Unidad N3. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2Actividad: Documentacin de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes tres puntos:1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora continua.se denomina estructura documental a la forma como se articulan e interrelacionan los documentos del SGC, para formar un sistema coherente, funcional y til.MANUAL DE CALIDAD

MAPA DE PROCESOS, CARACTERIZACION DE PROCECOS

PROCEDIMIENTO

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

REGISTROS

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir: Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la calidad, un manual de la calidad, Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional, y Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.NOTA 2 La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad puede diferir de una organizacin a otra debido a: El tamao de la organizacin y el tipo de actividades, La complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal.NOTA 3 La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio.- Manual de la calidadLa organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:a) el alcance del sistema de gestin de la calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusinb) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la calidad, o referencia a los mismos,

A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementacin, mantenimiento y mejora continua.Manual de Calidad: es el documento que especfica el Sistema de Gestin dela Calidaddela UNAD, en l se detalla el alcance del sistema de gestin de la calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin, o referencia a los mismos as como la descripcin de la interaccin entre sus procesos.Mapa de Procesos:Representacin grfica de la identificacin de los procesos de la entidad y se definen sus interacciones.

Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operacin y los indicadores necesarios para garantizar su control.

Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentesprocesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentacin de referencia como son los formatos e instructivos:Instructivos:orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos.Formatos:determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.

Registros del Sistema:conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado enellprocedimiento para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros (P-GQ-GC

Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.

Conclusiones1. Se logr concluir en este trabajo que la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos son necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad

2 Que la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier organizacin contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos, Registros del Sistema..

3.

4.

5.

Determina la secuencia e interaccin de un proceso.

Realiza la documentacin del proceso.