Elaborado por:

Javier Rangel

1

Unidad III. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.

CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS

Compras nacionales

Son las que realizan dentro del territorio nacional las empresas privadas y del sector pblico.

En nuestro pas, el estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de las

contribuciones que aportan los ciudadanos, lo que le obliga a establecer procedimientos y a reglamentarlos

para hacerlos ms eficientes y as dar transparencia al gasto pblico.

El artculo No. 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos indica:

" Los recursos econmicos de que disponga el Gobierno Federal, Estatal o Municipal, as como sus

respectivas administraciones pblicas, se llevar con eficiencia, eficacia y honradez, para satisfacer los

objetivos a los que estn destinados.

Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestacin de servicios de

cualquier naturaleza y la contratacin de obra que realicen, se adjudicarn o llevarn a cabo a travs de

licitaciones pblicas y mediante convocatoria pblica para que libremente se presenten proposiciones

solventes en sobre cerrado, que ser abierto pblicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones

posibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes"

Se crea la Ley de Adquisiciones y Obra Pblica publicada en el D.O. de la Federacin del 30 de

diciembre de 1993, modificada por decreto publicado el 5 de agosto de 1994, as como su reglamento de

Adquisiciones, arrendamientos y prestacin de servicios relacionados con bienes muebles y dems

ordenamientos que desarrolla el procedimiento de licitacin pblica.

Principios rectores de la licitacin:

1) La concurrencia: participacin abierta de un nmero no determinado de participantes. 2) La igualdad: equidad hacia todos los licitadores con apego estricto a todo el procedimiento de la

licitacin.

3) La informacin: los licitadores deben conocer todo acerca de la licitacin a partir de la convocatoria. 4) La inconformidad: considera la intervencin de los licitadores cuando se contravienen las disposiciones

establecidas en la ley para impugnar alguna de las propuestas y defender la propia.

Etapas del procedimiento de la licitacin:

1) Que exista presupuesto para tal fin. 2) Que se establezcan las bases de la licitacin. 3) Que se publiquen la licitacin y sus bases en el Diario Oficial de la Federacin o en el Peridico Oficial

del Estado, segn corresponda, y en los peridicos de mayor circulacin del pas o de la entidad

federativa.

4) Que los licitadores presenten sus ofertas en sobres cerrados. 5) Que se abran los sobre de las ofertas en presencia de los dems licitadores 6) Que se haga la adjudicacin al licitador que ofrece las mejores condiciones. 7) Formalizacin del contrato de compra-venta.

Otros procedimientos citados en la Ley de adquisiciones y obra pblica son:

a) La invitacin restringida: en la que participan por lo menos 3 proveedores que renen ciertas caractersticas que a juicio del estado y previa investigacin tengan los licitadores.

Elaborado por:

Javier Rangel

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b) La adjudicacin directa: Eleccin razonada del proveedor ms capaz e idneo para cumplir con la contratacin respectiva.

Compras internacionales:

Cuando la proveedura nacional no cubre los requerimientos de la empresa, es necesario voltear a los

mercados internacionales para satisfacer las necesidades de compras, lo cual implica contar con personal en

el departamento de adquisiciones con una preparacin especializada, ya que deben planearse con mayor

esmero, pues influyen factores diferentes relacionados con las condiciones especficas del pas de donde se

pretenda importar los materiales, tales como: localizacin, distancias, aspectos polticos y legales, tipo de

moneda, mtodos de pago, idioma, usos y costumbres de cada pas, etc.

La compra internacional generalmente implica la contratacin de otro tipo servicios tales como:

Contrato de transporte

Contrato de seguros

Cartas de crdito bancarias

Contratos de fianzas

Etc.

Otros aspectos que deben considerarse en la planeacin de las compras internacionales son:

Condiciones de entrega pactadas entre comprador y vendedor

Documentar mediante contratos las compras al exterior

Apegarse a los lineamientos legales de los tratados y acuerdos internacionales que se hayan expedido para efectos de importaciones.

Los INCOTERMS (Trminos comerciales internacionales) por sus siglas en ingls, son los lineamientos que

se han establecido con carcter internacional y formulados por la Cmara Internacional de Comercio para

regular las operaciones comerciales entre los pases.

A continuacin se enuncian estos trminos:

1) ExWork (EXW) En fabrica 2) Free Carrier (FCA) Libre transportista 3) Free Along Side Ship (FAS) Libre al costado del buque 4) Free on Board (FOB) Libre a Bordo 5) Cost and Freight (C&F) Costo y Flete 6) Cost Insurance and Freight (CIF) Costo Seguro y Flete 7) Carriage Paid To (CPT) Transporte Pagado hasta el lugar convenido 8) Carriage and Insurance Paid To (CIP) Transporte y Seguro Pagado hasta el Lugar de destino

convenidos.

9) Delivered at Frontier (DAF) Entregado en Frontera, Lugar Convenido 10) Delivered Ex Ship (DES) Entregado Sobre Buque Puerto de Destino Convenido 11) Delivered Ex Quay (DEQ) Entregado en Muelle con Derechos Pagados en el Puerto de Destino

Convenido.

12) Delivered Duty Unpaid (DDU) Entregado con Derechos no Pagados en el Lugar de Destino Convenido.

13) Delivered Duty Paid (DDP) Entregado con Derechos Pagados en el Lugar de Destino Convenido

Elaborado por:

Javier Rangel

3

DETERMINACIN DE LA CANTIDAD A COMPRAR

Cunto ha de comprarse de productos -materia prima, artculos semiterminados, refacciones,

implementos, etc.- a fin de satisfacer los programas de produccin y de las reas operativas? Es la primera

pregunta que se manifiesta cuando se requiere reducir al mnimo el costo de las inversiones en adquisiciones

que se tienen que hacer.

Lo que se debe considerar en la empresa para determinar la cantidad de unidades que se han de

comprar, es importante sealar los siguiente:

Las existencias en el almacn

La fecha y la magnitud de uso probable

Los costos de almacenamiento

La obsolescencia

El costo del manejo y el transporte

Costo de la inversin

Costo de la compra

Condiciones del mercado (oferta y demanda)

Tiempo de entrega

Lote econmico de compra.

Planes para la determinacin de cantidad a comprar:

Plan de compra para necesidades exactas.

La produccin es en base a pedidos ya fincados, se compra solo lo que se va requerir para la

produccin con un margen de seguridad.

Plan en base al tiempo de produccin

Este plan reclama cantidades que cubren un periodo determinado. La cantidad se puede basar en la

que habra de utilizarse en cierto numero de ciclos de produccin ligados a las condiciones cambiantes del

mercado, localizacin diferente de las zonas de almacenamiento y otros factores.

Los pedidos no son de carcter repetitivo, ya que el volumen puede variar. La determinacin de las

existencias que cubran determinado tiempo no es fcil, se debe tomar en consideracin:

- pedidos futuros estimados

- mermas

- deterioro

- obsolescencia

- descuentos por cantidad

- costos de almacenamiento

Tambin se le llama plan de pedidos abiertos

Plan con base en precios del mercado

Se procuran reservas para necesidades futuras apropiadas al ciclo productivo de materias primas

sujetas a variaciones sbitas de precios por la ley de la oferta y la demanda.

Plan en base cantidad indeterminada

Se compra en base a una estimacin del historial de consumo y en la buena fe del comprador.

Elaborado por:

Javier Rangel

4

Plan de compra mximo

Basado principalmente en el control de inventarios y aplicado a artculos de uso repetitivo en la

produccin y en la reas operativas.

Principia con una cantidad mxima que se va utilizando hasta llegar a un punto llamado de pedido, que es superior a una cantidad mnima que tiene por objeto garantizar la seguridad de continuar

ininterrumpidamente la produccin.

Costos que aumentan al elevarse el nivel de stock

- Intereses

- Obsolescencia

- Depreciaciones

- Prdidas

- Mermas

- Gastos de almacenaje

- Vigilancia

- Control

Costos que disminuyen al aumentarse el nivel de stock

- Descuentos logrados por cantidad

- Gastos de compra diluidos en pedidos mayores

- Fletes de transporte

El lote econmico de compra ms conveniente ser aquel que represente el justo equilibrio.

Tomando en cuenta los costos de adquisicin, almacenamiento e intereses, la cantidad a comprar es

igual a:

Q = ___2GS___

CI + 2BE

Donde :

Q = Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario mnimo de compra, en unidades.

G = Costo total de preparar el pedido de compra medido en dinero (gastos de funcionamiento del

departamento de compras, costo de formas impresas y otros materiales, viajes y tiempo de

ejecutivos en relacin con el pedido, etc.).

S = Consumo del material en unidades por ao.

C = Precio total de compra de una unidad del material, incluido los costos de flete.

I = Tipo de inters sobre el dinero, en porcentaje.

B = Espacio neto de piso de almacenaje ocupado por una unidad de material, en m2.

E = Costo anual por almacenamiento por m2 de rea de suelo.

Punto de reorden equivale a :

Elaborado por:

Javier Rangel

5

P = L R

Donde :

P =Punto de reordenamiento

L = Tiempo que tarda en llegar el pedido

R = Demanda diaria

Tambin tenemos la ecuacin del lote econmico de compra con el rendimiento mximo sobre el

capital de trabajo empleado en el material comprado

2S P-T (F-1) Z

Q =

Z

Donde:

P: Rendimiento neto de efectivo deseado sobre la unidad o partida de material dispuesto en el costo que

se prepara para la venta, cuando sta se realiza con el producto acabado a los clientes.

T : Tiempo necesario para recibir un nuevo lote, en aos, expresado en decimales de ao.

F: Relacin del punto de pedido efectivo al de pedido terico (sin reserva), expresado en unidades.

Z: Ganancia bruta anual deseada sobre el capital de trabajo en tanto por uno.

Q: Cantidad total a comprar.

S: Consumo del material en unidades por ao.

Las muestras, diseos y modelos:

La compra de artculos o materias primas se hace generalmente sobre la base de una muestra

presentada por el proveedor. Siendo as, tendremos a nuestra disposicin varias alternativas de los

diferentes proveedores que estn dispuestos a suministrar, y se puede establecer una comparacin de la

calidad y precio antes de realizar el pedido y posteriormente una comparacin de los artculos recibidos

contra la muestra original.

Algunas veces las compras se fundamentan en diseos y modelos, los cuales deben reunir los

siguientes requisitos:

1) Definir en forma sencilla la forma de la pieza. 2) Los materiales deben ser de fcil montaje. 3) Se debe prever una existencia mxima de las piezas de uso constante.

PROCEDIMIENTO DE ABASTO Y FORMATOS UTILIZADOS

La intencin de esta unidad es que el alumno conozca cada uno de los formatos que se utilizan en el

proceso de compra, independientemente del tipo de empresa.

Requisicin de materiales

Elaborado por:

Javier Rangel

6

La requisicin de compra es simplemente una peticin formal dirigida al departamento de compras

para que ste adquiera ciertos materiales de una clase particular y en cantidad especificada.

La requisicin de compra es una forma de uso por medio de la cual la administracin de

abastecimientos hace llegar sus necesidades al departamento de compras de los distintos materiales que

se necesitan para la alimentacin de las lneas de produccin, mantenimiento y mobiliario de la empresa.

* Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las requisiciones

Traer las firmas de aprobacin necesarias

Indicar las fechas de entrega solicitadas

Estar indicada la cantidad y la unidad

Venir acompaada la requisicin de plano y/o especificacin para la identificacin correcta del material o servicio.

Traer la cuenta de aplicacin correcta.

* Recomendaciones al solicitante del material o servicio en la elaboracin de la requisicin.

Escriba correctamente y de preferencia a mquina para que pueda leerse fcilmente sin prestarse a confusin.

nicamente artculos similares adquiribles de un solo proveedor debern ser incluidos en cada requisicin.

El solicitante recibir para su control una copia de la requisicin sellada por compras como

referencia de la fecha que recibi la requisicin.

Elementos bsicos de la requisicin:

1) Persona que solicita el material 2) Departamento 3) Sucursal 4) Fecha elaboracin de la requisicin 5) Nmero 6) Cantidad requerida 7) Descripcin clara, precisa y detallada del material solicitado 8) Clave (si hay catlogo de proveedores) 9) Unidad de medida (metros, cajas, kilos, litros, etc.) 10) Nombre y firma de quien formula la requisicin y el visto bueno (Vo.Bo.) del departamento

correspondiente.

11) Observaciones.

LA REQUISICIN

Elaborado por:

Javier Rangel

7

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

FECHA REQUISICIN No.

CLAVE CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN

PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

SOLICITADO

POR:

NOMBRE

FIRMA

AUTORIZADO

POR:

NOMBRE

FIRMA

Vo.Bo.

NOMBRE

FIRMA

RECIBIDO POR DEPTO. COMPRAS CONTROL DE INVENTARIOS

NOMBRE:

FIRMA:

OBSERVACIONES:

MXIMO:____________________

MINIMO :____________________

EXISTENCIAS: _______________

C.C.P. COMPRAS, ALMACEN, CONTABILIDAD Y SOLICITANTE

Localizacin de fuentes proveedoras

Se deben buscar alternativas de proveedura en las diferentes fuentes de informacin de posee la empresa:

1) Base de datos interna (proveedores actuales, tarjetas de proveedores que nos han visitaqdo y que por el momento no se les ha requerido)

2) En la gua o seccin amarilla. 3) Cmaras industriales y de comercio. 4) Visitar ferias y exposiciones afines a los productos que consume la empresa. 5) Revistas y directorios especializados. 6) Internet.

Solicitud de cotizacin

Una vez elegido el proveedor se procede a solicitar la cotizacin, que debe contener los siguientes

datos:

1) No. de la solicitud 2) Cantidad 3) Unidad de medida 4) Precio unitario y precio total 5) Lugar de entrega donde se requieren los materiales 6) Condiciones de pago 7) Fecha, nombre y firma de la persona que solicit la cotizacin 8) Nombre de la persona que proporcion la cotizacin (cuando es telefnica) 9) Nombre, domicilio y telfono del proveedor a quien se solicit la cotizacin. 10) Observaciones.

FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACION

Elaborado por:

Javier Rangel

8

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON

BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

FECHA SOLICITUD DE COTIZACIN No.

NOMBRE DEL PROVEEDOR:_________________________________________________ R.F.C.___________________________

DOMICILIO:_________________________________________________________________________________________________

TELEFONO:_________________________________________ e-Mail__________________________________________________

CLAVE CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

DISPONIBILIDAD PARA

ENTREGAR:______________________

_________________________________

CONDICIONES DE

PAGO:_______________

_____________________

CONDICIONES DE

ENTREGA:________

__________________

DESTINO FINAL

_______________

_______________

GARANTIAS:

_______________

_______________

SOLICITADO POR: __________________________________________________________

NOMBRE: __________________________________________________________________

FIRMA: ____________________________________________________________________

OBSERVACIONES:______________

_______________________________

_______________________________

La cotizacin

Es el documento que envan los proveedores y en el que indica a los compradores el precio, las

condiciones de entrega, su disponibilidad para hacerlas, las condiciones de pago y la garanta que ofrecen. A

continuacin se indican los elementos que integran este documento:

1) Precio unitario y total. 2) Condiciones de entrega 3) Disponibilidad de los materiales (para entrega inmediata o el tiempo que tardar en surtirlos) 4) Condiciones de pago (de contado, a crdito de 30, 60, 90 das, etc.). 5) Calidad 6) Garantas. 7) Servicios postventa. 8) Fecha, nombre y firma de la persona que enva la cotizacin.

FORMATO DE COTIZACION

Elaborado por:

Javier Rangel

9

JR COMPONENTES ELECTRNICOS, S.A. DE C.V.

HIDALGO No. 20 , COL. EL FRESNO, CELAYA, GTO.

TEL: 745-47-98 CLIENTE:

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256 COTIZACIN No.

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 FECHA:

CONTACTO:

HUMBERTO GUTIERREZ

GERENTE DE COMPRAS

CLAVE CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones

CONDICIONES DE PAGO: ________________________________________________________________

CONDICIONES DE ENTREGA: ____________________________________________________________

VIGENCIA DE COTIZACIN_______________________________________________________________

GARANTIAS:____________________________________________________________________________

DESCUENTOS:__________________________________________________________________________

OBSERVACIONES:_______________________________________________________________________

ATENTAMENTE

GERENTE DE VENTAS

ROBERTO PLANT

Elaborado por:

Javier Rangel

10

Este documento es en realidad un resumen o compendio de las principales caractersticas que

ofrecen los proveedores respecto a sus productos, y de esta forma, el departamento de compras estar en

condiciones de elegir la mejor decisin de compra.

Los principales elementos que debe contener la tabla comparativa de cotizaciones son:

1) Descripcin detallada del artculo cotizado ( modelo, nmero de serie, marca, etc.). 2) Cantidad 3) Unidad de medida 4) Precio unitario y precio total 5) Garantas 6) Condiciones de entrega 7) Condiciones de pago 8) Nmero de cotizacin, fecha y vigencia 9) Nombre del proveedor (fabricante, distribuidor, nacional o extranjero) 10) Fecha nombre y firma de la persona que elabor el cuadro comparativo. 11) Nmero y fecha de la requisicin que se est atendiendo. 12) Observaciones.

FORMATO DE CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES:

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON

BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES REQUISICIN No. FECHA: PROVEEDOR No. 1 PROVEEDOR No. 2 PROVEEDOR No. 3

CLAVE CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN

PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

SUBTOTAL

IMPUESTO

FLETE DE A IMPORTE

VALOR TOTAL NETO

GARANTIA

LUGAR DE ENTREGA

CONDICIONES DE ENTREGA

CONDICIONES DE PAGO

No. DE COTIZACIN:

FECHA DE COTIZACIN VIGENCIA

COTIZACION

DESCUENTOS OFRECIDOS

ELABOR:________________________________________________

REVIS:__________________________________________________

APROB:_________________________________________________

FECHA: __________________________________________________

OBSERVACIONES:_____________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

La negociacin

Elaborado por:

Javier Rangel

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Es la parte ms importante de todo el proceso de compras, ya que el comprador debe tomar la mejor

decisin, pensando siempre en el beneficio mutuo. Las buenas negociaciones son siempre producto de las

buenas relaciones humanas y comerciales de cualquier empresa. Se debe considerar a los proveedores como

socios , de tal forma que obtenga la mejor negociacin comercial posible y con una relacin de largo plazo.

La orden de compra

Es el documento que maneja el departamento de compras y puede variar en forma y extensin de

acuerdo con las necesidades de cada empresa; sin embargo en la prctica comercial es un documento formal

que entrega el responsable de compras al proveedor elegido, que al aceptarlo y firmarlo de conformidad

tcitamente se convierte en un contrato de compra-venta, generando consecuentemente derechos y

responsabilidades para ambas partes.

Los elementos que constituyen este documento son los siguientes:

1) Nmero de la orden de compra. 2) Fecha de formulacin. 3) Nombre o razn social del comprador y proveedor. 4) Cantidad 5) Unidad de medida. 6) Descripcin de los artculos. 7) Precio unitario y total 8) Condiciones de entrega de los productos. 9) Condiciones de pago. 10) Firmas correspondientes. 11) Observaciones. 12) Clusulas a las que se sujetar tanto comprador como proveedor.

En algunos formatos y en busca de mayor seguridad tambin se incluyen documentos que sirven de base

a la orden de compra ( muestra, diseo, catlogo, lista de precios, boletines, etc.)

FORMATO DE LA ORDEN DE COMPRA

Elaborado por:

Javier Rangel

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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR:

DOMICILIO:

REQUISICIN

No.______________

ORDEN DE COMPRA

No._________

FECHA: FECHA:

CONDICIONES DE PAGO:

CONDICIONES DE ENTREGA:

FACTURAR:

CLAVE CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN

PRECIO

UNITARIO

PRECIO

TOTAL

ELABORO:

NOMBRE

FIRMA

AUTORIZO:

NOMBRE

FIRMA

Vo.Bo.

NOMBRE

FIRMA

ACEPTACIN

PROVEEDOR

NOMBRE

FIRMA

FECHA

LAS INSTRUCCIONES Y CONDICIONES DE LA PRESENTE ORDEN DE COMPRA ESTAN AL REVERSO.

Pedido.

Este documento manejado frecuentemente por las empresas se considera un tanto informal en virtud

de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el proveedor cuando existe incumplimiento en el

compromiso, se emplea para compras de poco valor y se elabora y finca por va telefnica o fax, ya tambin

se hace por internet o e-mail . Sin embargo el comprador debe llevar un registro minucioso de los pedidos, ya

que al final tambin se reflejan en las inversiones de la empresa.

El pedido puede convertirse en un contrato cuando sus especificaciones se amplifican. para evitar

posibles equivocaciones se acostumbra que el comprador defina con toda claridad, precisin y con buena

redaccin las especificaciones de los productos, auxiliado por el rea jurdica de la empresa, para evitar malas

interpretaciones.

Seguimiento de las rdenes de compra

El departamento de compras debe verificar que el proveedor cumpla con todas las condiciones

sealadas en la orden de compra, en cuanto a calidad, cantidad y garantas de los productos referidos en la

orden de compra. Es costumbre hacerlo a travs de formatos especiales (hojas de control) y que son

requisitados generalmente por va telefnica.

La hoja de control para el seguimiento de la orden de compra contiene:

1) Nmero de la orden de compra

Elaborado por:

Javier Rangel

13

2) Nombre del proveedor 3) Fecha en que se emiti la orden de compra 4) Nmero de la requisicin a que se refiere. 5) Fecha en la que se prometi la entrega. 6) Descripcin del artculo. 7) Persona con quien se hablo. 8) Espacios para observaciones.

9) Nombre y firma de la persona que realiz el seguimiento.

FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA:

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

SEGUIMIENTO DE LA

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR:________________________________

DOMICILIO:_________________________________

TELEFONO, FAX, e-mail:_______________________

PROMESA DE ENTREGA______________________

REQUISICIN

No.______________

ORDEN DE COMPRA

No._________

FECHA: FECHA:

CLAVE CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN

ENTREGAS

PARCIALES

FECHA SALDO

QUIEN DA EL SEGUIMIENTO:

NOMBRE:

FIRMA:

OBSERVACIONES:

Estas hojas de control sirven para determinar:

Si ya fueron enviados los productos

Si va a ser entregado en la fecha pactada

Si ser entregado en fecha posterior

Si existen problemas para su entrega.

Recepcin y comprobacin de los materiales

Elaborado por:

Javier Rangel

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La recepcin de los materiales corresponde al departamento de almacn o trfico. Estos

departamentos verifican que lo entregado por los proveedores sea lo sealado en la orden de compra.

Existen hojas de control para la recepcin de materiales que normalmente contienen los siguientes

datos:

1) Nmero de la orden de compra o pedido. 2) Cantidad entregada 3) Descripcin del artculo entregado. 4) Procedente de..... (nombre del proveedor) 5) Unidad de medida. 6) Observaciones (indicando si hubo faltantes, mermas, o alguna otra variacin en las entregas) 7) Nombre y firma del empleado que recibe la mercanca 8) Fecha de recepcin, nombre y firma de la persona que entrega el material.

FORMATO DE HOJA DE CONTROL PARA RECEPCION DE MATERIALES:

HOJA DE CONTROL PARA

RECEPCIN DE MATERIALES UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322

NOMBRE

DEL

PROVEEDOR

No. DE

ORDEN DE

COMPRA

CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

DESCRIPCIN OBSERVACIONES

(MERMAS,

FALTANTES,

DETERIOROS,

ETC.)

FECHA DE RECEPCIN:

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN

ENTREG

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE

RECIBE

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Javier Rangel

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FORMATO DEL COMPROBANTE DE ENTRADA AL ALMACEN

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LEON BLVD. UNIVERSIDAD TECNOLOGICA No. 256

LEON, GTO. TEL. 710-00-20 EXT. 322 COMPROBANTE DE ENTRADA AL ALMACEN No.

ORDEN DE COMPRA No. PROVEEDOR: FECHA DE ENTRADA

DIA MES AO

No. DE CONOCIMIENTO DE

EMBARQUE:

IMPORTE DE FLETE PAGADO: No. PLACAS DEL CAMION

CLAV

E

CANTIDAD UNIDAD

DE

MEDIDA

NOMBRE Y DESCRIPCIN

PRECIO

UNITARIO

PRECIO TOTAL

HACEMOS CONSTAR QUE FUERON

RECIBIDOS LOS MATERIALES QUE SE

CONSIGNAN EN LA NOTA No.

NOMBRE , FIRMA Y SELLO DEL

ALMACENISTA LA RECEPCIN

INSPECCIN DE CALIDAD:

NOMBRE Y FIRMA

OBSERVACIONES:

Acuse de recibo

Este documento se maneja en el almacn para dar aviso de las mercancas que est recibiendo por

parte de proveedor, mismo que deber coincidir con la descripcin que se seala en la orden de compra que

origin la entrega a almacn, todo esto con el fin de sealar si hubo alguna falla en cuanto a los materiales

que se solicitaron, por ejemplo: mermas considerables, defectos, retraso en la entrega u otros. Tambin se

considera el acuse de recibo cuando se reciben documentos para su revisin y para efectuar el pago

correspondiente.

Revisin de documentos y pago de facturas

El departamento de compras debe participar tambin en el cierre y vigilancia de las compras. El

departamento de contabilidad por medio del rea de cuentas por pagar, recibe las facturas para su revisin y

pago correspondiente. Generalmente el proveedor presenta sus facturas al cobro antes de su vencimiento. El

rea de cuentas por pagar extiende contra-recibo al proveedor en el que se indica la fecha exacta en la que

debe presentarse el proveedor para que se le pague, en concordancia a las condiciones de pago pactadas en la

orden de compra.

Elaborado por:

Javier Rangel

16

Sistema automatizado de compras

Es una serie de pasos que forman una actividad o procedimiento para el logro de una meta, mediante

el manejo de datos, en una referencia de tiempo, para proporcionar informacin relativa a compras. Un buen

sistema de informacin permitir tomar decisiones correctas en el rea de compras.

El sistema de informacin digitalizada de compras sigue los mismos pasos que los mtodos

manuales, solo que reduce el esfuerzo en la realizacin de los registros de los datos, lo que permite tener

informacin disponible de manera instantnea. Este sistema permite contar con los informes de compras, de

proveedores, grficas, etc. de manera ms precisa y rpida.

Registro de proveedores

La organizacin de las compras se basa en informes completos de todas las fuentes de abastecimiento,

por lo que conviene tomar en consideracin los siguientes puntos:

1) Desarrollar un directorio pormenorizado de proveedores en forma alfabtica, cronolgica, geogrfica, por asuntos , numrico o combinado; que incluya los siguientes datos:

Nombre y direccin.

Giro a que se dedica

Si es fabricante, distribuidor o de servicios.

Condiciones de pago que ofrece

Descuentos

2) Armar un expediente para cada proveedor y archivarlo con la siguiente informacin:

Catlogos

Listas de precios

Cotizaciones

Copia de las ordenes de compra

Copia de las requisiciones

Copias de facturas

Seguimiento de ordenes de compra

Toda la correspondencia relacionada con el proveedor.

3) Llevar una relacin de las operaciones consumadas con los proveedores, la que deber contener:

Fecha de la orden de compra

Condiciones del embarque

Clase y cantidad de producto requerido

Precios concentrados

Fecha de entrega

Condiciones de pago, etc.

Registros de control

El departamento de compras normalmente lleva los siguientes registros:

1) Registro de compras: En expedientes o tarjetas se anotan todos los pedidos hechos a los diferentes proveedores, cantidades compradas, descuentos obtenidos, condiciones de pago, formas de entrega,

incumplimientos y fallas detectadas, calificando a los proveedores segn sea el caso como:

a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo

Elaborado por:

Javier Rangel

17

2) Registro de proveedores: Registrar el nombre de la empresa, domicilios, telfonos, giro, fabricante, distribuidor o de servicios, nombre de los representantes y funciones; calificndolo de acuerdo a la

experiencia vivida en cuanto a precio, calidad, condiciones de entrega y pago, etc. como:

a) Excelente b) Bueno c) Regular d) Malo

3) Registro de contratos: Deben conservarse en expedientes (por proveedores) las copias de los contratos, convenios y circulares que se han manejado con los proveedores, as como copia de las rdenes de

compra.

4) Registro de precios o cotizaciones: Se lleva un archivo de todas las listas de precios, cotizaciones, catlogos, perfectamente actualizados y en orden, se recomienda que sea por proveedor.

SELECCIN, DESARROLLO Y EVALUACIN DE PROVEEDORES

Cuando el departamento de compras recibe las requisiciones, debern registrarse, clasificarse y

turnarse a los compradores a fin de que puedan localizar a los proveedores, para lo cual se deben consultar

los registros internos, as como catlogos, revistas especializadas, folletos, con el propsito de obtener la

informacin necesaria. No se debe olvidar que un buen proveedor es aquel que en todo momento es honesto,

ntegro, equitativo y justo con sus clientes y empleados; que dispone de las instalaciones y los conocimientos

tcnicos para el abastecimiento de los materiales, que se encuentra financieramente bien, que ofrece precios

razonables y establece polticas progresistas, innovacin permanente, que acta bajo e l principio de

beneficio mutuo y aplica adecuadamente las relaciones humanas y comerciales.

Ver archivo anexo en power point.