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Una Fórmula Ganadora para Manejar Eficientemente

Tu Tiempo Al Realizar Múltiples Tareas

por Myrtelina Corujo

Catedrática Asociada

Los profesionales de oficina de hoy, llámense asistentes administrativos, secretarias, secretarias ejecutivas, administradores de oficina y otros títulos más, son responsables de realizar innumerables tareas—unas bienvenidas por lo retantes y fuera de lo usual; otras, motivo de risa entre pares a la hora del almuerzo porque jamás pensaron que fueran parte de la descripción de tareas de su puesto.

La tecnología está cambiando el mundo y el profesional de oficina, con su computadora personal, se ha convertido en un nodo de conocimiento y de intercambio de información. Un día típico en su agenda de trabajo puede incluir: elaborar un informe utilizando un programa de hoja de cálculo; preparar tablas, diapositivas y hojas informativas para una presentación; enviar mensajes electrónicos a clientes y personal de la empresa; representar al ejecutivo en una reunión; investigar el itinerario de vuelos en la Internet; adiestrar a un nuevo compañero de trabajo; y participar en una reunión para la compra de materiales. A esta lista interminable de responsabilidades sume otras tareas típicas y rutinarias de la profesión—contestar el teléfono, tramitar la correspondencia, manejar el facsímil y atender visitantes—y una que usted no esperaba realizar, descarchar el congelador de la nevera de la oficina.

Contrario a lo que se esperaba, la tecnología no ha sustituido al personal profesional de oficina; al contrario, ha expandido sus funciones y reconocido sus talentos y destrezas. Surge, entonces, la pregunta: cómo emplear bien el tiempo, que se mantiene constante—60 segundos, un minuto; 60 minutos, una hora—y realizar variadas funciones, todas importantes, con algún grado de urgencia y que aumentan con el paso del tiempo.

La contestación es: organiza tu sistema. Tú eres un sistema con sus componentes de entrada, proceso y salida. Recibes datos, los manipulas y produces información. Para que tu sistema funcione eficientemente necesitas buenos hábitos y herramientas de trabajo.

Si tu sistema no está organizado, lo más probable es que no puedas cumplir bien con tus crecientes responsabilidades. A continuación, una fórmula para manejar tu tiempo eficientemente:

Analiza tus tareas. Investiga si cumples con lo que otros desean o con lo que tú consideras

importante y urgente.

Planifica tu mañana hoy. Fija metas diariamente e identifica tus prioridades como "A, B, C" ó "1, 2, 3".

Añade una buena dosis de dedicación. No importa lo que suceda, pregúntate todas las mañanas cuáles son los asuntos más importantes, más urgentes. Revisa tu plan (los planes se hacen a lápiz porque se alteran); sé flexible y usa el sentido común.

Relaciona las actividades con las metas. Felicítate al finalizar el día si lograste las mismas.

Concédete diariamente una hora de tiempo para trabajar en la prioridad "A". Llega una hora más temprano, sal una hora más tarde, que durante esa hora un compañero colabore contigo y atienda el teléfono.

Organiza tus actividades por grupos: llamadas, correspondencia, archivo.

Todos los días saca tiempo para trabajar con las prioridades "B" y "C".

Escoge buenas herramientas para manejar el tiempo: calendario, lista de "Para hacer hoy", sistema "Tickler", planificadores, organizadores de escritorio, sistemas de organización electrónicos.

Evalúa estas herramientas en cuanto a tamaño, portabilidad, accesibilidad, adaptabilidad, tu estilo personal.

No tengas más de un calendario. Este debe estar accesible. Mantén lo profesional y lo personal en uno solo. De considerarlo necesario, fotocopia las páginas importantes como sistema de resguardo.

En la lista de tareas a realizar, ten dos secciones: actividades programadas y actividades no programadas. En la sección de actividades programadas incluye citas y bloques de tiempo para trabajar en tareas específicas: tramitar correspondencia, archivar, realizar investigación en la Internet. En la sección de actividades no programadas incluye lo que surge inesperadamente y puede hacerse en cualquier momento del día. En cuanto haya oportunidad, convierte las tareas no programadas en actividades programadas.

Tacha de tu lista lo que has logrado. Este ejercicio te da sensación de logro y te hace sentir

fabulosamente bien.

Decide qué puede estar en tu escritorio. Utiliza el principio de accesibilidad para determinar proximidad. Elimina del escritorio lo que no utilizas con frecuencia.

Para cada papel que llegue a tu escritorio, toma una decisión. El no hacerlo es indicativo de que evitas tomar decisiones. No tomar decisiones aumenta la cantidad de papeles sobre el escritorio.

Categoriza tus documentos: acción inmediata, pendiente, llamadas, para la firma. Identifica debidamente cada categoría; puedes utilizar carpetas de colores distintos.

Computariza los procedimientos que puedas (calendario, para hacer hoy, el "tickler") . Te facilitará tus tareas y economizarás tiempo y esfuerzo.

Si pones en práctica estas sugerencias, te dará el tiempo para lo que tienes que hacer. "Las metas y el entusiasmo son un cheque en blanco de Dios—para que uno decida la cantidad."

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