14/04/2015

Universidad Catlica del Maule. Facultad de ciencias de la ingeniera Escuela de Ingeniera Civil Informtica

Tutorial Tablas dinmicas

Ayudante: Manuel Wilson. Profesora: Dr. Anglica Urrutia. Asignatura: Sistemas de Gestin 2.

Por dnde empezar con las tablas dinmicas?

Lo primero que hay que tener preparado ser nuestra tabla de datos. Siempre habremos de partir

de una tabla de datos donde la informacin se organiza por filas y las columnas son los diferentes

atributos o caractersticas de nuestra informacin.

En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:

En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de diferentes productos.

Si quisiramos saber cmo organizar esta informacin por vendedor y producto podramos hacer una serie de filtros, o clculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho ms rpido y fcil (cuando la informacin es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla dinmica.

Cmo crear una tabla dinmica

Primero hay que seleccionar toda la informacin de nuestros datos. Para ello se recomienda

convertir nuestro rango donde encontramos nuestra informacin a una tabla de datos. Cmo?

Muy sencillo. Selecciona el rango, luego: Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla

Una vez que hemos hecho esto la informacin de nuestra tabla quedar de la siguiente manera:

Esto nos permitir, que al hacer crecer la informacin de nuestra tabla en nmero de filas, al

refrescar las tablas dinmicas, todo el rango sea cogido por la tabla dinmica en cuestin.

Para crear una tabla dinmica seleccionamos nuestra recin creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinmica

Al hacer click en tabla dinmica aparecer una ventana como la siguiente:

En esta pestaa vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente parte nos permitir

elegir donde situaremos nuestra tabla dinmica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja

nueva y nos coloque la tabla dinmica ah. Haciendo click en OK lo que veremos ser lo siguiente:

una nueva hoja con el espacio creado para una tabla dinmica genrica y a la derecha un display

para ordenar la informacin de nuestra tabla dinmica.

Organizar una tabla dinmica

En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los ttulos de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.

Qu son las cajitas de abajo?

Filtros de reporte: nos permitir filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.

Columnas: nos permitir organizar nuestra informacin por columnas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)

Filas: nos permite organizar nuestra informacin por filas (podremos seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)

Valores: sern los valores de clculo. Podremos visualizar los valores como suma, mximo, media, contar valores

En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos de aplicar nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido segn los filtros seleccionados. Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos

conocer los datos de ventas. Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que han

vendido en el mes seleccionado. Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosar para cada

vendedor los productos que ha vendido y la suma de su precio.

La tabla dinmica una vez que hemos hecho las diferentes selecciones quedara:

En la imagen anterior vemos como la informacin de ventas queda organizada para el mes de Enero

segn los vendedores y los diferentes productos. Adems de esto, veremos las columnas de totales

de ventas por productos y por vendedores (fila inferior y columna derecha respectivamente).

Configuracin de los valores mostrados

Esto nos permite cambiar las funciones aplicadas sobre el campo de valores anteriormente

seleccionado.

Elegimos la opcin de Configuracin de campo de valor del men de opciones desplegados con el click derecho (sobre alguna celda de los valores).

Nos delegara el siguiente men:

Aqu podramos cambiar la funcin aplicada sobre el campo valor que seleccionamos (el precio), aunque nos interesa por ahora, cambiar la forma de los valores mostrados.

Elegimos la pestaa de Mostrar valores como. Del desplegable de Mostrar valores como elegimos % de Gran Total, luego aceptamos.

De esta manera el resultado obtenido ser mucho representativo:

Graficar una tabla dinmica

Para crear grficos de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico

dinmico de la pestaa Insertar.

Seleccionamos algn grfico: y aceptamos

El resultado sera:

Interpretacin

La grafica dinmica nos permite observar informacin que es menos evidente que en una tabla

comn (o imposible de determinar en el origen de datos).

Por ejemplo, con una simple seleccin podramos observar cual fue el producto ms vendido por

el vendedor Carl Refur, en el mes de febrero.