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Una etapa primordial en la gestión de un proyecto es la Planeación. Durante ésta se realizan actividades para estimar costos y recursos asegurando que el proyecto satisfaga las necesidades del cliente o del usuario, con la funcionalidad y calidad requerida del cliente con la funcionalidad y calidad requerida.

En la planeación se debe precisar el Alcance y sus requisitos. El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y la realización de actividades a nivel operativo, ayuda a:

• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costos y recursos.• Facilitar la asignación clara de responsabilidades• Definirlalíneabaseparalamedicióndeldesempeñoycontrol

UnavezdefinidoelAlcancedelProyecto,debemos desarrollaruna líneadeacción(PlandeGestión delProyecto)paradefinirlamaneraenqueelproyectoseejecuta,semonitorea,secontrolaysecierra.

ElcontenidodeestePlandeGestióndelProyectovaríaenfuncióndeláreadeaplicaciónydelacomplejidaddel proyecto. Si queremos tener seguridad en lograr todos los objetivos, propuestos debemos formular unasecuenciadeaccionesotareasquenosllevenallogrodeloplanteado,asícomo,identificarlosrecursos(presupuesto,instrumentos,espacios,personas,etc.)einformaciónasociadaacadaunadeéstastareas.

ElPlan deGestión del Proyecto es un mecanismo de seguimiento y control que puede presentarse enformaresumidaodetallada,ypuedeestarcompuestoporunoomásplanessubsidiarios.Elniveldedetalledecadaunodelosplanessubsidiariosdependedelasnecesidadesdelproyectoespecífico.UnavezquelaslíneasbasedelPlandeGestióndelProyectohansidodefinidas,sólopuedencambiarsetraslageneraciónyaprobación de una solicitud de cambio

LaGestióndeunProyecto implicamanejarunagrancantidaddevariablesqueademásseencuentranendiferentes fases dentro de un ciclo de vida del proyecto.

1. Iniciación 2.Planificación3. Producción o ejecución4. Supervisión y control5. Finalización o cierre

Esconvenienteentonceselusodeherramientasquefacilitenlaimplementaciónyejecucióndelproyectotalescomo:DiagramasdeFlujo,DiagramasdeGantt,MapasConceptuales,HerramientasInformáticas.Todasenfocadasenlograrcumplirconlosrequisitosestablecidosenlaplanificación:controlderecursos,costos,calendarios,gráficos,presupuesto,calidadydocumentación.

Unidad

2Fase de Planeación.

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Vamos entonces a desarrollar las siguientes actividades 1.Formulacióndetareasyrecursos(EstructuradelaDivisióndelTrabajoEDT-WBS.2.ImplementaciónPlandeGestióndelProyecto.3.Análisisderiesgos

También vamos indagar sobre algunas entidades que estuviesen interesadas en financiar el proyecto yestablecerlainformaciónsobrelosprocedimientosquesetendríanqueseguirparatalpropósito.

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Sesión 3 Formulación de tareas y recursos.

Durante la fase dePlanificación, definiremos y describiremos elAlcancedelProyecto conformesevarecabando mayor información acerca del mismo. ElAlcancesedefinecomoellímiteesperadohastadondesecreepuedellegarelproyecto,estosimplicancompromisos, que comienzan a ser evidentes después de la lectura del objetivo general y los objetivos específicos.EnelAlcancedebemosprecisarlaslimitacionesquetendráelproyecto.Estaslimitacionessepueden formular para los elementos que intervienen en el proyecto, como son:

El producto, el proceso y el contexto. Para esto se deben tener muy claro las necesidades de los interesados.

EldesarrollodelosrequisitoscomienzaconunanálisisdelainformacióncontenidaenelActadeConstitucióndelProyecto.Estosrequisitosdebenrecabarse,analizarseyregistrarseconunniveldedetallesuficiente,quepermita medirlos una vez que se inicia el proyecto.

Mayorclaridaddeloanterior,veremoselvideo“Tipspararecopilarlosrequisitosdetuproyecto”http://www.youtube.com/watch?v=b1Y8LBWDEVsSeencuentradisponibleenelAulaVirtual.

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Los requisitos constituyen la base para la elaboración de una Estructura de División del Trabajo (EDT-WBS). Una vez recopilados todos los requisitos, se debe elaborar una Estructura de División del Trabajo,estaesunatécnicadeplaneaciónmediantelacualsedefineycuantificaeltrabajoarealizaren un proyecto el proyecto.

Una Estructura de División del Trabajo (EDT - WBS) esunadescomposiciónjerárquica,basadaen los entregables del trabajo para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Consisteensubdividirlosentregablesyeltrabajodelproyectoencomponentesmáspequeñosymásfácilesdemanejar.

La descomposición de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo implica generalmente las siguientes actividades:

•Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado • Estructurar yorganizarlaEDT•Descomponer losnivelessuperioresdelaEDTencomponentesdetalladosdenivelinferior•Desarrollar y asignar códigosdeidentificaciónaloscomponentesdelaEDT•Verificar queelgradodedescomposicióndeltrabajoseaelnecesarioysuficiente

La Estructura de División del Trabajoidentificacadaunodelossubproductosquegeneraelproyecto,esta permite precisar las diferentes actividades que se deben desarrollar durante el proyecto.

Las actividades se deben secuenciar y plasmar en un cronograma con el propósito de establecer plazos, en los cuales, deben ser terminados cada uno de los entregables del proyecto.

YaconelAlcance,RequisitosyEstructuradeDivisióndelTrabajodefinidos,sepuedeimplementarunPlandeGestióndelProyectoendondeseprecisaelpresupuestoylosrecursosquedebenserasignadosalproyecto(personas,equipos,materiales,insumos,etc.).

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Fuente: http://gestion-de-proyectos.gedpro.com/home/procesos/iniciacion

Alfinalizarlasesióndebemosadquirimoslascompetenciasquenosindicaránlosrequisitosyentregablesdelproyecto,ademásdelascondicionesparalaconstruccióndelactadeiniciacióndelproyecto,loscualessonelpunto de partida o la apertura de la propuesta.

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Actividad Evaluativa 3.

1. ConsulteelActadeConstitucióndelProyectoelaboradayaprobadaenlaFasedeDiseño.

2. ConsulteeldocumentoIdentificaciónInteresadosProyectoeidentifiqueyabordealosinteresadosdelproyecto para obtener información que le permita definir y precisar los requerimientos que debecumplirlosentrégalesdelproyecto(DirectordeProyecto,Docentesdemódulosdeformaciónasociados al proyecto, comunidad relacionada con el proyecto).

3. RecopilelainformaciónenelRegistrodeInteresadosdelProyecto.Estedocumentodebecontener:

• La información de identificación: nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto,información de contacto.

• Lainformacióndeevaluación:principalesrequisitos,principalesexpectativas,influenciapotencialenel proyecto, fase en el ciclo de vida del proyecto en donde el interés es mayor.

• Laclasificacióndelosinteresados:interno/externo,partidario/neutral/opositor,etc.• Consulteeldocumento¿Quéeselalcancedelproyecto?• ConsultelosITEMSdel1al5deldocumentoPlandeGestióndelProyecto.• DiligencielosITEMSdel1al5deldocumentoPlandeGestióndelProyecto.

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Sesión 4. Implementación del plan de gestión del proyecto.

EnlasesiónanteriorformalizamoselAlcanceylosRequisitosdelproyecto,peroestosnobastaconguardarlos y olvidarse de ellos, es necesario establecer mecanismos para llevar un seguimiento y control a posiblescambiosduranteeldesarrollodelproyecto,estoselograpormediodelPlandeGestióndelProyecto.

Comomencionamosanteriormente,elPlandeGestióndelProyectodefinelamaneraenqueelproyectoseejecuta,semonitorea,secontrolaysecierra.Elcontenidodeesteplanvaríaenfuncióndeláreadeaplicacióny de la complejidad del proyecto.

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La respuesta a la pregunta anterior, es que en realidad cuando recopilamos toda esta información, ya estamosdesarrollandoelproyectoyestamosjustamenteenlafasedePlanificacióndelProyecto.

IgualmentelaFasedePlanificaciónesmuyimportanteeneldesarrollodeunproyecto,evitaqueelproyecto tome un ciclo no muy deseado.

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Entonces para establecer un buen nivel de éxito en el desarrollo de un proyecto se debe analizar información asociada a diferentes áreas de conocimiento. Información que se deberecopilarenundocumento o en un sistema de información. Hoyendía,lasorganizacionesquedesarrollanproyectos,tienendocumentostipooplantillasquefacilitanlarecopilaciónypresentacióndelainformaciónparalaplanificacióndeunproyecto,comolasiguienteporejemplo:PlantillaPlandeGestióndelProyecto.

Entoncesplanificarnosetratadecumplirconunosrequisitossinodepreciarqueesloquequeremoshacerenrealidadycomodebemoshacerlo.Laplanificaciónnospermitedisminuirelniveldefracasoeneldesarrollodelproyecto,clarolaplanificaciónnoaseguraeléxitodelproyecto,perosiselleganapresentarproblemas,unabuenaplanificaciónnosfacilitaelencontrarsolucionesyrealizarajustesy,enelpeordeloscasossinofinalizamosdeformasatisfactoriaelproyecto,almenoshabremosadquiridounagranexperienciaytendremostodounhistorialparaidentificardondeestuvieronlasfallasyasíevitarrepetirla.

AhoralosnuevosambientestecnológicosylacompetenciaglobalizadahancambiadolaformaenquelaGestióndeProyectossellevaacaboactualmenteenlasorganizaciones.LastecnologíasdelaInformaciónjueganunpapelclaveenestaevoluciónconherramientasdeapoyoalagestióndeproyectos,herramientasquedebenadaptarsealascaracterísticasyobjetivospropiosdecadaorganización.

“EnelsiglopasadoinnumerablesáreasdeTecnologíahantenidoprogresosconsiderables,perounadestacasobrelasdemásnoporquehayadejadodeexistiroporquesehayaconvertidoenunainnovaciónradical,sinoporquehacambiadotantoqueapenasesreconociblealasituaciónenlaqueseencontrabahace10años:lagestióndeproyectos”(Rapoza,2005).

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TantohacambiadolamaneradeGestionarunProyectoqueesdifícilidentificarlasherramientasqueestándisponiblesparaapoyarestaactividad.Hoyendía,nosolosehabladeherramientasqueempleanlostradicionalesDiagramasdeGantt,PERTycapacidadesparaelaborarreportesrápidamente,sinoquesehabladesolucionesquesehacenllamarformalmentecomoHerramientasdeGestióndeProyectos.

UnaHerramientadeGestióndeProyectosesunprogramaquefacilitalaaplicacióndeconocimientosytécnicasparalaplanificaciónycontroldelosrecursos,costosyhorariosparacumplirconlosrequisitosdeunproyecto.Incluye funciones integradas, tales comocalendarios,gráficos,gestióndepresupuesto,programaciónygestión de la calidad y la documentación.

EstasherramientassepuedenimplementaryaseaenuncomputadordeescritorioocomounaaplicaciónenentornoWEB.Laventajadelasherramientasdeescritorio,esquesuinterfazpuedepresentardeformamuysofisticadalainformación.MientrasquelasherramientasbasadasenentornosWEBtienenla ventaja de ser accesibles desde cualquier lugar con conexión a Internet y sin necesidad de instalar softwareenelcomputadordelusuario.

Unaconsideración importantesobreelusode lasHerramientasdeGestióndeProyectos,esquepormáspotentequesealaherramienta,denadaservirásielpersonalquelautilizanolautilizaadecuadamenteymásaún,losproductosmássofisticadosnuncapodránsustituiraunbuenGestordeProyectos(Murtagh,2004).

La fraseanterioresmuycierta, perohoyendía, elusodeHerramientasdeGestióndeProyectos seaconvertidoenunanecesidadvitalenmuchasorganizaciones.ConestasherramientassemejoraenormementelaGestióndeunProyecto.Ydadaslascaracterísticasdecompetitividadactual,suusoseconvierteenobligatorio,puespromueven: laaplicacióndeTecnologíasdeInformaciónyComunicacionesenlaorganización,facilitanlaimplementacióndeplaneseiniciativas,mejoranlacalidadde los proceso de gestión de proyectos, fomentan el aprendizaje organizacional y la implementación de nuevas técnicas y modelos de colaboración que apoyan la estrategia de la organización.

Alterminarlasesión,adquirimoslascompetenciasparalaelaboracióndelPlandeGestióndelProyectoysusherramientasdeejecución,monitoreo,controlycierre,todoestomediantelaplaneacióndeloquesedesealograrycomodebemoshacerlo.Laplanificaciónnospermitereducirelniveldefracasoeneldesarrollodelproyecto.

Herramientas de Escritorio Herramientas Entorno WEBOpenProj (Windows, Linux) Endeavour Software Project ManagementMS Project (Windows) RedmineTaskjuggler (Linux) TracKPlato (Linux) dotProjectOpenworkbench (Windows) Collabtive

DeskawayZoho projectsGantterweb2project.]project-open[

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Actividad Evaluativa 4.

1.ConsultelosITEMSdel6al14deldocumentoPlandeGestióndelProyectoydefinaysecuencieactividades, estime recursos, establezca el costo de los entregables y del desarrollo de actividades, definaestándares,políticas,procesos,procedimientos,herramientas,IdentifiqueelEquipodelProyecto(recursohumano),Identifiquelainformaciónquenecesitacadainteresadoyquiendebeproporcionarla,identifiquelosposiblesriesgos,establezcatiemposestimadosylaestrategiaparalaadquisiciónequipos, insumos, software necesarias para el desarrollo delproyecto,definaelorganigramayestablezca roles y responsabilidades.

2.PresenteelPlandeGestióndelProyectoalDocente(DirectordeProyecto)parasurevisión.ElDirectordeProyectopuedeestablecerdoscondicionesaldevolverelPlandeGestióndelProyecto:AprobadooConRecomendaciones:

SiesAprobado:estaráhabilitadoparapasaralasiguientefasedelproyecto. SiesConRecomendaciones:ReviselasrecomendacionesyrealicelosajustespertinentesalPlan

deGestióndelProyecto,envíelonuevamentealdirectordelproyectoparasurevisión.

3.DescargueeinstalelaaplicaciónOpenProjhttp://sourceforge.net/projects/openproj/files/.

4ConsulteelManualdeOpenProjyexplorelosrecursosquelaherramientaproporciona.

5.ReviseelPlandeGestióndelProyectoelaboradoenlaactividadanterioreidentifiquelosrecursos,dentrodelaaplicaciónOpenProj,dondedebeirlainformaciónregistradaencadaunodelosítemsdelplan.

6.IngreselainformacióncontenidaenelPlandeGestióndelProyectoenlaHerramientadeGestiónOpenProj.

7.DespuésdehaberingresadolainformacióncontenidaenelplandeGestióndelProyectoenlaHerramientadeGestiónOpenProj,coloqueelarchivogeneradoporestaaplicaciónenlaplataformadetrabajocolaborativa.

8.Envíeelarchivoaldirectordeproyectoparasurevisión.

Lecturas Complementarias Las lecturas se encuentran disponibles en el Aula Virtual

• MetodologíaOpendegestióndeproyectos• GuíaPresentacióndeProyectosMHCP• Guía-formatoparalapresentacióndeproyectosdeinvestigacióncientíficaytecnológicaUNAB• Guíaparalaformulacióndeproyectosdeinvestigación,desarrollotecnológicoeinnovación. Colciencias

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Sesión 5. Análisis de Riesgo.

“La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.” Guía PMBOK.

Debemos prever los riegos que pudiese haber en la elaboración o ejecución técnica de un proyecto y, también los riesgos en la posible implementación o uso en un contexto específico.

Necesitamos entonces establecer pautas para elaborar un Análisis de Riesgo (probabilidad de que sucedan, causas, consecuencias si suceden, acciones preventivas, estrategia o alternativa en caso de que sucedan, mecanismos de aviso o alarma, etc.)

El Riesgo para nuestro proyecto, es entonces s cualquier evento incierto con impacto positivo o negativo. Sus componentes primarios incluyen:

• Una medida de probabilidad de que el evento de riesgo ocurra • El impacto de la ocurrencia del riesgo en un proyecto

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Ejemplo: La amenaza de lluvia es un riesgo cuando se planea un festival al aire libre, el cual puede afectar seriamente le asistencia y el ingreso.

LosRiesgoslospodemosclasificardeacuerdoasuEfectoconelpropósitodefacilitarsuanálisis:

• Tiempo• Costo• Calidad• Alcance

Ejemplo: En un proyecto complejo tal como una producción corporativa de gran escala donde estáninvolucradosmuchosdepartamentos,equiposdetrabajoyrecursosexternos,lafalladeproducireltrabajoatiempoyenpresupuestoafectaráelproyecto

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PararealizarlaGestióndelRiesgoseutilizanunaseriedeplantillasderiesgosquesepuedenelaborary presentar tanto en el proceso de ejecución técnica de la propuesta como en la implementación o uso en contexto Plantillas:

• EstructuradeDesagregacióndeRiesgos(RBS)• MatrizRegistrodeRiesgos• AnálisisdeRiesgos.

EstructuradeDesagregacióndeRiesgos(RBS)Esunarreglojerárquicoderiesgosidentificadosqueayudaa los gerentes de proyecto a organizar fuentes potenciales de riesgos al proyecto.

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Estructura de Desagregación de Riesgos (RBS)Esunarreglojerárquicoderiesgosidentificadosque ayuda a los gerentes de proyecto a organizar fuentes potenciales de riesgos al proyecto.

Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3Historia/experiencia/cultura

Estabilidad Organizacional

Financieros

Historia/experiencia/cultura

Contractual

Definición de requerimientos yestabilidad

Ambiente físicoInstalaciones /sitioServicios LocalesPolíticosLegal/regulatorioGrupos de interésMercado LaboralCondiciones LaboralesMercado Financiero

Incertidumbre del Alcance

Condiciones de UsoComplejidadMadurez TecnológicaLímites de Tecnología

Experiencia Organizacional

Conjunto de habilidades yexperiencia personal

Recursos Físicos

Desempeño

Aplicación

Riesgo del proyecto

Gerencia

Corporativo

Cliente e interesados

Ambiente natura

Externos

Cultural

Económico

Requerimientos

Tecnología

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Matriz Registro de Riesgos: En la siguiente tabla encontraremos el modelo a desarrollar:

Ejemplo:

Referencia Fuente Fecha Descripción Calificación Acciones Estado

Referencia Fuente Fecha Descripción Calificación Acciones Estado

1 Producción 06/07/2013 Defectos delproducto Alto Monitorear

desempeño En proceso

2 ventas 16/07/2013 Inventario Obsoleto Alto Incrementar

inventarioAprobados fondos

3 RH 06/06/2013Evaluación deinventarios al66%

Muy altoExpansión delprograma deentrenamiento

Designado personal líderde entrenamiento

4 Seguridad 25/04/2013No cumplimientode regulacionesde seguridad

Muy altoInstalado nuevoequipo deseguridad

Cumplido julio/2013

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Análisis de Riesgos. (Ejemplo)

ID Riesgo Descripción Probabilidad Impacto Categoría

Falta de apoyo de los

patrocinadores

Tiempo insuficiente

para efectuar pruebas

de verificación de

productos

Análisis de

requerimiento

incompletos

Disponibilidad de la

plataforma tecnológica

Falta de disponibilidad

del Recurso Humano

R5 Alto Muy alto Organizacional

R3 Medio Medio Técnico

R4 Bajo Alto Técnico

R1 Medio Muy alto Organizacionales

R2 Bajo Bajo Técnico

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Análisis de Riesgos (mapa ejemplo anterior)

Se espera que con los conocimientos que posemos en este momento y con lo aprendido en la consulta de información, podamos prevermínimamente cuálespodrían ser los riesgosque se correríanal producir eimplementar la alternativa elegida. Debemos entonces elaborar para nuestro proyecto:

• UnaEstructuradeDesagregacióndeRiesgos(RBS)• UnaMatrizRegistrodeRiesgos• UnaAnálisisdeRiesgos.

Probabilidad

0.90.70.50.3 R2 R3 R5 R10.1

Impacto 0.05 0.1 0.2 0.4 0.8

ALTO

MEDIO

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Actividad Evaluativa 5

1.ConsultenuevamentelosejemplospresentadosparacadaunadelasPlatillasdeGestióndeypropongaunaEstructuradeDesagregacióndeRiesgos(RBS),unaMatrizdeRegistrodeRiesgosyunAnálisisdeRiesgosparasuproyecto.

2.ActualiceenelPlandeGestióndelProyecto,conelplanderiesgos.