Unión de Asociaciones y Entidades de Atención al ... · (ejercicio 2015) Unión de Asociaciones y...

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Financiado por:

INSTRUCCIONES DE LA JUSTIFICACIÓN ECONOMICA DE LA S UBVENCIÓN CONCEDIDA CON CARGO A LA ASIGNACIÓN TRIBUTARIA DEL IRPF 2014

(ejercicio 2015)

Unión de Asociaciones y Entidades de

Atención al Drogodependiente

UNAD - INSTRUCCIONES DE LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA IRPF 2014 (EJERCICIO 2015) www.unad.org

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INDICE

1 Introducción

2 Instrucciones generales para la justificación

3 Justificación de Gastos Corrientes

3.1 PERSONAL

a Definición. b Gastos imputables c Requisitos. d Documentación a enviar e Gastos no imputables.

3.2 ACTIVIDADES Y MANTENIMIENTO a Definición b Requisitos. c Gastos imputables d Documentación a enviar e Gastos no imputables.

3.3 DIESTAS Y GASTOS DE VIAJE.

a Definición. b Requisitos. c Gastos imputables. d Documentación a enviar. e Gastos no imputables.

4 GASTOS DE INVERSIÓN

4.1 EQUIPAMIENTO:

a Definición. b Requisitos. c Gastos imputables. d Documentación a enviar. e Gastos no imputables.

5 OTRAS GESTIONES

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1.- INTRODUCCIÓN

En este manual vais a disponer de toda la información relacionada con el ¿Cómo?, ¿Cuándo? y ¿Dónde? se presenta la justificación de cada uno de los puntos enmarcados en los gastos corrientes e inversión, también encontraréis los gastos que se pueden o no, imputar a la subvención. Así mismo todos éstos se ajustarán a las partidas presupuestarias desglosadas en la memoria adaptada elaborada en noviembre del 2014 y ratificada en el convenio UNAD y la entidad ejecutante en el primer cuatrimestre de 2015.

Llamamos gastos de justificación a todos aquellos generados por el desarrollo de proyectos gestionados a través UNAD y subvencionados por el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad (MSSSI) a cargo del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas y éste, es quien asigna las normas detallas a continuación.

Los gastos de justificación se dividen en dos conceptos.

1. Gastos corrientes. 2. Gastos de inversión.

1. Gastos corrientes: son todos aquellos generados por la realización de las actividades descritas en los proyectos financiados:

a. Personal. b. Actividades y Mantenimiento. c. Dietas y Gastos de viaje.

2- Gastos de inversión: son todos aquellos generados por la realización de las actividades descritas en los proyectos financiados:

a. Equipamiento.

Llamamos documentos de gestión a todos aquellos que describen el seguimiento técnico de los proyectos, ya sean la realización, modificación y otras... los cuales son:

- Las memorias de seguimiento, se enviarán el 31 de agosto del 2015. - Certificados se enviarán cuando proceda.

o De otras subvenciones. o Certificados del personal voluntario. o Certificados de estar al corriente de pago de HP y seguridad social. o Y otros.

- Modelo de solicitud de cambio de partidas. - Memorias finales, que son enviadas en la primera semana de enero del 2016.

La presentación de toda la documentación deberá ajustarse a las normas aplicadas en este manual y a su vez estarán dentro del periodo de ejecución (01 de enero de 2015 hasta el 31 de diciembre de 2015).

En este mismo documento localizaréis especificado tanto las fechas de recepción de documentación como las fechas de la/s transferencia/s, las mismas que constan en el convenio firmado entre UNAD y la entidad ejecutante. Es imprescindible el cumplimiento de estas normas aplicadas por el MSSSI, de esa manera podremos evitar posibles alteraciones en el proceso de revisión y/o ejecución del proyecto.

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2.- INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA JUSTIFICACIÓN:

El cuadro que está a continuación recoge las fechas tanto de recepción de la justificación económica con de gestión la en UNAD C/Canarias, 9 local, 28045 Madrid .

En relación a las fechas de recepción se contara en el momento de la llegada de la documentación a la sede de UNAD y no se tendrá en cuenta la fecha del envío.

FECHA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTACION

DOCUMENTACIÓN FECHA DE REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

CUANTÍA TRANSFERIDA

Sin envío previo de la justificantes

20 de febrero de 2015

Adelanto del primer 20% de la subvención

5 de marzo de 2015 Justificación y anexos. 10 de abril de 2015

5 de junio de 2015 Justificación y anexos 10 de julio de 2015

30 de agosto de 2015 Memorias de seguimiento

5 de septiembre de 2015 Justificación final y anexos (Presentar como mínimo el 50% de la subvención)

10 de octubre de 2015

31 de octubre de 2015 Solicitud de cambio partida.

5 de diciembre de 2015 Justificación y anexos 10 de enero de 2016

9 de enero de 2016 Memorias finales

Importe justificado hasta la fecha menos el adelanto y el último 20%

9 de enero de 2016 Gastos de noviembre y diciembre

10 de marzo de 2016

9 de febrero de 2016 TCs de diciembre, Mod 111 4ºT, Mod 115 4ºT, Mod 190 y 180

10 de marzo de 2016

Último 20% de la subvención

La documentación que justifique los gastos efectuados con cargo a la subvención concedida por el MSSSI, se presentará separada por cada uno de los proyectos/programas subvencionados, aportando siempre los originales.

Procedimiento de justificación:

1.- UNAD enviará una circular informativa 20 días antes de la fecha tope, para comunicar y/o recordar a las entidades, la documentación que se debe enviar y de los posibles cambios en caso de haberlos.

2.- UNAD una vez que haya recibido la documentación lo empezará a revisar.

3.- Para todas aquellas entidades que hayan enviado la documentación fuera de plazo no se revisará, UNAD informará mediante un correo electrónico su situación.

4.- En la revisión, UNAD notificará a través del correo electrónico o por teléfono a la entidad, la existencia de error en el envío y/o en la aplicación de los gastos. En el mismo se requerirá la corrección o el nuevo envío de la documentación.


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5.- Terminada la revisión se transferirá la cuantía correspondiente en las fechas establecidas.

6.- Después de la transferencia UNAD enviará por correo electrónico un archivo adjunto con la información sobre el estado de justificación y transferencias. Posteriormente se enviará por el correo postal, cuando proceda, las facturas no aceptadas.


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3.- GASTOS CORRIENTES

3.1.- Personal 3.2.- Actividades y Mantenimiento 3.3.- Dietas y Gastos de Viaje.

3.1.- PERSONAL:

3.1.1.- Definición

A esta partida corresponden los gastos derivados del pago de retribuciones al personal de la entidad vinculado al proyecto mediante contrato laboral fijo o eventual o de manera extremadamente excepcional mediante un contrato de arrendamiento de servicios.

3.1.2.- Requisitos :

1. Los contratos eventuales (temporales) deberán quedar vinculados al programa marco subvencionado y a su localización geográfica (la que aparece en las memorias adaptadas). En caso contrario no se aceptarán los gastos.

Contratos vinculados: es la inclusión de una cláusula en el contrato de trabajo, donde se exprese que el trabajador realiza actividades correspondientes al proyecto integrado en el programa marco, debiendo poner el nombre del programa marco. Por ejemplo: el objeto de la contratación es para la realización del proyecto de Centro de atención ambulatoria, Centro de día y Comunidades Terapéuticas.

Se debe incluir todos los nombres del/los programa/s marco en el contrato del trabajador imputado a los proyectos subvencionados.

2. Los contratos indefinidos deberán quedar vinculados al programa subvencionado y a su localización geográfica. Si no lo están se notificará al MSSSI a través de UNAD durante los primeros quince días de enero del 2015, a través del certificado de imputación de gasto de personal.

a. El certificado de imputación de gasto de personal estará disponible en la zona de socios de la página Web de UNAD.

3. No se podrán justificar los contratos eventuales o indefinidos con categoría profesional de administrativo/a, directivo/a, coordinador/a.

4. Las nóminas debidamente cumplimentadas tal como se indican:

a. Nombre, apellidos y NIF del/de la trabajador/a, legibles y completos. b. Categoría profesional, número de afiliación a la Seguridad Social del/la

trabajador/a, legibles y completos. c. Conceptos retribuidos, legibles y claros. d. Razón social, CIF, y número de la Seguridad Social de la entidad,

legibles y completos. e. Firma del/la trabajador/a original. f. Firma y sello de la entidad, original y legible.

5. Que estén al corriente de pago con las cuotas de la Seguridad Social.


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6. Que estén al corriente de pago con las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

7. No se tendrán en cuenta las nóminas a imputar hasta que no se manden los Seguros Sociales pagados.

3.1.3.- Gastos imputables

Son imputables todos los costes salariales y cuotas de la seguridad social generados por el personal técnico contratado para la ejecución del proyecto siempre que cumpla los requisitos descritos anteriormente, excepto los gastos del personal administrativo, directivo y/o coordinadores.

La totalidad de la imputación será siempre que cumpla las siguientes condiciones:

- El total del salario bruto será imputable si:

o No supere el tope máximo establecido por el MSSSI, si supera se imputará el tope máximo, correspondientes a una jornada semanal de 40 horas. Para jornadas inferiores a 40 horas se realizará el cálculo proporcional. A las retribuciones se sumarán los gastos de Seguridad Social correspondiente a la empresa y su total constituirá el gasto subvencionable por costes de personal laboral. Los topes son:

GRUPOS Importe en euros

máx. anual Importe en euros máx.

mensual (12 pagas) Importe en euros máx.

mensual (14 pagas)

GRUPO I 31.306,00 2.608,83 2.236,14

GRUPO II 25.045,00 2.087,08 1.788,93

GRUPO III 21.914,00 1.826,17 1.565,29

GRUPO IV 18.783,00 1.565,25 1.341,64

GRUPO V 15.653,00 1.304,42 1.118,07 GRUPO VI Y VII 12.522,00 1.043,50 894,43 GRUPO VIII 10.435,00 869,58 745,36

o Los conceptos de plus de transporte y dietas con pagos constantes e iguales

durante todo el año 2015. En caso de que sean esporádicos se restarán y si el importe es constante pero diferente en cada mes se cogerá el de menor cuantía.

o No se incluye conceptos de indemnización. Si se diera el caso se restan del salario bruto.

o No se incluye en el concepto salarial vacaciones remuneradas.

- Las cuotas de la seguridad social a cargo de la ent idad ejecutante se imputará la totalidad siempre que:

o No se aplicarán las bonificaciones por parte de otros organismos públicos, si fuese el caso se restarán.

o No se imputa una parte de la jornada, la cuota de la SS a imputar se proporciona a la misma.


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- Pagas extraordinarias se imputarán en su totalidad si se justificó a 100% las nóminas correspondientes. Si no, se cogerá la parte proporcional de los meses y/o horas imputadas al proyecto.

3.1.4.- Documentación que debe aportarse para justi ficar la partida de personal

Para la correcta justificación de los gastos de personal se debe enviar toda la documentación que se relaciona a continuación:

� Anexo I : Este documento relaciona todos los gastos enviada para la justificación y se debe enviar uno por proyecto subvencionado.

� Anexo III: En este documento se detallan tanto los datos personales (DNI, nombre, localidad, proyecto y número de SS) como el gasto del trabajador imputado a la subvención, y se debe enviar uno por cada trabajador imputado en un proyecto. Ejemplo: Si se imputa 3 trabajadores en el proyecto de Atención ambulatoria se enviará 3 anexos.

� Copia del contrato de trabajo:

− Eventual : debe enviarse el contrato inicial vinculado al proyecto. El mismo deberá ir acompañado de la comunicación al Servicio Público de Empleo que llevará el sello del registro o la huella, en el caso de que la comunicación se haga a través de la RED CONTRATA.

− Indefinido: Debe enviarse el contrato inicial junto con las sucesivas prórrogas y/o modificaciones (cambio jornada, cambio de funciones, conversiones...). En caso de que no se haya notificado la no vinculación de contrato al/los proyecto/s se deberá incluir un anexo al contrato donde conste la vinculación del mismo al proyecto.

− Anexo al contrato si procede : Este documento se adjuntara al contrato enviado en el caso de que la categoría profesional figure como administrativo/a, directivo/a, coordinador/a, pero el trabajador realiza funciones y tareas directamente relacionadas con el proyecto subvencionado, en el mismo deberá reflejarse las funciones que realmente desempeña el/la trabajador/a y deberá estar registrado en el organismo competente desde la fecha en que se impute el trabajador a la subvención.

� Nóminas originales: Se deben enviar de todos los/as trabajadores/as imputados a la subvención, firmadas y selladas por el trabajador y la entidad. Si se imputa una nómina en más de un proyecto se debe enviar la copia junto con el original indicando en la copia en que proyecto está el original.

� En los supuestos en los que el abono de la nómina se realice mediante transferencia bancaria se deberá aportar el original del comprobante de dicho abono expedido por la entidad bancaria correspondiente en el que deberá constar el sello de imputación. No será admitidas las copias de los abonos obtenidas por Internet.

� Modelos TC1 y TC2 originales: El envío de éstos deben corresponder al trabajador y al mes imputado.


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− Con el sello de pago original, en caso de haberlo pagado en las oficinas de la Tesorería de la Seguridad Social.

− En el caso de que el pago se realice por vía telemática los documentos TC1 y TC2 deberán acompañarse del correspondiente adeudo bancario original, que en su día debió remitir al beneficiario de la subvención la entidad financiera, y en los que deberá figurar el correspondiente sello de imputación. No serán admitidas, por tanto, las copias de los adeudos obtenidos por Internet o cualquier otro documento emitido con posterioridad por la entidad financiera

� Modelos 111 y 190:

− Modelo 111 original : Se debe enviará junto con cada envío de justificantes y deberá ser del trimestre correspondiente a los meses que se impute de las nóminas. Ejemplo Modelo 111 del 1º trimestre corresponde a los meses (enero, febrero y marzo). Y con el modelo se enviará:

− Con el sello de pago original, en caso de haberlo pagado en las oficinas de la Agencia Tributaria. − En el caso de que el pago se realice por vía telemática el modelo deberá acompañarse del correspondiente adeudo bancario original, que en su día debió remitir al beneficiario de la subvención la entidad financiera, y en los que deberá figurar el correspondiente sello de imputación. No serán admitidas, por tanto, las copias de los adeudos obtenidos por Internet o cualquier otro documento emitido con posterioridad por la entidad financiera

− Modelo 190 original: se enviará en los 10 primeros días de febrero del 2016, y será el correspondiente al año en ejecución 2015, en él solamente deberán aparecer los trabajadores imputados.

3.1.5.- GASTOS EXCEPCIONALES

Gastos de personal en régimen de arrendamiento de s ervicios :

En este último caso, únicamente cuando no resulte adecuado el desarrollo de las actividades concretas por parte del personal contratado (cuenta ajena) de la entidad, se procederá al arrendamiento de servicio con la contratación de profesionales liberales colegiados (abogados, médicos, psicólogos, etc) y éstos habrán de concurrir las siguientes circunstancias:

a. Que el profesional esté dado de alta en el Impuesto de Actividades Económicas b. Que no esté dentro del ámbito de organización de la entidad y no reciba

instrucciones concretas de la misma en cuanto al modo de ejecución del trabajo encomendado.

c. Que no esté sujeto a un horario fijo o no tenga permanencia constante en el proyecto, tanto sea a tiempo completo como a tiempo parcial.

d. Que asuma los riesgos y gastos derivados de la prestación del servicio. e. Que el profesional no tenga ningún contrato laboral con la entidad ejecutante.


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Gastos imputables

Se imputará el coste que suponga la contratación para la realización de una actividad concreta del proyecto subvencionado.

Documentación que debe aportar:

� Anexo I: En este documento se relaciona toda la documentación enviada para la justificación de los gastos y se debe enviar uno por proyecto subvencionado.

� Anexo IV: Este documento se debe enviar por cada trabajador con contrato en arrendamiento de servicio e imputado a la subvención.

� Copia del contrato que debe reflejar : la categoría profesional, el período de prestación de servicios y las horas de intervención en el proyecto.

� Certificado del representante legal de la entidad aclarando las razones excepcionales por las cuales el proyecto no puede desarrollarse a través del personal laboral.

� Factura firmada por el contratado , y deberá incluir:

� Número de factura. � Nombre, apellidos y NIF del trabajador y período de liquidación. � Retención por IRPF. � IVA aplicado, cuando proceda.

� Impresos 111 y 190 del ingreso de IRPF. En las mismas condiciones explicadas anteriormente.

� Copia del alta en el Impuesto de Actividades Económ icas , realizada a través de la declaración censal (modelo 036 de la AEAT).

3.1.6.- Gastos no imputables en personal:

No se podrán imputar los gastos del personal, siempre que se encuentre en las siguientes circunstancias:

1. Los gastos de transporte y/o dietas dentro del concepto de la nómina de forma esporádica.

2. El envío de fotocopias de las nóminas, TC1 y TC2, modelos 111 y 190 (es obligatoria el envío de los originales).

3. Los contratos eventuales no vinculados al proyecto y la localidad (de la memoria adaptada)

4. Los contratos y nóminas donde conste la categoría profesional como administrativos/as, directivos/as, coordinadores/as, gerentes y responsables de los proyectos.

5. Los contrato indefinido no vinculados y no notificados al MSSSI a través de UNAD.


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6. Los contratos sujetos a otras subvenciones, ya sean organismos públicos o privados, excepto si se especifica en el mismo, el nº de horas, que dedica al proyecto cofinanciados por otros organismos, y además deberá constar número de horas dedicadas a la subvención a cargo del IRPF 2014.

7. Las indemnizaciones independientemente la causa que los produzca.

8. Las bonificados por la Tesorería General de la Seguridad Social independientemente la causa que la produzca.

9. El envío incompleto de la documentación. Como por ejemplo la falta de los modelos TC1 y TC2, modelo 111 y 190 de los trimestres o meses correspondientes.

10. Los intereses aplicados a las cuotas de la Seguridad Social por aplazamientos de las mismas.

11. Si hay impagos (referentes al personal imputado) tanto en la Tesorería General de la Seguridad Social como en la Agencia Tributaria.

12. Personal contratado a través de las empresas de trabajo temporal (ETT)


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3.2.- ACTIVIDAD Y MANTINIMIENTO

3.2.1.- Definición

Se imputarán a esta partida los gastos derivados directamente de la realización del proyecto subvencionado, tanto incurridos en el desarrollo de la actividad, como en el mantenimiento del local donde ésta se realiza, excluyendo los gatos propios del funcionamiento habitual de la entidad.

3.2.2.- Requisitos formales

Los gastos de Actividad y Mantenimiento se recogerán en el Anexo I.

� Se presentarán separados para cada uno de los proyectos subvencionados.

� Se enviarán siempre los originales de las facturas. Una vez enviados e imputados, éstos no se devolverán a la entidad ejecutante. Las facturas de tamaño inferior a un folio se deberán pegarse en una hoja de Din A4.

� Los justificantes se enumerarán correlativamente desde el primero hasta el último coincidiendo con la numeración del anexo I.

� El exceso de gasto de una partida (personal, actividades y mantenimiento, dietas y gasto de viaje y equipamiento) en un proyecto no compensará el déficit de otra partida o proyecto.

� Tanto la fecha de emisión como la del gasto y pago de la factura deberán estar comprendidas en el periodo de ejecución del proyecto (01-ene-2015 a 31-dic-2015).

Las facturas además de los requisitos establecidos en los apartados correspondientes del RD 536/2013, de 12 de julio, deberán cumplir lo exigido en el RD 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

En cualquier caso deberán de reunir los requisitos siguientes:

� Número de factura.

� Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominación y razón social, NIF y domicilio).

� Datos identificativos de la asociación (nombre, dirección y NIF).

� Descripción detallada y precio unitario de cada producto y su contraprestación total.

� El IVA correspondiente (tanto en porcentaje como en cuantía). Cuando la cuota se repercuta dentro del precio deberá indicarse la expresión “IVA INCLUIDO”.


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� Lugar, fecha de emisión y pago de las facturas (ambas fechas deben estar comprendidas en el período de ejecución autorizado: 1 de enero – 31 de diciembre del año de ejecución).

� Sello y firma original del emisor de la factura, junto al recibí original.

� Forma de pago de la factura:

� Transferencia, tarjeta bancaria de la entidad o che que : En el caso de haberse efectuado el pago mediante un cheque bancario a la factura hay que adjuntar la fotocopia del mismo y el movimiento bancario del cobro. En caso de una transferencia o pago con la tarjeta adjuntar una copia del moviendo bancario.

� Pago en efectivo : Cuando el pago se realiza en metálico, en la factura deberá constar la modalidad de ese pago, el sello del proveedor y la firma del mismo.

3.2.3-.- Gastos imputables

A.- Justificación de los gastos de publicidad

En la justificación de gastos realizados para la difusión de los proyectos subvencionados, se deberá incorporar de forma visible en el material que se utilice, el logotipo del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y de UNAD, con el fin de poder identificar el origen de la subvención.

Se enviará a UNAD tres ejemplares del material difundido junto con sus facturas correspondientes.

A continuación veréis los logos que hay que utilizar ya sea una publicación de un programa, de un taller, un tríptico o Flayers. Los logos los tenéis disponibles en la pagina web de UNAD http://www.unad.org

B.- Justificación de las actividades subcontratad as:

Las asociaciones deben gestionar y realizar de forma directa las actividades que constituyen el contenido principal de los proyectos subvencionados, y que coincidirán con los descritos en la memoria adaptada del proyecto.


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No podrá subcontratarse ninguna de las actividades principales del proyecto. Se considera que se está subcontratando una actividad cuando ésta la ejecuten una o varias personas jurídicas distintas a la subvencionada.

Ahora bien, hay una serie de actividades que son secundarias respecto al contenido del proyecto (limpieza del local, seguridad, catering, comedores, alojamientos ). En estos casos sí son imputables los gastos, a la partida de actividades y mantenimiento siempre que se envíe la siguiente documentación: documento que recoge el acuerdo suscrito entre la asociación y la entidad que presta el servicio, en el que se especificarán las actividades, la duración de las mismas y el importe, junto con las correspondientes partidas de gasto. Estos gastos deben ir proporcionales al proyecto. En ningún caso los gastos de actividades subcontrat adas podrán superar el 10% del importe del total subvencionado del proyecto .

C.- Justificación de los gastos del personal volu ntario:

El personal voluntario de las asociaciones con proyectos subvencionados, conforme la Ley 6/1996 del 15 de enero, del Voluntariado, tendrán derecho al reembolso de todos los gastos ocasionados por el ejercicio de su actividad voluntaria, que serán imputables a la subvención.

Cuando se imputen gastos ocasionados por el personal voluntario es necesario adjuntar la siguiente documentación:

� Cuando se satisfagan al voluntario gastos ocasionados por compra de material relacionado con el proyecto subvencionado, deberán imputarse al concepto de actividades y mantenimiento, debiéndose aportar: recibos firmados por el voluntario y facturas acreditativas del gasto efectuado (con todos los requisitos descritos de las facturas).

� Gastos de formación de los voluntarios que participen en el proyecto.

Además, conforme a esta misma ley, es imprescindible y obligatorio suscribir una póliza de seguro de accidentes y enfermedad y de responsabilidad civil a favor del voluntariado participante (Art. 6.d) y 10). Hay que presentar junto a la memoria de seguimiento y final una relación de los voluntarios participantes en el proyecto subvencionado y los costes derivados del aseguramiento obligatorio. Esto significa, que en ningún caso podrán imputarse al proyecto gastos de voluntarios que no aparezcan en la relación.

No obstante, podrán justificarse con cargo a la subvención, los gastos derivados de las citadas pólizas de seguros. En este caso, se justificarán aportando:

- Copia compulsada de la póliza del seguro (que cubra los siguientes riesgos: responsabilidad civil y accidentes, y dentro de estos - muerte, invalidez y asistencia sanitaria)

- Facturas originales acreditativas del pago . En cualquier caso es obligatorio suscribir la póliza se justifique o no el gasto de la misma. O el recibo bancario original del pago.

D.- Justificación de gastos de calidad en los pro yectos:

Se consideraran gastos de calidad los ocasionados con motivo del desarrollo e implantación de procesos de calidad en los distintos proyectos subvencionados, pudiendo justificarse:


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� Las retribuciones ocasionadas por el personal implicado en los procesos de calidad.

� Gastos derivados de la realización de auditorias externas o estudios de evaluación.

� El importe de los contratos o servicios suscritos que tengan por finalidad el desarrollo e implantación de procesos de calidad en los proyectos subvencionados.

Estos gastos serán proporcionales a la implantación del sistema de calidad basado en una norma o modelo aplicados a los recursos o centros que estén relacionados directamente con el proyecto subvencionado. La justificación de estos gastos no podrá superar el 30% del importe total del proyecto subvencionado.

En el caso de gastos derivados de la calidad de los proyectos, deberán aportar:

� Si el proceso de calidad se efectúa por personal de la propia entidad, los mismos documentos exigidos para el personal contratado.

� Si el procesos de calidad lo realiza una empresa especializada: o Contrato en el que figuren los honorarios y las horas estimadas. o Facturas y documentos acreditativos del pago.

� Para el resto de los gastos en los que se haya incurrido con motivo del desarrollo e implantación del proceso de calidad: facturas y documentos acreditativos del pago correspondiente.

Nota : Es recomendable que las entidades que estén en proceso de implantación del sistema de calidad o que lo prevén, informen a UNAD a través de correo electrónico a la cuenta de [email protected]

E.- Justificación de la colaboración esporádica:

Se consideran gastos derivados de colaboraciones esporádicas (es decir, las que suponen una participación puntual en la realización de algunas de las actividades del proyecto) prestadas por profesionales, tales como conferencias, charlas, etc. y que no se prolonguen en el tiempo ni siguiera con carácter discontinuo. En caso de no tratarse de servicios discontinuos, los citados gastos deberán imputarse al concepto de personal y formalizarse la relación mediante un contrato laboral.

Para justificar los gastos de esta naturaleza hay que mandar la siguiente documentación:

� Factura firmada por el perceptor, que incluya: o Categoría profesional del colaborador. o Objeto de la colaboración. o Tiempo de intervención en la colaboración puntual. o Número de factura. o Nombre, apellidos y NIF del trabajador y período de liquidación. o Retención por IRPF. o IVA aplicado, cuando proceda.

� Impresos 111 y 190 del ingreso de IRPF original junto con el recibo bancario.


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F.- Justificación de gastos varios:

� Los gastos del local donde se desarrolla el proyecto subvencionado:

− Arrendamiento de bienes inmuebles donde se desarrollan las actividades de proyectos subvencionados.

− En el caso de justificarse gastos ocasionados por el arrendamiento de bienes urbanos, debe adjuntarse, además de la factura y la copia del contrato, el original acreditativo del pago y los modelos 115 y 180 originales. Para los modelos presentados por vía telemática, hay que mandar los pagos originales o copia sellada en el banco. O bien un certificado de la Agencia Tributaria de exoneración de retención a los arrendadores durante el año de ejecución de la subvención.

− Gastos de reparación y conservación del local: es decir, las que se llevan a cabo para enmendar un menoscabo producido por causas fortuitas o accidentales, siempre que no afecten a su estructura, es decir, que sea una pequeña reparación que no incremente el valor del bien.

− Las obras de conservación y mantenimiento, es decir, las que tienen por objeto enmendar un menoscabo producido en el local por su uso natural y que no sean consideradas mejoras (ya que éstas se imputan al capítulo de obras).

− Suministros (teléfono fijo , electricidad, agua, gas), primas de seguro de edificios e inmovilizado, comunicaciones. Los que estén directamente relacionado con el proyecto, es decir, no se admitirán gastos generales de la sede de la asociación.

Recordar : no tendrán consideración de subvencionables los gastos por telefonía móvil.

� Otros gastos de actividad:

− Material de oficina: este material será el exclusivamente relacionado con las actividades del proyecto y no con el material de oficina de la asociación.

− Material didáctico: manuales, libros y revistas relacionados con las materias del proyecto subvencionado.

− Materiales relacionados directamente con el proyecto ejecutado: productos alimenticios, farmacéuticos, material de manualidades y juegos, etc.

− Transporte de mercancías. − Gastos propios de los usuarios: transporte, alojamiento y seguros de accidentes.

En caso de transporte aportar el certificado explicativo de la actividad realizada. − Los gastos de los usuarios en comidas o celebraciones, en restaurantes estará

supeditada a los siguientes requisitos. o Siempre que los justificantes demuestren inexcusable relación con el

proyecto subvencionado, y junto con la factura se acompañara un certificado del presidente de la asociación, fundación y/o federación que relacione las actividades realizadas y detalladas en las memorias adaptadas, fecha del gasto y de los usuarios.

o El importe imputado no podrá superar el 10% de la cuantían subvencionada.


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3.2.4.- Gastos no imputables en actividades y mante nimiento

− No podrán imputarse gastos de colaboradores esporádicos cuando las actividades que realicen los mismos, formen parte del objetivo principal del proyecto subvencionado (es decir, en un proyecto de formación no podrá ser colaborador un formador, puesto que éste debe estar contratado), ni cuando tengan o hayan tenido suscrito contrato de trabajo con la asociación. Ya sea fijo o eventual.

− No podrán justificarse con cargo al proyecto el gasto de formación ni reciclaje del personal contratado.

− No se podrá imputar gastos de dietas y desplazamiento de los trabajadores contratados para asistencia a cursos.

− No serán gastos imputables a la subvención ningún tipo de becas o remuneración a los usuarios por su participación en el proyecto.

− No se admitirán como justificantes de gasto imputables a la subvención gastos de manutención en establecimientos de hostelería.

− No se admitirán los gastos de arrendamientos financieros de bienes muebles e inmuebles (leasing, renting....)

− No se admitirán los gastos de alquiler de bienes inmuebles en caso de que no se envíen la documentación relacionada (contrato de alquiler, modelos 115 del trimestre correspondiente y el modelo 180 “de ingreso de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF”, o, en su caso, el Certificado de la Agencia Tributaria de exoneración de retención a los arrendadores en el año de ejecución del proyecto).

− No se admitirán gastos: del seguro de los trabajadores, de gestión de prevención de riesgos laborales.

− No se admitirán gastos de asesorías.

− No se admitirán gastos en esta partida con facturas incompletas y/o que no cumplan con el R.D. 1619/2013 de 30 de noviembre.

− No se admitirá gastos de aquellas facturas pagadas a través de transferencias bancarias, tarjeta bancaria, cheque, etc sin los correspondientes originales recibos bancarios.


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3.3.- DIETAS Y GASTOS DE VIAJE

3.3.1.- Definición

Dietas y gastos de viaje son todos aquellos generados por el desplazamiento, manutención y alojamiento.

3.3.2.- Requisitos

� En esta partida sólo pueden justificarse las dietas y gastos de viaje del personal adscrito al proyecto con contrato laboral y del personal voluntario que se desplazan a realizar actividades relacionadas con el proyecto fuera del centro habitual de trabajo.

� En los gastos de dietas y viajes deben estar directamente relacionados con la atención a los usuarios del proyecto (fundamentalmente acompañamientos, realización y/o preparación de las actividades para los/as usuarios/as).

� Dentro de esta partida, podrán justificarse los gastos de transporte en ciudades distintas de la residencia habitual, mediante certificado del representante de la entidad en el que se hagan constar las personas que lo han utilizado y la necesidad del desplazamiento.

� Si los traslados se realizan dentro de la misma ciudad se deberá de adjuntarse un certificado del presidente de la asociación en el que se especifiquen las personas que lo han utilizado y la necesidad del desplazamiento dentro de los fines del proyecto, adjuntando los originales de todos los recibos, abonos o billetes del medio de transporte utilizados.

� El importe máximo de cada dieta o gasto de viaje en territorio nacional a efectos de justificación será:

ALOJAMIENTO 65,97 € MANUTENCION 37,40 € DIETA ENTERA 103,37 € KILOMETRAJE 0,19 €

Novedad : no se pueden justificar los gastos de parking y peajes de autopistas.

3.3.3.- Documentación que debe aportarse para jus tificar la partida de Dietas y gastos de Viaje:

� Los gastos de alojamiento y manutención se justificarán mediante : � El anexo V debidamente cumplimentado (que consta de dos hojas) con la

firma y sello original tanto del representante de la entidad como del/la trabajador/a y voluntario/a que ha efectuado el gasto, además se enviará un anexo V por cada gasto realizado.


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� En el caso de alojamiento una factura completa y original expedida por el hotel.

� En el caso de manutención es imprescindible adjuntar el ticket y factura de la comida expedida por el restaurante.

� Los gastos de desplazamiento se justificarán mediante el cumplimento: � Del anexo V debidamente cumplimentado con la firma y sello original

tanto del representante de la entidad como del/la trabajador/a y voluntario/a que ha efectuado el gasto, además se enviará un anexo V por cada desplazamiento realizado.

� Se enviará cuando proceda, junto con el anexo V los billetes originales de transporte.

3.3.4.- Gastos no imputables a dietas y gastos de viaje

� Gastos de desplazamientos, dietas, alojamientos ocasionados por el personal directivo, coordinadores, gerentes y responsables de proyectos, es decir, los que no estén directamente relacionados con la ejecución de las actividades descritas en el proyecto.

� No se pueden imputar gastos de dietas para acudir a recibir formación (congresos y seminarios...) ni los gastos de dietas para gestiones de la asociación. No son imputables los gastos de los profesionales con contrato de arrendamiento de servicio, de los colaboradores esporádicos y de los usuarios.

� No se podrán imputar gastos de taxi, peajes y parking. � Si los traslados se realizan dentro de la misma ciudad de residencia o del

centro habitual de trabajo habitual de esa persona no se podrá imputar la manutención.

� No son objeto de subvención los gastos extraordinarios como teléfono, minibar, etc.

� No se podrá imputar gastos enviados con copias o escáner de los anexos V y/o facturas, incompletos, sin sello ni firmas.

� Gastos que se presenten de los anexos V agrupados los gastos y/o desplazamientos realizados en diferentes fechas.


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4.- GASTOS DE INVERSIÓN

4.1.- EQUIPAMIENTO

4.1.1.- Definición

Se considera equipamiento la adquisición de elementos del inmovilizado, distintos a terrenos y edificios, afectos al proyecto subvencionado: maquinaria, mobiliario, equipos informáticos, vehículos y otro equipamiento. Se trata del material no fungible que pasa a formar parte del inventario de la asociación.

4.1.2.- Requisitos

− Haberlo solicitado correctamente en la convocatoria.

− Contar con la partida en la memoria adaptada.

− Ajustarse al certificado de equipamiento (recoge el bien que se compro o se prevea comprar en el 2015) que se presenta en la convocatoria del IRPF 2014 (cuando se convoque).

4.1.2.- Documentación que debe aportarse para justi ficar la partida de Equipamiento

− Factura original completa del proveedor en la que se desglosen: las unidades suministradas, el precio unitario y el importe total de la adquisición realizada. No se podrán aportar como justificantes de gasto los albaranes, las notas de entrega ni las facturas pro forma.

− Certificación del representante de la asociación en la que conste la recepción de lo adquirido, su conformidad y la inclusión de los bienes adquiridos en el inventario de la asociación. Se deben incluir los anexos VI y VII firmados y sellados en original.

− ANEXO X (Inventario de Inmovilizado) ver modelo en la página Web de UNAD.

− Anexo XI (Ficha de inventario)

4.1.3.- Gastos no imputables en equipamiento

− En está partida no se podrán imputar gastos de equipamiento, si no se solicitó en junio en la convocatoria del IRPF 2014.

− Si en la solicitud de la convocatoria no se entregó la documentación necesaria:

� Facturas pro forma.

− Si en las memorias adaptadas presentadas no se asigno la partida de equipamiento, aún solicitándolo en la convocatoria y entregando la documentación requerida.


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5.- OTRAS GESTIONES

Solicitud de cambio de partidas

Si la ejecución del proyecto se ve alterada por la aparición de circunstancias que impidan el desarrollo del mismo se podrán solicitar modificaciones entre las partidas para ello se deberá:

1. Enviar el Modelo original de Solicitud de Cambio de Partidas firmado y sellado por el representante legal de la entidad, a la dirección de UNAD (C/ Canarias nº 9, local, CP. 28045- Madrid).

2. Enviar antes del 31 de octubre del 2015, a partir de esa fecha no se admitirán ningún cambio.

Modificaciones relevantes de los proyectos

Si por algún motivo, prevéis que el proyecto no se vaya a ejecutar, debéis informar a UNAD, con la mayor rapidez posible.

Solicitud de revisión de la justificación enviada f uera de plazo

Para aquellas entidades que reciban la notificación de la llegada de la documentación fuera de plazo, podrá solicitar la revisión a través del envío de un correo electrónico a la cuenta de [email protected] y [email protected]

Información de contacto

Os informamos que desde UNAD se ofrece un amplio asesoramiento en materia de justificación y gestión de los proyectos a entidades que sean beneficiarias por primera vez y/o tengan nuevo personal en la justificación o gestión.

El teléfono es 91 447 88 95 para cualquier otra consulta: Raquel Montero ([email protected] , Andrea Hortopan ([email protected] ) y Natalia Dzvonkovska ([email protected] ).

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