Un almacén se caracteriza, porque hace referencia al volumen del stock que alojara, noobstante, existen depósitos muy grandes cuyo diseños y administración resulta muyfácil porque recogen referencias poco numerosas dimensiones homogéneasLas dificultades radican en los condicionamientos, dimensiones, estatutos, modos deenvió, líneas de pedido  etc. Y por ello la logística  ha enfocado todos sus esfuerzos enuna reducción drástica del stock. Constituyéndola así en un de los puntos masimportantes para una correcta política de distribución.

EVOLUCIÓN DEL ALMACENAMIENTO

Los primeros almacenes se basan casi en su totalidad en las fuerzas del personal para el almacenaje y movimiento de los productos. La primera modificación importante respecto a la enorme participación de la mano de obra, fue la creación de cargas unitarias basadas en el concepto de pallet.En las décadas de los cincuenta – sesenta, con la subida de los precios  aparecieron varios sistemas mecánicos para reducir aun más la utilización de la mano de obra y mejorar la circulación de los productos en el interior del almacén. Para la mayor parte de los almacenes la norma paso a ser el uso cada vez mas mayor de las maquinas elevadoras de carga para poder mover los pallet.También, se produjeron otras inversiones en equipo mecánico, incluyendo laimplantación de cintas transportadoras y métodos para sujetar automáticas las cargas alos pallets.

Cada uno de estos métodos produjo un aumento de eficiencia de los almacenes. Generalmente, los almacenes más eficientes son los que logran albergar lamayor cantidad de producto por metro  cuadrado de espacio disponible y los quereducen costes como de calefacción, mantenimiento y administración.Sin embargo, el delicado equilibrio entre los productos, el equipo de almacén y laspolíticas de la empresa solo en muy raras ocasiones suponen que se asuman lascolecciones de existencia de  forma más fácil: el almacenaje en pilas simples.

Este tipo de disposición tiene una doble ventaja: en primer lugar, ser económico de instalar ya que solo requiere el uso de un equipo muy elemental y económico básico y en segundo lugar se hace un uso eficiente del espacio destinado a almacenar. Inevitablemente, al producirse el mayor peso sobre las existencias ubicadas en la parte mas baja, este tipo de almacenaje puede ocasionar algunos desperfectos. Como es difícil llagar a las cajas mas bajas de la pila, no se reduce la cantidad de existencias antiguas en el almacén. La forma en que se apile puede impedir que el personal del almacén llegue a almacenar el máximo número posible de productos ya que más  allá de un cierto punto (alrededor de siete metros) el sistema de almacenaje se hace inestable y peligroso.  Por esta razón, la mayoría de las empresas comerciales invierten algún tipo deestantería. Los pallets o unidades almacenadas se colocan en el almacén en una serie de rejillas hasta el máximo de altura posible, superando de esta forma muchos de los problemas del sistema de pilas simples.Los sistemas de estanterías permiten un mayor nivel de apilamiento sujeto  a que se cuente con personal y equipo de almacén adecuado además mejora los stocksy las posibilidades de almacenar una diversidad de productos. Por el  contrario requiere un cuidadoso manejo y un buen sistema de identificación del lugar donde se halle situadoun  pallet o determinados productos. Las limitaciones de los sistemas de estanterías en especial para las empresas que cuentan una gran gama de productos y un elevado volumen de ventas llevaron a la creación de sistemas automáticos del almacenaje. Estos últimos son los que exigen un mayor nivel de inversión mediante en el uso de grúas móviles controladas porordenador y robots  Ahora bien la completa automatización reduce las posibilidades del almacén para ocuparse de productos distintos del tipo estándar si se produce alguna avería resulta difícil debido al diseño de estos almacenes operar de forma manual lo que puede significar que el sistema llegue a paralizarse  totalmente 

OBJETIVO DE ALMACÉN:El departamento de almacén, o el departamento que asumaestas responsabilidades, debe tomar sus decisiones en conseguir los siguientes objetivos:a)Almacenar las mercancías en buenas condiciones,tenerlas inmediatamentedisponibles cuando se precise. b)Desarrollar un sistema de recepción y un sistema entrega adecuado.c)Conseguir un satisfactorio nivel de cumplimientode los objetivos almínimocoste posible.

  

DEFINICIONES

“Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.”¹Para formular una política de inventario para un departamento de almacén se requiere información respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras.“El almacén es el lugar físico en el que se desarrolla una completa gestión de losproductos que contienen”². Tal gestión controla físicamente y mantiene todos losartículos inventariados, y se debe establecer resguardo físico adecuado para proteger los artículos de algún daño, de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos.  Los registros se deben mantener para facilitar la localización inmediata de los artículos.

LOS ALMACENES Y EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

IMPORTANCIALa recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento de almacenes está bajo la responsabilidad del departamento de compra.

FUNCIONESEl almacén es el último eslabón en la cadena de suministros de losproductos a los clientes y conecta por lo tanto, el departamento de compras  y el departamento de distribución física. Los almacenes forman parte del proceso distributivo. La gestión de almacenes es eficaz cuando se acorta al máximo el tiempo que transcurre desde la llegada de los productos al almacén y su conocimiento por parte de los responsables de compras de la empresa.

CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES:

Los almacenes pueden ser clasificados de la siguiente manera:

Según la seguridad y control del almacén. 

Almacén cerrado:Un almacén cerrado es una zona controlada donde solo entran personas autorizadas es decir, los trabajadores del mismo, de forma que los productos solo entran y salen mediante documentos. Hay máxima seguridad y estricto control de la mercancía. Toda la información esta centralizada en un inventario permanente. Con alta por factura o  entrada y baja por vale de entrega el stock existente debe revisarse, al  menos una vez al año, de alguna de estas maneras:    

*Recuento anual fijo. Muchas empresas hacen recuento físico del stock una vez al año, al año cierre del periodo fiscal, es preciso para ello, para todo el funcionamiento de la empresa y organizar un equipo especial para la realizacióndel recuento.

*Recuento permanente. A principios de cada año (o periodo fiscal) algunasempresas dividen su stock en 52 grupos iguales teniendo cada uno de ellos serrecontados semanalmente. De esta manera los trabajos de recuento puedenhacerse continuamente y sin interrumpir el funcionamiento normal de laempresa.

*Recuento en el punto mas bajo. Algunas empresas hacen el recuento de formairregular, por ejemplo siempre que el nivel del stock de un artículo almacene supunto mas bajo. 

Sistema abierto: Los sistemas abiertos a diferencias de los cerrados, no presenta restricciones particulares de entrada, los productos se almacenan cerca del lugar de uso, por ejemplo estanterías, pallet, contenedores, etc. Es sistema usado, por las grandes superficies. El personal del almacén. Recibe la mercancía y la entrega a los encargados de sección.Los productos se utilizaran rápidamente y por lo tanto no hay lugar a deterioro niobsolencia, salvo en el caso de compra inadecuadas este sistema pone poco énfasis  en la seguridad y contabilidad de las mercancías y no suele llevar un inventario permanentemente. Para el recuento que en estos almacenes se lleva a cabo dos veces al año, de la siguiente manera: existencias = existencias iniciales + compras – salidas.  

Sistema de almacenaje al azar:Este sistema constituye una variante del almacén cerrado, en el sentido que no existe un sitio fijo para cada articulo, sino que cada un se ubica en donde hay espacio libre.  El almacén esta divido en áreas que requieren un mismo tipo de almacenamiento (pallet contenedores, etc.) el personal de almacén conoce los

espacios  vacíos  y ante una nueva entrada, lo asigna a la mercancía.  Una ventaja de este sistema es que para los empleados es más difícil  localizar el producto y  el recuento pude ser más largo. Pero como ventaja, podemos señalar que se puede utilizar el espacio más eficiente y posee una gran flexibilidad. Con la ayuda de una adecuada aplicación informática, que indique donde se encuentra cada articulo, este sistema  pede llegar a ser mejor.  

En determinados almacenes puede observar el clásico y el viejo slogan “un lugar para cada cosa  y cada cosa en su lugar” indudablemente, lo de un lugar en cada cosa  puede planificarse relativamente bien: lo de cada cosa en su lugar pude ser una tarea no muy fácil. Desarrollando u buen sistema de localización de lugares de almacenaje  se puede se puede ayudar a quienes intentan tener cada cosa en su lugar. Cada artículo guardado  en el almacén, tiene un lugar específico que debería estar indicando en un  listado como índice de localizaciones.   Según su Organización:Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer casocuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes,mientras que en el segundo caso, cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidospor locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por loque su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

Según el Movimiento de MaterialDesde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos elevados y almacenes sin mecanización.

El TechoAquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad de algunaprotección y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo. Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia seadurante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección. Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aquí se distinguen aún encondiciones de conservación)   Según las OperacionesPara el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos enlocales de llegada y estancia eventual (a veces incluso bajo la responsabilidad del

suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control). Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar localesseparados a tal exigencia. 

Almacenamiento propiamente dicho.

Tipo de MaterialLa mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser lasiguiente:ALMACÉN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES:Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materiasprimas o partes componentes a los departamentos de producción.ALMACÉN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.ALMACÉN DE PIEZAS DE RECAMBIOPara almacenar piezas destinadas al servicio de pos venta con el objeto de efectuarreparaciones.ALMACÉN DE PRODUCTOS EN PROCESO:   Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventasguardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.ALMACÉN DE HERRAMIENTAS: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: herramientas, matrices, plantillas, brocas, machuelos, piezas deesmeril, etc.ALMACÉN DE MATERIALES DE DESPERDICIO: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.ALMACÉN DE MATERIALES OBSOLETOS: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para

este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.ALMACÉN DE DEVOLUCIONES: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.  Otros tipos de almacenes encontrados en la Web son los siguientes: 

ALMACÉN CENTRALEs el lugar donde se reúnen todos los materiales y productos de la empresa.El almacén central nos permite un mayor y mejor control de las mercancías y productos, una mejor economía de espacio y un mayor aprovechamiento de los medios de manipulación.ALMACÉN REGULADORSe encuentra en las proximidades de las propias fábricas de las empresas o en zonas de concentración Geográfica.Permiten una gran capacidad de reacción a las necesidades del mercado, reducción del tiempo en el plazo de entregas, una mejora en la calidad de servicio así como un control diario de los Stocks.ALMACÉN TRANSIT POINTSon almacenes situados en zonas de importancia estratégica, con un mínimo de stock de seguridad para poder cumplimentar y servir los pedidos de urgencias. Como inconvenientes presentan la posibilidad de roturas de stocks de seguridad.ALMACÉN ES CROSS-DOCKINGSon almacenes situados estratégicamente, que trabajan sin stocks, realizándose en ellos la recepción, verificación y distribución física inmediata de los pedidos. Presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes, al no tener stock.OPERADORES LOGÍSTICOSRealizan la función de almacenaje mantenimiento, manipulación de los stocks. 

ETIQUETAJELa persona responsable del etiquetaje, una vez que dispone los productos, realizarálas siguientes operaciones secuenciales:  Contar las cantidades de cada producto que vaya a etiqueta. Esta acción seefectúa sin disponer del albarán del proveedor Etiqueta los productos. referencia por referencia atendiendo al precio de venta,código de cada  referencia y otos datos ( por ejemplo talla de u pantalón)Realizará un segundo control de cantidades y calidades. Rellenar las hojas de etiquetaje.Al finalizar el etiquetaje, la mercancía estará dispuesta para su colocación en losdiferentes racks o estanterías de la reserva. 

PAUTAS PARA UNA BUENA ESTRUCTURA DE ALMACÉN:

CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOSAntes de entrar en cualquier consideración sobre los requerimientos técnicos yorganizativos del almacén, lo primero que tenemos que realizar es un análisis detallado de las características físicas de los productos, así como del comportamiento de su demanda, ya que ambos factores son decisivos a la hora de establecer las técnicas más idóneas de diseño y organización del almacén.Entre los diferentes factores a considerar, merece destacar los siguientes:

Características físicas-Volumen y peso del producto.-Standard de empaquetado; por ejemplo, cajas de 12 unidades.-Fragilidad y resistencia de apilación.-Identificación física  (inequívoca o dificultosa).-Peligrosidad (inflamables, explosivos, etc.).-Condiciones ambientales requeridas, tales como refrigeración, cámaraisotérmica, etc.b.Caducidad y obsolescencia-Productos de larga duración.-Productos perecederos.  -Productos de caducidad fija.-Alto riesgo de obsolescencia.c.Operatividad-Condiciones de seguridad ante robos, manipulaciones negligentes, etc.-Sistema de codificación existente, bien sea en origen, por ejemplo, código debarras, o asignable a posteriori.-Unidad de manipulación (paquete, pallet, etc.).-Unidad mínima de venta (por ejemplo: caja de diez unidades).-Seguimiento del sistema LIFO, FIFO o indiferente.-

Necesidad de reacondicionamiento del producto.-Medios de contención utilizados (pallet, bidón, cesta, etc.)En cuanto a las características de su demanda, conviene distinguir si se trata de: -Artículos de alta o baja rotación.-Artículos estacionales.-Artículos de alto o bajo coste.-Prioridades de servicio, etc.En los casos de que exista una gama de productos con una alta variedad decaracterísticas, podría incluso ser conveniente desarrollar una base de datos que nos permitiese seleccionar los productos rápidamente den función de las referidascaracterísticas.Una buena distribución en la planta y un moderno equipo de almacenaje producirá los siguientes beneficios:1.- una buena accesibilidad  a los productos fundamentales, prestando por consiguienteun buen servicio. 2.- un alto garrado de flexibilidad 3. eficiente utilización de espacio 4. reducidas necesidades del personal y equipo mecánico 5- minimización de deterioro y robos  6.- facilidad de recuento 

Un equipo mecánico moderno incluye: pallets, estanterías  abiertas, contenedores, cajas metálicas etc. También se utilizan estanterías metálicas desmontables que proporcionan mayor flexibilidad y están estandarizadas. Los sistemas mas automatizados disponen de máquinas programadas, que moviéndose por los pasillos, se dirigen automáticamente  a las  casillas deseadas para cargar o descargar. Sistemas de cintas transportadoras y/o elevadoras de materiales, cajas, etc., Completan la instalación. Todas las empresas de distribución no precisan el mismo equipo, para adquirir el equipo ajustado a sus necesidades una empresa comercial debe analizar los siguientes puntos:1. Espacios necesarios para cada artículo.2.Cantidad que sale por unidad de tiempo. 3.Cantidad que se almacena por unidad de  tiempo. 4.Tamaño de la instalación en función del peso, forma y manejote la mercancías.5.Medios de transporte. 6.Sistemas de entrega. 7.Productos más importantes.8.Necesidades futuras.

La distribución en planta de almacén debe estar estructurada

de forma que consigaalcanzar las siguientes metas:1.Un flujo con pocos retrocesos 2.Mínimo trabajo de manipulación y transporte 3.Mínimos movimientos y desplazamiento inútiles del personal4.Eficiente uso de espacio 5.Previsión de una posible expansión

A efectos prácticos, enumeramos una serie de reglas que deben seguirse cuando serealiza la distribución en la planta de almacenes:1. Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida, para acortarel tiempo de desplazamiento del personal.2.Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal maneraque minimicen su trabajo. 3.Los espacios altos deben usarse para artículos ligeros  protegidos.4.Los artículos grandes y protegidos insensibles al agua pueden almacenarse fuerade los edificios del almacén.5.Debendotarse las protecciones especiales para todos los artículos que lorequieran.

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE ALMACENES

A partir de estas líneas, se describirá y explicará como se organizan y gestionan los almacenes teniendo en cuenta principios, características y más técnicas de lasmencionadas anteriormente. Pues se hará una explicación más detallada de los procesos, diseños, sistemas existentes en los almacenes