UPME elaboró mediante contratación dicha herramienta archivística, la cual fue aprobada mediante acuerdo No. 19 del 4 de Febrero de 2000 por parte del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, donde se establece que la UPME realizará los ajustes propuestos por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación determinadas en el Informe de “Verificación de ajustes concepto técnico sobre las Tablas de Retención Documental” de fecha 16 de Diciembre de 1999. Con el objeto de consolidar el proceso de implementación de la cultura de Gestión Documental, la UPME expidió la Resolución Número 0157 del año 2000 donde se adopta y ordena el ajuste, aplicación y difusión de las Tablas de Retención Documental en la Unidad de Planeación Minero Energética. En diciembre del 2002 la UPME adquirió una solución tecnológica constituida por el software SAD (Sistema de Administración documental) que permitirá gestionar la correspondencia, el manejo y almacenamiento en forma digital de la documentación de la UPME previa aplicación de las tablas de retención.

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1.2 JUSTIFICACION

Una gran parte de la información que maneja la subdirección de información es de tipo documental, para el Sistema de Información Minero Energético SIMEC es indispensable contar con los documentos digitales con el fin de ingresarlos a la Data WareHouse y poder consultarlos en línea a través de la red de datos. Así mismo la UPME delego en la subdirección de información la organización, manejo y control de los documentos de la Unidad y el archivo, esto debido a la estrecha relación con sus funciones en el manejo de la información. Con base a lo anterior y con el fin de realizar un gestión integral de documentación de la UPME. Se hace necesario contratar una empresa que realice las labores de: actualización, aplicación, clasificación y capacitación de las tablas de retención documental existentes para la totalidad de los documentos y archivos en papel de la UNIDAD, así mismo la digitalización, captura de índices y almacenamiento de los documentos archivisticos y técnicos con la ayuda del software SAD del cual la UPME posee 15 licencias para su uso. El proyecto está enmarcado dentro de la modernización tecnológica y la Implementación del Sistema de Información Minero Energético –SIMEC.

1.3 OBJETIVO GENERAL Actualizar e Implementar en los Archivos de Gestión las Tablas de Retención Documental, en cumplimiento del articulo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, del Acuerdo No. 019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de fecha 4 de Febrero de 2000, por medio de la cual se aprueban las Tablas de Retención y la Resolución 0157 del año 2000 de la UPME con las cuales se institucionaliza la aplicación de la misma en la Unidad de Planeación Minero Energética. Organizar físicamente los Archivos de Gestión del periodo de tiempo comprendido entre Enero de 2000 y Diciembre de 2002. Incorporar tecnología avanzada para la administración y conservación de los archivos de acuerdo a la Ley General de Archivos, en su Articulo 19.

1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS Aplicar e Implementar las Tablas de Retención en los archivos de gestión , teniendo en cuenta la estructura orgánica de la UPME Clasificar los documentos establecido en las tablas de retención documental (TRD), con el fin facilitar su normalización e identificación en las Unidades de Conservación.

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Organizar físicamente los Archivos de Gestión aplicando los procesos archivísticos, recopilación de información homogénea, series, subseries documentales, e identificación de las unidades de conservación, transferencias documentales, descarte de material y su completa preparación física. Desarrollar un procedimiento para la administración, manejo reproducción técnica de la documentación generada en con la ayuda del SAD. Capacitar a los funcionarios de la UPME en la aplicación de la tablas y reforzar la cultura de la gestión documental Digitalizar hasta 1.300.0000 de folios que posee la UPME una vez aplicadas e implementadas las tablas de retención.

1.5 ALCANCES Actualizar las tablas de retención vigentes Organización física de los archivos de gestión de la Unidad desde el año 2000 al 2003 Una vez ordenado el Fondo Documental de los Archivos de Gestión se iniciará el proceso de Digitalización de las Unidades Documentales bajo el Sistema SAD. Digitalización en formatos compatibles con el SAD de 1.300.000 folios almacenados en carpetas de la documentación del archivo y documentos técnicos propiedad de la UPME. Capacitación a la totalidad e los funcionarios de la UPME, 51 en total, en la aplicación de las tablas de retención y la cultura de gestión documental. Los trabajos deben desarrollarse en las instalaciones de la UPME.

1.6 METODOLOGIA Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR Ajuste de la Tabla de Retención Documental Desarrollar la metodología recomendada por el Archivo General de la Nación para el Ajuste y Actualización de la TRD. Aplicación de la Tabla de Retención Documental Desarrollar la metodología establecida en el Manual para la Organización de los Archivos de Gestión para la clasificación, ordenación, conservación, almacenamiento y disposición final de la documentación de acuerdo con lo establecido en la TRD en cada una de las dependencias de la estructura orgánica de la UPME suministrando los conceptos técnicos y metodología para una ágil y eficiente Gestión Documental (confrontación de series y subseries con los archivos físicos de cada dependencia).

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Levantamiento de inventarios a la entrega de los procesos archivísticos de aplicación de las TRD. Difusión de la TRD Reforzar la difusión y capacitación de la Tabla de Retención Documental a los funcionarios responsables de los Archivos de Gestión en las dependencias de la estructura orgánica de la UPME suministrando los conceptos técnicos la metodología para una ágil y eficiente Gestión Documental.

Digitalización Se digitalizará en formato compatible con el SAD e incorporará en la base de datos SQL server de la cual la UPME posee licencias de uso. Los índices de búsqueda de los tipos documentales serán especificados por la UPME de acuerdo a las características del SAD. Para cada documento físico se debe crear un documento digital, lo que implica que cada documento digital puede tener más de una imagen (Una por folio). Las imágenes y la base de datos serán almacenadas en los equipos de computo de la UPME, así mismo se debe entregar copia en CD-ROM.

1.7 PRODUCTOS ESPERADOS

Selección y Ordenamiento Documental Compilación de la información institucional (organigramas disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creación o cambios estructurales en la entidad) con el fin de clasificar, ordenar y preparar físicamente los grupos documentales de los Archivos de Gestión. Grupos documentales debidamente organizados, clasificados y ordenados con el Orden Original (principio de Procedencia) y la conformación física de Series y subseries documentales (Temas y Asuntos) Implementación del Sistema de Clasificación y Ordenamiento Documental de la UPME

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Selección y Descarte Documental . Grupos documentales debidamente organizados por dependencia y orden cronológico para su respectivo descarte y eliminación a través de un Acta de Descarte y Eliminación firmada por el Comité de Archivo de la UPME Organización Cronológica de Documentos Colección Documental organizada en su totalidad en orden cronológico de todas las carpetas a crear. Preparación Física Legajado total de los folios que conforman las carpetas tipo expediente. Cambio de Carpetas y/o AZ. Manuales e Instructivos Manual de Manejo Archivístico Manual de Procedimientos Archivístico en los archivos de gestión de la Unidad. Informes de Avance e Informe Final Se rendirán informes mensuales de avance del proyecto en forma mensual y un Informe Final de las actividades realizadas, incluyendo bases de datos generadas con sus respectivos manuales de inducción e instructivo. Programa de Capacitación Diseño de un Programa de Capacitación dirigido a todos los funcionarios de la UPME, con el fin de optimizar los procesos archivísticos y facilitar la interrelación entre los Grupos Documentales, bajo los temas de teoría archivística, procesos de conformación de las TRD., Organización General de los Archivos y Ciclo Vital de los Documentos. Programa de calidad y control El proponente deberá implementar un sistema de calidad y control para los procesos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. Base de datos Entregar las bases de datos con las imágenes de folios digitalizados y los registros de captura o índices de cada documento, funcionando en el sistema SAD y en el los equipos servidores de computo que posee la UPME. Adicionalmente, entregar copia en CD-ROM.

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1.8 PLAZO El tiempo estimado para la realización completa del proyecto de Aplicación e Implementación de las Tablas de Retención Documental y posterior digitalización se estima desde la suscripción y legalización del respectivo contrato, en ocho (8) meses.

1.9 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto asignado por la Unidad para la realización de este estudio es de ciento diecinueve millones quinientos mil pesos ($119.500.000), por todo concepto incluido el IVA. No se realizaran anticipos ni pagos anticipados. El proponente presentará a consideración de la UNIDAD una propuesta de forma de pago. El proponente deberá presentar una propuesta que incluya todos los costos relacionados con sus labores, incluidos los aspectos impositivos de ley. Indicando en su propuesta el régimen tributario aplicable para efectos del IVA. 1.10 SEDE EJECUCION DE LOS TRABAJOS El proceso de Organización de la Información se llevara a cabo en la ciudad de Bogota en la Sede Avenida 40 A No. 13-09, Edificio UGI Pisos 5º. 11º. y 14º.

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2 CONTENIDO Y OTROS REQUISITOS EN RELACION CON LA PROPUESTA La Unidad se reserva la facultad de comprobar, por los medios que estime pertinentes, la veracidad de la información suministrada por el proponente. La evidencia de falsedad en la información suministrada por el proponente será causal de rechazo de su oferta. 2.1 REQUISITOS MINIMOS PARA LA EVALUACIÓN Toda propuesta deberá presentarse en original y dos (2) copias debidamente firmada y para ser evaluadas es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación; la omisión de uno o más de los mismos excluye del derecho de evaluación a la propuesta que no lo(s) presente. Carta de presentación: De acuerdo con el modelo presentado en el formulario del Anexo 1. Firmas nacionales: Certificación de existencia y representación legal emitida por la autoridad competente (Cámara de Comercio). Con una vigencia no mayor a 90 días de expedición (Original). Autorización del órgano competente, si las atribuciones del representante legal no son suficientes para suscribir el contrato (1). Fotocopia del NIT Firma extranjera: Su existencia y representación legal se acreditará de acuerdo con lo previsto por el código de comercio, el código de procedimiento civil y las normas que lo modifiquen aclaren o adicionen. Persona Natural: Fotocopia de la cédula de ciudadanía Consorcios y/o uniones temporales: Documento de constitución respectivo debidamente suscrito por todos sus integrantes, en donde conste la forma de asociación, los términos y extensión (actividades y porcentajes) de la participación de cada uno de los integrantes y la duración, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo y por escrito de la UPME. De igual forma en el documento de constitución debe hacerse la designación de la persona que actuará como representante, con sus respectivas facultades, quien deberá suscribir la propuesta y anexar fotocopia de su documento de identidad. Garantía de seriedad de la oferta para entidades estatales, a favor de la Unidad Planeación Minero Energética.- UPME. Por cuantía equivalente al 10% del valor total de la propuesta y vigencia mínima de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta (2). (1) Subsanable siempre que la fecha de autorización del órgano respectivo sea anterior a la fecha establecida para la presentación de la propuesta. (2) La falta de suscripción (firma) de la póliza por parte del proponente será subsanable, en el momento de apertura de las propuestas, en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre y cuando se encuentre presente el proponente o su representante.

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El proponente deberá estar habilitado para trabajar en el país y manifestar expresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal de inhabilidad frente a su eventual contratación. Cuando el representante legal tenga restricciones para contratar obligaciones en nombre de la persona jurídica, deberá adjuntar documento de autorización expresa del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y suscribir el contrato por el valor señalado en la propuesta. En caso de que el proponente sea una firma extranjera, deberá asociarse con asesores nacionales o con una firma nacional con experiencia en las áreas relacionadas con el objeto de estos términos o tener representación e Colombia. OTROS REQUISITOS: (Pueden ser subsanables por solicitud de la UPME, durante el proceso de evaluación).

- La propuesta debe tener como mínimo una vigencia igual a la de la póliza de seriedad. - Presentación del régimen al que se encuentra sujeto para efecto del IVA. - El valor de la propuesta debe ser presentado en pesos colombianos. - La propuesta debe entregarse debidamente foliada. - Fotocopia del documento de identidad del representante legal (subsanable)

De igual forma la Unidad, durante el proceso de evaluación podrá solicitar las aclaraciones que considere necesarias para efectos de una apropiada evaluación. 2.2 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá presentar en sobres cerrados y separados su propuesta técnica y su propuesta económica, claramente identificadas, en original y dos copias, debidamente foliadas, las cuales radicará y depositará en una urna, ubicada en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética, Avenida 40 A No. 13 – 09, piso 14, hasta la fecha y hora límite que se determine en la carta de invitación. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un Acta. Si se presenta alguna discrepancia entre el original y alguna de las copias, prevalecerá el texto del original de la propuesta. Las modificaciones, aclaraciones o enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma de quien suscribe la propuesta, al pie de las mismas. Sin este requisito las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas. 2.3 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Serán causales de rechazo de una propuesta, las siguientes: a) Propuesta presentada sin la firma del representante legal o sin la expresa autorización, si es

presentada por otra persona.

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b) Propuesta presentada por correo o vía e-mail, así como las presentadas directamente en la Unidad con posterioridad a la fecha y hora determinada en los términos de referencia.

c) Cuando la Unidad evidencie falsedad en la información suministrada por el proponente. d) Cuando se establezca que el proponente ha incurrido en algunas de las causales de inhabilidad e

incompatibilidad previstas en la ley. e) Cuando la oferta económica exceda el presupuesto oficial. 2.4 DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO El concurso se declarará desierto en los siguientes casos: a) Cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo, definido

como el 70% del puntaje técnico previsto. b) Cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado. c) Cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la propuesta más favorable para

la Unidad. 2.5 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES a) El proponente podrá presentar por escrito a la Unidad de Planeación Energética, las inquietudes

que surjan sobre los puntos a evaluar estipulados en los términos de referencia, dentro de los tres días hábiles siguientes a la remisión de la invitación a participar en el concurso. En caso de no recibir ninguna inquietud dentro de dicho plazo, la Unidad entenderá que los términos de referencia fueron debidamente interpretados y aceptados.

b) La Unidad se reservará la posibilidad de modificar los términos de referencia, antes del vencimiento del plazo para presentar propuestas, de lo cual se informará a todos y cada uno de los proponentes invitados.

2.6 CONSIDERACIONES FINALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: a) Leer con detenimiento los términos de referencia y presentar su propuesta a lo allí establecido. b) Presentar y radicar la propuesta técnica y económica en original y dos copias, debidamente

foliadas por separado cada una. c) Diligenciar en debida forma los formatos que hacen parte de la propuesta. d) Declarar expresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal de inhabilidad y/o

incompatibilidad frente a su eventual contratación.

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3 EVALUACION DE LA PROPUESTA. 3.1 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACION DE LA PROPUESTA Los factores que se tendrán en cuenta para la evaluación de ofertas, representan un puntaje máximo de 1000 puntos. El componente Técnico representa el 80% del puntaje máximo y el componente económico el 20% restante, distribuido

FACTORES DE EVALUACION PUNTAJE PARCIAL

PUNTAJE TOTAL

OFERTA TECNICA 800 (1) Experiencia de la firma proponente 200 (2) Nivel académico y experiencia del grupo básico de profesionales 400

(3) Metodología 200 OFERTA ECONOMICA 200 Valor de la propuesta 200 PUNTAJE TOTAL 1000 1000

3.2 DEFINICIONES BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA Y NIVEL

ACADÉMICO Grupo Básico de Profesionales Está constituido por el Director del Proyecto y el grupo mínimo de profesionales temáticos que definirá la UPME como equipo mínimo de trabajo para la ejecución del proyecto. El grupo básico que se presente no podrá ser variado sin previa autorización del supervisor del contrato. La Unidad especificará el perfil mínimo requerido en materia de educación y experiencia. Un mayor número de profesionales al solicitado por la UPME será considerado elemento favorable en la evaluación del item “Logística, recursos propuestos, organigrama y cronograma”.. La síntesis de la experiencia y estudios de los profesionales considerados como grupo básico deberá relacionarse en el formulario No. 3. La calificación del grupo básico de profesionales será de 400 puntos, de los cuales el 30% se asignará al Director del proyecto y el 70% se repartirá en igual proporción entre los profesionales de apoyo propuestos. Experiencia específica a) Del Proponente

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Estimada en número de proyectos. Corresponde al número de proyectos elaborados en la temática objeto del contrato y ejecutando actividades similares a las descritas en los objetivos específicos y alcance del proyecto a ejecutar. El número mínimo de proyectos específicos exigidos al proponente para poder concursar es de cinco (5). Para el caso de este proyecto se entiende por experiencia específica estudios de:

• Archivistica y organización de archivos • Bibliotecología y organización de archivos • Digitalización de documentos y aplicación de tablas de retención.

b) Del Grupo Básico de Profesionales Estimada en años, corresponde a los años laborados en la temática objeto del contrato y ejecutando actividades similares a las descritas en los objetivos específicos y en el alcance del proyecto a ejecutar. En todos los casos, es decir en la evaluación del Director de proyecto y de los profesionales temáticos se exigirá un mínimo de experiencia específica. Para participar en el concurso se exigen unas experiencias mínimas tal como se describen a continuación:

Cargo en el proyecto Cantidad Perfil Experiencia específica

Director del Proyecto

1 Bibliotecología y Archivista y/o con postgrado en Gerencia Documental

Conocimiento y experiencia en el manejo de Información y Administración Documental del Sector Pùblico o Privado, Organización Física de Archivos y Fondos Documentales. Experiencia en la elaboración, aplicación e Implementación de Tablas de Retención Documental exigidos por el Archivo General de la Nación y màs específicamente conocimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000..

Experto en Elaboración y Aplicación de Tablas de Retención Documental

1 Archivista y Bibliotecólogo

Experiencia comprobada de estudios similares con énfasis en la Implementación de las Tablas de Retención Documental.

Experto en Organización de Archivos

3 Archivista y

Bibliotecólogo

Experiencia comprobada de estudios similares con énfasis en organización de archivo y aplicación de tablas de retención

A su vez, dependiendo del nivel académico, se exigirá un mínimo de experiencia específica para cada uno de los profesionales que conforman el grupo básico, según se presenta en la siguiente tabla:

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Ítem Experiencia Mínima Específica Unidad

Profesional 5 Especialización 1

Director de Proyecto

Tiempo (años y fracción)

Profesional 3 Especializacion 1

Experto Elaboración de TRD y su Implementaciòn


Tecnólogo 3

Experto en Organización de Archivos


Nivel Académico Se clasifica en las categorías descritas a continuación, igualmente se describe la exigencia para ser considerada en la evaluación. Tecnólogo en bibliotecología y archivo: Relacionado con el tema Profesional en Bibliotecología y Archivística : relacionado con el tema. Maestría en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos : afín al área de trabajo según el organigrama. Especialización: afín al área de trabajo según el organigrama. Pregrado: afín al área de trabajo según el organigrama. Certificaciones La experiencia del proponente y de los profesionales propuestos al igual que la educación de estos últimos deben certificarse debidamente para ser evaluadas. Las certificaciones de experiencia deberán especificar el objeto del contrato, la duración del mismo (año y fracción), la fecha de finalización y fecha de expedición del certificado.

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3.3 EVALUACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA Los factores 1 a 3 constituyen el componente técnico de la propuesta, por lo que el máximo puntaje técnico previsto es de 800 puntos. El comité evaluará el componente técnico de las propuestas y aquella(s) que no obtenga(n) un puntaje igual o superior al 70% del máximo puntaje técnico previsto (560 puntos), no serán consideradas para abrir los sobres que contienen la oferta económica. Respecto a la oferta técnica se dará un puntaje de cero (0) sobre el ítem del que no disponga de información. El desglose de estos factores es el siguiente: Experiencia Específica de la Firma Proponente ( Máximo 200 puntos) Este factor evalúa la experiencia específica del proponente. El proponente deberá diligenciar la información solicitada en el formulario anexo No. 2 relacionando la experiencia específica del proponente en proyectos finalizados durante los últimos cinco (5) años mediante contrato o como funcionario de una empresa privada o entidad oficial, en este último caso se debe tener en cuenta las inhabilidades que establece la Ley. En caso del proyecto haber iniciado con anterioridad a los últimos cinco (5) años, pero finalizado en el marco de estos últimos, se considerará la proporción de tiempo implicado en este periodo. Igualmente, en caso de que la experiencia provenga de vinculación laboral, la certificación deberá acreditar los proyectos en que el profesional haya participado en ejercicio de su cargo. Según el numeral 3.2 el número mínimo de proyectos específicos exigidos es cinco este tendrá un valor de 150 puntos, un número mayor de proyectos específicos dará un valor de 200 como aparece en la tabla de evaluaciones. Ver anexo 5. Los datos registrados en el anexo No. 2 deberán tener las respectivas certificaciones, en las cuales se especificarán el objeto del contrato y la duración en años y fracciones y la fecha de finalización. Proyectos no certificados no serán evaluados. Solo se considerarán certificaciones con una duración igual o mayor a un (1) mes. La valoración de la experiencia específica se hará con base al número de proyectos certificados. Para el caso de consorcios o uniones temporales, la valoración de los factores sobre la Experiencia Específica corresponde a la suma, independientemente del porcentaje de participación de cada firma en el consorcio o unión temporal, de los puntajes que obtenga cada miembro del consorcio o unión. Nivel académico y experiencia del grupo básico de profesionales (400 puntos) En este factor UNICAMENTE se evaluará al Grupo básico de profesionales, con base en la información que debe diligenciar el proponente en los Formatos No. 3 y 4. y la metodología presentada en el anexo 5. Para la evaluación de este factor, el proponente deberá adjuntar para cada uno de los integrantes del GRUPO BASICO DE PROFESIONALES y en el orden aquí indicado, las siguientes certificaciones: a. Fotocopia del título universitario.

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b. CERTIFICACIONES de cada uno de los trabajos, indicando el tipo de trabajo realizado, la duración en años y fracción y la fecha de finalización, así como fecha de expedición de la certificación.

c. Fotocopia de los títulos o actas de grado de estudios realizados a nivel de especialización, maestría o doctorado.

Metodología (300 puntos) Este factor tendrá un valor máximo de 300 puntos y se evaluará con el siguiente criterio:

METODOLOGÍA PUNTAJE MAXIMO

a). Enfoque, actividades y control de calidad 100 b). Logística, recursos propuestos, organigrama y cronograma. 100 PUNTAJE MÁXIMO 200 a). Enfoque, actividades y control de calidad El puntaje se asignará de acuerdo con el planteamiento presentado por el proponente para cumplir con los Objetivos generales y específicos consignados en los presentes términos de referencia y la forma como desarrollará las actividades planteadas en los Alcances del estudio. Dichas actividades deben esbozar claramente que pretenden. El proponente podrá de acuerdo con su criterio, adicionar actividades que considere necesarias para un mejor desarrollo del proyecto; si la UPME está de acuerdo con ellas será calificado favorablemente. Este item tendrá una valoración de máximo 100 puntos b.) Logística, recursos propuestos, organigrama y cronograma El puntaje se asignará de acuerdo con la claridad con que el proponente presente la metodología de desarrollo del trabajo y además con la logística y recursos de apoyo al desarrollo del proyecto. Para tal efecto se tendrá en cuenta: Se evaluará la forma de organizar el trabajo para garantizar una secuencia lógica y coherente. Por logística y recursos propuestos se entiende:

- Los mecanismos utilizados para captura, análisis, organización, almacenamiento y difusión de la información generada en el proyecto.

- El apoyo utilizado en materia tecnológica, de asesoría por parte de especialistas nacionales, consulta de información especializada; Auxiliares propuestos; etc. Se tendrán en cuenta también como servicios adicionales, para la evaluación, la capacitación o transferencia tecnológica al profesional de la UPME y los servicios de respaldo ofrecidos.

- Profesionales adicionales a los exigidos en el grupo básico de profesionales. La valoración de la logística y de los recursos propuestos tendrá un puntaje máximo de 60 puntos. Organigrama: deberá presentar en forma clara la ubicación del director del proyecto y de los demás profesionales, aclarando las diferentes temáticas tratadas como la distribución de responsabilidades (función o actividades). El organigrama será evaluado de acuerdo a la claridad. La valoración del organigrama tendrá un puntaje máximo de 20 puntos.

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La evaluación del cronograma se basará en la coherencia, secuencia y articulación entre las actividades propuestas y de la asignación del director y el grupo básico de profesionales, los tiempos y duraciones de las mismas, ubicación estratégica de puntos de control, entrega de informes parciales y cualquier otro elemento relevante para el cronograma, de manera que se cumplan los objetivos y alcances propuestos. La valoración del cronograma tendrá un puntaje máximo de 20 puntos. 3.4 EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA Se asignarán 200 puntos a la propuesta económica que oferte el menor valor, y en forma inversamente proporcional a las demás propuestas así: Precio Propuesta Menor Valor x 200

Precio Propuesta La calificación total de la propuesta se obtendrá de sumar los puntajes de las propuestas técnica y económica. CALIFICACION TOTAL = PUNTAJE TECNICO + PUNTAJE ECONOMICO

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4 CONSIDERACIONES FINALES 4.1 ADJUDICACIÓN Se adjudicará a la firma, consorcio o unión temporal, que obtenga el máximo puntaje, atendidos todos los factores de evaluación. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al director de la Unidad. Previamente a la adjudicación el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME (piso 14), por un término de dos (2) días hábiles, contados a partir de la fecha que para el efecto comunique la UPME, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique; plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones, debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. 4.2 PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS Serán propiedad de la UPME los resultados de los análisis, encuestas, programas y demás aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durante y para el desarrollo del contrato. 4.3 IDIOMA DEL TRABAJO Todas las comunicaciones, presentaciones e informes serán presentados en idioma español. 4.4 SUPERVISION Y COORDINACIÓN La supervisión de este trabajo estará a cargo del Subdirector de Información o a quien este delegue. 4.5 REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA a) Constitución de la(s) garantía(s) exigida(s) en el contrato. b) Publicación del contrato en el diario oficial a cargo del contratista. c) Cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello. d) En la ejecución del contrato cumplirá a cabalidad con el objeto y las obligaciones del mismo,

debiendo responder por cualquier daño que en desarrollo de este cause a la UPME como a terceros.

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FORMULARIO No. 1

FORMATO CARTA REMITENTE DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad ------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad, vecino de----------- identificado con la cédula de ciudadanía número------------- expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ------------------, legalmente constituida y domiciliada en------------------ , de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para la consultoría de _ _ _ _ _ _ _ _ . En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellos exigidos. 4. Que conozco (conocemos) el contenido de los términos de referencia y demás documentos de la Convocatoria y acepto (aceptamos) su contenido. 5. Que haré (haremos) los trámites necesarios para el perfeccionamiento y legalización del contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma de éste. 6. Declaro (declaramos) no hallarme (hallarnos) incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución y en la ley. Que el plazo de ejecución de los trabajos es de ______ semanas, contadas a partir de la firma del Acta de Iniciación. El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes:

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Dirección ---------------------------------------------------------------------------------- Teléfono ----------------------------------------------------------------------------------- Fax ----------------------------- Ciudad ----------------------- Atentamente, ------------------------------------------------------------ Nombre del Representante y/o Nombre completo del proponente

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República de Colombia FORMULARIO No. 2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE(1) EN LOS ÚLTIMOS CINCO (5) AÑOS. Nombre del proponente: ______________

Fecha de: Nombre del proyecto

Entidad Contratante (2)

Objeto del contrato Duración (años y/o fracción) Iniciación Finalización

(1): Ver definición de experiencia específica del proponente. (2): Entidad contratante o empleadora en caso de persona natural.

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Avenida 40A No. 13-09 Pisos 5 y 14, Edificio UGI, Bogotá D.C., Colombia.

FORMULARIO No. 3

RELACIÓN DEL GRUPO BASICO DE PROFESIONALES PROPUESTO PARA EL ESTUDIO

(Diligenciar la información solicitada en este formulario, para EL GRUPO BASICO DE PROFESIONALES asignado al proyecto Nombre del proponente: ______________

ESTUDIOS DE POSGRADO

NOMBRE De los profesionales

CARGO EN EL PROYECTO

TÍTULO PROFESIONAL

AñO GRADO

ES

PE

CIA

LIZA

CIO

N

MA

ES

TRIA

DO

CTO

RA

DO

EXPERIENCIA ESPECIFICA(1) EN LOS ULTIMOS CINCO AÑOS (en meses)

(1): Ver definición de experiencia específica de los profesionales. Indicar la experiencia específica de cada uno de los profesionales (en años y fracción). El detalle de esta experiencia específica se consignará en el formulario No. 4.

2875334 FAX: 2887419 - 5733325 e-mail: [email protected] http://www.upme.gov.co




FORMULARIO No. 4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA(1) DEL GRUPO BASICO DE PROFESIONALES EN LOS

ULTIMOS CINCO (5) AÑOS

NOMBRES Y APELLIDOS: CARGO A OCUPAR: DOMICILIO: DIRECCION: TELEFONO: FAX: CEDULA N°: PASAPORTE N°: LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: EXPERIENCIA ESPECIFICA (1)

FECHA DE NOMBRE DEL PROYECTO ENTIDAD Actividad desempeñada

iniciación terminación

Duración (años y /o fracción)

TOTAL EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN MESES

suma experiencia específica(3)

Certifico mi intención y compromiso de participar en el estudio en caso de resultar elegida la propuesta. ___________________________________ Firma del profesional (1): Ver definición de experiencia específica (2): Diligenciar este formato para cada uno de los profesionales del GRUPO BASICO DE PROFESIONALES. (3): Debe ser coherente con la información del formato No. 3






FORMATO No.5

METODOLOGIA CALIFICACION EXPERIENCIA PROPONENTE Y GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES

1. EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE (Máximo 200ptos)

# Proyectos específicos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Puntos

0 0 0 0 150

175

200

2. NIVEL ACADÉMICO & EXPERIENCIA (Máximo 400 puntos) DIRECTOR DEL PROYECTO(máximo 120 puntos)

Experiencia (Años) Nivel Académico

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PhD 120 MSc 120 Especialización 100 12

0

Profesional 0 0 0 100 120

PROFESIONAL IMPLEMENTACION DE TABLAS DE RETENCION (máximo 70 puntos) Experiencia (Años) Nivel Académico

1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

MSc 70 Especialización 70 Profesional 0 0 60 70

PROFESIONAL O TECNOLOGO EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO (máximo 70 puntos) Experiencia (Años) Nivel Académico

1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

Especialización 70 Profesional 60 70 Tecnológo 0 0 60 70

Puntaje por cada profesional propuesto

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