UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS

Unidad Coordinadora de Archivos UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS

2020

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

DE LA COMISIÓN FEDERAL DE ELECTRICIDAD

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"2020, Año de Leona Vicario, Benemérita Madre de la Patria"

Unidad Coordinadora de Archivos

Área Coordinadora de Archivos de la Comisión Federal de Electricidad

Contenido Introducción........................................................................................................................... 2

I. Elementos del programa .......................................................................................... 3

1. Marco de referencia ................................................................................................... 3

2. Justificación ................................................................................................................. 5

3. Objetivos ....................................................................................................................... 6

3. 1 Objetivo general ............................................................................................................ 6

3.2 Objetivos específicos ................................................................................................... 6

4. Planeación .................................................................................................................... 7

4.1 Requisitos ..................................................................................................................... 7

4.2 Alcance ...................................................................................................................... 7

4.3 Entregables .............................................................................................................. 8

4.4. Actividades..................................................................................................................... 9

4.5. Recursos ................................................................................................................. 11

4.5.1 Recursos humanos .................................................................................................. 11

4.5.2 Recursos materiales ................................................................................................ 11

4.6. Tiempo de implementación ................................................................................ 11

4.6.1. Cronograma .............................................................................................................. 12

4.7. Costos ..................................................................................................................... 12

II. Administración del plan .......................................................................................... 12

IV. Marco normativo ....................................................................................................... 14

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Introducción

La Comisión Federal de Electricidad (CFE) fue creada por el Decreto Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación el martes 24 de agosto de 1937, con el objeto de “organizar y dirigir un sistema nacional de generación, transmisión y distribución de energía eléctrica, basado en principios técnicos y económicos, sin propósitos de lucro y con la finalidad de obtener con un costo mínimo, el mayor rendimiento posible en beneficio de los intereses generales”.

Desde entonces, la CFE se ha encargado de generar, transmitir y distribuir la energía eléctrica a millones de hogares mexicanos y el próximo mes de agosto, serán 83 años de cumplir con este objetivo y el testimonio de su actuación se encuentra en los documentos que la empresa ha generado desde entonces.

En ese sentido, de conformidad con la Ley General de Archivos se elabora y presenta el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2020 de la Comisión Federal de Electricidad (CFE), mismo que una vez autorizado por las instancias correspondientes deberá publicarse en el Portal de Internet, así como su informe anual de cumplimiento el último día del mes de enero de 2021.

El presente documento se elabora en el marco de la Ley mencionada, el cual tiene por objeto definir las acciones prioritarias de la Comisión, mediante la incorporación de recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyen mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos; a fin de ubicar a los archivos de la CFE en la lista de prioridades por atender en este año 2020 para conservar en las mejores condiciones posibles los documentos generados por la CFE desde su creación en 1937.

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I. Elementos del programa 1. Marco de referencia La Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018, vigente a partir del 15 de junio de 2019, considera en su artículo 9, lo siguiente:

Artículo 9. Los documentos públicos de los sujetos obligados tendrán un doble carácter: son bienes nacionales con la categoría de bienes muebles, de acuerdo con la Ley General de Bienes Nacionales; y son Monumentos históricos con la categoría de bien patrimonial documental en los términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos y de las demás disposiciones locales aplicables.

Así pues, los documentos públicos se encuentran sujetos al régimen de dominio público, conforme a lo dispuesto en los artículos 4 primer párrafo y 6, fracción XVIII, de la Ley General de Bienes Nacionales, que señalan lo siguiente:

Artículo 4. Los bienes nacionales estarán sujetos al régimen de dominio público o a la regulación específica que señalen las leyes respectivas. Artículo 6.- Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación: XVIII.- Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos;

Ahora bien, en fecha 17 de diciembre de 2019 se constituyó formalmente el Sistema Institucional de Archivos de la CFE. En el Acuerdo del Consejo de Administración de la CFE, dicho Sistema se conformó según lo dispone el artículo 21 de la Ley General de Archivos, por las siguientes áreas:

Artículo 21. El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por: I. Un área coordinadora de archivos, y II. Las áreas operativas siguientes:

a) De correspondencia; b) Archivo de trámite, por área o unidad; c) Archivo de concentración, y d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.

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Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.

Cumplido el requisito del artículo 21 citado, corresponde a la CFE elaborar y presentar el PADA conforme a lo dispuesto en los artículos 23, 24 y 25 de la Ley General de Archivos, que mandatan lo siguiente:

Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente. Artículo 24. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información. Artículo 25. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.

De igual forma, el presente PADA está basado en los Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, con los elementos mínimos a presentar, emitidos en el año 2015 por el Archivo General de la Nación, conforme a lo señalado en el Tercero Transitorio de la Ley General de Archivos, el cual dispone que:

Tercero. En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la materia, en lo que no se oponga a la presente Ley.

En ese sentido, de conformidad con el artículo 28, fracción III, el Área Coordinadora de Archivos debe elaborar y someter a consideración del titular de la CFE, el PADA, por lo que el presente documento se presentará ante el Consejo de Administración, a través del Director General de CFE, de acuerdo con lo señalado en el artículo 12, fracciones XXI y XXIII, de la Ley de la CFE, que dispone que dicho Consejo tiene entre sus funciones:

XXI. Evaluar y dar seguimiento a los sistemas de contabilidad, control, seguridad y auditoría, registro, archivo e información y su divulgación al público; XXIII. Aprobar los proyectos y decisiones cuyas características revistan una importancia estratégica para el desarrollo del objeto de la empresa, conforme a las políticas y lineamientos que al efecto emita el Consejo de Administración

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2. Justificación Es fundamental que la Unidad Coordinadora de Archivos de la CFE desarrolle este Programa Anual de Desarrollo Archivístico en todos los niveles de la empresa con el objeto de llevar a cabo la organización homogénea desde la recepción y despacho de la correspondencia, los archivos de trámite; realizar las transferencias primarias hacia el archivo de concentración de manera ordenada y sistemática, pero solo de aquellos documentos que hayan cumplido su vigencia administrativa o deban cumplir su plazo de conservación en el archivo de concentración; integrar el Grupo Interdisciplinario que contribuya realizar el proceso de valoración documental; así como construir un edificio propio para el archivo histórico de la CFE y con estas acciones poner en funcionamiento el Sistema Institucional de Archivos. En ese sentido, este Programa contempla gestionar un proyecto que vislumbre la construcción de un espacio propio para el archivo histórico, en el lugar donde actualmente se edifica el Museo Nacional de Energía y Tecnología en la tercera sección del bosque de Chapultepec que reúna las condiciones de iluminación, medidas de seguridad, control de humedad y temperatura para conservar el patrimonio documental de la empresa. Asimismo, se considera necesario que la Unidad Coordinadora de Archivos de la CFE realice esfuerzos por capacitar o profesionalizar a un mayor número de personas en materia archivística que contribuyan a organizar técnicamente los archivos a su cargo. Una manera de alcanzar los objetivos de este programa de trabajo, es obtener el apoyo de otras áreas de la CFE para que se implementen sistemas automatizados para la gestión documental y administración de los archivos en las diversas áreas de la empresa, conforme a lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley. La atención de los archivos de la CFE en el interior de la república debe tener un carácter prioritario en la agenda de actividades de la empresa y para ello se propone efectuar la regionalización de los archivos de trámite, concentración e históricos para estar en condiciones de realizar actividades de organización y conservación de archivos de manera conjunta y abrir la posibilidad de descentralizar algunas funciones o procesos archivísticos en concordancia con las acciones descritas en el presente PADA.

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3. Objetivos

3. 1 Objetivo general

Cumplir con el mandato constitucional de preservar los documentos en archivos administrativos actualizados, así como poner en funcionamiento el Sistema Institucional de Archivos y fomentar una nueva cultura archivística en la CFE, de conformidad con la Ley General de Archivos.

3.2 Objetivos específicos

• Implementar medidas de conservación preventiva de los archivos de concentración.

• Organizar y depurar los archivos de trámite identificando y seleccionando los documentos de comprobación administrativa inmediata de las áreas de la CFE.

• Realizar el trámite de baja de aquellos documentos que han cumplido su plazo de conservación en

los archivos de concentración.

• Identificar los documentos y expedientes con valor histórico que se integrarán al Archivo Histórico

de la CFE.

• Actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición

Documental.

• Fomentar la capacitación y profesionalización continua del personal involucrado en el manejo u

operación de los archivos.

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4. Planeación 4.1 Requisitos

En el marco de referencia mencionado, es importante dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

Integración y operación del Grupo Interdisciplinario de Archivos de la CFE

Efectuar el proceso de bajas documentales

Capacitar al personal encargado de los archivos

Contar con un edificio propio para el Archivo Histórico

Organizar los Archivos de Concentración

Implementar un Sistema Automatizado de Gestión Documental

Fortalecer las actividades de transparencia y acceso a la información

Promover el trámite de transferencias primarias, baja documental y transferencias

secundarias

4.2 Alcance El PADA es aplicable a todo el personal involucrado en la producción, organización y conservación de los documentos de archivo en cualquier soporte dentro de las unidades administrativas de la CFE consideradas en su Estatuto Orgánico vigente y tendrá en la Unidad Coordinadora de Archivos el soporte para su cumplimiento.

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4.3 Entregables

Objetivo Específico

Entregable

Implementar medidas de conservación de los espacios que ocupan los archivos de concentración.

Plan de trabajo o informe de ejecución

Realizar el trámite de baja documental de aquellos documentos que han cumplido su plazo de conservación

Solicitudes de baja ingresadas al AGN

Fomentar la capacitación y profesionalización continua del personal involucrado en el manejo u operación de los archivos

Listas de asistencia, fotografías del curso

Depurar los archivos de trámite, identificando y seleccionando los documentos de comprobación administrativa inmediata de las áreas de la CFE

Actas administrativas de hechos de baja

documental

Identificar los documentos y expedientes con valor histórico que se integrarán al Archivo Histórico de la CFE

Solicitud e inventarios de transferencia secundaria.

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4.4. Actividades

Organización de los archivos

A fin de lograr la organización de los archivos en la CFE, la Unidad Coordinadora de Archivos

integrará un directorio de los responsables de las áreas de correspondencia, archivos de trámite

y concentración en cada una de las unidades administrativas que conforman la CFE.

Medidas de conservación de los espacios que ocupan los archivos de concentración.

Con el propósito de mejorar las condiciones en las que se encuentran los archivos de la empresa,

deberán implementar las siguientes medidas de conservación preventivas.

Criterio Medida

Iluminación Evitar que los rayos solares incidan

directamente sobre los documentos y

expedientes.

Humedad Cuidar que el ambiente del archivo sea limpio,

seco y ventilado

Polvo Realizar labores de limpieza de manera

cotidiana en pisos, estantes y archiveros

Control de fauna nociva Fumigar las instalaciones del archivo cada seis

meses para evitar la presencia de roedores

Ubicación de áreas y espacios para el archivo Los archivos deberán ubicarse en la planta baja

del con el objetivo de garantizar la estabilidad

estructural del edificio donde se encuentren.

Mobiliario para el almacenamiento de

documentos de archivo

El mobiliario que se utilice deberá ser de metal

sólido, con un tratamiento anticorrosivo que

evite su oxidación.

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Proceso de baja documental

El día 18 de diciembre de 2019 se elaboró por primera vez en la CFE un acta administrativa de hechos para proceder a la eliminación de 75 cajas de documentación administrativa de comprobación inmediata depositada en el archivo de concentración, que data de los años 1999 y 2000; motivo por el cual, en el presente PADA, se mantiene como una actividad prioritaria y permanente el proceso de baja documental.

Es conveniente señalar que de acuerdo con el artículo 31, fracción IX de la Ley General de Archivos, el responsable del archivo de concentración debe publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.

Asesoría y capacitación del personal

Otra de las actividades prioritarias consignadas en este PADA es la capacitación del personal que realiza actividades en los archivos.

En virtud de lo anterior, se considera importante asesorar y capacitar el personal en temas propios de la archivística, tales como: valoración documental, organización de archivos de trámite y archivos de concentración, gestión documental, entre otros; que le permitan al personal desarrollar sus actividades con conocimientos técnicos actualizados.

Transferencias documentales La Ley General de Archivos denomina como transferencia (primaria o secundaria) al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico. Transferencias primarias

Para el año 2020 se promoverá la transferencia de documentos y expedientes de los archivos de trámite, que permitirá optimizar su organización.

Transferencias secundarias

Por lo que respecta a las transferencias secundarias, el 11 de noviembre de 2019, la CFE informó al AGN la transferencia secundaria de documentos con valor histórico existentes en el Archivo de Concentración de Tenayuca, al Archivo Histórico de CFE, por lo que la Unidad Coordinadora de Archivos continuará realizando esta actividad durante el año 2020.

Archivo Histórico

Durante el año 2020, se fortalecerá la organización y el funcionamiento del Archivo Histórico de la CFE, en un espacio propio en las instalaciones del Museo Nacional de Energía y Tecnología (MUNET).

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4.5. Recursos

Para llevar a cabo la implementación y logro de los objetivos del PADA, se estará a los recursos disponibles en los siguientes términos:

4.5.1 Recursos humanos

Para estar en condiciones de llevar a cabo las diversas actividades descritas en el presente PADA, se contratarán 4 personas que serán responsables de coordinar las áreas de correspondencia, archivos de trámite, concentración e histórico, de acuerdo con el perfil que establece la Ley General de Archivos. Asimismo, centrados en la optimización de recursos, se requerirá el apoyo de los responsables de Archivo de Trámite en las unidades administrativas y se solicitará apoyo de los servidores públicos adscritos a diversas áreas de la CFE, para que, en el marco de sus atribuciones, puedan atender temas específicos, como lo son la capacitación del personal en temas archivísticos y la implementación de los sistemas automatizados para la gestión documental y administración.

4.5.2 Recursos materiales

El desarrollo de las actividades planteadas requiere de los recursos materiales necesarios, tales como batas, guantes de cirujano, cubre bocas y papelería en general.

4.6. Tiempo de implementación

El Programa es anual y estará sujeto a revisión para evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados.

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4.6.1. Cronograma

Es el instrumento que representa la planeación de procesos, proyectos, actividades, acciones y recursos,

orientados a mejorar y fortalecer las capacidades de organización, técnicas y metodologías que permitan

mejorar los procesos y procedimientos de la administración, organización, conservación y acceso a los

archivos de trámite, concentración e históricos de la Comisión Federal de Electricidad. (Ver anexo 1).

4.7. Costos

La implementación del PADA en la CFE no representa un aumento en los costos programados para el ejercicio 2020, toda vez que los recursos que se requieren se encuentran contemplados en el mismo, por lo que no se pretende solicitar recursos financieros adicionales.

II. Administración del plan

De conformidad con la Ley General de Archivos, artículos 23, 24 y 25 se elabora y presenta el Programa

Anual de Desarrollo Archivístico 2020 ante, mismo que deberá publicarse en el portal de internet de la

empresa en los primeros treinta días del ejercicio fiscal correspondiente.

1. Planificación de las comunicaciones Se llevará a cabo la supervisión de los avances del PADA por parte de la titular de la Unidad Coordinadora de Archivos en la CFE, así como por parte de los responsables de los archivos de trámite, concentración y del archivo histórico.

1.1. Reporte de avances La titular de la Unidad Coordinadora de Archivos en la CFE integrará una bitácora de operación, que contenga los documentos elaborados con motivo de las actividades que se implementen para la consecución de los objetivos del presente documento, a fin de estar en posibilidad de realizar reportes parciales, en caso de que se requieran. Asimismo, conforme al artìculo 26 de la Ley General de Archivos, se elaborará un informe anual, a finalizar el año 2020, que se publicará en el portal electrónico de la CFE, a más tardar el último día de enero del siguiente año. 1.2. Control de cambios Como parte de la administración del PADA, se llevará a cabo una etapa de control de cambios en el mes de .junio, a fin de evaluar los resultados obtenidos y definir en su caso, la necesidad de realizar ajustes en los cronogramas o en los recursos humanos y materiales de cada una de las áreas.

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1.3. Procedimiento El control de cambios se llevará a cabo mediante reuniones de trabajo con las áreas que internvienen en su desarrollo.

2. Planificar la gestión de riesgos

Se trata de identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a los eventos y amezas que obstaculicen o impidan el cumplimiento de los objetivos y metas. 2.1. Identificación de riesgos

No. de Riesgo

Compromisos Riesgo

1 Implementar medidas de conservación preventivas

Pérdida de documentos.

2 Realizar el proceso de baja de documentación administrativa de comprobación inmediata

Sobresaturación de los espacios que ocupan los archivos de trámite

3 Capacitación del personal Incumplimiento de la Ley General de Archivos, artículo transitorio décimo séptimo.

4 Sustitución del montacargas de gas en el archivo de concentración deTenayuca

Posible incendio y contaminación ambiental del archivo.

5 Transferencias primarias Incumplimiento de las normas de protección civil, al sobrecargar el espacio que ocupan los archivos de trámite en los edificios de CFE.

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III. Evaluación del programa La evaluación del Programa se realizará verificando el cumplimiento de los objetivos específicos contra los entregables propuestos.

IV. Marco normativo

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 6º, fracción V. Ley de la Comisión Federal de Electricidad. Ley General de Archivos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información

Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.

Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

Lineamientos para analizar, valorar y decidir el Destino Final de la Documentación de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal.

Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

Ciudad de México, a 24 de enero de 2020

LIC. MARÍA BEATRIZ RIVERA HERNÁNDEZ

TITULAR DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS

Anexo 1 Cronograma de trabajo.


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

Participar en las sesiones del Comité de

Transparencia y atender las solicitudes

de información que se presenten

UCA

UCA-TIC

UCA

UCA

UCA - Responsable AH

Implementación del Sistema

UCA- Áreas

responsables

Proyecto

Nombrar al Jefe de Departamento de

Correspondencia

Propuesta

Vs. Real

Nombramiento del Jefe de

Departamento de Correspondencia

Identificar documentos con valor histórico

y traslado al Archivo Histórico de la CFE.

Gestionar las solicitudes de baja

documental propuestas por el Archivo de

Concentración, conforme a la

normatividad archivística vigente.

DG


Archivo de HistóricoDG

UCA - Responsable AC

Integrar el Grupo Interdisciplinario UCA

Julio Agosto Septiembre


Archivo de Trámite

Responsable

DG

DG

Enero

Coordinar y administrar los documentos

resguardados en el Archivo de

Concentración.


Archivo de Concentración

Impartir cursos de capacitación

Elaborar el Programa Anual de Desarrollo

Archivístico 2020

2020

Febrero Marzo Abril Octubre Noviembre DiciembreActividad

Mayo Junio

Organizar y Conservar los Archivos de

Concentración

Sistema automatizado para la Gestión

Documental y Administración de

Archivos

Transparencia y acceso a la

Información

6

7

8

9

10

11

12

Bajas Documentales

Capacitación

Programa Anual de Desarrollo

Archivístico

Archivo Histórico de CFE

1


Departamento de Archivo de Trámite


Departamento de Archivo de

Concentración


Departamento de Archivo Histórico

Integración del Grupo

Interdisciplinario

2

3

4

5

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