UGEL Expos Invent 2011

5/13/2018 UGEL Expos Invent 2011 - slidepdf.com

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Gobierno Regional del Callao

UGEL VentanillaINVENTARIO DE BIENES

MUEBLES ± AÑO 2011Expositores:

CPC. GUILLERMO CISNEROS TARMEÑO ABOG. GUADALUPE LOAYZA DANIEL LEYVA

ING. CESAR GRANDES CUYASR. ERICKSON G. REYES JAUREGUI

Coordinador SR. EDGAR DURAND HUAMANCAYO

Ventanilla, 21 de Noviembre del 2011



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Toma de Inventario Físico

Verificación física que consiste en constatar la

presencia física o presencia real de los bienes a una

fecha determinada, al personal responsable de los

mismos, apreciar su estado de conservación o

deterioro y, las condiciones de seguridad en que

estos de encuentran.



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Base Legal

Resolución N° 039-98/SBN - Reglamento para el InventarioNacional de Bienes Muebles del Estado.

Resolución N° 158-97/SBN - Catálogo Nacional de Bienes Mueblesdel Estado; y Fascículos de Actualización

Decreto Supremo N° 007-2008 -VIVIENDA, Reglamento la Ley29151 ³Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales´.

Resolución N° 320-2006-CG - Normas de Control Interno. Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG - Ejercicio del Control

Preventivo por los Órganos de Control Institucional. Resolución Gerencial General Regional Nº 681-2008-Gobierno

Regional del Callao-GGR ± Directiva para el Inventario General de

Bienes Muebles del Gob. Reg. del Callao y Unidades Ejecutoras Directiva N° 016-2010 /UGEL-V/AGA/C.P - Toma de Inventario de

Bienes Muebles en la Sede y las Instituciones Educativas de laUGEL Ventanilla.



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Normas de Control Interno

Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG - Normas de Control Interno

³Numeral 3.5: Verificaciones y conciliaciones. Los procesos,actividades o tareas significativas deben ser verificados antes y

después de realizarse, así como también deben ser finalmenteregistrados y clasificados para su revisión posterior´.

³Numeral 3.8: Documentación de procesos, actividades y tareas.Los procesos actividades y tareas deben estar debidamentedocumentados para asegurar su adecuado desarrollo de

acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correctarevisión de los mismos y garantizar la razonabilidad de losproductos o servicios generados.



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Normas de Control Interno

Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG - Directiva ³Ejercicio preventivopor los Órganos de Control Institucional ³

Numeral VII.D.2.b) Modalidad en las cuales se ejercerá

el control preventivo: Detalla que el representante delÓrgano de Control Institucional - OCI, como consecuenciade su participación en calidad de veedor en el proceso detoma de inventarios físicos de activos, suscribirá un acta o

documento resultante que en su caso se formule. Dichasuscripción no significará en ningún caso dar conformidadal evento.



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Órganos Responsables

Pliego Gobierno Regional del CallaoSupervisión y Coordinación del inventarioGerencia de Administración - Oficina de GestiónPatrimonial - Unidad de Bienes Muebles

Unidad Ejecutora UGEL VentanillaPlaneamiento, ejecución, supervisión y entrega delinventario.

Dirección de Administración - Unidad de Abastecimientos- Area de Patrimonio.Comisión de Inventarios en la Sede Central de la UGELComisiones de Inventario en las Instituciones Educativas



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Comisión de Inventario

Es el órgano encargado de realizar la toma de inventarioen la institución y debe ser nombrado por Resolución.

En la UGEL Ventanilla, está nombrado en aplicación de laDirectiva N° 016-2010/UGEL-V/AGA/C.P - Toma deInventario de Bienes Muebles en la Sede y lasInstituciones Educativas de la UGEL Ventanilla, enconcordancia de la Resolución Gerencial General

Regional Nº 681-2008-Gobierno Regional del Callao-GGR ± Directiva para el Inventario General de Bienes Mueblesdel Gob. Reg. del Callao y Unidades Ejecutoras



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Para la UGEL la Comisión lo integra el siguiente personal: Comisión de Inventario en la sede de la UGEL Ventanilla

Representante de la Oficina de Administración - Presidente

Representante de la Oficina de Control Patrimonial - Secretario

Representante de la Oficina de Contabilidad - Miembro

Representante de la Oficina de Abastecimiento - Miembro

Representante de la Oficina de Órgano de Control Interno - Veedor

Comisión de Inventario en las Instituciones Educativas

Director o Sub-Director Administrativo - Presidente Docente con mayor tiempo en la institución - Secretario

Personal Administrativo - Miembro

Representante de APAFA - Miembro



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Funciones: Llevar a cabo el inventario patrimonial por el método ¨al barrer¨. Elaborar y suscribir el Acta de Inicio de la Toma de Inventario. Realizar la conciliación física-contable con el inventario físico del

período anterior y el inventario contable respectivamente. Conformar los equipos de trabajo. Supervisar el trabajo de toma de inventario. Asignar los bienes al personal responsable del mismo. Dar la conformidad de servicio en el caso que la labor de

inventario sea realizado por una tercera persona natural o jurídica contratada para tal fin.

Elaborar el Informe Final del Inventario y suscribir cada uno desus anexos



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Inventario 20110OBJETIVOS GENERALES: Sustentar los Estados Financieros de UGEL y por consolidación los

Estados Financieros del GRC, que es aprobado en marzo de cadaaño por el Consejo Regional (representa el 68 % del Activo Total).

Presentar información a la Dirección Nac. Contabilidad Pública- MEF Presentar los inventarios anuales a la SBN

Actualizar el Margesí de Bienes Muebles de UGEL y del GRC

OBJETIVOS ESPECIFICOS. Seguimiento a los bienes. Realizar una eficaz administración de los bienes en uso.

Realizar una mejor administración de bienes improductivos. Registro de bienes muebles actualizado. Conciliar con el inventario anterior. Sustentar y actualizar los registros contable y patrimonial Información para contratar pólizas de seguro



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Inventario

CONDICIONES PREVIAS: Cronograma de trabajo. Elaborar formularios. Elaborar etiquetas.

Solicitar organigrama de la institución. Solicitar a la oficina de RR.HH la relación de los trabajadores

indicando el área y la oficina donde laboran. Identificación de los ambientes físicos según organigrama. Comunicar a las oficinas de la institución la realización del

Inventario Patrimonial Proporcionar herramientas de trabajo a los equipos de apoyo(inventariadores). Tener catálogos, winchas, tableros, espejos, cámara fotográfica,

resaltadores, correctores, etc.



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A cta de Inicio de Toma de InventarioActa de Inicio de Toma de Inventario

En las instalaciones de (««....nombre de la entidad««««), ubicadas en la (el) (Av., Calle, Jr.)«...................., del distrito de ..........................., provincia de ..........................y departamento de........................., siendo las ............ horas del día ........ de ««................... del 200..., se reunieron losintegrantes de la Comisión de Inventario 200«., designados mediante Resolución N°............................, de fecha ........ de ................. del 200...; en virtud de sus funciones y atribucionesseñaladas en el Directiva «««. ««.«..«««««« de fecha«««.«««para dar inicio a lasactividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en cumplimiento Art.121º del D.S. 007-2008-VIVIENDA.Integrantes

«««««««««««««««««««(Presidente)«««««««««««««««««««(Miembro)«««««««««««««««««««(Miembro)«««««««««««««««««««(Veedor)

ACUERDOS(indicar : conformación de equipos de trabajo, delegación de funciones, materiales a utilizarse,plazos para la entrega de información, comunicaciones a oficinas, otros)«««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««

««««««...«««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««...No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesión siendoa las ............... horas del día ........ de .................. del 200.... , procediendo los participantes a firmar enseñal de conformidad...............................................(Presidente) (Miembro)(Miembro) (Miembro)



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Cronograma del Inventario Físico 2011

ITEM ACTIVIDADES FECHA

1Capacitación al Personal Directivo y Administrativo de lasInstituciones Educativas sobre el Inventario: casos prácticos

responsabilidad administrativa y penal

2Conformación de los Sub-Comisiones de Inventario en lasInstituciones Educativas, aprobado mediante RD de la

Institución Educativa y remitido a la UGEL Ventanilla.

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rabajo de campo: Toma de inventario al barrer, verificación,registro, codificación, digitación en Excel y contrastar coninventario anterior a fin de remitir lo real y sanear los bienesaltantes y sobrantes.

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Remisión del inventario realizado en la Sede y las

Instituciones Educativas, a la Oficina de Control Patrimonialpara su consolidación final, con su valorización ydepreciación actualizada adjuntando las hojas de trabajo decampo a mano alzada.



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Hoja de Inventario Físico 2011HOJA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES PERIODO 2010

LOCAL:_ _

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OFICINA: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _P

AG. : _ _ _ _

AREA : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ USUARIO: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ FECHA: _ _ _ _ _ _ _ _

Nº COD. VERIF. CODIGO PATR. SBND E S C R I P C I O N MARCA MODELO SERIE Nº MOTOR AÑO MEDIDAS COLOR EST. OBSERV.

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FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR DE LA I.E. MIEMBRO DE LA SUB COMISION PRESIDENTE DE COMISION DE INVENTARIO

ESTADO: N: NUEVO B: BUENO R: REGULAR M: MALO



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DE TA LLE TÉCNICO

Las características de los bienes inventariados secolocarán en los campos del detalle técnico.

Para los Vehículos se toman los siguientes datos: Marca Modelo Tipo Nº de motor Nº de Chasis Placa Año Otros



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DETALLE TÉCNICO

Marca Modelo Tipo Serie Otros

Marca Modelo Tipo Color

Medidas Otros

EQUIPO MOBILIARIO



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¿Donde Ubicar Los Detalles

Técnicos

De Los

Bienes?

Número de serie, modelo y tipo se ubica en la placa de fabricación delbien.

Además la serie se presentan en los siguientes lugares:Máquinas de escribir mecánicas, eléctricas, calculadoras y otros

equipos, en la parte interior y se puede visualizar moviendo el rodillo.Maquinaria ,en la placa general del ensamblaje.Impresoras, en la parte posterior o en el compartimiento del toner.Radios transmisor receptor (Handy) y celulares, la placa está ubicadaen la parte interior del compartimiento de la batería.Computadoras portátiles, en la parte inferior del equipo o en la

batería.Vehículos, en la carrocería, cerca del motor o al lado izquierdo delparabrisas delantero.



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A cta de Cierre de Toma de InventarioACTA DE CIERRE DE INVENTARIO

En las instalaciones de (««....nombre de la entidad««««), ubicadas en la (el) (Av., Calle, Jr.) «...................., del distrito de ..........................., provincia de ..........................y departamento de ........................., siendo las ............ horas del día ........ de ««................... del 20..., se reunieron los integrantes de la Comisión de Inventario 200«., designados mediante Resolución N° ............................, de fecha ........ de ................. del 200...; en virtud de sus funciones y atribuciones señaladas en el Directiva «««. ««««««.««««« de fecha««.«««para efectuar el cierre de las actividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en cumplimiento Art. 121º del D.S. 007- 2008-VIVIENDA. Integrantes «««««««««««««««««««(Presidente) «««««««««««««««««««(Miembro) «««««««««««««««««««(Miembro) «««««««««««««««««««(Veedor) ACUERDOS (Indicar: locales o ambientes verificados, hechos producidos: etiquetado, dificultades, procesamiento de información, resultados: especificar la cantidad de los bienes sobrantes, faltantes y las acciones a seguir, otros.) ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« ««««««««««««««««««««« No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesión siendo a las ...............horas del día ........ de .................. del 20.... , procediendo los participantes a firmar en señal de conformidad. (Presidente) (Miembro) (Miembro) (Miembro)



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Informe Final del Inventario

El Informe Final del Inventario debe ser elaborado por la Comisión deInventario, designada para tal fin y una copia de dicho informe debe ser remitido a la SBN (Art. 121º del DS Nº 007-2008-VIVIENDA y Art. 28º de laResolución Nº 039-98/SBN).

PARTES DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIO

I.- ANTECEDENTESRevisiones a la fecha de inventarios pasados (inventario físico, inventario contable, etc.).

II.- BASE LEGAL Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA - Reglamento de la Ley 29151 ± Ley General delSistema de Bienes Nacionales. Resolución de Superintendencia de Bienes Nacionales Nº 158-97/SBN - Catálogo Nacionalde Bienes Muebles del Estado´ y Directiva que norma su aplicación. Resolución de Superintendencia de Bienes Nacionales Nº 039-98/SBN - Reglamento para elInventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. Otras Normas Legales o Directivas para la toma del Inventario.



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Informe Final del InventarioIII.- PARTES DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIO condiciones previas.· Toma de inventario (Fase de campo, etiquetado, levantamiento de la información).· Fase de gabinete (Ingreso al software, digitación, migración de información, etc.).· Resultados (Reportes de conformidad al Art. 27º de la Resolución Nº 039-98/SBN).· Información contable (Cuadro de resumen contable y valor en libros de los bienes patrimoniales).· Valorización de bienes (de aquellos bienes totalmente depreciados o con valores simbólicos)· Cuadro Resumen de Conciliación Físico - Contable.· Otras actividades no señaladas (Etiquetado, fecha de cierre, tiempo de ejecución, etc.).

IV.- ANALISIS DE LOS RESULTADOS

· Relación de bienes en uso de la institución (Impresión del Inventario General a través de la opción : Listados \Bienes de la Dependencia \ General). (Anexo 01)

PARTES DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIOInforme Final del Inventario· Relación de bienes prestados o Afectados a otras instituciones.(Anexo 02)· Relación de bienes prestados por otras instituciones. (Anexo 03)· Relación de bienes faltantes (registrar los bienes muebles que han sido perdidos, robados, etc.). (Anexo 04)· Relación de bienes sobrantes del inventario. (Anexo 05)· Relación de bienes dados de baja y en custodia. (Anexo 06)· Relación de bienes dados de baja y en proceso de transferencia. (Anexo 07)· Relación de funcionarios responsables del inventario. (Anexo 08)· Relación de bienes que serán propuestos para su inclusión al Catálogo. (Anexo 09)· Otros resultados no contemplados (Códigos eliminados, modificaciones ; Reportes : de locales, áreas por local, funcionarios, etc.). (Anexo 10)



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Información a remitir a la SBN

La Oficina General de Administración remitirá a laSBN entre los meses de enero y marzo de cadaaño, teniendo como fecha de cierre el 31 de

diciembre del año anterior. (Artículo 121° del D.S.Nº 007-2008-VIVIENDA. La información a remitirseserá:

Inventario patrimonial (medio magnético conforme al

SIMI versión 3.0). Informe Final del Inventario.

Acta de Conciliación.



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RESPONS ABILIDADES Y S ANCIONES

El Art. 19º del DS 009-2005-ED Reglamento de la Gestión delSistema Educativo - Funciones del Director de la InstituciónEducativa, estipulada que una de las funciones del Director de lasinstituciones educativas es velar por el mantenimiento yconservación del mobiliario, equipamiento e infraestructura de lainstituciones educativas, y por ende deberá informar a la UGELVentanilla sobre el estado, ubicación e ingreso de bienespatrimoniales en su respectivo inventario de bienes muebles de suinstitución educativa.

La UGEL Ventanilla previa evaluación por parte del OCI, está

facultado a imponer sanciones administrativas a los Directores queincumplan las disposiciones establecidas en la Directiva delInventario, aprobadas por la UGEL Ventanilla, el Gobierno Regionaldel Callao y la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.



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MUCHAS GRACIAS

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