Unidad 1. Fundamentacion de La Administracion de Proyectos

Administracin y evaluacin de proyectos Unidad 1. Fundamentacin de la administracin de proyectos

1 Ciencias sociales y administrativas | Licenciatura en Desarrollo Comunitario

Licenciatura en:

Desarrollo Comunitario 6 cuatrimestre

Programa de la asignatura:

Administracin y evaluacin de proyectos

Unidad 1. Fundamentacin de la administracin de proyectos

Universidad Abierta y a Distancia de Mxico



1. Fundamentacin de la administracin de proyectos

Presentacin de la unidad

En esta unidad se explica cmo es que se define un proyecto, cules son sus atributos y

la forma en que se administra el mismo segn el alcance y los objetivos que se pretendan,

y desde luego lograr comprender la importancia de planificar un proyecto antes de

ejecutarlo.

La unidad contempla dos temas, el primero de ellos habla sobre los principios bsicos de

la administracin de proyectos en donde se tratan la relevancia y las caractersticas de los

mismos, se fundamenta el manejo de stos en base a la especificacin del proyecto,

adems de tratar el ciclo de vida y la estructura de la divisin del trabajo (EDT) del mismo,

con la cual se podrn desplegar las diferentes actividades que se deben llevar a cabo en

un proyecto.

La EDT se realiza con los paquetes de trabajo y la importancia que stos tienen, dado que

definen la actividad mnima a ejecutar dentro de la planeacin de un proyecto. Mediante la

EDT es posible asignar y definir las actividades de los proyectos, as como establecer las

responsabilidades entre los miembros participantes.

El segundo tema de esta unidad trata sobre la importancia de la programacin de un

proyecto y sobre la planificacin de los tiempos requeridos para llevarlo a cabo, esto

comprende la revisin y posterior calendarizacin de las actividades necesarias para la

implementacin del mismo, lo que permite la administracin y programacin del tiempo

que se utilizar para su ejecucin, para esto se analizarn herramientas con las que

cuenta la administracin de proyectos.

Entre las diferentes tcnicas y mtodos que se aprendern se encuentran la grfica de

Gantt, el diagrama de metas intermedias as como otras herramientas disponibles para

establecer la secuencia y la red de actividades, tales como los diagramas PERT/CPM

para la elaboracin de redes y el establecimiento de la ruta crtica del proyecto, lo que de

alguna forma permitir comprender el significado y la importancia que sta tiene en un

proyecto.

Al cursar esta asignatura, desarrollars un proyecto sobre una problemtica que hayas

identificado en el entorno en el que te desenvuelves, la propuesta que hagas, adems de

relevante, deber proporcionar solucin al problema contemplado y sobre el cual

trabajars tu proyecto, desde esta primera unidad empezars a elaborar tu proyecto.



Propsitos

Comprender la importancia de planificar un proyecto antes de ejecutarlo.

Entender cules son las especificaciones y alcances de un proyecto para ser

considerados en la planeacin.

Utilizar la estructura de la divisin del trabajo para desplegar las diferentes

actividades que se deben llevar a cabo en un proyecto.

Comprender la importancia de los paquetes de trabajo como producto final de la

planeacin de los mismos.

Asignar actividades a los participantes de un proyecto utilizando la matriz de

responsabilidades.

Comprender la importancia de la programacin de un proyecto.

Conocer las diferentes herramientas para la programacin de proyectos, como lo

son el diagrama de Gantt y el diagrama de metas intermedias (MI).

Conocer las diferentes maneras de representar la programacin de un proyecto

con redes.

Comprender el significado de ruta crtica de un proyecto.

Competencia especfica

Utilizar herramientas y tcnicas de la administracin de proyectos para desarrollar e implementar su programacin mediante el anlisis de la estructura de trabajo del mismo.

Temario de la unidad

1. Fundamentacin de la administracin de proyectos

1.1. Principios bsicos de la administracin de proyectos

1.1.1. Relevancia y caractersticas de la administracin de proyectos

1.1.2. Fundamentacin del manejo de proyectos

1.1.3. Especificacin del proyecto

1.2. Planificacin de tiempos

1.2.1. Revisin y calendarizacin de actividades

1.2.2. Administracin del tiempo programado

Conclusin de la unidad



Desarrollo

1.1. Principios bsicos de la administracin de proyectos




Presentacin

La finalidad de este apartado

es identificar el subconjunto de fundamentos bsicos de la

administracin de proyectos, generalmente reconocido como buenas prcticas. En este

caso, identificar significa proporcionar una descripcin sobre los conocimientos y las

prcticas descritos, entendiendo de antemano que la correcta aplicacin de estas

habilidades, herramientas y tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito de una

amplia variedad de proyectos diferentes. Cuando se habla de buenas prcticas no se

quiere decir que los conocimientos aprendidos deban aplicarse siempre de forma

uniforme en todos los proyectos; el equipo de direccin del proyecto es responsable de

determinar qu es lo apropiado para cada proyecto determinado.

Cuando se habla de administracin de proyectos se debe tener en claro qu es un

proyecto, y de acuerdo con el Project Management Institute (2004), Un proyecto es un

esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

Dicho en otras palabras, un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un

final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto significa que el

proyecto tiene un resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto determinado

(personal, suministros y dinero) y no necesariamente de corta duracin.

Sobre lo que ya se dijo, es inevitable que surja la siguiente pregunta: Por qu es

importante la administracin de proyectos? Sobre todo si se piensa que el uso de las

tcnicas y herramientas de administracin de proyectos puede parecer una carga

adicional, sin embargo tal cosa resulta no ser cierta, ya que por el contrario ahorra tiempo

y dinero a largo plazo, dado que el uso de estas tcnicas y herramientas da lugar a la

ejecucin de un proceso de implementacin ordenado y organizado, lo que permite una

utilizacin racional de los recursos disponibles.

El proyecto, despus de todo, es un esfuerzo para lograr un objetivo claro que establece

aquello que se quiere lograr por medio de una serie de tareas interrelacionadas y un uso

eficaz de los recursos (Gido, J. y Clements, J., 2012), adems de contar con una serie de



restricciones adicionales como son el alcance, la agenda, las expectativas de calidad, el

presupuesto, los riesgos inherentes y la satisfaccin del cliente. Corresponde al

administrador del proyecto mantener en equilibrio entre las restricciones, a fin de

garantizar al cliente los entregables (producto tangible o lo que se espera del proyecto).

Al final, la terminacin exitosa del proyecto requiere haber completado el alcance del

trabajo en los tiempos especificados, en el presupuesto establecido y con la calidad

requerida por el o los clientes, lo cual no es una cosa fcil de lograr, lo que resalta y

realza el valor de las tcnicas y herramientas de la administracin de proyectos es que a

travs de stas se facilita en gran manera el domino, la implementacin y el control del

mismo.

Es imprescindible para el logro del objetivo la presencia de un plan, ya que la ausencia de

ste reduce en gran medida las posibilidades de conseguir con xito el alcance completo

del proyecto dentro del presupuesto y programa previsto.


En este tema se vern, desde una perspectiva global, los conceptos que comprende la

administracin de proyectos.

Usted deber familiarizarse y aprender los siguientes conceptos:

La definicin del proyecto y sus atributos

La definicin de administracin de proyectos y sus beneficios

Los fundamentos bsicos para la administracin de un proyecto

La administracin de proyectos va ms all de la simple divisin del trabajo y la

asignacin de tareas a los participantes del proyecto con la esperanza de lograr el

objetivo deseado. Las personas que intervienen en un proyecto deben contar con

informacin slida y consistente, adems de habilidades necesarias para llevar a cabo

exitosamente un proyecto.

El Project Management Institute (2004) define un proyecto como Un esfuerzo temporal

que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Habra que

observar esta definicin desde la perspectiva de que los esfuerzos llevados a cabo en un

proyecto se realizan con el propsito de alcanzar un objetivo especfico mediante la

ejecucin de una serie de tareas interrelacionadas y un uso eficaz y racional de los

recursos disponibles para la ejecucin del mismo.

Los siguientes son algunos ejemplos de proyectos:



Desarrollo de un nuevo producto

Diseo e implementacin de un sistema de cmputo

Incrementacin de la capacidad de produccin de una fbrica

Montaje de una lnea de produccin

Ampliacin de una red de agua potable

Construccin de un centro cvico

La administracin de proyectos implica la aplicacin de conocimientos, habilidades,

herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto. Administrar un proyecto es una

tarea que requiere de la integracin de los procesos comprendidos en el ciclo de un

proyecto, stos procesos son: inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y

cierre, correspondiendo al lder o director del proyecto la consecucin de los objetivos del

mismo.

De acuerdo con El Project Management Institute (2004), la administracin de un

proyecto incluye:

Identificar los requisitos del proyecto.

Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar.

Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos.

Adaptar las especificaciones, los planes.

En otras palabras, la administracin de proyectos es el uso combinado de sistemas,

tcnicas y personas para llevar a cabo un proyecto sin faltar a las metas establecidas de

tiempo, presupuesto y calidad.

Atributos del proyecto: Un proyecto contiene una serie de atributos que adems de

definirlo, le facilitan su administracin, tales atributos son (Gido, J. y Clements, J., 2012):

Establecer un objetivo claro sobre qu se va a lograr con el proyecto.

Crear una serie de tareas interdependientes.

Establecer recursos varios para realizar las tareas del proyecto.

Definir un marco de tiempo especfico.

El proyecto es nico y slo se realiza una vez.

Contar con un patrocinador o cliente al menos.

Un proyecto implica un grado de incertidumbre.

Alcance del proyecto: Adems de todo lo anterior, los proyectos deben contar con un

alcance definido, esto es importante ya que especifica todo lo que est incluido en el

proyecto y los productos finales del mismo.




La fundamentacin del manejo de proyectos comprende una serie de conceptos que

sustentan y sientan las bases para una adecuada administracin de un proyecto.

Factores que restringen el xito de un proyecto: Una vez que se ha iniciado un

proyecto, el administrador del mismo se enfrenta a una serie de factores que ponen en

riesgo el logro exitoso del objetivo del proyecto, el reto para l estriba en equilibrar estos

factores durante la ejecucin del proyecto, adems de prevenir, anticipar y superar estas

circunstancias . La figura 1 presenta tales factores.

Figura 1. Factores que restringen el xito de un proyecto (adaptado de Gido, J. y

Clements, J.,2012)

Un adecuado proceso de planeacin resulta vital para evitar el surgimiento de problemas

o minimizar sus impactos cuando se presenten.

El ciclo de vida del proyecto tiene cuatro fases: inicio, planeacin, ejecucin y cierre. Es

en la fase de inicio cuando los proyectos se identifican y seleccionan; cuando esto

sucede, se autorizan mediante un documento con las especificaciones del proyecto. En la

fase de planeacin se definen el alcance, los recursos, el programa de desarrollo e

implementacin y el presupuesto, tambin en esta etapa se identifican los riesgos. En la

fase de ejecucin se lleva a cabo la implementacin del proyecto, realizndose las tareas

necesarias para producir los entregables. Por ltimo, en la fase de cierre se identifican y

documentan las lecciones aprendidas, las cuales servirn para mejorar la actuacin en los

Satisfaccin

del cliente

Riesgo

Recursos

Calidad

Programa

Presupuesto

Alcance



proyectos futuros, es en esta etapa que los documentos del proyecto se archivan y

guardan. La figura 2 proporciona una idea aproximada de cmo se presentan los

esfuerzos en la realizacin de un proyecto (Gido, J. y Clements, J., 2012).

.

Figura 2. Magnitud de los esfuerzos realizados en las etapas de un proyecto (adaptado de

Gido, J. y Clements,J., 2012)

Objetivo del proyecto: Todo proyecto tiene un objetivo clave que establece lo que se va

a lograr, ste se define en trminos del producto final o entregable, programa y

presupuesto. Un ejemplo de objetivo pudiera ser el siguiente:

Obtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los

proyectos de investigacin, desarrollo y consultora a las empresas para el mes de junio

del 2013.

Si se analiza este objetivo a la luz de las caractersticas que debe poseer todo objetivo, se

define a ste como:

Especfico = el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en

ciertos procesos.

Medible = desde el punto de vista que es un documento palpable, tiene un tamao

definido.

Alcanzable = est dentro de las capacidades de la organizacin, se puede lograr

con los recursos disponibles.

Realista = No es un viaje a Marte, sino algo que se est en posibilidad de hacer.

Tiempo limitado = tiene una lnea de tiempo y ejecucin definida.



Figura 3. Caractersticas de los objetivos

Administrador del proyecto: Todo administrador de proyectos cuenta con

responsabilidades, habilidades, autoridad y conocimiento. La siguiente tabla resume las

responsabilidades y las habilidades con las que debe contar todo lder de proyectos.

Responsabilidades del administrador

de proyectos

Habilidades del administrador de

proyectos

Logro de metas

Direccin de los equipos

Sesiones informativas del proyecto

(reportes)

Satisfaccin del cliente (amabilidad)

Apego a las polticas

Negociacin

Pensamiento de sistemas

Visin de negocio

Buena comunicacin

Motivacin

Tabla 1. Responsabilidades y habilidades del administrador de proyectos.




En esta tercera parte de la Unidad I se tratan los conceptos que permitirn iniciar los

primeros pasos en la planeacin de un proyecto.

La especificacin del proyecto o cdula del proyecto es el documento de inicio del

proyecto, mediante ste, el cliente o patrocinador del proyecto otorga la aprobacin para

continuar con el mismo. Este documento comprende los siguientes puntos (elaboracin

del autor adaptado de Project Management Institute, 2004):

1. El ttulo del proyecto

2. El propsito (resume la necesidad y justificacin del proyecto)

3. Descripcin o resea completa del proyecto

4. El objetivo, como una declaracin de lo que se espera lograr

5. Los beneficios esperados y/o criterios de xito

6. El financiamiento (Monto de fondos autorizados por el patrocinador o cliente)

7. Los entregables ms importantes (descripcin de lo que se espera del proyecto en

planos o bocetos, por ejemplo)

8. Los criterios de aceptacin de los entregables

9. El cronograma de metas intermedias

10. Los fundamentos o supuestos clave basados en la justificacin del proyecto

11. Las restricciones

12. Los principales riesgos

13. Los requerimientos de aprobacin que definen los lmites de autoridad en los

distintos niveles del proyecto (especialmente en montos $)

14. Nombre del lder o administrador del proyecto

15. Los requerimientos de elaboracin de reportes

16. Nombre del representante del patrocinador o cliente

17. Firma y fecha de aprobacin

La importancia de documentar a tal grado el proyecto no es solamente la autorizacin del

mismo, sino que es en este documento en donde se dan las condiciones y parmetros

que proporcionan el marco de trabajo para todo el equipo del proyecto.

Riesgos del proyecto: Todo proyecto est expuesto a riesgos que pudieran afectar

negativamente en la consecucin del objetivo, por lo tanto, el administrador del proyecto

debe desarrollar un plan que identifique y evale los riesgos potenciales, la probabilidad

de que stos ocurran y el impacto que pudieran tener, anticipando las respuestas para

hacerles frente en caso de que llegaran a ocurrir.



Es posible que una vez iniciado el proyecto surjan circunstancias imprevistas que pongan

en riesgo el logro del objetivo, el programa de desarrollo o el presupuesto. Los riesgos

ms comunes son:

Incremento en el costo de los materiales

Inclemencias del tiempo

Retrasos en las entregas de los materiales

Ausencias de los trabajadores

Retraso en las aportaciones financieras

Entre otras circuntancias

El reto para el administrador no es slo superar estas contingencias, sino anticiparles y

prevenirlas para eliminar o minimizar los impactos relacionados (Gido, J. y Clements, J.,

2012).

Cierre

Un adecuado reconocimiento por parte del lder de un proyecto hacia la relevancia y las

caractersticas que tienen la administracin de proyectos es el primer paso para el xito

del mismo;, de ah la necesidad de que quien est a cargo realice en su momento una

apropiada definicin del proyecto y todos sus atributos, ya que ste es el paso inicial hacia

la consecucin exitosa de los objetivos.

Un lder de proyecto debe en todo momento contar con una definicin clara de lo que es

la administracin de proyectos y los beneficios que sta puede proporcionar a los

esfuerzos realizados para lograr aquello que se est buscando, y en la medida en que los

proyectos cobren relevancia segn su importancia o envergadura, resulta de gran utilidad

el dominio de los fundamentos bsicos sobre los cuales un proyecto debe administrarse;

ya que en stos se sustentan la planeacin y el control de los avances.

El entendimiento de los fundamentos del manejo de proyectos proporciona al

administrador de un proyecto una visin clara de los factores que restringen el xito, as

como el ciclo y las fases de que est compuesto todo proyecto, dando pe al

planteamiento de objetivos y a la definicin de las responsabilidades y habilidades que

todo lder de proyecto debe tener.

Mas all del tamao del proyecto o bien de las capacidades y habilidades que todo

administrador tiene o puede tener, todo proyecto formal debe contar con su propia cdula

de especificaciones; ya que sta, adems de proporcionar autorizacin y un marco de

actuacin, define los alcances y logros del proyecto.



Ahora que ya tienes una idea clara de los principios bsicos de la administracin de

proyectos, es un hecho que comprendes la relevancia y las caractersticas de sta, por lo

que ha llegado el momento de dar un paso adelante en el dominio de las habilidades,

tcnicas y herramientas necesarias para implementar con xito cualquier tipo de proyecto

que quieras o necesites emprender.

Es importante que refuerces tus conocimientos desarrollando las actividades de

autoaprendizaje, las cuales te permitirn ir desarrollando las habilidades y el dominio de

las tcnicas y herramientas que aprenders durante todo este periodo lectivo.

Es necesario que revises los siguientes recursos, para profundizar en los temas de

este apartado y poder realizar las actividades correspondientes.

La fundamentacin de proyectos que ahora conoces es el primer paso en ese sentido, se

te invita a que incrementas lo que hasta ahora has aprendido estudiando el captulo I de

los siguientes libros:

Administracin de proyectos de Vctor Duarte

Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos del Project Management

Institute.

Referencias completas Duarte, V. (2006). El proceso de planeacin. En Duarte, V. (2006). Administracin de proyectos. (pp. 17-43). Bogot: Centro editorial Universidad del Rosario. Project Management Institute. (2004). Marco Conceptual de la Direccin de Proyectos. En

Project Management Institute. (2004). Fundamentos de la Direccin de Proyectos (3 ed.).

(pp. 1-27). Ed. Global Standard. Recuperado de:

http://gio.uniovi.es/documentos/software/GUIA_PMBok.pdf

Antes de seguir con el estudio de los siguientes contenidos, realiza las

actividades 1 y 2 (Seleccin de objetivos y Fases del proyecto) de la

primera unidad. La descripcin de las mismas puedes encontrarla en el

documento de actividades de la unidad 1.

Para saber ms1

Para que refuerces los conocimientos aprendidos en este tema se te invita a que revises

el siguiente video en internet:

1 La revisin de los siguientes recursos es opcional.



Valenciaupv. (2011, Septiembre 22). Conceptos bsicos de gestin de proyectos. UPV.

[Archivo de video]. Disponible en: http://www.youtube.com/watch?v=FB2F4K9vfKg

1.2. Planificacin de tiempos



Presentacin

En esta parte de la Unidad I se tratarn temas que sustentan diferentes reas del

conocimiento de la administracin de proyectos que incluyen la definicin del alcance, la

calidad, las responsabilidades y la secuencia de actividades, se explica cmo definir el

objetivo del proyecto, as como a elaborar el documento del alcance del proyecto y a crear

una estructura para la divisin del trabajo.

Estas tcnicas e instrumentos son utilizados para planear, ejecutar y controlar un proyecto

mediante el cual se presente el logro de un objetivo establecido en base a las

necesidades del cliente.

La planeacin determina tanto lo que se debe hacer como la forma de hacerlo, quines

sern los responsables y los tiempos en que se realizarn las actividades del proyecto,

as como los costos y riesgos implcitos.

En la fase de planeacin es cuando se elabora el plan bsico para llevar a cabo el

proyecto, y aunque en un principio no resulte fcil definir todos los detalles, sobre todo si

son proyectos de larga duracin, en la medida que el plan avance y se tenga mayor

informacin podr ste elaborarse progresivamente.

Tambin en este apartado se tratar la definicin de actividades especficas y cmo crear

un diagrama de red. Los conceptos hasta aqu mencionados sustentan cuatro grandes

reas de la administracin de proyectos: la integracin del proyecto, el alcance, la calidad

y la administracin de los tiempos.

Otros puntos a tratar aqu estn relacionados con el desarrollo del programa, en donde se

explica la estimacin y clculo de los recursos, de los tiempos de las actividades, y a partir

de esos tiempos se prepara un programa que indique lo ms temprano y ms tarde que

se puede iniciar una actividad del proyecto, definiendo la ruta crtica y calculando las

holguras para terminar cada actividad.



La ruta crtica de un proyecto es el mximo tiempo en que debe desarrollarse ste, y la

holgura en cada actividad es el tiempo que una actividad puede esperar para ser

ejecutada. Tambin se tratar aqu el proceso de control del proyecto, se explicar cmo

monitorear las actividades y el avance de las mismas.

Un punto importante a consideracin es que es altamente recomendable que las personas

que implementarn el proyecto participen activamente en la planeacin del mismo.


Todos los proyectos deben nacer de una necesidad especfica, y cuando tal necesidad es

real, sta se convierte en el mecanismo para justificar el desarrollo de un proyecto. Los

proyectos pueden nacer de muchas fuentes tales como el anlisis de problemas, aspectos

de mejora continua, programas de mantenimiento, necesidades del mercado, planeacin

estratgica, etc.

Para algunos expertos, como el Dr. Kaoru Ishikawa, los proyectos son el mecanismo para

llevar a una organizacin de un estado actual a un estado ideal.

Una buena forma de iniciar un proyecto es determinar, entre otras cosas, un plan para el

mismo, el cual contiene en trminos generales qu se va a hacer, quin lo va a hacer,

cmo se va a hacer, cundo se va a hacer y con cunto se va a hacer.

Desde el inicio, es importante contar con una buena declaracin del objetivo del

proyecto, ya que permite establecer con claridad qu se pretende lograr, este objetivo se

define en trminos del producto final o entregable, el programa y el presupuesto (ver

ejemplo en la seccin 1.12).

La definicin del alcance de un proyecto es un elemento importante de la planificacin

del mismo, ya que especifica lo que est incluido en el proyecto y los productos finales del

mismo (Gido, J. y Clements, J., 2012). Para el objetivo que se ha planteado, se tiene el

siguiente ejemplo.

Proyecto: Certificacin en la Norma ISO 9001 al Centro de Sistemas Integrados de

Manufactura (CSIM).

Qu est incluido?

reas de ventas y divisin de consultora

Qu no est incluido?



reas de investigacin y desarrollo

Metas intermedias

Reporte de auditora preliminar

Plan de trabajo para la certificacin

Manual de calidad, procedimientos, instructivos y formatos

Producto final:

Certificado de ISO 9001

Reporte de lecciones aprendidas

La especificacin del proyecto (o cdula del proyecto) es el documento de inicio. Para

continuar con el mismo ejemplo, la figura 5 muestra parcialmente la siguiente

especificacin:

Figura 4. Especificacin parcial de un proyecto



La estructura de la divisin del trabajo (EDT) no es otra cosa que una herramienta que

despliega todas las partes que constituyen un proyecto en forma de un diagrama de rbol.

La EDT representa diferentes niveles del proyecto: Proyectos, Subproyectos, Sistemas,

etc. El diseo de la EDT depende principalmente de la forma en cmo se desea

administrar el proyecto (Gido, J. y Clements, J., 2012).

El nmero de niveles en la EDT depende del tamao del proyecto y el nivel de control que

se desea ejercer, ya sea en tiempo o costo, las ltimas unidades de la EDT son asignadas

para su ejecucin y se conocen como paquetes de trabajo.

Figura 5. Ejemplo de una EDT

El diseo de la EDT depende principalmente de la forma en cmo se desea administrar el

proyecto. En la construccin de la EDT, la utilizacin de cdigos estructurados facilita el

control y la sistematizacin del proyecto.

Desarrollo del proceso

Lista de materiales

Investigacin en planta

Construccin de prototipos

Desarrollo A

Desarrollo B

Estructura de una EDT

Niv

ele

s

Proyecto

Partes, etapas, fases, etc.

Paquetes de trabajo



Figura 6. EDT con cdigo estructurado (adaptado de Gido, J. y Clements, J., 2012)

La EDT proporciona algunos beneficios, entre estos estn:

Permite la creatividad en la generacin de actividades.

Es la base para la programacin, costos, presupuesto, asignacin de

responsabilidades, anlisis de riesgo y documentacin adecuada del proyecto.

Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de detalle.

Ayuda a definir el alcance del proyecto.

Permite el trabajo en equipo.

El paquete de trabajo es un documento que describe toda la informacin necesaria para

que un equipo o rea de trabajo comience la realizacin de las actividades de un

proyecto.

Cada paquete de trabajo contiene un volumen suficiente de trabajo para que sea

realizado por una persona o departamento. Un paquete de trabajo puede ser definido en

funcin de los tiempos de ejecucin dependiendo de la actividad que se est

desarrollando. Por ejemplo:

De 6 a 10 das - hombre

Ms de 4 horas y menos de 40

Del 5 al 10 % en costo

El paquete de trabajo se representa en el ltimo nivel de la EDT y se recomienda que

cada paquete de trabajo tenga como mnimo un producto a entregar. stos no deben ser

muy amplios ya que quedaran muy generales, sin embargo tampoco pueden ser muy

detallados porque se dificultara su control. Una vez que se ha definido la estructura de la

Proyecto

Subproyecto A Subproyecto B Subproyecto C

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

1

1.1 1.2 1.3

1.2.1 1.2.2 1.2.3 Cdigo estructurado



EDT, se deben documentar los paquetes de trabajo. Se recomienda que cada encargado

de llevar a cabo la implementacin del paquete de trabajo sea quien lo documente.

Figura 7. EDT con cdigo estructurado y paquetes de trabajo

Proyecto

Subproyecto A Subproyecto B Subproyecto C

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

1

1.1 1.2 1.3

1.2.1 1.2.2 1.2.3 Cdigo estructurado

Paquete de trabajo Etapa1

Paquete de trabajo Etapa 2

Paquete de trabajo Etapa 3



Ejemplo de cmo documentar un paquete de trabajo.

Otro importante documento de la administracin de proyectos es la matriz de

responsabilidades, sta es una herramienta que tiene como propsito mostrar las

responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto. Las principales

caractersticas son:

Indica quin es responsable de una determinada actividad.

Se construye a partir de la EDT.

Muestra diferentes roles de los miembros del equipo.

Cdigo en la EDT: 1.4.4.1 Nombre: Cursos Descripcin: Documentar el proceso para disear, programar e impartir un curso abierto o in company. Listar los procesos a documentar: Diseo de cursos Seleccin de instructores para un curso Diseo de un curso Planeacin del curso Publicidad y difusin de cursos Propuesta para cursos in company Inscripciones para cursos Ejecucin del curso Cierre del curso Responsable: Jos Luis Lpez Martnez Asistente (s): Alejandra Ramrez Duracin (Tomar como referencia el diagrama de Gantt del proyecto): 3 meses. Da de inicio: 4/Dic/98 Da de terminacin: 1/Sep/99 Costo (slo si se va a asignar especialmente para el proyecto):

Horas hombre: 0 Papelera: 0 Equipo computacional: 0 Cursos especiales: 0 Equipos, instrumentos de medicin: 0 Calibracin: 0

Actividades: Inicio Terminacin Elaborar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99 Implantar procedimientos 15/Feb/99 1/Abr/99 Auditar los procedimientos 1/Mar/99 1/Sep/99 Elabor: Josefina Garca Autoriz: Adalberto Rodrguez Fecha de elaboracin: 26/Oct/98



R=Responsable; S = Supervisor; A=Apoyo

Actividades Javier Prez

Alberto Snchez

Carlos Rivera

1.0. Desarrollar procesos R

1.1. Elaborar lista de materiales S R

1.2. Desarrollar experimentos S

1.2.1. Experimento A R

1.2.2. Experimento B R

1.3. Construir equipo piloto S A R

Figura 8. Matriz de responsabilidades (Fuente: Elaboracin del autor)

Antes de seguir con el estudio de los siguientes contenidos, realiza la

actividad 3 (Estructura de trabajo del proyecto) de la primera unidad. La

descripcin de la misma puedes encontrarla en el documento de

actividades de la unidad 1.

Desarrollo de procesos

Elaborar lista

de materiales

Construir

equipo piloto

Experimento A Experimento B

Realizar

experimentos

1.0

1.1 1.2 1.3

1.2.1 1.2.2




Programacin del proyecto: Cuando se habla de programacin, normalmente se piensa

en tiempo. Sin embargo, la programacin implica tiempo, costo, recursos, riesgos,

secuencia, metas intermedias y producto final. La programacin se apoya en mtodos

grficos (Gido, J. y Clements, J., 2012) como:

Diagrama de Gantt

Diagrama de metas intermedias (MI)

Red y ruta crtica del proyecto

Critical Path Method (CPM)

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

En general, la etapa de programacin busca establecer la secuencia y tiempo de las

actividades. El Project Management Institute (2004) define a la programacin como el

conjunto de procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumplir con el tiempo

establecido. Los procesos que incluye la programacin son:

a. Definicin de las actividades especficas del proyecto, as como las metas

intermedias

b. Definicin de la secuencia lgica de las actividades

c. Estimacin de la duracin de actividades

d. Elaboracin de la red del proyecto

e. Definicin de los recursos necesarios

f. Elaboracin del presupuesto del proyecto

g. Definicin de los riesgos del proyecto

Diagrama de Gantt: Esta herramienta grfica fue desarrollada alrededor del ao 1900 por

Henry L. Gantt y tiene como objetivo mostrar grficamente (mediante barras horizontales)

la relacin de las actividades con el tiempo. Los pasos a seguir para construir un

diagrama de Gantt son los siguientes:

1. Listar las actividades en columna, siguiendo el orden de la EDT.

2. Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo en el eje horizontal.

3. Calcular el tiempo para cada actividad (de preferencia en la EDT).

4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.

5. Ordenar secuencialmente, de acuerdo a las actividades predecesoras y sucesoras.

6. Ajustar tiempo o secuencias de actividades.

7. Incluir barras de actividades sumarias en concordancia con la EDT.



La siguiente figura representa la forma en que est estructurado un diagrama de Gantt.

Figura 9. Estructura de un diagrama de Gantt

Los beneficios que aporta un diagrama de Gantt son:

Es fcil de interpretar.

Es una herramienta muy conocida.

Utiliza principios grficos.

Es sencilla de elaborar.

Presenta de manera global a un proyecto.

Hay programas informticos que apoyan en su elaboracin.

Diagrama de metas intermedias: stas son productos parciales que se van logrando

a lo largo del proyecto. Se les conoce tambin como "milestones". Adems (Gido, J. y

Clements, J., 2012):

Describen un resultado tcnico o un evento.

Se programan en fechas determinadas.

Su duracin en tiempo es cero.

Se deben definir claramente.

Son tangibles.

Son los entregables.

Son redactadas en sustantivos.



Los pasos para construir un diagrama de MI son:

1. Definir correctamente las MI (sustantivos).

2. Disear los smbolos que representarn a las MI y estandarizarlos.

3. Colocar las MI al final de una actividad o conjunto de actividades. Recuerde que

las actividades estn representadas por barras.

4. No olvides la meta intermedia final del proyecto.

5. Filtrar las barras, si se requiere un diagrama de MI.

Figura 10. Diagrama de MI

Las redes de proyectos tienen como objetivo mostrar grficamente la secuencia de

actividades mediante el uso de nodos y flechas. Las redes de proyectos muestran (Project

Management Institute, 2004):

Las actividades de un proyecto

La secuencia lgica de las actividades

La interdependencia entre las actividades

El camino o ruta crtica



Formas de representar la secuencia de actividades en una red:

Figura 11. Formas de representar la secuencia de actividades en una red de proyectos

Las ventajas que las redes proporcionan son:

Permiten definir exactamente la cronologa y la secuencia de actividades.

Evitan los tiempos muertos de personas y equipo.

Ayudan a la optimizacin de recursos.



Figura 12. Formato de un nodo de red

Ruta crtica: En todos los proyectos existen actividades que afectan ms a la duracin

total del proyecto que otras. Estas actividades son denominadas actividades crticas y la

secuencia de todas ellas se conoce como ruta crtica o camino crtico (Critical Path).

La ruta crtica representa la serie de actividades que determinan la ruta ms larga para

terminar un proyecto. Es en esta secuencia de actividades donde el administrador de

proyectos enfoca mayoritariamente su atencin en el momento de la planeacin y de la

ejecucin. Una caracterstica de las actividades que se administran en las redes de la ruta

crtica es que su duracin es conocida.

El mtodo de la ruta crtica se desarroll en los aos 1957 1958 por J. Kelley y M.

Walker en un proyecto de Du Pont Corporation. El diagrama de CPM utiliza una red del

tipo AON.

Observa un ejemplo:

Suponiendo que has sido contratado para realizar una propuesta para un proyecto de

consultora en el rea de mecnica. Preparas una red del proyecto denominado

Propuesta de trabajo. La tabla a continuacin identifica las siguientes actividades, sus

tiempos y predecesoras:

Actividad Duracin Predecesor

1. Revisar literatura 10 -

2. Dibujar planos de la pieza 3 1

3. Anlisis econmico 3 2

4. Seleccionar software 6 1

5. Disear 3D de la pieza 2 2, 4

6. Analizar esfuerzos 2 5, 3, 7

7. Hacer pruebas mecnicas 4 1

8. Elaborar propuesta 5 6, 3

Los supuestos para este proyecto son los siguientes:

Se trabaja sbado y domingo.

Se programa con fechas calendario.

Se trabaja de 8 a.m. a 5 p.m.

El proyecto se realiza el da primero de cualquier mes.



Lo que se le solicita es realizar la red del proyecto AON y la identificacin de las

actividades son crticas para realizar el proyecto.

El resultado lo puedes ver en la figura 13,, es obvio que las partes en rojo son las

actividades crticas, si observas con cuidado vers que los tiempos de inicio ms

temprano y los tiempos de inicio ms tarde son iguales, esto quiere decir que estas

actividades no tienen holgura; por eso resultan crticas.

Figura 13. Resultado del ejercicio de ejemplo

Holgura: Cantidad de tiempo en el que una actividad puede ser retrasada sin afectar la

fecha de terminacin de un proyecto.

Holgura total: Holgura que afecta la duracin del proyecto.

Si es positiva, representa la cantidad de tiempo que una actividad puede

demorarse sin afectar la ruta crtica del proyecto.

Si es cero, un retraso o adelanto de la actividad afecta la duracin del proyecto.

La forma de calcularla es la siguiente:

HT = ITa ITe, o bien HT = TTa Tte; En donde:

HT = Holgura total del proyecto

ITe = Tiempo ms temprano en que puede iniciar a actividad

ITa = Tiempo ms tarde en que puede iniciar a actividad

TTe = Tiempo ms temprano en que puede terminar la actividad

TTa = Tiempo ms tarde en que puede terminar a actividad

Costos: Otro de los elementos importantes en el desarrollo de un proyecto es la definicin

del costo del mismo. Es comn encontrar proyectos fuera de presupuesto al ir agregando

entregables que no se consideraron en la planeacin del mismo. Esta situacin



generalmente es motivo de sorpresas, conflictos y desconfianza (Gido, J. y Clements, J.,

2012).

El costo del proyecto est directamente relacionado con la definicin del alcance, por

lo que es de suma importancia definir lo ms especfico posible dicho alcance en la

etapa de planificacin de un proyecto. La necesidad de establecer los costos del proyecto

comienza desde que el cliente estudia o define sus necesidades y prioridades,

estableciendo con ello el alcance del proyecto.

Definir el costo total de un proyecto, desde la estimacin de los costos especficos hasta

la autorizacin del presupuesto, es una de las funciones ms importantes y a su vez ms

difciles en la administracin de proyectos, dado que hay que obtenerlos antes de ejecutar

cualquier trabajo. Para determinar el costo de un proyecto es necesario considerar tres

elementos:

Qu es lo que se va a necesitar? (Recursos humanos y no humanos)

Cunto van a costar estos recursos?

Cundo sern requeridos?

Qu incluye la estimacin del costo?

Lo que se va a necesitar (tomar como base la EDT)

Unidades

Cantidades

Precios unitarios de material, mano de obra, equipos, herramientas, costos

indirectos

Otros costos importantes

Cmo puedo iniciar la estimacin de costos?

La herramienta por excelencia es la estructura de la divisin del trabajo (EDT), sta

resulta un excelente apoyo para calcular costos y/o distribuir el presupuesto en un

proyecto, ya que permite visualizar el panorama completo.



Figura 14. Estimacin de costos a partir de la estructura de trabajo

Estructura y tipos de costos

Estructura de un costo unitario El costo unitario de una actividad est dado por:

CU= Costo directo (CD) + Costo indirecto (CI)

El precio de una actividad est dado por:

Precio = CD + CI + Utilidad

Costo directos Son los costos asociados directamente a cada actividad.

Costos indirectos Son los costos asociados con el proyecto total. stos

costos disminuyen al disminuir la duracin del proyecto.

Costo unitario

Costo directo Mano de obra

Maquinaria y equipo

Materiales

Servicios directos

Subcontratos

Costo indirecto Instalaciones

Seguros

Servicios

Personal administrativo

Utilidad Inversin

Contingencia

Esfuerzo

Competitividad

Propiedad intelectual



Figura 15. Estructura y tipos de costos (Fuente: Elaboracin del autor)

Al desarrollar la estimacin del costo, es necesario considerar mrgenes de error con

base a factores que estn dentro y fuera del alcance del equipo ejecutor. El margen para

los factores inherentes a la naturaleza del proyecto se denominan imprevistos, y para

factores ajenos a la naturaleza del proyecto se denominan contingencias.

El manejo de imprevistos son autorizados por el patrocinador, y el lder del proyecto

administra dicha partida. No se utiliza a menos que realmente se necesite. Este fondo

ser menor a medida que se cuenta con mayor informacin de las actividades del

proyecto. La contingencia la maneja el cliente, quien debe considerar este margen para

situaciones fuera del alcance del equipo ejecutor del proyecto.

Descripcin Ejemplos

Imprevistos

Porcentaje del importe total del presupuesto

que servir para considerar omisiones,

errores, condiciones inesperadas y todo tipo

de situaciones fortuitas inherentes a la

naturaleza del proyecto.

Estos imprevistos estn relacionados con el

grado de certeza o informacin que se tenga

del proyecto.

Errores y omisiones

Aumentos del costo de materiales

Accidentes

Incrementos

Cambio de precios

Cambios de condiciones de

compra

Contingencias

Porcentaje del importe total del presupuesto

que servir para considerar cambios de

alcance tardo, condiciones de mercado,

cambios en el entorno, etc.

Factores externos al proyecto como:

Inflacin

Devaluacin

Cambios de alcance

Entre otros

Figura 16. Descripcin y tipos de imprevistos y contingencias (Fuente: Elaboracin del

autor)

1.1 Proyecto $210,000.00 9.20%

1.1.1 Administracin del proyecto Mes 7 $30,000.00 $210,000.00

1.2 Pre diseo $55,000.00 2.40%

1.2.1 Programa de necesidades Lote 1 $30,000.00 $30,000.00

1.2.2 Trmites y permisos Lote 1 $25,000.00 $25,000.00

1.3 Diseo $110,000.00 4.80%

1.3.1 Ingenieras Lote 1 $15,000.00 $15,000.00

1.3.2 Sistemas Lote 1 $30,000.00 $30,000.00

1.3.3 Arquitectnico Lote 1 $65,000.00 $65,000.00

1.4 Construccin $1,693,194.00 74.40%

1.4.1 Obra civil (albailera) M2 500 $300.00 $150,000.00



1.4.2 Acabados M2 500 $1,129.12 $564,560.00

1.4.3 Instalaciones Lote 1 $304,589.00 $304,589.00

1.4.4 Mobiliario Lote 1 $474,045.00 $474,045.00

1.4.5 Sistemas Lote 1 $200,000.00 $200,000.00

1.5 Imprevistos $206,819.00 9.10%

TOTAL $2,275,013.00 100.00% Figura 17. Integracin de los costos estimados (Fuente: Elaboracin del autor)

El presupuesto representa el monto mximo autorizado para el proyecto. Es la cantidad

contra la cual se medir el desempeo de los costos incurridos en la realizacin de ste.

Se refiere al monto con el que cuenta el cliente para realizar el proyecto.

Una vez que se han estimado todos los costos de las actividades en los paquetes de

trabajo, se van integrando hasta llegar al total. Ya que se est de acuerdo en todas las

estimaciones de costos, la cantidad autorizada se convierte en el presupuesto del

proyecto.

Al definir el presupuesto con base a la EDT, ste reflejar el plan del proyecto en el

tiempo, basado en pesos, dlares, euros o cualquier moneda.

Identificacin de riesgos: Los riesgos estn presentes en cualquier actividad, con mayor

razn en la implementacin de un proyecto, de ah que resulte vital que el administrador

est prevenido para afrontar o prevenir cualquier tipo de riesgo que pudiera presentarse

para que en caso de que sucediese, se puedan minimizar los impactos.



Figura 18. Diferentes formas de analizar los riesgos

Riesgo Posible respuesta Plan de accin Responsable

No capitalizar

descuento del

20% en la compra

de

equipos

Plan A: Evitarlo

Efectuar pedido con 3 meses de

anticipacin y entregar anticipo a

tiempo.

Programar y monitorear

de cerca la

contratacin y entrega

del anticipo.

Juan Prez

Gerente del proyecto

Solucin de

diseo fuera de

presupuesto

Plan A: Evitarlo / reducirlo

Informar a diseadores desde el

comienzo las restricciones del

presupuesto.

1. Incluir partida de

imprevistos.

2. Buscar alternativas

ms econmicas.

3. Informar

oportunamente al

cliente.

Juan Prez

Gerente del proyecto

Plan B: Reducirlo

Informar previamente sobre los

impactos para obtener autorizacin

Figura 19. Matriz de administracin de riesgos

Administracin de los recursos: Cuando se establece la programacin de un proyecto,

sta se realiza tpicamente con base al elemento tiempo, considerando que los recursos



requeridos para realizar las actividades son infinitos; es decir, estn disponibles en la

cantidad requerida en cualquier momento (Gido, J. y Clements, J., 2012).

La consideracin de los recursos aade otra dimensin a la planeacin y

programacin, ya que en la mayora de los proyectos, los recursos son

limitados.

Cuando se contemplan los recursos en los proyectos, se presentan dos situaciones muy

especiales:

Existe una cantidad fija de recursos (restriccin de recursos):

Se busca planificar el proyecto de manera que no se exceda de la disponibilidad

del recurso.

Se busca optimizar el uso del recurso (balanceo de recursos):

Se busca utilizar, hasta donde sea posible, la misma cantidad de recursos a travs

del tiempo.

La definicin de recursos se lleva a cabo en la etapa de programacin. Para cada

actividad se requiere determinar:

Qu recursos se van a necesitar (tomar como base la EDT).

Las unidades de medida, las cantidades requeridas, y la disponibilidad de

los mismos.

La definicin de los recursos sirve como base para la estimacin de costos.

Cierre

Para el administrador de un proyecto resulta vital comprender la importancia de planificar

un proyecto antes de ejecutarlo, por lo tanto debe tambin tener en claro cules son las

especificaciones y alcances que debern ser considerados en la planeacin del proyecto.

La estructura de la divisin del trabajo (EDT) viene a ser una herramienta de gran utilidad

para la planeacin de un proyecto ya que permite desplegar las diferentes actividades que

se deben llevar a cabo en el proyecto hasta llegar a la mnima expresin de las

actividades, los llamados paquetes de trabajo, los cuales constituyen el producto final de

la planeacin de un proyecto.



Es mediante la EDT que se facilita y se hace posible la asignacin de las diversas

actividades a los participantes de un proyecto, apoyados en un recurso como es la matriz

de responsabilidades.

Otro punto preponderante que un administrador de un proyecto debe tener en cuenta es

la importancia que la programacin de las actividades tiene en la ejecucin del proyecto,

para lo cual se puede asistir de una serie de herramientas como los son el diagrama de

Gantt y el diagrama de metas intermedias.

Para determinar la mxima duracin de un proyecto, el administrador debe partir de la

secuencia de actividades establecidas previamente, las que le permitirn la programacin

de un proyecto mediante el uso de redes (PERT/ CPM) para construir la ruta crtica del

mismo.

Una adecuada programacin es la base de un buen control del proyecto y una buena

definicin de los costos y los recursos del proyecto, adems de facilitar la prctica de

algunos mtodos, permite acortar y nivelar los recursos utilizados en un proyecto.

Es necesario que revises los siguientes recursos, para profundizar en los temas de

este apartado y poder realizar las actividades correspondientes.

Se te invita a que refuerces tus conocimientos desarrollando las actividades de

autoaprendizaje, adems de repasar los conceptos aprendidos en las siguientes pginas

del libro de texto Administracin exitosa de proyectos (igualmente busca estos conceptos

en la bibliografa complementaria):

Introduccin (pginas 2-22)

El inicio de un proyecto (pginas 31-49)

Planeacin, ejecucin y control del proyecto (pginas 98-117)

Referencia completa Gido, J. y Clements,J. (2012). Administracin exitosa de proyectos (5 ed.) Mxico:

Cengage Learning.

Pues bien, con esto se ha concluido la primera unidad de la asignatura. Ha llegado el

momento de dar un salto cuntico mediante el cual podrs demostrar lo que hasta ahora

has aprendido en lo que respecta a la administracin de proyectos.

Si has tenido un buen grado de aprovechamiento, entonces ests en capacidad

tericamente hablando de iniciar una aventura que te lleve a recorrer todo el ciclo de

vida de un proyecto. Esto quiere decir que podrs justificar un proyecto, formularlo,

planearlo y programarlo, disear la estructura de la divisin del trabajo, asignar

responsabilidades, estimar los costos, desarrollar el presupuesto, llevar el control de la



implementacin del mismo, en fin, todo lo relacionado con el proyecto hasta lograr el

cierre del mismo y la documentacin de las lecciones aprendidas al termino de ste.

Para saber ms2

Para que refuerces los conocimientos aprendidos en este tema se te invita a que revises

los siguientes videos en internet:

elarmen. (2010, Noviembre 11). EDT's - Estructura Division del Trabajo. [Archivo

de video]. Disponible en: http://www.youtube.com/watch?v=4u1t1hDSn4E

Carlos Crdenas. (2009, Septiembre 29). Ruta Critica o Critical Path Method.

[Archivo de video]. Disponible en:

http://www.youtube.com/watch?v=F4oOjYwMXc0

Para apoyarte en tus proyectos puede utilizar el Micrsoft Project o bien puedes obtener el

software libre Openproj de la pgina: http://sourceforge.net/projects/openproj/

2 La revisin de los siguientes recursos es opcional.



Autoevaluacin

Realiza este ejercicio de autoevaluacin, recuerda que esta actividad no se pondera en el

esquema de evaluacin de la asignatura, sin embargo te permitir identificar tus fortalezas

y debilidades respecto a esta unidad. Selecciona la respuesta correcta a las siguientes

preguntas:

1. De las siguientes definiciones elije la que mejor defina lo que es un proyecto.

a) Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado nico.

b) Un equipo de trabajo que pretende alcanzar una meta de produccin.

c) Una estrategia para incrementar las ventas.

2. En el siguiente prrafo escribe sobre la lnea las palabras que faltan para

completar la definicin del ciclo de vida de un proyecto.

El Ciclo de vida del proyecto tiene cuatro fases. Es en la fase de

planeacin___ cuando los proyectos se identifican y seleccionan y cuando esto

sucede se autorizan mediante un documento con las especificaciones del

proyecto. En la fase de planeacin___ se definen el alcance, los recursos, el

programa de desarrollo e implementacin y el presupuesto, tambin en esta etapa

se identifican los riesgos. En la fase de planeacin___ se lleva a cabo la

implementacin del proyecto, ejecutndose las tareas necesarias para producir los

entregables, y por ltimo en la fase de planeacin___ se identifican y

documentan las lecciones aprendidas las cuales servirn para mejorar la actuacin

en los proyectos futuros, es en esta etapa que los documentos del proyecto se

archivan y guardan.

3. Todo proyecto tiene un objetivo que establece lo que se va a lograr, selecciona de

entre las opciones que se te presentan, las caractersticas clave que distinguen a

un objetivo:

Medible Idealista

Soado Tiempo limitado

Alcanzable Realista

Fantstico



4. Todo administrador de proyectos cuenta con responsabilidades y habilidades, las

cuales se enlistan a continuacin. Identifica y clasifica las responsabilidades y

habilidades del administrador de proyectos y colcalas en el recuadro

correspondiente.

Logro de metas Direccin de los equipos

Satisfaccin del cliente Buena comunicacin

Pensamiento de sistemas

Negociacin

Visin de negocio Sesiones informativas del proyecto (reportes)

Responsabilidades

Habilidades

5. A continuacin se te presentan todas las actividades para llevar a cabo un

proyecto que consiste en un estudio de mercado. Construye con ellas la EDT de

este proyecto identificando y colocando las actividades en su nivel

correspondiente.



6. Los paquetes de trabajo son una parte de la EDT, de las opciones que se te

presentan selecciona aquella que corresponda a la ubicacin de los paquetes de

trabajo en la EDT.

a) En el primer nivel

b) En el ultimo nivel

c) En un nivel intermedio

7. De la lista que se te presenta a continuacin, selecciona la funcin de la matriz de

responsabilidad y sus principales caractersticas:

Funcin:

Es una herramienta que tiene como propsito mostrar las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto.

Cuestionario

Reporte

Diseo cuestionario

Captura de respuestas

Anlisis

Diseo de reportes

Elaboracin de reportes

Diseo Cuestionario

Captura de respuestas

Diseo de Reportes

Elaboracin de Reportes

Anlisis

Reporte Cuestionario

Estudio de mercado

Estudio de mercado



Es una herramienta que permite la elaboracin de la red del proyecto.

Caractersticas:

Indica quin es responsable de una determinada actividad. Se construye a partir de la EDT.

Define la secuencia lgica de las actividades. Muestra las metas intermedias del proyecto.

Muestra diferentes roles de los miembros del equipo.

8. De los siguientes procesos, uno de ellos no corresponde a la programacin del

proyecto, seleccinala.

Definicin de las actividades especficas del proyecto, as como las metas intermedias

Definicin de la secuencia lgica de las actividades Elaboracin de la EDT

Estimacin de la duracin de actividades

Elaboracin de la red del proyecto

9. Determina los tiempos de holgura para cada actividad de la siguiente red de

proyecto.

Actividad ITe ITa Tiempos de holgura

Revisar literatura

Selecciona software

Dibujar planos

Pruebas mecnicas

Anlisis econmico

Disear 3D pieza



Analizar esfuerzos

Elaborar propuestas

10. En un proyecto existen diferentes tipos de costos, clasifica los siguientes en

directos o indirecto, segn corresponda.

Mano de obra Maquinaria y equipo

Seguros Materiales

Servicios Personal administrativo

Costos directos

Costos indirectos

Antes de finalizar el estudio de esta unidad, realiza las actividades:

Evidencia de aprendizaje. Proyecto Integrador

Autorreflexin

La descripcin de las mismas puedes encontrarla en el documento de

actividades de la unidad 1.



Conclusin de la unidad

Ahora que has concluido esta primera unidad del curso Administracin y evaluacin de

proyectos, has comprendido perfectamente qu es un proyecto. Dentro del mismo existen

tres condiciones fundamentales: un proyecto es temporal, nico y gradual.

La naturaleza de su dimensin temporal indica que cada proyecto tiene un inicio y un final

definidos en el tiempo, aunque en la prctica, el final se alcanza cuando se han logrado

los objetivos del proyecto o bien, cuando queda claro que stos ya no sern alcanzados.

En cuanto a su naturaleza de trabajo nico, esto quiere decir que un proyecto crea

productos entregables nicos, es decir, que se hace una sola vez. Al respecto, se puede

decir, por ejemplo, que se han construido miles de edificios, sin embargo cada edificio es

nico, tiene diferente dueo, diseo diferente, ubicacin diferente, funcionalidades

diferentes, etc.; y aunque existan elementos repetitivos, sto no cambia la condicin

fundamental de ser un trabajo nico.

Y en cuanto a la condicin de gradual, esto significa que el proyecto se ir desarrollando

paso a paso, bajo una cuidadosa coordinacin y una adecuada definicin de los alcances

del proyecto.

Cuando las actividades de una organizacin no pueden ser tratadas dentro de los lmites

operativos normales de la organizacin, se hace uso de la administracin de proyectos

para organizar tales actividades, por lo que los proyectos son a menudo un medio para

lograr el plan estratgico de la organizacin. Entre las principales actividades estratgicas

que son tratadas por la administracin de proyectos se pueden encontrar las siguientes:

Analizar la demanda del mercado.

Resolver una necesidad especfica de la empresa.

Elaborar presupuestos para la elaboracin de un producto o servici especfico a

un cliente.

Desarrollar e implementar un sistema de informacin.

Otra de las cosas que ya habrs aprendido es la planificacin de los tiempos requeridos

para un proyecto, lo que incluye la revisin y calendarizacin de actividades as como la

administracin del tiempo programado para cada una de stas. Esto es una parte vital

para la conclusin exitosa de un proyecto, de ah la importancia de recalcar la

meticulosidad y el cuidado que habrs de poner en la definicin de los tiempos y los

recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto, muchos proyectos han fracasado por

errores u omisiones en esta parte.



Todo lo que hasta ahora has aprendido servir de base a las actividades de la siguiente

Unidad II, en la cual habrs de aprender a identificar los recursos y riesgos de un

proyecto, as como a llevar a cabo la ejecucin y control de un proyecto.

La EDT o estructura de la divisin del trabajo (tambin conocida como estructura de la

descomposicin del trabajo) te servir de base para la identificacin de los recursos

necesarios para llevar a cabo el proyecto, as como para la estimacin de los costos y por

consecuencia establecer el presupuesto y las consideraciones financieras del proyecto.

Por otro lado, lo que has aprendido en cuanto a la planificacin de los tiempos te ser de

gran ayuda para definir las gestiones administrativas relacionadas con la ejecucin e

implementacin de las actividades del proyecto, as como la definicin y evaluacin de los

tipos de impacto inherentes a ste.

Fuentes de consulta

Gido, J. y Clements, J. (2012). Administracin exitosa de proyectos. Quinta

edicin, Mxico: Cengage Learning.

Medelln Duarte, V. (2006). Administracin de Proyectos. Primera Edicin,

Argentina: Centro Editorial Universidad del Rosario.

Project Management Institute (2004). Gua de los Fundamentos de la Direccin de

Proyectos (Gua del PMBOK) Tercera Edicin, Four Campus Boulevard,

Newtown Square, PA 19073-3299 EE.UU.

Unidad 1. Fundamentacion de La Administracion de Proyectos

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