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Durante el desarrollo de la primera unidad se har un acercamiento a los temas bsicos en el proceso de compra que se cumple dentro de una empresa, que para nuestro caso ser una planta extractora de biomasa energtica. Por tal motivo se hace necesario para el desarrollo de esta actividad una indagacin primaria sobre lo que significa el trmino compra en todo el sentido de la palabra, que se resume en la pregunta bsica qu es comprar? Pero junto a esta surgen otras inquietudes: Cmo se sabe qu, cmo y a quin comprar? Cul es el esquema del proceso de compra en una planta extractora? Qu es y qu funcin ejerce el departamento de compras en una planta extractora? Y muchas otras. Es una posibilidad que, al momento de proponer y responder dichas dudas, surjan algunas ms: Cmo hacer la seleccin de los proveedores? Cul sera la mejor manera de solicitar cotizaciones y con qu mtodos? Qu criterios debo usar al momento de llevar a cabo una compra?

Teniendo en cuenta que los objetivos para esta unidad son realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores y actividades de seleccin cotizaciones y proveedores, durante el desarrollo del proceso de compra en planta extractora, se hace relevante -y por dems clave compartir y hacerle partcipe del contenido que se abordar durante el tratamiento de la misma.

Como instancia inicial de este proceso, emprenderemos nuestro viaje confrontando y solucionando la duda ms fundamental del estudio: Qu es comprar? Para lo cual se plasmar una definicin del trmino comprar, esclareciendo no slo qu quiere decir sino qu utilidad tiene dentro de una planta extractora y el proceso que se utiliza para su realizacin.

Seguidamente se mostrar lo que se entiende como estructura de compra de las empresas, en especial la ligada a una planta extractora, que se puede resumir en el departamento de compras de la misma.

Luego, al determinar qu es comprar y cul es la estructura que se puede desarrollar dentro de una planta extractora, se hace necesario complementar tal informacin profundizando sobre los procedimientos generales para el proceso de compra.

Cuando se haya entendido el concepto fundamental del proceso de compra, su estructura y los procedimientos generales para llevarlo a cabo, describiremos con detalle la seleccin de proveedores tras establecer criterios de seleccin utilizados en las plantas extractoras, con el fin de mejorar, agilizar y detallar el proceso de compra. Dentro de este tema se presentar una serie de alternativas para la seleccin adecuada de los proveedores.Para finalizar la unidad se mostrar el establecimiento de criterios de seleccin de cotizaciones, teniendo como base lo expuesto para proveedores obtenidos al momento de hacer un buen proceso de compra.

Sin duda, consideramos que lo anterior deber ir acompaado de unos escenarios claves para el desarrollo de este proceso en la planta extractora. El proceso de compra debe poseer la infraestructura para el manejo de la informacin y de la interaccin con los proveedores. Adems, debe estar regido por los indicadores de gestin y polticas de la planta y operar bajo la normatividades vigentes como ejes fundamentales.

Unidad

1Compra de insumos

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Para enriquecer este proceso de aprendizaje ser indispensable el inters pleno de aprendizaje y, adems, la disponibilidad para adentrarse y profundizar de los temas que se nos presentan.

Sin embargo, debemos tener en cuenta que, aunque la unidad se denomine compra de insumos, el tema referente a los insumos ser expuesto y estudiado durante la segunda unidad de este mdulo. Por lo tanto, aqu nos guiaremos slo en lo concerniente al proceso de compra en planta extractora y sus atenuantes.

Vamos a estar muy atentos a la Unidad 1Bienvenidos

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ProPsitos de formacinA partir del estudio de esta unidad usted podr:

1. Realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores, aplicando protocolos tcnicos de la empresa y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la organizacin.

2. Desarrollar actividades de seleccin de cotizaciones y proveedores, aplicando los protocolos tcnicos previamente definidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo.

criterios de evalUacin: 1. Realizar actividades de solicitud de insumos a proveedores, aplicando protocolos tcnicos de la empresa

y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo de la organizacin.

Para el logro de este propsito se requiere que usted:

Defina los requerimientos de planeacin de recursos bienes y servicios, necesarios para ejecutar el plan operativo de las empresas, dentro de los planes de ahorro del presupuesto de compras.

Recopile la informacin necesaria para asegurar el cumplimiento de los requerimientos relacionados con la solicitud de insumos a proveedores y levante indicadores operacionales o de gestin, usando los lineamientos del Plan Operativo de Produccin.

Apoye la generacin de documentos y reportes de la actividad, en concordancia con los sistemas de informacin y control de la empresa, usando las herramientas informticas disponibles.

2. Desarrollar actividades de seleccin de cotizaciones y proveedores, aplicando los protocolos tcnicos previamente definidos y en concordancia con los objetivos del Plan Operativo.

Para el logro de este propsito se requiere que usted:

Recopile la informacin necesaria para aplicar criterios e indicadores en la seleccin de proveedores y cotizaciones.

Aplique procedimientos que permitan el desarrollo del flujo de acciones para la seleccin de proveedores y cotizaciones usando los lineamientos del Plan Operativo de Produccin y apoyndose en los sistemas de informacin y control de la empresa.

Apoye la generacin de documentos y reportes de la actividad de seleccin de proveedores y cotizaciones, en concordancia con los sistemas de informacin y control de la empresa, usando las herramientas informticas disponibles.

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Sesin 1. Conceptos generales de compra y su Importancia

Para el estudio del sistema de compra en una planta extractora, estableceremos tres factores de vital importancia que nos conducirn al entendimiento de lo que es el proceso de compra dentro de la misma: qu es comprar, estructura de compra, que la ligaremos principalmente a lo que es el departamento de compra, y los procedimientos generales de compra.

1. Concepto de compra

Veamos!

Comprar bsicamente es el proceso o la accin mediante la que se obtiene un bien o un servicio por cierta cantidad de dinero y donde, en primera instancia, intervienen quien desea comprar y quien est dispuesto a vender.

Definir el significado del trmino compra dentro del contexto industrial y comercial de una planta extractora se puede hacer de la siguiente manera: Dcese del proceso en el cual se puede adquirir un producto (insumos qumicos para tratamiento de aguas) o servicio (transporte de fruto desde las plantaciones) de buena calidad, a un precio adecuado, en el tiempo preciso y lugar determinado.

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Con base en esta primera aproximacin se puede plantear que comprar es un proceso mediante el cual se logra la ubicacin, la clasificacin de los proveedores y adems, por supuesto, la adquisicin de productos (insumos, materias primas, maquinaria, equipos, etc.), seguidamente de la negociacin sobre el valor y el escenario de pago. Esto conduce a que un buen seguimiento del proceso garantice el total cumplimiento de lo pactado.

Por lo ya expuesto, quiz la definicin antes usada para la administracin puede corresponder ms bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento o de provisin de materiales (insumos, equipos, dotaciones, etc.), y las distintas actividades que emanan de la misma definicin pueden, a travs de la divisin del trabajo, dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre ms genrico y/o completo.

Hay una serie de razones que nos permite deducir que el proceso de compra obtiene cierta importancia para el desarrollo de la actividad industrial, comercial y de adquisicin de bienes o servicios, entre los que se encuentran: la contribucin del departamento de compras en la consecucin de utilidades, el establecimiento de los precios de compra y venta, la accin eficiente de las inversiones, y los costos y renovacin de materiales.

Ahora, junto al proceso de compra aparece un trmino que se entiende como la gestin de compras: el conjunto de actividades a realizar dentro de la planta extractora para satisfacer una necesidad del mejor modo.

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El siguiente es el conjunto de actividades bsicas del proceso de compras que se pueden enumerar segn las siguientes funciones:

Localizacin de la necesidad (por ejemplo: insumos, materias primas, equipos, maquinarias, dotaciones, etc.).

Solicitud y estudio de alternativas de compra (por ejemplo: insumos qumicos, repuestos de equipos, reactivos para laboratorio, etc.).

Negociacin con los proveedores (por ejemplo: vendedores de repuestos de maquinaria, de reactivos, de dotaciones, etc.).

Ubicacin de rdenes de compra, el documento que inicia el procedimiento de compras (por ejemplo: una orden de compra para adquirir dotaciones, como guantes, overoles, cascos, etc.).

Seguimiento y activacin de rdenes de compra: estar pendiente de cmo va el proceso de adquisicin.

Recepcin de efectos comprados (por ejemplo: recibir las herramientas para el mantenimiento de los equipos del proceso).

Almacenaje y registro (por ejemplo: establecer las cantidades de los pedidos, los daos en los materiales y que sean los materiales solicitados, etc.).

Entrega de los insumos a quien los requiri.

Estudio permanente del mercado de oferta. Es as como podemos encontrar las mejores alternativas para lograr una adecuada adquisicin de insumos o materiales para la planta.

Mantenimiento de registros de stock. Estar al da al momento de registrar los materiales que se encuentran almacenados y en uso dentro de la planta.

Control de calidad. Con esto establecemos que las caractersticas de los productos comprados sean las mejores que se ofrecen en el mercado.

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2. Importancia de la funcin compras en una planta extractora

Una de las formas por medio de las cuales una planta extractora puede mejorar su competitividad frente al mercado es produciendo a costos menores y de buena calidad.

El expresar lo anterior nos lleva a que los procedimientos de produccin deban ser provistos de insumos que logren obtener las condiciones de mayor ventaja.

Entre otros aspectos, los siguientes nos permiten lograr estas mejores condiciones:

Los precios de compra, que sean los adecuados para los insumos a adquirir. Los periodos de pago, plazos razonables para cumplir con las obligaciones de pago. Los periodos de entrega y el servicio de posventa, que la llegada de los insumos se d en los tiempos

estipulados y que se cumpla con las garantas pactadas. La calidad, que los insumos adquiridos posean las mejores caractersticas dentro del mercado. La permanencia de los proveedores, constituir una relacin de confianza entre el proveedor y el cliente.

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Dentro de las ms importantes responsabilidades de los directores de las empresas y, por supuesto de las plantas extractoras, estn las de conducir y regular los procedimientos de compra con el fin de cumplir con los protocolos de produccin y de ventas. La planificacin de dichos procedimientos conlleva a generar una relacin directa con las dems funciones de stock. Una gestin exitosa del proceso de compras y del manejo de proveedores conduce al establecimiento de un flujo adecuado de materiales y de distribucin y entrega de los productos terminados a los clientes.

El valor del proceso de gestin de compras se ver reflejado en el cumplimiento de actividades tales como:

Ejercer el control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros, saber qu insumos adquirir y en cules condiciones comprarlos.

Manejar el stock mnimo que asegure el cumplimiento de las ventas esperadas, hacer el registro de lo que se compra y lo que se va a vender para no tener problemas de abastecimiento de insumos, ni de productos terminados.

Localizar fuentes de abastecimiento, ubicacin adecuada de los proveedores, los que den las mejores opciones de compra (por ejemplo: precios, facilidad de transporte, cantidades, calidades, etc.).

Posibilitar la investigacin y la consecucin de nuevos materiales, proveedores o insumos disponibles en el mercado, no estar cerrado a otras opciones para el abastecimiento de la planta.

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Sesin 2. Clasificacin de las compras en planta extractora

Inicialmente es importante diferenciar el tipo de materiales, entre los que se consideran directos a la produccin en planta extractora, tales como las materias primas, insumos (reactivos para laboratorio), maquinaria y equipos de proceso y los que son indirectos: como los auxiliares y herramentales.

En una planta extractora se puede clasificar las compras de la siguiente manera:

Compras por la frecuencia del material

En la esta clasificacin se lleva a cabo la compra de los materiales segn sea la periodicidad con la que son utilizados dentro de la planta extractora. Por ejemplo, las llamadas compras de capital como: edificaciones y/o bienes inmuebles (edificio de administracin para una planta) y maquinaria pesada se dan con poca frecuencia. A su vez la compra de materias primas (fruto de palma o caa) e insumos (como por ejemplo qumicos para tratamiento de aguas) es repetitiva.

Las compras de poca frecuencia se trabajan por medio de una serie de rdenes directas y/o abiertas, en las que no se hace necesario llevar a cabo una especificacin de la cantidad constante a recibir y se dejan en libertad con el fin de poder organizar otra compra en el momento en que sea requerido.

El proceso de compras frecuentes se diferencia de las compras poco frecuentes en que las repetitivas requieren de un programa con cantidades y fechas especficas para recibirlas, con el fin de que el proveedor se encuentre preparado para cualquier peticin de material en el momento que se requiera.

Compras para reabastecer stocks

La siguiente categora se enfoca en el abastecimiento de materiales y es, a su vez, usada para ejercer el control de los suministros que trabajan directamente con el proceso de produccin en una planta extractora. El fin de esta clasificacin es lograr el aprovisionamiento necesario de materiales sobre las mnimas corridas de produccin.

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Se compra cierta cantidad de material con el fin de tener una reserva en el almacn, cuya utilizacin en el proceso de produccin se dar cuando se requiera y, adems, sin producir una falta en las existencias (por ejemplo: adquisicin de insumos como: dotaciones, qumicos y combustibles; compra de fruto para extraccin diaria y de acuerdo a las corridas de produccin). Utilizar esta clase de clasificacin depende de la forma como la empresa lleve a cabo los planes para el requerimiento de los materiales.

Compras por trayectoria (opcional para planta extractora)

Consiste en la disminucin del costo que conlleva el transporte de los materiales, donde se incorporan los costos aduanas, recorrido y traspapeleo, entre otros. Cuando se elige esta clasificacin es necesidad del proceso de compra ubicar geogrficamente los materiales a adquirir. As, al pedir los materiales, se har basndose en tal ubicacin y su respectiva recoleccin se concentrar en los determinados puntos a su disposicin (por ejemplo: el transporte de fruto desde las plantaciones). Si al momento de la recoleccin de los materiales estos se encuentran ubicados en puntos comunes es posible que los costos de dicha operacin se minimicen, por disminucin en costos de transporte y por aprovechamiento de tiempo en los recorridos para la recoleccin de los mismos. Para poder llevar a cabo esta clasificacin es indispensable tener una negociacin previa con los proveedores para acordar las condiciones de recoleccin de los materiales.

Compras por la naturaleza de los materiales

En esta clasificacin se observa la relacin existente entre los materiales y el tipo de embalaje donde son transportados. Esto conduce a hacer una identificacin de la naturaleza fsica del material, donde se puede seleccionar entre insumos de tipo slido, lquido y gaseoso (en planta extractora podemos encontrar qumicos para tratamiento de aguas, reactivos para laboratorio, combustibles, etc.). Cuando el tipo de material sea identificado y su embalaje especificado, es posible tramitar la compra de todos los materiales que se encuentren especificados en la misma categora.

Compras por el costo del material (opcional para planta extractora)

La ltima clasificacin es por el costo del material, lo que quiere decir que se establece el valor monetario del material entre lo ms y lo menos costoso. Si se desea utilizar esta clasificacin para una planta extractora se hace indispensable determinar para cada material un cdigo que ser denominado A, B o C en correspondencia a la importancia del mismo financieramente hablando.

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El cdigo A representa un material financieramente de alto valor (maquinaria pesada: cargadores). Lo cual nos indica que las compras del mismo se harn en pequeas proporciones y requerirn de monitoreo constante.

Los materiales con el cdigo B son los que poseen un valor intermedio financieramente hablando (materias primas, fruto para proceso; insumos, qumicos y reactivos). No es indispensable un monitoreo constante y su compra se llevar a cabo con normalidad y de acuerdo con las necesidades de produccin.

Por ltimo, los de tipo C son aquellos materiales que se compran normalmente y que no requieren una vigilancia constante (dotaciones, guantes, overoles, botas, etc.).

La utilizacin de la tcnica del ABC no impide que se pueda ejecutar una serie diferente de tcnicas para la seleccin financiera de los materiales que la planta extractora desea adquirir y que permitan llevar a cabo un proceso gil, que proporcione a su vez mejores bsquedas de materiales, de nuevos proveedores y el acuerdo de precios ms adecuados con condiciones de negociacin ms claras.

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Sesin 3. Estructura de compras en planta extractora

Para efectos del mdulo y en una planta extractora, la estructura de compra estar compuesta por el departamento de compra.

1. Departamento de compra planta extractora

Se hace importante para la planta extractora poseer un departamento de compras, ya que por medio de este se pueden ligar las necesidades para el proceso de produccin al abastecerlo de los materiales (insumos) indispensables para desempear su tarea. Otro motivo es que en este departamento se establece el proceso de pagos.

Habitualmente el proceso de compra comienza por las necesidades de las diferentes reas de la planta y es establecido por medio de un documento escrito. Es all donde el departamento de compras da inicio al proceso de compra o gestin. El encargado es quien realiza las comparaciones y, a su vez, selecciona al proveedor. Posteriormente es generada la orden de compra con el fin de comunicar al respectivo proveedor que la compra ha sido otorgada e informarle a los dems departamentos de la planta. Por ltimo, en el proceso de compra se realiza la recepcin de los materiales y la factura con el fin de emitir el pago correspondiente.

Se concibe como poltica de compra los tpicos que se manejan desde de la direccin de la planta en referencia a tipos de proveedores, formas de pago, plazos de pago y condiciones para realizar las adquisiciones. Cada peso de menos que se pague por cualquier tipo de bien o servicio representar un efecto positivo en la utilidades de la planta.

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Las caractersticas con la cuales debe cumplir un jefe de compras son las siguientes:

Saber negociar con los proveedores para obtener las mejores condiciones al momento de comprar. Tener la capacidad de tomar decisiones y asumir posiciones sin llegar a excederse. Estar actualizado en los temas de mercado. Saber elegir los proveedores. Poder comparar las alternativas y determinar cules son las ms

convenientes. Minimizar la gestin administrativa de compras. Llevar a cabo los pasos necesarios para realizar una

compra adecuadamente, pero sin exagerar. Poseer conocimiento tcnico. Tener las capacidades para desempearse en su campo.

2. Objetivos del Departamento de compras en planta extractora

Objetivos Generales de un departamento de compras.

Los objetivos generales de un departamento de compras para planta extractora son:

Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la planta. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado

(insumo), dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras. Establecer proveedores bien evaluados. Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para

poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y distribucin.

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Objetivos Especficos de un departamento de compras.

Los objetivos especficos de un departamento de compras para planta extractora son:

Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y calidad adecuada delos artculos. Implantar polticas de compra que beneficien a la planta. Desarrollar ptimos procedimientos y controles. Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de compras, que estar equilibrado con

los buenos resultados obtenidos. Informar a los directivos de la planta sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la

planta. Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y potenciales. Mantener comunicacin dinmica y constante con los ejecutivos de la planta, que directa o indirectamente,

determinen cules sern los programas de produccin para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

Cooperar con otros departamentos de la planta (ventas, recursos humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

Estar al da de los avances existentes en mtodos y tcnicas de compras. Obtener la aprobacin de control de calidad sobre nuevos artculos que requieran de un proveedor nuevo.

Para este propsito se debern obtener muestras de los proveedores potenciales. Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. Puntualizar normas de conducta moral. Obtener utilidades para la planta.

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3. Relacin del Departamento de compras con otros departamentos

El departamento de compras se relaciona intensamente con numerosas funciones de la planta, entre ellas con:

Direccin general

Estipula las pautas de ejecucin de las operaciones, las actividades y caracteriza el entorno y sus cambios.

Produccin

Genera la informacin referente a los plazos de entrega, valor de los insumos y calidades requeridas. En ciertas oportunidades se presentan complicaciones entre este departamento y el de compras. El inters del personal de produccin consiste en producir objetos (producto terminado, aceite de palma o jugo de caa) y lograr el cumplimiento de las metas. Por tal motivo se hace necesario poseer las cantidades adecuadas de suministros dentro del inventario. La costumbre de los trabajadores que intervienen en produccin es utilizar un material y, por esto, desean siempre lo mismo y no debera ser objeto de cambio. Sin embargo, el departamento de compras no puede regirse por esta condicin al momento de abastecer y debe optar y flexibilizar los trminos de adquisicin de productos.

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Finanzas

Establece y conduce las polticas financieras, de presupuestos y de requerimientos de fondo.

Recepcin y almacenes

Realiza las actividades administrativas sobre los movimientos y la coherencia en cuanto a los lugares y ubicacin de materiales. Es responsabilidad de este departamento el proceso de descargue de los materiales que fueron objeto de adquisicin (insumos), detallarlos, revisarlos y trasladarlos a los respectivos puntos de utilizacin y a los lugares de almacenamiento dentro de la planta.

Dicho departamento dirigir la revisin de los embarques con el fin de vigilar en qu condiciones se presentan, si estn completos, que sean los materiales solicitados con la orden de compra y que coincidan con las descripciones de los mismos. De haber inconvenientes con el pedido, se har el respectivo reporte al departamento de compras para que se encargue de aclarar con el proveedor lo ocurrido y poder negociar nuevas condiciones para el reemplazo de los materiales o el pago de un seguro con el que se cubran los daos. Si los materiales solicitados se encuentran en buenas condiciones se proceder con el pago de la factura al proveedor.

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Contabilidad

Este departamento se encarga del control de inventarios, de los costos de material y del aprovisionamiento de las compras. Aqu se administran los gastos equilibradamente, manejndolos entre activos y pasivos de la planta. Adems es el que se ocupa de lo concerniente al papeleo al interior de la empresa para dar movimiento al inventario e introducirlo en el estado de resultados, de la facturacin y el registro de las operaciones financieras

Ingeniera

El departamento de ingeniera se encarga de disear las partes y etapas del proceso de produccin o fabricacin de los respectivos productos y efecta las reformas, modificaciones y/o innovaciones de los procedimientos de fabricacin del producto.

All se establecen los requerimientos de compra de insumos, materiales y sus especificaciones, resistencias, tolerancias, partes estndar y otras condiciones de acuerdo con el material como: dureza, dimensiones, tensin y resistencia, entre otras.

Lo que hace el departamento de compras es recomendar variaciones o transformaciones dentro del diseo y las presenta en las respectivas reuniones de proceso donde los que intervienen son: ingeniera, compras, calidad y proveedores.

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Departamento legal

Debido a que las rdenes de compra ejercen como contratos legales, para las plantas extractoras, como para toda empresa, se hace necesario el establecimiento de un departamento donde se revisen las clusulas de los contratos para la respectiva proteccin. En el momento en que se revisan los contratos, las transacciones se pueden llevar a cabo por formas impresas previamente aclaradas. Dicho proceso es realizado por abogados. De haber necesidad de formalizar un contrato especial, hay que acudir al departamento jurdico-legal con el fin de asesorarse adecuadamente. El departamento de compras al ejercer como ente legal de la compaa puede y debe solicitar la firma de varios departamentos entre los que se encuentran: finanzas, contabilidad y el legal, por medio de los cuales se puede autorizar la compra.

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Sesin 4. Compras en el ciclo del abastecimiento3

1. La Funcin de abastecimiento y su ciclo

El abastecimiento es la funcin logstica que proporciona a las reas de la empresa los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misin productiva. Compras como parte de la funcin de abastecimiento es el proceso de adquisicin de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, con la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposicin de las operaciones de la empresa en el lugar y momento requerido.

El encargado del rea de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinacin de todas las actividades vinculadas con la adquisicin de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre las que se pueden nombrar las siguientes:

Compras Recepcin Almacenamiento Gestin de inventarios

Todas estas actividades interactan en forma dinmica, dando origen a lo que se denomina el ciclo de abastecimiento:

Figura 1. Ciclo del abastecimiento Fuente: La gestin del abastecimiento. MONTERROSO, Elda, 2002

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La secuencia de actividades involucradas en el proceso de aprovisionamiento comienza con la recepcin de necesidades de requerimientos de bienes y/o servicios, y ya sea que se traten de adquisiciones aisladas (por nica vez) o de compras peridicas, el proceso lleva implcita la bsqueda y seleccin de proveedores. Para las adquisiciones peridicas se confecciona un programa de abastecimiento, de acuerdo al pronstico de la demanda y las polticas de inventario establecidas

Cuando en los almacenes se detecta la necesidad de reponer existencias, el rea de Compras emite una orden de pedido y la enva a los proveedores, quienes entregarn posteriormente lo solicitado en el rea de Recepcin.

Una vez controlada la entrega, las mercaderas se trasladarn a los Almacenes, donde permanecern hasta el momento de su consumo en el proceso productivo; as, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de pedido, dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento.

A continuacin se ampla ms estos conceptos.

2. Actividades del ciclo de abastecimiento

Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

Clculo de necesidades

Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto.

El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.

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Este clculo de necesidades debe estar enmarcado en un proceso de planeacin de compras, que consiste en un sistema de planes elaborados y dirigidos a administrar las compras en una planta extractora, con lo cual se puede responder a los siguientes interrogantes:

Qu comprar? Cunto? Cmo?

Cundo? A quin?

Al momento de analizar los presupuestos destinados a produccin, salen a flote las necesidades de materiales que deben ser objeto de compra. Es por esto que es relevante hacer un presupuesto de compras. Durante el establecimiento de cada periodo de produccin se calculan los requerimientos de adquisicin, para responder con las necesidades de elaboracin de productos y conservar las existencias nivelando el stock de seguridad.

Compra o adquisicin

Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente. Los principales objetivos especficos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento.

Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.

Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa

Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada

Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales

Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin

Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

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Obtencin

La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

Almacenamiento

Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Mantenimiento de la seguridad.

Conservacin de los materiales.

Reposicin oportuna.

Despacho o distribucin

Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.

Control de stocks

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos de abastecimiento.

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Utilizacin de desperdicios

Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas para la empresa.

3. Flujograma del ciclo de abastecimiento

A continuacin se muestra un flujograma del ciclo de abastecimiento, haciendo nfasis en compra y recepcin de insumos, como aspectos centrales de este mdulo:

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Figura 2. Flujograma del ciclo de abastecimiento Fuente: Mdulo Virtual Recepcin de Insumos, Unab

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Sesin 5. Procedimiento de compras en una planta extractora

El departamento de compras requiere, para su buen funcionamiento, estar regido por una serie de pautas tiles, procedimentales y constructivas, cuya precisin debe llevar a la ejecucin clara de las instrucciones preestablecidas y a que se desarrollen de la misma forma continuamente.

Es de tal manera que se formulan e instituyen las etapas estandarizadas, teniendo como objetivo realizar la especificacin de cada operacin o conjunto de las mismas y propiciar el acompaamiento con otros departamentos de la planta y de los entes exteriores que se encuentren interesados.

Para exponer claramente lo anterior se presenta un procedimiento para realizar el proceso de compra.

Requisicin.

El presentar una requisicin consiste en hacerle al proveedor un requerimiento o solicitarle acerca de las necesidades de la empresa en cuanto a la demanda de compra (por ejemplo: requerimiento de insumos qumicos para laboratorio).

Frecuentemente la forma de realizar dicha solicitud es verbal y, producto de dicha operacin, se concurre en un dilogo entre el proveedor y bien o servicio requerido.

Me formulo la siguiente pregunta:Qu contiene una requisicin?

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Cotizacin.

Al solicitar una cotizacin se establece por parte del proveedor el valor del insumo en cuestin, la cantidad a pagar por l, los plazos y mtodos de pago para adquirir el servicio o bien. All se inicia la negociacin entre el proveedor (oferente) y el comprador (demandante). Por ejemplo: solicitar la cotizacin de unas dotaciones para los trabajadores.

Me formulo la siguiente pregunta:Qu contiene una cotizacin?

Pedidos u rdenes de compras.

El hacer un pedido o formalizar una orden de compra consiste en desarrollar un documento escrito, donde se expresan o estipulan las cantidades y calidades de los materiales de parte del proveedor hacia quien hace la solicitud, donde se establece el lugar y el tiempo de entrega adecuados para concluir el proceso (por ejemplo: solicitud de 100 overoles para entregar en la planta a los 15 das de hecho el pedido).

Sobre un pedido o solicitud de insumos se pueden efectuar cambios en cuanto a tamao, impresin, forma, pero por ningn motivo se puede cambiar el objetivo, que es efectuar el requerimiento de un bien o servicio. Al realizar un pedido, este deber comprender al menos los siguientes elementos: autorizacin, precio, condiciones de pago, proveedor asignado, lugar de entrega, fecha requerida, nmero de referencia, valor total, unidad, cantidad, descripcin y clusulas.

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Me formulo la siguiente pregunta:Qu contiene una orden de compra?

Confirmacin.

Este proceso consiste en avisar al proveedor que el material solicitado ser adquirido. El primer paso que debe ejecutar el encargado es asegurarse que quien provea el material est consiente y a su vez enterado de que existe un pedido a su favor, y que est de acuerdo en lo que tiene que ver con precios, datos, fechas, cantidades, entre otros conceptos que incurren en la orden de compra (por ejemplo: contactar al proveedor y avisarle que la compra de los overoles se va a realizar y que debe estar preparado y de acuerdo con las condiciones establecidas para hacer el negocio).

Recibo de materiales.

En cuanto a este paso se debe ser preciso: el departamento de recibo proceder con la verificacin de la entrega realizada por el proveedor y que esta contenga exactamente lo estipulado en la orden de compra o pedido y en la cantidad adecuada (por ejemplo: se establece la llegada de los overoles y que estn los 100 que se pidieron con las cantidades correspondientes).

Para dar por concluida la recepcin o recibo de materiales, es indispensable llevar a cabo el desarrollo del reporte de recibo, donde son especificadas cuestiones como: cantidad recibida, entrega parcial o total, nmero de pedido, observaciones, nombre de proveedor, descripcin, fecha y las autorizaciones correspondientes.

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Control de calidad.

Para toda clase de material solicitado se hace relevante establecer la calidad. Los bienes recibidos sern revisados y se evaluar el servicio prestado por el proveedor. Si el pedido contiene daos, defectos o materiales que no estn completos, sern retirados, contados y registrados con el fin de realizar la respectiva devolucin al proveedor que efectu la entrega (por ejemplo: hacer una revisin exhaustiva sobre los overoles adquiridos para establecer las condiciones en las que fueron entregados).

En este paso hay departamentos que intervienen, tales como el de administracin e ingeniera, con el fin de alcanzar el objetivo principal que con-siste en certificar y asegurar aquellos productos que posean la mejor calidad. Lo que en principio se consideraba de inters exclusivo del grupo de tcnicos en control de calidad, se convierte en este momento en prioridad de ingenieros y gerentes.

Rechazos y/o devoluciones.

Efectuar la devolucin en forma fsica de los insumos adquiridos que no posean las caractersticas evaluadas se debe, indispensablemente, acompaar por un documento en el que se describen los motivos por los cuales se presenta dicha accin (por ejemplo: un documento que consigne que se van a devolver 15 overoles por defectos de fbrica).

El ejercicio de rechazo y/o devolucin de materiales traer consecuencias en cuanto al pago hacia el proveedor y, a su vez, repercutir en el siguiente pedido. Para que este proceso quede consignado en los informes de la planta se debe hacer un documento al responsable comprador.

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Pagos.

El proceso de pago consiste en hacer la remuneracin por la obtencin del bien o servicio al respectivo proveedor. Se puede realizar en efectivo, trasferencias electrnicas u otro medio que consista de manera indirecta en el cobro de dicha cantidad en efectivo, en manifiesto de la factura correspondiente (por ejemplo: se hace el pago respectivo por los 100 overoles comprados).

Controles complementarios.

En ciertas empresas slo existe la nocin acerca del control complementario como la disposicin de una persona o seccin donde se regulen las acciones propias en cuanto al de proveedores.

Al poseer la mayor cantidad de informacin posible en el momento de la negociacin, mejores sern las oportunidades del comprador para conseguir lo que desea de parte del proveedor. Esta puede ser una tarea opcional dentro de la planta.

A continuacin se presenta el esquema de un procedimiento de compras llevado a cabo por las empresas.

Con el fin de profundizar en aspectos de gran importancia para su formacin, en las siguientes tres sesiones se detallarn los temas: Proveedores, proceso de adquisicin y aspectos relacionados con el proceso de pago, en el marco del proceso de compras en una planta extractora.

Figura 3. Flujograma del procedimiento de compras en una planta extractora Fuente: Mdulo virtual Recepcin de insumos,

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Sesin 6. Proveedores

1. Concepto de proveedor

Segn la ley colombiana, esbozada en los efectos del Artculo 1, Literal C del Decreto 3466 de 1982, se entiende por proveedor en general: Toda persona natural o jurdica, que distribuya u ofrezca al pblico en general, o a una parte de l, a cambio de un precio, uno o ms bienes o servicios producidos por ella misma o por terceros, destinados a la satisfaccin de una o ms necesidades.

Desde esta ptica, la calidad de proveedor se adquiere por el slo hecho de reunir las condiciones sealadas anteriormente, sin tener en cuenta la clase de comercio en que se desarrolle la actividad econmica. Por lo tanto los proveedores del comercio informal estn sujetos a las disposiciones de proteccin al consumidor, mxime cuando dichas normas son de orden pblico y por consiguiente irrenunciable.

El concepto de proveedor se puede ligar a toda persona natural o jurdica que est en capacidad de surtir o cumplir con las necesidades de la planta extractora en cuanto a sus existencias (mercaderas, materias primas, insumos, envases, etc.), que, a su vez, la planta posteriormente transformar, elaborar o vender. Por ejemplo, al considerar una planta extractora de aceite crudo de palma, los proveedores sern aquellas empresas que le suministren: racimos de fruta fresca para la extraccin, qumicos para tratamiento de aguas, reactivos para laboratorio, combustibles, dotaciones para personal, maquinarias y equipos, etc.

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2. Influencia de los proveedores en la bsqueda de calidad

Al momento en que se elige el proveedor y, justo antes de darle el visto bueno para los embarques de productos o el ofrecimiento de servicios, se debe cumplir con una cantidad de criterios para la respectiva calificacin sobre los insumos o servicios. Durante el desarrollo de esta evaluacin puede haber muchas variantes y la complejidad de los procedimientos depende de las caractersticas de los insumos, de la tecnologa utilizada, de cun importante sea el empleo del insumo para la planta y otros factores con similitudes.

Se debern encontrar informes en cuanto a la calidad de los proveedores, los cuales servirn a la planta para estar seguros de que sus respectivos proveedores posean un flujo de informacin continuo, oportuno y explicito, con el cual pueda conocer su desempeo.

Dentro de lo que es el desempeo de un proveedor, la calidad hace parte de una lista de tres factores. Los otros dos consisten en entregas y costos sobre los insumos enviados. Hay una serie de procedimientos que sirven para hacer el clculo del ndice general de desempeo en cuanto a proveedores, donde se determinan valores distintos a los que se asignan en los tres factores de desempeo.

Anteriormente los ndices de calidad se establecan como de aprobacin sobre los lotes. El ndice de calidad del proveedor debe reflejar cualquier inconveniente que se presente con la mercanca, en este caso con los insumos luego de ser recibidos y aprobados. Es importante que contenga tal informacin y se podra dar en cuestiones como: inconvenientes observados en la lnea de produccin (proceso de extraccin) o en los trabajos de campo (por ejemplo: en los insumos para las plantaciones, fertilizantes).

Si se desea un procedimiento ms sencillo al momento de evaluar los proveedores, se pueden evaluar las entregas de insumos a tiempo y destiempo.

Al llevar a cabo los procedimientos de evaluacin, los inconvenientes ms persistentes que se pueden encontrar radican en la disponibilidad de los datos requeridos. En muchas ocasiones se deben conseguir en diferentes departamentos y puede que hasta en varias empresas de acuerdo a lo que se haya adquirido. Esta es una situacin que necesita de correccin con el fin de llegar, como planta extractora, a poseer un sistema de evaluacin sobre los proveedores ms efectivos, y propicie el valor ms adecuado en cuanto a la actuacin del proveedor.

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3. Cooperacin de los proveedores

Un buen sistema de control para la evaluacin de los proveedores debe revelar todos los defectos, sean estos del proceso o de los insumos. Cuando una planta extractora realiza una encuesta a un proveedor sta conduce a la exploracin sistemtica en cuanto a sus capacidades comerciales y tcnicas desarrolladas. Un equipo comn de encuestadores debe estar conformado por:

El comprador (planta extractora)

El ingeniero de produccin (ingeniero de procesos) y

El ingeniero de calidad de la planta.

Para mejorar las encuestas aplicadas a los proveedores se pueden hallar varias maneras, tales como establecer una lista de candidatos a proveedores obtenida por evaluacin de registros industriales, listas de cmaras de comercio u otras asociaciones industriales, con los servicios de examinacin o investigacin financieros o crediticios y otras similares.

Se hace evidente que el proveedor al que se le efecte dicha encuesta debe comprometerse a cumplir con las normas de calidad y, adems, estar dispuesto a entablar una relacin comercial y tcnica con la planta a la cual le preste el servicio.

Conocer el historial de los proveedores conduce a desarrollar encuestas ms adecuadas y concretas. Los encuestadores (personal planta extractora) deben estar al tanto del desempeo del proveedor durante por lo menos un ao, donde se incluyen los procedimientos de correccin que se produjeron por insumos o servicios defectuosos.

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En ocasiones una planta extractora logra actualizar sus registros sobre los proveedores por medio del desarrollo de estas encuestas. Al existir relaciones frecuentes con los proveedores se facilita dejar de hacerles encuestas formales debido a la confianza que se genera. Para llevar un historial adecuado de los proveedores se recomienda hacer por lo menos una encuesta anual.

4. Seleccin de proveedores

Este es un proceso que debe llevarse a cabo consecutivamente con el fin de poseer en todo momento una buena base de datos sobre los posibles candidatos en cuanto a buenos precios y condiciones de compra. Para desarrollar el proceso de seleccin de proveedores debemos tener en cuenta los siguientes factores:

Tiempos y/o plazos de entrega de insumos. Calidad de los insumos solicitados. Fiabilidad, confianza en el proveedor. Posibilidades futuras de desarrollo, mejora en los procesos de fabricacin de los insumos. Escenario econmicofinanciero, desenvolvimiento en el mercado. Cuando ya se haya escogido el proveedor, se formula la orden de compra, que es el documento con

el que un proveedor y un comprador (planta extractora) hacen el compromiso de cumplir con lo que se pact.

5. Alianzas estratgicas con los proveedores

El paso del tiempo empez a indicar la imperiosa necesidad de entablar mejores relaciones entre proveedores y clientes (planta extractora). Por tal motivo los unos como los otros han buscado establecer procedimientos de mejora con el fin de beneficiar a ambas partes, con lo cual se obtienen ventajas, tales como:

Mejoras en la calidad de los insumos vendidos y comprados. Reduccin de costos por buenas negociaciones entre proveedores y planta. Reajuste de los tiempos de entrega, mejora en los plazos de envo, de recepcin, etc. Certificar el negocio para ambas partes, que los dos estn dispuestos a reconocer la realizacin del

negocio.

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Una forma de establecer relaciones proveedorplanta extractora es hacer el abastecimiento de los insumos de una sola fuente, si se negocia con un solo proveedor. Claro est que se puede caer en riesgo de no salir de este para buscar o investigar propuestas diferentes.

En cuanto al sistema JIT (just in time, que para este caso lo podramos traducir como justo a tiempo), la relacin proveedorplanta extractora adquiere cierto valor agregado, debido a que de la precisin en los procedimientos de parte del proveedor dependern los procesos de produccin de la planta. Por medio de la utilizacin de dicho sistema se producen reducciones en los costos de almacenamiento y una mejora significativa en cuanto a la realizacin de compras futuras.

6. Evaluacin de proveedores Al momento de hacer la evaluacin de los proveedores, quien posee la responsabilidad para dicha tarea es el director del departamento de calidad de la planta. Esta persona se encarga de construir una lista con los proveedores que fueron aceptados y debe incluir a los proveedores de materias primas e insumos, evaluados y calificados de acuerdo con los siguientes criterios:

Valoracin del sistema de calidad del proveedor. Cmo es el departamento de calidad del proveedor. Estimacin de primeras muestras. Cmo se comportan los insumos enviados por el proveedor para ser

probados en primera instancia y dar un visto bueno de ellos. Existencia de datos histricos, el comportamiento en el ltimo tiempo de los insumos vendidos por el

proveedor. Certificacin del proveedor por un organismo reconocido, como cmaras de comercio u organizaciones

comerciales y financieras donde se encuentre inscrito para que se certifique su existencia como entidad seria.

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La evaluacin realizada sobre los proveedores arrojar como resultado un informe (Evaluacin de proveedores), en donde se detalla la calificacin asignada a cada proveedor.

Supervisin de los proveedores

Por medio de los informes de recepcin y no conformidad, el director del departamento de calidad de la planta podr mantener un historial de los suministros de insumos realizados por cada proveedor. En el momento que los resultados de la revisin de los insumos, a juicio del director de calidad, no sean admisibles, se proceder con la salida del proveedor de la lista de seleccionados y se comunicar de dicha decisin a los directores de los departamentos de compra y produccin de la planta.

7. Manejo integral de los proveedores

Llevar a cabo un manejo integral de los proveedores (aliados estratgicos) ha pasado a ser una de las bases para la estrategia gerencial en la actualidad, por ser el principal tem dentro de la cadena de suministro.

Contar en la planta con una base de datos codificada, clasificada y segmentada de proveedores, es una prenda de garanta para desarrollar una gestin ms adecuada, produciendo la disminucin de los riesgos y, adems, de un ahorro en cuanto a recursos de manejo y administracin.

A continuacin se mostrar lo que un sistema de manejo de proveedores adecuado debe lograr:

Minimizar los costos de la cadena de suministro de insumos, estableciendo y excluyendo los costos que no agregan valor al proceso compra.

Promover y llevar a cabo un proceso de mejora continua al interior de los proveedores, para que sean ms competitivos al momento de ofrecer los insumos.

Impulsar la asociacin y cooperacin entre grupos de proveedores para conseguir mejor posicin en los procesos de negociacin en cuanto a los insumos que ofrecen en el mercado.

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Garantizar el suministro de insumos y servicios a la planta externo, transfirindole parte del valor agregado obtenido en la cadena por medio de la reduccin de precio.

A continuacin se describen los aspectos ms importantes relacionados con el manejo integral y las relaciones con los mismos.

Seleccin e Inscripcin. Toda planta extractora debe tener una base de datos de los proveedores, con la cual se pueda responder con el suministro de los insumos y servicios, centrndose en los requerimientos y en el escenario definido durante la negociacin.

El nmero y la cantidad de los proveedores, de acuerdo con lo antes mencionado, ms que ser el fin es el medio, debido a que lo que se busca es garantizar el suministro de insumos. Teniendo en cuenta esto, el departamento de compras de la planta debe establecer las estrategias y polticas de compra, que se encuentren ligadas con las que posee la planta, y as se lograr consolidar una base de datos de proveedores que le permitir adquirir lo mejor del mercado de insumos.

Cuando se hace la segmentacin de los proveedores lo que se busca es que ellos concentren su ejercicio en cuanto al suministro de insumos y servicios con los que se establece su negocio. Esto permite precisar una estrategia para el abastecimiento, favorece el fortalecimiento de sus lneas de negocio y permite conseguir un mejor nivel de profesionalismo.

De la forma como los proveedores logren impactar en la planta extractora depender la segmentacin. Por tal motivo para cada segmento se plantearn estrategias, relaciones comerciales y procedimientos de manejo distintos.

Evaluacin del desempeo Al definir los segmentos en los que se dividen los proveedores, la etapa siguiente ser el establecimiento de la evaluacin de desempeo para poder:

Establecer las oportunidades para ofrecer mejores insumos. Reducir las dificultades de aprovisionamiento con la disminucin de los retrasos en la cadena de suministro

de insumos. Facilitar las herramientas a los encargados de los negocios para que decidan con base en el desempeo

y as dar transparencia a la asignacin de negocios. Exaltar la capacidad del proveedor y/o apoyar su motivacin. Comprobar el comportamiento y seguimiento de la capacidad de cumplimiento del proveedor para hacer

el abastecimiento de insumos.

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Conseguir que todos los proveedores estn por encima de la calificacin definida como objetivo estratgico de la planta.

Poder cumplir con los objetivos planteados puede depender, en buena medida, de la forma como se evalu a los proveedores y, para avalar su efectividad se efecta el siguiente procedimiento metodolgico:

Establecimiento de las polticas y procedimientos de venta de insumos. Consolidacin de los criterios con sus ponderaciones, caractersticas de los insumos que ofrece. Manejo de herramientas tecnolgicas, software para desarrollar los procedimientos de venta o ventas en

lnea. Formacin a los clientes (personal planta extractora). Muestra de resultados, establecimiento y anlisis de la calificacin obtenida. Concepcin de planes de mejora, las estrategias de cambio.

Desarrollo. El conjunto de procedimientos integrados y sistematizados que conducen a fortalecer las relaciones con los proveedores de la planta se conoce como desarrollo.

Implementar un programa de estas caractersticas maximiza la productividad y competitividad dentro de las cadenas productivas de los proveedores que la conforman y que, a la vez, hacen parte de la red de suministro de materias primas, insumos y de los diferentes bienes y servicios requeridos por la planta.

Para el caso colombiano se puede aplicar este tipo de programas, fundamentalmente porque en la actualidad las plantas extractoras reciben el 80% de los suministros del 20% de los proveedores y viceversa y, por ende, los porcentajes de pago se presentan de la misma manera. Esto ha originado que los que se encuentran dentro del 80% de los proveedores (pequeos proveedores) busquen participar del mercado al por mayor, pero al trabajar solos no puede competir con los grandes ya establecidos.

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Sesin 7. Proceso de adquisicin

De acuerdo al flujograma del proceso de compra presentado con anterioridad, dos aspectos importantes para profundizar son la gestin de cotizaciones y la gestin de pedidos.

1. Definicin de cotizacin

Una cotizacin establece la forma, la cantidad y los plazos para el pago de los insumos o servicios adquiridos por la planta extractora. Con esto se pueden abrir las negociaciones entre los proveedores y los compradores.

2. Gestin de cotizaciones

El proceso de adquisicin da inicio con la presentacin al cliente (planta extractora) de la propuesta de venta en los formatos solicitados, denominados requerimientos de cotizacin. Luego se presenta la exposicin por parte del proveedor de dicha cotizacin. El posible comprador (planta extractora) y el proveedor requieren comprender las implicaciones de la propuesta, de las condiciones de entrega y los procedimientos con los que deben cumplir cada uno. Dicha comprensin es derivada de la comunicacin clara y precisa entre los participantes.

El procedimiento de adquisicin posee los siguientes pasos, pero nos concentraremos en lo referente a las cotizaciones:

a) Coordinacin

Es el proceso de comunicacin que se debe presentar entre los distintos departamentos interesados en la adquisicin de los insumos y los proveedores que estn en la capacidad de suministrar tales materiales.

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b) Prerrequisitos

Consiste en el lapso que se da al proveedor de desarrollar una clara apreciacin de todos los procesos de la planta y el uso de los productos que se van a adquirir, para que su rol sea entendido no slo por l sino por otros tambin en las dems reas de la empresa (produccin, calidad, ingeniera, etc.).

Un proveedor, cuando est al tanto de los pormenores de las necesidades y al consultarlo con la planta, podra sugerir pequeos cambios en algunas actividades o el orden de las actividades, dependiendo en el programa/proyecto en particular u otros obstculos para el cual se requieren dichos insumos.

3. Concepto de Pedido

El pedido es definido como aquella solicitud concisa de los insumos que la planta desea adquirir de un proveedor. Lo anterior se lleva a cabo seguidamente del proceso de evaluacin de las ofertas que fueron recibidas de parte de una serie de proveedores. Cuando se hace el pedido se debe consignar el nmero de pedido en el libro de compras.

4. Tipos de Pedidos

Segn el objeto de la solicitud

Pedido de servicios u obras. Este tipo de pedido contiene las solicitudes que se realizan de forma personal o aquellas que sirven para efectuar un trabajo determinado, donde pueden o no estar incluidos los materiales que, a su vez, sern responsabilidad de quien contrata o estarn consignados en el contrato (por ejemplo: construccin de una obra civil en la planta).

Pedido de insumos. Aqu pueden consignarse los pedidos cuyo fin es la adquisicin de insumos, con la autonoma de que sean de consumo prioritario (extraordinario) o para reposicin (por ejemplo: qumicos para laboratorio).

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Segn la forma

Pedidos normales. Aqu se hace referencia a los pedidos que se solicitan en las cantidades ajustadas a los protocolos de aprovisionamiento. Se quiere decir con esto que las cantidades requeridas por medio de esta clase de documentos hacen correspondencia a los consumos previstos para espacios de tiempo reducidos (por ejemplo: compra de insumos en general).

Pedidos programados. Aqu se pueden agrupar uno o varios materiales cuyas caractersticas sean homogneas. El conocimiento de la homogeneidad proviene un estudio exhaustivo llevado a cabo sobre los insumos, teniendo en cuenta el historial de consumo y previendo el mnimo en los stocks, existencias y de cantidades que requieran suministro (por ejemplo: qumicos para tratamiento de aguas y reactivos para laboratorio).

La evaluacin sobre los insumos para determinar el consumo estimado se lleva a cabo en determinados periodos de tiempo en el cual se abarca el pedido (se acostumbra que sea un ao). A travs de dichos documentos se estipulan las cantidades estables (fijas) en cuanto a los materiales que sern entregados en fechas establecidas con anticipacin y estipuladas en el pedido o con un compromiso de suministro establecido por mes, trimestre, etc., poniendo en aviso anticipadamente.

Pedidos abiertos. Al elaborar esta clase de pedidos se inicia con un conglomerado de insumos con caractersticas similares o de acuerdo con su procedencia, y se evala el consumo histrico, los previstos, el stock mnimo, las cantidades y existencias sobre los materiales por suministro que se encuentren pendientes (por ejemplo: maquinaria, equipos, dotaciones, etc.). La documentacin y procedimientos para hacer dichos pedidos se lleva a cabo por los departamentos de gestin de stock y almacn, conjuntamente o por separado.

5. El impreso del pedido

Para hacer un pedido es posible llevarlo a cabo por medio impreso, comunicacin telefnica y/o correo electrnico. Sin embargo, en los tres casos es indispensable ubicar todos los datos en detalle, con el fin de facilitar y agilizar al mximo las relaciones comerciales y que no se d espacio a equivocaciones.

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El material impreso estndar deber contener lo siguiente:

La fecha de entrega o plazo mximo de envo. Relacin de artculos solicitados, nombre del producto o descripcin en unidades de venta, referencia

o cdigo de cada artculo, cantidad que solicitamos de cada artculo, precios unitarios, valores totales o parciales.

Nmero de orden. Fecha de expedicin y referencias (nmero de contrato, representante que ha realizado el pedido). Los datos del comprador, nombre o razn social, RUT o NIT, domicilio completo, fax, e-mail, telfono.

Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el pas. Datos del vendedor, nombre o razn social, RUT o NIT, direccin completa. Firma del comprador, de quien se hace responsable de ese pedido. Condiciones comerciales, descuentos, quien pagar los gastos de transporte, seguro, embalajes,

forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita.

6. El Registro de pedidos

Al realizar un pedido se debe hacer un seguimiento hasta que los materiales lleguen al almacn de la empresa. All se llevar a cabo un registro de todos los pedidos emitidos. Dicho registro debe contener la siguiente informacin:

El nmero de pedido. Fecha, da en que se hizo el pedido. Nmero de albarn (documento que justifica la salida de almacenes y su posterior entrega al

comprador), nmero de documento que se firma aceptando el envo, observaciones, incidencias. Valor total de la mercanca. Fecha de entrega del pedido. Proveedor, a qu proveedor se lo hemos hecho. Fecha de recepcin. Almacn o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos. Cdigo del proveedor, en su defecto el RUT.

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Sesin 8. La recepcin de mercancas

1. Aspectos generales de la recepcin de mercancas

El proceso de recibir consiste en la aceptacin que se hace al proveedor con el fin que enve la factura. Para poder conceder el consentimiento ser firmada una copia del albarn o la nota de entrega facilitada por el proveedor. Este es un documento elaborado por el vendedor y enviado al comprador al tiempo con la mercanca. La funcin primordial de este documento es hacer la justificacin para la acreditacin que permita establecer que la mercanca (insumos) se ha entregado al comprador y es, a la vez, utilizado como gua para la fabricacin de la factura. Por lo general se manejan tres copias de toda la documentacin.

De acuerdo con el tipo de transporte surgirn dos variantes:

Si el transportista es una agencia, los insumos se catalogarn de acuerdo con el nmero de bultos y peso, donde se exige que la firma del destinatario este en el albarn del transporte o en la nota de entrega.

Si el transportista es el mismo suministrador de los materiales, dicha mercanca deber venir con el albarn.

Excepciones de la existencia del albarn

El documento es sustituido por una nota de entrega de parte del transportista en la cual se detalla el nmero de contenedores y el tipo de insumo que contiene cada uno.

Si el comprador no exige factura y al momento de retirar los insumos se paga de contado, entonces all se expedir el albarn valorado.

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Forma y contenido del albarn

Tiene que llevar:

Datos del vendedor, nombre o razn social, NIT o RUT, domicilio.

Nmero de orden y fecha de emisin.

Firma de la persona autorizada por la planta receptora. El firmar quiere decir que aceptamos la mercanca y nos enviarn la factura.

Datos del cliente, nombre o razn social, NIT o RUT, domicilio.

Forma de envo, agencia o transportista que realiza la entrega.

Descripcin de los insumos, cdigo de los insumos, descripcin, cantidad y precio.

Observaciones, posibles incidencias observadas en los insumos recibidos.

Referencias, pondremos el nmero de pedido y fecha al que se hace referencia. Si existe agente o representante a travs del que se hizo el pedido.

Albarn valorado

Este es un documento especial que se expide al momento que el comprador no exija factura y el pago de la mercanca (insumos) se har al contado cuando sea retirada.

El establecimiento se llevar a cabo con la inclusin de las exigencias legales dentro de la factura. Si en el precio dado estn incluidos todos los impuestos de ley la compra es expresada como: Total (IVA incluido). Por otra parte el albarn valorado se usa al mismo tiempo como nota de entrega y comprobante o justificante de compra.

2. Registro y control de la mercanca

Al recibir la mercanca es necesario que se verifique que no existan fallas o errores en el proceso, tales como:

Equivocaciones en los insumos enviados. Falta de insumos al hacer el respectivo conteo. Dao o roturas en los insumos recibidos.

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Por tal motivo se hace una valoracin cuantitativa y cualitativa sobre los insumos recibidos. Las siguientes son las etapas de la valoracin:

Se comprueba con anterioridad a la descarga que los datos presentados en el documento que viene acompaando los insumos concuerden con el pedido realizado.

Se procede con la cuenta de los insumos descargados y se examina la existencia de daos externos. Si el embalaje se encuentra deteriorado, las imperfecciones son anotadas y los insumos son aceptados con la condicin que sern repuestos o se pagar el respectivo seguro sobre la carga.

Por ltimo, se hace un recuento fsico de los insumos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados en el albarn de entrega.

El producto de dicho examen ser la conformidad o no conformidad con los insumos recibidos y se proceder a aceptar o no dicha mercanca y siempre se indicarn los motivos en las observaciones.

Cuando se haya realizado el control de los insumos, se elaborar la hoja de recepcin.

Dicha hoja es realizada con el fin de demostrar que los materiales requeridos fueron recibidos y, adems, controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazo, rotura, entre otros. La hoja de recibo deber contener la siguiente informacin:

Orden de compra o nmero de pedido. Albarn o nota de entrega de los insumos. Resultado del control, tanto en cantidad como en

calidad. Descripcin, clasificacin y almacenaje en el destino

del insumo.

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Sesin 9. La factura

Los procedimientos que efecte la planta debern detallarse en una serie de soportes materiales con el fin que exista una detallada informacin de los procedimientos llevados a cabo. Dichos soportes son conocidos como justificantes o documentos, que para el caso de la unidad de compras son principalmente:

Pedido o nota de pedido. Albarn (documento que justifica la salida de almacenes y su posterior entrega al comprador). Factura Pago (cheque o pagar)

Ya hemos detallado los aspectos relacionados con los pedidos y el albarn, nos concentraremos ahora en conocer generalidades sobre la factura.

Generalidades sobre la Factura

Concepto de factura

Es el documento con el cual se acredita de manera legal un proceso de compraventa o de prestacin de servicios y se elabora con la informacin establecida en el pedido y en la copia del albarn que es aceptada por el comprador.

Normativa sobre la factura

Las siguientes son unas normas que se deben llevar a cabo al momento de elaborar una factura:

Informacin referente al vendedor o emisor.

Nmero de factura. La numeracin debe ser consecutiva. Al emitir facturas desde diferentes departamentos es posible utilizar series distintas.

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Lugar y fecha de emisin.

Informacin referente al comprador o destinatario.

Especificacin de la operacin de compraventa o prestacin de servicios. (descripcin del material, nmero de unidades, precios unitarios, descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de equivalencia, valor total).

Establecer la referencia del pedido o el albarn con el cual se produjo la factura.

Formular observaciones, donde conste en qu condiciones ser realizado el pago, la forma, la cantidad.

Expedicin, copia, conservacin y registro de las facturas

El plazo con el cual se expedirn las facturas para cualquier procedimiento ser de 30 das desde que fue recibido o el ltimo da del mes en cual fue ejecutado, si se factura por meses. La expedicin de la factura original se dar por parte del vendedor y se puede compulsar un duplicado en el momento en que se agrupen varios destinatarios o cuando ocurre la prdida del original, pero se har explicito la expresin DUPLICADO impreso en la factura. Al momento de emitir facturas, tickets o vales, el vendedor debe guardar una copia por un tiempo estipulado. Las plantas que estn sujetas al impuesto al valor agregado (IVA) debern por obligacin hacer los registros en dos tipos de libros:

Libro de registro de facturas emitidas.

Libro de registro de facturas recibidas.

Conceptos incluidos en la Factura

Gastos de compras

Estos son los gastos producidos por obtencin de la compra y pueden dividirse en las siguientes categoras:

Portes o transportes: estos gastos son gravados con una serie de impuestos de acuerdo con los insumos que transportan (por ejemplo: es diferente el gasto por transportar qumicos, que por transportar dotaciones para los trabajadores).

Seguros: se le asigna el mismo tipo de impuesto que posee la mercanca. Si existen insumos con varios tipos de impuestos se debern poner a cargo en los seguros (por ejemplo: si todos los insumos son qumicos para tratamiento de aguas, el seguro aplicar sobre el valor de los qumicos, pero si, adems, llevamos las dotaciones, el seguro ya no aplica de la misma forma sino para cada uno de acuerdo con el valor que tengan).

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Envases y embalajes: de 2 tipos: los no reutilizables, tales envases aumentan el valor dentro de la factura (por ejemplo: los envases que contienen reactivos para laboratorio) y en el caso de los reutilizables (por ejemplo: canecas de combustibles) el cliente proceder con su devolucin y, a su vez, el proveedor respalda el valor mediante una factura de rectificacin.

Descuentos

Es la disminucin en el costo de las mercancas obtenida en forma de rebajas o por negociacin con el proveedor.

Descuentos comerciales: son todos los porcentajes que se calculan sobre el valor de los insumos o la suma del valor total de los insumos adquiridos, donde todos poseen el mismo porcentaje.

Descuentos por cantidad: son concedidos a los compradores cuyos pedidos se dan en gran cantidad.

Descuentos financieros: se realizan por el efecto de hacer abonos de manera rpida sobre el valor de la compra. Este se aplica sobre la cantidad que resulta luego de haber realizado los dos descuentos anteriores.

Unidades bonificadas

Estas unidades son facturadas y, a su vez, forman parte de la factura en bruto, pero el valor econmico de esta mercanca produce un aumento en el descuento comercial.

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Sesin 10. Elementos ticos en el proceso de compras en planta extractora

Hasta este momento hemos analizado el concepto inicial de compras, las estructuras utilizadas en las plantas extractoras y los procedimientos que se pueden definir dentro de stas. Lo anterior requiere de un insumo fundamental, los elementos ticos. Estos podran parecer un insumo complementario, pero en realidad hay que manejarlos como aspecto esencial en nuestra labor de compras.

Las empresas son organizaciones que tienen una actividad, una meta a desarrollar, y para llevar adelante dicha actividad llevan a cabo diferentes actuaciones en el da a da. Las empresas van adquiriendo unos hbitos, un modo de hacer las cosas, partiendo de su libertad para actuar y para tomar sus decisiones.3

En un contexto de economa y sociedad global imparable, caracterizado por una interdependencia cada vez mayor, el terreno de las consecuencias de nuestras acciones se ampla sensiblemente. Aumenta, por tanto, la responsabilidad de la empresa a la hora de tomar decisiones cuyas consecuencias afecten a los diferentes grupos de inters de la empresa (clientes, trabajadores, proveedores, sociedad y propietarios o accionistas).

El liderazgo tico de las empresas, en sociedades como las nuestras, es imprescindible para modelar el tipo de globalizacin que queremos y para mitigar las consecuencias negativas que sta tiene; para alcanzar un desarrollo econmico, social y medioambiental sostenible; y para que el resto de organizaciones tengan un referente hacia el que tender.

En este contexto podemos iniciar con una aproximacin sencilla al concepto de tica, el cual no pretende ser el nico sino, por el contrario, dejar en usted como estudiante y futuro profesional una duda permanente sobre el concepto de tica, para que de esta manera, usted pueda ir desarrollando su marco tico de accin. Con base en lo anterior podramos plantear que la tica es el marco de valores que un grupo de personas tiene en comn para el desarrollo de sus actividades. Lo anterior podra aproximar el concepto de tica al de moral, y mucho se ha discutido y escrito al respecto, llegando a la conclusin de que la tica determina la buena conducta que se debe tener en un accionar especfico.

3 Sobre la responsabilidad social de la Empresa y la tica en los negocioshttp://inma-economia.blogspot.com/2011/11/sobre-la-responsabilidad-social-de-la.html

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As las cosas, hay elementos ticos generales independientes de la funcin que uno ejerce y hay aspectos ticos especficos que estn ligados a una actividad determinada. Por ejemplo, se habla de la tica de los abogados, de la tica normativa de la medicina y as para otras profesiones.

Pues bien, el ejercicio de compras dentro de una planta extractora debe tener un alto contenido tico, ya que desde aqu se pueden controlar acciones que para nada son buenas y que pueden atentar contra el desarrollo de la planta. A continuacin mencionamos algunas actividades que son comunes pero no por eso recomendables en el ejercicio de compras:

Soborno.

El trmino soborno se puede definir como la accin de ofrecer cierta cantidad de dinero a un funcionario perteneciente a cualquier organizacin con el propsito de ser favorecido para la obtencin de un beneficio propio. En nuestro caso particular es la accin de dar dinero que ejerce un proveedor hacia el jefe de compras de la planta con el fin de ser escogido como el principal proveedor de los insumos requeridos por la planta extractora y as poder conseguir el beneficio del contrato de provisin de dichos insumos.

Sobrefacturacin.

La sobrefacturacin es la accin ejercida conjuntamente entre el encargado de compras de la planta y el proveedor de los insumos, donde se ubican en las facturas precios superiores a los realmente correspondientes a los insumos adquiridos por la planta con el fin de obtener un beneficio econmico particular para los que intervienen en dicha operacin.

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Solicitud de cotizaciones ficticias.

La solicitud de cotizaciones ficticias es la accin efectuada en conjunto, entre el proveedor de insumos y el en cargado de compras de la planta, donde con el fin de ser escogido como primera opcin para realizar el aprovisionamiento de los insumos solicitados por la planta y con consentimiento del encargado de compras se realizan cotizaciones utilizando empresas fantasmas y/o se ubican valores de los insumos por fuera de los rdenes establecidos. Por lo anterior dichas cotizaciones no van a poder competir con la cotizacin que presenta el proveedor interesado y as ste podr lograr el

contrato de provisin de tales insumos sin ningn tipo de oposicin.

Aceptacin de comisiones.

La aceptacin de comisiones es la accin de recibir cierta cantidad de dinero por parte del encargado de compras como compensacin por haber escogido y por lo tanto beneficiado a un determinado proveedor de insumos.

Las repercusiones que puede traer consigo el llevar a cabo las acciones antes mencionadas, entre otras, son:

Prdida del empleo de los que intervienen en el ilcito.

Nota negativa dentro de la hoja de vida para los participantes del ilcito y, por lo tanto, dificultades para la obtencin de nuevos empleos.

Sanciones de tipo econmico, tanto para quienes intervienen en el ilcito como para las empresas de las cuales son empleados.

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Si el ilcito es muy grave, la sancin podra darse aparte de la econmica con la ida a la crcel por el tiempo que lo estipule la ley por cometer dicho ilcito.

Como se puede apreciar, todas ellas van en detrimento de la planta extractora que compra. El dao no slo es econmico (en la medida en que se termina pagando ms por los mismos productos o servicios), sino que daan el clima organizacional internamente, desdibujan las relaciones comerciales entre la planta y sus proveedores y, de manera implcita, se afectan parmetros de calidad, cumplimiento y productividad del comprador.

Un mal manejo tico de las compras termina siendo visible y comprometiendo legal y econmicamente a las personas que hacen estas prcticas. Tarde o temprano las acciones no ticas son detectadas por la administracin, por el proceso de produccin e incluso reportadas por los mismos vendedores que hacen parte o se ven afectados por las acciones ilegales.

Vale entonces recalcar que no se recomienda hacer parte de estos manejos no ticos dentro de una organizacin. Al hacerlo, usted inicia con el deterioro de la institucin que lo soporta econmicamente a usted y a su familia, adems de que su buen nombre se ver comprometido a largo plazo. Es claro que las personas con comportamientos no ticos son detectadas por la sociedad y que su mala fama es inocultable. En este sentido se recomienda, si usted tiene dudas sobre la calidad tica de una accin, hacerse las siguientes preguntas:

Esta accin aporta negativa o positivamente al desarrollo de mi institucin?

Esta accin la puedo consultar libremente y sin ningn tipo de mentiras con alguien de la institucin que no sea de mi confianza?

Yo podra hablar libremente sobre esta accin con mi pareja, mis hijos o mis padres?

S si acciones similares han tenido algn tipo de sancin en otro tipo de instituciones?

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Finalmente, usted define su capacidad tica y, por lo tanto, es responsable de las acciones que realiza. Muchas veces, ante comportamientos no ticos, las personas terminan culpando al entorno, a otras personas, a las circunstancia o, en fin, colocando la responsabilidad en terceros. Pero eso no es as. La tica es funcin de cada persona y la responsabilidad se asume de manera personal.

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