Unidad II Estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad

2.1 Políticas y objetivos de la calidad

La política de la calidad y los objetivos de la calidad se establecen para proporcionar un punto de referencia para dirigir la organización. Ambos determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar sus recursos para alcanzar dichos resultados. La política de calidad proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. Los objetivos de la calidad tienen que ser coherentes con la política de la calidad y el compromiso de mejora continua y su logro debe poder medirse. El logro de los objetivos de la calidad puede tener un impacto positivo sobre la calidad del producto, la eficacia operativa y el desempeño financiero y, en consecuencia sobre la satisfacción y la confianza de las partes interesadas.

La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad

a). Es adecuada al propósito de la organización.

b). Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

c). Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad

d) Es comunicada y entendida dentro de la organización y

e). Es revisada para su continua adecuación.

La política de calidad igual que cualquier otra política organizacional, debe ser el resultado de la actividad de la alta dirección y debe demostrar el compromiso de la misma con una efectiva gestión de la calidad.

Esta política debe generar un sentido general de dirección y ser el marco dentro del cual se establecen los objetivos de la calidad. Al momento de definir la política, la alta dirección de tú organización debe considerar como “datos de entrada” las otras políticas de la compañía, el análisis de mercado y las necesidades y expectativas del cliente, los mecanismos de planes de comunicación.

La política generada por la alta dirección no debe contener compromisos irreales o inalcanzables. Puede o no contener los objetivos de la calidad, lo que dependerá de la cultura y estilo organizacional

Respecto a las exigencias formales y auditables de la política tenemos que esta debe.

Estar documentada y por ende controlada acorde al procedimiento de control de documentos

Ser comunicada en toda la organización Ser aplicada y relacionada con el trabajo permanente y diario del personal Se debe asegurar que la política sea acorde a lo que exige el estándar

Respecto a la redacción en esta debe ser un estilo claro, conciso, de preferencia breve, con términos sencillos, con un estilo positivo y que trasunte optimismo, camaradería y compromiso.

2.2 El manual de calidad

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.

El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones.

Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.

El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa, el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige.

Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad, aunque sí ayuda a la implantación de la misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de excelencia europeo, que actualmente se está implantando con bastante éxito en España. Es un modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal.

El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar la calidad mediante la adopcion del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad Estructura de un Manual de Calidad

El Manual de la calidad ha de proporcionar información acerca del SGC de la organización y ha de especificar:

El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión)

Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia a los mismos)

Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC de la organización.

Además, también puede incluir:

Las actividades de la organización. Las características principales del SGC. La política de calidad y los objetivos a ella asociados. Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad. Una descripción de la organización (por ejemplo, un organigrama) Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse el personal para encontrar

los procedimientos acerca de cómo hacer las cosas Una definición de los términos que tengan un significado singular para la

organización.

El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panorámica general o “mapa del SGC”. Su formato y la estructura son decisión de la organización y dependerán de su tamaño, cultura y complejidad. Además, algunas organizaciones pueden elegir utilizarlo para otros propósitos (por ejemplo, fines comerciales). En definitiva, debería ser un verdadero documento de trabajo.

Política de Calidad o Compromiso de la Direccióno Objetivos de Calidad

Pautas de organización o Estructura y organigramaso Funciones y responsabilidades de las áreas de la empresao Relaciones internas y externaso Formación, motivación y cualificación del personal

Pautas de Gestión o Revisiones y auditorías del Sistemao Compras y homologación de proveedoreso Control de no conformidades y acciones de mejorao Elaboración de ofertas y revisión del contrato

Pautas Tecnológicas o Planificación y control de procesoso Control de Equipos e Instalaciones

Cada capítulo del Manual debe incluir, como mínimo:

Objetivo del mismo

Ámbito de aplicación Referencias Responsabilidades Desarrollo del proceso Documentación y registros

2.3 Los procedimientos

Para fines del cumplimiento de un sistema de calidad total es necesario la utilización de una serie de pasos o secuencias lógicas, que son necesarias para poder desarrollar un sistema de gestión de la calidad, desde luego que esa secuenciación es determinante y se utiliza para poder establecer la relación entre las actividades que se realizan en una organización, los procedimientos dan lugar a los manuales, en este caso el manual de calidad que está formado de un conjunto de procedimientos que te permiten alcanzar el objetivo deseado.

2.4 Los documentos

Un documento es la propia información y su medio de soporte, y el conjunto de documentos de una organización se denomina documentación, independientemente de que tenga o no implementado de manera formal un sistema  de gestión.

El documento soporta cualquier evidencia que permite verificar el cumplimiento de los procesos dentro del sistema de gestión de la calidad, por lo que los documentos que se utilizan dentro de un sistema de gestión de la calidad deben de cubrir algunos requisitos que desde luego están relacionados con la norma.

Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los sistemas de gestión de la calidad:

a) documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestiónde la calidad de la organización; tales documentos se denominan manuales de la calidad;

b) documentos que describen cómo se aplica el sistema de gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato específico; tales documentos se denominan planes de la calidad;

c) documentos que establecen requisitos; tales documentos se denominan especificaciones;

d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias; tales documentos se denominan guías;

e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente; tales documentos pueden incluir procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos;

f) documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos; tales documentos son conocidos como registros.

Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a utilizar. Esto depende de factores tales como el tipo y el tamaño de la organización, la complejidad e interacción de los procesos, la complejidad de los productos, los requisitos de los clientes, los requisitos reglamentarios que sean aplicables, la competencia demostrada del personal y el grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

2.5 Los registros de calidad

Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan legibles,

fácilmente identificables y disponibles.

Define los controles necesarios para la identificación, almacenamiento,

protección, recuperación, tiempo de permanencia y eliminación de los registros

de calidad.

Explicación

Los Registros de Calidad deberán establecerse y mantenerse para suministrar

pruebas de conformidad del Sistema de Calidad.

Los registros deberán mantenerse legibles, identificables y recuperables. Deberá

haber procedimientos para poder establecer el control para la identificación, la

memorización, la protección y la recuperación, y el tiempo de conservación y

eliminación de los datos relativos a la calidad.

Esto puede formar parte del mismo procedimiento, subdividiéndose en dos

partes: una para los documentos y una para los registros.’

Acción:

Será necesario un procedimiento para identificar cómo su organización

identifica, memoriza, protege, recupera y elimina los datos de la calidad. La

norma identifica algunos registros necesarios.

Su organización debe identificar otros que serán necesarios para su sistema de

calidad, para suministrar pruebas de conformidad a los requisitos y del

funcionamiento efectivo del sistema de calidad