Prof. Carlos M. Sandoval Rivera

UNIDAD 2: INICIO DE UN

PROYECTO

Un proyecto de desarrollo de sistemas es una serie de actividades con un inicio y un fin determinados para obtener una aplicación de sistemas de información.

Las aplicaciones de los sistemas de información tienen su origen en todas las áreas de la empresa (Recursos Humanos, Contabilidad y Finanzas, Ventas, producción, etc.) y están relacionadas con todos los problemas de la organización.

Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por uno de los siguientes objetivos generales: Resolver un problema. Aprovechar una oportunidad. Dar respuesta a directivos para cumplir algún objetivo.

2.1 OBJETIVOS DE UN PROYECTO

Recursos Humanos

Contabilidad y finanzas

Ventas

Producción

2.1.1 RESOLVER UN PROBLEMA Los problemas que enfrentan las empresas que se

relacionan básicamente con su operación son los que los sistemas de información pueden solucionar.

Algunos ejemplos de problemas que enfrentan las empresas pueden ser los errores que se cometen al elaborar las facturas de venta o los recibos de nomina.

2.1.2. APROVECHAR UNA OPORTUNIDAD Las oportunidades son eventos que pueden mejorar la

situación de la empresa considerablemente.

2.1 OBJETIVOS DE UN PROYECTO

2.1.3 DAR RESPUESTA A DIRECTIVOS PARA CUMPLIR UN OBJETIVO Apoyan el cumplimiento de algún objetivo de la empresa,

por ejemplo: la productividad.

2.1 OBJETIVOS DE UN PROYECTO

Para alcanzar estos objetivos, las empresas emprenden proyectos por una o más de las siguientes razones:

2.2 RAZONES PARA EMPRENDER UN PROYECTO

Capacidad

Control

ComunicaciónCosto

Competitividad

Las actividades de la organización están influenciadas por la capacidad de ésta para procesar transacciones con rapidez y eficiencia.

Los sistemas de información mejoran esta capacidad en tres formas:

2.2.1 CAPACIDAD

Aumentan la velocidad de procesamiento.

Permiten el manejo de un volumen de transacciones cada vez mayor.

Recuperan con rapidez la información.

La administración de una empresa requiere controlar las operaciones para aumentar la efectividad.

Cuando un proyecto de desarrollo de sistemas se relaciona con el control es para:

2.2.2 CONTROL

Mejorar la exactitud y la consistencia de la información

Aumentar la seguridad de los datos más importantes.

La falta de comunicación es una fuente común de dificultades que afectan tanto a clientes como a empleados.

Un sistema de información bien desarrollado:

2.2.3 COMUNICACIÓN

Amplía la comunicación

Facilita la integración de funciones individuales.

Muchas organizaciones han quedado fuera de la actividad comercial y otras tantas imposibilitadas para alcanzar el éxito por el poco control sobre los costos o por el total desconocido de éstos.

Los sistemas de información juegan un papel importante en:

2.2.4 COSTO

La vigilancia de los costos.

La reducción de costos de operación.

Una organización puede ganar ventaja competitiva a través de sus sistemas de información en cuatro formas diferentes, donde cada una considera las distintas entidades con las que trata la compañía como parte de sus actividades comerciales.

2.2.5 COMPETITIVIDAD

Asegurar clientes

Formar bases para nuevos productos.

Dejar fuera a los competidores.

Mejorar acuerdos con proveedores.

Existen cuatro fuentes primarias de solicitudes de proyectos:

2.3 FUENTES DE SOLICITUDES DE PROYECTO

Solicitud de proyectos

• Gerentes de departamento.

Solicitud de proyectos

• Altos ejecutivos.

Solicitud de proyectos

• Analistas de sistemas.

Solicitud de proyectos

• Grupos externos.

La información que debe contener una solicitud de proyecto es:

Descripción general del problema/objetivo/oportunidad.

Descripción detallada del problema/objetivo/oportunidad.

Relevancia del proyecto solicitado para la empresa.

Alternativas de solución propuestas por los usuarios.

Razones para emprender el proyecto.

Personas involucradas.

El estudio de factibilidad de un proyecto consiste en averiguar si es posible que el sistema de información se desarrolle e implante exitosamente en la empresa.

La factibilidad debe revisarse desde tres perspectivas: 1ra perspectiva

Factibilidad Operativa

2da perspectiva

Factibilidad técnica

3ra perspectiva

Factibilidad Económica o financiera

Para que pueda considerarse como factible, la propuesta debe pasar todas las pruebas.

Las solicitudes de proyectos deben examinarse desde una perspectiva de sistemas, de tal forma que se considere el impacto del proyecto propuesto sobre toda la organización.

Existen cinco criterios básicos para seleccionar el proyecto o proyectos a desarrollar:Contar con el respaldo de la

directiva.

Programar el tiempo que se requiere para el proyecto.

Mejorar la consecución de metas de la organización.

Debe ser viable en función de los recursos y capacidades.

Debe dar ventajas sobre cualquier otra opción de inversión.

Al responsable de un proyecto se le llama administrador de proyecto y esta función puede realizarse por un analista de sistemas.

La administración de un proyecto implica llevar a cabo las tareas de planeación y control.

• Definir las actividades de su plan de trabajo.Primer paso

• Estimar el tiempo y costo de cada una de ellas.

Segundo paso

• Programar las actividadesTercer paso

Para la programación de las actividades, se utilizan algunas herramientas como: Gráficas de Gantt.

Diagrama PERT.

Cuando se han programado las actividades usando alguna de las herramientas antes mencionadas, el administrador del proyecto deberá controlar el proyecto conforme se realicen las actividades.

En ocasiones es necesario ajustar los tiempos estimados de acuerdo al avance real.

Además, el administrador debe motivar a su equipo de trabajo constantemente para lograr el objetivo: cumplir con los requerimientos del proyecto en el tiempo y costo estimados.

Prof. Carlos M. Sandoval Rivera

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PROYECTO