UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MACHALA2017

PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJORCUSTODIA Y ENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS ENTIDADES

DEL SECTOR PÚBLICO.

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MACHALA2017

PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJORCUSTODIA Y ENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS

ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO.

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MACHALA16 de agosto de 2017

PEÑALOZA AGUILAR ALEX VINICIOINGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UNA MEJOR CUSTODIA YENTREGA DE LAS EXISTENCIAS EN LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO.

MACHALA, 16 DE AGOSTO DE 2017

MEDINA CASTILLO WILIAM TRANQUILINO

EXAMEN COMPLEXIVO

N o t a d e aceptación:

Q u i e n e s s u s c r i b e n , e n n u e s t r a condición d e e v a l u a d o r e s d e l t r a b a j o d e titulación d e n o m i n a d o P r o c e d i m i e n t o s d e c o n t r o l i n t e r n o p a r a u n a m e j o r c u s t o d i a y e n t r e g a d e l a s e x i s t e n c i a s e n l a s e n t i d a d e s d e l s e c t o r público., h a c e m o s c o n s t a r q u e l u e g o d e h a b e r r e v i s a d o e l m a n u s c r i t o d e l p r e c i t a d o t r a b a j o , c o n s i d e r a m o s q u e reúne l a s c o n d i c i o n e s académicas p a r a c o n t i n u a r c o n l a f a s e d e evaluación c o r r e s p o n d i e n t e .

M E D I N A C A S T I L L O V V I L I A M T R A N Q U I L I N O 0 7 0 2 5 3 0 0 2 3

T U T O R - E S P E C I A L I S T A 1

F e c h a d e impresión: m a r t e s 15 d e a g o s t o d e 2017 -11:02

Urkund Analysis Result Analysed Document: PENALOZA AGUILAR ALEX VINICIO.docx (D29661564)Submitted: 2017-07-17 04:54:00 Submitted By: apenaloza_est@utmachala.edu.ec Significance: 6 %

Sources included in the report:

PROYECTO-MARJORIE-CORREGIDO.docx (D25512921) Cervantes_Vera_Kelly_Alexandra_Ingenieria_Comercial.docx (D29309319) Trabajo de titulacion Hospital IESS- especialista.docx (D17796040) Robles_Sanchez_Olinda_Geovana.docx (D29183730) http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-Para-El-Control-De-Gesti/76357822.html http://catedragc.mes.edu.cu/download/Tesis%20de%20Doctorado/Ingeniera%20Industrial%20-%20Nacionales/ArielEspinoVald%C3%A9sRESUMEN.pdf http://docplayer.es/14855068-Especificaciones-tecnicas.html

Instances where selected sources appear:

7

U R K N DU

CLÁUSULA D E CESIÓN D E D E R E C H O D E PUBUCAQÓN E N E L R E P O S I T O R I O D I G I T A L I N S T I T U a O N A L

E l q u e s u s c r i b e , PEÑALOZA A G U I L A R A L E X V I N I C I O , e n c a l i d a d d e a u t o r d e l s i g u i e n t e t r a b a j o e s c r i t o t i t u l a d o P r o c e d i m i e n t o s d e c o n t r o l i n t e r n o p a r a u n a m e j o r c u s t o d i a y e n t r e g a d e l a s e x i s t e n c i a s e n l a s e n t i d a d e s d e l s e c t o r público., o t o r g a a l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala^ d e f o r m a g r a t u i t a y n o e x c l u s i v a , l o s d e r e c h o s d e reproducción, distribución y comunicación pública d e l a o b r a , q u e c o n s t i t u y e u n t r a b a j o d e autoría p r o p i a , s o b r e l a c u a l t i e n e p o t e s t a d p a r a o t o r g a r l o s d e r e c h o s c o n t e n i d o s e n e s t a l i c e n c i a .

E l a u t o r d e c l a r a q u e e l c o n t e n i d o q u e s e publicará e s d e carácter académico y s e e n m a r c a e n l a s d i s p o c i o n e s d e f i n i d a s p o r l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala.

S e a u t o r i z a a t r a n s f o r m a r l a o b r a , únicamente c u a n d o s e a n e c e s a r i o , y a r e a l i z a r l a s a d a p t a c i o n e s p e r t i n e n t e s p a r a p e r m i t i r s u preservación, distribución y publicación e n e l R e p o s i t o r i o D i g i t a l I n s t i t u c i o n a l d e l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala.

E l a u t o r c o m o g a r a n t e d e l a autoría d e l a o b r a y e n relación a l a m i s m a , d e c l a r a q u e l a u n i v e r s i d a d s e e n c u e n t r a l i b r e d e t o d o tipo d e r e s p o n s a b i l i d a d s o b r e e l c o n t e n i d o d e l a o b r a y q u e a s u m e l a r e s p o n s a b i l i d a d f r e n t e a c u a l q u i e r r e c l a m o o d e m a n d a p o r p a r t e d e t e r c e r o s d e m a n e r a e x c l u s i v a .

A c e p t a n d o e s t a l i c e n c i a , s e c e d e a l a U n i v e r s i d a d Técnica d e Máchala e l d e r e c h o e x c l u s i v o d e a r c h i v a r , r e p r o d u c i r , c o n v e r t i r , c o m u n i c a r y / o d i s t r i b u i r l a o b r a m u n d i a l m e n t e e n f o r m a t o electrónico y d i g i t a l a ti'avés d e s u R e p o s i t o r i o D i g i t a l I n s t i t u c i o n a l , s i e m p r e y c u a n d o n o s e l o h a g a p a r a o b t e n e r b e n e f i c i o económico.

Máchala, 1 6 d e a g o s t o d e 2 0 1 7

P E N A L O Z A A G U I L A R A L E X V I N I C I O 0 7 0 5 3 7 7 3 2 3

DEDICATORIA

Este trabajo se encuentra basado y vinculado con mi futura carrera, es dado por el

gran esfuerzo que durante el tiempo que me he permitido estudiar he logrado el

objetivo propuesto, la cual me hace sentir satisfecho, permitiéndome dedicar este

trabajo investigativo a mis padres y hermana por ser quienes me motivaron,

incentivaron y me apoyaron incondicionalmente contribuyendo en lo moral como en

lo económico y así poder culminar mi carrera realizándome como profesional.

Alex Peñaloza

1

AGRADECIMIENTO

Cumpliendo el propuesto hecho en mis estudios realizados satisfactoriamente,

expreso mi agradecimiento formal.

La realización de este trabajo que se vincula con mi futura carrera, es dado por mi

mayor esfuerzo, que durante el tiempo de mis estudios he logrado el objetivo

propuesto, la cual me siento satisfecho, y; agradecido con mis padres, mi hermana,

a la ing. Ruth Arias que ha sido muy especial, al Ing. William Medina que en calidad

de Tutor de mi Trabajo Practico, me supo orientar con gran capacidad, experiencia y

sin egoísmo de conocimientos en el desarrollo de cada una de las temáticas de la

misma, y a todas aquellas personas que confiaron en mí, por ser quienes me

brindaron todo su apoyo y me estuvieron incentivando desde el comienzo de esta

etapa, comprendiéndome en todo momento tanto en lo moral como en lo

económico, para así culminar con mi carrera como profesional.

Alex Peñaloza

Tema:

Procedimientos de control interno para una mejor custodia y entrega de las existencias

en las entidades del sector público.

Alex Vinicio Peñaloza Aguilar 0705377323

apenaloza_est@utmachala.edu.ec

Resumen

El control interno que se aplica en las instituciones del sector público, es un mecanismo que

permite establecer diferentes procedimiento para el control y salvaguarda de los diferentes

bienes o recursos que posee un ente público, las existencias que tienen las instituciones

públicas, son importantes porque son utilizadas en la parte administrativa para que estas

permitan el funcionamiento operativo de estos entes, para que cumplan con su misión

institucional, como es, la de prestar un servicio de calidad y candidez en beneficio de sus

diferentes usuarios que diariamente necesitan del servicio que prestan.

El establecer procedimientos y procesos, es primordial para un adecuado control de las

existencias ya sean de materiales de oficina, de aseo, combustibles, vestuario, repuestos y

otras existencias que son utilizadas en las instituciones estatales.

A continuación se presenta una investigación, en la introducción se establece el problema que

es la falta de procedimiento en el control de las existencias, se reconoce que el tipo de

metodología utilizado para encontrar la solución de la problemática planteada.

Además en el desarrollo del caso práctico de investigación, se presenta el marco teórico que

permite la conceptualización de las palabras claves, las mismas que permiten dejar en claro

los conceptos básicos, que permiten una mejor comprensión de la temática a resolver. Se

presenta la pregunta a resolver, donde se establecen los diferentes procedimientos para

efectuar un adecuado control de las existencias, hasta el establecimiento de las conclusiones

fruto de la resolución del caso práctico investigado.

Palabras Claves: Procedimientos, control interno, existencias, sector público, custodia

Abstract

The internal control that is applied in the public sector institutions, is a mechanism that

allows to establish different procedures for the control and safeguard of the different assets or

resources that have a public entity, the stocks that have public institutions, are important

because they are Used in the administrative part so that they allow the operative operation of

these entities, so that they fulfill their institutional mission, as it is, to provide a quality and

candid service for the benefit of their different users who daily need the service they provide.

Establishing procedures and processes is paramount for proper control of stocks of office

supplies, grooming, fuel, clothing, spare parts and other stocks that are used in state

institutions.

Below is an investigation, in the introduction establishes the problem that is the lack of

procedure in the control of stocks, it is recognized that the type of methodology used to find

the solution of the problem raised.

Furthermore, in the development of the research case, the theoretical framework that allows

the conceptualization of the key words is presented, which allows to clarify the basic

concepts, which allow a better understanding of the subject to be solved. The question to be

solved is presented, which establishes the different procedures to carry out an adequate

control of the stocks, until the establishment of the conclusions resulting from the resolution

of the practical case investigated.

Keywords: Procedures, internal control, stocks, public sector, custody

Índice General

Carátula I

Página de aceptación II

Reporte de coincidencia III

Cesión de derechos de autor IV

Dedicatoria V

Agradecimiento VI

Resumen VII

Abstract VIII

Introducción 1

Desarrollo 1

Conclusiones 1

Introducción

El control es preponderante dentro de un sistema de control interno que se debe aplicar en las

instituciones públicas o privadas, son de gran importancia, debido a que son controles que

permiten salvaguardar y proteger todos los bienes que tienen las entidades u organismos.

Dentro de las instituciones del sector público son importantes los procedimientos y procesos

que deben de adoptar, es por eso que juegan un papel preponderante dentro de la

administración pública, en vista de que los recursos que asigna el gobierno central deben de

ser direccionados siempre, pensando en el bienestar de la colectividad y la satisfacción de las

necesidades, pero para poder cumplir en forma adecuada, con la calidad y calidez del servicio

que brindan las entidades del sector público y que para poder cumplir con estos parámetros

necesitan adquirir bienes y servicios para poder cumplir con los objetivos institucionales,

pensando en la prestación del servicio de calidad y calidez.

Estos bienes que requieren las entidades públicas, de acuerdo a la normativa contable

aplicable al sector público se le denominan existencias, que son los activos mantenidos que se

encuentran en las instituciones, con el objeto de ayudar a la consecución de los objetivos

trazados por el ente, dentro de estas existencias podemos citar a los combustibles y

lubricantes, materiales de aseo, materiales de oficina, vestuarios, repuestos y demás bienes.

Los procedimientos son los conjuntos de acciones que tienen que ser instaurados en los entes

públicos, con el objeto de efectuar un control “la concepción del control de gestión influye de

manera decisiva en los nuevos diseños gerenciales que adoptan las empresas” (Espino,

Sánchez, & Aguilera, 2013).

Dentro de las empresas del sector público las máximas autoridades son las encargadas de

instaurar los procedimientos, normas y procesos que le permitan efectuar el control sobre los

bienes, activos y recursos financieros que tienen las instituciones, amparados en diferentes

leyes, reglamentos, manuales, directrices, acuerdos y demás que dicten los organismos de

control. (Contraloría General del Estado, Servicio de Rentas Internas, Instituto de Seguridad

Social y demás).

Es por eso, que de acuerdo a la normativa que regula al sector público, existe el Reglamento

general para la administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector

público. Es obligación para los dignatarios que están al frente de estas instituciones,

establecer normas de control interno tendientes a lograr un adecuado control de las

existencias que tienen. En vista de que se presenta el problema de que no existen

procedimientos de control para las existencias en las instituciones del sector público no

financiero.

La presente investigación está diseñada primeramente a establecer la metodología de

investigación, que se va a utilizar para la resolución del presente caso, es por eso que se

utiliza la investigación descriptiva para la resolución del caso, en vista de que se encuentran

una serie de pasos, que debe de seguir la investigación para establecer procedimiento que

permitán efectuar un adecuado control interno, para una mejor custodia y entrega de las

existencias en las entidades del sector público. También en la investigación se encuentran

citas bibliográficas de diferentes autores, en vista de que se realizó la búsqueda en base de

datos de importantes revistas científicas. Los mismos que complementan la consecución de la

solución a la problemática planteada.

El objetivo de la investigación lo podemos definir de la siguiente manera: Establecer

procedimientos de control interno de las existencias en las instituciones del sector público

para una mejor custodia y entrega a los diferentes departamentos.

Este trabajo de investigación tendrá como resultado instaurar estos procedimientos que si

bien se encuentran en la normativa de control que se aplica a las entidades del sector público

no financiero, no son instauradas en las mismas y por ende son sujetas a observaciones de

parte de los auditores de los organismos de control, que siempre ponen glosas y faltas

administrativas a los servidores públicos que están al frente de la entrega y custodia de las

existencias, por el mal manejo y la falta de control. Es por eso la importancia de esta

investigación que ayudará a estos funcionarios que laboran en las diferentes áreas de las

instituciones públicas en calidad de custodios administrativos, contar como una fuente de

consulta que le ayude en su trabajo diario.

Desarrollo

El control es una herramienta fundamental que en todos los entes públicos y privados deben

de seguir, se deben de instaurar procedimientos que permiten efectuar un adecuado control

ya sea al talento humano que labora en los entes públicos o privados, también los controles

abarcan a los bienes y en especial las existencias de consumo, producción e inversión que

tienen las empresas e instituciones públicas. “El control es un factor clave en el logro de los

objetivos generales de las organizaciones, por ello debe ser oportuno y económico” (Rivas,

2011)

Esta es la razón por la que se deben de diseñar controles en los procedimientos y en los

procesos que se implementan en cada uno de los departamentos que tienen las entidades y

organismos públicos y privados.

Las diferentes organizaciones públicas o privadas “deben de lograr un eficiente control

interno de sus medios, servicios, recursos y gestionar de esta forma permanente los riesgos

empresariales” (Vega & González, 2017)

El control interno se lo puede definir como un conjunto de medidas, procedimientos, políticas

que se debe instaurar en las empresas, las mismas que permitirán la protección y salvaguarda

de los activos, bienes y recursos que tenga.

En las empresas el proceso de control interno “establece la forma y cómo debe llevarse esta,

definiéndose como un hecho real que permita ver las fallas para analizar lo que está

ocasionando y tomar decisiones que propicien el logro efectivo de los objetivos de la

empresa” (Pirela, 2005).

Un adecuado control interno también permite llevar una administración efectiva, debido a

que la falta del mismo, puede poner en riesgos y de esta forma entorpecen el logro de los

objetivos institucionales planteados por la organización, los mismos que están plasmados en

su planificación y que fueron utilizados para la concepción del presupuesto institucional.

La administración pública “no puede estar ajena a los problemas y necesidades de los

ciudadanos y sobre todo no poner trabas o impedimentos cuando los ciudadanos soliciten o

pidan un servicio público o mediante el proceso de tramitación” (Martínez, 2013), es por eso

que necesita que para satisfacer las necesidades prestar un servicio de calidad, pertinencia y

con calidez.

La definición de sector público (Jara & Umpierrez, 2014) citando a Khury (2003) hace

referencia que “incluye todas las organizaciones en el campo de la administración pública,

la seguridad social, la ley y el orden, educación salud, servicios sociales y culturales, con

independencia de su fuente de financiamiento y la forma jurídica de la empresa”.

Es por eso que la entidades u organismos del sector público para poder realizar una buena

administración pública, debe de prestar un servicio eficiente, eficaz, de calidad con calidez y

pertinencia, debe de contar con recursos financieros y bienes que le permitan cumplir con sus

metas propuestas.

Las entidades públicas tiene inventarios de bienes y existencias, que ayudan a la consecución

de los objetivos planteados, es por eso que necesitan contar con políticas de inventarios que

se establezcan en las diferentes empresas sean esta públicas y privadas, estas deben dar

respuesta a las preguntas de cada cuanto debe revisarse el inventario, cuando ordenar y

cuánto ordenar bien sus ítems de demanda independiente o dependiente. Es por eso que es

indispensable establecer políticas que permitan a la institución determinar, la cantidad de

existencias que tiene, que método de control de inventario voy a utilizar, cuál es el más

eficiente y adecuado para la empresa o institución donde se va aplicar.

Es fundamental también definir cada que tiempo voy a realizar la toma física al inventario de

productos que tenga ya sea para la venta, si es una empresa comercial o en este caso de

investigación que atañe, son las entidades públicas, la misma que solo tiene un inventario de

existencias, los cuales abastecen a los diferentes departamentos de insumos y recursos

materiales que le permitan cumplir con las diferentes actividades que planificó y que

sirvieron de base para estructurar sus presupuestos, pensado en la satisfacción de las

necesidades de la colectividad, ávidos de encontrar soluciones a los problemas que tienen,

sean estas necesidades de atención salud, educación, servicios básicos o cualquier otro

servicio que requieran y que los entes públicos están en la obligación de proveer.

Los inventarios “representan las existencias de recursos que las organizaciones emplean para

cumplir con sus objetivos. No obstante, tienen diferentes connotaciones según el tipo de

organización de que se trate, así por ejemplo las empresas comerciales los stock se refieren a

diversos artículos elaborados; en las empresas industriales tiene que ver con la materia prima

e insumos” (Bustos & Chacón, 2007)

Es importante señalar que el contar con un adecuado control de las existencias en las

instituciones públicas en base a la conceptualización de lo que es contabilidad gubernamental

“es la ciencia que se encarga, sobre la base de los principios normas y procedimientos en el

registro de los hechos económicos, en forma sistemática, secuencial y cronológica en las

instituciones del sector público no financiero” (Medina & Morocho, Contabilidad

Gubernamental , 2015).

“El sistema de contabilidad integrada incorpora las transacciones presupuestarias, financieras

y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos

expresados en términos monetarios” (Mendoza, 2014)

Las ciencias contables “se va enriqueciendo al buscar alternativas para la conformación del

conocimiento, pero los investigadores deben estar dispuestos a transitarlos en un intento por

aproximarse a los significados” (Viloria, 2001). Esto ha permitido ir desarrollando

procedimientos que permiten establecer los controles, políticas y procedimientos, tendientes a

lograr que las entidades públicas o privadas, cuenten con mecanismos de registro, control y

análisis de los diferentes procesos instaurados por la empresa.

Para (Herrera & Rios, 2007) citando a (Solow y Mathur, 1996) “los inventarios son definidos

de manera general, son aquellos artículos a la mano destinados para consumo. El control del

inventario está integrado por técnicas para determinar cuándo deben reabastecerse los

inventarios actuales y cuanto deben de reabastecerse”.

Es importante establecer métodos de control del inventario más eficiente para las empresas y

la instituciones, es importante afirmar que “hay quienes señalan que las decisiones del

inventario dependen en buena parte de una buena estimación de los parámetros implicados

como son los costos de pedir, conservar y tener faltantes, aunque estos últimos son muy

difíciles de calcular” (Izar, Ynzunza, & Sarmiento, 2012)

Resolución del caso

Pregunta a resolver

¿Establecer los procedimientos que se deben instaurar para que los guardalmacén de cada

entidad puedan realizar la custodia, control y entrega de las existencias a los diferentes

departamentos de las instituciones públicas?

Las Existencias.

Las existencias son los bienes los cuales representan los activos que tienen las instituciones

del sector público, representadas según el catálogo de cuentas del sector público con el grupo:

131 Existencias para consumo corriente para aquellas entidades públicas que registran y

controlan bienes destinados a las actividades administrativas en este tipo de entidades.

132 Existencias para producción, para aquellas entidades públicas que producen bienes y

servicios, es decir registran y controlan bienes destinados a las actividades de producción.

134 Existencias de bienes de uso y consumo para inversión, para aquellas entidades públicas

dedicadas para actividades de inversión de proyectos y programas, es decir registran y

controlan bienes destinados a las actividades inversión de proyectos y programas.

Para que sea reconocida como existencias deben de cumplir con cuatro características o

requisitos:

1. Ser propiedad de la institución, entidad u organismo.

2. Ser tangible.

3. Ser fungible es decir tener una vida corta menor a un año, debido a que son

utilizados para administración, consumo, producción, inversión o programas.

4. Estar destinado a cumplir la misión institucional o ser de uso de la institución.

Según el Acuerdo No 041- CG-2016, de fecha 11 de noviembre de 2016, donde se expide una

reforma al Reglamento General para la administración, utilización, manejo y control de

los bienes y existencias del sector público.

La máxima autoridad de la entidad es la persona que a través de la unidad de la

administración de bienes quien orientará y dirigirá la correcta conservación y cuidado de los

bienes públicos. Para esto nombrará un guardalmacén.

El guardalmacén

Es la persona responsable administrativo, el mismo que podrá efectuar un control, inspección,

recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes en las entidades

públicas.

Para que se de esta entrega, se tendrá que elaborar una acta entrega- recepción, entre la

personas que recibe los bienes (guardalmacén) y la persona que entrega (proveedor).

El custodio Administrativo.

Es la persona responsable de mantener actualizados los inventarios, además registra los

ingresos y egresos de bodega, así como también los traspasos de los bienes en las unidades,

previo el requerimiento de los usuarios finales.

Usuario final

Es el encargado del cuidado, conservación, uso y la custodia que la entidad le entrega para

que pueda desarrollar su trabajo.

Inventarios de las Existencias

Dentro de la existencia que pueden tener las instituciones del sector público se anota las

siguientes.

Existencias de materiales de oficina

Existencias de materiales de aseo

Existencias de vestuarios y lencerías

Existencias de herramientas menores

Existencias de repuestos

Existencias de combustibles y lubricantes

Registro de las Existencias

En las instituciones, entidades u organismo públicos, se deberá observar las siguientes

recomendaciones para que se efectúen un adecuado registro de cada una de las existencias,

las mismas que son las siguientes,

● Las existencias se controlarán mediante el método de control de inventarios

permanente o perpetuo, donde se deberá tener en cuenta que cuando ingreses las

existencias bodega se deberá de considerar el documento de ingreso a bodega y si se

produce una salida de las existencias, se utilizará el documento comprobantes de

egreso de bodega.

● Los comprobantes de ingresos y egresos de bodega, se deberán remitir en forma

periódica (semanal o mensual, en todo caso no podrá ser mayor a un mes), a la unidad

contable, para que proceda a la valoración, actualización y conciliación respectiva.

● El custodio administrativo de cada unidad administrativa, deberá tener una hoja,

donde realizará el control de las existencias que estén a su cargo, en la misma deberá

contener la siguiente información:

● Identificación y descripción de los inventarios

● Fecha

● Cantidad

● Nombre del usuario final

● Firma.

Control, obligatoriedad de las existencias y la constatación física

Paso 1 El guardalmacén tendrá la obligación de entregar las existencias a cada una de las la

unidades administrativa que requiera de materiales, para desempeñar su trabajo

Paso 2

El titular de la unidad administrativa delegará y designará un custodio administrativo quien

realizará la recepción, administración, control, custodia y distribución

Paso 3

Para un adecuado control de las existencias, este se lo deberá de realizar, en un registro de

ingresos y egresos

Paso 4

La persona encargada del control de las existencias, llamado custodio administrativo tendrá la

obligación de informar sobre cada una de las necesidades del área al que pertenece

Paso 5

La toma física de las existencias o también llamada constatación deberá realizarse al menos

una vez en el año, dentro del último trimestre, para de esta forma establecer igual entre el

saldo contable, con lo que se tiene en la bodega.

Paso 6

Al momento de que exista alguna novedad, entre el saldo contable y lo que hubiese en la

bodega, se procederá a elaborar un informe y se lo presentará a la máxima autoridad, todo

esto dentro de la primeros quince días de cada año.

Paso 7

Se anotará en las existencia la fecha de caducidad, cuan peligroso es el bien y cualquier otro

dato que se deba informar sobre su manejo o control

Utilización de las Existencias

Para la utilización de las existencias se deberán observar lo siguiente:

● Las existencias que tengan cada institución, entidad u organismo se utilizarán

únicamente para los fines propios.

● Se prohíbe el uso de las existencias para fines políticos, electorales, doctrinarios o

religiosos, o para uso particular o personal o cualquier uso que no sea para el servicio

público o misión institucional.

Conclusiones

Una vez que se procedió a realizar el desarrollo del caso práctico, podemos anotar las

siguientes conclusiones:

● Las instituciones públicas deben de tener instaurados procedimientos que le permitan

efectuar un adecuado control de las existencias que tienen, debido a la importancia

que representan en las mismas para el normal funcionamiento de las labores

administrativas, de producción, inversión y programas en las entidades del sector

público no financiero.

● Los funcionarios encargados de la custodia, control y registro de las existencias,

deben de observar las disposiciones que se encuentra en las leyes, reglamentos,

normas, instructivos, manuales, acuerdo, directrices, que emiten los organismos de

control.

● Las máximas autoridades o sus delegados deben de establecer y constatar que los

procedimientos para el control de las existencias y de los bienes, se estén cumpliendo,

por parte de los custodios y usuarios finales.

● Las máximas autoridades pueden crear, normar, aprobar los controles que ellos crean

pertinente con el objetivo de salvaguardar y proteger las existencias en las

instituciones públicas, basados en las diferentes normativas que los organismos de

control ponen a disposición de los funcionarios que laboran en las entidades

gubernamentales.

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