Unidad G Excel 2 (Las Primeras Formulas)

7/25/2019 Unidad G Excel 2 (Las Primeras Formulas)

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Microsoft Excel. Unidad 2

Profesor: Mauricio Zelaya

Las Primeras Frmulas

En todas las Planillas o libros que utilice o, casi con seguridad en la mayora de las mismas, ustetrabajar con frmulas. Con estas frmulas, que tomarn la informacin de las celdas, obtendr

clculos que se actualizarn automticamente segn el contenido de las celdas involucradas en clculo. Es decir que si cambia el valor de una celda, cambiar a la vez el resultado del clculo.En este captulo aprender a crear una planilla con datos numricos y alfanumricos (texto), y con lodatos numricos crear frmulas para obtener resultados. Adems conocer las diferencias entreferencias relativas y referencias absolutas.

Una Planilla de EjemploPara probar las primeras frmulas, es recomendable usar un ejemplo que sirva de referencia patodos, por ejemplo, una lista de precios constituye un elemento habitual y todos podrn entender ejemplo. La figura 2.1 muestra la planilla que obtendr una vez finalizado el ejercicio planteado eeste captulo.

1. Posicione el cursor en la celda A1.

2. Escriba el ttulo de la planilla, por ejemplo: Listado de precios.

3. Pulse dos veces la tecla flecha abajopara confirmar el ingreso del ttulo y dejar una lnea eblanco. El cursor quedar ubicado en la celda A3.

4. Escriba el primer ttulo de columna: Cdigo.

5. Pulse la tecla TAB para confirmar el ingreso de la informacin y pasar a la siguiente columna.

6. Escriba el ttulo de columna: Descripcin.

7. Pulse la tecla TABpara confirmar el ingreso de la informacin y pasar a la siguiente columna.

8. Escriba el ttulo de columna: Compra.

9. Pulse nuevamente TABpara pasar a la siguiente columna.

Cdigo Descripcin Compra Venta Ganacia % Ganancia100 Marcos de madera N 8 10,00 12,00 2,00 30%

101 Pincel chato N 6 3,50 4,20 0,70 10%

102 Marcos de madera N 12 11,30 13,56 2,26 34%

103 Pincel redondo N 3 1,90 2,28 0,38 6%

104 Pincel redondo N 2 1,50 1,80 0,30 4%

105 Molduras en cermica 3,00 3,60 0,60 9%

106 Molduras en yeso 2,50 3,00 0,50 7%

Total 33,70 40,44 6,74 100%

Listado de preciosFigura 2.1Planilla con la

lista de precios


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Profesor: Mauricio Zelaya 2

10. Escriba el ttulo de columna: Venta.

11. Pulse la tecla TAB.

12. Escriba el ttulo de columna: Ganancia.

13.Ahora pulse la tecla Enterpara confirmar el ingreso de la informacin; el cursor pasar a la si-guiente fila y se ubicar en la primera columna donde comenz la planilla (celda A4) tal comomuestra la figura.

Creando una Serie NumricaLa planilla posee una columna con el cdigo de cada producto y, supongamos, todos ellos poseenuna numeracin correlativa, comenzando desde el nmero 100. Para crear esta serie tiene dos alter-nativas: escribir la serie de nmeros usted mismo o utilizar un comando de Excel que la crear porusted.

Nota:La celda posee un manejador en el ngulo inferior derecho, tal como muestra la figura 2.3. Este ma-nejador, que est representado por un punto, le permitir armar series numricas, copiar frmulas,etctera.

Manejador

1. Con el cursor ubicado en la celda A4escriba el primer valor de la serie que, como dijimos es: 100,pero luego no pulse la tecla Enter.

2. Pulse y mantenga la tecla CTRLcontrol durante los prximos tres pasos y...

3. Posicione el puntero del Mouse sobre el manejador y ver que el puntero adopta el formato deuna cruz negra +.

Figura 2.3:El manejador permite

trabajar ms rpidamente


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Figura 2.5:Cuadro para

armar series

4. Pulse all y sin soltar el botn comience a arrastrar el Mouse hacia abajo. Observe que mientraarrastra, al puntero se le agrega un signo ms y un cartelito indicador, que le mostrar el nmeque colocar en las celdas sucesivas, tal como lo muestra la figura 2.4.

5. Cuando el cartel indicador muestre el ltimo valor que desea para la serie, por ejemplo: 106, suete primeroel Mouse y luego la tecla control CTRLy la serie quedar armada.

Cuidado:Si el cartelito mencionado en el paso 4 no incrementara su valor, liberemos la tecla control CTRLrepitamos el procedimiento sin ella.

Cuidado:Cuando utilice acciones de Mouse junto con teclas, recuerde que primero debe soltar el Mouseluegola tecla, ya que si invierte el orden, la funcin que cumpla la tecla podra quedar cancelada.

El Men para las SeriesPara crear una serie numrica, puede utilizar el procedimiento explicado anteriormente o bien usar men. En este caso, haga lo siguiente:

1. Seleccione el rango que desea llenar, incluyendo la celda que contiene al primer valor de la serie

2. En el men Edicin, elija la opcin Rellenary visualizar las listas de las opciones para compltar el rango seleccionado.

3. Haga un clic en la opcin Series...y aparecer el cuadro que muestra la figura 2.5.

106

Figura 2.4:Armado de la

serie numrica


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4. En el recuadro Tipo, elija el tipo de serie, por ejemplo: Lineal.

5. En el recuadro Incremento, especifique el intervalo que desea entre los nmeros de la serie.

6. Haga un clic en el botn Aceptary la serie quedar armada.

Nota:Si el campo tomado como base contiene una fecha, al emplear cualquiera de los dos procedimientosanteriores crear una serie de fechas.Si utilizamos el segundo mtodo (empleando el recuadro de la figura 2.5), aparecer activa la opcinCronolgica; podemos aqu activar tambin la casilla Das laborales para generar una serie conslo los das laborales, sin incluir los sbados y domingos.

El AutocompletarEl Autocompletares una herramienta de Excel que, mientras usted va ingresando la informacin deuna columna, podr completar el dato cuando escriba los primeros caracteres similares de otra celda(de la misma columna).

1. Posicione el cursor en la celda B4para ingresar la descripcin del primer producto.

2. Escriba la primera descripcin, por ejemplo: Marcos de madera N 8.

3. Pulse la tecla Enterpara pasar a la siguiente lnea.

4. Escriba la descripcin siguiente: Pincel chato N 6.

5. Pulse la tecla Enterpara pasar a la siguiente lnea.

6. Escriba una descripcin que comience con la inicial de una ya ingresada, por ejemplo: con la letraMy Excel completar la celda con la misma informacin que estaba en la columna, tal como lomuestra la figura 2.6.

7. Pulse la tecla F2y luego la tecla Finpara indicar a Excel que desea modificar el contenido de lacelda y desplazar el cursor al final del texto.

8. Pulse la tecla para borrar l numero 8 y escriba el nmero 12.

9. Pulse la tecla Enterpara confirmar el ingreso y pasar a la siguiente lnea.

Figura 2.6:Excel ejecuta

el Autocompletar


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10.Complete la tabla con la informacin de la siguiente figura 2.7.

Nota:Observe que la informacin ingresada en la columna Descripcin supera el ancho de la columna, pro se visualiza como si ocupara dos celdas. Esta forma de mostrar la informacin es posible si no hadatos en la siguiente columna (la del precio de compra). Por lo tanto, es recomendable ampliar ya columna antes de continuar cargando informacin.

El Ancho de las ColumnasCambiar el ancho de las columnas ser una de las tareas ms comunes cuando cree planillas coExcel. Puede utilizar dos procedimientos para realizar esta tarea: uno es darle el ancho automticoel otro es elegir el ancho deseado.

Tcnica 1:El ancho automtico.

1. Posicione el puntero del Mouse en el borde derecho del rtulo de la columna a la que desea dar

ancho automtico, por ejemplo en la columna B(Descripcin). Debe colocar el puntero en la inteseccin de los nombres, tal como lo muestra la figura 2.8.

2. Con el puntero del Mouse con formato de cruz con flechas , haga doble clic y la columntomar el ancho que tiene la entrada o el texto ms largo incluido en ella.

3. Realice la misma operacin para las columnas C, D yE(Compra, Venta y Ganancia) y las columnas tomarn el ancho automtico, tal como se exhibe en la figura 2.9.

Figura 2.8:Posicin del puntero

para cambiar el ancho.

Figura 2.7:Datos de

la tabla


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Sugerencia:No es recomendable aplicar el ancho automtico a la columna que posee el ttulo general de la plani-

lla, porque si ste es largo generar una columna muy ancha.

Tcnica 2:Eleccin del ancho

1. Posicione el puntero del Mouse en el borde derecho del rtulo de la columna cuyo ancho deseadeterminar. Por ejemplo, para cambiar el ancho de la columna A(Cdigo) prosiga como se indicaa continuacin.

2. Con el puntero con formato de cruz con flecha (figura 2.10), comience a arrastrar. Visualizar uncartel indicador del tamao de la columna, cuyo valor variar a medida que usted mueva el Mou-se.

3. Cuando consiga el tamao deseado, libere el Mouse y la columna tomar el ancho indicado.

4. Complete los precios de compra con la informacin de la figura 2.11.

Sugerencia:Para escribir nmeros con decimales es recomendable utilizar el sector numrico del teclado, porquesi bien tiene el punto decimal, el mismo se convertir en coma ( ,) si tiene definido este separador enWindows 95/98.

Columnas con ancho automtico

Figura 2.9:El ancho automti-

co amplia o reduce,

segn el contenido

Figura 2.10:Determinacin del

ancho de la columna.


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Cuidado:Si escribe un nmero con el punto(.) del teclado principal y tiene definido, en Windows, como separdor decimal a la coma (,) el nmero no ser considerado como tal y no servir para realizar clculos

Las FrmulasEn las celdas se pueden ingresar frmulas tan complejas como resulte necesario, pues en cuantocapacidad de clculo, Excel es mucho ms poderoso que la calculadora cientfica ms completa dmercado.Para indicarle a Excel que ingresar una frmula anteponga el signo igual (=); todo lo que ingrese continuacin ser entonces evaluado como frmula. Una frmula incluye referencias a las celdas qucontienen la informacin para los clculos, relacionadas mediante los siguientes operadores matemticos:

+ Sumar- Restar* Multiplicar

/ Dividir^ Potencia

Para el ejemplo que se est creando, se estimar que el precio de venta ser un 20% superior al precio de compra y que la ganancia resultar de la diferencia entre ambos precios.

1. Posicione el cursor debajo del ttulo Venta, en este caso la celda D4, para crear la primera frmla.

2. Escriba la siguiente frmula: =C4*1,2.

3. Haga un clic en el tilde verde y en la planilla tendr el resultado del clculo, mientras que la b

rra de frmulas mostrar el verdadero contenido, tal como puede observarse en la figura 2.12.

Figura 2.11:Los precios

de compra


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4. Pulse la tecla para ubicar el cursor en la celda E4.

5. Escriba la frmula: =D4-C4.

6. Pulse la tecla Enterpara confirmar el ingreso y observar el resultado del clculo realizado.

Nota:Debido a que en la frmula se indic la celda que contiene el precio de compra, si ste cambia, cam-biarn automticamente el precio de venta y la ganancia.Compruebe este aserto modificando el precio del primer producto y observando qu sucede cuandopulsa la tecla Enter.

Copiando las FrmulasUna vez creada la frmula para el primer elemento, y dado que el resto de la columna tendr la mis-ma frmula, slo variar la celda que interviene en el clculo.

Pero Excel tiene en cuenta este detalle y realizar automticamente, con el procedimiento que seindica a continuacin, el clculo para todos los productos.

1. Posicione le cursor en la celda que tiene la frmula del precio de venta, es decir en D4.

2. Posicione el puntero del Mouse sobre el manejador y visualizar el formato de una cruz negra ;all pulse y sin soltar la tecla izquierda del Mouse.

3. Arrastre hasta la fila 10, tal como nuestra la figura 2.13.

Figura 2.12:La frmula y

el resultado

Figura 2.13:

Copia de laFrmula

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4. Realice el mismo procedimiento para copiar la frmula de la celda E4(el clculo de ganancia).

Nota:Cuando copia una frmula, Excel toma las referencias de las celdas como relativas, por lo que para fila 5 las celdas son C5y D5y as sucesivamente. Esto es lo que se denomina: referencia relativa.

Sugerencia:Si tiene que copiar varias frmulas, puede seleccionarse previamente y luego usar el manejador, cmo puede verse en la figura 2.14.

Sumando ColumnasExcel dispone de muchas funciones que agilizan la construccin de los clculos; una de ellas es que permite sumar un grupo de celdas.

Nota:

Las funciones tambin deben comenzar con el signo igual(=), continuar con el nombre y por ltimparntesis de apertura y cierre, donde se indicar (en algunos casos) parmetros o rangos.

1. Posicione el cursor en celda A11.

2. Escriba el ttulo: Total.

3. Posicione el cursor en la celda C11para sumar la columna.

4. Haga un clic en el icono de autosuma y habr creado una frmula basada en la funcin SUMAtal como muestra la figura 2.15. Observe que aparecen seleccionados los precios, slo falta cofirmar si el rango es el correcto.

5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar el clculo.

6. Posicione el puntero del Mouse sobre el manejador y, cuando aparezca el formato de cruz ngra...

7. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para obtener la suma de las restantes columnas. La figu2.16 muestra el resultado de los clculos realizados.

Figura 2.14:Copia simultnea

de varias frmulas


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Referencias AbsolutasLa referencia absolutaes una direccin de celda cuyos componentes estn precedidos por el signopesos ($); por ejemplo la direccin $A$5 se refiere en forma absoluta a la celda A5y, en este casocuando la frmula es copiada, estas direcciones no varan como ocurra en el ejemplo anterior.Debido a que es bastante frecuente el uso de referencias absolutas, incluiremos en el ejemplo unacolumna que realice un clculo donde intervenga una referencia de este tipo.

1. Posicione el cursor en la celda F3para ingresar el ttulo de la columna.

2. Escriba el ttulo: % Ganancia.

3. Pulse la tecla Enterpara confirmar el ingreso y pasar a la siguiente lnea.

4. Escriba la frmula: =E4/$E$11

Para calcular el porcentaje de incidencia que tiene el producto en la ganancia es necesario dividirsu ganancia por el total. Debido a que el total existe en la celda E11, cada clculo del porcentajede ganancia deber tener a este divisor, por lo tanto ser absoluto.

5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar el clculo.

Figura 2.15:Construccin de

la funcin SUMA

Figura 2.16:El resultado

de los clculos


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6. Posicione el puntero del Mouse sobre el manejador y visualizar el formato de una cruz negra .

7. Haga un clic y arrastre hacia abajo para copiar la frmula para todos los productos.

8. Ubquese en F11 y, pulsando el botn de Suma , incluya el clculo del total de la ltima columna.

La figura 2.17 muestra los resultados obtenidos.

Nota:Si no utiliza la referencia absoluta aparecer, en cada celda donde copie la frmula, el error #DIV/0

Usando el AutoformatoAutoformatoes una galera de formatos de tablas pre-armados. Utilizar autoformatos es muy senc

llo, bastar con que seleccione alguna de las opciones de la lista (figura 2.18) para que su tabla adquiera una apariencia verdaderamente profesional.Cada uno de estos formatos que, como vemos en la figura 2.18 se identifica mediante un nombrcontiene tipos de letra, colores de fondo, lneas, recuadros y en suma, todas las caractersticas dformato necesarias, las que se aplicarn a la tabla en un solo paso. Veamos:

1. Posicione el cursor dentro de la planilla. No importa la celda donde est, basta con que este sencuentre dentro del bloque o rango que comprende a la planilla.

2. En el men Formato, elija la opcin Autoformatoy visualizar el cuadro que muestra la figu2.18.

Figura 2.17:Porcentaje de

ganancia


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3. En el recuadro Formato de tabla, elija en nombre del modelo que desea aplicar. Automticamen-te visualizar, en el rea de muestra, cmo quedan los datos con el modelo elegido.

4. Haga un clic en el botn Aceptarcuando encuentre el modelo que resuelva aplicar. La figura 2.19muestra cmo queda un modelo de Autoformato una vez aplicado.

Nota:Si est de acuerdo con el aspecto de muestra en general pero no desea que no se aplique alguno delos tipos de formato incluidos en la opcin (por ejemplo si las lneas o los colores de fondo no le satis-facen) deber pulsar el botn Opciones; al hacerlo se expandir el cuadro, tal como lo muestra lafigura 2.20. Puede entonces pulsar (para desmarcar) aquellos formatos que no quiera aplicar.

Figura 2.18:Formatos

automticos

Figura 2.19:Autoformato

aplicado


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Formatos NumricosExcel muestra los nmeros tal cual fueron ingresados o calculados.Este formato, llamado General, no siempre es el ms adecuado para mostrar los datos de todas laceldas de una planilla; puede ocurrir que en algunos casos necesite ms decimales (o menos), otroagregar o quitar signos de moneda, etc. Si bien se aplic un modelo de Autoformato, ste cambi aspecto del trabajo pero, no modific el formato de los nmeros.Probaremos ahora de cambiar los formatos numricos para conseguir una mejor legibilidad de lodatos que se presentan.

1. Seleccione los nmeros de los precios de compra, venta y ganancia (el rango C4:E11).

2. Haga un clic en el icono que aumenta los decimales y todos los nmeros mostrarn un decimal.

3. Repita el paso anterior para obtener nmeros con dos decimales.

4. Seleccione los nmeros correspondientes al porcentaje de ganancia, el rango F4:F11, que prsentan demasiados decimales.

5. Haga un clic en el icono que aplica el formato de porcentaje. Este formato multiplica el nmero p100 y coloca el signo por ciento (%).1%1

6. Si lo desea, tambin puede aumentar la cantidad de decimales utilizando el icono correspondiete. La figura 2.21 muestra cmo quedan los nmeros con el formato aplicado.

Figura 2.20:Cuadro para

elegir qu

aplicar


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El Men Para Los NmerosPara facilidad de uso se han incluido en la barra de formato iconos que aplican los formatos ms utili-zados, pero disponemos de muchos ms si abrimos el men Formato. Utilicemos alguno de ellos.

1. Seleccione el rango al que desea aplicar un formato numrico.2. En el men Formato, elija la opcin Celdasy visualizar un cuadro con varias solapas.3. Haga un clic en la solapa Nmero, si no estuviera visible, y aparecer el cuadro de la figura 2.22.4. En el recuadro Categoraelija el tipo de formato que desea aplicar.5. Indique la cantidad de decimales que desea visualizar.6. Marque la opcin Usar separador de miles (.)si est utilizando nmeros grandes y desea ver e

imprimir el separador de miles.

Figura 2.21:Nmeros con

formatos

Figura 2.22:

Cuadro para aplicarformatos a los nmeros.


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7. Si trabaja con nmeros negativos, elija cmo desea verlos en el recuadro Nmeros negativoEn este recuadro podr especificar si desea ver el signo (-), si lo quiere ver en rojo o ambas ociones.

8. Haga un clic en el botn Aceptar.

Centrando el TtuloNos falta ahora el aspecto del ttulo de la planilla. Cambiaremos tipo de letra, tamao y atributos paadecuar el ttulo al formato que aplicamos a la tabla.Como primera medida, centraremos el ttulo en el ancho de la planilla.

1. Seleccione el bloque de celdas donde desea centrar el ttulo, en este caso el rango A1:F1.

2. Haga un clic en el icono que centra y combina las celdas y el ttulo quedar centrado en al planil(combinar las celdas significa unirlas para que formen una sola).

3. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra y visualizar las tipografas qu

podr elegir, tal como lo muestra la figura 2.23.

4. Elija el tipo de letra que desea aplicar, por ejemplo: Time New Roman.

5. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao y visualizar los tamaos que puedelegir.

6. Elija un tamao adecuado para un ttulo, 20 puntos, por ejemplo.

7. Haga un clic en el icono de negritas para resaltar el ttulo.

8. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del texto y visualizar la paleta de colore

disponible para las letras, tal como lo muestra la figura 2.24.

Figura 2.23:Listado de tipos

de letras


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9. Elija el color que desea aplicar al texto.

10. Haga un clic en control del icono que cambia el color del fondo de las celdas y visualizar a pale-ta de colores disponible, que es similar a la utilizada para el color de las letras.

11. Elija el color que desea aplicar al fondo. La figura 2.25 muestra cmo queda el ttulo con los atri-butos aplicados.

Y ahora, para terminar:

1. En el men Archivo, elija la opcin Guardaro haga clic en el icono correspondiente.

2. Ingrese el nombre del archivo, por ejemplo: Precios.

3. Haga un clic en el botn Guardar.

Figura 2.24:Paleta de colores para

el contenido de las celdas

Figura 2.25:Ttulo con

formato

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