Tutoriales miplanilla.comResolución 3214 de 2012

Mención responsables UPC adicional

Por tal motivo, miplanilla.com deberá hacer desde el 1 de Abril de 2013, la validación correspondiente a las planillas que sean procesadas para pago y así constatar que dicha información se encuentra contenida.

Fruto de ese proceso es posible que encuentre un error de validación una vez que haya cargado su planilla, el cual puede obedecer a la verificación que hace el sistema con respecto a esta exigencia de ley.

Por eso lo invitamos a que siga las instrucciones en cada uno de los difer-entes escenarios y así lleve a cabo la gestión y pago de sus aportes a segu-ridad social de manera fácil y segura pero sobre todo conforme a la norma-tividad vigente.

Existen tres casos durante la gestión de su Plantilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), mediante los cuales usted podría cumplir con el requisito de incluir la información de los responsables de pago de UPC dentro de su planilla:

A) En el caso que la planilla que se dispone a generar contiene uno o varios cotizantes tipo 40, puede incluir los datos del responsable del pago desde el formulario destinado a tal fin.

B) Si ya tiene generado su archivo plano pero no tiene incluída la infor-mación de responsables de UPC, podrá complementar la infor-mación mediante carga de archivo adicional.

C) También podrá editar manualmente su archivo plano ubicando en posiciones específicas la información de los nuevos campos 3A y 4A de acuerdo a lo establecido por la ley.

A continuación se describe el procedimiento que debe seguir para cumplir con el requerimiento de ley según sea su caso.

Resolución 3214 de 2012Mención responsables UPC adicional

Con la Resolución 3214 de 2012 se hace obligatoria la mención de los responsables de UPC adicionalDe acuerdo a la normatividad, todos los aportantes a seguridad social en Colombia en cuya liquidación de aportes cuenten con cotizantes tipo 40 (Beneficiario UPC adicional) deben especificar tipo y número de documento de la persona que se hace cargo del correspondiente pago de sus aportes.

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Paso 1. Si necesita generar un cotizante tipo 40 por primera vez, diríjase a la opción "Empleados" del menú principal y haga clic en la opción "Empleados". Aparecerá un listado de los empleados creados para su empresa. Haga clic en el boton "Agregar" ubicado al final de dicho listado. Paso 2. Se desplegará un formu-lario en el cual deberá ingresar los datos del cotizante. La asignación del tipo de cotizante se hace mediante el campo "Tipo cotizante" el cual le mostrará las diferentes posibilidades que pueden ser desplegadas de acuerdo a la ley vigente. Selecci-one la opción "40 – Beneficiario de UPC adicional".

Paso 3. Al final del formulario serán solicitados los datos del responsable de pago de dicha UPC, donde deberá ingresar el tipo y número de documento. Finaliza haciendo clic ene le botón "Agregar". Este método garantiza que el cotizante ya tenga asigna-dos los datos del responsable por lo cual no tendrá que volver a incluirlo.

Resolución 3214 de 2012Mención responsables UPC adicional

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Opción 1. Instrucciones para incluir la información desde el formulario destinado a tal fin:

Imagen 1. Seleecione la opción "Empleados" desde el menú principal para crear uno nuevo

Imagen 2. Escoja el tipo de cotizante

Imagen 3. Digite los datos del responsable de la UPC adicional.

Paso 1. Diríjase a la opción "Em-pleados" del menú principal de miplanilla.com, ubique el puntero sobre la opción "Cargar datos de UPC adicional" y haga clic sobre la opción "Cargar responsable UPC". Paso 2. En la pantalla que se presenta, se le ofrece la opción de descargar la plantilla de Excel la cual podrá usar de parámetro para compilar la información de los Beneficiarios UPC con sus respec-tivos responsables de pago. Es importante aclarar que una vez finalizada la alimentación de la información, el documento debe ser guardado en formato CSV (Comma Separated Values ó Archivo separado por comas). Dicho archivo debe ser cargado al sistema haciendo clic en el botón "Seleccionar archivo".

Paso 3. Habiendo sido procesado el archivo, se le mostrará en la siguiente pantalla, una relación de los archivos que han sido cargados como también el respectivo estado de la carga. Haciendo clic en la opción "Ver detalle" podrá verificar la información que fue recogida.NOTA: Tenga en cuenta que la información cargada bajo este procedimiento permite la correcta validación de la planilla PERO NO MODIFICA EL REGIS-TRO DEL EMPLEADO. Para llevar a cabo ese procedimiento, deberá editarlo en la opción "Empleados" del menú principal.lo cual no tendrá que volver a incluirlo.

Paso 4. A partir de este punto ya puede proceder con la generación

de la planilla y continuar con el procedimiento de pago como habitualmente lo lleva a cabo. Tenga en cuenta que este procedimiento será recurrente durante la carga de cada planilla en los meses siguientes a menos que modifique la información de los cotizantes tipo 40 directamente en el registro.

Resolución 3214 de 2012Mención responsables UPC adicional

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Opción 2. Instrucciones para complementar la infor-mación mediante carga de archivo adicional:

Imagen 4. Seleccione la opción Cargar responsable UPC.

Imagen 5. Descargar plantilla CSV y posteriormente subir información.

Imagen 6. Ver resultado de carga de información.

Paso 1. Dentro del archivo plano ubique los cotizantes tipo 40 en en el registro tipo 2 campo 1. Paso 2. Ingrese los datos de identificación (tipo y número) del responsable de pago de la UPC. Desde la posición 488 y de longitud 2 caracteres debe indicar el tipo de documento y a partir de la posición 490 hasta la 505 podrá digitar los números de identifi-cación, del responsable de la UPC. Guarde su archivo en un lugar reconocible dentro del disco duro de su estación de trabajo.

Paso 3. Paso 3. Inicie con el proceso de carga del archivo plano con el cual generará la planilla, mediante la opción "Planillas" del menú principal, opción "Nómina" y haciendo clic en la opción "Subir archivo".

Paso 4. En la siguiente pantalla, se ofrecen dos opciones con las cuales el sistema tendrá el parámetro de validación. Por una parte está la carga del archivo plano de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1747 de 2008 cuya estructura no contempla la información de responsable de UPC adicional, por lo cual deberá complementarla tal como se indica en las instrucciones de la opción 2 en la parte superior de este documento. Por otra parte se ofrece la posibilidad de cargar el archivo plano con los datos del

responsable de UPC incluída conforme a la Resolución 3214 de 2012, que para efectos de ejemplo de esta opción ya está asignada desde el paso 2. Posteriormente indique la ruta a su archivo con la opción "Seleccionar archivo". El proceso continuará como habitualmente genera la planilla desde archivo plano.

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Opción 3. Instrucciones para editar archivo plano:

Imagen 7. Agregar la información desde la posción 488

Imagen 8. Seleccionar la opción "Subir archivo".

Imagen 9. Seleccionar la opción Resolución 3412 de 2012 y luego clic en botón Seleccionar archivo.