TSCM50 1 Capitulo 1 Proceso de Aprovisionamiento y Niveles de Organizacion

5/20/2018 TSCM50 1 Capitulo 1 Proceso de Aprovisionamiento y Niveles de Organizacion - ...

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Leccin: Proceso de aprovisionamiento y niveles deOrganizacinDeterminacin de necesidades: El rea de especializacin puede transferirmanualmente una necesidad de materiales al departamento de compras medianteuna solicitud de pedido. Si ha parametrizado un mtodo de planificacin denecesidades en el registro maestro de materiales, el sistema SAP crear unasolicitud de pedido de forma automtica.

Determinacin de fuente de aprovisionamiento: Como encargado de compras,se le ayudar durante la determinacin de posiles fuentes de apro!isionamiento.Puede utilizar la determinacin de fuente de apro!isionamiento para crearpeticiones de oferta y despus registrar las ofertas. Adems, puede hacer referenciaa pedidos, pedidos aiertos y condiciones "ue ya e#isten en el sistema.

Seleccin del proveedor: El sistema simplifica la seleccin de pro!eedoresrealizando comparaciones de precios entre las distintas ofertas. En!$a las

comunicaciones de rechazo de forma automtica.Tratamiento de pedidos: Como ocurre con las solicitudes de pedido, puede crearpedidos manualmente o puede hacer "ue el sistema los cree automticamente.Cuando cree pedidos, puede copiar datos de otros documentos, como por e%emplosolicitudes u ofertas, para reducir la cantidad de traa%o de registro necesaria.&amin tiene la opcin de traa%ar con contratos marco.

Control de pedido: 'sted puede controlar el status de tratamiento del pedido enel sistema. &amin puede determinar, por e%emplo, si se ha registrado una entregao una factura para una posicin de pedido. Puede reclamar entregas pendientes alos pro!eedores.

Entrada de mercancas: Cuando registre entregas entrantes en el sistema,rem$tase al pedido correspondiente. Por lo tanto, la cantidad de traa%o de registrose reducir y podr !erificar si las mercanc$as y las cantidades entregadas secorresponden con el pedido. El sistema tamin actualiza el historial del pedido.

Verificacin de facturas: Cuando registre facturas, rem$tase al pedido o a laentrega anterior para poder !erificar los clculos y la precisin general de lafactura. (a disponiilidad de los datos del pedido y la entrada de mercanc$as lepermiten remitirse a las !ariaciones de cantidad y precio.

Gestin de pagos: El programa de pagos autoriza el pago de las oligaciones del

acreedor. )estin financiera e%ecuta este programa de forma regular.Adems del proceso de apro!isionamiento *normal* descrito anteriormente, sonposiles muchos otros procesos de apro!isionamiento especial. A continuacinencontrar una re!e introduccin a:+ &raslados con pedidos de traslado+ Sucontratacin+ Consignacin de pro!eedor.Nota: Puede encontrar ms informacin acerca de procesos deapro!isionamiento especial en la documentacin de SAP, en SAP ERPCentral Components (o Componentes de SAP R/3 Enterprise) ? Logstica

? Gestin de materiales (MM) ? Gestin de stocs (MM!"M) ? Gestin

de stocs especiales.



Grfico 12: Traslados con pedidos de traslado

El proceso empieza en el centro receptor con la creacin de un pedido de trasladoen Compras. A continuacin se introduce una salida de mercanc$as en el centro

emisor con referencia al pedido de traslado. Al principio se da salida a la cantidaden un stoc especial, elstoc en tr#nsito del centro receptor. El proceso finalizacuando la salida de mercanc$as se contailiza para el pedido de traslado en elcentro receptor. -espus de esto, la cantidad se traslada de stoc en trnsito astoc de almacn en el centro.

Consejo: (os traslados de materiales entre centros tamin se puedenreproducir en )estin de stocs, pero slo sin pedidos de traslado.

Sucontratacinediante este proceso la empresa solicita material a un pro!eedor e#terno. Adiferencia del proceso de apro!isionamiento e#terno normal, la empresa facilita

al pro!eedor algunos o todos los componentes para la produccin del material/es decir, utiliza la sucontratacin0.



Grfico 1!: Sucontratacin

Este proceso tiene las caracter$sticas siguientes:El producto final se solicita mediante un pedido de sucontratacin. Este pedidono slo contiene informacin acerca del material "ue se dee entregar, sinotamin informacin detallada acerca de los componentes "ue deen ponerse adisposicin del sucontratista.Acto seguido se deen suministrar estos componentes al sucontratista. Estesuministro se reproduce en el sistema mediante un traslado. (os materialessuministrados ya no se encuentran f$sicamente en su empresa, pero siguen siendogestionados en sus stocs, ya "ue le pertenecen. (a informacin se !isualiza en eltipo de stoc especial Stoc de material $acilitado al pro%eedor.Cuando el sucontratista completa el ser!icio, entrega el material elaorado orefinado. (a entrada de mercanc$as se introduce con referencia al pedido /desucontratacin0. Esto significa "ue no slo la entrada de productos elaoradosse contailiza correctamente, sino tamin el consumo de componentes deido

al stoc de materiales suministrado al pro!eedor. 1inalmente, el sucontratistacrea una factura por el ser!icio prestado.

"onsignacin de proveedorEsta forma de consignacin significa "ue un pro!eedor le suministra un material"ue usted almacena, pero por el "ue no dee pagar nada. El pro!eedor siguesiendo el propietario del material hasta "ue usted retire parte del almacn deart$culos en consignacin. Slo entonces se genera una oligacin con elpro!eedor. (a li"uidacin de estas tomas se efect2a a inter!alos acordados, pore%emplo, mensualmente.



Grfico 1#: "onsignacin de proveedor

Para poder apro!isionar un material de un pro!eedor para consignacin, deeracordar un precio por el material. (a informacin acerca del precio se guardaen lo "ue se conoce como un registro info de consignacin en el sistema. Sloentonces se puede llenar el almacn de art$culos en consignacin de su empresacon este material.Puede solicitar el material al pro!eedor mediante un pedido para consignacin. Sise suministra el material, la entrada de mercanc$as se contailiza con referencia alpedido para consignacin. Con ello finaliza el proceso de apro!isionamiento, ya"ue el material no se dee pagar tras el suministro, sino despus de la toma.El sistema SAP incluye una funcin especial para li"uidar oligaciones deri!adasde tomas de stoc en consignacin. A ra$z del proceso de apro!isionamiento segeneran un aono y un mensa%e correspondiente para el pro!eedor.

Consejo: 'sted controla el proceso de apro!isionamiento "ue desea

utilizar para un pedido /o ms e#actamente, para una posicin de pedido0mediante un indicador especial, el tipo de posicin.

Consejo: Puede parametrizar todos los procesos de apro!isionamientoespecial descritos como 3proceso de apro!isionamiento estndar4para un material, de modo "ue las solicitudes de pedido se generenautomticamente con el indicador necesario mediante planificacin denecesidades.



$iveles de organizacin en el proceso de%provisionamiento

Grfico 1&: $iveles de organizacin en el proceso de aprovisionamiento

En el sistema SAP, los ni!eles de organizacin son estructuras "ue representan la!ista %ur$dica u organizati!a en una empresa. (a determinacin de los ni!eles deorganizacin es una operacin importante de su proyecto. -e hecho, se trata de unre"uisito esencial para todas las acti!idades posteriores.Primero, analice las organizaciones estructurales y de procesos de su empresay, a continuacin, comprelas con las estructuras de SAP. 'na !ez decidida laestructura organizati!a es muy dif$cil modificarla.

Nota: (os ni!eles de organizacin se definen y se asignan en elCustomizing de la estr&ct&ra de la empresa.

'andante( sociedad( centro y almac)n

El mandante es una unidad dentro de un sistema SAP "ue es autnoma tanto en elaspecto legal y organizati!o como en lo "ue se refiere a los datos, con registrosmaestros independientes as$ como un con%unto de talas independiente. -esdeel punto de !ista empresarial, el mandante representa, por e%emplo, un grupode empresas.El mandante es el ni!el %err"uico ms alto dentro del sistema SAP. (asespecificaciones o los datos "ue se realizan y se registran en este ni!el se aplican atodas las sociedades y a todas las dems unidades organizati!as. Por lo tanto, slohace falta indicar una !ez las especificaciones y los datos a ni!el de mandante en

el sistema. Esto garantiza un status de datos uniforme.(a autorizacin de acceso se asigna de forma espec$fica al mandante. Se deecrear un registro maestro de usuario para cada usuario en el mandante en el "ue



se desea traa%ar. Si el campoMandante no se ha completado pre!iamente, cadausuario deer especificar una cla!e de mandante al entrar en un sistema SAP.-e este modo, el usuario especifica el mandante en el "ue desea traa%ar. &odaslas entradas de usuarios se graan separadas por mandante. El tratamiento y lae!aluacin de los datos se realiza tamin de forma espec$fica para el mandante.'n mandante se define de forma un$!oca en el sistema mediante una cla!enumrica de tres d$gitos.

(a sociedad es la unidad organizati!a ms pe"ue5a de las finanzas e#ternas parala "ue se puede reproducir un sistema completo y autnomo de contailidad.Esto incluye la entrada de todos los e!entos "ue precisen ser contailizados enlas cuentas y la creacin de un log completo para alances y cuentas de prdidasy ganancias. 'na sociedad representa una entidad contale independiente "uerealiza su propio alance, por e%emplo, una empresa dentro de un grupo deempresas /mandante0.Se pueden configurar !arias sociedades en un mandante para "ue cada una tengasu propia contailidad. Para copiar una sociedad puede utilizar una funcin

especial del Customizing. En el proceso, las especificaciones "ue dependen de lasociedad se adoptan para su nue!a sociedad.'na sociedad se define en el sistema por medio de una cla!e alfanumrica decuatro caracteres "ue es e#clusi!a en el mandante.

El centro es una unidad organizati!a dentro de (og$stica "ue sudi!ide unaempresa desde el punto de !ista de la produccin, el apro!isionamiento y laplanificacin de necesidades.'n centro puede representar una !ariedad de entidades dentro de una empresacomo, por e%emplo:+ 6nstalacin de produccin+ Centro de distriucin

+ 7ficina de !entas regional+ Sede central de una empresa+ 'icacin de mantenimientoAl crear un centro nue!o, puede utilizar la funcin de copia de centro. En elproceso, se tienen en cuenta todas las entradas en la tala de centros, as$ comotodas las talas de Customizing y del sistema "ue dependen de ste y en las "ue elcentro se da como cla!e.'n centro se define en el sistema por medio de una cla!e alfanumrica de cuatrocaracteres "ue es e#clusi!a en el mandante.

El almacn es una unidad organizati!a "ue permite diferenciar los stocs dematerial dentro de un centro. (a gestin de stocs por cantidades se realiza en elni!el de almacn del centro. El proceso de in!entario tamin se realiza en esteni!el.'n almacn se define por medio de una cla!e alfanumrica de cuatro caracteres"ue es e#clusi!a en el centro.



Grfico 1*: $iveles de organizacin de Gestin de stoc+s

(a estructura de la empresa se crea mediante la asignacin de ni!eles deorganizacin entre s$. Por lo tanto, un mandante puede contener !arias sociedades.A su !ez, una sociedad puede contener !arios centros. En camio, un centroslo puede pertenecer a una sociedad.

Consejo: Puesto "ue la cla!e de un centro es un$!oca en un mandante yun centro slo puede pertenecer a una sociedad, especificando el centro,se especifica simultneamente la sociedad.

Se pueden asignar !arios almacenes a un centro, pero un almacn determinadoslo puede pertenecer a un centro. (os almacenes se definen de manera particularpara un centro y, por lo tanto, se asignan a este centro. (a cla!e de un almacn slodee ser e#clusi!a dentro de un centro. -entro de un mandante, se puede utilizarla misma cla!e para diferentes almacenes ya "ue, al especificar un almacn,siempre se tiene "ue especificar tamin el centro.

Grupo de compras y organizacin de compras

'n grupo de compras es una cla!e para un encargado de compras o un grupo

de encargados de compras responsales de determinadas acti!idades de compra.6nternamente, el grupo de compras es responsale del apro!isionamiento de unmaterial o una clase de materiales. E#ternamente, se trata del canal principalpara las relaciones comerciales de una empresa con sus pro!eedores. El grupo decompras no es e"uiparale a otras unidades de la estructura de la empresa.

Nota: (os grupos de compras no se definen en el Customizing deEstr&ct&ra de la empresa, sino en el Customizing de Gestin de materiales' Compras ' Crear gr&pos de compras.

(a organiacin de compras es una unidad organizati!a dentro de (og$stica "uesudi!ide la empresa seg2n las necesidades de compra. 'na organizacin de

compras ad"uiere materiales o ser!icios, negocia condiciones de compras con lospro!eedores y asume la responsailidad de estas transacciones.


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Puede incorporar el departamento de Compras a la estructura de la empresaasignando la organizacin de compras a una sociedad y a centros. Esto significa"ue se puede tener en cuenta si en su empresa el departamento de Compras seorganiza de forma centralizada o descentralizada. Se puede tener una cominacinde estas dos formas de organizacin.Se pueden asignar !arias organizaciones de compras a una sociedad. Sin emargo,una organizacin de compras determinada slo puede pertenecer a una sociedad.Se puede decidir no asignar la organizacin de compras a una sociedad /comprasmultisociedad0. E#iste una relacin m:n entre organizaciones de compras ycentros. Es decir, se pueden asignar !arios centros a una organizacin de compras,y un centro a !arias organizaciones de compras.(as diferentes opciones de asignacin entre sociedad, centro y organizacin decompras producen las siguientes 3categor$as4 de organizacin de compras.

Grfico 1,: Organizacin de compras espec-fica de centro

En el apro!isionamiento espec$fico de centro, la organizacin de compras esresponsale del apro!isionamiento de materiales solamente para un centro.

Nota: En este caso, se realizan las siguientes asignaciones en Customizingpara laEstr&ct&ra de la empresa:+ Asignar la organizacin de compras a una sociedad dentro de

Asignacin ' Gestin de materiales ' Asignar organiacin de

compras auna sociedad.+ Asignarslo un centro de la sociedad a su organizacin de comprasenAsignacin ' Gestin de materiales ' Asignar organiacin decompras a centro.



Grfico 1.: Organizacin de compras para todos los centros

Si una organizacin de compras dee ad"uirir materiales y ser!icios para !arioscentros "ue pertenecen a una sociedad, se puede configurar una organizacinde compras para todos los centros dentro de la sociedad. Para ello, se asigna laorganizacin de compras a la sociedad deseada. A continuacin, se asignan loscentros de los "ue es responsale la organizacin de compras.

Consejo: Si la organizacin de compras dee ser responsale de todos loscentros de una sociedad, no asta slo con realizar esta asignacin entre

sociedad y organizacin de compras. Siempre se deen asignar los centrosa una organizacin de compras "ue los apro!isionar.

8o ostante, la asignacin a una sociedad no es necesaria /!ase msaa%o0.


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Grfico 1/: Organizacin de compras para todas las sociedades

Si se desean configurar compras para todas las sociedades, no se dee asignar laorganizacin de compras a ninguna sociedad en el Customizing. Por e%emplo, alcrear un pedido, el sistema le pedir "ue introduzca la sociedad para la "ue deseaefectuar el apro!isionamiento de material.

Leccin: 0ntrada de pedidos: %spectos sicos

esumen de la leccinEn esta leccin se presenta el pedido como un elemento importante del procesode apro!isionamiento e#terno. Proporciona una introduccin tanto a la estructuracomo a la creacin y la emisin de documentos de pedido en el sistema SAP.

Oetivos de la leccinAl finalizar esta leccin podr:+ Citar di!ersos documentos a los "ue se puede hacer referencia al crear un

pedido+ 8omrar los elementos ms importantes de un pedido+ 9egistrar y emitir un pedido simple.

0emplo empresarialEn su empresa, los materiales deen ad"uirirse de pro!eedores e#ternos. Comoempleado de Compras, necesita conocer el proceso de apro!isionamiento, enparticular, el pedido.

3etalles del pedido

A continuacin se e#plica el primer paso de un proceso de apro!isionamientosencillo. El proceso empieza con la creacin de un pedido mediante la transaccinE;8 /!ase el grfico 3Aspectos sicos del proceso de apro!isionamiento:



Pedido40. Se puede suponer "ue los datos importantes, como el pro!eedor y elmaterial, ya e#isten en el sistema.

Grfico 24: %spectos sicos del proceso de aprovisionamiento: Pedido

'n pedido es una solicitud formal a un pro!eedor para "ue le suministre materialo ser!icios con las condiciones "ue se indican en el pedido. En el pedido seespecifica si el material se suministra a un almacn o directamente para el consumo/por e%emplo, centro de coste, instalacin o proyecto0. (a entrada de mercanc$as yla !erificacin de facturas normalmente se lle!a a cao seg2n el pedido.

Grfico 21: Pedido

Puede reducir el tiempo de registro de datos creando posiciones de pedido conreferencia a un pedido e#istente, una solicitud de pedido, una oferta o un pedido



aierto.En el sistema tamin puede registrar un pedido sin referencia a documentosanteriores. Al introducir los datos del pedido, el sistema sugiere !alores depropuesta. Por e%emplo, sugiere la direccin del pedido, as$ como las condicionesde pago y transporte /incoterms0 del registro maestro de pro!eedores. Si e#iste unregistro maestro de materiales, el te#to re!e de material y el grupo de materialesse transferirn automticamente. Si en el sistema ya e#iste un registro info decompras, de l se puede deri!ar una propuesta de precio para el pedido.El pedido se en!$a a un pro!eedor o se realiza un oedido de traslado a otro centrode la misma empresa o del grupo de empresas.

Grfico 22: 5ormato de pedido

El pedido consta, como otros documentos de compras del sistema SAP, de unacaecera de documento y una o !arias posiciones.(a caecera del documento contiene informacin "ue hace referencia al pedidogloal. Por e%emplo, la moneda de documento, la fecha de documento o lascondiciones de pago.(a parte de la posicin del documento contiene datos "ue descrien los materialeso ser!icios solicitados. Por cada posicin se puede actualizar informacinadicional, /por e%emplo, reparto de entregas o te#tos por posicin0.En un pedido se pueden otener materiales o ser!icios para todos los centros "ueestn !inculados a la organizacin de compras.



Grfico 2!: Transacciones de pedido: '021$( '022$( '02!$

(a transaccin de pedido /E;80 es una transaccin de una pantalla, en otraspalaras, se pueden actualizar los datos rele!antes en una imagen central. (atransaccin de imagen 2nica se di!ide en cuatro mitos de imagen:

+ Ca!ecera: -onde se indican los datos correspondientes de todo el pedidocomo, por e%emplo, la direccin del pro!eedor o los ni!eles de organizacin.

+ "esumen de posiciones: En esta lista, se pueden indicar las posiciones conlos datos ms importantes, como por e%emplo material, cantidad y precio.

+ Detalle de posicin: -onde se registrarn datos adicionales de una

posicin espec$fica, si es necesario como, por e%emplo, te#to adicional,especificaciones de imputacin y confirmaciones.

+ "esumen de documentos: En el resumen de documentos, se puede!isualizar diferentes documentos de compras, por e%emplo, pedidos,peticiones de oferta y solicitudes de pedido.

ConParametrizaciones personales, el sistema considerar necesidadesespec$ficas del usuario. Cada usuario puede fi%ar sus propios !alores de propuestao especificar "ue el resumen de documentos se fi%e automticamente cuando seinicie la transaccin.

Adems, se puede !isualizar una funcin de a#uda como el resumen dedocumentos. Se puede mostrar u ocultar esta rea de ayuda conA&da. Si lafuncin de ayuda est aierta, se puede traa%ar en la transaccin al mismo tiempo.



Grfico 2#: Transacciones de pedido: $avegacin

En la transaccin de pedido, se pueden arir y cerrar todas los mitos de imagenindi!idualmente, influyendo as$ el tama5o de los mitos de imagen. Si cierra lacaecera y el detalle de posicin, por e%emplo, aumenta el tama5o del resumende posiciones. (o mismo ocurre con la caecera de pedidos, el resumen deposiciones y los detalles de posicin, as$ como el resumen de documentos y lafuncion de ayuda.Si cierra y !uel!e a entrar en la transaccin de pedido, la imagen estar en elmismo formato "ue cuando la aandon. Si el resumen de documentos y lacaecera estu!ieran cerradas y el resumen de posiciones y el detalle de posicionesestu!ieran aiertos, se !isualizar$a este mismo formato de presentacin.8o importa la funcin "ue utilice para acceder al pedido /crear, modi$icar,

%is&aliar0. Con Crear o *is&aliar/Modi$icar, puede camiar de funcinentre ellas. -esde el icono +tro pedido, tamin puede ir directamente a otropedido o solicitud de pedido.

$ndi%ue nom!res en lugar de n&meros

En algunos campos del pedido, puede utilizar tanto nomres como cla!es.Esto es !lido para los camposPro%eedor,Material, Gr&po de artc&los,Centro yAlmac,n. Si indica parte del nomre, el sistema propondr los datoscorrespondientes. Si el sistema no puede determinar los datos de forma un$!oca,reciir una lista con las posiles entradas de donde elegir. Si por e%emploindica 3mann4 en el campoPro%eedores, el sistema propondr los pro!eedores



Consejo: En los camposPro%eedor yMaterial, esta ayuda de 2s"uedainteligente tamin se puede desacti!ar enParametriaciones personalesen la eti"uetaParametriaciones -#sicas.

"rear un pedido

Grfico 2&: "rear un pedido

;. -esde la imagen SAP Eas Access, seleccioneLogstica ' Gestinde materiales ' Compras ' Pedido ' Crear ' Pro%eedor/Centro

s&ministrador conocido /E;80.

Consejo: Antes de empezar a indicar datos del pedido, actualice susParametriaciones personales /siempre y cuando toda!$a nohaya indicado datos correspondientes en sus !alores fi%os0.

En este momento podr especificar !alores de propuesta para losdatos de organizacin, por e%emplo, si la organizacin de compras yel grupo de compras se pueden completar automticamente. &aminpodr especificar !alores de propuesta para dichas posiciones comoel centro y la fecha de entrega. As$ pues, no tendr "ue indicarestos !alores cada !ez "ue cree un pedido. (as parametrizacionespersonales tienen prioridad sore los !alores fi%os.

. Seleccione la clase de pedido, por e%emplo, pedido estndar.>. 6ndi"ue el pro!eedor al "ue desea realizar el pedido.?. En los datos de caecera de la ficha.atos org, indi"ue los ni!eles deorganizacin +rganiacin de compras, Gr&po de compras y Sociedad. (osdatos tamin se pueden especificar, como se descrie anteriormente, a partirde !alores de propuesta o el registro maestro del usuario.



@. 6ndi"ue los datos de las posiciones indi!iduales en elRes&men de posiciones.&amin dee especificar el material, la cantidad necesaria, la fecha deentrega y el precio. El centro "ue dee reciir las mercanc$as dee indicarseen el ni!el de posicin.Si e#iste un registro info de compras del material y los pro!eedores, sepropondr su precio neto. Si no ha indicado la fecha de entrega, se calculara partir del plazo de entrega del registro info.. Seleccione Gra-arpara crear el pedido. El sistema asignaautomticamente un n2mero de pedido.

'ensaesSe pueden emitir todos los documentos de compra como mensa%es. Cada !ez"ue usted crea una peticin de oferta, un pedido, un pedido aierto o un plande entregas, el sistema crea un mensa%e a partir del documento afectado. Estemensa%e se sit2a entonces en la cola de mensa%es. (a cola de mensa%es contienetodos los mensa%es "ue toda!$a no se han transferido a los pro!eedores. Paraemitir el mensa%e /por impresin, correo electrnico, telefa# o E-60 desde la cola

de mensa%es, tiene las siguientes opciones:+ Emitir inmediatamenteEl sistema emite el mensa%e directamente de la cola, en otras palaras, encuanto usted graa el documento.+ Emitir ms tardePrograme un %o de fondo /9S8AS&BB0 "ue procese la cola de mensa%es eninter!alos determinados o ien inicie la emisin directamente desde el men2de compras. Como norma, emita los mensa%es mediante el %o de fondo einicie la emision manualmente slo como e#cepcin /como, por e%emplo,para pedidos urgentes0.

Grfico 2*: 0mitir mensae

Para la emisin de mensa%es, puede especificar "u te#tos de caecera y te#tos

por posicin dee emitir el sistema. El te#to de caecera se imprime en la partesuperior del pedido y contiene informacin general. (os te#tos de posicindescrien una posicin de pedido con ms detalle. &amin se pueden incluir y



emitir te#tos estndar. En la transaccin de pedido E;8, puede !isualizar undocumento en la pantalla antes de imprimirlo con *is&aliacin de impresin.Nota: Para ms informacin acerca de cmo emitir documentos decompra, !ase la documentacin de SAP en SAP ERP Central Component(o Componentes de SAP R/3 Enterprise) ' Logstica ' Gestin de

materiales (MM) ' Compras (MM!P0R) ' "ntrod&ccin del te1to2

impresin transmisin de doc&mentos.

0mitir mensae manualmente para pedido

Prerre6uisitos+ (os mensa%es deen estar disponiles en la cola de mensa%es.+ (os documentos de compra "ue forman la ase de los mensa%es deenhaerse lierado.

Procedimiento

;. -esde la imagen SAP Eas Access, seleccioneLogstica ' Gestin demateriales ' Compras ' Pedido ' Mensaes ' Editar mensaes.Acceder a la imagen de seleccin de mensa%es.. 6ndi"ue los criterios de seleccin para los documentos "ue desea emitir.

Consejo: Si desea seleccionar mensa%es no tratados, seleccione elstatus de tratamiento 0 = No tratado.

>. SeleccionePrograma ' Eec&tar. El sistema presentar una lista demensa%es "ue toda!$a no se han emitido, seg2n lo "ue haya seleccionado.?. Seleccione los documentos "ue desee emitir.

@. Seleccione 4ratar ' Editar mensae.

Leccin: egistro de entradas de mercanc-as 7%spectos sicos

esumen de la leccinEsta leccin trata el registro de una entrada de mercanc$as en funcin de unpedido. En este conte#to, se presentar el trmino 3clase de mo!imiento4.

Oetivos de la leccin

Al finalizar esta leccin podr:+ E#plicar los efectos ms importantes de una entrada de mercanc$as enfuncin de un pedido+ 9egistrar una entrada de mercanc$as sencilla con referencia a un pedido+ 9econocer los elementos ms importantes de un documento de material

0emplo empresarialEn su empresa, los materiales se ad"uieren de pro!eedores e#ternos. Comomiemro del personal de almacn, est e#aminando cmo se registran las entregasde materiales solicitados en el sistema SAP y "u efecto tienen estas entradas demercanc$as en relacin con el pedido. (as mercanc$as entregadas normalmente se

guardan en el almacn.



0ntrada de mercanc-as como parte del proceso deaprovisionamientoEl segundo paso de un proceso sencillo de apro!isionamiento e#terno es laentrada de mercanc$as. El 2ltimo se deri!a de la emisin de un pedido para lasmercanc$as a un pro!eedor. 6gual "ue el proceso de pedido, el proceso de entrada

de mercanc$as se reproduce en el sistema SAP mediante un documento.

Grfico 2,: %spectos sicos del aprovisionamiento: 0ntrada de mercanc-as

Cuando se entregan mercanc$as en funcin de un pedido, es importante paratodos los departamentos implicados "ue se registre esta entrada de mercanc$ascon referencia al pedido. Cuando se registran las entradas de mercanc$as, elsistema propone todas las partidas aiertas a partir del pedido. Esto facilita tantoel registro como la !erificacin de mercanc$as reciidas. Entre otras cosas, sepuede !erificar si:+ Se ha entregado el material correcto+ Se ha entregado la cantidad correcta, o ha haido e#ceso de suministro o unsuministro incompleto+ (as mercanc$as perecederas estn dentro de la fecha m#ima de caducidad/la !erificacin de caducidad dee estar acti!a en este caso0Se pueden registrar !arias posiciones de entrada de mercanc$as en funcin deuna posicin de pedido en una operacin. Esto es aconse%ale si, por e%emplo, elmaterial se entrega por lotes o se distriuye en !arios almacenes.Cuando se contailiza una entrada de mercanc$as con referencia a un pedio, loshistoriales de pedido de las posiciones de documento de compras correspondientesse actualizan de forma automtica. Esto permite al encargado de comprasidentificar entregas pendientes y reclamar al pro!eedor "ue las acelere si esnecesario.



Grfico 2.: Goods eceipt

Cuando se contailiza la entrada de mercanc$as en almacenes, el sistema generaun documento de material. Este documento contiene informacin acerca delmaterial entregado y la cantidad correspondiente. El sistema tamin registra elalmacn del centro en el "ue se guarda el material /"ueda almacenado0. Si laentrada de mercanc$as es !alorada, adems se genera un documento conta!le.ste contiene detalles de los efectos de contailidad del mo!imiento de mercanc$as.

0ntrada de mercanc-as

Al registrar los mo!imientos de mercanc$as se dee especificar una clase demovimiento. (a clase de mo!imiento es una cla!e de tres caracteres empleadapara diferenciar entre mo!imientos de mercanc$as. (as entradas de mercanc$as,las salidas de mercanc$as o los traslados son e%emplos de estos mo!imientos demercanc$as.



Grfico 2/: 0emplos de clase de movimiento

(a clase de mo!imiento tiene funciones de control importantes en la gestin destocs. -esempe5a un papel crucial en la determinacin de cuentas automtica enel sistema SAP. Dunto con otros factores determinantes, la clase de mo!imientoestalece "u cuentas de e#istencias o de consumo se actualizan en la contailidad

financiera /entre otras cosas0. (a clase de mo!imiento tamin determina ellayout de la pantalla para entrada de documentos o la actualizacin de los camposde cantidad.

Grfico !4: 'ovimiento de mercanc-as 8 Transaccin '9GO

(a transaccin 6)7, para el registro de mo!imientos de mercanc$as, es unatransaccin de imagen 2nica. Est sudi!idida en la estructura %err"uica demitos de imagen, los datos de caecera, el resumen de posiciones y los datos dedetalle de posicin. En las reas de caecera y detalle, la informacin se agrupa eneti"uetas indi!iduales.

+ Estructura jer'r%uica: En este rea aparecen sus 2ltimos diez documentos/pedidos, otras rdenes, reser!as, documentos de material y datos retenidos0.El sistema inserta de forma automtica estos documentos en la estructura%err"uica. Se trata de documentos /pedidos, rdenes, reser!as0 a los"ue hizo referencia al contailizar un mo!imiento de mercanc$as y losdocumentos de material generados en el proceso. Por lo tanto, siemprecuenta con un resumen de las acti!idades ms recientes "ue ha e%ecutado. Altraa%ar con el resumen de documentos, dee tener en cuenta "ue el usuariono lo puede modificar.

Consejo: El resumen de documentos no est destinado a 2s"uedasde documentos. Para ello, e#iste una funcin independiente,

5&scar doc&mento.Consejo: -esde el resumen de documentos, slo se puede



seleccionar "ue se !isualicen documentos de material.

+ Datos de ca!ecera: (os datos de caecera incluyen informacin relacionadacon todo el documento de material, como la fecha del documento yde contailizacin, la comproacin de la caecera del documento, elresponsale del registro y la fecha de registro. Asimismo, desde los datos decaecera se accede al documento contale.

+ "esumen de posiciones( detalles de posicin: El resumen de posicionesle facilita una lista de posiciones de documentos. =aciendo clic en eln2mero de una posicin en el resumen, se aren los datos de detalle de laposicin. (os detalles incluyen informacin sore documentos de referenciay la imputacin.A e#cepcin del resumen de posiciones, los mitos de imagen se pueden ariry cerrar de forma indi!idual. (a estructura %err"uica se muestra o se ocultamediante el pulsadorMostrar/oc&ltar res&men. Para los datos de caecera y losdetalles de posicin, se utiliza.atos de ca-ecera o.atos de detalle

para arir los mitos de imagen y , con el te#to "uic info Cerrar datos deca-ecera, o , con el te#to "uic info Cerrar datos de detalle, para cerrarlos.&amin se pueden arir los datos de detalle de una posicin haciendo clic en eln2mero de posicin en el resumen de posiciones.

)tencin: 'na !ez se hayan aierto los datos detallados de una posicin,slo se pueden realizar modificaciones en esta posicin en los datosdetallados, no en el resumen de posiciones.Arir y cerrar mitos de imagen modifica el tama5o de otras reas. Si cierralos datos de caecera y de detalle, por e%emplo, aumenta el tama5o del resumende posiciones. Cada !ez "ue se in!oca la transaccin, aparece la imagen conla parametrizacin "ue se seleccion en la 2ltima sesin antes de aandonar la

transaccin.Para finalizar el tratamiento en 6)7, no hace falta "ue aandone la transaccin.Simplemente seleccione , con el te#to "uic infoRean&dar, y podr !ol!er aempezar.&amin se pueden actualizar !alores personales de propuesta para el registrode mo!imientos de mercanc$as seleccionandoParametriaciones ' *aloresde prop&esta. Se are una !entana de dilogo independiente, en la "ue puedeespecificar sus !alores personales de propuesta /por e%emplo, para el almacny el centro0.Cuando se emplea la transaccin 6)7, primero se especifica la accin "ue sedesea realizar /campo Transaccin0. Si se est registrando un mo!imiento demercanc$as, se especifica si se trata de una entrada de mercanc$as, una salida de

mercanc$as, una de!olucin o un traslado. Si se desea !isualizar o cancelar eldocumento de material desde una contailizacin "ue ya ha realizado, taminpuede hacerlo con la transaccin 6)7 seleccionando las operaciones con elmismo nomre. (os documentos a los "ue se puede hacer referencia o si unareferencia es innecesaria depende de la operacin seleccionada. (os siguientesprocedimientos descrien el registro de una entrada de mercanc$as sencilla enfuncin de un pedido y cmo se puede !isualizar posteriormente el documento dematerial generado en el proceso.

egistrar la entrada de mercanc-as para un pedido



Grfico !1: egistrar la 0' en funcin de un pedido

;. -esde la imagen SAP Eas Access, seleccioneLogstica ' Gestinde materiales ' Gestin de stocs ' Mo%imiento de mercancas 'Mo%imiento de mercancas (M"G+).. Seleccione la transaccinEntrada de mercancas yPedido como referencia.>. erifi"ue el !alor de propuesta para la clase de mo!imiento y, si es necesario,modif$"uela a ;B;.?. 6ndi"ue el n2mero de pedido.

Consejo: &amin puede uscar el n2mero de pedido. Para ello,seleccione , con el te#to "uic info5&scar pedido.

@. Seleccione , con el te#to "uic infoEec&tar, para tomar las posicionesdel pedido.. 6ndi"ue la fecha del documento y el n2mero de nota de entrega del pro!eedoren la eti"ueta General de los datos de caecera.F. Seleccione las posiciones "ue se entregaron mediante el indicador +6. Sies necesario, modifi"ue las cantidades de propuesta para las posiciones yespecifi"ue un almacn.

)tencin: 'na !ez se hayan aierto los datos detallados de unaposicin, slo se pueden realizar modificaciones en esta posicin enlos datos detallados, no en el resumen de posiciones.

G. Por 2ltimo, contailice la entrada de mercanc$as.



isualizar el documento de material y el documentocontale asociado

;. -esde la imagen SAP Eas Access, seleccioneLogstica ' Gestinde materiales ' Gestin de stocs ' Mo%imiento de mercancas '

Mo%imiento de mercancas (M"G+).. Seleccione *is&aliar y.oc&mento de material como referencia.>. 6ndi"ue el n2mero de documento de material y el e%ercicio del documento.&amin se puede uscar el documento de material / , con el te#to "uicinfo5&scar doc&mento de material0 o seleccionar el n2mero de documentode material haciendo dole clic en uno de sus documentos desde el resumen.

)tencin: 'n documento de material slo se puede seleccionarhaciendo dole clic en su n2mero en el resumen de documentossi se ha seleccionado anteriormente la transaccin *is&aliar y

.oc&mento de material como referencia.?. Seleccione , con el te#to "uic infoEec&tarpara !isualizar el documentode material.@. 7pcional: Para !isualizar el documento contale, ara los datos de caeceray seleccione la eti"ueta"n$o de doc&mento. Seleccione.oc&mentosconta-les. Aparecer una !entana de dilogo en la "ue podr seleccionar eldocumento contale y !isualizarlo con .

Leccin: 0ntrada de facturas 8 %spectos sicos

esumen de la leccinEsta leccin trata la !erificacin de la factura de un pro!eedor para mercanc$as"ue se han suministrado en funcin de un pedido.

Oetivos de la leccinAl finalizar esta leccin podr:+ 9econocer la informacin ms importante de una factura+ (le!ar a cao un proceso sencillo de !erificacin de facturas con referenciaa un pedido+ E#plicar los efectos ms importantes de registrar una factura en funcinde un pedido

0emplo empresarialEl proceso de apro!isionamiento finaliza con la entrada de la factura delpro!eedor. 'sted es responsale de proar la funcionalidad de la erificacin defacturas log$stica.

ecepcin de facturas como parte del proceso deaprovisionamiento(a entrada de la factura completa el proceso de apro!isionamiento, "ue aarcael pedido y la entrada de mercanc$as.



Grfico !#: %spectos sicos del aprovisionamiento: ecepcin de facturas

(a erificacin de facturas log$stica es parte de la )estin de materiales /0. Seutiliza para registrar facturas y aonos y !erificarlos para "ue sean aritmticamentecorrectos y para garantizar "ue se haya corado el precio correcto para el materialo ser!icio correctos. Cuando se contailiza la factura, los datos de la factura segraan en el sistema y se crea un documento de factura y un documento contale.El sistema actualiza los datos graados a partir de los documentos de factura engestin de materiales /por e%emplo, historial de pedido0 y en gestin financiera.

(a !erificacin de facturas no incluye el pago ni la e!aluacin de las facturas. (ainformacin rele!ante se en!$a a otros departamentos. Por tanto, la !erificacin defacturas estalece un enlace entre la gestin de materiales y finanzas e#ternas ointernas.

Grfico !&: ecepcin de facturas



Al registrar una factura con referencia a pedido, el sistema propone datos delpedido y las entradas de mercanc$as para el pedido /por e%emplo, pro!eedor,material, cantidades "ue toda!$a no se han facturado, importe pre!isto porposicin, y condiciones de pago0. Su pueden soreescriir estos !alores depropuesta si la factura presentada por el pro!eedor contiene otros !alores. Elsistema !erifica si los datos indicados estn permitidos. Al hacerlo, puede ser"ue emita mensa%es de a!iso o de error.Si e#isten discrepancias entre el pedido o la entrada de mercanc$as y la factura/por e%emplo, diferencias en el precio o la cantidad0, el sistema a!isa al usuarioen consecuencia y, seg2n las parametrizaciones del sistema, lo"uea la facturapara "ue no se pague.

Grfico !*: 3atos de una factura

En la !erificacin de facturas, se indican incialmente todos los datos rele!antes apartir de la factura del pro!eedor /acreedor0 como, por e%emplo, importe ruto,impuesto sore el !alor a5adido, fecha de la factura, referencia /n2mero de facturadel pro!eedor0 y condiciones de pago. En los pasos de tratamiento posterior,el sistema !erifica estos datos aritmticamente y los compara con datos "ue ya

e#isten en el sistema /por e%emplo, en el documento de pedido0.

Nota: El documento de factura se puede escanear y en!iar !$a HorfloHal departamento responsale de la !erificacin de facturas. Se tratade un paso importante para la consecucin de la 3oficina totalmenteinformatizada4.

En los casos en "ue sea posile, las facturas deen contailizarse con referencia aun pedido. Esto cuenta con la !enta%a de "ue el sistema propone los precios depedido a partir del documento de pedido y las cantidades de entrada de mercanc$asa partir de los documentos de E relacionados con el pedido.



Grfico !,: erificacin de facturas con referencia a pedido

&amin se pueden asignar posiciones de factura a un pedido utilizando el n2merode la nota de entrega o la carta de porte, siempre "ue dichos n2mero se registraranen la entrada de mercanc$as.Si se registra una factura con referencia a un pedido, las posiciones a partir delpedido se proponen %unto con sus cantidades, "ue toda!$a deen facturarse. Elsistema determina las cantidades "ue toda!$a se deen facturar como la diferenciaentre la cantidad entregada y la cantidad ya facturada. /Por e%emplo, si se hanentregado ;BB un. y ya se han facturado B un., "uedan ?B un. por facturar0. Sepuede soreescriir este !alor de propuesta y, por lo tanto, facturar toda la cantidadde pedido, por e%emplo, a la recepcin de entregas parciales.El sistema tamin propone el !alor pre!isto para las posiciones. ste es elproducto de la cantidad "ue se dee facturar multiplicado por el precio de pedido.&amin se puede soreescriir este !alor.Si e#isten discrepancias entre los !alores de la factura y los !alores pre!istos,

el pago de la factura se lo"uea automticamente si se superan las toleranciaspredefinidas /por e%emplo, si el precio en la factura !ar$a respecto al precio en elpedido0.

0ntrada de facturas

(a transaccin 697 para registrar facturas y aonos en *eri$icacin de $act&raslogstica es una transaccin de imagen 2nica. Adems, en el caso de estatransaccin, los datos estn di!ididos en datos de caecera y de posicin. (asiguiente imagen 3Entrada de facturas I &ransaccin 6974 muestra los mitosde imagen indi!iduales. A continuacin se descrie lo mismo ms detalladamente.



Grfico !.: 0ntrada de facturas: Transaccin '9O

+ Transaccin: En este campo se indica si se est registrando una factura, un

aono o un cargo posterior.

+ Datos de ca!ecera: En este mito se indican los datos de caecera de unafactura /por e%emplo, n2mero y fecha de factura, el importe ruto de la facturay el importe del impuesto, el emisor de la factura y las condiciones de pago0.

+ )signacin: A"u$ se asigna una transaccin de pedidos /pedido0 a la facturapara "ue el sistema proponga las posiciones de factura "ue se deen tratar.

+ *osiciones de factura: En esta lista se pueden !erificar las posicionesde factura propuestas y modificarlas de acuerdo con la factura real delpro!eedor. Se pueden modificar las columnas !isualizadas y su secuenciamediante la variante de visualiacin.

+ Datos de proveedor +acreedor,: A"u$ aparecen los datos de detalle"ue pertenecen al emisor de la factura otenidos del registro maestro depro!eedores. ediante , con el te#to "uic info *is&aliar pro%eedor, sepuede pasar directamente al registro maestro de pro!eedores.

Consejo: (os datos de pro!eedor slo se !isualizan si se haregistrado el emisor de la factura o si se ha hecho referencia /se hacreado un enlace0 a un pedido.+ -alance: A"u$ aparecen el status del alance y de la factura. El status

muestra, por e%emplo, si se puede contailizar una factura /semforo !erde0o si el pago de la factura se lo"uear cuando se contailice /semforoamarillo0.



+ Estructura de pedido: En esta rea, la persona "ue registre la facturapuede !er los historiales del pedido para las posiciones de pedido desdeel resumen de posiciones.

Grfico !/: 9ntroduccin de una factura por un pedido

;. -esde la imagen SAP Eas Access, seleccioneLogstica ' Gestin demateriales ' *eri$icacin de $act&ras logstica ' Entrada doc&mentos

' A7adir $act&ra /6970.

Nota: Si se est in!ocando la transaccin por primera !ez, se deerespecificar una sociedad en una !entana de dilogo.

. Seleccione8act&ra.>. En la caecera del documento, en la eti"ueta.atos -#sicos, indi"ue lafecha del documento, el n2mero de la factura de pro!eedor /referencia0 y elimporte ruto de la factura, as$ como el importe del impuesto con indicadorde impuestos.?. A cotinuacin, especifi"ue la asignacin a una transaccin deapro!isionamiento. Se puede hacer referencia a pedidos o notas de entregarelacionadas con las entradas de mercanc$as.@. 6ndi"ue el n2mero del documento al "ue se refiere la factura.

Nota: &amin se puede hacer referencia a !arios documentos.Para ello, seleccione , con el te#to "uic infoM#s criterios de

asignacin. A continuacin, aparecer una !entana de dilogo en la"ue se podrn indicar !arios n2meros de documentos.



. En la lista de posiciones, el sistema propone todas las posiciones de pedido"ue cumplen con los criterios de asignacin especificados.Compare las posiciones de factura propuestas con las posiciones de lafactura del pro!eedor y corri%a los !alores de propuesta si fuera necesario.(as posiciones "ue se deen contailizar deen seleccionarse /resaltadasen amarillo0.

)tencin: El indicador Conta-iliacin +6 de la factura/transaccin 6970 no dee confundirse con el"ndicador +6 delmo!imiento de mercanc$as /transaccin 6)70. Con el indicadorConta-iliacin +6, se pueden seleccionar posiciones ya !erificadasy tratadas.Este indicador no afecta a si la posicin se tiene en cuenta o no

cuando se conta!ilia la factura.

F. erifi"ue si la factura es correcta artimticamente. Ser$a correcta si elalance es cero.

G. Por 2ltimo, contailice la factura.

TSCM50 1 Capitulo 1 Proceso de Aprovisionamiento y Niveles de Organizacion

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