Fecha: 23/01/2018 Responsables: JS - LH Vo.Bo.: PG - DR Rev: 4.4  

TUTORIAL TERCEROS   

Versión 8 

 

Objetivo  Aprender a crear los clientes, proveedores, acreedores, etc., con sus respectivos atributos y                         aprovechar la gran funcionalidad que tiene como agenda unificada de contactos.  

Ruta de Acceso  Menú « Parámetros », Opción « Terceros » 

 

DESCRIPCIÓN  

 Para tener un registro de los procesos y movimientos de la organización, Mekano creó el método de los Terceros;                                     personas Naturales o Jurídicas que tienen algún tipo de relación con la empresa, como empleados, clientes o                                 proveedores. La ventaja que brinda Mekano en esta opción, es que aparecen todos los Terceros en una sola                                   ventana y es posible administrar sus datos fácilmente, clasificando los Terceros de acuerdo a sus características.   Mekano ofrece tres alternativas para la creación de Terceros: Manual, Rápida y Automática. En este tutorial se                                 explica la creación Manual. La creación rápida agiliza el proceso de digitación de comprobantes ( Ver Crear Terceros                                 al vuelo ) y la creación automática facilita el proceso de parametrización y configuración del programa. ( Ver                               Extractar Terceros ).  

  

   

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AMBIENTE DE TRABAJO  Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana del programa es indispensable que la tenga habilitada,                                 asimismo, contar con los permisos que requiera como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Visualizar, además de                             los módulos, opciones y otras propiedades que hacen parte del modelo de seguridad que ofrece Mekano, permisos                                 que solo el Supervisor del sistema tiene la facultad de activar o restringir.   

Los Terceros también se pueden adicionar desde Movimiento Gestión y Contable, si el Supervisor activa al perfil del                                   usuario que va a realizar este proceso la característica Crear al Vuelo . (Ver « Perfiles »). Para realizar este proceso se                                     deben configurar los valores por defecto en la opción « Valores ». (Ver « Valores por Defecto »)   

Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar,                                     grabar, editar o eliminar registros. Observe en el siguiente recuadro los principales botones de la Barra de                                 Funciones, acompañados de su tecla rápida:    

 

  Adicionar [ Ins ]  

  Grabar [ F3 ] 

  Editar  [ F2 ] 

  Borrar    [ Supr ] 

  Refrescar [Shi� +F3 ] 

 Nota : La Barra de Funciones está en cada opción del programa, ubicada en la parte inferior izquierda de las ventanas.     

CREAR, EDITAR Y ELIMINAR TERCEROS   

Adicionar : Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [ Insert ] o el botón Adicionar de la barra de                                   funciones. Puede realizar este proceso en el Modo Lista o Modo Ficha. (Ver explicación Modo Lista y Modo                                   Ficha en la pág. 6), y configure los siguientes campos:  

  

CAMPO  DESCRIPCIÓN CAMPOS DE IDENTIFICACIÓN 

Código  Cédula o el NIT del Tercero. Se registra sin dígito de verificación, sin puntos, ni caracteres                               especiales. 

Naturaleza  Tipo de sociedad a la cual pertenece el Tercero, es decir, si es persona Natural [ N ], o Persona                                   Jurídica [ J ]. En este campo, el sistema permite seleccionar una de las dos opciones. De                             acuerdo a esta selección, el sistema habilita los campos para diligenciar los Nombres con                           Apellidos o en su defecto, la Razón Social. 

DV  Dígito de verificación del Tercero, cuando está en el NIT. Si no lo requiere este campo puede                                 quedar vacío. 

    

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Según la naturaleza del Tercero (Persona Jurídica o Natural), debe diligenciar los siguientes campos:  

CAMPO  DESCRIPCIÓN CAMPOS DE IDENTIFICACIÓN 

Razón Social  Nombre de la empresa. (Terceros que son personas jurídicas). 

Primer nombre  Primer nombre del Tercero. (Terceros que son personas naturales). 

Segundo nombre  Opcional. Segundo nombre del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son                           personas naturales). 

Primer apellido  Primer apellido del Tercero. (Terceros que son personas naturales). 

Segundo apellido  Opcional. Segundo apellido del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son                           personas naturales). 

Razón Comercial  Nombre comercial de la empresa o establecimiento, principalmente cuando el Tercero que                       se registra es una persona natural. 

Nombre Completo 

Una vez diligenciada la información, el sistema lo inserta automáticamente. Tomando los                       datos de la razón social o nombres y apellidos asignados según su Naturaleza. 

  Los siguientes campos son opcionales, pero es importante que diligencie toda la información que le aporte a la                                   ubicación del Tercero, por ejemplo:   

CAMPO  DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DE UBICACIÓN 

Dirección  Dirección del Tercero. Se recomienda que tenga la nomenclatura definida por la                       Administración de Impuestos para medios magnéticos. 

Dirección de envío  Es una dirección adicional. Por ejemplo, donde se envíe la correspondencia. 

Teléfono  Número telefónico del Tercero. 

Móvil  Número celular del Tercero. 

Fax  Número del fax del Tercero. 

Correo Electrónico  Correo electrónico del Tercero. 

Sitio Web  Sitio web de la empresa. (Si tiene). 

Habeas Data  Campo de tipo ON/OFF, útil para ser activado [ S ] en aquellos Terceros (clientes,                         proveedores, acreedores...) que autorizan el uso de su información en nuestras bases de                         datos. Si desea conocer un poco más sobre el RNBD www.vimeo.com/apoloso�/rnbd  

  

Existen otros datos complementarios a la información de los Terceros que puede definir, si aplican en los procesos                                   de negocio de la empresa; son de libre parametrización y puede asignarlos para los casos que requiera:  

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CAMPO  DESCRIPCIÓN CAMPOS COMPLEMENTARIOS 

Código Alterno  Otro tipo de codificación del Tercero. Por ejemplo, código interno de la empresa. 

Cumpleaños  Fecha de Aniversario o Cumpleaños del Tercero. También se puede usar para registrar el                           día en que se inician relaciones comerciales con el respectivo cliente o proveedor. 

Gerente  Nombre del Gerente de la organización, para identificar o dirigir un comunicado en                         cualquier formato. 

Nro. Empleados   Indicar la cantidad de empleados del Tercero, para más adelante clasificar los clientes                         por su tamaño y así realizar campañas publicitarias o incluir en estrategia de mercadeo                           desde el sistema CRM. 

E-Commerce  Para los Terceros que accedan al módulo de E-Commerce. 

Cupo  Cupo máximo de crédito otorgado a los Clientes. Al digitar Movimiento en Gestión, el                           sistema hará la validación del cupo que tenga asignado el Tercero. Si ya superó el cupo,                               el sistema no va a permitir facturar a crédito y emitirá un mensaje de alerta. En cualquier                                 momento este campo puede ser actualizado por el usuario que tenga acceso a esta                           ventana, según las reglas del negocio o nuevos convenios. En su defecto, puede dejar                           este campo con un cero, si no desea utilizar este tipo de control automático de créditos                               (Ver « Facturas de venta »). 

Plazo Mora  Es el número de días, que se requieren para validar después de vencida una factura de                               venta. Al momento de digitar desde el módulo Gestión, el sistema hará la advertencia,                           pero si se superan los días aquí establecidos, Mekano no permitirá finalizar la factura a                             dicho cliente. Este campo puede ser actualizado según las reglas del negocio o nuevos                           convenios. (Ver « Facturas de venta »). 

Foráneo  Terceros a los que se les debe aplicar automáticamente el Cálculo de Retenciones de ICA,                             según lo establecido en su Municipio. (Ver «Tipos de Retención»), en su defecto, puede                           dejar este campo inactivado ‘N’. 

Precios Transferencia  Valor para los Terceros que deben ser reportados en medios magnéticos, como los                         Terceros que son del extranjero. Estos valores pueden ser:  N: Cuando no es extranjero LOCAL: Cuando en el país del Tercero no hay codificación tributaria como el RUT, el                             sistema asignará el código 444444000 y lo incrementará en 1 por cada Tercero. EXTRANJERO: Para los Terceros del exterior y en cuyo país se tiene un sistema de                             codificación tributaria. Por ejemplo, en Colombia se llama RUT y en Perú, RUC.  

Prototipo  Para los Terceros que hacen parte de la rutina de prototipos o causaciones automáticas.                           (Generar automáticamente múltiples documentos a los Terceros con este atributo                   activado). (Ver « Prototipos »). 

Factor  Sirve para ejecutar la rutina especializada de prototipos, aquí se digita la cantidad                         (Factor) que será multiplicada por el valor unitario asignado a la referencia de código                           _Factor, relacionada en el comprobante base. Este campo se deben digitar con los datos                           generados periódicamente para elaborar la facturación en bloque de acuerdo a las                       necesidades y manejo de cada empresa. 

Candidato  Sirve para marcar los clientes potenciales o prospectos, de esta forma poderlos filtrar,                         clasificar y gestionar fácilmente. 

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Validador  Este campo es de sólo lectura, gracias a que el sistema lo llena automáticamente cuando                             se validan los Terceros para presentar medios magnéticos, desde la opción « Contable »,                       « Medios », « Validador ». Este campo es útil porque si es del caso muestra el faltante o                             inconsistencia, por cada uno de los Terceros a reportar según el formato elegido. De gran                             ayuda para agilizar su corrección.  

 Atención : Recuerde que antes de adicionar un nuevo tercero, deben estar creados en el programa sus datos de                                   integridad, los cuales en su mayoría son requeridos por la DIAN, como: Sociedad, Identidad, Actividad, País,                               Municipio y Zona. Para los campos Ejecutivo de Cuenta y Lista de Precios sólo si van a ser definidos para el Tercero                                           que se va a crear; Es así como deberá vincular un código a cada uno, en caso de no conocerlo, recuerda utilizar las                                             respectivas búsquedas. La información que debe diligenciar es la siguiente:  

CAMPO  DESCRIPCIÓN CAMPOS DE INTEGRIDAD 

Sociedad  (Campo Obligatorio). Tipo de sociedad del Tercero. Ejemplo: persona natural, persona                     jurídica. Esta opción configura la información tributaria para el cálculo de impuestos y                         retenciones automáticas en el Módulo Gestión. (Ver « Tipos de Sociedades ») 

Identidad  (Campo Obligatorio). Número de cédula o Nit del Tercero. Este código es reportado en                           Colombia a la DIAN en información exógena. (Ver « Identidades ») 

Actividad  (Campo Obligatorio). Actividad económica principal de la empresa. Para Colombia está en el                         Registro Único Tributario de cada Tercero RUT. (Ver « Actividades Económicas ») 

País  (Campo Obligatorio). País al cual pertenece el Tercero. Este código es reportado en Colombia                           a la Administración de Impuestos en información exógena. (Ver « Países ») 

Municipio  (Campo Obligatorio). Municipio al cual pertenece el Tercero. Este código es reportado en                         Colombia a la DIAN en información exógena. (ver « Municipios ») 

Zona  (Campo Obligatorio). Clasificación elegida para el Tercero útil, por ejemplo, en las consultas                         de cartera. Nunca puede quedar en blanco. (ver « Zonas ») 

Lista de precio Compra 

(Campo Opcional). Puede vincular la lista de precios, con la cual se van a efectuar todas las                                 transacciones al Proveedor, lo cual permite agilizar la digitación en el Módulo Gestión. Tenga                           en cuenta que este campo debe dejarlo en blanco para los casos en que la lista de precios                                   varía, según los valores por defecto del Usuario que emita la factura o según el tipo de                                 documento. (ver « Listas de Precios ») 

Lista de precio Venta 

(Campo Opcional). Puede vincular la lista de precios, con la cual se van a efectuar todas las                                 transacciones al Cliente, lo cual permite agilizar la digitación en el Módulo Gestión. Tenga en                             cuenta que este campo debe dejarlo en blanco para los casos en que la lista de precios varía,                                   según los valores por defecto del Usuario que emita la factura o según el tipo de documento.                                 (ver « Listas de Precios ») 

Ejecutivo Cuenta  (Campo Opcional). Puede vincular un vendedor por defecto para que al realizar las                         transacciones en el Módulo Gestión, el sistema asigna automáticamente el vendedor.                     También es útil cuando en « Parámetros », « Usuarios » se activa la opción « Limitar Terceros »                         para que el usuario que ingrese solo pueda visualizar los terceros vinculados a dicho                           vendedor. (Ver « Vendedores » y « Usuarios »). 

 

 

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Atención : Los siguientes campos son atributos especiales de sólo lectura, que se relacionan exclusivamente con el                               Tercero principal o dueño de la información. Tenga en cuenta que sólo se asignan una vez, por eso se definen                                       correctamente desde el inicio (Ver « Creación de Empresas ») y si requiere algún cambio en sus valores predefinidos,                                 el usuario Supervisor puede realizarlos desde el menú Consultas, opción ‘Procesos’, ojalá en compañía de un                               técnico de soporte. Ellos son: 

 

CAMPO  DESCRIPCIÓN CAMPOS TERCERO DATOS EMPRESA 

Datos Empresa  De gran utilidad para identificar el Tercero principal, titular o propietario de la empresa                           actual, su importancia radica en que su nombre y nit se usarán en todo el programa al                                 generar reportes e informes o al activar en cualquier ventana la vista previa, además sus                             datos como dirección, teléfono, email, etc, aparecerán en el encabezado al momento de                         imprimir facturas o comprobantes. Asimismo de la pestaña ‘Contactos’ serán tomados los                       nombres para las firmas de los estados financieros y en caso tal, de la pestaña ‘Sucursales’                               las respectivas sedes, que se solicitan al digitar movimiento.  

Retención Simple 

Sólo aplica para las empresas que tienen habilitado el Módulo Gestión Administrativa, este                         atributo sirve para definir la forma como requiere calcular la retención al momento de                           facturar, es decir, al estar inactivo ‘N’ Mekano realizará el cálculo automáticamente según la                           configuración de cada referencia (producto, servicio o gasto) y por el contrario, si este campo                             está activado ‘S’, el usuario deberá asignar para cada documento el código de retención cuyo                             porcentaje será aplicado al total de la factura.  Este atributo es exclusivo del Tercero « Datos Empresa ». Observe que por defecto, aparece                         en blanco (inactivado) ‘N’, con el fin de que Mekano calcule en forma automática todas las                               retenciones. En la eventualidad de que desee asignar manualmente dicha retención, este                       campo debe ser activado ‘S’, proceso que se realiza justo al momento de crear la empresa,                               por eso si requiere algún tipo de cambio, deberá consultar con un técnico de soporte. (Ver                               « Retenciones en Movimiento »).  

Redondeo  Sólo aplica para las empresas que tienen habilitado el Módulo Gestión Administrativa, este                         atributo sirve para que los cálculos automáticos queden redondeados, es decir, sin                       decimales. Este atributo es exclusivo del Tercero « Datos Empresa » y para la creación de los                             demás terceros el sistema no permitirá activarlo. (Para mejor comprensión ver siguiente                       imagen). 

  

  

 

Grabar : Deberá guardar el registro, con la tecla [ F3 ] o con clic en el botón Aceptar de la barra de funciones,                                         o si prefiere, oprima la tecla [ Flecha Arriba ] o [ Flecha Abajo ].  

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Editar : Para modificar un Tercero use la tecla [ F2 ] o el botón Editar de la barra de funciones; después de                                       realizar los cambios que requiere, guarde con [ F3 ]. Si el Tercero tiene movimiento, se recomienda no                               cambiar el Tipo de Sociedad para conservar la configuración tributaria con la que se realizó dicho                               movimiento en el Módulo de Gestión.  

 

Eliminar : Para eliminar un Tercero, oprima la tecla [ Supr ] o el botón Eliminar de la barra de funciones y                                     confirme la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y solo lo puede ejecutar el Usuario con el                                   atributo Eliminar en su Perfil.  Nota: Gracias al esquema de seguridad que ofrece Mekano, si un tercero tiene movimiento, no será posible   

eliminarlo. Ver consolidar Códigos.   

BUSCAR UN TERCERO  El usuario cuenta con varias opciones para buscar un Tercero, basta con elegir según el caso la que desee:  Banda Buscar: Digite bien sea el código, el nombre o                   una parte del mismo. Si digita las palabras o números                   separados por espacios, el sistema le mostrará todas las                 coincidencias. Para visualizar nuevamente toda la           información, oprima el botón « Todo ».   Búsqueda Incremental : En la campo « Código » o             « Nombre » digite sus primeros caracteres, hasta           encontrar la coincidencia completa.      Filtro: En el nombre de cada columna, existe un filtro para                     moldear o buscar la información que necesite,             personalizando la búsqueda y generando un propio filtro.               Para volver a la presentación inicial elimine los filtros con la                     ( X ) de la parte inferior.       

MODO LISTA Y MODO FICHA  

Modo Lista   

Esta opción permite visualizar todos los Terceros creados en el sistema en Modo Lista según los campos que se han                                       moldeado o seleccionado en la ventana; Desde allí también se puede insertar la información y entre campos se                                   navega con la tecla [ Enter ]. Recuerde usar la tecla [ F3 ] para guardar. 

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Modo Ficha   

Los Terceros también se pueden visualizar en Modo Ficha, donde se registra o verifica toda la información de un                                     solo Tercero; en esta visualización, no se moldean campos sino que el sistema los trae todos; Sin embargo, para                                     facilitar la presentación son agrupados en bandas: Identificación, Ubicación, Integridad, Complemento y Sólo                         Lectura, las cuales se pueden abrir ( + ) o cerrar ( - ) con el botón de expansión. Desde la ventana Ficha se puede                                         insertar un Tercero; en los campos de integridad utilice la búsqueda incremental digitando parte del nombre de la                                   opción que se está buscando.  

 Los datos complementarios, es decir Contactos, Sucursales, Direcciones, Autorretenciones quedan ubicados en la                         parte inferior de la ventana al ingresar desde la opción Modo Lista.   

MOLDEAR LA VENTANA DE TERCEROS  Predefinir Campos : Utilizando el asterisco (*) que se encuentra antes del campo « Código » (en el punto donde se                                   unen las filas y las columnas), puede elegir los campos que desea visualizar. Marque y desmarque haciendo clic, o                                     con la [ Barra Espaciadora ].  

Mouse : Con el mouse puede ajustar el tamaño de las columnas. 

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Moldear : Una vez seleccionados los campos que desea visualizar, conserve la presentación hasta su próximo                             ingreso a Mekano, con clic en la opción « Moldear » de la parte superior, o usando las teclas de función [ Ctrl ]+[ M ].   

           

MODO FICHA [CTRL] + [ESPACIO]  Después de moldear la ventana de terceros, podrá crearlos asignando únicamente los atributos previamente                           seleccionados con el selector de campos, para ello ingrese a la ventana terceros y oprima las teclas                                 [ Ctrl ]+[ Espacio ]:           

IMPRIMIR CATÁLOGO DE TERCEROS   Directamente desde esta ventana podrá visualizar e imprimir el catálogo de Terceros, Actividades y Zonas a través                                 de la pestaña “Imprimir” ubicada en el panel izquierdo, al dar clic allí, el sistema genera una ventana emergente                                     donde podrá elegir entre las tres opciones.    

        

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El catálogo de terceros esta agrupado por departamento y podrá contraerse o expandirse dando clic en el nombre                                   del departamento.   

  

INFORME DE TERCEROS CON HABEAS DATA  Si desea obtener un informe completo y detallado del catálogo de terceros ingrese al Menú « Consultas », opción                                 « Informes », Grupo « Terceros », Módulo « Parámetros » Catálogo de Terceros Completo y Detallado.                          

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CONSOLIDAR O REASIGNAR UN TERCERO  El proceso de « Consolidar » se realiza cuando existan dos o más terceros, que son los mismos pero que fueron                                     creados con diferente código, y el usuario necesite consolidarlos en uno solo, es decir, que todo el movimiento que                                     existe en uno, se fusione con el otro. Este proceso es irreversible (ver « Consolidar »). Cuando un Tercero tiene un                                     código que no le pertenece y requiere reasignarlo, debe realizar la modificación con [ F2 ] y guardar el cambio con                                     [ F3 ], para que quede toda la información con el Nit o Cédula correctos.             

USO DE LOS TERCEROS  Gracias a la integridad referencial propia de Mekano y por seguridad de su información, no va a ser posible que un                                         usuario borre un Tercero que ya tenga movimiento o que su código esté vinculado en otra ventana. En ese caso,                                       aparecerá el mensaje de advertencia: ‘ Registro restaurado por tener dependencia ’. Pero si en realidad desea                             ejecutar dicha eliminación, primero deberá borrar su movimiento y/o desvincularlo de las siguientes opciones,                           según los módulos que utilice:  

● ACTIVOS: Se selecciona el proveedor a quien se le compró el activo. ● AUDITORÍA: Muestra el código de la cuenta del Tercero que se está auditando. ● AUTORRETENCIONES: Liga el código del Tercero con la Autorretención. ● BANCOS: El Nit del Tercero al cual pertenece el banco configurado. ● CENTROS: El Nit del mandatario cuando se manejan contratos de administración delegada. ● MOVIMIENTO CONTABILIDAD: Si la cuenta está marcada con el atributo Tercero, digite el código para                             

asignarle la información contable. ● MOVIMIENTO GESTIÓN: Para elaborar cualquier documento por el módulo Gestión, debe digitar primero el                           

código del Tercero. ● CONTACTOS: Liga el código del Tercero a cada contacto creado. ● MOVIMIENTO FACTORING: Para procesar en Factoring el respectivo movimiento a un Tercero. ● FACTORS: Se ingresa Nit de la entidad que realiza el Factoring con la empresa. ● MEDIOS MAGNÉTICOS: Para filtrar un concepto de la información exógena a un solo Tercero. ● SUCURSALES: Liga el código del Tercero a cada contacto creado. ● TIPO APORTES: Se configura el Nit de los fondos para la contabilización de nómina. ● VALORES POR DEFECTO: Los Terceros que se utilizan por defecto al momento de facturar. ● PERSONAL: Se deben Ingresar los Terceros que corresponden al personal de la empresa (empleados), para                             

incluirlos en el cálculo de nómina. ● CONSULTAS: Informaciòn de Terceros para los informes. Debe digitarse el código. ● CONSOLIDAR: Se debe digitar el código Anterior y Actual del Tercero para realizar el proceso. 

 

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TRUCOS DE MANEJO  ● Acceso Rápido : Para ingresar a esta ventana puede utilizar también el teclado, dejando oprimida la tecla [ Alt ],                                 

usar las teclas [ P ]+[ T ]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso,                                   deberá consultar el manual de su sistema operativo. 

 ● Ambiente de Trabajo : Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo                                     

método para adicionar, editar o eliminar registros. Si requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el                               tutorial respectivo. (Ver « Ambiente de Trabajo »). 

 ● Campos Detalle : En la opción « Detalles », Mekano permite almacenar información adicional de los Terceros                           

sobre: « Contactos », « Sucursales », «Direcciones» , « AutoRetenciones » y «Gestión Documental».  ● Nombres de los campos : Si desea conocer los nombres de los códigos desde el Modo Lista en Terceros,                                   

presione las teclas [ Alt ]+[ Espacio ] para activar el inspector de integridad.   ● Modo Personalizado : Luego de elegir los campos que desea utilizar, puede oprimir las teclas [ Ctrl ]+[ Espacio ]                             

y entrar al modo edición por cada registro, capturando sólo los campos habilitados previamente; para cerrarla                               oprima las teclas [ Alt ]+[ F4 ] o haga clic en la ( X) de la parte inferior donde dice ‘Ficha Terceros’. 

  ● Tercero al vuelo : Los perfiles con la opción ‘Crear al vuelo’ habilitada por el Supervisor, pueden crear los                                   

Terceros desde Movimiento Gestión o Movimiento Contable. La información que se ingresa en esta ventana son                               los valores de integridad y la información principal requerida. 

 ● Valores por Defecto : Recuerde definir sus valores por defecto, desde el Botón « Valores », con el fin de agilizar                                   

la creación de Terceros.  ● Panel Lateral : Gracias al nuevo diseño de esta ventana, en su panel lateral aparecen varios botones, entre                                 

ellos « Vista Previa » e « Imprimir », de gran utilidad para realizar consultas e imprimir los Terceros de varias                                 formas, con relación a la « Vista Previa » el usuario puede adaptar a su gusto la información, haciendo                                 previamente filtros y ajustes de campos. 

 ● LOG de Cambios : Desde la versión 7.2 cada que un usuario modifica los datos de un Tercero, Mekano guarda                                     

un historial de cambios y se puede consultar sus detalles desde la ventana « LOG Cambios » que aparece en el                                     menú « Herramientas ». 

 ● Tercero Empresa : La información que se muestra al generar los reportes, informes, cubos, gráficos, vistas                             

previas de ventanas, rutinas y formatos provienen de la ventana Terceros para los marcados como « Tercero                               Empresa », por ello, debe diligenciar adecuadamente los campos. (Ver « Creación de Empresas »). 

 ● Campos de Integridad: Para poder adicionar un Tercero, los datos « Tipos de Sociedades », « Identidades »,                           

« Actividades Económicas », « Países », « Municipios » y « Zonas », deben ser creados primero.  ● Información Requerida por la DIAN - Medios Magnéticos: Es muy importante tener en cuenta que al                               

momento de crear un Tercero en Mekano, se deben configurar algunos datos básicos, que cumplan con los                                 requisitos establecidos por la DIAN, para generar correctamente la información en Medios Magnéticos, esto                           ayuda a optimizar el tiempo y evita la generación de dificultades al momento de validar la información que se                                     presenta a dicha entidad. 

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 VENTANA TERCEROS REQUISITOS (SOLO REPORTADOS)

Código de Tercero Número del Nit o Cédula sin puntos, ni comas.

Si es persona Natural Mínimo Primer Nombre - Primer Apellido.

Si es persona Jurídica Razón Social, sin signos ni caracteres especiales (%,&,';", >,<).

Dirección Debe existir y tener mínimo 8 caracteres.

Identidad Verificar que el código asignado corresponda a los establecidos por la DIAN.

Municipio y País Verificar que los códigos correspondan a los establecidos por la DIAN. 

Precios Transferencia Aplica sólo para extranjeros, definir si es Local o Extranjero.  ● Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o ejecutando el                                     

botón « Ayuda » de su panel lateral o también sin salir de esta opción, desde el menú « Conexión », clic en                                     « Ayuda ». Recuerde que para su ejecución siempre requiere señal de internet. 

  

TUTORIALES RELACIONADOS  

A continuación, un resumen con los temas relacionados a este tutorial y sus enlaces:  

● Sociedades  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T010.pdf 

● Identidades  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T011.pdf 

● Actividades Económicas  http://apoloso�.com/documentos/mekano/T012.pdf 

● Zonas  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T013.pdf 

● Municipios  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T016.pdf 

● Países  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T017.pdf 

● Consolidar Terceros  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T205.pdf 

● Movimiento Gestión  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T048.pdf 

● Movimiento Contable  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T196.pdf 

● Rutina Especializada Prototipos  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T238.pdf 

● Tipo Aportes de Nómina   www.apoloso�.com/documentos/mekano/T029.pdf 

● Contactos  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T105.pdf 

● Sucursales  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T023.pdf 

● Bancos de Terceros  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T106.pdf 

● Terceros Autorretenedores  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T107.pdf 

● Valores por Defecto Terceros  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T196.pdf 

● Crear Terceros al Vuelo   www.apoloso�.com/documentos/mekano/T178.pdf 

● Extractar Terceros  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T179.pdf 

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TECLAS DE FUNCIÓN  Las teclas más usadas en esta ventana, son:  

[ F1 ]  Menú de ayuda en Línea  [ F6 ]  Vista Previa 

[ Ctrl ]+[ Espacio ]  Modo ficha General  [ Ctrl ]+[ L ]  Modo Lista  

[ Alt ]+[ Espacio ]  Inspector campos de Integridad  [ Ctrl ]+[ 2 ]  Modo Ficha  

[ Shi� ]+[ F4 ]  Según código muestra Datos de Integridad.  [ Ctr l]+[ M ]  Moldear ventana 

 NOTA : Ver aquí imagen teclado completo Ver aquí video teclado     

BARRA DE FUNCIÓN 

 

PASO A PASO PARA CREAR UN TERCERO  Para crear un Tercero ejecute los siguientes pasos:  

1. Ingrese por « Parámetros », « Terceros ». 2. Presione [ Insert ] o el botón ( + ), desde el Modo Lista o Modo Ficha. 3. Inserte los datos. 4. Guarde con [ F3 ]. 

 RECUERDE :   ● Con el fin de agilizar el proceso de creación, puede asignar previamente los valores por defecto que usa con                                     

mayor frecuencia.  

● La creación de Terceros se puede realizar desde la ventana « Parámetros », « Terceros », o desde Movimiento                             Gestión o Movimiento Contable, siempre y cuando su Perfil tenga configurado el atributo Crear al Vuelo [ S ]. 

 

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GLOSARIO   ● TERCEROS : Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa. 

 

● AL VUELO : Creación rápida Terceros desde la captura de movimiento.  

● PERFILES : Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.  

● SUPERVISOR : Usuario administrador del Mekano.  ● INTEGRIDAD DE DATOS : Características del diseño de la base de datos que garantiza que la información sea                                 

consistente, por ejemplo, el código del Tercero es un campo único y no se pueden crear dos iguales, además,                                     Mekano valida que los campos requeridos no queden vacíos, como Municipio, País, entre otros. 

 

● INTEGRIDAD REFERENCIAL: Es la característica de la base de datos que protege la relación de la información                                 entre diversas tablas: Zona, Actividad, País, las cuales deben estar creadas previamente en otras opciones para                               referenciarlas en este espacio. Asimismo, existe integridad referencial al eliminar, es decir, que si la                             información está ligada en otra opción del programa, no permitirá borrar o eliminar para conservar las                               relaciones entre tablas. Por ejemplo: no se puede eliminar un Tercero que ya tiene movimiento, o eliminar un                                   Municipio ligado a un Tercero. 

  

CUESTIONARIO  

● Una vez seleccionados los campos de la ventana de Terceros y ajustar los tamaños de las columnas, ¿Qué                                   rutina debo utilizar para ejecutar y conservar cambios? 

 a. Consolidar b. Reasignar c. Moldear d. [Ctrl]+[Barra Espaciadora] 

 ● Los Terceros que se configuran en la empresa son... 

 a. Clientes b. Proveedores y Acreedores c. Empleados y Socios d. Todos los anteriores 

 ● ¿En Mekano sólo un Tercero tiene activo el campo "Datos Empresa", este atributo sirve para? 

 a. Configurar el representante legal que firmará los Estados Financieros b. Para identificar mi empresa  c. Para configurar las sedes de mi empresa d. Para que mi nombre aparezca en el encabezado de reportes y formatos e. Todas las anteriores 

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