Office 2013Unidad 1. Conociendo Office 2013

Word, PowerPoint, Excel Tutor: Manuel Ángel

Muñoz Fernández

Guía Office 2013. Índice del curso Cómo utilizar este curso.1. Conociendo Office 2013 2. Trabajando con los textos 3. Técnicas especiales para trabajar con los archivos de Office 2013 4. Comprendiendo lo básico de Word 5. Agregar contenido y aplicar formato 6. Construyendo sus documentos adecuadamente 7. Insertar Imágenes, Formas, Tablas, Gráficos y Vídeos en Word 8. Trabajando con documentos 9. Una mirada a PowerPoint 2013 10. Trabajando con su presentación11. Insertando objetos en PowerPoint12. Manejando el diseño de la presentación 13. Fundamentos de Excel 14. Comenzando con las fórmulas y funciones15. Trabajando con más funciones 16. Trabajando con Tablas y Gráficos

Unidad 1. Conociendo Office 2013

1.1. Introducción1.2. Comenzando con Office 20131.3. Iniciando sesión en Office 2013 desde la Bienvenida1.4. Iniciar una aplicación de Office 20131.5. La interfaz de Office 20131.6. La Barra de título1.7. La Barra de herramientas de acceso rápido1.8. La cinta de opciones1.9. El Backstage1.10. La Mini Barra de herramientas1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview)1.12. La Barra de estado1.13. Los cuadros de diálogo y paneles1.14. Las resoluciones1.15. Guardar archivos1.16. Guardar un archivo por primera vez1.17. Guardar un archivo nuevamente1.18. Guardar en otro directorio1.19. Guardar con formato de versiones anteriores1.20. El nuevo trabajo con los archivos PDF1.21. Guardar un documento en PDF1.22. Editar un archivo en PDF1.23. Office Web Apps1.24. Revisar un archivo desde Office Web Apps1.25. Abrir archivos1.26. Las Ubicaciones de almacenamiento1.27. Cerrar un archivo1.28. Crear un nuevo archivo1.29. Convertir un archivo de versiones anteriores al nuevo formato

1.1. Introducción

En nuestros días, todo el mundo utiliza la tecnología para laborar de manera eficiente. Existen diversas herramientas para trabajar con productividad, como programas que permiten crear programas, otros que permiten crear diseños espectaculares y retocar imágenes, pero en la oficina, la mejor solución, es Office 2013.

Aunque Office 2013 tiene cuatro programas importantes como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, en realidad, hay mucho más por explorar, ya que Office 2013 es toda una suite de colaboración y que al juntarlos, puede mejorar más su productividad.

Office 2013 presenta una gran variedad de programas para todo tipo de necesidades en la oficina, en el hogar e incluso en la empresa. Con una completa participación en la nube, Office 2013 se ha convertido en la suite más esperada por todos. En mi opinión, el paso a la nube indica que esta nueva versión de Office 2013 permitirá trabajar con nuestros documentos desde donde queramos.

Ahora Office 2013 presenta una interfaz basado en METRO (Interfaz para Windows 8) para todas sus aplicaciones, pero además, su apariencia es aún más atractiva, pues ahora los botones y comandos se han hecho un poco más grandes para permitir el trabajo con pantallas táctiles, y muestra automáticamente más espacio a la vista para elaborar documentos sin ningún problema.

1.2. Comenzando con Office 2013

Office 2013 presenta una nueva forma de trabajo en la nube el cual ayuda a mantenernos conectados con todos nuestros documentos a través de los distintos dispositivos móviles en el mercado. Cuando instala Office 2013 y accedes a cualquiera de las aplicaciones, aparecerá una ventana que nos da la bienvenida a Office 2013, pulse clic en el botón Siguiente y luego aparecerá un vídeo donde nos hace una demostración de cómo trabaja el nuevo Office 2013. Puede terminar de ver el vídeo o simplemente hacer clic en la X para cerrar.

1.3. Iniciando sesión en Office 2013 desde la

Bienvenida

Una vez haya terminado de ver el

vídeo de demostración del nuevo Office 2013 en la pantalla de

Bienvenida, aparecerá

información para iniciar sesión con su

cuenta Microsoft.

¿Por qué debería iniciar sesión de Office 2013? Aunque simplemente puede cerrar la ventana de diálogo y usar Office sin ningún problema, el inicio de sesión ayuda a obtener una comunicación entre todos sus servicios Microsoft.

Puedes usar una cuenta de Windows Live ID y obtener acceso a directorios creado en SkyDrive con Office Web Apps. También, si tienes una cuenta de usuario en el nuevo servicio de Microsoft llamado Office 365, conectarte, permite que puedas acceder a estos servicios y compartir documentos e información con los compañeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga clic en Iniciar sesión.

En la ventana de diálogo Iniciar sesión en Office, aparecerá dos opciones de conexión. Puede usar la opción Personal si tiene cuentas Microsoft como Hotmail, Messenger o MSN. También puede usar la opción Organización o escuela para conectarse a Servicios Online de Microsoft, como por ejemplo Office 365 que incluye servicios como SharePoint Online, Outlook online y Lync

Haciendo clic en cualquiera de las dos opciones de conexión, aparecerá una ventana como lo muestra la siguiente imagen. Desde este formulario podrá escribir su cuenta Microsoft o una cuenta basado en los servicios online Microsoft. En mi caso, estoy manejando una cuenta de Office 365 el cual está en el campo Id. De usuario. Además debo agregar mi contraseña y activar la casilla Mantener la sesión iniciada por si no desea volver a iniciar sesión cada vez que quiera conectarse a un servicio.

Use el botón Regresar ubicado en la parte superior de la ventana para volver a elegir las opciones de conexión. Haga clic en Iniciar sesión para que Office 2013 comience a conectarse con Microsoft Online Services

Una vez iniciado sesión aparecerá un mensaje de bienvenida a los productos Office. Lo primero que puede hacer a través de esta ventana es elegir el aspecto que tendrán sus ventanas de Office, y es que encontrará una lista desplegable debajo de ¿Qué aspecto quiere que tena Office? Y podrá elegir uno de los 6 fondos que están en lista. Este fondo es un diseño que aparece en la parte superior derecha de la ventana de cualquier programa de Office

Haga clic en Siguiente y podrá ver una pequeña descripción de cómo trabaja SkyDrive con sus documentos. Luego de hacer clic en el botón Siguiente una vez más, aparecerá la opción de poder conocer las novedades de Office 2013. Haga clic en el botón Echar un vistazo para comenzar a ver las novedades, o simplemente haga clic en No, gracias y comience a usar Office

Como toda aplicación esta se

encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que cambie

la unidad. Al instalarse, podrá

encontrar un acceso directo al programa

desde el menú Inicio o desde los

mosaicos en Windows 8.

Para ingresar a algún programa de Office 2013 siga estos pasos:

En Windows 7:

1° Haga clic en el botón Iniciar.2° Señale Todos los programas.3° Haga clic en Microsoft Office.4° Clic en algún programa de Office 2013

En Windows 8:

1° Desplácese por los mosaicos en la ventana de Inicio.2° Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.

Cuando hace clic en algún programa de Office 2013, automáticamente aparece una pantalla de presentación. En la parte superior de la pantalla, podrá ver los botones Minimizar y Cerrar

Cuando se inicia el programa, por lo general ahora todas las aplicaciones de Office 2013 presentan la vista Backstage dónde podrá comenzar un documento nuevo.

1.5. La interfaz de Office 2013

Todos los programas de Office 2013 presentan casi la misma estructura y el diseño de sus ventanas. Todos los programas de Office 2013 tiene la famosa Cinta de opciones, que desde Office 2010 se había decidido implementar. En la versión de Office 2007 solo lo utilizaba Word, Excel, Access, PowerPoint y parte de Outlook.

La siguiente imagen muestra la ventana de Publisher 2013. Como puede observar, también posee la cinta de opciones y todas las características de la nueva interfaz de office 2013

1.6. La Barra de título

Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso de Outlook), dirija su vista a la barra de título ubicado en la parte superior de la ventana. En esta barra no solo encontrará el nombre del archivo, también podrá ver el nombre del programa utilizado. La siguiente imagen muestra el nombre del documento en Word 2013 así como el nombre del Programa

La Barra de título

1.7. La Barra de herramientas de acceso rápido

En Office 2013 aún existe una barra de herramientas que contiene algunos comandos comunes para trabajar con los archivos llamada Acceso rápido. Esta Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra a la izquierda de la barra de título y en programas como Word, Excel entre otros, presenta tres botones clásicos (Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir

A la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra una flecha de nombre Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Al hacer clic en esta flecha se muestran varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que tengan un visto bueno (Checking) nos indica que están activos y por lo tanto se muestran en la barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.Además de la lista de comandos que aparece en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, también encontrará tres opciones importantes.•Modo táctil: Permite activar el comando Modo táctil en la barra de herramientas de acceso rápido. Cuando hace clic sobre el comando Modo táctil, la Cinta de opciones de la aplicación sufre ciertos cambios de visualización. La siguiente imagen muestra una cinta de opciones con comandos más grandes y una separación adecuada para el manejo de pantallas touch.

Personalizar barra de

herramientas de acceso

rápido

Más comandos: Desde esta opción

podrá activar el cuadro de diálogo Opciones de Word con la opción Barra de herramientas de

acceso rápido activa. Con esta opción

podrá personalizar los comandos que se

encuentran en la barra.

Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la

barra de herramientas de acceso rápido y posicionarlo por

debajo de la Cinta de opciones. Cuando la

barra está por debajo de la cinta,

entonces ahora aparecerá la opción Mostrar por encima

de la cinta de opciones.

1.8. La cinta de opcionesAunque fue una novedad en Office 2007, en esta versión, todos los programas han adoptado la Cinta de opciones al igual que en Office 2010. Con la cinta de opciones, podemos trabajar intuitivamente con las aplicaciones, ya que están muy bien organizadas por nombres en sus respectivas fichas, además, cada ficha posee su propio grupo y cada grupo sus propios comandos

Cuando se selecciona algún objeto, como por

ejemplo una Tabla, imagen o gráficos, automáticamente

aparecen nuevas fichas contextuales con

comandos especiales para trabajar con el

objeto seleccionado, una vez que haya

terminado de trabajar con el objeto y deje de seleccionarlo, las fichas

contextuales desaparecerán

1.9. El Backstage

El nuevo Backstage es una interfaz para trabajar con los

archivos de sus programas. Se puede ingresar al Backstage

desde la ficha Archivo que en realidad, reemplaza al botón de

Office en la versión 2013. Cuando hace clic en la ficha

Archivo, podrá ingresar al nuevo Backstage y encontrará una

serie de opciones interesantes, entre ellas, las opciones de

Imprimir y la vista preliminar.

1.10. La Mini Barra de herramientas

La Mini Barra de herramientas está presente en todas las aplicaciones de Office 2013, generalmente cuando se escribe texto. Al seleccionar un texto o hacer clic derecho en esa selección, aparece una pequeña barra de herramientas (por ello el nombre Mini Barra) con una serie de comandos de fácil uso.La siguiente imagen muestra la Mini Barra de herramientas en acción. Simplemente se selecciona el texto y mueva lentamente el puntero hacia arriba de la selección, verá como poco a poco se va mostrando los comandos.

1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview)

En esta nueva versión de Office se mantiene el modo Live preview o vista preliminar en vivo. Por ejemplo, cuando se selecciona un texto y hace clic en la flecha del comando Tamaño de fuente por ejemplo, al señalar cada opción de la lista desplegable podrá ver una vista previa en vivo, de esta manera puede saber si lo que va a aplicar es lo adecuado para su trabajo, y si está de acuerdo, simplemente hace clic en el ítem para aplicarlo

1.12. La Barra de estado En Office 2013 encontrará la barra de estado del programa en la parte inferior de la ventana de la aplicación. Por lo general la barra de estado presenta diversos detalles del contenido de su documento. Por ejemplo, cuando trabaja en Word 2013 la barra de estado presentará información sobre el número de páginas que contiene el documento o el idioma del mismo. Si usa Excel 2013 encontrará información sobre la celda si está en un estado de introducción de textos o inclusive los resultados rápidos de algunas funciones. Al extremo derecho encontrará la Barra de herramientas Vista. Desde esta sección podrá ver las diversas vistas que posee una aplicación como la Vista Diseño de Impresión o Lectura en Word 2013, o vistas de Presentación en PowerPoint

También encontrará una barra deslizante para hacer Zoom. Haga clic en la barra

delgada y mueva de izquierda a derecha para

ver la acción de Zoom, también puede usar el

signo menos y el signo más para tal fin

1.13. Los cuadros de diálogo y paneles

Desde hace mucho tiempo que los paneles y los cuadros de diálogo aún siguen existiendo a pesar de todos los cambios que

ha habido en Office desde sus primeras versiones. Tanto los paneles como los cuadros de diálogo presentan comandos u opciones adicionales para trabajar con sus textos o cualquier

objeto.

En la cinta de opciones, más específicamente a la derecha de los nombres de grupos, encontrará un pequeño botón llamado

Iniciador de cuadros de diálogo. Este iniciador dará pie a que aparezcan en pantalla un cuadro de diálogo o un panel si es el

caso. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles encontrará un Panel y en el grupo Fuente se activará un cuadro de diálogo

Flecha portapapeles

1.14. Las resoluciones

Office 2013 ha sido creado para completar su experiencia con los dispositivos táctiles. Por lo tanto al activar el modo táctil los comandos se ajustarán para que les sea más fácil la navegación y uso de sus herramientas preferidas. Pero, también debe saber que dependiendo del tamaño de resolución de su pantalla, la forma en cómo se muestran los comandos en Office 2013 puede variar.•Resolución baja: Si la pantalla está configurada con baja resolución, por ejemplo, 1024 por 768 píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombre del grupo, en lugar de los comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botón del grupo para ver sus comandos. La siguiente imagen muestra la ventana de Word 2013 con una resolución de 1024 x 768. Como puede observar, el grupo Edición al final de la cinta, solo muestra una flecha para acceder a sus comandos.

Minimizada: Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana, se llega a un tamaño en el que algunos grupos sólo mostrarán el nombre de grupo y tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos.

•Tablet PC: Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones más reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes

Casi todas las aplicaciones de Office 2013 tienen el mismo método para guardar un archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, después de cinco minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access 2010, te obliga a guardar primero la base de datos para que pueda comenzar a trabajar. Para acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo. En esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guardar y Guardar como.

1.16. Guardar un archivo por primera vezCada vez que tengas la sensación de que has hecho algo muy importante en tu documento, publicación, libro, etc., y no quieres perderlo porque no te gustaría empezar de nuevo, es ahí donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente el fluido eléctrico falle y el equipo se puede apagar, entonces podemos perder la información escrita. Si utilizamos un Portátil, las posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero sabemos que aun corremos el riesgo de los virus o que el sistema falle, así que no dude en guardar cada cierto momento sus archivos.Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deberá agregarle un nombre que identifique al contenido escrito y una dirección de directorio donde será almacenada. Esto es posible cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Archivo.

2° Haga clic en Guardar.

3° Seleccione una opción de ubicación, SkyDrive, dentro del equipo o Agregar un

sitio de SharePoint. En este caso elegiré

Equipo

4° Haga clic en Documentos, Escritorio o clic en el botón Examinar si necesita guardarlo en otra ubicación local5° En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su trabajo.6° En el cuadro Tipo, verifique que esté activo el tipo de formato con el que guardará su archivo (por ejemplo en Word puede guardarlo como Documento, Documento de versiones anteriores o plantillas).7° Haga clic en Guardar.También puede utilizar el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o Ctrl + G, pero tenga en cuenta que si utiliza nuevamente estos comandos después de guardar, no podrá elegir un directorio, ni un nombre, ni nada más.

Cuando trabajamos con Access 2010 deberá crear

primero la base de datos. Las bases de datos de Access

2010 se guardan por defecto en la carpeta Mis

documentos o la biblioteca Documentos.

Para crear una base de datos en blanco y que esta se

guarde automáticamente en la biblioteca Documentos,

siga estos pasos.1° En el Backstage, haga clic

en Base de datos del escritorio en blanco.

2° En la ventana

flotante, en el cuadro

Nombre de archivo,

escriba un nombre para

su base de datos.

4° Haga clic en Crear.

Lo mismo, al guardar un archivo de OneNote 2013, deberá elegir el tipo de objeto a guardar. Todas estas acciones en OneNote lo deberán hacer desde la sección Exportar.

Unidad 1. Conociendo Office 2013 (XVIII)

1.17. Guardar un archivo nuevamenteDespués de haber puesto un nombre para tu archivo, elegir el directorio donde se encuentra el mismo, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este archivo será más fácil, pues el cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentará. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, o Guardar del menú de Office o simplemente pulsando Ctrl + G.A esta operación, muchos usuarios lo llaman Actualizar, ya que estás guardando los cambios en el archivo.Cuando se trabaja con base de datos de Access, esta se guarda automáticamente una vez cerrado el archivo.

1.18. Guardar en otro directorioEs recomendable que tenga varias copias del mismo archivo, así se sentirá seguro, y si pasa algo con su archivo, tendrá el otro para restaurarlo, esto es muy parecido a Backup (copia de seguridad) y digo parecido, porque programas como Access, o Excel pueden crear un Backup con otra extensión. Al guardar en otro directorio, volverá a utilizar el cuadro de dialogo Guardar como.1° Pulsa clic en la ficha Archivo.2° Clic en Guardar como.3° Seleccione una ubicación local o en la nube, en mi caso seleccionaré Equipo.4° Seleccione Documentos, Escritorio o use Examinar para elegir un directorio de su preferencia.5° Verifique que en el cuadro Nombre de archivo y Guardar como tipo, sigan con las mismas opciones que anteriormente elegiste.6° Pulsa clic en Guardar.

1.19. Guardar con formato de versiones anteriores

El problema de actualizarse rápidamente a Office 2013 es que no mucha gente se actualiza a la par contigo. Muchos usuarios prefieren seguir con versiones anteriores, incluso muy pero muy anteriores. Por ejemplo, la gran mayoría de negocios pequeños, aún utilizan Office 2003 y lamentablemente, Office 2003 no posee compatibilidad con los archivos de Office 2007 y Office 2010.

Para guardar en una versión anterior siga estos pasos:1° En la vista Backstage, haga clic en Exportar.2° Haga clic en Cambiar el tipo de archivo.3° En Cambiar el tipo de archivo, en la sección Tipo de archivo de documento, haga clic en Documento de Word 97-2003.4° Haga clic en Guardar como.5° En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione un directorio o escriba un nombre para el archivo y clic en Guardar.

1.20. El nuevo trabajo con los archivos PDF

Para conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros usuarios o imprime mediante métodos comerciales, puede usar los programas de Microsoft Office para guardar los archivos como PDF sin necesidad de otro software ni de complementos. Use el formato PDF si desea que un archivo:•Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos.•Tenga un tamaño de archivo pequeño.•Cumpla con un formato de la industria.Por ejemplo, currículos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e impresión únicamente, y archivos para impresión profesional.1.21. Guardar un documento en PDFAhora aprenderá a como guardar sus documentos en un formato PDF. 1° Haga clic en la ficha Archivo.2° Clic en Exportar.3° Seleccione la opción Crear documento PF/XPS.4° haga clic en el botón Crear documento PF/XPS.5° Agregue un nombre para su archivo y haga clic en Guardar

1.22. Editar un archivo en PDF

Puesto que uno de los propósitos del formato PDF es impedir que se modifique el formato original de los archivos, no es posible convertir o guardar fácilmente un archivo PDF en otro formato de archivo si no tiene el archivo de origen.Para cambiar el archivo PDF, realice uno de estos procedimientos:•Abra el archivo de Office original en el programa de Office, incorpore los cambios y, a continuación guarde el archivo en formato PDF otra vez.•Use una aplicación de otro fabricante, como Adobe Acrobat para PDF, o use algún otro programa que puede descargar en línea. La siguiente imagen muestra un archivo PDF que está siendo editado desde Word 2013.

1.23. Office Web Apps

Una de las novedades que posee Office 2013, es que puede almacenar sus documentos en SkyDrive. SkyDrive es un espacio de almacenamiento virtual, que pertenece al servicio de Windows Live. Una de las ventajas de almacenar un documento en SkyDrive, es que puede utilizar Office Web Apps, que son aplicaciones en línea y solo trabaja con Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Las aplicaciones en línea indican que usted tendrá, por ejemplo, a Word desde Internet y podrá editar su documento; de esta manera, no es necesario que la aplicación esté instalado en un equipo.

Para guardar en SkyDrive necesita de una cuenta de Windows Live ID; es decir, si tiene una cuenta Microsoft, ya puede utilizar este servicio y Office Web Apps.

Siga estos pasos para guardar un archivo en Office Web Apps.1° En la vista Backstage, haga clic en Guardar como.2° Haga clic en SkyDrive de Handz Valentin (Tu cuenta de usuario)3° Haga clic en alguna carpeta de SkyDrive

4° En el cuadro de diálogo Guardar como puede elegir algún otro directorio creado en SkyDrive, escriba un nombre para su archivo y haga clic en Guardar

1.24. Revisar un archivo desde Office Web Apps

Una vez guardado un archivo (Word, Excel, PowerPoint o OneNote) en Skydrive, usted puede verlo e incluso editarlo sin necesidad de tener Office 2013. Office Web Apps permite editar documentos sin necesidad de los programas de Word, Excel, PowerPoint u OneNote y todo desde la nube. Para editar un archivo deberá ingresar a Skydrive de su cuenta de correo Windows Live y luego realizar lo siguiente:

1° Ingrese a SkyDrive desde www.skydrive.com.

2° En la ventana de Skydrive, haga clic en la carpeta donde contenga el archivo guardado.

3° Haga clic en el archivo que desea editar y espere a que cargue su documento en línea.

4° Para editar el documento

directamente en el explorador, haga clic

en Editar en el explorador.

Ahora puede editar y trabajar normalmente

con sus archivos de Office 2013.

Lógicamente, no todas las funciones de los programas de Excel, Word, PowerPoint u OneNote se podrán encontrar en Office

Web App.

Puede volver a abrir un archivo guardado para continuar con su trabajo o realizar algunos cambios en el mismo. El cuadro de diálogo Abrir es la ventana en donde podrá navegar por las diversas carpetas y encontrar el archivo requerido.

1° Haga clic en la ficha Archivo.

2° Haga clic en Abrir.

3° Seleccione algún directorio en especial. En este caso, seleccione Equipo.

4° Haga clic algún directorio o haga clic en Examinar.

5° En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione su archivo y clic en el botón Abrir.

Cuando trabaja con Access 2013, por ejemplo, para poder abrir una base de datos existente, puede utilizar diversos métodos, unos más efectivos y rápidos que otros

1.26. Las Ubicaciones de almacenamiento

Ya aprendió a usar el comando Guardar, Guardar como y Abrir, y habrá notado que no es nada del otro mundo. Todas estas opciones mencionadas tienen algo en común conocido como Ubicaciones.

Esta sección llamado Ubicaciones permite que el usuario pueda elegir el mejor lugar donde guardar su archivo o seleccionar un directorio desde donde podrá abrirlo. Los comandos que encontrará en la sección Ubicaciones son Sitio de SharePoint, SkyDrive, Equipo, Agregar un sitio y Documentos recientes, este último solo aparece cuando se hace clic en el comando Abrir del Backstage.

Existen opciones que trabajan de manera similar el cual explicaré a continuación:

Documentos recientes:

Desde esta opción encontrará toda una lista de documentos recientemente abiertos. Esta lista aparece justo al lado derecho donde se muestra el nombre de archivo y su ubicación. Además, al extremo derecho del nombre de archivo de la lista reciente, aparece una chincheta para poder anclar o desanclar un documento

Sitio de SharePoint: En la imagen anterior se muestra Handsofthelp que es el nombre de la empresa que tiene el servicio de SharePoint Online. Desde esta opción podrá almacenar o abrir sus archivos directamente desde un sitio configurado de SharePoint.

SkyDrive: Este servicio apareció desde versiones anteriores de Office. Con esta opción puede conectarse a SkyDrive de su servicio de Office 65 o desde una cuenta Microsoft gratuita como Hotmail. SkyDrive es un servicio de almacenamiento gratuito en la nube

Equipo: Es la opción más conocida en todos los años de Office. Desde aquí podrá elegir un directorio local en su equipo. Por defecto aparecen los directorios Escritorio y Documentos en la lista de Carpetas recientes. Use Examinar para seleccionar otro directorio.

Agregar un sitio

Es posible que tengas más cuentas Microsoft gratuitas o que puedas estar trabajando con empresas que manejan Office 365. Use Agregar un sitio para añadir sitios adicionales de servicios en la nube, de esta manera, puede compartir con todos sus colegas o amigos de diversas empresas en la cual usted trabaja

Puede estar trabajando con varios archivos a la vez en un mismo programa; pero si ya terminó con una, lo mejor es cerrarla. No confunda Cerrar un archivo con salir de una aplicación. El comando Cerrar se aplica a al archivo, esto indica que la aplicación seguirá abierta.

Para cerrar una presentación siga estos pasos:1° Haga clic en la ficha Archivo.2° En la Backstage, haga clic en Cerrar.3° Si no ha guardado su archivo, aparecerá un mensaje indicándole que guarde su archivo, elije Sí para guardarlo o No para que el archivo se cierre

1.28. Crear un nuevo archivo

Puede crear archivos nuevos desde la vista Backstage, generalmente la gran mayoría de programas de Office utiliza la misma forma de crear nuevos archivos. Cuando abre una aplicación en Office 2013 aparecerá una lista de plantillas que podrá elegir para comenzar un documento. Si ya empezó antes con un documento, entonces siga estos pasos para crear uno nuevo:

1° En la vista Backstage haga clic en Nuevo.2° En Plantillas y temas disponibles, haga clic en un documento en blanco o una plantilla predefinida.3° Si ha elegido una plantilla predefinida, entonces luego tendrá que hacer clic en Crear.

1.29. Convertir un archivo de versiones anteriores al nuevo formato

Es posible que le hayan enviado un documento de Word, una presentación de PowerPoint, o un libro de Excel de alguna versión anterior para que usted la revise. Puedes abrir el archivo con total normalidad, ya que Word 2013, por ejemplo, puede abrir archivos DOC y DOCX de versiones anteriores.Entonces, porque debería convertir un documento a la versión más actual de los programas de Office 2013; en realidad, la respuesta es sencilla, simplemente para utilizar las nuevas características de Office 2013 que han sido deshabilitadas por guardar su archivo en una versión anterior.A continuación les mostraré como convertir un documento de Word 97-2003 o Word 2007-2010 a la versión más actual; Word 2013.1° Abrir el documento de Word de alguna versión anterior.2° Haga clic en la ficha Archivo.3° Verifique que esté activo la opción Información.4° Haga clic en Convertir.

5° En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Aceptar.

Aquí termina la unidad 1.En el próximo Power Point

veremos la Unidad 2. Trabajando con los textos