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IBM Software Group Prof. Jesús M. Rondón F. Definir y clasificar los sistemas. Definición de sistemas

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Definir y clasificar los sistemas.

Definición de sistemas

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Administración de la Información I

“Para la teoría de los sistemas, el todo (o el

sistema) es el producto de las partes

interconectadas, cuyo conocimiento y

estudio debe suceder siempre relacionando el

funcionamiento de estas partes en lo

referente a el todo”

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“La estrategia de tecnología de

información debe estar integrada a la

estrategia del negocio y debe ser

facilmente adaptable a los constantes

cambios para hacer la empresa más

competitiva”

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Conceptos de Sistemas

Vision General Definición de sistemas Actividades de un Sistema Clasificación de los sistemas Conceptos de sistemas

Definición SIG / ¿Qué hacen los SIG? Componentes de un sistema de Información Tipos y Niveles de los sistemas de Información

Controles de los Sistemas de InformaciónControl y RetroalimentaciónControl Organizacional

Sistemas

Sistemas de Información Gerencial

Control de los Sistemas

Los Sistemas en la Administración

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¿Qué es un Sistema?

“Un sistema es un grupo de elementos que funcionan juntos para alcanzar objetivos comunes”

Actividades de un Sistema

Entrada Procesamiento Salida oProducto

Retroalimentación

ControlControl Gerencia

Entrada: comprende la captura o generación de elementos que serán procesados. Ejemplos: Materias primas, energía y datos en el caso de los SIG.Procesamiento: Transformación de las entradas en salidas. En los SIG se refiere a la clasificación, manipulación, análisis y síntesis de datos.Salida: transferencia de elementos que han sido generados por un proceso de transformación hasta su destino final.Retroalimentación: Datos sobre el desempeño de un sistema. Constituye una parte de la función de control.Control: Monitoreo y evaluación de la retroalimentación para ver si un sistema se está desplazando hacia el logro de su meta.

Sistemas

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Clasificación de los Sistemas Naturales y Artificiales Sociales, Mecánicos y Hombre-maquina Abiertos y Cerrados Adaptables y No adaptables Permanentes y Temporales Estables y No estables Subsistemas y Supersistemas

Conceptos de Sistemas Variables Parámetros Componentes Atributos Estructura

DisfuncionalParasitariasSimbióticasSinérgicasOptimizadas

Procesos FronterasInterfasesEntropíaHomeostasisEquifinalidad y Multifinalidad

Sistemas

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Sistemas de Información Gerencial

¿Qué es el Sistema de Información Gerencial?

“Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten examinar y recuperar datos del entorno, capturar datos de transacciones y operaciones, filtrar y organizar estos datos para presentarlos como información a los gerentes”. Es decir, un sistema de información captura, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una empresa o institución

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Controles Sistemas de Información

Los sistemas de información computarizados son más susceptibles de destrucción, fraude, error y mal uso que los sistemas manuales, lo cual los hace especialmente vulnerables. Entre las principales razones de vulnerabilidad tenemos::

• Son accesibles a muchas personas. La información es más fácil de recopilar pero más difícil de controlar. En el caso de sistemas en línea el control es una tarea aún más difícil. •Son sistemas complejos que no pueden ser duplicados a mano, por lo que un desastre puede tener un efecto mayor que en un sistema manual

• No quedan huellas visibles de cambios realizados en el sistema. Los procedimientos computarizados parecen ser invisibles y no son bien entendidos y auditados por los empleados de las empresas

• Sus cambios son costosos y complejos. El desarrollo y operación de sistemas computarizados requiere conocimiento técnico y especializado, que no es comunicado fácilmente a los usuarios finales

Control de los Sistemas

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Sistemas de Información Gerencial (SIG)

¿Qué son los Sistemas de Información Gerencial?

Entorno

Empresa

Clientes Proveedores

Entidades reguladoras Competidores

Sistema de Información

Entrada ProcesamientoSalida oProducto

Retroalimentación

Información

ControlControl Gerencia

Para diseñar y usar un sistema en la administración de empresas, es necesario: Entender el entorno y la estructura / funciones de la empresa Papel de la administración Tecnología

Datos

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Sistemas de Información Gerencial

¿Qué hacen los Sistemas de Información Gerencial?

1950-1960

Procesamiento de Datos• Transacciones• Mantenimiento de Registros• Aplicaciones Contable

1960-1970

Elaboración de Informes Gerenciales• Información Gerencial / Soporte toma de decisiones

1970-1980

Soporte Decisiones• Soporte interactivo proceso de toma de decisiones

1980-1990

Soporte Estratégico• Sistemas para usuario final• Sistemas de INFO Ejecutivos• Sistemas de INFO Estratégica• Sistemas expertos

1990-2000

Interconexión Global• Sistemas interconectados en red (Internet, intranets, extranets globales)

Roles de los Sistemas de Información

Operaciones empresariales Decisiones GerencialesControl de Gestión

Ventaja CompetitivaActividades centrales de la empresa

Los SIG desempeñan tres papeles esenciales:

Respaldar las operaciones empresariales Respaldar la toma de decisiones gerenciales Respaldar la ventaja competitiva estratégica

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Componentes Sistemas de Información

Data /Información

Hardware

ComunicacionesREDES

Recursos Humanos

Software•Confiable•Oportuno•Disponible•Fácil de usar•Compartido•Flexible•Colectivo

Atributos Sistemas de Información

Sistemas de Información Gerencial

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Tipos y Niveles de Sistemas de Información

Ventas Manufactura Finanzas Contabilidad RRHH

NivelConocimiento

NivelAdministración

NivelEstratégico

•Auditoria•Impuestos•Adm.. Efectivo•Contabilidad

•Estaciones de trabajo

Análisis:• Inversión• Precios•Utilidad

Plan de Utilidades

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos

Sistemas de Apoyo a DecisionesSistemas de Información

Sistemas de TrabajoSistemas Automatizados

Sistemas de Información Gerencial

NivelOperativo

SistemasProcesamiento

Operaciones

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Controles Sistemas de Información

Sistemas Manuales Sistemas Computarizados

¿Cuál es más vulnerable?

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Controles Sistemas de Información

Los sistemas de información computarizados son más susceptibles de destrucción, fraude, error y mal uso que los sistemas manuales, lo cual los hace especialmente vulnerables. Entre las principales razones de vulnerabilidad tenemos::

• Son accesibles a muchas personas. La información es más fácil de recopilar pero más difícil de controlar. En el caso de sistemas en línea el control es una tarea aún más difícil. •Son sistemas complejos que no pueden ser duplicados a mano, por lo que un desastre puede tener un efecto mayor que en un sistema manual

• No quedan huellas visibles de cambios realizados en el sistema. Los procedimientos computarizados parecen ser invisibles y no son bien entendidos y auditados por los empleados de las empresas

• Sus cambios son costosos y complejos. El desarrollo y operación de sistemas computarizados requiere conocimiento técnico y especializado, que no es comunicado fácilmente a los usuarios finales

Control de los Sistemas

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Controles Sistemas de Información

Controles de Sistemas: son los métodos, políticas y procedimientos (de monitoreo y evaluación) que aseguran la protección de los activos de la empresa, la precisión y la confiabilidad de los registros y la adherencia operativa a las normas de administración, así como, el logro de la meta para la cual fue creado el sistema.

Generales

Aplicación

Implementación Software Hardware Operaciones de computación Seguridad de Datos

Entrada Procesamiento Salida

Tipos de Controles de Sistemas de Información

Control de los Sistemas

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Controles Sistemas de Información

Controles Generales: Son los que controlan el diseño, la seguridad y el uso de los programas de computadora y la seguridad de los archivos de datos es general en toda la organización. Se ejercen en todas las aplicaciones.

• Implementación: Auditoria al proceso de desarrollo de sistemas en diversos puntos, para asegurar que se le maneje y controle debidamente• Software: Monitorea el uso de software y evita acceso no autorizado a programas de aplicación• Hardware: Cuida la seguridad física del hardware y detecta fallos en su funcionamiento• Operaciones de Computación: Cuida que los procedimientos programados se apliquen de forma congruente y correcta al almacenamiento y procesamiento de datos• Seguridad de Datos: Garantiza que los archivos de datos no sufran accesos no autorizados, alteraciones o destrucción.

Control de los Sistemas

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Controles Sistemas de Información

Controles Aplicaciones: Son específicos, distintos para cada aplicación computarizada.

• Entrada: Procedimientos que verifican la exactitud e integridad de los datos cuando entran• Procesamiento: Rutinas para comprobar que los datos estén completos y sean exactos durante la actualización• Salida: Medidas que aseguran que los resultados del procesamiento computarizado sean correctos, estén completos y se distribuyan debidamente

Control de los Sistemas

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Control y Retroalimentación

El control por retroalimentación es el método de mayor uso en los negocios ya que permite aplicar correctivos en un tiempo menor. Consiste en establecer un nivel de rendimientos (referencia), medir el rendimiento a partir de criterios y seguidamente reducir las desviaciones del rendimiento ya sea del sistema de información en si mismo o del sistema productivo al que se apoya.

Modelo de Retroalimentación Simple

Entrada ProcesamientoSalida oProducto

Elementos deControl

Referencia

Sistema Controlado

Elementos de Retroalimentación

Elementos deReferencia Señal

ActuanteVariable

Manipulada

Señal deRetroalimentación

Perturbaciones

+ -

Control de los Sistemas

+ -

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Control Organizacional

El control en la organización jerárquica tradicional funciona cuando los informes condensados y de desviaciones, así como, las actividades excepcionales pasan por los niveles jerárquicos hasta llegar a la alta Gerencia. Esta definida con claridad la responsabilidad de las fallas y la aplicación de medidas correctivas.

Control de los Sistemas

ESTRUCTURAS JERARQUICAS

En las organizaciones modernas de gran complejidad, la información fluye a muchos gerentes, quienes comparten responsabilidades en las decisiones y el rendimiento, por ello resulta difícil aislar la responsabilidad del control, lo cual pone gran carga sobre los sistemas de información.La administración por objetivos facilita el control, al establecerse objetivos cuantificables, verificables y alcanzables a cada persona dentro de la organización.

ESTRUCTURAS MAS PLANAS

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Constituyen un extraordinario adelanto respecto a la colección desorganizada de información y a la administración por experiencia basada en la intuición. Con los SIG tenemos toma de decisiones “programadas” u óptimas, liberando al Gerente para concentrarse en problemas complejos mientras el sistema se encarga de las decisiones repetitivas. Los sistemas apoyan las estrategias competitivas de las empresas y facilitan la comunicación y la interacción con la economía global:

Los Sistemas de Información en la Administración

Redes e InternetComunicar y colaborarAcceder / proporcionar informaciónParticipar en discusionesRealizar transacciones de negocioEncontrar entretenimiento

Nuevas opciones para el diseño de organizacionesAplanamiento organizacionesSeparación trabajo de la ubicación geográficaReorganización de flujos de trabajoCreciente flexibilidadCambio proceso de administraciónRedefinición fronteras empresa

Comercio / Negocio Electrónico

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