XVII Premio Internacional Bachillerato Anáhuac

Tutorial de Registros de Participantes

Enero de 2013

Para iniciar el proceso de Registro de participantes al XVII Premio Internacional Bachillerato Anáhuac, te

recomendamos preparar previamente:

1. Clave de usuario y contraseña que se ha enviado al correo del responsable del proceso de captura de

cada colegio.

2. Contar con la relación detallada de alumnos a participar en cada una de los concursos del Premio, ya

sean individuales o en equipo.

3. Nombre del proyecto o poema según corresponda ( en los concursos que aplica)

4. Ubicar la carpeta o unidad USB, en la cual se han guardado los archivos de los proyectos y poemas que

se deberán anexar en el proceso de registros.

5. Contar con la carpeta en la que han guardado las fotografías de cada uno de los alumnos participantes.

6. Contar con los nombres y correos de los asesores de cada uno de los participantes.

7. Para los concursos en equipo, deberás considerar los mínimos y máximos de participantes para

completar adecuadamente el registro y que estén de acuerdo a la convocatoria oficial.

8. El sistema cuenta con una serie de ventanas de alerta que debes considerar para algunos movimientos

que intentes realizar y que son incorrectos. Algunos ejemplos: Registro de equpos con cantidades

menores o mayores a los permitidos en la convocatoria, captura incorrecta del correo del asesor del

participante, falta de algún campo en el registro del alumno, poema o alumno duplicado etc. Etc.

9. Para completar la captura concluida de un registro, debes ver desplegada la ventana con la leyenda “EL

REGISTRO SE HA COMPLETADO EXITOSAMENTE” , esta leyenda solo aparecererá despues de DAR

CLICK a la opción REGISTRAR.

10. En todo momento puedes consultar en la opción CONTROL DE REGISTROS para verificar los registros

que has completado exitosamente.

11. La opcion CONTROL DE REGISTROS, te permitirá validar, corregir y asegurar los registros que has

capturado en el sistema en todo momento.

12. La opción de captura de registros se cierra el 21 de enero a las 23.59 horas.

Es importante considerar que la página de registros cuenta con la lista precargada de alumnos inscritos al

Bachillerato Anáhuac, en caso de no encontrar algún alumno de tu colegio, deberás reportarlo a la cuenta

soportepibaXVII@hotmail.com anotando el nombre completo del alumno, semestre y fecha de ingreso. En un

lapso de 48 horas se dará respuesta a la consulta presentada.

El sistema registra en línea todos los movimientos efectuados, guarda todos los movimientos realizados

exitosamente y envía a las 23.59 horas de todos los días entre el 14 y el 21 de enero de 2013 un correo de

validación a los responsables de registros de cada colegio, a su Director (a) y al Gerente de Calidad Académica

de su región.

El proceso de registro es sencillo y fácil de comprender, sin embargo, es importante que leas previamente este

tutorial y hagas una revisión de todo el sistema, antes de iniciar el proceso de registro.

Para aquellos colegios que cuentan con un número considerable de participantes, el proceso puede ser largo,

por lo que puede realizar el registro en varias sesiones o días, siempre y cuando sea completado dentro del

período del 14 al 21 de enero de 2013.

Considera que todos los registros, cambios, modificaciones de los registros de participantes de tu colegio,

incluyendo el AGREGAR LA FOTOGRAFÍA de participantes, deberá concluirse a más tardar el 21 de enero a las

23:00 horas.

Te recomendamos utilizar el navegador Google Chrome o Mozilla; las versiones anteriores a Windows

Explorer 8, pueden presentar problemas en el registro y no lo recomendamos.

Para iniciar el proceso ingresa a la página: www.dwmultimedia.com/aspirantes/piba

Si se presenta alguna problemática para ingresar al sitio de registros del PIBA, asegura con el soporte técnico

de tu colegio que el filtro Zscaler o algún optro tipo de filtro de protección instalado en la red de tu colegio

permita el acceso a la dirección de registros del premio.

Si tienes algúun problema en esta etapa, envía correo a soportePIBAXVII@hotmail.com

Captura la información delos campos USUARIO Y CONTRASEÑA que se han enviado previamente al colegio.

importante que respetes el uso de mayúsculas y minúsculas en el campo contraseña. Captura el CODIGO DE

SEGURIDAD que se despliega en la ventana de ACCESO AL SISTEMA.

Con todos los campos completados da click en la barra INGRESAR.

Señalados con las flechas rojas

Aparecerá la pantalla incial del sistema que incluye 4 módulos:

Registros de participantes, Control de Registros, Impresión de Gafetes y Registro de acompañantes.

En la parte inferior izquierda de tu pantalla en el icono INICIO, tendrás también las mismas 4 opciones.

Iniciamos con la opción de Registro de participantes.

Al dar clck en Registro de Particpantes aparecerá la pantalla de registro individual con los campos

completamente en blanco.

En la parte superior central, tendrás el selector que te permitirá desplegar la lista precargada de alumnos de

tu colegio, el selector se encuentra situado al lado izquierdo del espacio para anexar la fotografía del

participante.

Al seleccionar un participante, se despliega automáticamente la información del alumno: Colegio, Sexo y

Grado.

IMPORTANTE: El campo de Agregar Fotografía del participante no se ha marcado como requisito obligatorio

para terminar proceso de captura del participante, pero deberá completarse antes del 21 de enero; en caso

contrario, será eliminado el registro.

Al seleccionar un alumno participante, se desplegará en la parte central e inferior izquierda de la pantalla los

diferentes concursos a los que puede ser inscrito el alumno (a) de acuerdo a su semestre y sexo.

Los concursos se encuentran ordenados alfabéticamente y presenta los diferentes requisitos que deberás

seleccionar o capturar para completar el registro del participante. Las opciones vienen marcadas en iconos

iniciando desde NOMBRE DEL PROYECTO y avanzan hacia la derecha, hasta terminar con REGISTRAR y con solo

dar un click sobre cada uno despliega una ventana que deberás completar.

El ancho de las columnas de las opciones de los registros, puede ser modificado a tu elección con solo situar el

cursor del ratón de tu ordenador en la barra divisoria de las columnas y dando el tamaño que desees. Este

movimiento es similar al que usas en Excel para modificar el ancho de las columnas de una hoja electrónica.

De la misma manera puedes modificar el ancho de las opciones de registro como el de las opciones de

Concursos donde está inscrito el alumno.

Al iniciar el registro de participantes y has seleccionado a un alumno y pasas al grupo de concursos a registrar,

y seleccionas el primer concurso, seleccionas en primer lugar el icono del Nombre del Proyecto, aparecerá

una ventana que deberás completar.

Captura el nombre del Proyecto y da Click en Registrar Proyecto/Obra, desaparecerá la ventana al completar

el registro del proyecto.

Modificar ancho

Ahora selecciona en la misma barra del concurso el icono de integrantes y aparecerá la ventana de Registro

de Integrantes.

En la barra de alumnos se desplegara la lista de los alumnos del colegio y de acuerdo al sexo del participante y

tipo de concurso aparecerán los compañeros que pueden ser seleccionados como integrantes del equipo.

Selecciona al compañero y da click sobre REGISTRAR EN EL EQUIPO y repite la operación hasta completar el

número de participantes permitido de acuerdo al tipo de concurso y de acuerdo a lo publicado en la

convocatoria.

Al terminar de capturar a los integrantes da click en la barra GUARDAR, desaparecerá la ventana si el registro

es correcto, en caso de haber alguna inconsistencia con el número de participantes, aparecerá una ventana

indicando el detalle, que deberás corregir para continuar el proceso.

En caso de no realizar la corrección y pasar a otro concurso, el registro no se completará y por consiguiente se

perderá la información capturada en el registro de este concurso. El resto de los concursos que ya se

encuentran en el grupo de registros en los que el alumno se ha inscrito, no se afectan por no completar un

registro de concurso.

A continuación da click sobre el icono del CLIP para anexar el archivo de aquellos concursos que lo requieran.

Observa que esta opción no aplica a todos los concursos Aparecerá una ventana para subir el archivo

Da click sobre BUSCAR y selecciona el documento en la carpeta en la que los has guardado dentro de tu

ordenador y da CLICK sobre REGISTRAR DOCUMENTO, aparecerá una ventana que te señalará el proceso de

avance del registro del documento en el sistema y al concluir aparece la ventana con la leyenda “EL ARCHIVO

SE HA GUARDADO SATISFACTORIAMENTE” y desaparece inmediatamente.

Ahora vas sobre el icono del busto rojo para registrar al Asesor, al dar click sobre el se despliega una ventana

en la que deberás capturar el nombre completo del Asesor y en la barra inferior su correo electrónico. Da

CLICK en REGISTRAR ASESOR y desaparecerá la ventana.

Cuando tengas que registrar en varias ocasiones el mismo Asesor, asegura de escribir correctamente el primer

nombre y espera 4 segundos para que el sistema te traiga el nombre completo y el correo. Así será más ágil tu

proceso de captura.

Para concluir el registro completo del alumno al concurso da CLICK sobre REGISTRAR ASESOR y espera unos

segundos, aparecerá una barra de avance y al concluir aparecerá una ventana con la leyenda. “EL REGISTRO SE

GUARDADO CORRECTAMENTE”

De inmediato verás que la fila del concurso desaparece del grupo de concurso y aparecerá en el grupo de

“CONCURSOS DONDE ESTA INSCRITO EL ALUMNO”

Te recomendamos realizar el proceso de captura y complemento de información solicitada en los iconos de

cada concurso en orden de izquierda a derecha.

Deberás repetir este proceso para cada uno de los concursos a los que un alumno se registrará y

posteriormente la misma mecánica para todos los alumnos.

El sistema evita que registres 2 alumnos a un mismo concurso en Líderes Hablan y Declamación, por lo que si

en alguna ocasión no ves en el grupo de concursos por registrar alguno de estos 2 concursos, seguramente ya

tienes registrado a algún otro alumno del mismo semestre en el mismo concurso.

Por cada registro de participación que concluyas, ya sea individual o en equipo, en automático se elimina el

concurso de las opciones por registrar y pasa al grupo de CONCURSOS DONDE ESTA INSCRITO EL ALUMNO,

que se encuentra en la parte superior derecha.

Observa que el grupo de registros tiene varias columnas, en ellas tienes 3 opciones que te serán muy útiles en

el proceso de revisión, corrección o baja de un registro que has realizado.

Los iconos son una hoja de papel, un lápiz y un círculo rojo.

Al seleccionar el icono de la hoja de papel, te servirá para consultar los registros del alumno.

Podrás observar los detalles del registro del alumno, sin embargo si deseas realizar alguna modificación, debes

salir de la ventana dando clcik en aceptar, se cierra la ventana y ahora seleccionas el icono del Lápiz.

El icono del lápiz es similar al anterior, y te servirá para hacer modificaciones en el registro realizado de un

alumno tanto en los concursos individuales, como en los registros en equipo que has realizado.

El icono del círculo rojo, servirá para eliminar el registro completo del alumno en el concurso. Es importante

que consideres que al utilizar la opción para eliminar a un alumno de un concurso en equipo, debes consultar

primero la cantidad de alumnos permitida en el concurso y antes de darlo de baja preparar que alumno

ocupará su lugar.

Como detalle de ayuda, podrás observar que cuando estés realizando el registro de algún alumno, la barra del

concurso cambiará de tonalidad a un azul más fuerte que el fondo de la pantalla, de tal forma que puedas

identificar el concurso que estas registrando al alumno.

Recuerda que al completar el registro exitosamente, el concurso se eliminará de las opciones por registrar y

pasará al grupo de concursos en que se ha inscrito al alumno.

En cualquier momento del proceso de inscripción de participantes del PIBA podrás consultar los registros que

has realizado utilizando la opción CONSULTA DE REGISTROS en la cual encontrarás varías pestañas para que

tengas diversas perspectivas de los registros.

Podrás consultar los registros:

1. Por alumno

2. Por colegio

3. Por concurso

4. Alumnos NO Inscritos y

5. Estadísticas de Registros

En cada una de las opciones tendrás del lado izquierdo el NOMBRE DEL COLEGIO, dando CLICK sobre el

nombre, se desplegará del lado derecho las fichas técnicas de registros de cada una de las opciones.

Podrás imprimir cada una de las opciones de reportes dando CLICK al texto Imprimir que se encuentra en el

extremo superior derecho del icono de Bachillerato Anáhuac.

La opción CONSULTA DE REGISTROS es una excelente opción para realizar continuamente el proceso de

validación de registros realizados.

Posteriormente al 21 de enero fecha de cierre de registros, ya no se podrán realizar registros al sistema y

cualquier caso especial deberá ser gestionado antes del 15 de febrero con el Gerente de Calidad Académica

asignado a su colegio.

A manera de información tienen la opción de impresión de gafetes, donde podrán observar a manera de

ejemplo la presentación que tendrán los gafetes, los cuales incluyen Nombre, Grado, Sexo, Fotografía del

Participante, Código identificador y en la parte posterior tendrá los concursos en los cuales se ha registrado el

alumno, así como las fechas y horarios de los concursos.

Finalmente tendrán la opción de registrar a los acompañantes de los alumnos, el registro de acompañantes

estará abierto hasta el 15 de abril, no hay cupo preestablecido de acompañantes , pero es importante resaltar

que todo invitado o asistente al PIBA deberá contar con gafete debidamente registrado, ya que todos los

accesos estarán controlados con equipos lectores de control.

El gafete no llevará fotografía, sin embargo, deberá completarse la información por alumno, usando el

selector de alumnos precargado, posteriormente anotar el nombre completo del acompañante, usar el

selector de relación y finalmente dar CLICK en la opción REGISTRAR.

Al completar el registro aparecerá en la parte inferior la relación de acompañantes ligados a cada alumno.

Recuerda para cualquier duda envía correo a

soportePIBAXVII@hotmail.com