Curso Access 1 Ud. 10: Importar y Exportar

Unidad 10: Importar y Exportar

Correspondencia combinada

En la cinta de opciones de Access tenemos las opciones para trabajar con elementos externos.

En esta pestaña accedemos a mas desplegando la flecha

Accedemos a combinar con Microsoft Office Word, este es el ayudante para combinar

correspondencia.

Curso Access 2 Ud. 10: Importar y Exportar

Nos guía el asistente, nos pregunta si vincula los datos a un documento Word existente o

tenemos que crear un documento nuevo en Word.

Activamos la opción que nos interesa y aceptamos

Tenemos que indicar donde tenemos la carta guardada

Seleccionamos el documento ABRIR

Se abre Word, si no se abre automáticamente, estará esta en la barra flotante de Windows

En la cinta de opciones tenemos las fichas necesarias para iniciar la fusión de los 2

documentos,

Curso Access 3 Ud. 10: Importar y Exportar

Seleccionamos la ficha editar destinatarios

Automáticamente, visualizamos todos los datos de nuestros clientes alojados en los diferentes

hoteles

Podemos filtrar en este caso hemos filtrado por sexo, seleccionando Mujeres, para hacer

nuestra carta más personalizada.

Aceptamos

En la cinta de opciones seleccionamos la ficha

Desplegando esta ficha seleccionaremos los campos necesarios para insertar la cabecera en la

carta.

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Insertados los campos, están entre corchetes <<>> también hemos insertado el campo nombre

el mitad de la carta, así tendrá un aspecto más personalizado

Vemos los resultados y desplazarse por los registros, la fusión se ha completado

Se han fusionado los campos de la tabla clientes de nuestra base de datos, al documento Word

creado.

NOTA: La fusión realizada es un vínculo, no se puede cambiar la ubicación de la base de datos

o el documento Word (carta), si se cambia la ubicación hay que cambiar también el vínculo,

para que no de error.

Exportar a Word Se puede exportar una tabla de Access a un documento Word

Curso Access 5 Ud. 10: Importar y Exportar

Seleccionamos la tabla, en este caso hemos seleccionado la tabla actividades, en la barra de

navegación.des grupo exportar seleccionamos , al presionar el botón Word se

muestra

Nos pide que selecciones la ubicación del archivo, en examinar, daremos la ubicación

También nos indica las opciones de Exportación, se puede exportar la tabla completa o

especificar los registros que llevaremos a Word.

Si activamos abrir el archivo destino al finalizar la exportación a Word, automáticamente se

creará un documento Word Aceptar

Se abre un documento Word nuevo, con una tabla con todos los datos de la tabla de Access

En la siguiente ventana nos pregunta

Curso Access 6 Ud. 10: Importar y Exportar

Si queremos guardar los datos de exportación, activamos la casilla Guardar pasos de

exportación Cerrar

Aceptamos Guardar exportación: Lo que ha hecho Access es una copia de seguridad

Nos fíjanos en la cinta de opciones del grupo exportar

Curso Access 7 Ud. 10: Importar y Exportar

Si de abrimos el iconos nos informa muestra todas las exportaciones e importaciones hecha en

la base de datos

Exportar a Excel También podemos exportar a Excel, cualquier tabla de datos, en nuestro caso, con las

consultas hicimos los cálculos para saber a cuando asciende el importe a pagar por cada

clientes, esta tabla es facturación, la seleccionamos..

Accedemos a del grupo de exportar

Curso Access 8 Ud. 10: Importar y Exportar

Al igual que hicimos antes en la exportación a Word, nos pide la ubicación y la forma de

exportar

Seleccionamos las opciones que nos interese Aceptar

Automáticamente se abre una hoja de cálculo en Excel, totalmente operativa

En la siguiente ventana guardamos la exportación, como hicimos antes

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Abrimos exportaciones guardadas

Podemos ver la lista de todas las exportaciones hechas en la base de datos

Importar de Excel a Access

Tenemos una hoja de cálculo hecha en Excel, queremos pasar todos los datos de esta hoja a

una tabla en Access

Al seleccionar el icono Excel

Curso Access 10 Ud. 10: Importar y Exportar

Buscamos la ubicación, donde está la hoja de cálculo a exportar a Excel.

La seleccionamos Abrir

En esta ventana especificamos la ubicación en examinar

Seleccionamos la forma de impórtalos Aceptar

Curso Access 11 Ud. 10: Importar y Exportar

Analizamos la ventana

La primera fila muestra la cabecera, es decir el nombre del campo

Ha hecho 4 columnas, efectivamente en la hoja de cálculo había 4 columnas

Este formato lo llevará a Access

Siguiente

Curso Access 12 Ud. 10: Importar y Exportar

Indicamos que la primera fila es cabecera, es decir es el campo para insertar los registros

siguiente.

Analizamos la ventana:

Id, será el campo clave (sin duplicados e indexado, tendrá la llave), por esto se ha Indexado sin

duplicados

Tipo de dato: Al ser numérico Excel ha al ser número Access le ha asignado el tipo (lo

dejamos como está).

No importar el campo (saltar), se puede seleccionar una collumna para que no sea importada

Siguiente

Curso Access 13 Ud. 10: Importar y Exportar

Nos pregunta si Access

Si va a llevar clave principal, como podemos observar, la puede poner Acces, la elegimos

nosotros o puede incluso ir sin clave

En este caso la elegimos nosotros será el Id.

siguiente

Analizamos el cuadro de dialogo finalizar

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El asistente nos informa de la tabla a importar ya esta lista, nos da el nombre que teníamos en

la hoja de cálculo, también podemos indicar a Access que analice la estructura, la hemos

dejado sin activar, lo haremos nosotros Finalizar.

Nos pregunta si queremos guardar pasos de importación, en este caso no vamos a guardarlos

Cerrar.

Access ha creado una nueva tabla con los datos de Excel, esta en la barra de navegación

Si la abres veras como contienen todos los datos de Excel y en vista diseño ha dado el tipo de

dato correcto.