U6. Como Escribir Emails Efectivos

Cmoescribiremailsefectivos10pasosparaconvertirelemailentualiado

Cmoescribiremailsefectivos

! Convertirelemailenunaliadoparalarelacinentrelaorganizacinysusgruposdeintersesunaoportunidadparallegaramspersonasymejor.

Elemailesunaherramientabsicadecomunicacinentrelaentidadysuspblicosobjetivo.Sabemosqudecir,cmodecirloycundo?Tener claros los objetivos es un elemento clave para conseguir unmayorimpacto.El boom de las redes sociales ha relegado a un segundo nivel elcorreo electrnico, pero sigue siendo un canal vivo y eficaz parallegaranuestrospblicosyconseguir losobjetivosestablecidospornuestra organizacin. El correo electrnico tiene una serie deventajasqueconvienerecordar:

Esrpido.Desdequelopiensas,locreasyloenvaspuedepasarmuypocotiempo.

Es barato, sobre todo comparado con mediostradicionales.

Permiteuncontactomsfrecuenteconlospblicosdelaorganizacin.

Esreenviable. Facilita laaccin.Donacin,actuaya, firma,tepermite

derivarhaciaotrospasosdeformafcilyrpida.Algunaspautasyguaspermitirnalaorganizacinmejorardeformasubstancial,utilizandoelemaildeformaefectivayeficiente.

10pasos(todosimportantes)paraconvertirelemailentualiado:

Paso1.Hazcrecertulistadeemails.Paso2.Defineunobjetivoclaro.Paso3.Segmenta,sipuedes.Paso4.Asunto:damotivosparaseguirleyendo.Paso5.Cuerpodelmail:adivinandoelcontenidoconuna

ojeada.Paso6.Yahora,quhago?Paso7.Imgenes,vdeosyotrosaspectosnomenos

importantes.Paso8.NodesdeelOutlookoGmail.Paso9.Seguimientoyevaluacin.Paso10.Noimprovises,planifica.

Felizyprovechosalectura!

AsociacinEspaoladeFundraising Pgina2de16


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! Explicaquvasahacerconsusdatos(Lemantendremosinformado,leenviaremoselboletnelectrnico,).

Noteolvidesdeponerlafraselegaldeproteccindedatospersonalescuandopidaselnombre,elemail,ladireccinpostal,yotrosdatospersonales.

PASO1.Hazcrecertulistadeemails.Unodelosfactoresclavedexitoparatusaccionesdeemarketingeslacantidadderegistrosquetengatubasededatos.Algunasmanerasdeincrementartulistadeemailspuedenser:

Incluye laopcinde suscripcinen tuweb.Enun lugarvisible y que sea accesible desde cualquier lugar de tuweb. Ofrece siempre la posibilidad de suscribirse porcorreo electrnico a tus ltimas noticias o a tu boletnelectrnico.

Animaatulistaareenviarlosemailsasusamigos.Pidealos receptores que enven la informacin recibida a suscontactosy lesanimena suscribirse (asegratedeponerunlinkalaopcindesuscribirse).

Busca lasdireccionesa laspersonas relacionadascon laentidad. Voluntarios antiguos, profesionales anteriores,alumnosenprcticas,personasqueseacercaronpidiendoinformacin, recupera susdatosdecontactoy llmalossinotienessuemail,parapedrselo.

Eventos y fiestas.Nopierdas laoportunidaddepedirelmail a las personas asistentes a eventos, campaas,ferias,Tenhojaspreparadasparapedirsunombreysucorreoelectrnico.

Incluye la opcin de estar informado en tus emails detrabajo. En la firma de tu email, incluye la opcin derecibe nuestras novedades en tu buzn de correoelectrnico, con el link correspondiente para lasuscripcin. Una manera de aprovechar tuscomunicacionesdiarias.

Invita a los amigos de tus amigos. Pide al equipo de laorganizacin,alosvoluntarios,queenvenunemailasuscontactos animndoles a recibir las noticias de laorganizacin.

Cuelga mensajes en Facebook, de forma regular,pidiendo que se suscriban para recibir las novedades.Explica que por mail recibirn otro contenido y otrasopciones que no estn disponibles en Facebook, paraaadir valor a la propuesta y que den su correoelectrnico.

Actualiza la lista. De cada envo llegarn correosdevueltos.Mira la direccin si tiene errores, si le faltaalgnpunto,osiconoceslapersonaparapedirledenuevosusdatos.



PASO2.Defineunobjetivoclaro.Novaleescribirporescribiropedirporpedir.Tampoco sirvedecirqueelemailnocuestanadayenviamoscorreosdeformaaleatoria,sinpautasysinunobjetivoclaro.Es necesario saber qu queremos conseguir con cada email. Concadaemaily,por supuesto, con laestrategiadeemarketing.No setratadeenviarun email cada vezque tenemosunaurgenciaounconcierto solidario por llenar.Debemos tener una estrategia y unplandeactuacinpensado.Quobjetivospuedeperseguirunacampaadeemarketing?

Incrementar la visibilidad y notoriedad de marca.Recordarlesqueestamosah.

Sensibilizar sobre nuestra causa. Que no olviden laproblemticaparalaquetrabajamos.

Pedirquecolaborencomo:o Voluntarios.o Activistas.

Solicitarapoyoeconmico:o Deformaregular(quesehagansocios).o Deformapuntual(donacin).

Incrementarelsentidodepertenenciaalaorganizacinoaunacausa.Hacerlessentirqueformanparte

Rendircuentassobrelalaborrealizada. Mostrar el impacto conseguido de la accin de la

organizacin. Agradecer su colaboracin. Lomnimo (imprescindible!)

quepodemoshaceresdargraciasporsuapoyo.Noexisteunanicafrmulaqueconsigatodoslosresultadosalavez,por tanto, deberemos saber qu objetivos queremos con nuestrospblicosy,apartirdeah,lanzarmensajesclaros.

Mejorunnicomensajequepedirvariascosasalavez.

! Recuerda que un email no es un libro escrito, ni un informe, Elprincipal contenido debe caber en una porcin de pantalla. Portanto,elmensajedebeserdirectoyevidenteporpartedelreceptor.Pide, explica claramente (y de forma breve) qu esperas de lapersonaqueestleyendoelmail.



! QuesunCRM(CustomerRelationshipManagement): Administracinbasadaen

larelacinconlosclientes:modelodegestindetodalaorganizacin,basadaenlaorientacinalcliente.

Softwareparalaadministracindelarelacinconlosclientes,deapoyoalaventayalmarketing.

Fuente:extractowikipedia.

PASO3.Segmenta,sipuedes.En una primera fase tendremos suficiente trabajo en crear ymantener una nica base de datos. Pero no todas las personastendrnnilosmismosintereses,nigustos,nipreferencias.SitrabajamosconunCRM(CustomerRelationshipManagement)serrelativamente sencilloasignarperfilesanuestros contactos:equipodirectivo, profesionales, voluntarios, colaboradores econmicosregulares,puntuales, interesados,participantes /asistentesactos,Enfuncinde losperfiles,deberemosestablecerparacadaunodeelloslosobjetivos,losmensajesylaperiodicidadderelacin.Otraopcinparasegmentar,sitenemosunanicalistaynotenemosmaneradehacerlopornuestracuenta,msallde losvoluntariosycolaboradores econmicos, es enviar un (pequeo) cuestionariopara conocer a los miembros de nuestra lista. Algunos datos asolicitar (cuantos menos mejor) pueden ser: ao de nacimiento,ciudad/provinciadonderesideycmonoshaconocido.



PASO4.Asunto:damotivosparaseguirleyendo.

Lafuncindelasuntoesincentivaraseguirleyendo,mostrandoeinsinuandoelcontenidodelmail,sindarmuchainformacinyenfatizandoloscontenidosquvaahaberenelcuerpodelmail.Mucharesponsabilidadparaunespaciotanpequeo.

! Quhacescuandorecibesunemail?1. Ver de quin es. El receptor prestarms atencin en

funcinde lapersonaque loenva.Siesdeuncontactosuyo o de una organizacin conocida, mejor. En estesentido, se recomienda poner el nombre de laorganizacin,ynoelnombredelapersonaqueloenva(sistenoesconocido),enelcampoDe.

2.Verdequtrata.

Por tanto, el asunto (subject) deber ser un aspecto a tratar conespecialesmerosinoqueremosquenuestroemailvayaalapapeleraantesdeserabierto.

Cmbialo cada vez. Sorprende a tus receptores, ofrece

algo nuevo, diferente. No gastes espacio con aspectoscomolafecha,elnmerodelboletn(siesunnewsletter),el nombre de la organizacin (ste debera estar en elremitente) o la descripcin del contenido delmail (verimagenadjunta).

No asustes. No digas lo que quieres en el asunto. Siempiezas pidiendo, vas a tener un no como respuesta.Ofrecebeneficios,aportavalorparalapersonaquerecibeelmail.

Hazlo atractivo. Si presentas un estudio o informacindescriptiva,bscalelaparteperiodstica,destacaeltitular.

Hazlo corto.Mximo 60 caracteres incluyendo espacios.Lamedida ideal, segn losexpertos,esde35 caracteres(conespacios).Yalodiceeldicho:lobreve,sibueno,dosvecesbueno.

Evitapalabrascomogratis,oportunidad,slo,yaquepuedenprestarseaconfusinyclasifiquenelcorreocomospam.



PASO 5. Cuerpo del email: adivinando el contenido conunaojeada.

Cuandopreparestuemailnoolvidesnunca: Lobueno,sibreve,

dosvecesbueno. Menosesms.

! En el cuerpo del email hay tres aspectos bsicos a trabajar: elcontenido, el tono y el diseo. Todo ello debe estar creado enarmonaydebepermitirleerelmailconunaojeada.Elcontenido.Escribe frases breves. Utiliza ttulos y subttulos. Destaca frases,palabras.Hazlovisual.Enlaprimeralneadebequedarclaroquvasapedir,sipidesalgo,noseaquetlectornolleguealfinaldelmail.Entusemailspuedes:

Explicar alguna historia significativa de las personasatendidas. Cul era su situacin y cmo le ayuda laorganizacin.

Una entrevista a voluntarios, personal, junta directiva,patronos,Quemuestre los valores, lasmotivaciones,Puedesponerunapreguntayrespuestayelrestolincarloalaweb.

Explicar el impacto conseguido en un determinadoperiodo.

Enquandas,detallandoalgnproyecto. Prximosactos,conagendayfechassignificativas.

Eltono.Spersonal, cercano,amigable.Hablas a alguienquequiere saberms de tu organizacin. No eres un periodista. Habla de t a t.Refirete a la organizacin como nosotros y no de formaimpersonal. Adems, si la plataforma de envo te permitepersonalizar el saludo, esmuchomejor decir Apreciado Pablo queApreciado/aamigo/a.

Vigilalautilizacinabusivadeimgenesqueimpidenunacorrectavisualizacin.

! Eldiseo.Mejorundiseoclaro,sencillo,sinmuchasfloriturasquedistraigande la lectura. Utiliza un tipo de letra estndar y que sea bien enpantalla(Arial,Verdana).Siutilizasotrasfuentesquenotenganotrosordenadores, puede desconfigurarse el contenido o no mostraracentososmbolosespecficos.



PASO6.Yahora,quhago?Ofrecesiempre,de formaclarayvisible, losprximospasosparaelreceptordetuemail(calltoaction).

Actaahora. Donaya. Firmaparacambiarlasituacin. Haztesocio. Reenvaatusamigos. Aprendemssobrelacausa. Escribeunemail. Hazunallamada. Envaunsms.

Asegratequequedaclaroquesperasdelapersonaquerecibeelemail y que todos los links funcionen Da una razn paraemprenderlaaccin.Todosactuamosmejorcuandosabemosporquedebemoshacerlascosas(verejemploadjunto:exposicindemotivosyllamadaalaaccin).Compruebaque lospasos siguientes son fcilesdehacer (nopidasmuchosdatos,nihagasnavegarpormuchaspginas,)yquenohayenlacesrotos.



PASO 7. Imgenes, vdeos y otros aspectos no menosimportantes.Usa las imgenes, fotografas, vdeos u otros recursos grficos oaudiovisualesdeformacomplementariayparareforzarelcontenido.Noenvesunemailconunasolaimagenysinnadadetexto.Algunosprogramas de correo no descargan las imgenes de formaautomtica(verimgenesadjuntas).Siponesunacabeceraenlapartesuperiordelemailnolahagasmsaltade100pxeles,yaquesinonosevereltextodebajo.Lasfotosque incluyasenelcuerponodeben sermayoresde300pxelesdeanchopor300o400pxelesdealto.Utilizanombresdescriptivospara lafotografa(niocomiendoenelcampode refugiados,porejemplo)queexpliquenel contenido,enlugar de foto1, foto2, Ser ms descriptivo y puede animar avisualizarlasfotos.Noteolvidesponer:

La opcin para cambiar los datos de recepcin (cambioemail,porejemplo).

La frase legal sus datos forman parte un ficheroautomatizado el cual es propiedad de XX. Si quiereacceder,modificar o cancelar sus datos puede dirigirsea

La opcin para darse de baja y no recibir mscomunicaciones.

Los iconos (y links)aFacebook,Twitter,RSS,Flickerylos otros canales de comunicacin que tenga laorganizacin.

Enwww.litmus.com(emailpreviews)podrsvercmosevisualizatuemailendiferentesprogramasdecorreo(opcindeprueba).

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Antesdeenviarelemail,envaloa tuscompaeros,conocidos,atudireccinpersonalydescrgaloconprogramasdiferentes (Outlook,Gmail, Hotmail, Iphone, Android, Blackberry,..). As podrscomprobarcmoserecibeyseveydescargacorrectamente.



PASO8.NodesdeelOutlookoGmail.

Existeunaampliaofertadeempresasqueproveenlaopcindeenvosmasivos,incluyendoplantillasparaeldiseodelmailodeunnewsletter,ascomoelseguimientodelenvo.

! Tugestordecorreopersonal,seaelquesea,noestpensadoparaenvosmasivos. Si envas las comunicaciones por email a tu basesocialdesdeelOutlook,Gmail,Hotmail,Puedepasar:

QuesetecolapseelPC. Queteponganenunalistanegra(blacklist)porquecrean

que ests enviando spam y no puedas enviar nadams(hastaquenoteborresdelalista).

Esmejor que utilices plataformas pensadas para envosmasivos.Estas plataformas envan tu email desde sus servidores. En ellas,podrs (en funcin de las caractersticas de cada plataforma lasfuncionesyopcionespuedenvariar):

Diseartucorreoelectrnico. Subirlasimgenesdelcuerpodelmail.

Mailchimptepermiterealizar3.000envospormes,deformagratuita,aunmximode500contactos.

! Gestionarlasbajas(unsuscribe). Obtenerreportesdeseguimiento,obertura,..Existen algunas plataformas en las cuales puedes hacer envosgratuitos hasta un determinado nmero de registros o versionesdemostracin. Hay opciones econmicas y con diferentesprestacionesenelmercado,aexplorarenfuncindelasnecesidadesespecficas(nmeroderegistros,deenvos,periodicidad,).



PASO9.Seguimientoyevaluacin.Cuntosemailssehanrecibido?Cuntasdireccioneseranerrneasy cules son? Cuntos correos se han enviado? Cuntos se hanabierto? Hacer un seguimiento de los envos es necesario paraconocer el resultado de los envos: calidad de la lista,% correosabiertos,linksseguidos,Te orientarn sobre si tus comunicaciones electrnicas tienen unabuena acogida y si despiertan el inters para seguir leyendo oactuando.Teneraccesoalasestadsticastepermitir:

Comparartipodeemailsmsledos. Linksyseccionesquedespiertanunmayorinters, Evolucin de la lista a lo largo del tiempo (cantidad de

registros,altas,bajasymodificaciones). Dasdelasemanaenqueseabrenmscorreos(paraello

es necesario ir probando das diferentes para tenerinformacinestadsticamentesignificativa).

Aprendede los resultados:pruebanuevoscontenidos,siguecon loque funciona, innova, recoge opiniones de tus contactos, realizaencuestasperidicas,Ysiguecomunicando,explicandoyllegandoalosbuzonespersonalesdetubasesocial!



PASO10.Noimprovises,planifica.

Tenerunaestrategiadeemailingnosignificaolvidarlaredessociales.Elemailpuede(ydebe)complementarsecontusherramientas2.0:Facebook,Twitter,blog,

! Cuntosemailsreciben tuspblicosobjetivoa lo largodeunmes,unao?Notedejes llevarpor impresiones,cuantificacuntosmailsconcuntosmensajesdiferentes.Anteladudadesienviamosmuchosopocosemailspuedes:

Siquiereshacerlode formamsprofesional (yobjetiva),realizaunaencuestaonline,dondepreguntessobre:

o Volumendeinformacinencadacorreo.

encuesta (algn

si sigues teniendo dudas de cul es la frecuencia deseable, los

Preguntarapersonascercanasalaentidadyqueestnen

laslistasdeenvo.

o Frecuenciadelenvo.

o Recursosmsvalorados.o

Para incentivas la participacin, puedes ofrecer algnincentivo a cambio por rellenar laproducto demerchandising, un libro relacionado con lacausa,unsorteo).

Yexpertosopinanquemejorenviarmsquemenos



Algnejemplo

Asuntointeresante

Foto:rostro

Li snksaotrostemasdeinter

Personalizacin

Elcaso,eltestimonio

Redessociales

Destacadosynegritas

Peticinclarayconcreta

Linksalaweb

Agradecimiento

Postdataimportante

Firmaquienlopide



Algnejemplo

Asuntoclaroydirecto

Personalizacin

Destacado

Firmapersonal

Opciones:reenva,suscribe,contacta,polticadeprivacidad,darsedebaja.

Linksybotonesdellamada

Redessociales comparte

Fotoytestimonios



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ByMagdalenaGeorgieva,HubspotBlog.Email Is Not Dead. How toWrite Effective Subject Lines for YourNonprofitEmail.

ByJoanneFritz,About.comGuideFromprinttoemailnewsletter.NetworkforGood,2012.14TipsforEffectiveNonprofitEmailMarketing.

ByJoanneFritz,About.comGuide.


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