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A Au ud di i t t o or r í í a a I I n nt t e er r n na a 29 de setiembre de 2015 UAI-of-184-2015 Licenciada Grettel Pereira Rivera Coordinadora Unidad Financiera Contable Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza En Nutrición y Salud Asunto: Remisión de Informe N°07-2015 Auditoría Financiera sobre las Cuentas Mercancías en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública Estimada licenciada: Para su conocimiento y lo de su competencia, remitimos el Informe N°07-2015 Auditoría Financiera sobre las Cuentas Mercancías en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública. Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna, las medidas adoptadas para la implementación de las recomendaciones, las cuales se rigen por lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno. El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable. Atentamente, Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez Auditora Interna ATGS/gvs/Correspondencia UAI 2015 Adjunto: Informe N°07-2015 Auditoría Financiera sobre las Cuentas Mercancías en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública C: Máster German Picado García, Director Administrativo Licenciada Ileana Vargas Barrantes, Funcionaria Unidad Financiera Contable Archivo de Gestión, Auditoría Interna

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AAuuddiittoorrííaa IInntteerrnnaa

29 de setiembre de 2015

UAI-of-184-2015

Licenciada

Grettel Pereira Rivera

Coordinadora Unidad Financiera Contable

Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza

En Nutrición y Salud

Asunto: Remisión de Informe N°07-2015 Auditoría Financiera sobre las Cuentas Mercancías

en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo

Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública

Estimada licenciada:

Para su conocimiento y lo de su competencia, remitimos el Informe N°07-2015 Auditoría

Financiera sobre las Cuentas Mercancías en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo,

Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública.

Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna, las medidas adoptadas para la

implementación de las recomendaciones, las cuales se rigen por lo dispuesto en el artículo

36 de la Ley General de Control Interno.

El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de

diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la

implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo

(10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la

Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones

del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de

la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y

además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las

soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa,

debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría

Interna como a la Unidad Financiera Contable.

Atentamente,

Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez

Auditora Interna ATGS/gvs/Correspondencia UAI 2015 Adjunto: Informe N°07-2015 Auditoría Financiera sobre las Cuentas Mercancías en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo,

Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública

C: Máster German Picado García, Director Administrativo Licenciada Ileana Vargas Barrantes, Funcionaria Unidad Financiera Contable Archivo de Gestión, Auditoría Interna

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AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN

Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD

INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA SOBRE MERCANCÍAS EN TRANSITO, CUENTAS

POR COBRAR LARGO PLAZO, TERRENOS, CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO,

OTRAS CUENTAS DEL PASIVO, HACIENDA PÚBLICA

SETIEMBRE 2015

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Tabla de Contenido

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN

4

1.1 Origen de la Auditoría 4

1.2 Objetivo de la Auditoría 4

1.3 Naturaleza y Alcance de la Auditoría 4

1.4 Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoría 4

1.5 Generalidades acerca de la Auditoría 4

1.6 Metodología aplicada 5

1.7 Comunicación preliminar de los resultados del estudio

2. RESULTADOS 5

2.1 Razonabilidad de los saldos de las cuentas revisadas 5

2.2 Debilidades en el archivo y resguardo de la documentación que

justifica el registro de los movimientos contables

6

2.3 Razonabilidad de las Cuentas del Estado de Situación Financiera 7

2.3.1 Mercancías en Tránsito 7

2.3.2 Cuentas a Cobrar Largo Plazo 8

2.3.3 Terrenos 9

2.3.4 Cuentas por Pagar Largo Plazo 12

2.3.5 Otras Cuentas del Pasivo-Depósitos en garantía sujetos a

depuración

15

2.3.6 Hacienda Pública / Capital inicial 16

3. CONCLUSIONES 18

4. RECOMENDACIONES 19

A la Unidad Financiera Contable 19

Anexo N°1 Observación al Borrador del Informe Auditoría Financiera

específicamente en la cuenta de Terrenos

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RESUMEN EJECUTIVO

Qué examinamos ?

El estudio comprende una auditoría financiera orientada a examinar las cuentas Mercancías

en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo,

Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública.

Porqué es importante?

Porque el examen de las cuentas mencionadas contribuye al mejoramiento del sistema de

control interno, a la depuración de las cuentas que han permanecido por varios periodos

pendientes de análisis, la cual facilitará la Implementación de las Normas Internacionales de

Contabilidad del Sector Público a partir de enero 2016 y a la confiabilidad de la información

financiera-contable en la toma de decisiones.

Qué encontramos ?

Considerando la revisión de la información, la dificultad de localizar documentos que

facilitaran la composición de las cuentas analizadas, las cuentas Mercancías en Tránsito,

Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas

del Pasivo, Hacienda Pública, no se consideran razonablemente presentadas en el Estado

de Situación Financiera al periodo de diciembre , 2012, 2013 y 2014.

Se observaron debilidades de control en el archivo y protección de la documentación que

respalda los registros contables de las cuentas.

Qué sigue?

Se recomienda a la Coordinadora de la Unidad Financiera Contable, realizar los ajustes en

las cuentas sobre las que fue imposible localizar documentos que identificaran el origen y

la composición y justificarlos detalladamente, a saber: Mercancías en Tránsito, Cuentas por

Cobrar Largo Plazo, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo.

Asimismo registrar en la cuenta de Terrenos o reflejar por medio de notas a los Estados

Financieros las fincas que aparecen a nombre de la institución en el Registro Público y que

por diferentes razones y procesos registrales no han sido trasladadas a la Municipalidad de

la Unión a la que se donarán las fincas en las que se ubica el cementerio de la Unión y la

Casa de la Cultura de la Unión.

Po último se recomienda rectificar el valor fiscal de ¢1,430,106,694.00 reportado en el

Registro Nacional del terreno en el que se ubica las instalaciones del Instituto Costarricense

de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud debido a que el avalúo realizado en el

año 2006 le asignó un costo de ¢607.994.250.00 lo que representa una diferencia de más

en el Registro por ¢822.112.444.00, dato que es muy significativo. Así como actualizar el

valor de los terrenos que se reflejarán como nota al Estado de Situación Financiera a partir

de enero, 2016 con el fin de ajustarlos a su valor razonable, utilizando el procedimiento

aprobado por la Contabilidad Nacional para ese fin.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen de la Auditoría

La Auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo de la

Auditoría Interna, que comprende la última parte de la auditoría financiera, en los términos

del artículo 35 de la Ley General de Control Interno N° 8292, que dispone que los informes

de Auditoría Interna versaran sobre diversos asuntos de su competencia.

1.2. Objetivo de la Auditoría

Auditar las cuentas de “Mercadería en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos,

Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo, Hacienda Pública”

correspondientes al ejercicio económico del 2014, 2013 2012 y comprobar la razonabilidad

de la información financiera y el registro conforme a la normativa emitida por la Contabilidad

Nacional como Ente Rector.

1.3. Naturaleza y Alcance de la Auditoría

La auditoría comprendió la revisión de todos los asientos y transacciones de las partidas

antes mencionadas, correspondientes al período mencionado, ampliándose en los casos en

que se consideró necesario. Se revisaron los registros de las transacciones financieras, así

como los procedimientos utilizados para efectuar esos registros y la documentación

comprobatoria que los ampara.

1.4. Limitaciones que afectaron la ejecución de la Auditoría

En la mayoría de los casos no se localizó la documentación de respaldo de las

transacciones financieras. Además los auxiliares de contabilidad de las cuentas analizadas

no se confeccionaron y los que se elaboraron están desactualizados.

1.5 Generalidades acerca de la Auditoría

De acuerdo con el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre 2014, 2013 y 2012 las

cuentas a auditar presentan los siguientes saldos:

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Cuentas del Estado de Situación Financiera

Años 2014, 2013 2012

En miles de colones

Código

Contable

Nombre de la

Cuenta

Saldo Diciembre

2014

Saldo Diciembre

2013

Saldo Diciembre

2012

1.1.9.99.04 Mercancías

en Tránsito ¢19,787.07 ¢19,787.07 ¢19,787.07

1.1.9.99.03

Cuentas por

Cobrar a

Largo Plazo

¢4,867.01 ¢4,867.01 ¢4,867.01

1.2.5.01.01 Terrenos ¢608,554.07 ¢608,554.07 ¢608,554.07

2.4.4.01.99

Cuentas por

Pagar Largo

Plazo

¢600.00 ¢600.00 ¢600.00

2.1.9.99.03

Otras

Cuentas del

Pasivo

¢480.34 ¢480.34 ¢480.34

3.1.1.01 Hacienda

Pública ¢1.265.019 ¢1.265.019 ¢1.265.019

Fuente: Estados de Situación Financiera 2014, 2013 y 2012

1.6 Metodología aplicada

El estudio se realizó atendiendo las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público,

las Nomas Internacionales de Auditoría y demás normativa relativa a los procesos de

fiscalización.

El examen de las cuentas se llevó a cabo con base en la técnica de composición de los

saldos contables.

1.7 Comunicación preliminar de los resultados del estudio

La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la

auditoría a que alude el presente informe, se realizó el viernes 24 de julio, 2015 en las

oficinas de la Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera,

Coordinadora Unidad Financiera Contable, la Licenciada Ileana Vargas Barrantes

Encargada del Proceso Contable y la señora Alejandra Umaña Arguello, funcionaria de la

Unidad Financiera Contable a quienes se convocó por medio de los oficios N°(s) AI-of-127-

2015, AI-of-126-2015, AI-of-125-2015, del 15 de julio, 2015. El día de la reunión se entregó

el Informe para discusión mediante los oficios N° AI-of-143-2015, AI-of-144-2015 y AI-of-

144-2015, del 24 de julio, 2015, razón por la que no se firmó el documento denominado

“Resultado de la Discusión del Informe”.

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Al concluir la reunión se estableció un plazo de cinco días hábiles para que presentaran

observaciones al informe en discusión. A solicitud de la Coordinación de la Unidad

Financiera se prorrogó el plazo hasta el 07 de agosto, 2015, tal como se indicó en el oficio

AI-151-2015 del 31 de julio, 2015.

Al respecto, con el Oficio UFC-136-2015 del 07 de agosto, 2015 la licenciada Grettel

Pereira Rivera, Coordinadora Unidad Financiera Contable dio respuesta a la

implementación de las recomendaciones N° 4.3, 4.4 y 4.5 relativas a los Terrenos de la

Institución, cuya valoración se encuentra en el Anexo N°1 de este informe.

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2 RESULTADOS

2.1 Razonabilidad de los saldos de las cuentas revisadas

De acuerdo con los resultados obtenidos de la revisión de la información y documentación

suministrada, el análisis, pruebas efectuadas y las normas aplicables, los saldos de las

cuentas auditadas de Mercadería en Tránsito, Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos,

Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas del Pasivo y Hacienda Pública / Capital

Inicial, no se consideran razonablemente presentadas al periodo en estudio 2014, 2013 y

2012.

2.2 Debilidades en el archivo y resguardo de la documentación que justifica

el registro de los movimientos contables

Tal como se indica en la sección 1.4 sobre las “Limitaciones que afectaron la ejecución de

la auditoría”, la información de respaldo de la mayoría de los registros no se logró localizar

por la Auditoría Interna, razón por la cual por medio de diferentes oficios se solicitó la

documentación al Director Administrativo (por estar vinculado con la Unidad Financiera

Contable desde hace muchos años) y a la encargada actual de esa unidad administrativa y

en todos los casos el resultado fue el mismo, la imposibilidad material de localizar la

documentación que respalda los registros contables. A continuación se presentan

únicamente dos ejemplos:

En nota DA-120-13 del 15 de julio, 2013, el Máster German Picado García, Director

Administrativo ante solicitud de varios documentos contables, expresó lo siguiente:

“Se realizó una búsqueda en los archivos que están en transportes y por la central

teléfono y no se encontró la documentación formación que respalda los registros

contables de los puntos 1, 2, 3 y 4, la próxima semana se destinara una persona

exclusivamente a buscar esta documentación en el archivo que esta por el área de

Lavado, por cuanto la información de Financiero está muy dispersa.”

En nota DA-157-13 del 25 de octubre, 2013, el Máster German Picado García, Director

Administrativo ante otra solicitud de otros documentos expresó lo siguiente:

“Los comprobantes del saldo indicado en el oficio antes mencionado, no fueron

localizados donde se ubican los documentos más antiguos de la Unidad

Financiero Contable, que sería en la bodega ubicada en transportes, informa la

Licda. Vargas que testigo de esta búsqueda fue el Licdo. German Vargas,

asistente actual de la Auditoría, por cuanto en esa época el laboraba en la Unidad

Financiero Contable, lamentablemente al no encontrar la información para

reconstruir el saldo, no se pudo depurar ese saldo.”

La ausencia de una adecuada gestión documental impide el resguardo de la

documentación, dificulta la rendición de cuentas y la revisión posterior de las operaciones

que se realizan; asimismo, la ausencia de un procedimiento impide dar a conocer a todos

los funcionarios la adecuada gestión de la documentación que respalda la información, de

acuerdo con lo que lo señala la Norma de Control Interno 4.2 que contiene los requisitos de

las actividades de control, la cual se transcribe a continuación:

“Documentación Las actividades de control deben documentarse mediante su

incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de

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puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación

debe de estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente

establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

Además, la Norma de Control 5.4 de las citadas Normas, expresa que en relación con la

gestión documental, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben

asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión

documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la

información en la organización, de manera oportuna y eficiente, de conformidad con las

necesidades institucionales.

2.3 Razonabilidad de las Cuentas del Estado de Situación Financiera

2.3.1 Mercancías en Tránsito

En esta cuenta se registraban los adelantos de dinero a los proveedores por las compra de

mercancías que se importaban. Presenta en el sistema de cómputo registros desde el 31 de

diciembre de 1996 y el primer movimiento de apertura es por un monto de ¢21,672.250.44.

En el Estado de Situación Financiera del 2014, se presenta con el nombre de “Mercancías

en Tránsito” y en el Balance de Comprobación como “Inventarios sujetos a depuración”.

Al mes de diciembre, 2014, la cuenta presenta el siguiente saldo:

Mercancías en Tránsito

Al 31 Diciembre 2014

En miles de colones

Nombre del Estado

Financiero Código Contable Nombre de la cuenta Monto de la cuenta

Estado de Situación

Financiera

Mercancías en

Tránsito ¢19.787.07

Balance de

Comprobación

1.1.9.99.04 Inventarios sujetos a

depuración ¢19.787.07

Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de comprobación 2014

De conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 610 sobre la “Consideración del

Trabajo de Auditoría Interna” que regula los procedimientos que necesitan ser aplicados

sólo a actividades de auditoría interna, utilizamos el Informe elaborado por el Auditor

Interno, licenciado Jorge Rodríguez Cerdas, Auditor Interno de Inciensa en el año 2000, que

realizó un estudio de algunos registros en la cuenta “Inventario en Tránsito”

correspondiente a los años 1997 y 1998, logrando detectar que se realizaron pagos por

adelantado a proveedores internacionales no atendidos por el contratista, debido a que no

se identificó el ingreso de la mercancía. Mencionó además que permanecían debilidades

de control en los registros contables que no permitían obtener información clara y oportuna

para dar seguimiento a los pagos adelantados a los proveedores.

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No obstante lo indicado, esta Unidad de Fiscalización intentó localizar los registros

contables en cuatro áreas diferentes de archivos de la Unidad Financiera Contable a saber:

los que se ubican en la Unidad Financiera Contable, en la Unidad de Transportes, contiguo

a la recepción y en la Unidad de Servicios Técnicos de Laboratorio, sin resultados

positivos.

Solicitamos al máster German Picado García, Director Administrativo, suministrarnos la

documentación que requeríamos para realizar la auditoría, por medio del oficio AI-133-2013

del 11 de octubre del 2013, obteniendo como respuesta lo que se transcribe a

continuación:

“Los comprobantes del saldo indicado en el oficio antes mencionado, no fueron

localizados donde se ubican los documentos más antiguos de la Unidad

Financiero Contable, que sería en la bodega ubicada en transportes, informa la

Lcda. Vargas que testigo de esta búsqueda fue el Licdo. German Vargas, asistente

actual de la Auditoría, por cuanto en esa época el laboraba en la Unidad

Financiero Contable, lamentablemente al no encontrar la información para

reconstruir el saldo, no se pudo depurar ese saldo. / El proceso de depuración de

esta y las demás cuentas contables se realizarán conforme al proceso de

transición en que se encuentra el proceso contable del sector público

costarricense en miras de aplicación de las NICSP, cuando la Contabilidad

Nacional emita la directriz sobre estos temas se procederá conforme, o se

realizará el procedimiento correspondiente para ajustar la cuenta aplicando el

Principio Costo Beneficio, considerando por supuesto el criterio de realidad

económico y por supuesto sin dejar de lado el Principio Legalidad.”1

Considerando que la Unidad Financiera Contable no dispone de la documentación que

permita a esta Unidad de Fiscalización identificar cómo se compone el saldo de la cuenta

de Inventarios Sujetos a Depuración con un monto de ¢19.787.07 y que el auditor interno

al analizar la cuenta en el año 2000, identificó que permanecían debilidades de control en

los registros contables que no permitían obtener información clara y oportuna para dar

seguimiento a los pagos adelantados a los proveedores, considera esta Unidad de

Fiscalización que el saldo de la cuenta auditada no está razonablemente presentado al 31

de diciembre 2014 y por lo tanto debe ajustarse.

2.3.2 Cuentas a Cobrar Largo Plazo

En esta cuenta se registran los movimientos contables que están sujetos a revisión porque

no es posible identificarlos con los movimientos por facturación y cobro de servicios de

laboratorio a instituciones privadas, cuyos registros se iniciaron desde el año 2003 y refleja

el siguiente saldo tanto en el Estado de Situación Financiera como en el Balance de

Comprobación al 31 de diciembre 2014.

1 Máster German Picado García, Director Administrativo, DA-157-13 del 25 de octubre del 2013

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Cuentas a Cobrar Largo Plazo

Al 31 Diciembre 2014

En miles de colones

Nombre del Estado

Financiero

Código

Contable

Nombre de la

cuenta

Monto de la cuenta

Estado de Situación

Financiera

Cuentas por

Cobrar Largo

Plazo

¢4,867.01

Balance de

Comprobación

1.1.9.99.03

Cuentas a Cobrar a

Corto Plazo sujetas

a depuración

¢4,867.01

Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014

En el año 2012 se revisaron los montos por facturación y las cancelaciones

correspondientes, determinándose lo siguiente:

1. Lo facturado tiene el correspondiente ingreso por la cancelación que realiza el

proveedor

2. En la cuenta en estudio se registró un ajuste por ¢4, 867,014.10, que corresponde al

saldo inicial de la cuenta por cobrar clientes a enero del año 2012.

Con el fin de identificar el origen y la composición de la cifra indicada, se solicitó el “auxiliar

de las cuentas por cobrar a clientes al año 2012” a la licenciada Grettel Pereira Rivera,

Coordinadora de la Unidad Financiero Contable en oficio AI-161-13 del 03 de diciembre del

2013.

El documento solicitado no fue entregado a esta Auditoría Interna, en su lugar lo que se

envió adjunto a la nota N° UFC-182-13 del 06 de diciembre del 2013, fue un reporte

denominado “Analítico de Cuentas”, de enero a junio del año 2012, el cual refleja el ajuste

por los ¢4,867,014.10 que se traslada de cuentas por cobrar a la cuenta “cuenta por

cobrar para depuración”. Se observa en el oficio de referencia, que el monto anotado fue el

ajuste a las cuentas por cobrar como resultado del análisis de la antigüedad de saldos de

enero a junio 2012, con el fin de reflejar las cuentas por cobrar con los datos ajustados a la

realidad.

Considerando que la Unidad Financiera Contable no dispone del “auxiliar de las cuentas

por cobrar a clientes al año 2012”, lo que imposibilita realizar un análisis para determinar

cómo se compone ese saldo, que el saldo identificado por esta Auditoría Interna, como

saldo inicial en la cuenta por cobrar a enero del 2012 es imposible de identificar porque no

se dispone de documentos de registro, esta Unidad de Fiscalización considera que el saldo

de la cuenta auditada no está razonablemente presentado al 31 de diciembre 2014, por lo

tanto debe ajustarse.

2.3.3. Terrenos

En esta cuenta se registran los terrenos que son propiedad de la Institución, que

comprenden donde se ubica en la actualidad el Instituto Costarricense de Investigación y

Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa), la Capilla de Velación de la Unión, la Casa de la

Cultura de la Unión, el Cementerio de la Unión.

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Al 31 de diciembre, 2014 la cuenta presenta el siguiente saldo:

Capital Inicial

Al 31 Diciembre 2014

En miles de colones

Nombre del Estado

Financiero

Código Contable Nombre de la

cuenta

Monto de la

cuenta

Estado de Situación

Financiera

Terrenos

¢608.554.07

Balance de Comprobación 1.2.5.01.01 Tierras y Terrenos ¢608.554.07

Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014

Se realizó el análisis de la composición del saldo según los registros contables y además se

compararon los resultados con las certificaciones del Registro Nacional y con lo reportados

en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (Sibinet), cuyos

resultados serán expuestos como:

1. Inconsistencias en los registros contables

2. Diferencias en los valores asignados en los registros de la Contabilidad y

Sibinet

1. Inconsistencias en los registros contables

1.1 El sobrante de la finca 3-046254 que mide 650 metros cuadrados según lo anotado en

la escritura número 91 del 06 de diciembre, 2013 no está registrada en la Contabilidad,

pero sí en el Registro Nacional o con el valor ¢30.500.00 y Sibinet con ¢68.748.800.00.

La misma originalmente medía 1,048 metros cuadrados y se segregaron 398.00

metros cuadrados que fueron donados a la Asociación de Cuidados Paliativos de la

Unión, según la Ley 9035, publicada en el Alcance 66 a la Gaceta 97 del 21 de mayo

del 2012 y la escritura N° 91 de la Notaría del Estado del 06 de diciembre , 2013, en

aplicación del acuerdo 11 de la sesión ordinaria N°18-2013 del Consejo Técnico del

Inciensa, celebrada el 19 de noviembre del 2013.

1.2 La finca 3-017233 que aparece en el Registro Nacional a nombre del Inciensa sin valor

fiscal no está registrada en la Contabilidad, ni en Sibinet y corresponde al terreno en

el que se ubica la Casa de la Cultura de la Unión, que inició el trámite de donación a la

Municipalidad de la Unión, por medio de la Ley N°7580, publicada en la Gaceta N°62

del 28 de marzo de 1996, sin embargo aún no se ha podido hacer la escritura del

traspaso, de tal manera que aparece la Institución como dueña. El 3 de diciembre del

2013, por medio del oficio AI-160-13 la Auditoría Interna consultó a la licenciada

Andrea Segura Chavarría, Asesora Legal del Consejo Técnico, sobre el estado del

proceso de donación, indicando en oficio AL-66-2013 del 9 de diciembre del 2013 que

la Dirección General del Inciensa gestionó la inscripción registral, sin embargo no se

ha cumplido con los requisitos solicitados por la notaría del estado, el proceso está en

trámite. El pasado 02 de setiembre, 2015 se recibió el avalúo del Ministerio de

Hacienda Av Adm C-1060-2015, EXP N° 5541 que fija el valor del terreno en

¢96.429.100.00, que agilizará los trámites de la escritura por parte de la Notaría del

Estado.

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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1.3 Las fincas N° 3-00014445, 3-00019615, 3-00053909 y 3-001978743 no se registraron

en la Contabilidad. Las mismas junto con la finca número 3-00041610 se unificaron en

la número 219131, mediante la escritura N°1116948 serie P y se donaron al Ministerio

de Salud. De las cinco fincas la única que fue registrada en la contabilidad del Inciensa

fue la N° 3-00041610, registro que se mantiene por un monto de ¢696.00.

2. Diferencias en los valores asignados en la Contabilidad y Sibinet

2.1 Se observaron tres valores diferentes para una misma finca, el cual depende de los tres

sistemas de registro existentes en la actualidad, a saber, registros contables de

Inciensa, Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (Sibinet)

y el valor fiscal reportado en el Registro Nacional. En el cuadro siguiente se detalla lo

anotado:

Diferencias en los valores asignados en la Contabilidad, Sibinet y Registro Público

Al 31 Diciembre 2014

N° de finca Ubicación

Medida, metros

cuadrados según

Registro Público

Contabilidad

de Inciensa Sibinet

Registro

Nacional

3-045537 Cementerio de

La Unión 388.22 m² ¢625.00 ¢25,467,232.00 ¢625.00

3-049074

Capilla

Velación de La

Unión

8,289.25 m² ¢520,000.00 ¢543,774,800.00 ¢520,000.00

3-032685

Linderos:

norte Junta de

Protección

Social de la

Unión, sur,

este y oeste

Alice André.2

1,941.04 m²

¢8,000.00 ¢127,391,264.00 ¢8,000.00

3-041610

Área Rectora

del Ministerio

de Salud de

La Unión

Esta finca se unificó con

las #

3-00014445, 3-

00019615, 3-00053909 y

3-001978743

¢696.00 ¢0.00 ¢0.00

3-072629

Está

construido el

edificio de

Inciensa

24,471.36 m² ¢607,994,25

0.00 ¢194,558,160.00

¢1,430,106,694.

00

3-046184 Cementerio de

La Unión 3,537.16 m² ¢30,500.00 ¢0.00 ¢0.00

3-0172333

Casa de la

Cultura de La

Unión

567.23 m² ¢0.00 ¢0.00 ¢0.00

3-0462544

Asociación de

Cuidados

Paliativos de

La Unión

1,048.00 m² segregados

a Paliativos 398.00 m² ¢0.00 ¢68,748,800.00 ¢30,500.00

Fuente: Escrituras, planos catastros, registros contables y Sibinet

2 Escritura del 29 de abril del 2002

3 Se rectificó la medida paso de 585.52 m

2 a 567.23 m

2, según plano catastro 3-896837-2003, considerado en

avalúo de la Dirección General de Tributación Av. Adm. C-106-2015 del 2 de setiembre, 2015 4 Según Resolución de Donación en expediente número 2010-928-RIM se donaron 398 m

2 a la Asociación de

Cuidados Paliativos de la Unión, quedando 650 m2 a nombre del Inciensa

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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Es importante anotar que las fincas N°3-045537, N°3-049074, N°3-032685 y la N°3-046184,

en las que se ubica el Cementerio de la Unión, se solicitó a la Notaría del Estado

confeccionar la escritura para donarlas a la Municipalidad de la Unión, de acuerdo a lo

establecido en el articulo 67 del Código Municipal según lo informado por la licenciada

Andrea Segura Chavarría, Asesora Legal en oficio AL-66-2013 del 09 de diciembre del 2013,

proceso que se encuentra aún en trámite.

Según información suministrada por el señor Leonardo Gómez Araya, Encargado del Sibinet

a excepción de la finca N°3-072629 en la que se ubica las instalaciones del Inciensa todas se

valoraron utilizando el procedimiento establecido; en el oficio VA-299-2007 emitido por la

Sub-Dirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección de Tributación, con sus

respectivos anexos: “Manual de Valores Base Unitarios por Tipología Constructiva.”

Respecto a la finca a esta última finca, el valor fiscal en el Registro Nacional es de

¢1,430,106,694.00, sin embargo se dispone de un avalúo Av Adm N° 107-2006 de la

Dirección General de Tributación , Administración Tributaria de Cartago del año 2006, el cual

le asignó al terreno un costo de ¢607.994.250.00 lo que representa una diferencia de más en

el Registro por ¢822.112.444.00, dato que es muy significativo.

Con el fin de unificar el valor de los terrenos utilizando la misma metodología tanto en la

Contabilidad como en Sibinet se solicitó a la Dirección General de Bienes y Contratación

Administrativa del Ministerio de Hacienda, indicar si el procedimiento utilizado por el señor

Leonardo Gómez Araya, Encargado del Sibinet podía aplicarse en la valoración de los

terrenos en los registros contables, obteniendo como respuesta la aprobación para usar ese

procedimiento, según lo expresó en oficio DGABCA-CS-2654-2013 del 17 de diciembre del

2013, suscrito por el licenciado Luis Segura Amador, en calidad de Director General, tal

como se expone a continuación:

“…en respuesta a su primer interrogante, respecto de la correcta aplicación del

procedimiento que utilizó el encargado de bienes de la institución al valorar los

terrenos basados en lo que establece el oficio VA-299-2007, sin contener este

documento la indicación de que debe ser aplicado en las distintas instancias del

Sector Público, debe esta Dirección General aclarar que de conformidad con el

oficio DGABCA-1214-2007 del 29 de octubre del 2007 (ver documento adjunto),

suscrito por la directora General y el Contador Nacional nombrados en ese

momento, se indica lo siguiente: / “Por otra parte, se les recuerda que el valor de

adquisición de los inmuebles debe mantenerse en el SIBINET, y en la opción de

revaloración se debe registrar el monto que se calculará con el procedimiento

definido por la Sub-Dirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección

General de Tributación; en el oficio en mención. / La Contabilidad Nacional como

Órgano Rector, en ejercicio de sus funciones de establecer procedimientos

contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el

ámbito gubernamental, así como de asesorar técnicamente a todas las entidades

del sector público nacional en las materias de su competencia; avala el uso del

procedimiento establecido; en el oficio VA-299-2007 emitido por la Sub-Dirección

de Valoraciones Administrativas de la Dirección General de Tributación, con sus

respectivos anexos: “Manual de Valores Base Unitarios por Tipología

Constructiva.” / De esta forma queda claro, que tanto esta Dirección General

como el Órgano de Normalización Técnica de este Ministerio y la Dirección de

Contabilidad Nacional, concuerdan en que la utilización de los procedimientos

establecidos en el oficio VA-299-2007 por parte de los entes públicos, son los

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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correctos a aplicar en casos de valoración de terrenos.” (El resaltado no

corresponde al original)

Considerando las inconsistencias en los registros contables y las diferencias en los valores

asignados en el Sibinet, esta Unidad de Fiscalización considera que el saldo de la cuenta

auditada no está razonablemente presentado al 31 de diciembre del 2014, por lo tanto

deben realizarse los ajustes en el registro de los terrenos no reportadas en la contabilidad,

la actualización de valor y las anotaciones de las fincas que se encuentran en trámite de

donación a la Municipalidad de la Unión.

2.3.4 Cuentas por Pagar Largo Plazo

El 31 de mayo del 2007, por medio del asiento de ajuste AJ-05-07-01 se realizó el único

registro contable por ¢600,000.00 en la cuenta 2-202-001, llamada “Provisión para atención

de emergencias”, con el fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley N° 7914

“Ley Nacional de Emergencia”, vigente desde el 13 de octubre del 1999, que indicaba lo

siguiente:

“Artículo 36.- Aprovisionamiento presupuestal para prevenir situaciones de riesgo

inminente de emergencia y atención de emergencias. Todos los organismos de la

Administración central o descentralizada y los Gobiernos locales incluirán, en sus

presupuestos, una partida presupuestaria destinada a prevenir situaciones de

riesgo inminente de emergencia y atención de emergencias.”

Al 31 de diciembre, 2014, la cuenta presenta el siguiente saldo:

Cuentas por Pagar Largo Plazo

Al 31 Diciembre 2014

En miles de colones

Nombre del Estado

Financiero

Código

Contable

Nombre de la

cuenta

Monto de la cuenta

Estado de Situación

Financiera

Cuentas por Pagar

Largo Plazo ¢600.00

Balance de

Comprobación

2.2.4.01.99 Otras Provisiones ¢600.00

Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014

Esta Unidad de Fiscalización, intentó localizar el documento que justificaría el registro

realizado sin resultados positivos.

En razón de lo indicado, solicitamos a la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de

la Unidad Financiera Contable en nota AI-161-13 del 3 de diciembre del 2013, fotocopia de

la documentación de respaldo. Por medio de oficio UFC-182-13 del 6 de diciembre del

2013, manifestó lo siguiente:

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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“El saldo de provisiones, es otra cuenta que está en el plan de trabajo de esta

unidad, depuración de cuentas contables, como bien lo menciona en su oficio No.

AI-161-13, es un ajuste muy antiguo del periodo 2007, de los cuales en los

periodos 2008-2010-2011, se buscó la información, encontrando únicamente

certificaciones al respecto, de quien en esas fechas fuera la Coordinadora, La

Licda. Emilia Rodríguez.”

Las certificaciones mencionadas en la cita textual anterior establecen que en los

presupuestos del 2005, 2006 y 2007 se reservaron en la cuenta “Otros Productos

Químicos” la suma de ¢200,000.00 por cada año, para cumplir lo que establece la Ley de

Emergencias N°7914.

Con el fin de identificar el origen de este registro localizamos el fundamento legal para la

creación del fondo de emergencias y el ajuste anual del mismo, tal como se detalla a

continuación:

El 11 de enero del 2006 entró en vigencia la Ley N°8488, “Ley Nacional de Emergencias y

Prevención del Riesgo”, que establece en el artículo 45 lo siguiente:

“Artículo 45.- Aprovisionamiento presupuestal para la gestión del riesgo y

preparativos para situaciones de emergencia. Todas las instituciones y empresas

públicas del Estado y los gobiernos locales, incluirán en sus presupuestos una

partida presupuestaria destinada a desarrollar acciones de prevención y

preparativos para situaciones de emergencias en áreas de su competencia. Esta

partida será utilizada por la propia institución, con el asesoramiento de la

comisión; para ello se considerará el Plan Nacional de Gestión del Riesgo. La

Contraloría General de la República deberá fiscalizar la inclusión de esa partida.”

Con el fin de aclarar el uso de esta partida a continuación exponemos la Opinión Jurídica

070 del 1 de octubre del 2012, de la Procuraduría General de la República, que se detalla

seguidamente:

“El artículo obliga a los organismos públicos a presupuestar recursos para

desarrollar acciones de prevención y preparativos para situaciones de emergencia

en áreas de su competencia. Originalmente, la obligación que nos ocupa fue

prevista exclusivamente para labores de prevención. El proyecto de ley que

contemplaba ese aprovisionamiento disponía que la partida era para “prevenir

situaciones de riesgo de emergencias en las áreas de su competencia” (Folio 32

del Expediente Legislativo). Posteriormente, en un texto sustitutivo, los señores

diputados modificaron el objeto de la partida disponiendo que sería “destinada al

desarrollo de acciones de prevención y preparativos para situaciones de

emergencias en áreas de su competencia” (dictamen afirmativo folio 1509 del

mismo Expediente). Alcance que es el que hoy tiene la Ley. / Señala la Comisión

de Emergencia que la Contraloría General de la República se ha pronunciado en

no menos de siete ocasiones para indicar que este aprovisionamiento

presupuestal constituye una previsión en aras de realizar acciones preventivas o

de atención de una emergencia, sin que esté prevista para ser transferida al Fondo

Nacional de Emergencias, sino para ser utilizada por la Administración. / De la

revisión de los documentos del Órgano de control referidos a este numeral 45 se

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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sigue que la Contraloría General de la República, encargada de velar porque una

partida con este contenido sea incorporada en los presupuestos de los

organismos sujetos a su competencia, ha interpretado que esta partida “no es

para transferir” y que el objeto es “Aprovisionar fondos para la gestión del riesgo y

preparativos para situaciones de emergencia”.(...). El Órgano de Control aclara que

dicho artículo 45 no indica que “los recursos sean para transferir, sino que se trata

de una aprovisionamiento presupuestal para la gestión del riesgo y preparativos

para situaciones de emergencia”. Además, se les indica a los entes concernidos

que esa partida es para “ejecutar por la propia Administración”.”

Considerando que el aprovisionamiento presupuestal que establece la normativa es anual y

no acumulativo, como se interpretó al crear la provisión en la contabilidad, esta Unidad de

Fiscalización considera que el saldo de la cuenta auditada al 31 de diciembre 2014, debe

ajustarse.

El día 24 de julio del 2015, al discutirse el borrador del informe la licenciada Grettel Pereira

Rivera Coordinadora de la Unidad Financiera Contable, manifestó sobre este resultado, que

ya habían realizado el ajuste. Se verificó esa afirmación ingresando al módulo de

contabilidad del sistema Bos Ht y efectivamente en abril del 2015 fue ajustada presentando

en dicho módulo un saldo en cero, por tal razón este resultado no se considerará dentro de

las recomendaciones.

2.3.5 Otras Cuentas del Pasivo - Depósitos en garantía sujetos a depuración

En esta cuenta se registraba el ingreso de las garantías de participación y cumplimiento

entregadas en efectivo en dólares o colones por parte de los contratistas a quienes se les

adjudicó la venta del bien o servicio, por medio de los diferentes procesos de contratación

a los que están sujetas las instituciones públicas.

Al 31 de diciembre, 2014 la cuenta presenta el siguiente saldo:

Otras Cuentas del Pasivo

Al 31 Diciembre 2014

En miles de colones

Nombre del Estado

Financiero

Código Contable Nombre de la

cuenta

Monto de la

cuenta

Estado de Situación

Financiera

Otras Cuentas

del Pasivo ¢480.34

Balance de Comprobación 2.1.9.99.03

Depósitos en

garantía sujetos a

depuración

¢480.34

Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014

El control de las garantías entregadas en dólares se registraba en un “libro auxiliar” de la

cuenta en dólares con el Banco Crédito Agrícola de Cartago, en el que se detallaban los

ingresos y devoluciones de las garantías de cumplimiento y/o de participación desde el año

2001 hasta el 2008. Durante el periodo indicado, en el sistema de cómputo no se

registraban los movimientos diarios de esa cuenta, porque se realizaba un asiento mensual

resumiendo todos los registros.

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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Las garantías entregadas en colones se depositaban conjuntamente con las actividades de

la Institución tales como: sobrantes en adelantos de viáticos, venta de carteles por

licitaciones e ingresos por servicios de laboratorio, lo que imposibilitó identificar la

composición del saldo de la cuenta depósitos en garantía desde el módulo de control

bancarios del sistema de Tecapro.

En razón de lo indicado, solicitamos a la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de

Unidad Financiera la documentación que requeríamos para realizar la auditoría, por medio

del oficio AI-133-2013 del 11 de octubre del 2013, obteniendo como respuesta lo que se

transcribe a continuación:

“En seguimiento a su oficio N° AI-076-13, le informo que se buscó la

documentación requerida, en las bodegas ubicadas en: Oficina de Transportes,

cerca de la Unidad de Logística Técnica y detrás de la Recepción, sin resultado

alguno”

Considerando que no disponíamos de la documentación para identificar el contenido de la

cuenta, se solicitó a la Contabilidad Nacional por medio del oficio AI-129-2013 del 7 de

octubre del 2013, la normativa para recomendar a la Unidad Financiera Contable el ajuste

de las cuentas de garantías de participación y cumplimiento de tal manera que se reflejen

únicamente las que se encuentran vigentes.

La M.S.c Irene Espinoza Alvarado, Contadora Nacional en nota DCN-1491-2013 del 27 de

noviembre del 2013, expresó lo siguiente:

“En relación con el tema de garantías de participación y cumplimiento, son

cuentas de pasivo sujetas a depuración, por lo que se debe realizar ese proceso, y

el saldo depurado debe reflejar solamente lo que está vigente y se encuentra

debidamente documentado.”

Considerando que la Unidad Financiera Contable, no dispone de la documentación que

permita a esta Unidad de Fiscalización identificar cómo se compone el saldo de la cuenta

de Otras Cuentas del Pasivo - Depósitos en garantía sujetos a depuración con un monto de

¢480.363.22 considera que el saldo de la cuenta auditada no está razonablemente

presentado al 31 de diciembre 2014 y por lo tanto debe ajustarse.

2.3.6. Hacienda Pública / Capital Inicial

En esta cuenta se inicia con un saldo de apertura el 31 de diciembre del 1996 por

¢51.283.418 y posteriormente se registran ajustes por aumentos o disminuciones de valor

en los terrenos, edificio, activos fijos y en la depreciación acumulada.

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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Al 31 de diciembre, 2014 la cuenta presenta el siguiente saldo:

Hacienda Pública/Capital Inicial

Al 31 Diciembre 2014

En miles de colones

Nombre del Estado Financiero Código

Contable

Nombre de la

cuenta

Monto de la

cuenta

Estado de Situación Financiera Hacienda Pública ¢1,265,019

Balance de comprobación 3.1.1.01.01 Capital Inicial ¢1,265,019

Fuente: Estado de Situación Financiera y Balance de Comprobación 2014

Se analizaron todos los registros contables realizados en la cuenta de referencia, con

resultados similares a los estudios de las cuentas citadas anteriormente, sobre los que no

se localizó la documentación que respalda los registros contables iniciales, por un monto

de ¢51,253,418.19 y solo mediante los cuales se podría determinar el origen de la

anotación, su ajuste a la realidad institucional y a la normativa contable.

Con el fin de identificar fuentes alternas en la búsqueda de la documentación que permitiera

a esta Unidad de Fiscalización analizar el contenido de la cuenta capital inicial, por medio

del AI-097-13 del 1 de julio del 2013, se le solicitó al máster German Picado García, Director

Administrativo, la documentación que respalda ese registro.

La respuesta en oficio DA-120-13 del 15 de julio del 2013, se expone a continuación:

“Se realizó una búsqueda en los archivos que están en transportes y por la central

teléfono y no se encontró la documentación formación que respalda los registros

contables de los puntos 1, 2, 3 y 4, la próxima semana se destinara una persona

exclusivamente a buscar esta documentación en el archivo que esta por el área de

Lavado, por cuanto la información de Financiero está muy dispersa.”

Al día de este informe no se ha recibido información adicional.

Tal como se identificó en el sistema de contabilidad, la cuenta Capital Inicial se compone

de los siguientes movimientos:

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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Capital Inicial

Al 31 Diciembre 2014

En miles de colones

Fecha de

registro Detalle según revisión de documentos Monto en colones

31/12/1996 Asiento de apertura en sistema de cómputo. De este

registro no se encontró la documentación de respaldo ¢51,253,42

31/10/1997

Se giró a Tecnomática Internacional el cheque N°016146

del 11 de diciembre de 1996 por un monto de

¢438,000.00 por un diagnóstico de la situación de los

sistemas de información del Inciensa, el cheque fue

retirado el 17 de diciembre de 1996 y el 24 de octubre de

1997 Tecnomática Internacional devuelve el monto,

según recibo N° 5992 y la devolución se registró en la

cuenta Patrimonio Institucional.

¢438.00

31/01/2005

Según datos del sistema de cómputo se ajustaron

algunas cuentas de activo, según toma física realizada el

29 de noviembre del 2004, aumentando el valor de los

siguientes bienes: edificio, equipo de oficina, terreno y

equipo de transporte y disminuyó el valor del equipo de

cómputo y del equipo médico y laboratorio y estas

variaciones se registraron contra la cuenta de patrimonio.

De estos registros no se encontró evidencia documental

¢946,625.22

31/01/2005

Según datos del sistema de cómputo se ajustaron

algunas cuentas de provisiones por depreciación

acumulada, por toma física realizada el 29 de noviembre

del 2004, ajustándose las siguientes cuentas de

depreciación: Edificios, Equipo de Cómputo, Equipo

Médico y Laboratorio, Mobiliario Equipo de Oficina,

Mejoras a Terrenos, Equipo de Transporte, todos estos

cambios se registraron contra la cuenta Patrimonio

Institucional. De estos registros no se encontró la

documentación de respaldo

-¢147,293.15

30/11/2007

Se registraron fincas que no estaban en los registros

contable, de las cuales no se encontró la documentación

de respaldo

¢559.92

31/12/2008

Por avalúo se aumenta el valor de la finca N°3072629,

donde se ubica el edificio del Inciensa. No se logró ubicar

la documentación de respaldo.

¢413,435.99

Total del saldo de la cuenta ¢1,265,019.40

Fuente: Registros del módulo de contabilidad del BOS-HT.

Considerando que la Unidad Financiera Contable no dispone de la documentación que

permita a esta Unidad de Fiscalización identificar cómo se compone el saldo de la cuenta

Capital Inicial por un monto de ¢1,265,019,399.92 considera que el saldo de la cuenta

auditada no se está razonablemente presentado al 31 de diciembre 2014.

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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-07-2015

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3 CONCLUSIONES

El Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud no

presenta de manera razonable los saldos de las cuentas de Mercadería en Tránsito,

Cuentas por Cobrar Largo Plazo, Terrenos, Cuentas por Pagar Largo Plazo, Otras Cuentas

del Pasivo, Hacienda Pública / Capital inicial correspondientes al periodo que finalizó el

31 de diciembre de 2014.

Se observaron debilidades en el archivo y resguardo de la documentación que justifica

el registro de los movimientos contables en las seis cuentas del Estado de Situación

Financiera, lo que imposibilitó identificar y analizar los movimientos de débito y de

crédito que nos permitieran elaborar la composición de cada uno de los saldos

auditados. A pesar de que la Unidad Financiera Contable disponía de cuatro espacios

para guardar la documentación, ninguna reúne las condiciones mínimas para identificar

el contenido en las cajas de cartón o la estantería, los periodos a que corresponde y la

documentación que justifica el registro contable.

La imposibilidad de localizar la documentación que respalda los registros contables, a

pesar de los esfuerzos de la Administración y de la Auditoría Interna en los lugares

destinados por la Unidad Financiera Contable para guardar los registros y la

documentación que la justifica, además de propiciar una eventual abstención de

opinión por parte de auditores externos, nos permite concluir de manera contundente

que se deben realizar los ajustes de contabilidad para eliminar los saldos de las cuentas

que no es posible identificar y sobre los que se han agotado todas las acciones

posibles de identificación los saldos de las cuentas de Mercadería en Tránsito, Cuentas

por Cobrar Largo Plazo, Cuentas por Pagar Largo Plazo y Otras Cuentas del Pasivo. Es

importante considerar lo externado por la máster Irene Espinoza Alvarado, Contadora

Nacional “…el objetivo de depurar significa librar de errores e inconvenientes mas o

menos graves los estados financieros, eliminando saldos antiguos que ya no

representan un movimiento contable mas allá de lo que se pueda reconocer

legalmente.”

Otra cuenta que no refleja la situación real de los bienes inmuebles de los que dispone

la institución, casi desde su misma creación son los terrenos, de los cuales solamente

uno está siendo utilizado y existe una diferencia de ¢822.112.444.00, entre el valor

reportado como valor fiscal en el Registro Nacional y el avalúo de la Dirección General de

Tributación, Administración Tributaria de Cartago del año 2006. Los restantes

corresponden al Cementerio Central de la Unión, la Capilla de Velación de la Unión, La

Casa de la Cultura de La Unión y el sobrante de la donación realizada a la Asociación

de Cuidados Paliativos de la Unión y tienen valores desactualizados, además se

mantiene en la contabilidad el registro de una finca que fue donada la Ministerio de

Salud, existiendo un traspaso formal por medio de escritura.

En atención de todas las situaciones comentadas la cuenta de Hacienda Pública /

Capital Inicial refleja un saldo que no se ajusta a la realidad institucional.

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4 RECOMENDACIONES

A la Unidad Financiera Contable

4.1 Realizar los ajustes contables correspondientes en las cuentas del Estados de Situación

Financiera sobre las que fue imposible localizar la documentación que posibilitara

identificar el origen y composición, las cuales se citan a continuación:

Cuentas del Estado de Situación Financiera para ajuste

Al 31 de Diciembre del 2014

En miles de colones

Nombre de la cuenta

Estado de Situación

Nombre de la cuenta

Balance de

Comprobación

Código

Contable

Monto de la

cuenta

(miles de ¢)

Resultado

Mercancías en

Tránsito

Inventarios sujetos a

depuración 1.1.9.99.04

¢19.787.07

2.3.1

Cuentas por Cobrar

Largo Plazo

Cuentas por Cobrar a

Corto Plazo sujetas a

depuración

1.1.9.99.03 ¢4,867.01 2.3.2

Otras Cuentas del

Pasivo

Depósitos en garantía

sujetos a depuración 2.1.9.99.03 ¢480.34 2.3.5

4.2 Definir e implementar acciones concretas para el adecuado archivo de los documentos

que sirven de base a los registros contables. (Resultado 2.2.)

4.3 Registrar en la cuenta de Terrenos o por medio de notas a los Estados Financieros la

finca N°3-046254 por 650.00 metros cuadrados, que corresponde al sobrante de la

finca original por 1,048 metros cuadrados, de la cual se segregaron 398 metros

cuadrados que se donaron a la Asociación de Cuidados Paliativos de la Unión.

(Resultado 2.3.3)

4.4 Registrar en la cuenta de Terrenos o por medio de notas a los Estados Financieros la

finca N°3-017233 por 567.23 metros cuadrados5, con un valor de ¢96,429,100.00,

entregada en calidad de donación a la Municipalidad de la Unión para la construcción

de la Casa de la Cultura y sobre la cual aún no se ha elaborado la escritura pública de

traspaso, a pesar de que el proceso de donación se inició desde el año 1996. El ajuste

al valor de la finca se justifica en el avalúo realizado por la Dirección General de

Tributación A. Adm C-106-2015 del 02 de setiembre, 2015. (Resultado 2.3.3)

4.5 A partir de enero, 2016 revaluar los terrenos que se reflejarían como nota a los Estados

Financieros utilizando el procedimiento aprobado en oficio DGABCA-CS-2654-2013 del

17 de diciembre del 2013, de la Dirección General de Bienes y Contratación

Administrativa para ser usado en la contabilidad, de las siguientes fincas:

a) N° 3-049074 por 8,289.25 m² en el que está construida la Capilla de Velación de la

Unión y se registró en la contabilidad con un valor de ¢520.000.00.

5 Medida rectificada según plano catastro 3-896837-2003, considerada en avalúo de la Dirección General de

Tributación Av. Adm. C-106-2015 del 2 de setiembre, 2015.

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b) N° 3-045537 por 388.22 m² ubicada en el Cementerio de la Unión con un valor de

¢625.00.

c) N° 3-046184 por 3,537.16 m² ubicada en el Cementerio de la Unión con un valor de

¢ 30.500.00.

d) N° 3-032685 por 1,941.04 m² de la que se reportan únicamente los siguientes

linderos, según escritura del 29 de abril del 2002: al norte Junta de Protección Social

de la Unión, sur, este y oeste con Alice André, con un valor de ¢ 8.000.00.

e) La finca N° 3-046254 por 650.00 m² , que fue el sobrante de la segregación para

donar los 398 a la Unidad de Cuidados Paliativos de la Unión , se ubica frente al

Cementerio de la Unión y no registra ningún valor en la contabilidad. (Resultado

2.3.3).

Con el fin de unificar el valor de los terrenos utilizando la misma metodología tanto en la

Contabilidad como en Sibinet se solicitó a la Dirección General de Bienes y Contratación

Administrativa del Ministerio de Hacienda, indicar si el procedimiento utilizado por el señor

Leonardo Gómez Araya, Encargado del Sibinet podía aplicarse en la valoración de los

terrenos en los registros contables, obteniendo como respuesta la aprobación para usar

ese procedimiento, según lo expresó en oficio DGABCA-CS-2654-2013 del 17 de diciembre

del 2013, suscrito por el licenciado Luis Segura Amador, en calidad de Director General.

4.6 Coordinar con la Asesoría Legal el ajuste de valor en el Registro Nacional de la finca

N° 3-072629 en el que se ubica las instalaciones del Inciensa, cuyo valor fiscal en el

Registro Nacional es de ¢1,430,106,694.00 y en el avalúo y los registros contables es

de ¢607.994.250.00, dato reportado en el avalúo del Ministerio de Hacienda del ñao

2006.(Resultado 2.3.3).

4.7 Excluir de los registros contables la finca N°3-00041610, por un monto de ¢696.00, que

fue donada como parte de las cinco fincas donadas al Ministerio de Salud. (Resultado

2.3.3).

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Anexo N°1

Observación al Borrador del Informe Auditoría Financiera específicamente en la cuenta de

Terrenos

Número de Párrafos

2.3.3 y 4.3, 4.4

Observaciones

Administración

“...es criterio de la UFC, que no es preciso registrar en la contabilidad

los terrenos que el INCIENSA ha donado a otros entes, criterio

respaldado en el Principio Contable Revelación Suficiente Sector

Público…(...) //...Además no se trata de recargar los Estados

Financieros con hechos pasados, usualmente la información adicional

que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y

cualitativa de la realidad y retrospectiva de la entidad contable pública

y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y

reportes contables, debe ser revelada por medio de notas explicativas

importantes y que no deben quedar ocultos.”

¿Se Acoge?

Si

No

Parcial

X

Argumentos de la

Auditoría Interna

La Auditoría Interna acoge parcialmente la observación debido a que la

finca N°3-017233 por 585.52 m² que se encuentra en trámite de donación

a la Municipalidad de la Unión para la construcción de la Casa de la

Cultura, aún permanece inscrita a nombre del Instituto Costarricense de

Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud y solo por medio de

escritura pública debidamente registrada se puede acreditar, trámite que

lleva 9 años y aún no se ha concluido, razón por la cual es necesario se

refleje por medio de notas o de manera registral, hasta que se concluya el

proceso en la Notaría del Estado con la escritura pública de donación.

Asimismo la Auditoría Interna considera que debe registrarse o reflejarse

por medio de notas a los Estados Financieros la finca N°3-046254 por

650.00 m², que corresponde al sobrante de la finca original por 1,048

metros cuadrado, de la cual se segregaron 398.00 metros cuadrados

que se donaron a la Asociación de Cuidados Paliativos de la Unión.

Las anotaciones en los registros contables o por medio de notas a los

Estados Financieros se fundamentan en lo dispuesto en el decreto

ejecutivo 36991-H, publicado en la Gaceta N°25 del 3 de febrero del

2012, sobre los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público

Costarricense que estarán vigentes hasta el 31 de diciembre del 2015 y

las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público que

rigen a partir de enero, 2016.

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Número de Párrafos

2.3.3 y 4.5

Observaciones

Administración

“.Además según lo conversado con la Asesoría Legal, los terrenos aún

no han sido trasladados, porque la Notaría del Estado requiere el plano

catastro correspondiente, situación que no ha hecho la Municipalidad de

la Unión, aunque son beneficiarios de algunos de esos activos. (ver oficio

AL-of-35-2015, copiado a esa Auditoría)...(...) // En relación con la

recomendación 4.5, no se acepta, por lo indicado en el párrafo anterior, lo

que corresponde es revelar por notas, los terrenos que permanecen

registralmente a nombre de INCIENSA.”

¿Se Acoge? Si No Parcial

X

Argumentos de la

Auditoría Interna

En la Auditoría Interna consideramos que la recomendaciones 4.5 se

mantiene en los mismos términos que se presentaron en la discusión del

informe pero agregando la valoración a partir de enero, 2016 y a aplicaría

basada en lo que establece el oficio VA-299-2007 emitido por la Sub-

Dirección de Valoraciones Administrativas de la Dirección General de

Tributación, que es el mismo procedimiento utilizado para valorar los

terrenos en el Sibinet, procedimiento que es de rápida aplicación,

aprobado por la Contabilidad Nacional tal como se indicó en el oficio

DGABCA-CS-2654-2013 del 17 de diciembre del 2013.

El valor real de los terrenos se reflejaría conforme a los valores actuales y

según con los anotados en el Sistema de Registro y Control de Bienes

de la Administración Pública (Sibinet), que debe conciliarse con los

registros contables.

Considerando que la mayoría de los terrenos se van a reflejar por nota a

los estados financieros los ajustes de valor se considerarían a partir de

enero, 2016.

Número de Párrafos

2.3.3 y 4.6

Observaciones

Administración

“…me informa la Legal, que para poder actualizar el valor de los terrenos,

la Notaría del Estado, está requiriendo un avalúo actualizado y un plano

catastro, por tanto, la recomendación dada no será de cumplimiento a

corto plazo por las anotaciones que existen…”

¿Se Acoge?

Si

No

X

Parcial

Argumentos de la

Auditoría Interna

La actualización del valor de los terrenos es indispensable, conforme se

genere la información es importante tramitarlo, tal como el avalúo por

¢96.429.100. del terreno 3-017233 de la Dirección General de Tributación

del Ministerio de Hacienda, del 02 de setiembre, 2015