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Una aparente contradicción: Invertir

más en tiempos de crisis

Por August Mabilon, Socio-Director de SDG

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“Estos proyectos requieren con frecuencia una mezcla de capacidades en gestión de negocio, verticalización sectorial, tecnología, gestión de programas y proyectos que deben ser aplicados a los objetivos organizativos, negocio, cultura y empleados”

“SDG es una buena opción para clientes que necesitan experiencia en consultoría de negocio, especialmente en proyectos de corporate performance management”

“Es una firma global de consultoría con especiales cualidades de liderazgo en reingeniería de procesos, planificación y análisis de información de negocio”

SDG es una firma de consultoría de dirección, especializada en el soporte a los procesos de análisis de negocio, toma de decisión, y mejora del gobierno organizativo

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Una aparente contradicción: Invertir

más en tiempos de crisis

Por August Mabilon, Socio-Director de SDG

Gestión Administrativa

Podíamos consultar en la cinta si un paciente era afiliado

de Mutua Universal

Podíamos imprimir y tramitar los partes de accidentes

Disponíamos de una historia clínica informatizada

Ya existía una extranet para los asociados

En 2008, los sistemas de información de Mutua Universal

funcionaban correctamente:

Prestaciones Sanitarias

Podíamos realizar el pago a los trabajadores

protegidos

Podíamos gestionar las diferentes casuísticas de

expedientes de IMS

Reconocíamos el derecho a la prestación

Podíamos contabilizar en SICOMAT

Mutua Universal llevaba años invirtiendo en una informática que daba plena cobertura al negocio

Era muy costoso evolucionar los sistemas

existentes y ofrecer más valor al negocio

Problemas de orientación a negocio

Existía un alto número de procesos manuales que

derivaba en falta de coherencia de la

información suplida por procedimientos internos

que generaba mucha actividad manual de cuadre

Altos Costes de mantenimiento

El presupuesto de tecnología era cautivo en un

80% debido al sobe esfuerzo que conllevaba su

mantenimiento causado por:

− Gran dispersión tecnológica

− Duplicidad de la información

− Tecnología antigua

No obstante, en 2008 Mutua Universal emprendió con SDG un

trabajo de análisis estratégico de sus sistemas de información

Compras Asociados Prestaciones Contabilidad

Visión

departamental de

los procesos

Uno de los principales objetivos que marcamos fue la integración

de las aplicaciones para favorecer la transversalidad de los

procesos

Compras Asociados Prestaciones Contabilidad

Compras Asociados

Prestaciones

Contabilidad Visión

transversal de

los procesos

Grado de obsolescencia

Criticid

ad

pa

ra e

l n

eg

ocio

- -

Historia Clínica Prestaciones

económicas

Soporte a la toma de

decisión

Organización

territorial

Colaboradores

Afiliación-

Recaudación

Contabilidad

Compras

Recursos

Humanos

Compras avanzadas

(proveedores sanitarios)

Estadísticas

prestaciones

Analizamos procesos y sistemas y definimos un grupo de

procesos con alto impacto de negocio y con mayor grado de

obsolescencia tecnológica

Opción 2: Tecnología ERP Opción 1: Tecnología BPM-SOA

Descripción • Desarrollo desde cero de la totalidad de los

servicios que dan soporte a los procesos de

negocio

Descripción • Implantación de soluciones parametrizables

SAP existentes en el mercado y desarrollo a

medida de funcionalidades en las que no

proporcionen cobertura

Pros y Contras +Mejor adaptación a cambios en las reglas de

negocio (imperativos legales, etc.)

+Mayor flexibilidad en la implementación de lógica

de negocio compleja (excepciones, etc.)

- Mayor coste global de mantenimiento y evolución

- Nueva arquitectura sin experiencia previa en

Mutua Universal

Pros y Contras +Gran robustez lograda a través de la

parametrización de módulos estándar

+Arquitectura testeada ya de forma satisfactoria en

Mutua Universal

- Mayor coste de adaptación a requerimientos

complejos

El desarrollo a medida es una buena opción

para aplicaciones con lógica compleja y

sujeta a modificaciones habituales

La tecnología SAP es una buena opción siempre y

cuando los módulos estándar den una cobertura

de al menos 70% en su ámbito funcional. Donde no existan módulos estándares, se

desarrollaría aplicaciones a medida que ofrecen

mejor integración con el entorno SAP ya existente

¿Y qué opciones se consideraron?

¿Y por qué finalmente se eligió SAP en el 2008 ?

Para responder a esa pregunta debíamos contestar primero a otra cuestión,

¿Que tipo de empresas es Mutua?

Sólo el 15% de los procesos

son asimilables a los típicos

del sector público

Aproximadamente el 30% de los

procesos son parecidos al de las

compañías de seguros

Más del 60% de los procesos son

semejantes al de las empresas de

ámbito sanitario

De 2000 a 2007

Implantaciones SAP-ISH-Med

Adicionalmente, existían primeras

experiencias de desarrollo de verticales

sobre la gestión no sanitaria del sector

de Mutuas sobre tecnología SAP

Prestación del servicio

Otros

Gestión Afiliados y

Colaboradores

Extranet

Afiliación-Recaudación

Colaboradores

Prestaciones sanitarias

Apoyo toma de decisiones

Análisis Cuadros de Mando

Eco. / Financiera Cobros

Funciones de soporte a la operativa

Compras RR.HH.

Prestaciones económicas

Gestión de la IT

Gestión de la IMS

Gestión Contenciosos

Historia Clínica

Asistencia, Pruebas, Rehab.

Facturación

¿Y qué definimos finalmente como solución?

Módulos estándar de SAP

antes de STEP

Desarrollo (CRM)

Gestión de Partes Compras sanitarias

Módulos no estándar de SAP

Implantados con STEP

Solución de SAP para

el sector Sanitario

STEP suponía un importante esfuerzo económico, y decidimos:

Esto fue posible gracias a un esfuerzo de toda la organización:

La renuncia a algunos servicios

La renegociación del resto

¿Y que impacto económico suponía dicha decisión?

Utilizar el ahorro en mantenimiento para invertir en

proyectos de mejora tecnológica durante 4 años

100%

2007

Co

ste

s o

pera

tivo

s m

ecan

izació

n:

2009 2010 2011 2012

60%

2013

Un 40% de reducción de los

gastos operativos gracias a:

• La racionalización de costes al

desprenderse de tecnología con

alto coste de mantenimiento

(HOST)

• La facilidad del mantenimiento,

más ágil gracias a un único

entorno tecnológico 75%

25%

100%

- 5%

2008

75%

25%

75%

25%

75%

25%

Más allá del impacto económico, el proyecto STEP suponía un

gran reto para todos:

90% de la

operativa

implicada

Impacto en el negocio

Impacta a la mayoría de los procesos

“core” de Mutua Universal,

migrándolos a una tecnología

radicalmente diferente basada en

módulos estándares

1.740

usuarios

afectados

Impacto en los empleados

Más del 95% de los trabajadores de

la Mutua afectados por el proyecto, no

sólo en una nueva tecnología sino

también en una nueva forma de trabajar

3 años de

proyectos

Duración del proyecto

Una ejecución del proyecto de tres

años, con un año de trabajo

preparatorio con tareas de definición,

planificación y licitaciones.

Más de 100

personas

Equipo del proyecto

Un importante equipo de trabajo, que

incluye tanto consultores externos de

diferentes empresas como usuarios de

negocio de diferentes departamentos

involucrados desde el primer momento.

La definición, gestión y seguimiento del

proyecto son cruciales para su consecución

234

procesos

Reingeniería de procesos

Una modelización de los procesos

mediante al herramienta ARIS

mapeando procesos de negocio con

transacciones de SAP para facilitar la

gestión del cambio

Una buena planificación permite afrontar los retos

Definición estrategia y tecnología

Licitación

Ejecución Proyecto

Definición de un modelo de

gobierno:

• Oficina de proyecto

• Comités de seguimiento

Enero 2010

Kick-Off del STEP

2008 2009 2010

Estudio de los requerimientos

Reuniones con proveedores

Definición de una estrategia de lotes:

• Separación del proyecto en dos

lotes

• Selección de proveedores

Definición de la estrategia de

sistemas de información

Selección de tecnología

Planificación y enfoque del

proyecto:

• Despliegue Big Bang

• Involucración de Mutua

• Plan de formación

Gracias por vuestra atención