U.D.1 La Comunicaci n en La Empresa

RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

U.D.1- LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA

UNIDAD DIDCTICA 1:

LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA

1. El proceso de la comunicacin.

1.1. Elementos bsicos de la comunicacin y etapas.

2. Tipos de comunicacin en el mbito laboral.

a) Oral , Escrita y No verbal.

b) Formal e Informal

c) Vertical (Ascendente / Descendente) y horizontal

3. Redes de comunicacin de Grupos.

4. Dificultades / barreras en la comunicacin.

5. Tcnicas para vencer las barreras de la comunicacin.

6. La comunicacin generadora de comportamientos.

7. Documentos generados en el entorno de trabajo y elaboracin de un mensaje oral.

Irene Prez



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EL SER HUMANO ES, POR EXCELENCIA, COMUNICATIVO.

La COMUNICACIN es el proceso mediante el cual la persona que emite un mensaje desea entrar en contacto

con quien lo recibe para conseguir un cierto objetivo.



1. EL PROCESO DE LA COMUNICACIN.

o EMPRESA Necesidad constante de comunicacin XITO: Dominio tcnicas.

o PROBLEMA EMPRESAS : Falta de comunicacin o uso inadecuado.

Inters procesos comunicacin

interpersonal.

o Para que la empresa FUNCIONE, debe haber una continua circulacin de la informacin.

LA COMUNICACIN DEBE SER EFICAZ.

o BUEN/A TRABAJADOR/@ ACTUAL Conocimientos CAP. ADAPTACIN y RELACIN

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TRABAJO EN EQUIPO



1.1- ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN

Para poder entender el proceso de la

comunicacin debemos analizar todos

los elementos que intervienen en el proceso.

Irene Prez



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ELEMENTOS BSICOS

COMUNICADOR O EMISOR: Da la

informacin y codifica el mensaje.

CODIFICACIN: Ideas del comunicador /

conjunto sistemtico de smbolos(idioma)

MENSAJE: Resultado del proceso de codificacin.

MEDIO DE COMUNICACIN,

CANAL: Medio fsico por el que se enva

o transporta el mensaje. (Tambin

NO ORAL / Posturas,

expresiones)

RECEPTOR: Persona que recibe

y decodifica el mensaje.

RETROALIMENTACIN o FEEDBACK:

Respuesta por parte del receptor, ante el

mensaje enviado, que permite saber si lo ha

recibido correctamente.

DECODIFICACIN: El receptor recibe la

informacin y comprende el

mensaje una vez recibido.



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ETAPAS

Configuracin de la idea

Codificacin

Emisin del mensaje

Recepcin

Decodificacin

Retroalimentacin o feedback



2. TIPOS DE COMUNICACIN EL MBITO LABORAL.

La comunicacin en el mbito laboral puede clasificarse de distintas formas (ANEXO):

- Segn la direccin del mensaje: Vertical (ascendente/descendente) y Horizontal.

- Segn la estructuracin de la comunicacin: Formal e Informal.

- Segn el cdigo utilizado en la transmisin del mensaje: Verbal (Oral, escrita) y

No verbal.

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A) VERTICAL (ASCENDENTE / DESCENDENTE) y HORIZONTAL

Vertical

DIFERENTES NIVELES DE COMUNICACIN

Horizontal

- Se desarrollan

Canales Formales Canales Informales

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COMUNICACIN ASCENDENTE: Fluye desde los empleados o mandos intermedios hasta la direccin.

Permite al Directivo-Conocer qu funciona y qu NO.

- Contacto directo con colaboradores. (opiniones y necesidades del personal).- Conocer el estado de nimo y motivacin de cada colaborador.

-Promueve la participacin y el aporte de ideas. -Genera acercamiento hacia los directivos.



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COMUNICACIN DESCENDENTE: Fluye desde la direccin o los mandos superiores hasta los empleados de niveles inferiores.

Permite

- Dar instrucciones de trabajo.

- Proporcionar al personal informacin sobre la poltica y objetivos de la empresa y el trabajo que deben desempear. (QU deben hacer, CMO y QU SE ESPERA de ell@s)

COMUNICACIN HORIZONTAL: Fluye entre departamentos o empleados del mismo nivel jerrquico.

Permite

- Coordinar las actividades efectuadas por los distintos empleados o dptos. de la empresa.

- Generar espritu de cuerpo y clima de trabajo en comn.

- Facilita la resolucin de problemas (disolucin de rumores)

- Tomar decisiones en las que deben intervenir varios empleados o dptos. (Creacin de confianza y compaerismo.)



b) FORMAL / INFORMAL

FORMAL (si se efecta dentro de la estructura jerrquica de la empresa): De forma estructurada y programada.

INFORMAL (Al margen de la estructura jerrquica) : No sigue el sistema formal establecido, CANALES NO PLANIFICADOS, surgen de las RELACIONES SOCIALES.

INFORMACIN generada y emitida de forma NO OFICIAL.

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ORGANIZACIN FUNCIONAL divisin del

trabajo

ORGANIZACIN JERRQUICA

lneas de autoridad

Ppal. forma de C.

INFORMAL: RUMOR * (efecto -)

TRANSPORTAN CONTENIDO de inters para los miembros de la

empresa.



c) VERBAL (Oral y escrita) Y NO VERBAL.

ESCRITA: Se transmite mediante la escritura (Por ej: informes, circulares,) *

VERBAL El receptor es la persona que lee el mensaje.

ORAL: Se transmite mediante la voz (Por ej: Debates, reuniones, asambleas, conversaciones telefnicas)

El receptor oye el mensaje.

NO VERBAL: Aquella que NO emplea signos lingsticos para transmitir el mensaje y normalmente facilita informacin sobre la personalidad o estatus del emisor.

Signos NO lingsticos: movimientos corporales o expresiones faciales; volumen de voz, nfasis,

Signos Visuales: apariencia (aseo, vestuario,), decoracin

de la empresa, logotipos,

COMUNICACIN EFICAZ = LENGUAJE ORAL + COMUNICACIN NO VERBAL

COHERENCIA

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3.- REDES DE COMUNICACIN DE GRUPOS.

Toda empresa u organizacin est compuesta por diferentes miembros que forman un grupo. Para lograr una buena comunicacin, deben existir una redes de comunicacin.

Estructuras que se establecen en la empresa para transmitir mensajes entre sus miembros.

Estas redes de comunicacin permiten que fluya la comunicacin ascendente, descendente y horizontal.

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REDES DE COMUNICACIN FORMAL: Las establece la empresa

de acuerdo con su estructura formal. Deben aplicar el plan de

comunicacin interna establecido con el mayor rigor posible.

REDES DE COMUNICACIN INFORMAL: Surgen de forma

espontnea y al margen del organigrama o estructura formal de

la empresa. Pueden resultar positivas o negativas.



REDES DE COMUNICACIN FORMAL

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REDES DE COMUNICACIN INFORMAL

Positivas:

Proporcionan informacin que no ha sido transmitida por los canales de

informacin formales.

Facilitan las relaciones sociales entre los miembros del grupo.

A travs de estas redes, la comunicacin se desarrolla con mayor fluidez y

rapidez.

Negativas:

Utilizadas de forma inadecuada pueden favorecer la aparicin de rumores,

chismes y cotilleos que perjudican el clima laboral de la empresa.

Los tipos ms frecuentes de redes de comunicacin informal son los siguientes:

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REDES DE COMUNICACIN INFORMAL

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4. DIFICULTADES / BARRERAS EN LA COMUNICACIN.

La comunicacin es un factor esencial en el funcionamiento de cualquier empresa. Pero en ocasiones surgen dificultades llamadas BARRERAS DE LA COMUNICACIN.

SEMNTICAS (Del significado) FSICAS (ambientales) PSICOLGICAS o PERSONALES

Smbolos, idioma Interferencias ambiente Interpretaciones, emociones, personalidad, ideas, posicin jerrquica.

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Es todo obstculo o dificultad que surge en el proceso de la comunicacin y que impide que el mensaje sea

correctamente interpretado por el receptor.



BARRERAS PERSONALES O PSICOLGICAS * (DIN. La historia)

BARRERAS SEMNTICAS

Son aquellas dificultades que surgen en la comunicacin debido a la interpretacin incorrecta de los smbolos del cdigo. (Por ej.: utilizacin de un idioma diferente, vocabulario o terminologa especficos,)

BARRERAS FSICAS

Son interferencias presentes en el ambiente en el que se transmite el mensaje. (Por ej.: interferencias producidas por el ruido, una iluminacin o temperatura inadecuadas.)

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ESTEREOTIPOS EFECTO HALO

DEFENSA PERCEPTIVAPERCEPCIN

SELECTIVA



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CASO PRCTICO



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SOLUCIN



5. TCNICAS PARA VENCER LAS BARRERAS DE LA COMUNICACIN.

Algunas tcnicas o estrategias que pueden ayudarnos a vencer o evitar estas barreras, tanto en el papel del emisor como de receptor son:

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Adems, en el caso concreto de efectuar una comunicacin oral a un grupo, el emisor debe tener en cuenta los siguientes puntos:

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6. LA COMUNICACIN GENERADORA DE COMPORTAMIENTOS

La Comunicacin, como hemos visto, puede facilitar o dificultar las relaciones laborales, y por tanto, influye en el clima laboral de la empresa.

Una empresa que cuente con un buen plan de comunicacin interno e informe bien a sus trabajador@s tendr una serie de VENTAJAS. Si l@s trabajador@s estn informad@s:

o Conocen los objetivos, la estructura y el funcionamiento de la empresa.

o Su actitud hacia la empresa es mejor, ya que estar basada en el conocimiento.

o Cuando a l@s trabajador@s se les pide opinin sobre posibles modificaciones y nuevas ideas se sienten ms valorad@s, y por tanto, ms satisfech@s.

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COMO CONSECUENCIA

El clima laboral es ms agradable y la empresa funciona mejor, con los que TODOS SUS MIEMBROS OBTIENEN BENEFICIOS.

UN BUEN SISTEMA DE COMUNICACIN INTERNA DENTRO DE UNN EMPRESA GENERA ACTITUDES Y COMPORTAMIENTOS FAVORABLES QUE AYUDAN A

MEJORARLA.



7. DOCUMENTOS GENERADOS EN EL ENTORNO DE TRABAJO Y ELABORACIN DE UN MENSAJE ORAL.

En el mbito laboral se utiliza frecuentemente la comunicacin escrita, tanto en las relaciones de la empresa con el exterior como en las propias relaciones internas.

A tener en cuenta en la comunicacin escrita (Ver anexo).

El emisor no puede obtener una retroalimentacin inmediata.

Tampoco hay posibilidad de comunicacin no verbal.

Por ello, para facilitar la adecuada interpretacin y comprensin del mensaje, este tipo de comunicacin debe reunir :

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ADECUACIN

Presentacin, ortografa, sintaxis, lenguaje conciso, vocabulario,

COHERENCIA

Claro y ordenado; destacar la idea y ordenar segn propsito.

COHESIN

Conectar oraciones de cada prrafo para evitar que el lector pierda informacin (relaciones orden, causa, efecto, tiempo,)



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Cmo se elabora un mensaje oral?

La mayor parte de la comunicacin que se da en la empresa es la comunicacin oral; debido a su rapidez e inmediatez. (Por ej.: dar instrucciones, transmitir informacin a un/a compaer@, presentar proyectos, participar en reuniones

Para que las comunicaciones orales puedan alcanzar su propsito es necesario que se den ciertas condiciones que faciliten su comprensin:

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1.- Expresin clara y concisa 6.- Usar frases cortas y seguir un orden en la exposicin de las ideas.

2.- Exponer las ideas con un lenguaje que se ajuste al nivel intelectual y cultural del interlocutor

7.- Cuidar el lenguajeNO verbal (miradas, gestos, posturas,..)

3.- Adoptar una actitud dialogante. 8.- Cuidar la pronunciacin, intensidad y entonacin de nuestra voz.

4.- Hablar alto y claro. 9.- Hablar despacio para facilitar la comprensin y respetar los silencios.

5.- Mirar a nuestro/s interlocutores. .



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UNA ADECUADA COMUNICACINFAVORECE UN BUEN ENTENDIMIENTO, LO

CUAL ES UN FACTOR DE MOTIVACIN Y UNA INAGOTABLE FUENTE DE ENERGA



ANEXOS

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