Presentacin de PowerPoint

TCNICO SUPERIOR EN MANTENIMIENTO INDUSTRIALExpresion oral y escrita ii

Unidad 3

Redaccin de documentos ejecutivos y tcnicos

Nombre del alumno

David Abendao Osorio

5 - BEnero Abril / 15

Facilitador: Rosa Irma Garca Ortiz

2/23/2015 12:02 AM 2007 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, Windows, Windows Vista y otros nombres de productos son o podran ser marcas registradas o marcas comerciales en los EE.UU. u otros pases.La informacin incluida aqu solo tiene fines informativos y representa la vista actual de Microsoft Corporation a fecha de esta presentacin. Ya que Microsoft debe responder ante los cambios en el mercado, no debe considerarse responsabilidad suya el hecho de garantizar la precisin de la informacin facilitada despus de la fecha de esta presentacin. MICROSOFT NO FACILITA GARANTAS EXPRESAS, IMPLCITAS O ESTATUTORIAS EN RELACIN A LA INFORMACIN CONTENIDA EN ESTA PRESENTACIN.

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Objetivo de la unidadEl alumno elaborar y responder los documentos ejecutivos con la estructura y formato para cada tipo de documento para contribuir de manera efectiva a la comunicacin de la organizacin.

Tema 1: Cualidades de la redaccin de documentos ejecutivos y tcnicos Ejecutivos :CartaMemorndum Oficio Circular Tcnicos: Proyecto Curriculum Manual ReporteBitcoraInforme Minuta

Es un documento que sirve para transmitir mensajes a travs del servicio postal. Es una especie de conversacin escrita a distancia.

CartaClasificacin de las cartas:

Cartas privadas: incluyen las cartas personales o familiares y van dirigidas a los amigos o familiares.

2) Cartas comerciales: su contenido est relacionado con los negocios: compras, ventas, pedidos, cotizaciones, cobros, remisiones, etc.

3) Cartas oficiales o formales: tratan asuntos de las dependencias oficiales: oficinas gubernamentales, universidades, escuelas, etc.

EJEMPLO EJEMPLO

memorndumEs un medio de comunicacin que se enva al personal de una misma empresa. En este documento es imprescindible la palabra Memorndum.

El memorndum tiene la finalidad de transmitir rdenes o informaciones, resumen de datos para que sean tiles auxiliares en las oficinas.Elementos del memorndum: a) El ttulo de Memorndum. b) Fecha. c) Las palabras DE y PARA con espacios suficientes para anotar respectivamente el nombre del remitente y del destinatario respectivamente. d) El asunto. e) La redaccin que es motivo del escrito, es decir, el mensaje. f) Firma o iniciales del remitente, as como el cargo que ocupa. Partes complementarias: g) Inclusos o anexos. h) Instrucciones.

EJEMPLO

OFICIOEs toda comunicacin escrita que emana de las diversas dependencias del Gobierno, ya sea Federal, Estatal o Municipal.

Clasificacin segn su procedencia y destino:

Exterior: la correspondencia que procede de cualquiera de las oficinas de gobierno que no pertenezcan al ramo de las destinatarias, as como la que el pblico enva.

b) Interior: la correspondencia que se giran entre s las oficinas de igual dependencia. Si stas estn instaladas en el mismo edificio se denomina interior local; interior fornea, cuando las oficinas se ubican en diferentes lugares o edificios.

EJEMPLO

CIRCULAREs un escrito que tiene la finalidad de que un mismo asunto se haga del conocimiento de numerosas personas en forma simultnea.

En el campo oficial, se define como la orden que una autoridad superior dirige atodos o gran parte de su personal.

PROYECTOUn proyecto es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. Es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado nico. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin, aunque sta puede desviarse en funcin del inters. Es un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

Etapas de un proyecto: LA IDEA DE PROYECTO: consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseo del proyecto. Puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones:o Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prev que existirn en el futuro si no se toma medidas al respecto.o Porque existen potencialidades o recursos sub-aprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales.o Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados. DISEO: aqu se valoran las opciones, tcticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobacin del proyecto, que se suele hacer luego de la revisin del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobacin, se realiza la planificacin operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, asimismo establece la asignacin o requerimiento de personal respectivo. EJECUCIN: consiste en poner en prctica la planificacin llevada a cabo previamente.

EVALUACIN: etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados.

Elementos de un proyecto: 1) Importancia ) Informe tcnico del proyecto 2.1 Plan estructurado del proyecto (Marco Lgico) 2.2 Plan de control de personal 2.3 Otros planes 2.4 Manejo de recursos3) Informe administrativo 3.1 Plan organizacional del proyecto 3.2 Plan de gastos / plazos 3.3 Plan de actividades del personal 3.4 Plan de gestin de riesgos 3.5 Otros planes 4) Manuales de un proyecto4.1 Manual tcnico4.2 Manual de usuario4.3 Manual administrativo

CURRCULUM

Este documento consta del conjunto de datos que identifican a una persona, describiendo su historial acadmico y su vida profesional, e informan acerca de sus capacidades y habilidades para desarrollar un empleo. Es la relacin de ttulos, honores, cargos, trabajos realizados, datos biogrficos, etc., que califican a una persona para determinada pretensin, esto es, su historial personal.

Elementos del currculum vitae: Ttulo del documento. Nombre y profesin de quien lo presenta. Fotografa reciente (impresa por lo regular al principio del currculum al lado de tu nombre completo)

Datos personales: nombre, direccin, telfono, correo electrnico, edad, nacionalidad, lugar de nacimiento, estado civil, registro federal de contribuyentes, CURP, registro del IMSS, licencia y datos de pasaporte (si lo tiene), adems de nmero de cdula profesional. Escolaridad: a partir de la primaria, en forma cronolgica desde el ltimo grado escolar hacia atrs, nombre de la escuela, direccin, aos de estudio y documentos recibidos en cada uno de ellos. Experiencia profesional: si has trabajado con anterioridad, anota el nombre de la compaa, direccin, telfono, nombre del jefe inmediato y la descripcin de las labores que desempeaste; si fuiste promovido a otros puestos de mayor jerarqua, fecha de inicio de labores y trmino; motivo de separacin de la empresa, y as sucesivamente en cada lugar donde hayas trabajado, sin olvidar que debers mencionar primero tu ltimo empleo y seguir en orden cronolgico. Otros idiomas: en caso de haber estudiado otro idioma escribirlo en porcentaje hablado y escrito. Cursos especiales: para obtener alguna especializacin o actualizacin del rea. Habilidades y conocimientos: el manejo de mquinas como procesador de palabras, computadora, fax, copiadora, escner, conmutador. Anexos: copias del acta de nacimiento, registro federal de contribuyentes, afiliacin al IMSS o ISSSTE, certificados, diplomas o algn otro documento que acredite algn estudio, cartas de recomendacin.

MANUAL

El manual es un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa (A. Reyes Ponce).

Objetivos de los manuales: a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin dereformas administrativas.

REPORTEEl reporte es aquel documento que se utilizar cuando se quiera informar o darnoticia acerca de una determinada cuestin. Puede emplearse internamente dentro de una empresa, por ejemplo, entre jefes de rea con destino al gerente general para darle una idea del funcionamiento de cada sector; pero tambin puede ser usado en un establecimiento educativo, por los profesores, para dar cuenta de cmo se llev a cabo una determinada cuestin, es decir, que en muchos mbitos suele usarse para informar sobre los diferentes asuntos de inters.

BITCORA

Es un registro escrito de las acciones que se llevaron a cabo en cierto trabajo otarea. ste incluye todos los sucesos que tuvieron lugar durante la realizacin de dicha tarea, laste incluye todos los sucesos que tuvieron lugar durante la realizacin de dicha tarea, las fallas que se produjeron, los cambios que se introdujeron y los costos que ocasionaron. El Cuaderno o bitcora de trabajo como concepto sencillo es un cuaderno en el cual estudiantes, diseadores y trabajadores de empresas en general, entre otros, desarrollan su trabajo, anotan cualquier informacin que consideren que puede resultar til para su trabajo. Esto no se aplica solamente a asuntos laborales.

Elementos de la bitcora: As que no hay un formato especfico para elaborar y llenar una bitcora,pero los datos que se incluyan deben ser los ms relevantes e importantes para el objetivo que deba cumplir dicho documento. Pero entre los datos que no deben faltar son: Nombre de la institucin u organizacin, as como el departamento o rea a la que pertenece el documento. b) Datos institucionales: direccin, telfono, etc. c) El nombre de la actividad d) Descripcin de la actividad e) El individuo responsablef) La fecha en que se llev a cabo tal accin

INFORME

Un informe es el texto a travs del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que ste lleve a su etapa final. Es un tipo de comunicacin escrita que se emplea actualmente en las empresas e instituciones pblicas y privadas con distintos fines prcticos: manejo de informacin, anlisis o exposicin de hechos, resumen de actividades, previsin de situaciones y solucin de problemas, entre otros importantes.

MINUTAOficialmente, en el mundo gubernamental, las minutas son el expediente escrito de una reunin o audiencia.Elementos de una minuta: Nombre de la organizacin Ttulo de la minuta Lugar y fecha: se describe la hora, fecha y el lugar en el que se llev a cabo la reunin. Lista de los presentes Orden del da Acuerdos a los que se llegaron y/o puntos tratados Nombre y firma de los asistentes

Funcin de las Minutas: Su funcin primaria es la de registrar las decisiones tomadas sin distingo de suimportancia. Si las decisiones se toman a travs de mociones y votaciones, todas las proposiciones, acciones de secundar y el conteo de los votos deben ser registrados

Partes que integran la presentacin de un trabajo

Hoja de presentacinndiceTextoCuerpo del trabajo o desarrolloConclusin BibliografaAnexos TEMA 2. Presentacin de un trabajo

Hoja de presentacinHoja de presentacin o cartula.

Incluye:

Nombre de la institucin Nombre de la facultad o escuela Nombre de la asignaturaTtulo de la investigacinNombre del autorLugar y fecha.

ndicePresenta el contenido de la investigacin y el nmero de pgina en el que se encuentra la informacin.

Texto, cuerpo del trabajo o desarrollo

Es la parte medular de la obra, presenta las ideas del autor de manera argumentativa, fundamentada y crtica sobre el tema desarrollado en captulos.

Contiene:

Introduccin.

Es una parte muy importante del documento, pues como su nombre lo indica introduce al lector en la temtica que se presenta, despertando su inters y motivndolo a seguir leyendo. En esta seccin, se hace un planteamiento claro del tema y su importancia e implicaciones as como el enfoque con el que fue abordado y los alcances o limitaciones del estudio. La introduccin est muy lejos de ser un resumen de lo que trata el documento; para que se elabore de forma correcta, se recomienda redactarla al finalizar el desarrollo del trabajo.

Conclusiones y recomendaciones.

Presenta la sntesis argumentativa sobre el trabajo realizado, sta se desprende de los planteamientos hechos sobre la problemtica y los fines de la investigacin, presenta los resultados, seala de manera crtica los alcances de su investigacin y propone nuevas investigaciones.

BibliografiasEs el listado de fuentes documentales consultadas que apoyaron la investigacin, pero que no aparecen referenciadas en el cuerpo del trabajo.

Anexos

son documentos que se adjuntan al final del trabajo, en el caso que el investigador lo considere necesario. (datos estadsticos, cuadros, grficas, fotografas, etc.)