Gestión Medioambiental Aproximación Sistémica Gestión Medioambiental / Gestión de la Calidad.
UN - SIMEGE SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Nace de la voluntad de...
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UN - SIMEGESISTEMA DE MEJOR GESTIÓN
DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Nace de la voluntad de la UN por mejorar su gestión y de la necesidad de dar cumplimiento a las normas legales:
Calidad NTC GP 1000: 2004, Control Interno MECI
y Desarrollo Administrativo SISTEDA.
UN-SIMEGEUN-SIMEGE
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ETAPAS PROYECTO UN-SIMEGE
Diagnóstico y
Alistamiento
Oct.2007
Dic.2007
Diseño del Sistema
Feb2007
Dic.2007
Implementación
Oct2008
Mejoramiento continuo
Dic. 2009
Permanente
Sostenibilidad para el mejoramiento continuo
ETAPA 1ETAPA 1
ETAPA 2ETAPA 2
ETAPA 3ETAPA 3
Abril 1 3 de 2010
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UN SIMEGE - III ETAPA MEJORAMIENTO Y
SOSTENIBILIDAD
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UN SIMEGE III ETAPA6 SUB -PROYECTOS
ACTIVOS Y CORDINADOS A NIVEL NACIONAL
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UN SIMEGE III ETAPA7 SUB -PROYECTOS INDEPENDIENTES
QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA
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UN SIMEGE III ETAPA5 SUB -PROYECTOS EN CONSTRUCCIÓN
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18 SUB-PROYECTOS CONFORMAN EL
UN-SIMEGE
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UN SIMEGEPRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Documentación del Sistema (Res 711 /09 de Rectoría), mediante la cual se dan lineamientos e instrucciones para la implementación y desarrollo del sistema: Mapa de Macroprocesos (15), Manual de procesos (64) y procedimientos (815), Guías, Manual de Mejor Gestión, Política y Objetivos de Mejor Gestión, Política de administración de riesgos, Procedimientos obligatorios de un Sistema de Mejor Gestión.
Fichas de producto de los tres servicios misionales, donde se describen sus características principales.
Guías para elaborar: documentación de procesos; levantamiento de procedimientos; diseñar indicadores, administrar riesgos; diseñar políticas.
Procedimientos obligatorios validados y estandarizados en el nivel nacional y en todas las sedes: Control de documentos y registros; acciones correctivas, preventivas y de mejora; servicios o productos no conformes; auditorias internas; revisión por la alta dirección.
Administración del Riesgo: mapas de Riesgos de los 64 procesos y planes de tratamiento de los riesgos para su prevención y mitigación.
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UN SIMEGEPRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Preparación de la Cultura de Mejor Gestión: Capacitaciones básicas dirigidas a Jefes, Coordinadores, Gestores, Auditores en todas las Sedes y el nivel nacional, con cobertura aproximada de 800 servidores públicos.
Sistema de Buen trámite en funcionamiento como mecanismos para el reporte y solución de malos trámites a la fecha: 143 solicitudes resueltas, 7 en proceso.
Implementación del Sistema de Evaluación para el mejoramiento, mediante la definición de una metodología de evaluación y autoevaluación de la UN y la realización de auditorias de: (1) gestión (inició con premio), (2) desde la fuente y (3) de seguimiento.
Diseño y desarrollo del Premio de Mejor Gestión 2008-2009 con 84 Equipos de Gestión participantes de toda la universidad y como estrategia para la divulgación e implementación del sistema.
Construcción y actualización de Pg. http://www.simege.unal.edu.co, como mecanismo de difusión de todos los elementos del sistema.
Modernización de la Pg. Web de la UN incluyendo mapa del sitio y elementos exigidos por la norma de transparencia y control.
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UN SIMEGEPRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Diseño e implementación de Software de Planeación Operativa- SIPLO. Como herramienta para fortalecer la cultura de planeación y seguimiento de la universidad. (En I/09, 90% de E.G. con planeación elaborada y 35 % con planeación alimentada y cumplida
Diseño de una estrategia gerencial que define e implementa un estilo de dirección propio para la U.N.
Definición de lineamientos para la consolidación de un Sistema de Indicadores único de la U.N.
Construcción de metodologías para la estandarización de procedimientos en la U.N.
Portafolios de servicios de la UN construidos de los programas de pregrado y postgrado y extensión de toda la U.N., como insumos para la construcción de Call Center.
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UN SIMEGEPRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Metodología construida para el diseño de la Gerencia del Servicio de la U.N., aplicable a cada equipo de gestión
Propuesta de Estatuto de Planeación pendiente de revisión y aprobación por la instancias pertinentes
Propuesta para Ajuste Institucional pendiente de revisión, definición y aprobación por la instancias pertinentes
Propuesta de Políticas para consolidar el sistema de BU, pendientes de revisión y aprobación por la instancias pertinentes.
Plan Maestro de Salud Ocupacional formulado.
Políticas de informática
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UN SIMEGEPRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Inventario normativo de la universidad sistematizado ( /93 - la fecha)
Construcción, consolidación y divulgación de un Compromiso Ético para la UN, que conlleva acuerdos acerca de los valores y comportamiento éticos que deben darse en la universidad
Manual de requisitos mínimos cargos de personal administrativo de planta y proyecto de reglamentación de los concursos de carrera administrativa revisado por la CNCAd.
Propuesta de mejoramiento de la gestión de la correspondencia y ajuste a la Tabla de Retención Documental del proceso de adquisición de Bienes y Servicios (Contratación).
Herramienta diseñada para la evaluación del Clima Organizacional5/5
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SEDES ASIGNADO 2007 A
ASIGNADO 2008 B
ASIGNADO 2009 C
TOTAL ASIGNADO 2007- 2009
A+B+C
BOGOTA $ 166.860.000,00 $ 103.000.360,00 $ 269.860.360,00
MEDELLIN $ 113.176.000,00 $ 77.830.080,00 $ 191.006.080,00 MANIZALES $ 97.484.000,00 $ 78.343.124,00 $ 175.827.124,00 PALIMRA $ 48.384.000,00 $ 57.228.000,00 $ 105.612.000,00 NIVEL NACIONAL $ 705.431.341,00 $ 494.608.149,00 $ 1.200.039.490,00
TOTAL $ 214.000.000,00 $ 1.131.335.341,00 $ 811.009.713,00 $ 1.942.345.054,00
$ 214.000.000,00
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAVICERRECTORIA GENERAL
PROYECTO SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE I Y II ETAPA PRESUPUESTO ASIGNADO 2007 A 2009
EJECUCIÓN II ETAPA 98.4% Saldo $31.326.391, correspondiente al 1.61%
$375.200.000 aportes externos en trabajo
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MAPA DE MACROPROCESOS
DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL
BIENESTAR UNIVERSITARIO
GESTIÓN DE RECURSOS Y
SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERAGESTIÓN JURIDICA
EVALUACION INDEPENDIENTE
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-Profesionales F
ormados
-Desarrollos y asesorÍas S
ociales, Técnicos , T
ecnológicos, Científicos y C
ulturales
ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO
DEL SIMEGÉ
RELACIONES INTERINSTITUCIO-
NALESCOMUNICACIÓN
EXTENSION
VERSIÓN 1.008-08-08
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DE EVALUACIÓN
GESTIÓN DE LABORATORIOS
INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
FORMACIÓN
MAPA DE MACROPROCESOS
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CAPACITACIÓN• Diplomados:
– Gestión Universitaria – Alta gerencia
• Cursos de formación de Auditores
• Cursos Gestores: – calidad, control interno, medición e indicadores, procesos y
procedimientos, control de documentos, administración de riesgos, planeación estratégica, dominio personal, gestión del cambio, construcción de misión y visión.
• Talleres: – interiorización compromiso ético, aprendizaje en equipo, modelo de
buen servicio, planeación operativa, mejoramiento contínuo, competencias decanos.
• Comunidades de Aprendizaje: Jefes y directivos y gestores
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CAPACITACIÓN TOTAL PARTICIPANTES
Capacitaciones 2008 1360
Capacitaciones 2009 566
Talleres 2009 3705
Estrategia Gerencial 2009 908
Ciclo de Capacitación a Gestores 2010
274
Diplomado Mejoramiento de la Gestión Universitaria
244
Talleres enero 2010 93
Talleres febrero 2010 776
Talleres marzo 2010 1358
Auditoria marzo 2010 97
TOTAL 9381
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CICLOS HORAS PARTICIPANTES
Subtotal 2008 54 1093
Subtotal 2009 96 265
Subtotal 2010 7 82
TOTAL 162 1440
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CICLOS PARTICIPANTES
Subtotal 2008 77
Subtotal 2009 431
Subtotal 2010 59
TOTAL 567
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CICLOS HORAS PARTICIPANTES
Subtotal 2008 90 530
Subtotal 2009 70.5 554
Subtotal 2010 14 268
TOTAL 1740.5 1352
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CAPACITACIÓN
CAPACITACIÓN/NODO TOTAL ASISTENCIA 2007 - 2009
Bogotá + SPN + Nivel Nacional
9243
Medellín 1440
Palmira 1352
Manizales 548
TOTAL FUNCIONARIOS CAPACITADOS 12.58212.582
Nota: una misma persona pudo haber asistido a varias capacitacionesNota: una misma persona pudo haber asistido a varias capacitaciones
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UN POR EL BUEN TRAMITE
143
Solicitudes: 154Resueltas: 143 (92.9%)Pendientes: 11 (7.1%)
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SEDES NODO NACIONAL
+ SPN
NODO BOGOTA
NODO MANIZALES
NODO MEDELLÍN
NODO PALMIRA TOTAL
Total inscritos 22 27 1 18 16 84
PREMIO DE MEJOR GESTIÓN
EQUIPOS DE GESTIÓN PARTICIPACIPANTES 2008 - 2009
EQUIPOS DE GESTIÓN PARTICIPACIPANTES 2009 – 2010
SEDES NODO NACIONAL
+ SPN
NODO BOGOTA
NODO MANIZALES
NODO MEDELLÍN
NODO PALMIRA
TOTAL
Total inscritos 26 31 22 28 25 132
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UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
En Direccionamiento estratégico: Consolidación del sub sistema de direccionamiento estratégico de la UN mediante (1) la implementación del Estatuto de Planeación o equivalente, (2) la construcción de un Plan estratégico de largo plazo y (3) la consolidación de la planeación operativa en todos los equipos de gestión. En procedimientos: Un 50% de los procedimientos (408) de la UN simplificados y estandarizados para toda la Universidad. Un 30% de ellos automatizados (122)
Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera (énfasis en contratación, como apoyo a la academia) con todos sus procesos y procedimientos estandarizados y mejorados para toda la Universidad. Estatuto Financiero: diseñado e implementado.
Diseño e implementación del Sistema de servicio, información y atención a la comunidad mediante (1) tramites electrónicos, (2) Call center, (3) puntos de atención, (4) Buen trámite y (5) fortalecimiento del sub sistema de sugerencias, quejas y reclamos.
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UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Fortalecimiento de una cultura de organización ética en su función pública y abierta al aprendizaje.Para la consolidación del sistema. Diseño e implementación de 3 versiones del premio de mejor gestión de la UN, que fortalezcan el desarrollo y mejoramiento del sistema.
Definición de parámetros y puesta en marcha del SIMEGE electrónico.Diseño, parametrización e implementación del aplicativo de gestión electrónica de la documentación de correspondencia y archivos para toda la universidad. (no incluye presupuesto del SIMEGE pero si es un subsistema del mismo). Una cultura de la evaluación, autoevaluación, autocontrol y autorregulación consolidada, mediante la parametrización , alimentación, capacitación e implementación del módulo de Auditorías Aplicativo de Administración de Riesgos parametrizado, con personal capacitado y alimentado con Mapas de Riegos y Planes de tratamiento, para su respectiva ejecución y seguimiento Consolidación de una cultura de mejoramiento mediante el Aplicativo de Acciones de mejora parametrizado, con personal capacitado y alimentado con las acciones correctivas, preventivas y de mejora derivadas de las evaluaciones de gestión y acreditación.
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UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS
PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Desarrollo de una cultura de medición y toma de decisiones a partir de datos objetivos mediante el aplicativo (Módulo) de Indicadores diseñado, parmetrizado y alimentado con un cuerpo único de indicadores de la U.N, articulados dentro de un Balance Score Card y con personal capacitado para la medición.
Índice de efectividad de UN-SIMEGE (ONCI) (independiente)Consolidación de un sistema de evaluación por competencias mediante el aplicativo de TH y competencias parametrizado, con personal capacitado y alimentado con las funciones y competencias de los funcionarios de la universidad. Desarrollos compartidos. Inventario y diagnóstico de los diferentes desarrollos informáticos realizados en la universidad, para estudiar su viabilidad de ser compartidos, como herramientas de mejoramiento Afianzamiento de un estilo de dirección en la U.N. mediante la capacitación, comunicación y construcción de comunidades de aprendizaje entre los diferentes jefes y directivos de la universidad Un Nivel Nacional fortalecido en el rol estratégico que debe cumplir
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UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS
PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Una estructura funcional ajustada al modelo multisedes con una propuesta de desarrollo de su planta de personal global y flexible, inicialmente implementada. Política de responsabilidad ambiental implementada y fortalecida en todas las sedes de la universidad. Diseño y puesta en marcha de una dependencia que asuma funciones de desarrollo institucional en la Universidad. Subsistema de donaciones económicas, diseñado, construido e implementado en la Universidad. Normas jurídicas de la Universidad sistematizadas en Ambiente Web, para su fácil acceso y consulta. (No incluye presupuesto del SIMEGE pero si es parte del mismo).
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UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Conformación y formación de una masa crítica preparada y promotora de desarrollo institucional: gestores, auditores, coordinadores y directivos para garantizar en la medida de lo posible la sostenibilidad del sistema. Programa de estímulos al personal administrativo articulado al desarrollo de la organización. Plan anual de rendición de cuentas a la comunidad y revisión del Sistema de mejor gestión por parte de la alta dirección Egresados articulados a procesos concretos en la universidad. Plan maestro de desarrollo informático y de capacidad operativa diseñado con su parte inicial implementada.
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Presupuesto asignado al proyecto periodo 2010-2012
SEDES Y SPN ASIGNADO 2010 A
ASIGNADO 2011 B
ASIGNADO 2012 C
TOTAL ASIGNADO 2010- 2012
A+B+C
SEDE BOGOTA $ 764.647.276 $ 694.429.656 $ 713.515.068 $ 2.172.592.000
SEDE MEDELLIN $ 281.373.200 $ 352.296.440 $ 348.330.360 $ 982.000.000
SEDE MANIZALES $ 256.137.192 $ 283.374.580 $ 291.488.228 $ 831.000.000
SEDE PALMIRA $ 202.799.950 $ 175.695.181 $ 150.504.869 $ 529.000.000
NIVEL NACIONAL $ 1.376.643.954 $ 1.449.143.306 $ 1.254.620.740 $ 4.080.408.000
AMAZONIA $ 73.586.000 $ 73.586.000 $ 78.828.000 $ 226.000.000
CARIBE $ 103.203.500 $ 106.312.500 $ 16.484.000 $ 226.000.000
ORINOQUIA $ 82.020.000 $ 79.880.000 $ 64.100.000 $ 226.000.000
TOTAL $ 3.140.411.072 $ 3.214.717.663 $ 2.917.871.265 $ 9.273.000.000
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAVICERRECTORIA GENERAL
DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA PRESUPUESTO ASIGNADO 2010 A 2012
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DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA
PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EJECUCCION 2010 A 2012
SEDES Y SPN ASIGNADO 2010 ASIGNADO 2011 ASIGNADO 2012 TOTAL 2010- 2012Sede Bogotá $ 436.407.276 $ 327.465.376 $ 336.654.260 $ 1.100.526.912
Apoyo a Facultades Servicios Tecnicos $ 220.880.000 $ 250.257.040 $ 257.764.751 $ 728.901.791
Apoyo a Institutos Servicios Tecnicos $ 70.280.000 $ 79.627.240 $ 82.016.057 $ 231.923.297
Estimulos Premios Facultades e Institutos $ 37.080.000 $ 37.080.000 $ 37.080.000 $ 111.240.000
TOTAL SEDE BOGOTA $ 764.647.276 $ 694.429.656 $ 713.515.068 $ 2.172.592.000
Sede Medellin $ 242.833.200 $ 313.756.440 $ 309.790.360 $ 866.380.000
Apoyo Eventos Facultades y Unidades Administrativas $ 20.000.000 $ 20.000.000 $ 20.000.000 $ 60.000.000
Estimulos Premios Facultades, Institutos,Laboratorios $ 18.540.000 $ 18.540.000 $ 18.540.000 $ 55.620.000
TOTAL SEDE MEDELLIN $ 281.373.200 $ 352.296.440 $ 348.330.360 $ 982.000.000
Sede Manizales $ 189.599.542 $ 209.342.237 $ 215.116.777 $ 614.058.556
Apoyo a Facultades $ 50.982.984 $ 58.477.677 $ 60.816.785 $ 170.277.446
Estimulos Premios Facultades e Institutos / Laboratorios $ 15.554.666 $ 15.554.666 $ 15.554.666 $ 46.663.998
TOTAL SEDE MANIZALES $ 256.137.192 $ 283.374.580 $ 291.488.228 $ 831.000.000
Sede Palmira $ 173.245.284 $ 142.598.627 $ 118.163.323 $ 434.007.234
Apoyo a Facultades $ 14.000.000 $ 17.541.888 $ 16.786.880 $ 48.328.768
Estimulos Premios Facultades e Institutos / Laboratorios $ 15.554.666 $ 15.554.666 $ 15.554.666 $ 46.663.998
TOTAL SEDE PALMIRA $ 202.799.950 $ 175.695.181 $ 150.504.869 $ 529.000.000
NIVEL NACIONAL $ 1.376.643.954 $ 1.449.143.306 $ 1.254.620.740 $ 4.080.408.000
SEDE AMAZONIA $ 73.586.000 $ 73.586.000 $ 78.828.000 $ 226.000.000
SEDE CARIBE $ 103.203.500 $ 106.312.500 $ 16.484.000 $ 226.000.000
SEDE ORINOQUIA $ 82.020.000 $ 79.880.000 $ 64.100.000 $ 226.000.000
TOTAL $ 3.140.411.072 $ 3.214.717.663 $ 2.917.871.265 $ 9.273.000.000
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Evaluación interna
1. VRG (Nodos de Sede y nivel nacional): autoevaluación trimestral.
2. ONCI: evaluación independiente (12 x 2 años).
Evaluación externa
1. Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP (x 4)
2. Contraloría General de la República (x 4)
3. Ministerio de Educación Nacional – MEN (2 años x 9)
4. Corporación Transparencia por Colombia (2)
EVALUACIÓN DEL UN- SIMEGE
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1. Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP
• Informe Ejecutivo Anual Vigencia 2007- “deficiente” implementación del MECI en la UN
• Encuesta “Nivel de Implementación MECI – CALIDAD”, aplicada en junio de 2008.
• Encuesta “Nivel de Implementación MECI – CALIDAD”, aplicada en octubre de 2008: Avance
de 67%
• Informe Ejecutivo Anual Vigencia 2008- Encuesta Anual aplicada en febrero 2009:
(1) Medición centrada en MECI y la Norma Técnica NTC GP1000
MECI 96.32%
CALIDAD (Normas Técnicas GP 1000:2004)
96.00%
EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE ENTIDADES EXTERNAS (1)
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2. Contraloría General de República (Evaluación Anual) - Auditoría vigencia
2008 Evaluación al Sistema de Control Interno (escala de 0 a 3)
La evaluación al SCI incidió de manera importante en el fenecimiento de la cuenta de 2008
3. Ministerio de Educación Nacional ( 2 Auditorias anuales), en Dic./09:
(1) Medición centrada en MECI y la Norma Técnica NTC GP1000
Nivel Nacional y Sede Bogotá 0.52
Sede Medellín 0.65
Sede Palmira 0.42
Nivel Nacional y Bogotá En curso
MECI 98.3%
CALIDAD(Normas Técnicas GP 1000:2004)
98.2%
EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE ENTIDADES EXTERNAS (1)
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EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE ENTIDADES EXTERNAS
4. Corporación Transparencia por Colombia (bianual) - Índice de Transparencia
Nacional 2007-2008
(I) Acceso a la información, Trámites, Sistema de Quejas y Reclamos, Publicidad en la Contratación, Rendición de Cuentas a la
Ciudadanía
(2) Fallos de Responsabilidad Fiscal , Fallos de Responsabilidad Disciplinaria, Investigaciones de Control Interno Disciplinario
(3) Gestión de la Contratación, Gestión de Recursos Humanos, Selección por Mérito, Evaluación y Capacitación de Funcionarios,
Desempeño Contable, Financiero y de Gestión, Avances en Control Interno
Factor Evaluado Valor UN Valor Ideal
Resultado Global 64.16 (riesgo medio) 100
Factor Visibilidad (1) 27.27 49.17
Factor Sanción (2) 9.14 9.88
Factor Institucionalidad (3) 27.75 40.95
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AL DIA CON GOBIERNO EN LÍNEA
Establece especificaciones de los productos y o servicios Misionales:
•Investigación•Extensión •Formación
UN con reconocimiento del Min Com. 2010 por la gestión.
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NUMERAL DE LA NTC GP 1000:2009
ETAPA I (ASESOR NELSON LIMAS) AVANCE DE IMPLEMENTACION%
ETAPA II (ASESOR RICARDO CASTILLO) AVANCE DE
IMPLEMENTACION%
Jul08
Ago08
Sep08
Oct08
Nov08
Sep09
Oct09
Nov09
Dic09
4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 36 53 53 66 70 66 100 100 1005 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 40 43 47 56 65 78 92 92 1006 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 54 54 54 57 66 65 86 86 867 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 19 30 32 54 61 83 80 91 998 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 11 18 29 50 53 56 78 86 98
INALCEC-MENIMPLEMENTACIÓN DE NORMAS NTCGP1000 + MECI
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EVALUACIÓN DE INALCEC , EN AUDITORIA DEL MEN, 2010.EVALUACIÓN DE INALCEC , EN AUDITORIA DEL MEN, 2010.