unidad 1 curso alcaldia word y excel 2.pdf

AUDITORÍA Y DESARROLLO DE SOFTWAREPARA LA GESTIÓN DE SERVICIOS S.A.S.

Página 1 de 16Recopilación de información de lacapacitación en el manejo básico de las

herramientas ofimáticas word y excel

Recopilación de información para la Unidad UNO de la capacitación en el manejo de las herramientas ofimáticas word y excel

• Reconocer la barra de menú, barra de herramientas y barra de formatoLas ventanas

• Las ventanas tienen en la parte superior la barra de título, que nos dice como se llamala ventana.

• En el cuerpo de la ventana esta la información que muestran o los campos paraintroducir datos.

• Puede haber varias ventanas abiertas pero sólo una esta activa; la ventana activa esla que tiene la barra de título en color azul.

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar lasherramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del




curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayasfamiliarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, yaque se suelen utilizar estos términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, lasopciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacerla última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Esimportante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuandotrabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido, visita el

siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .

2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documentoabierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en lazona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas lasventanas del entorno Windows.

3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de unafranja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word.Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle másadelante.

4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en laventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la hoja fuese más anchaque la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.

5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayordetalle o ver una vista general del resultado. - Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será eltamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. - O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,arrastrándolo.

6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento.Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato dela hoja tal cual se imprimirá.

7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número depáginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta

http://www.aulaclic.es/word-2010/a_2_1_1.htm




información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.

Las barras

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en esemomento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisionalDocumento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma inmediataalgunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Imprimir, etc.

Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangrías en los párrafos seleccionados,colocar los márgenes, etc. Es posible que no se muestren por defecto. Para visualizar lasreglas deberás pulsar el pequeño botón que hay justo sobre la barra de desplazamientovertical de la derecha.

La barra de estado nos muestra la página en que nos encontramos. También el idioma y losbotones de visualización del documento.

En ella encontramos también una barra de Vistas para cambiar la forma en que se presentael documento (equivalente a las opciones de la pestaña Vista).

Y una barra de Zoom, que permite verla más grande o más pequeña (acercar y alejar).

Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento deforma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, ohacer clic en los triángulos.

Existen también grupos de herramientas que aparecen en un panel flotante sobre el propio




documento. Es decir, que son independientes de la cinta de opciones.

Los llamamos flotantes porque no están anclados a una barra fija, sino que los podemosdesplazar por el entorno de trabajo simplemente arrastrándolos.

Normalmente sólo se visualizan si se despliega un menú contextual o se selecciona undeterminado objeto.

• Conocer y utilizar aspectos básicos para escribir un texto: tipos y tamaños de letras,alineación, sangría, espacio de líneas en un párrafo.

Alineación de texto y espaciado

Ocultar todo

Numerosos factores determinan la posición del texto. Los márgenes determinan la distancia desde el borde de todo el texto de una página, mientras que la alineación y la sangría de párrafo determinan cómo se ajustan los párrafos entre los márgenes. También puede determinar la cantidad de espacio entre líneas así como delante y detrás de los párrafos.

Colocar y alinear texto

Los márgenes establecen el ancho global del área del texto principal, es decir, el espacio entre el texto y el borde de la página.

La sangría establece la distancia del párrafo respecto a los márgenes izquierdo o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. También puede crear una sangría negativa (también denominado anulación de sangría), que empuja el párrafo hacia el margen izquierdo. También puede crear una sangría francesa, que no aplica la sangría a la primera línea del párrafo, pero sí a las líneas siguientes.




Márgenes de página

Sangrías de párrafo

La alineación horizontal determina la apariencia y la orientación de los bordes del párrafo:alineados a la izquierda o a la derecha, centrados o justificados. Por ejemplo, en un párrafoalineado a la izquierda (la alineación más común), el borde izquierdo del párrafo estánivelado con el margen izquierdo.

La alineación vertical determina la posición del párrafo respecto a los márgenes superior einferior. Esto resulta útil, por ejemplo, cuando crea una página de título, ya que puede colocarel texto con exactitud en la parte superior, inferior o en el centro de la página, o puedejustificar verticalmente los párrafos de manera que estén espaciados uniformemente en todala página.

Ejemplos de sangría de párrafo

Texto con una sangría de primera línea

Texto con sangría francesa




Texto con sangría negativa

Espacio entre líneas o párrafos

El interlineado determina la cantidad de espacio en sentido vertical entre las líneas de textode un párrafo. De manera predeterminada, se utiliza el interlineado sencillo para las líneas, loque significa que en el espacio cabe la fuente de mayor tamaño de la línea, más unapequeña cantidad de espacio adicional.

El espacio entre párrafos determina la cantidad de espacio por encima o por debajo de unpárrafo.

Si una línea contiene un carácter de texto grande, un gráfico o una fórmula, Microsoft Wordaumentará el espacio de esa línea. Para espaciar uniformemente todas las líneas, utilice uninterlineado exacto y especifique el interlineado necesario para que quepa el carácter ográfico más grande de la línea. Si hay elementos que aparecen recortados, aumente elinterlineado.

Tipos de interlineado

Sencillo

Se adapta según la fuente de mayor tamaño de esa línea, más una pequeña cantidad deespacio adicional. La cantidad de espacio adicional varía en función de la fuente utilizada.

1,5 líneas

Equivale a 1,5 veces el del interlineado sencillo.

Doble

Equivale al doble del interlineado sencillo.

Mínimo

Interlineado mínimo necesario para que quepan los tamaños de fuente o gráficos másgrandes de la línea.




Exacto

Un interlineado fijo que Microsoft Word no ajusta.

Múltiple

Un interlineado aumentado o disminuido en el porcentaje que especifique. Por ejemplo, alestablecer el interlineado en 1,2, el espacio aumentará un 20 por ciento.

• Copiar el formato desde un texto seleccionadoSi necesitamos aplicar a un bloque de texto el mismo formato que tiene un bloque de texto yaescrito emplearemos la opción de Word 2010 para copiar formato mediante el botón de la

ficha de inicio de la cinta de opciones, en el grupo de opciones del portapapeles, .

Se puede copiar el formato carácter o el formato párrafo.

Copiando el formato carácter

1. Seleccionar el bloque de texto del cual se quiere copiar el formato.

2. Hacer un clic sobre el botón de copiar formato . El puntero del ratón cambiará y tomará la forma de un cursor con una brocha.

3. Llevar el puntero del ratón hasta el principio del bloque de texto al que se le desea aplicar el formato del texto seleccionado.

4. Pulsar el botón izquierdo y sin soltarlo, arrastrar (como si pintáramos) hasta el final delbloque.

El proceso anterior permite copiar el formato de un bloque a otro (solo a uno). Si queremos copiar el formato de un bloque de texto existente a otros muchos se actuará como sigue:

1. Seleccionar el bloque de texto del cual se quiere copiar el formato.

2. Hacer un doble clic sobre el botón de copiar formato . 3. Llevar el puntero del ratón hasta el principio del bloque de texto al que se le desea

aplicar el formato del texto seleccionado. 4. Repetir el paso anterior para cada bloque de texto al que se desee aplicar el nuevo

formato.

5. Hacer clic en el botón de copiar formato para terminar. (dejar la brocha).




Copiando el formato párrafo

Para copiar el formato párrafo además del carácter debemos, en el punto número uno de cualquiera de los dos procesos anteriores, designar como bloque de texto del cual se quiere copiar el formato un párrafo completo (incluyendo en la selección el código de fin de párrafo

. Recuérdese que es en la marca final de párrafo donde se almacenan las características de formato.

Para copiar sólo el formato carácter bastará con designar una porción de párrafo y no un párrafo entero como texto del cual se extrae el formato.

• Usar el comando de búsqueda para una palabra o frase en un documento.

Buscar texto

Puede buscar rápidamente todas las apariciones de una palabra o frase determinada.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar. O presione CTRL+F.

Se abre el panel de navegación.

2. En el cuadro Buscar en documento, escriba el texto que desea buscar. 3. Haga clic en un resultado para verlo en el documento, o examine los resultados

haciendo clic en las flechas Resultado de la búsqueda siguiente y Resultado de la búsqueda anterior.

Nota Si realiza un cambio en el documento y desaparecen los resultados de la búsqueda, haga clic en la flecha abajo del panel de navegación para ver la lista de resultados.

Buscar otros elementos del documento

Para buscar una tabla, un gráfico, un comentario, una nota al pie o una nota al final, o una ecuación, siga este procedimiento:

1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar. O presione CTRL+F.




Se abre el panel de navegación.

2. Haga clic en la flecha situada junto a la lupa y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

3. Haga clic en un resultado para verlo en el documento, o examine los resultados haciendo clic en las flechas Resultado de la búsqueda siguiente y Resultado de la búsqueda anterior.

Más opciones de búsqueda

Para encontrar el antiguo cuadro de diálogo Buscar y todas sus opciones, siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha que hay junto a Buscar y, a continuación, haga clic en Búsqueda avanzada.

En el panel de navegación, haga clic en la flecha situada junto a la lupa y, a continuación, haga clic en Búsqueda avanzada.

Nota Si solo necesita una opción básica, como Mayúsculas/minúsculas, puede hacer clic en la flecha situada junto a la lupa y, a continuación, en Opciones.

Buscar y reemplazar texto

1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Reemplazar.




2. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee buscar y reemplazar. 3. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto de reemplazo. 4. Haga clic en Buscar siguiente y siga uno de estos procedimientos:

• Para reemplazar el texto resaltado, haga clic en Reemplazar. • Para reemplazar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en

Reemplazar todo. • Para pasar por alto esta aparición del texto y proceder a la siguiente, haga clic en

Buscar siguiente.

Buscar y reemplazar un formato determinado

Puede buscar y reemplazar o quitar formatos de caracteres. Por ejemplo, puede buscar unapalabra o frase determinada y cambiar el color de fuente, o bien buscar un formatodeterminado como, por ejemplo, negrita, y cambiarlo.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Reemplazar.

2. Si no aparece el botón Formato, haga clic en Más. 3. Para buscar texto con un formato determinado, escriba el texto en el cuadro Buscar.

Para buscar sólo el formato, deje en blanco el cuadro. 4. Haga clic en Formato y seleccione los formatos que desea buscar y reemplazar. 5. Haga clic en el cuadro Reemplazar con, después en Formato y, a continuación,

seleccione los formatos de reemplazo.

Nota Si también desea reemplazar el texto, escriba el texto de reemplazo en el cuadroReemplazar con.

6. Para buscar y reemplazar todas las apariciones del formato especificado, haga clic enBuscar siguiente y, a continuación, en Reemplazar. Si desea reemplazar todas lasapariciones del formato especificado, haga clic en Reemplazar todos.




Buscar utilizando caracteres comodín para buscar letras específicas

Para buscar texto se pueden usar caracteres comodín. Por ejemplo, puede utilizar el caráctercomodín asterisco (*) para buscar una cadena de caracteres (por ejemplo, "s*n" encontrará"san" y "según").

Utilizar caracteres comodín para buscar y reemplazar texto

1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha que hay junto a Buscary, a continuación, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. Active la casilla de verificación Usar caracteres comodín.

Si no aparece la casilla de verificación Usar caracteres comodín, haga clic en Más.

3. Realice alguna de las siguientes acciones: • Para elegir un carácter comodín en una lista, haga clic en Especial, elija un carácter

comodín y, a continuación, escriba el texto adicional en el cuadro Buscar. Paraobtener más información, vea la tabla Caracteres comodín para buscar y reemplazarelementos.

• Escriba un carácter comodín directamente en el cuadro Buscar. Para obtener másinformación, vea la tabla Caracteres comodín para buscar y reemplazar elementos.

4. Si desea reemplazar el elemento, haga clic en la ficha Reemplazar y, a continuación,escriba lo que desee usar como reemplazo en el cuadro Reemplazar con.

5. Haga clic en Buscar siguiente, Buscar todos, Reemplazar o en Reemplazar todos.

Para cancelar una búsqueda en curso, presione ESC.

Caracteres comodín para buscar y reemplazar elementos

Notas

• Si activa la casilla de verificación Usar caracteres comodín, Word buscará sólo eltexto exacto que especifique. (Las casillas de verificación Coincidir mayúsculas yminúsculas y Sólo palabras completas no están disponibles o aparecen atenuadaspara indicar que estas opciones se activan automáticamente; no es posibledesactivarlas).

• Para buscar un carácter definido como comodín, escriba una barra diagonal inversa ( \)




antes del carácter. Por ejemplo, escriba \? para buscar el signo de interrogación. • Puede usar paréntesis para agrupar los caracteres comodín y el texto, e indicar el

orden de evaluación. Por ejemplo, escriba <(pre)*(do)> para buscar "predefinido" y"preestablecido".

• Puede utilizar el carácter comodín \n para buscar una expresión y, a continuación,reemplazarla por la misma expresión en un orden distinto. Por ejemplo, escriba(Hernández) (Cristina) en el cuadro Buscar y \2 \1 en el cuadro Reemplazar con.Word buscará Hernández Cristina y lo reemplazará por Cristina Hernández.

Para encontrarEscrib

aEjemplo

Cualquier carácter ? s?n encontrará sin y son. Cualquier cadena de caracteres * s*r encontrará sumar y soñar.

El principio de una palabra <<(inter) encontrará interesante e interceptar, pero no linterna.

El final de una palabra >(en)> encontrará en y comen, pero no comentario.

Uno de los caracteres especificados [ ] s[io]n encontrará sin y son.

Cualquier carácter individual incluido en el intervalo

[-][b-d]ota encontrará bota y cota. Los intervalos deben ir en orden ascendente.

Cualquier carácter individual, excepto los caracteres del intervalo incluido entre corchetes

[!x-z]l[!a-h]s encontrará lis y los, pero no lasni les.

Exactamente n apariciones del carácter o la expresión anterior

{n} ca{2}a encontrará calla pero no cala.

Al menos n apariciones del carácter o la expresión anterior

{n,} cal{1,}a encontrará cala y calla.

De n a m apariciones del carácter o la expresión anterior

{n,m} 10{1,3} encontrará 10, 100 y 1000.

Una o más apariciones del carácter o la expresión anterior

@ per@ encontrará pero y perro.

Usar códigos para buscar letras, formato, campos o caracteres especiales

Utilice los códigos siguientes para buscar letras, formato, campos o caracteres especiales.Algunos códigos sólo funcionan si la opción Usar caracteres comodín está activada o




desactivada.

Códigos que pueden utilizarse en los cuadros Buscar y Reemplazar con

Para encontrar Escriba

Marca de párrafo ( ) ^p (no se puede utilizar en el cuadro Buscar si está activada la opciónUsar caracteres comodín), o bien ^13

Marca de tabulación ( )

^t o ^9

Carácter ASCII ^nnn, donde nnn es el código del carácter.Carácter ANSI ^0 nnn, donde 0 es cero y nnn es el código del carácter.Guión largo ( — ) ^+Guión corto ( \endash)

^=

Carácter de intercalación

^^

Salto de línea manual ( )

^l o ^11

Salto de columna ^n o ^14Salto de página o de sección

^12 (cuando se reemplaza, inserta un salto de página)

Salto de página manual

^m (también busca o reemplaza saltos de sección cuando está activada la opción Usar caracteres comodín)

Espacio de no separación ( )

^s

Guión de no separación ( )

^~

Guión opcional ( ) ^-

Códigos que sólo funcionan en el cuadro Buscar (cuando está desactivada la opción Usar caracteres comodín)

Para encontrar EscribaCualquier carácter ^?Cualquier número ^#




Cualquier letra ^$Imagen o gráfico (solo incorporado)

^g

Marca de nota al pie ^f o ^2Marca de nota al final ^eCampo (cuando están visibles los códigos de campo)

^d, ^19 o ^21

Comentario (cuando hay comentarios incorporados)

^a o ^5

Salto de sección ^b

Espacio en blanco^w (cualquier espacio o combinación de espacios normales y de no separación, y marcas de tabulación)

Códigos que sólo funcionan en el cuadro Reemplazar con

Para encontrar EscribaContenido del Portapapeles de Microsoft Windows

^c

Ir a una página, una tabla u otro elemento específico

Puede buscar y reemplazar caracteres especiales y elementos de documento comotabulaciones y saltos de página manuales. Por ejemplo, puede buscar todos los saltos depárrafo dobles y reemplazarlos con saltos de párrafo sencillos.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha que hay junto a Buscary, a continuación, haga clic en Ir a.

2. En el cuadro Ir a, haga clic en el tipo de elemento. 3. Realice alguna de las siguientes acciones:

• Para ir a un elemento específico, escriba la información de identificación adecuada




para el elemento en el cuadro Especificar tipo de elemento y, a continuación, hagaclic en Ir a.

• Para ir al elemento anterior o siguiente del tipo especificado, deje el cuadroEspecificar vacío y, a continuación, haga clic en Siguiente o en Anterior.

• Utilizar las funciones de Cortar, Copiar y Pegar para transformar un texto. Estas operaciones sirven para copiar o mover un texto en un documento. Es muy normal quequieras cambiar de posición un texto que ya tengas escrito, o que desees duplicarlo en doszonas distintas del documento:

Para duplicar un texto en un documento, utiliza los siguientes pasos:

1. Selecciona el texto que quieres duplicar. 2. Haz clic en el botón Copiar en la ficha Inicio de la cinta de opciones, grupo de

comandos Portapapeles. 3. Sitúa el punto de inserción en la posición en la que quieras duplicar el texto. 4. Haz clic en el comando Pegar, del mismo grupo de comandos.

Si lo que quieres es «mover» un texto de una parte del documento a otra (pero eliminándolode su posición original), los pasos son similares, pero hay que usar el comando Cortar, enlugar de Copiar.

1. Selecciona el texto que quieres mover. 2. Selecciona el comando Cortar en la cinta de opciones, junto a los comandos que

acabamos de ver. 3. Sitúa el punto de inserción en la posición en la que quieras colocar el texto. 4. Selecciona el comando Pegar.

También puedes usar los atajos de teclado Copiar (Ctrl+C), Cortar (Ctrl+X) y Pegar (Ctrl+V).

Puedes usar el ratón para mover un texto en un documento, siguiendo estos pasos:

1. Selecciona el texto que quieras mover (cortar y pegar). 2. Sitúa el puntero del ratón sobre la selección y haz clic sin soltar. Observa que aparece

en la cola del puntero un recuadro que indica que se moverá el texto seleccionado. 3. Arrastra el texto a la nueva posición y suelta el botón del ratón. 4. Si lo que quieres es duplicar el texto, esto es, copiar y pegar, los pasos son similares,

pero tienes que pulsar la tecla Ctrl mientras arrastras el puntero del ratón.

• Guardar un documento en memoria extraible (usb) y/o en carpeta Mis Documentos.Guardar archivos en la memoria USB Desde una aplicación




Cualquier aplicación (Word, WordPad, Paint, Excel, Bloc de notas, etc.) nos permite guardarel archivo en el que estamos trabajando en la memoria USB.

Para ello pulsamos sobre el menú Archivo y seleccionamos la opción Guardar como…

En la ventana que aparece a continuaciónseleccionamos, en la lista desplegable, la opciónGuardar en: el Disco extraíble.

A continuación debemos darle un nombrerepresentativo al archivo y pulsamos sobre el botónGuardar.

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