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UNIDAD DIDÁCTICA 6: LAS REUNIONES

1. Concepto y elementos de una reunión

1.1. Tipos de reuniones

1.2. Ventajas de las reuniones

2. Fases de una reunión

2.1. El análisis y estudio de su necesidad

2.2. La fase de preparación

2.3. El inicio de la reunión

2.4. El desarrollo de la reunión

2.5. El final de la reunión

3. Reuniones eficaces

4. Técnicas para las reuniones

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UNIDAD DIDÁCTICA 6: LAS REUNIONES

1. Concepto y elementos de una reunión

La reunión se considera el procedimiento esencial de trabajo que utilizan los diferentes equipos educativos de los centros para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes.

Podemos definir una reunión como; grupo de personas unidas en un espacio y tiempo, con una documentación concreta para su lectura, debate y aprobación, con el fin de coordinar actuaciones posteriores.

Los elementos que se deben tener en cuenta a la hora de organizar una reunión son:

1. Los asistentes a la reunión.

Podemos señalar los siguientes aspectos en cuanto al número de asistentes:

- Cinco o menos: la reunión consigue gran eficacia y participación de los asistentes.

- Entre cinco y siete miembros: se considera un grupo de trabajo eficaz.

- Más de diez y menos de veinte: es frecuente la creación de subgrupos, por lo que no resulta eficaz para la toma de decisiones.

- Más de veinte: grupo poco eficaz para el trabajo en reuniones. Son válidos para reuniones informativas

2. La duración de la reunión.

Cuanto mayor es el número de personas en una reunión, el número de interacciones aumenta progresivamente y se necesita más tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo. Las personas que preparan una reunión deben tener este aspecto en cuenta.

3. El tema de la reunión.

Debe de aparecer en el orden del día, que contiene los puntos a tratar.

4. La finalidad de la reunión.

Viene especificada en el objetivo que se pretende alcanzar.

1.1. Tipos de reuniones

Podemos encontrar diferentes tipos de reuniones:

I. Informativas.

El objetivo será transmitir una información a un grupo de personas.

Se pueden señalar tres momentos:

a) Comunicación de la información por parte del responsable

b) Rueda de presentación de dudas y preguntas

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c) Contestación a las diferentes dudas o preguntas

II. Consultivo-deliberativas

La finalidad será estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas. Se analizan los pros y los contras de cada una de las alternativas.

III. Formativas.

La finalidad es crear opinión y transmitir ideas. El grupo va aprendiendo y progresando en conjunto.

IV. Decisorias.

La finalidad será tomar una decisión entre todos.

1.2. Ventajas de las reuniones

Algunas de las principales ventajas son:

-Permite la definición de un grupo

-Los asistentes del grupo se ponen al día, añaden y revisan información

-Cuando se reúnen diferentes personas para que piensen juntas, se obtiene un resultado superior

-Los asistentes a las reuniones se comprometen hacia las decisiones tomadas

-Cuando son participativas, promueven la integración e implicación

2. Fases de una reunión

2.1. El análisis y estudio de su necesidad

Antes de convocar una reunión debemos plantearnos las siguientes cuestiones:

• ¿Es necesaria la reunión?

Nunca convocar reuniones que no sirvan para nada.

• ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para resolver el problema?

Es importante valorar si otros procedimientos como la elaboración de notas informativas o el tablón de anuncios son viables.

• ¿Cuál es el momento más adecuado?

Es necesario buscar el día y hora más adecuados

2.2. La fase de preparación

La preparación de la reunión recaerá sobre el coordinador y tendrá que atender los siguientes aspectos:

-Las condiciones materiales: (la sala, recursos, ambiente…)

-Fijar el orden del día

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-Anticiparse a posibles problemas que puedan aparecer y tener previsto alternativas

-El objetivo de la convocatoria tiene que estar claro

2.3. El inicio de la reunión

Algunos aspectos a tener en cuenta son:

-Comenzar la reunión con puntualidad

-Iniciar una fase de presentaciones breves (si no se conocen)

-Recalcar la finalidad de la reunión

-Seguir el orden del día

-Dar confianza a los asistentes

-Evitar la pérdida de tiempo innecesario

2.4. El desarrollo de la reunión

El coordinador de una reunión promoverá la efectividad (con la finalidad de dar respuesta a los objetivos previstos) y la comunicación (creando un buen ambiente y clima de trabajo)

2.5. El final de la reunión

Es fundamental que el coordinador de una reunión no dé por finalizada la sesión de trabajo sin antes:

• Haberse fijado los acuerdos y decisiones

• Clarificar las actividades y tareas que harán posible la puesta en práctica de los acuerdos tomados

• Designar las personas responsables del seguimiento y ejecución de cada actividad o tarea

• Determinar los recursos para cada actividad o tarea

• Una planificación adecuada, con su temporalización

• Un plan de evaluación procesual y final

PAUTAS A SEGUIR PARA LOGRAR REUNIONES EFICACES 1. Antes de la reunión - Determinar el objetivo de la reunión

- Informar a los asistentes a través de una convocatoria -Prever los detalles de la reunión: hora, material… -Fijar el tiempo de la reunión

2. Durante la reunión - Plantear los puntos del objetivo - Determinar las personas y acciones futuras a llevar a cabo sobre el objetivo - Controlar el tiempo y las interrupciones

3. Después de la reunión - Resumir los puntos anteriores - Supervisar las responsabilidades asignadas - Decidir la efectividad de la reunión (evaluación)

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3. Reuniones eficaces

La planificación y preparación son fundamentales para el desarrollo de las reuniones eficaces.

La eficacia de las reuniones viene determinada por el consenso adquirido y por la operatividad lograda. Para conseguirlo, es importante tener en cuenta:

• La necesidad de su convocatoria

• Estar preparada

• Concretar al finalizar un plan de actuación que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas

• Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados

La ubicación física y sus alrededores son muy importantes para una reunión eficaz.

El lugar se elegirá teniendo en cuenta el número de personas que asisten a la reunión.

Será necesario preparar con antelación el equipo audiovisual. De igual modo tendremos que tener presente: la iluminación adecuada, acústica, temperatura, baños…

Otro de los aspectos para conseguir una reunión eficaz será, controlar qué queremos y cómo lo queremos decir.

¿Qué recursos podemos emplear para mejorar nuestro discurso? En la introducción:

� Adoptar una actitud de cordialidad � Definir de forma clara el objetivo del discurso � Las primeras palabras deben ser pronunciadas lentamente � Eliminar palabras pedantes � Crear suspense, combinar el ritmo (lento-menos lento) � Utilizar anécdotas personales para situar el tema � La introducción no debe ser extensa � Ser cortés con los organizadores (dar las gracias)

En el desarrollo: � Hay que evitar las repeticiones innecesarias � Las ideas deben guardar un orden. El hilo del discurso no debe perderse nunca � Hay que seguir una progresión en el discurso, ir de lo simple a lo complejo � Hay que diferenciar de forma clara las distintas partes del discurso y el paso de

unas ideas a otras � No debemos adaptar a las características y circunstancias del auditorio

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4. Técnicas para las reuniones

La técnica a emplear en una reunión dependerá de unas variables: número de miembros, finalidad y tiempo disponible.

Nota: consultar material complementario sobre las diferentes técnicas que podemos trabajar.