UF0033. Aprovisionamiento y Almacenaje en la venta

1UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

UF0033. AprovisionAmiento y AlmAcenAje en lA ventA

2 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

Índice

•INTRODUCCIÓN..............................................................................

•UNIDADDIDÁCTICA1.Cajayterminalpuntodeventa.................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta

1.1.1. Funcionamiento .............................................................................

1.1.2. Características .................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales ..................................................................................

1.2.1. Caja registradora .............................................................................

1.2.2. Datáfono .........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV .........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV ..........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto ..................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV ...........................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros) ..............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV .............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta) .......................................

RESUMEN........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN.......................................................................

•UNIDADDIDÁCTICA2.Procedimientosdecobroypagode las


operacionesdeventa............................................................................

2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago ...................

2.1.1. Efectivo ...........................................................................................

2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria .......................................

2.1.3. Tarjeta de crédito y débito ............................................................

2.1.4. Pago contra reembolso ..................................................................

2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros .................................

2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico

2.2. Los justificantes de pago .............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características ..........................................

2.2.2. Justificantedetrasferencias ..........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo ..............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial

2.4. Devoluciones y vales ...................................................................................

2.4.1. Normativa .......................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión ............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago ...........................................

2.6. Arqueo de caja ..............................................................................................

2.6.1. Conceptoyfinalidad ......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV ..............

RESUMEN........................................................................................

dAtos del AUtor

Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo.

Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, el marketing y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia.

En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning.

En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.

AprovisionAmiento y AlmAcenAje en lA ventA. comercio y mArketing.

no está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2013, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-09-0Depósito legal: PO 602-2013Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

FichA

Aprovisionamiento y almacenaje en la venta. Comercio y marketing

1ª EdiciónCertia Editorial, Pontevedra, 2013

Autor: Patricia Blanco Rivas

Formato: 170 x 240 mm •85 páginas.

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sto)

7

Índice

•INTRODUCCIÓN.............................................................................. 11

•UNIDADDIDÁCTICA1.Gestióndestockseinventarios................ 13

1.1. Características y conservación de productos: ..........................................15

1.1.1. Condiciones de conservación de productos ..............................15

1.1.2. Cualidades básicas ..........................................................................17

1.1.3. Productos especiales. Normativa aplicable ................................18

1.1.4. Embalaje y conservación ..............................................................19

1.2. Clasificación de stocks: clasificación ABC ...............................................19

1.3. Rotación de productos: concepto ..............................................................20

1.3.1. Ruptura de stocks: repercusiones comerciales ..........................20

1.3.2. Stock de seguridad: concepto y cálculo ......................................21

1.3.3. Stock óptimo: concepto y cálculo ...............................................21

1.3.4. Periodicidad y métodos a punto de pedido ................................22

1.4. Inventario ......................................................................................................22

1.4.1. Finalidad ..........................................................................................23

1.4.2. Principios y métodos de valoración de inventario: LIFO y FIFO ................................................................................................23

1.4.3. Inventario físico y contable ..........................................................24

1.5. La pérdida desconocida: concepto y causas .............................................25

8

1.6. Gestión del aprovisionamiento ..................................................................25

1.6.1. Conceptos básicos. Entradas y salidas ........................................26

1.6.2. Fichas de almacén ..........................................................................26

1.6.3. Registro de información: etiquetas de productos .....................28

1.6.4. Codificaciónytrazabilidad ...........................................................28

1.7. Control de inventarios .................................................................................29

1.7.1. Ratios de control de stock ............................................................29

1.8. Innovaciones tecnológicas ..........................................................................31

1.8.1. Herramientas informáticas para la gestión del almacén: hardware y software .......................................................................31

RESUMEN........................................................................................ 35

AUTOEVALUACIÓN....................................................................... 37

•UNIDADDIDÁCTICA2.Almacenajeydistribucióninternadeproductos............................................................................................. 41

2.1. El almacén: concepto y finalidad ...............................................................43

2.2. Proceso organizativo del almacenamiento de productos .......................45

2.2.1. Sistemas de almacenaje ..................................................................45

2.2.2. Bloques apilados .............................................................................45

2.2.3. Sistema convencional ....................................................................46

2.2.4. Sistema compacto ..........................................................................47

2.2.5. Sistema dinámico ...........................................................................48

9

2.3. Criterios de almacenaje................................................................................49

2.3.1. Tipos ................................................................................................49

2.3.2. Ubicación ........................................................................................50

2.3.3. Apilamiento .....................................................................................51

2.3.4. Ventajas e inconvenientes .............................................................51

2.4. Distribución interna y plano del almacén .................................................52

2.5. Seguridad y prevención de riesgos en el almacén ...................................57

2.5.1. Actuación en caso de accidentes..................................................57

2.5.2. Medidas de seguridad e higiene ...................................................60

2.5.3. Recomendaciones en el almacén comercial: manual de seguridad ..........................................................................................61

RESUMEN........................................................................................ 63

AUTOEVALUACIÓN....................................................................... 65

•EJERCICIOS....................................................................................... 71

•EVALUACIÓNFINAL....................................................................... 73

•BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA........................................................ 81


introdUcción

Es importante estudiar los sistemas de almacenaje, puesto que gracias ellos se pueden aprovechar bien las mercancías y realizar gestiones correctas de stock, así como una gestión eficiente.

La gestión de stock es fundamental para conocer cuáles son las pérdidas reales de los almacenes y poder gestionar las existencias de forma eficiente. Cabe destacar el conocimiento de los modelos FIFO y LIFO de gestión de stocks.

Las empresas deben realizar dos inventarios anuales; normalmente, éste debe coincidir con el cierre del año fiscal. Gracias al inventario se puede conocer cuáles son las existencias reales que tiene un almacén y cotejarlas con los registros de las mismas para saber si ha habido errores en el registro, robos, desperfectos, etc.

Es importante que las empresas realicen una gestión de aprovisionamiento en el almacén para controlar aspectos de éste tales como, por ejemplo, la gestión de las entradas y salidas de mercancía, la rotura de existencias, los desperfectos, la documentación relativa a cada operación, etc. Para la gestión de aprovisionamiento es necesario apoyar tales tareas con sistemas de hardware y de software adaptados a las circunstancias del almacén, así como a su estructura interna.

Los almacenes son aquellos lugares en los que se guardan los productos o servicios para ser distribuidos posteriormente. Existen distintos tipos de almacenes y este factor depende, principalmente, del tipo de producto que se almacenará en el mismo.

Para una optimización del espacio de los almacenes, es necesario realizar un estudio de los metros cuadrados y cúbicos disponibles para colocar la mercancía de la forma más eficiente, ahorrando espacio y, por consiguiente, dinero.

Por último, cabe destacar la prevención de los riesgos laborales en los almacenes: los operarios deben recibir los conocimientos básicos para saber actuar en caso de accidente.


Gestión de stocks e inventArios 1UnidAd

•Contenido1.1. Características y conservación de productos:

1.2. Clasificación de stocks: clasificación ABC

1.3. Rotación de productos: concepto

1.4. Inventario

1.5. La pérdida desconocida: concepto y causas

1.6. Gestión del aprovisionamiento

1.7. Control de inventarios

1.8. Innovaciones tecnológicas

•ResUmen

•AUtoevAlUAción


D entro de todo el engranaje del funcionamiento de los almacenes tiene

especial relevancia la gestión de stocks y los inventarios ya que, gracias a este tipo de gestión, los empresarios no tienen una serie de pérdidas por la depreciación de los productos o por su caducidad. A lo largo de esta unidad didáctica vamos a estudiar los aspectos más relevantes de los stocks y los inventarios, así como de almacenamiento en general.

1.1.CaracterísticasyconservacióndeproductosLa conservación es el proceso a través del cual se manipulan los productos

de tal forma que se evite o ralentice su deterioro. Esto suele lograrse evitando el crecimiento natural de los productos, así como su exposición a ciertas sustancias y retrasando la oxidación de las grasas que provocan su deterioro.

1.1.1. Condicionesdeconservacióndeproductos

Es importante conservar los productos para que éstos tengan una vida útil más duradera; además, se conservan para evitar daños en los trabajadores y en la sociedad en general.


Se pueden conservar todo tipo de productos, aunque, a priori, relacionemos la conservación con los productos alimenticios. A continuación vamos a enumerar algunos de los productos que se conservan por razones preventivas:

• Productosalimenticios.

• Maquinariasdetrabajo.

• Equiposdeoficina.

• Equiposdeseguridad.

Los principales métodos y técnicas de conservación son:

• Medianteelcalor,yaqueéstedestruye lamayoríadegérmenes.Lasformas más utilizadas son:

a) La pasteurización. A través del calor se destruyen microrganismos patógenos. Se utilizará un tipo de temperatura diferente para cada producto.

b) Esterilización. Se realiza la esterilización por el vapor de agua a presión. Se suele utilizar para instrumental que va a estar en contacto con el cuerpo humano.

c) Ebullición (100ºC). Se realiza mediante la cocción de más de cinco minutos y los gérmenes no sobrevivirán. Este método se utiliza para alimentos, pero también para lavar productos o ropas.

d) Uperización (UHT). La uperización consiste en una esterilización sometida a una corriente de vapor de agua recalentado y normalmente se utiliza para conservar productos como la leche.

• Medianteel fríoseaumenta lavidaútilde losciertosproductosysereduce la velocidad de crecimiento de los gérmenes. Las formas más utilizadas son:

a) Refrigeración. Se mantiene el alimento a bajas temperaturas sin llegar a la congelación.

b) Congelación. Los productos se ponen a temperaturas inferiores a 18


grados.

c) Ultracongelación. Se somete el alimento a una temperatura entre -35 y -150 grados durante breve periodo de tiempo.

• Pordeshidratación:

a) Secado. Es una pérdida de agua parcial en condiciones ambientales naturales o bien con una fuente de calor suave y corrientes de aire.

b) Concentración. Se elimina parcialmente el agua en alimentos líquidos.

c) Liofilización: Es la desecación de un producto que anteriormente ha sido congelado a través de una sublimación del hielo al vacío.

• Mediante aditivos de origen natural o bien de origen industrialdebidamente autorizados.

• Porirradiación.Consisteenlaaplicaciónderadiacionesionizantesbajoun estricto control.

• Conservaciónquímica,basadaen laadicióndesustanciasqueactúanmodificando químicamente el producto, por ejemplo disminuyendo el pH.

1.1.2.Cualidadesbásicas

A continuación vamos a enumerar las cualidades básicas de conservación de productos:

• Ordenylimpieza.

• Formacióndelpersonalquemanipulalosproductos.

• Organizaciónenlosespaciosenlosquesealmacenanlosproductos.

• Evitar lascontaminacionescruzadas (sobre todoenalimentos); losproductos no deben mezclarse con otros productos, para evitar las contaminaciones.


1.1.3.Productosespeciales.Normativaaplicable

La normativa aplicable a los productos especiales la podemos encontrar en el Real Decreto 379/2001, de 6 de abril, por el que se aprueba el Reglamento de almacenamiento de productos químicos y sus instrucciones técnicas complementarias MIE APQ-1, MIE APQ-2, MIE APQ-3, MIE APQ-4, MIE APQ-5, MIE APQ-6 y MIE APQ-7.

Es necesario establecer una serie de condiciones de seguridad de las instalaciones de almacenamiento, carga, descarga y trasiego de productos especiales, siendo éstos, como norma general, productos químicos. Las condiciones específicas para productos especiales se aplicarán a las instalaciones de nueva construcción, así como a las ampliaciones o modificaciones de las existentes, y no serán aplicables a los productos y actividades para los que existan reglamentaciones de seguridad industrial específicas, que se regirán por ellas.

Quedan excluidos de la aplicación del Real Decreto antes citado los almacenamientos de productos químicos de capacidad inferior a la que se indica a continuación:

1. Sólidos fácilmente inflamables: 1.000 kg.

2. Sólidos tóxicos: clase T+, 50 kg; clase T, 250 kg; clase Xn, 1.000 kg.

3. Comburentes: 500 kg.

4. Sólidos corrosivos: clase a, 200 kg; clase b, 400 kg; clase c, 1.000 kg.

5. Irritantes: 1.000 kg.


6. Sensibilizantes: 1.000 kg.

7. Carcinogénicos: 1.000 kg.

8. Mutagénicos: 1.000 kg.

9. Tóxicos para la reproducción: 1.000 kg.

10. Peligrosos para el medio ambiente: 1.000 kg.

1.1.4.Embalajeyconservación

Se denomina embalaje a la utilización de distintos instrumentos para proteger y transportar los productos. Una de las principales funciones de embalaje es la conservación de los productos en todo el sistema de gestión de almacén. En definitiva, embalaje es todo aquel envoltorio que acompaña y protege al producto intrínseco desde el momento de la producción hasta su consumo.

Debemos tener en cuenta que el embalaje se apoya de envases, que son los materiales de cualquier naturaleza que se utilizan para contener, proteger, manipular, distribuir y presentar mercancías, desde materias primas hasta artículos acabados, en cualquier fase de la cadena de fabricación, distribución y consumo. Se considerarán también envases todos los artículos desechables utilizados con este mismo fin. Dentro de este concepto se incluyen únicamente los envases de venta o primarios, los envases colectivos o secundarios y los envases de transporte terciarios. Se consideran envases industriales o comerciales aquellos que sean de uso y consumo exclusivo en las industrias, comercios, servicios o explotaciones agrícolas y ganaderas y que, por tanto, no sean susceptibles de uso y consumo ordinario en los domicilios particulares. Solo podrán utilizarse aquellos envases que estén autorizados mediante normativa.

1.2.Clasificacióndestocks:clasificaciónABCEl método de clasificación ABC consiste en efectuar un examen de los

inventarios creando capas de inversión o categorías, con el fin de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios que, por su número, merecen


una vigilancia y atención permanente. El establecimiento de los inventarios es necesario para instaurar tres grupos o secciones, siendo éstos A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. En la clasificación se establece que:

1. En el grupo A se incluyen los artículos más relevantes, de los que existen menos existencias, pero que tienen un valor importante.

2. En el grupo B están los artículos que tienen un número más de existencias que los anteriores, pero menos valor.

3. En el grupo C están aquellos que tiene más presencia en el almacén, pero cuyo valor es inferior.

Las características principales de estos sistemas incluyen:

1. Se base en una colocación previamente establecida dentro de un almacén.

2. Inspección visual de bajadas de inventario.

3. Existen lugares en dónde se colocan las existencias con más salida y otros en dónde se ubican las que reservas.

1.3.Rotacióndeproductos:conceptoLa rotación de productos en un almacén es el sistema a través del cual las

existencias van entrando y saliendo a un ritmo determinado, para ser servidos a los distribuidores o consumidores finales. A lo largo de este punto vamos a estudiar las principales características de la rotación de los productos.

1.3.1.Rupturadestocks:repercusionescomerciales

La rotura de stocks es aquel sistema que incluye el conjunto de costes por la falta de existencias y que no serán absorbidos por la producción del proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados.


A la hora de diseñar la ruptura de stocks hay que tener en cuenta las siguientes características:

1. Disminución del ingreso por venta.

2. Incremento de gastos de servicio.

3. Planificación de reaprovisionamiento.

1.3.2. Stockdeseguridad:conceptoycálculo

Las empresas deben disponer, dentro de sus almacenes, de un sistema de gestión de stocks adecuado a las necesidades, teniendo que ser previsores y mantener un stock de seguridad. La determinación de los stocks de seguridad viene dada, en primer lugar, por la precepción del mercado y por el grado de servicio que una empresa esté dispuesta a ofrecer. Por ejemplo, si se prevé y se confía en que un equipo de fútbol gane una competición, se debe tener un gran stock de seguridad si se quiere servir a los clientes en ese momento determinado. Por este motivo, las empresas deben fijar el nivel de servicio (el servicio que están dispuestos a ofrecer), expresado como porcentaje de servicios sin rupturas de stocks. El Stock de seguridad se calcula:

En donde el NS es e nivel de servicio, LD es la plazo de entrega previsto para la entrega y MAD es la desviación media absoluta, que es la diferencia ente la demanda real y la demanda pronosticada.

1.3.3. Stockóptimo:conceptoycálculo

El stock óptimo está formado por los productos que permiten cubrir

rUptUrA de stocks

•Disminución Del ingreso

•incremento De los gAstos

stock De seguriDAD = ns*lD*mAD


las previsiones ideales de ventas al mismo tiempo que consigue una mejor rentabilidad almacén-capital invertido. Para calcularlo es necesario aplicar el método Wilson, que tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios.

El modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza los costes de gestión de inventarios. Con el modelo de Wilson se intenta determinar el volumen óptimo de pedido que suponga unos costes de gestión totales mínimos, es decir, los costes de pedido más los costes de mantenimiento sean mínimos.

1.3.4. Periodicidadymétodosapuntodepedido

La reposición de los stocks se produce antes de que se produzca el desabastecimiento evitando la rotura de stocks. Denominamos punto de pedido al momento en el que se ha llegado a un nivel de existencias que permite cubrir la demanda durante el plazo de entrega emitiendo un pedido. En definitiva, podemos explicar el punto de pedido como aquel que se define como el nivel de existencias que obligan a emitir un pedido de reposición.

El punto de pedido se calcula por el stock mínimo más la cantidad que se necesita para cubrir el consumo previsto durante un intervalo de tiempo que media entre la emisión del pedido y la entrega del material por el proveedor.

1.4.InventarioPodemos definir el inventario como aquella relación ordenada de bienes y

existencias de una organización o empresa en una fecha concreta. En definitiva, es la relación de los bienes materiales, contables y derechos pertenecientes a una persona o entidad, hecha con orden, claridad y transparencia.

Desde el punto de vista de contabilidad, un inventario es una relación detallada de las existencias materiales ubicadas en el activo que tiene que mostrar el número de unidades en existencia, la representación de los artículos, los


precios unitarios, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

1.4.1. Finalidad

La principal finalidad del inventario es gestionar y controlar las existencias de una empresa u organización para minimizar gastos ocasiones del almacenaje; además, se reducen las roturas de las mercancías y atiende en todo momento a la demanda de los clientes. Realizando una gestión adecuada de los inventarios se reduce el riesgo de rotura de las existencias y se minimizan los costes de mantenimiento, sabiendo en todo momento el número de existencias que están a disposición de los clientes y usuarios.

1.4.2. Principiosymétodosdevaloracióndeinventario:LIFOyFIFO

Los métodos de valoración de inventarios más conocidos son el LIFO (last in, firts out) y el FIFO (firts in, firts out), que vamos a estudiar a continuación.

El método FIFO significa primera entrada, primera salida. Es un sistema óptimo para almacenar los productos pereceros, que deberán ser colocados de manera que los primeros que han entrado en el almacén sean los primeros en salir, puesto que son los que antes van a caducar. Una de las formas de entender perfectamente este sistema es a través de silos de almacenaje, en los cuales la mercancía se coloca por arriba y se suministra por abajo.

entrAdA

sAlidA


El sistema LIFO significa que el último producto en entrar será el primero en salir. Este sistema se utiliza para productos no pereceros.

1.4.3. Inventariofísicoycontable

A través del inventario se verifica la existencia de las mercancías de una empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

Podemos definir el inventario contable como la relación ordenada de bienes y existencias de una organización a una fecha determinada. Se determina mediante una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías dentro del almacén de la organización.

En el inventario físico, los profesionales que lo realizan contabilizan cada uno de los productos; éstos tienen que ser cotejados con los sistemas de registro. De esta manera, se podrá comprobar qué mercancías han sufrido roturas, cuáles se han perdido o robado, etc. El inventario físico se debe realizar dos veces al año. Normalmente, debe coincidir con el cierre del período fiscal, para efecto del balance contable. Se debe hacer el inventario físico por las siguientes razones:

• Permiteverificarlasdiferenciasexistentesentrelosregistrosmanualesoinformáticos y las existencias reales del almacén.

• Sepuedeverificareconómicamente lasdiferenciasentre losregistroscontables y las existencias reales.

• Esimportanteparaconocerelvalortotaldelasexistenciasparaefectosde los balances.

El inventario físico se fundamenta en dos razones:

• Cumplelasexigenciasfiscales,yaquelosresultadosdelinventariodebenestar registrados en los libros contables.

• Satisfacelanecesidadcontable.


1.5.Lapérdidadesconocida:conceptoycausasPodemos definir la pérdida desconocida como la diferencia entre el valor de

una mercancía recibida y el valor que finalmente alcanza la mercancía atendiendo a la cifra de ventas que la empresa ha recaudado. Lo normal es que la mercancía se venda a un precio superior al que se ha adquirido, pero no siempre sucede así y los almacenes tienen que asumir una serie de pérdidas que hay que evitar en lo posible. En definitiva, podemos definir la pérdida desconocida como la diferencia entre los stocks teóricos que tiene un almacén y los stocks reales. Estas pérdidas tienen su origen en tres causas principales:

• Hurtoexterno,provocadoporpersonasajenasalaempresa.

• Hurto interno,producidopor losempleadosde lapropiaempresaopersonas relacionadas laboralmente con la empresa.

• Erroresdegestión,derivadosde fallosdegestiónno intencionadoscomo, por ejemplo, el error al anotar el precio de un producto.

Las empresas deben crear protocolos para evitar la pérdida desconocida ya que, a lo largo de un año, se pierden miles de euros por esta causa, siendo unas pérdidas que las empresas tienen que asumir.

1.6.GestióndelaprovisionamientoLas empresas, como norma general, producen bienes y servicios. Para

la realización de los bienes y servicios necesita de una serie de factores de producción y entre ellos se encuentran las existencias necesarias para la actividad de la empresa. La obtención y gestión de esas existencias forma la función de aprovisionamiento. A continuación estudiaremos los datos y conceptos más importantes de la gestión del aprovisionamiento empresarial.


1.6.1. Conceptosbásicos.Entradasysalidas

El departamento de aprovisionamiento tiene dos funciones fundamentales dentro de la gestión de aprovisionamiento, que son:

• Gestiónde lascompras.Seencargaderealizar todas lascomprasdeproductos y mercaderías que se requieren para la producción o comercialización del mismo. Esta función debe valorar aspectos como:

1. El coste de las mercaderías.

2. La calidad de los productos.

3. Los plazos de entrega y la seriedad en el cumplimiento de la entrega de las mercancías.

4. Las facilidades de pago.

5. Los posibles descuentos por pronto pago.

6. Los servicios posventa.

• Gestióndeinventarios.Seencargadelaorganizacióndelasexistenciasque permanecen en stock. Contempla variables tales como:

1. La determinación de la cantidad de las existencias que se han de mantener para cubrir las necesidades de la producción.

2. La garantía de un ritmo de pedidos adecuado.

3. La organización del espacio físico del almacén en el que se van a apilar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice en óptimas condiciones para evitar mermas, roturas y gastos innecesarios.

1.6.2. Fichasdealmacén

La ficha de almacén es el documento contable a través del cual se registran todos los movimientos de existencias que tienen lugar en el almacén durante un período de tiempo determinado. En la ficha de almacén se deberán registrarse, entre otros datos:


• Eldesglosedelasexistenciasiniciales.

• Laentradademercancíasenelalmacén.

• Elpreciodeadquisicióndelasmercancías.

• Elpreciodecostedelasmercancías.

A continuación vamos a ver un ejemplo de una ficha de almacén:

FechA proDucto proveeDor coste grADos trAnsporte otros


1.6.3. Registrodeinformación:etiquetasdeproductos

El etiquetado de los productos es obligatorio y en él deben costar todos sus datos. Una de las funciones más importantes del etiquetado es identificar el garante del producto, que puede ser el fabricante, el distribuidor, el vendedor, el importador o incluso el marquista. Los datos de la etiqueta son muy importantes y se debe contener:

• Elnombredelproducto.

• Laidentificacióndelresponsabledelproducto,esdecir, laentidada laque se le puede reclamar en caso de daños a terceros.

• Lasinstruccionesdeusodelosmismos.

En la gestión de almacén es muy importante el etiquetado para la identificación de los distintos productos. Normalmente, las etiquetas llevan códigos de barras y, si no es así, éstos deberán ser creados por los responsables de los almacenes. El etiquetado es crucial para realizar una buena gestión, ya que en él se contendrán datos relativos al almacenaje, ubicación del producto en el almacén, fecha de entrada, caducidad, etc.

El sistema de etiquetado funciona cuando estamos hablando de sistemas de gestión de almacén que se realicen mediante un software.

1.6.4. Codificaciónytrazabilidad

Podemos definir la trazabilidad como el conjunto de acciones y tecnologías que permiten rastrear todo el recorrido de los productos desde el nacimiento de los mismos hasta el origen final, es decir, la entrega al consumidor. En definitiva,


podemos definir la trazabilidad como la reconstrucción de la historia de los productos.

El sistema de trazabilidad es importante para ciertos productos, sobre todo aquellos alimentarios o que pueden tener repercusión en la salud del consumidor final, como los alimentos en los sistemas de garantías de calidad y seguridad al consumidor y en el cumplimiento de las normativas de defensa del consumo aplicado por los diferentes países.

La obligación de establecer sistemas de trazabilidad para ciertos productos viene establecida en el Reglamento CE 178/2002 de la Unión europea, a través del cual se establece la obligatoriedad de la trazabilidad para los productos agroalimentarios, definiendo la trazabilidad como «aquel conjunto de acciones y procedimientos técnicos que permiten identificar y rastrear cada alimento, desde su nacimiento, transformación, producción y almacenaje hasta su distribución, brindando con ello información que es considerada de valor para el consumidor».

Debemos tener en cuenta que la trazabilidad se aplica también en logística con el objetivo de diseñar las cadenas más profesionales desde la producción hasta el consumidor final en el transporte, almacenaje, distribución, etc. La forma de establecer un sistema de trazabilidad apropiado es crear códigos en los que se presente toda la información de los productos. Un producto, desde su nacimiento, debe estar codificado, y cada uno de los pasos que se realicen debe estar perfectamente registrado.

1.7.ControldeinventariosEn la gestión de los almacenes tiene especial relevancia el control de

inventario, ya que a través de éste se podrán establecer sistemas para conocer las pérdidas de productos y el porqué de las mismas. Es importante conocer los ratios de control de stock, que estudiaremos a continuación.

1.7.1. Ratiosdecontroldestock

Es necesario que en el control de inventarios se tenga en cuenta las técnicas


de previsión de demanda y el análisis de los costes. Ambos datos se tienen que tener en cuenta para establecer un sistema de producción eficiente. Para controlar la gestión de stocks, el responsable del almacén debe contar con una serie de medidas y de ratios de control que se establezcan para conocer cuánta mercancía es necesaria en el almacén, sobre todo, en períodos de tiempo determinados.

Las magnitudes objeto de medida las podemos agrupar en las siguientes categorías:

• Existencias.

• Movimientos.

• Rotación.

• Cobertura.

• Recursos.

La medida de existencias es la cuantificación del activo circulante de que se dispone en cada momento o en determinados momentos de la actividad de la empresa. Podemos distinguir los siguientes tipos de existencias:

• Existenciassemanales.

• Existenciasmensuales.

• Existenciasanualesodelejerciciocontable.

Las existencias se pueden medir en unidades físicas o en unidades monetarias.

La medición de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de mercancías, es otro aspecto fundamental del control de inventarios, que requiere la utilización de herramientas informáticas de apoyo para conseguir una mejor gestión. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido.

El ratio o tasa de rotación es otra magnitud, en este caso relativa, fundamental para el control de los inventarios que relaciona las salidas con las existencias. La rotación se puede definir como la salida de las existencias, teniendo en cuenta cada cuánto tiempo salen las mismas del almacén.


1.8.InnovacionestecnológicasEl avance de las nuevas tecnologías permite que la gestión de los almacenes

y, en especial, la gestión de existencias y de stocks, sean mucho más sencillas, cómodas y eficientes. A lo largo de este punto analizaremos las herramientas informáticas para la gestión del almacén, es decir, el hardware y software.

1.8.1. Herramientasinformáticasparalagestióndelalmacén:hardwareysoftware

Entre los dispositivos de hardware (parte física de los ordenadores) que más se utilizan en los almacenes se encuentran los terminales portátiles, los ordenadores de mesa, los mini portátiles y las PDA. Gracias a las nuevas tecnologías se pueden desarrollar sistemas de software (parte no física de los ordenadores) para mejorar la gestión de los almacenes y obtener una serie de ventajas tales como, por ejemplo:

• Unaeficienciamuchomayorenlagestióndelastareasmásrepetitivasdelalmacén, tales como, por ejemplo, el registro de existencias, la salida de las mismas, etc.

• Elcontrol realquese invierteencada trabajo,pudiendoestablecersistemas de productividad a través de los cuales se pueda estimar el tiempo que cada operario debe invertir en las diferentes tareas.

• Lacreacióndesistemasdevozqueagilicen las tareasdegestióndelos almacenes. Por ejemplo, cuando un operario está recogiendo un pedido, como norma general, tiene que consultar la hoja de pedidos en el ordenador o en la hoja impresa. En la actualidad, existen sistemas de voz

los rAtios de control de stock son UnA de lAs principAles herrAmientAs pArA estAblecer lA entrAdA y sAlidA de lAs mercAncÍAs del

AlmAcén


que pueden agilizar la tarea, es decir, que en vez de coger la información los operarios podrán recibirla a través de unos auriculares; de esta manera, sus manos quedarán libres para realizar mayores tareas. Normalmente, este tipo de tareas incrementan la productividad, al menos, un 10%.

• Reduccióndeerroresgraciasalosnuevossistemasdesoftware.

• Mayorrapidezalahoradeelaborarlastareasdealmacén.

• Ahorro del papel, ya que los sistemas de software se pueden leerdirectamente desde terminales de hardware sin necesidad de realizar impresiones de papel.

Los almacenes de grandes dimensiones necesitan establecer sistemas de radiofrecuencia para interactuar con el operario mediante la voz y que éste se integre con la gestión de aprovisionamiento, para ofrecer a las empresas de distribución una solución que integre y aproveche la tecnología disponible. Las principales funcionalidades obtenidas a partir del establecimiento de esta solución en una compañía son, principalmente, las siguientes:

1. El tratamiento de la información generada podrá ser consultada a través de la red, es decir, que el usuario final podrá hacer uso de ella donde, cuando y como lo desee.

2. Permite guiar y gestionar la preparación de las mercancías y el trabajo de los operarios de almacén, minimizando recorridos y optimizando el servicio al cliente.

3. Contempla las funciones necesarias para que pueda ser integrado con cualquier sistema automático del almacén.

4. Dispone de tres niveles de conversación con el operario; uno básico con completas explicaciones de cada instrucción, otro normal y, finalmente, uno avanzado con escuetas instrucciones.

5. Permite una fácil integración en tiempo real con el software de gestión central que pueda existir en la empresa.

6. Es altamente parametrizable, por lo que está concebido como un puzle de piezas que se interrelacionen entre sí para proveer al cliente de la solución deseada.


7. Finalmente, su concepción permite una rápida implantación, habilitando al usuario la interfaz más sencilla e intuitiva que existe: el habla.


resUmen

• La conservación es el proceso a través del cual se manipulan los productos de tal forma que se evite o ralentice su deterioro.

• Las cualidadesbásicasdeconservación de productos son el orden y la limpieza, la formación de los profesionales, la organización de espacios y la no contaminación.

• La rotación de productos en un almacén es el sistema a través del cual las existencias van entrando y saliendo a un ritmo determinado para ser servidos a los distribuidores o consumidores finales.

• El puntodepedido es el momento en el que se ha llegado a un nivel de existencias que permite cubrir la demanda durante el plazo de entrega emitiendo un pedido.

• El inventario sirve para verificar la existencia de las mercancías de una empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

• El departamento de aprovisionamiento tiene dos funciones fundamentales dentro de la gestión de aprovisionamiento: la gestión de compras y la gestión de inventarios.


AUtoevAlUAción

1.Lagestióndeinventariosseencargade laorganizacióndelasexistenciasquepermanecenenstockcontemplandolasiguientesvariables:

a) Determinar la cantidad de las existencias que se han de mantener para cubrir las necesidades de la producción.

b) Garantizar un ritmo de pedidos adecuado.

c) Organizar el espacio físico del almacén en el que se van a apilar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice en óptimas condiciones para evitar mermas, roturas y gastos innecesarios.

d) Todas las respuestas son correctas.

2.ElmétodoFIFOsignifica:

a) Primera entrada, primera salida.

b) Primera entrada, última salida.

c) Primera entrada, segunda salida.

d) Ninguna de las anteriores son ciertas.

3.Señalalarespuestacorrecta:

a) El sistemaLIFOsignificaque el últimoproducto en entrar será elprimero en salir. Este sistema se utiliza para productos no pereceros.


b) Atravésdel inventarioseverificalaexistenciade lasmercancíasdeuna empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

c) En el inventario físico, los profesionales que lo realizan contabilizan cada uno de los productos, éstos tienen que ser cotejados con los sistemas de registro.

d) Todas las respuestas son ciertas.


solUciones

1.Lagestióndeinventariosseencargade laorganizacióndelasexistenciasquepermanecenenstockcontemplandolasiguientesvariables:

a) Determinar la cantidad de las existencias que se han de mantener para cubrir las necesidades de la producción.

b) Garantizar un ritmo de pedidos adecuado.

c) Organizar el espacio físico del almacén en el que se van a apilar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice en óptimas condiciones para evitar mermas, roturas y gastos innecesarios.

d) Todaslasrespuestassoncorrectas.

2.ElmétodoFIFOsignifica:

a) Primeraentrada,primerasalida.

b) Primera entrada, última salida.

c) Primera entrada, segunda salida.

d) Ninguna de las anteriores son ciertas.

3.Señalalarespuestacorrecta:

a) El sistemaLIFOsignificaque el últimoproducto en entrar será elprimero en salir. Este sistema se utiliza para productos no pereceros.


b) Atravésdel inventarioseverificalaexistenciade lasmercancíasdeuna empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

c) En el inventario físico, los profesionales que lo realizan contabilizan cada uno de los productos, éstos tienen que ser cotejados con los sistemas de registro.

d) Todaslasrespuestassonciertas.

UF0033. Aprovisionamiento y Almacenaje en la venta

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