Unidad 2

Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 1

UNIDAD 2

2. MANEJO DE TAREAS, CALENDARIO DEL PROYECTO

2.1 TAREAS

INGRESAR ACTIVIDADES (TAREAS)

Los entregables estn divididos en actividades (tareas ms pequeas), de forma que se

pueden gestionar y controlar mejor dentro del proyecto. Teniendo establecido sus

entregables, ahora debe insertar Actividades. Puede hacerlo haciendo clic a una fila y luego

:

Otra forma: Clic del usuario con botn primario en "Tarea (elemento de men)"


TIPOS DE TAREAS

Tareas comn: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no hacen parte de la ruta crtica, es decir, que tiene algn tiempo de holgura que les permite retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se convierte en tarea crtica. Tareas comn Crticas: Las tareas crticas son aquellas que debe ser completada segn la programacin para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crtica se retrasa, tambin se podra retrasar la finalizacin del proyecto. El conjunto de tareas crticas se conoce como Ruta Crtica. Si es importante que el proyecto termine segn la programacin, ponga atencin a las tareas de la ruta crtica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto terminar a tiempo.


areas Hitos: Un hito es un evento notable que requiere verificacin antes de poder proseguir con la ejecucin del proyecto. Tambin simboliza el haber conseguido un logro importante. Por ejemplo, la obtencin y formalizacin de los requisitos de usuario. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto y constituyen un trabajo de duracin cero. Estos hitos servirn como herramientas de comunicacin para los interesados (stakeholders). De esa manera se define una lista que indica los hitos que hemos atravesado, cul se encuentra cerca, cul est atrasado, etc. Se representan con un rombo:

Tareas de Resumen: Tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el submen esquema del men Proyecto para crear tareas de resumen. Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la duracin y el costo) basado en la informacin obtenida de las subtareas. Tareas Repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticin y fechas fijas para su realizacin Para ingresar las tareas (actividades del proyecto): 1. En el men VER seleccione DIAGRAMA DE GANTT.

2. En el campo NOMBRE DE TAREA, escriba en orden las fases del proyecto (de acuerdo a la WBS o EDT).

3. En la Fase I en el campo NOMBRE DE TAREA, escriba el nombre del primer Paquete de trabajo que se va a programar. (Puede utilizar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto. Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas, que son las tareas agrupadas dentro de ellas.)

Tiempo transcurrido: Cuando se se necesita que una actividad trabaje el da sbado y aunque se

puede crear un calendario se puede usar la tarea de tiempo transcurrido. Se escribe XDT, donde


X es el nmero perodos.

TODAS LAS DURACIONES EXCEPTO LA DE MES PUEDEN TENER TIEMPO TRANSCURRIDO.

Dividida: Si hay una pausa en una actividad se puede usar el comando uso TAREA-

PROGRAMACION DIVIDIR TAREA, pero lo anterior la tarea continua con la misma duracin, no se

aumenta la duracin, pero hay una pausa por algn motivo.

INFORMACIN DE LA TAREA

Se puede acceder a los atributos relacionados con las tareas a travs del comando Informacin de

Tarea con doble click en la tarea as:

Este comando presenta la siguiente ventana:


En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea se encuentran las siguientes

opciones:

a) Pestaa General

En esta pestaa se encuentra la informacin general de una tarea especfica como:


b)Pestaa Predecesoras

En la pestaa Predecesoras se enumeran cada predecesora que est vinculada a la tarea por un tipo especfico de dependencia entre tareas y por un tiempo de adelanto o retraso.


c) Pestaa Recursos

En la pestaa Recursos se obtiene informacin de la cantidad y disponibilidad de

determinados recursos para realizar una tarea especfica, as como tambin su tasa

de costo.

d) Opcin Avanzado


A continuacin, se definirn las opciones ms importantes de la pestaa avanzado: Fecha Lmite El campo Fecha lmite muestra una fecha objetivo que indica cundo se desea completar una tarea. Si se supera fecha lmite y la tarea no se ha completado, MS Project muestra un indicador.

Tipo de Restriccin

El campo Tipo de restriccin ofrece opciones para el tipo de delimitacin que podr aplicar cuando programe una tarea.


El tipo de restriccin se clasifica en tres grupos:

Restricciones Flexibles: Permiten a las tareas ser programadas o reprogramadas sin ms limitaciones que sus relaciones de predecesoras y sucesoras. Su caracterstica es que no se imponen fechas de inicio o fin y se debe usar este tipo de restricciones lo ms que sea posible.

Restricciones Semi-Flexibles: Son las que limitan la reprogramacin de las tareas dentro de un lmite establecido.

Restricciones Inflexibles: Son las que evitan totalmente la reprogramacin de las tareas y tienen slo una fecha absoluta que la programacin debe cumplir. Slo se deben usar cuando sea absolutamente necesario.

En el siguiente cuadro, se muestran las opciones dentro de cada una de las categoras:


Tipo de Tarea

El tipo de tarea define en qu manera MS Project utilizar la frmula de programacin: Trabajo = Duracin x Unidades. Existen tres tipos de tarea:

Duracin Fija: Es cuando se tiene certeza que la duracin de la tarea permanece constante, independientemente de los cambios en cantidad de recursos asignados o cantidad de trabajo.

Unidades Fijas: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de recursos asignados a la tarea permanece constante, respecto a los cambios de duracin o de trabajo.

Trabajo Fijo: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de trabajo necesario para completar la tarea permanece constante, independientemente de cambios en la cantidad de recursos asignados o la duracin de la tarea.

e)NOTAS


Se pueden ingresar datos relevantes

f)CAMPOS PERSONALIZADOS Se utiliza para almacenar datos personalizados. INGRESAR DURACIONES A LAS TAREAS

Una vez que se ha completado la lista de tareas en Microsoft Project 2010, se debe crear una planificacin realista. Es por ello, que se realiza la estimacin de la duracin (horas o das) de una tarea, adems, MS Project utiliza la duracin de cada tarea para calcular las fechas de comienzo y fin de cada tarea.

Desarrollo de Estimaciones de la Duracin de Tareas En Direccin de Proyectos, existen 4 formas posibles para calcular las duraciones de las tareas de forma convincente y son:

Conocimiento de equipo: Los miembros del equipo pueden proporcionar informacin de la duracin de las tareas, basadas en su experiencia previa.

Juicio de Expertos: Si se desea obtener una estimacin fiable de la duracin de tareas a partir de especialistas imparciales, se puede obtener informacin de consultores, asociaciones de profesionales o grupos de sectores industriales.

Proyectos pasados: Una excelente fuente de estimacin de duraciones, es basarse en proyectos similares que se hayan realizado dentro de su organizacin.

Estndares de la industria: Se obtiene informacin de la data histrica.


La duracin asignada por MS Project cuando se introduce una tarea, es la duracin estimada (1da?). Se utiliza el smbolo de interrogacin como indicador de que la duracin todava necesita revisin en su valor. Cuando no se muestra el smbolo, es porque la duracin se considera confirmada.

Se puede introducir la duracin de las tareas en unidades de tiempo de las siguientes maneras: minutos (min), horas (h), das (d), das transcurridos (dt), semanas (sem) y meses (ms).

Existen varias formas de agregar duraciones a las tareas:

Utilizando la Vista Diagrama de Gantt:

Agregar duraciones por medio de una hoja de tareas es el mtodo ms sencillo y rpido.

Utilizando el Cuadro de dilogo Informacin de la tarea:

Utilizando el Formulario de tareas

El Formulario de tareas proporciona una vista en dos paneles, y en la pantalla aparecer una divisin con dos vistas al mismo tiempo. Se utiliza Vista Detalles Formulario de tareas:


SECUENCIAR TAREAS

Secuenciar las tareas o actividades es el orden en que cada tarea debe ser ejecutada y qu dependencia hay entre una tarea y el resto.

El secuenciamiento incluye:

1. Vincular grandes entregables e hitos. 2. Vincular sub-entregables. 3. Vincular actividades dentro de los sub-entregables.

Existen diferentes opciones para secuenciar actividades, entre ellas tenemos:

Utilizando el cono Vincular tareas


TIPOS DE DEPENDENCIAS

Los tipos

Tipos de Vnculo

Vnculo FC o Fin a Comienzo Una actividad no puede empezar hasta que no acabe la predecesora.

Vnculo FF o Fin a Fin Una actividad no puede finalizar hasta que no acabe la predecesora.

Vnculo CC o Comienzo a Comienzo Una actividad no puede empezar hasta que no comience la predecesora.

Vnculo CF o Comienzo a Fin Una actividad no puede finalizar hasta que no comience la predecesora.


ADELANTOS Y ATRASOS

Se utilizan para adelantar o atrasar una actividad, si en la posposicin se coloca +d significa

que se est atrasando la actividad y si se coloca d, significa que se est adelantando la

actividad.


MODO DE TAREA

Existe una nueva columna llamada MODO DE TAREA, la cual puede permitir que una tarea

sea configurada manual o automticamente as:


CALENDARIO DE PROYECTO

CALENDARIO BASE

Es un calendario predefinido en MS Project. Es usado como plantilla para el Calendario del Proyecto, los Calendarios de Recursos y los Calendarios de Tareas. Los tres tipos de Calendarios base son: Estndar, 24 Horas y Turno Noche.

CALENDARIO DE PROYECTO

1. Seleccione la pestaa Proyecto grupo Propiedades haga clic en

2. Del cuadro de dilogo, seleccione un (para adecuarlo a sus necesidades)

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