Unión de Asociaciones y Entidades de Atención al ... · - Modelo de solicitud de cambio de...

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Financiado por:

INSTRUCCIONES DE LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DE LA S UBVENCIÓN CONCEDIDA CON CARGO A LA ASIGNACIÓN TRIBUTARIA DEL IRPF 2016

(EJERCICIO 2017)

Unión de Asociaciones y Entidades de

Atención al Drogodependiente

UNAD - INSTRUCCIONES DE LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA IRPF 2016 (EJERCICIO 2017) www.unad.org

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INDICE

1 Introducción

2 Instrucciones generales para la justificación

3 Justificación de Gastos Corrientes

3.1 PERSONAL

3.1.1 Definición 3.1.2 Documentos a aportar 3.1.3 Anexos a entregar 3.1.4 Requisitos adicionales 3.1.5 Gastos imputables 3.1.6 Gastos excepcionales 3.1.7 Gastos no imputables.

3.2 ACTIVIDADES Y MANTENIMIENTO

3.2.1 Definición 3.2.2 Requisitos. 3.2.3 Gastos imputables 3.2.3 Gastos no imputables.

3.3 DIETAS Y GASTOS DE VIAJE .

3.3.1 Definición. 3.3.2. Requisitos. 3.3.2 Documentos a aportar 3.3.3 Gastos no imputables

4 Gastos de Inversión

4.1 EQUIPAMIENTO:

4.1 Definición. 4.2 Requisitos. 4.3 Documentos a aportar 4.4 Gastos no justificados.

5 Otras gestiones

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1.- INTRODUCCIÓN

En este manual vais a disponer de toda la información relacionada con el ¿Cómo?, ¿Cuándo? y ¿Dónde? se presenta la justificación de cada uno de los puntos enmarcados en los gastos corrientes e inversión, también encontraréis los gastos que se pueden o no, imputar a la subvención. Así mismo todos éstos se ajustarán a las partidas presupuestarias desglosadas en la memoria adaptada elaborada en noviembre del 2016 y ratificada en el convenio UNAD y la entidad ejecutante en el primer cuatrimestre de 2017.

Llamamos gastos de justificación a todos aquellos generados por el desarrollo de proyectos gestionados a través UNAD y subvencionados por el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad (MSSSI) a cargo del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas y éste, es quien asigna las normas detallas a continuación.

Los gastos de justificación se dividen en dos conceptos:

1. Gastos corrientes: son todos aquellos derivados directamente de la realización de las actividades descritas en los proyectos financiados:

a. Personal. b. Actividades y Mantenimiento. c. Dietas y Gastos de viaje.

2- Gastos de inversión: son todos aquellos adquiridos para la realización de las actividades descritas en los proyectos financiados:

a. Equipamiento.

Llamamos documentos de gestión a todos aquellos que describen el seguimiento técnico de los proyectos, ya sean la realización, modificación y otras... los cuales son:

- Las memorias de seguimiento, se enviarán el 31 de agosto del 2017. - Certificados se enviarán cuando proceda.

o De otras subvenciones. o Certificados del personal voluntario. o Certificados de estar al corriente de pago de HP y seguridad social. o Y otros.

- Modelo de solicitud de cambio de partidas. - Memorias finales, que son enviadas en la primera semana de enero del 2018.

La presentación de toda la documentación deberá aju starse a las normas aplicadas en este manual y a su vez estar dentro de l periodo de ejecución (01 de enero de 2017 hasta el 31 de diciembre de 2017).

UNAD - INSTRUCCIONES DE LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA IRPF 2016 (EJERCICIO 2017)

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2.- INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA JUSTIFICACIÓN:

El cuadro que está a continuación recoge las fechas tanto de recepción de la justificación económica, los documentos de gestión y de las transferencias (de acuerdo al convenio a suscribir).

En relación a las fechas de recepción se contará desde el momento de la llegada de la documentación a la sede de UNAD C/Canarias, 9 local, 28045 Madrid y no se tendrá en cuenta la fecha del envío.

FECHA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTACION

DOCUMENTACIÓN FECHA DE REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

CUANTÍA TRANSFERIDA

Sin envío previo de la justificantes

23 de febrero de 2017

Adelanto del primer 20% de la subvención

6 de marzo de 2017 Justificación y anexos. 10 de abril de 2017 Importe justificado hasta la fecha menos el adelanto y el último 20%

2 de junio de 2017 Justificación y anexos 11 de julio de 2017

30 de agosto de 2017 Memorias de seguimiento

5 de septiembre de 2017 Justificación final y anexos (Presentar como mínimo el 50% de la subvención)

10 de octubre de 2017

31 de octubre de 2017 Solicitud de cambio partida.

11 de diciembre de 2017 Justificación y anexos de gastos de noviembre

15 de enero de 2018

9 de enero de 2018 Memorias finales

9 de enero de 2018 Gastos de diciembre 9 de marzo de 2018 Último 20% de la subvención 9 de febrero de 2018

TCs de diciembre, Mod 111 4ºT, Mod 115 4ºT, Mod 190 y 180

9 de marzo de 2018

La documentación se presentará separada por cada uno de los proyectos/programas subvencionados, aportando siempre los originales .

Procedimiento de justificación:

1.- UNAD enviará una circular informativa 20 días antes de la fecha tope, para comunicar y/o recordar a las entidades, las fechas de acuerdo al cuadro del cronograma.

2.- UNAD una vez que haya recibido la documentación y los anexos (físicos y por correo electrónico) se empezará a revisar. Siempre y cuando la documentación este completa.

3.- Las entidades que hayan enviado la documentación fuera de plazo no se revisará, UNAD informará mediante un correo electrónico su situación.


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4.- En la revisión, UNAD notificará a través del correo electrónico o por teléfono a la entidad, la existencia de error en el envío y/o en la aplicación de los gastos. En el mismo se requerirá la corrección o el nuevo envío de la documentación.

5.- Terminada la revisión se transferirá la cuantía correspondiente en las fechas establecidas.

6.- Después de la transferencia UNAD enviará por correo electrónico un archivo adjunto con la información sobre el estado de justificación y transferencias. Posteriormente se enviará por el correo postal, cuando proceda, las facturas no aceptadas.


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3.- GASTOS CORRIENTES

3.1.- Personal 3.2.- Actividades y Mantenimiento 3.3.- Dietas y Gastos de Viaje.

3.1.- PERSONAL:

3.1.1.- Definición

A esta partida corresponden los gastos derivados del pago de retribuciones al personal de la entidad vinculado al proyecto mediante contrato laboral eventual, indefinido o de manera extremadamente excepcional por un contrato de arrendamiento de servicios.

3.1.2 Documentos a aportar :

- Contrato (histórico) inicial además de todas las modificaciones que hubiere. Fotocopia legible. Una por trabajador así este imputado en varios programas. Es importante la vinculación al programa. Para contratos temporales con una cláusula adicional indicando los programas en que el técnico va a participar. Y en los contratos indefinidos se deben registrar durante los primeros 15 días de enero 2017 en el certificado de imputación al personal (Mod. web Unad).

- Nominas originales y fotocopias si estuviera imputado a más de un programa. Se devolverán en el caso de no adjuntar las copias respectivas por programa. Las nóminas deberán presentarse en concordancia al BOE No. 273 del 11/11/2014.

- Justificante de pago de las nóminas: se debe identificar el pago a cada trabajador, no se aceptará el cargo en cuenta del total de la remesa al banco. De preferencia un adeudo bancario por cada trabajador original. En el caso de cheques se debe de adjuntar copia del mismo y el movimiento bancario en vuestra cuenta. Y en el caso de efectivo un certificado firmado por el presidente y el trabajador que acredite el “recibí conforme”). Los pagos deberán efectuarse en el periodo de ejecución del programa (1/1/2017 – 31/12/17)

- La TC1 o Recibo de Liquidación de Cotizaciones de cada mes de las nóminas imputadas. (originales). Una por entidad

- La TC2 o Relación Nominal de Trabajadores de cada mes de las nóminas imputadas. (originales). El presidente de la entidad firmara el formato. Una por entidad

- El justificante de pago mensual: sello de pago, adeudo bancario o movimiento bancario por los pagos a la Tesorería de la Seguridad Social.

- El Mod. 111 o pago del IRPF con el justificante de pago trimestral de las nóminas a imputar. Una por entidad.

- Mod. 180


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3.1.3.- Anexos a entregar: (Anexo I por cada programa y Anexo III por cada trabajador del programa)

� Anexo I : En este documento se detalla todos los gastos enviados para la justificación y se debe enviar uno por proyecto subvencionado. En el se detallan las fechas de contrato, las nóminas a imputar indicando fecha de la nómina y fecha en que ha pagado. El importe total del documento y el importe a imputar Los contratos, las TCs y los mod. 111 se nombrarán con las palabras NO PROCEDE

� Anexo III: En este documento se detallan los datos personales (DNI, nombre, localidad, proyecto y número de SS) y el gasto del trabajador imputado a la subvención, y se debe enviar uno por cada trabajador imputado en un proyecto. Ejemplo: Si se imputa 3 trabajadores en el proyecto de Atención ambulatoria se enviará 3 anexos. En este se anexo se debe reflejar los descuentos al trabajador, así como el coste de la seguridad social por cada trabajador. El total será trasladado al anexo I. No olvidar el código CNAE

3.1.4.- Requisitos adicionales:

No se podrán justificar los contratos eventuales o indefinidos con categoría profesional de administrativo/a, directivo/a, coordinador/a.

Que estén al corriente de pago con las cuotas de la Seguridad Social.

Que estén al corriente de pago con las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

No se tendrán en cuenta las nóminas a imputar hasta que no se manden los Seguros Sociales pagados.

3.1.5.- Gastos imputables

Son imputables todos los costes salariales y cuotas de la seguridad social generados por el personal técnico contratado para la ejecución del proyecto siempre que cumpla los requisitos descritos anteriormente, excepto los gastos del personal administrativo, directivo y/o coordinadores.

La totalidad de la imputación será siempre que cumpla las siguientes condiciones:

- El total del salario bruto será imputable si:

o No supere el tope máximo establecido por el MSSSI, si supera se imputará el tope máximo, correspondientes a una jornada semanal de 40 horas. Para jornadas inferiores a 40 horas se realizará el cálculo proporcional. A las retribuciones se sumarán los gastos de Seguridad Social correspondiente a la empresa y su total constituirá el gasto subvencionable por costes de personal laboral. LA COMPARACION SE REALIZARÁ CON EL TOTAL DEVENGADO

o

o


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o DE LA NOMINA . Los topes son:

GRUPOS Importe en euros

máx. anual Importe en euros máx.

mensual (12 pagas) Importe en euros máx.

mensual (14 pagas)

GRUPO I 31.619,06 2.634,92 2.258,50

GRUPO II 25.295,45 2.107,95 1.806,82

GRUPO III 22.133,14 1.844,43 1.580,94

GRUPO IV 18.970,83 1.580,90 1.355,06

GRUPO V 15.809,53 1.317,46 1.129,25 GRUPO VI Y VII 12.647,22 1.053,94 903,37 GRUPO VIII 10.539,35 878,28 752,81

o Los conceptos de plus de transporte y dietas con pagos constantes e iguales

durante todo el año 2016. En caso de que sean esporádicos se restarán y si el importe es constante pero diferente en cada mes se cogerá el de menor cuantía.

o No se incluye conceptos de indemnización. Si se diera el caso se restan del salario bruto.

o No se incluye en el concepto salarial vacaciones remuneradas.

- Las cuotas de la seguridad social a cargo de la ent idad ejecutante se imputará la totalidad siempre que:

o No se aplicarán las bonificaciones por parte de otros organismos públicos, si fuese el caso se restarán.

o No se imputa una parte de la jornada, la cuota de la SS a imputar se proporciona a la misma.

- Pagas extraordinarias se imputarán en su totalidad si se justificó a 100% las nóminas correspondientes. Si no, se cogerá la parte proporcional de los meses y/o horas imputadas al proyecto.

3.1.6.- GASTOS EXCEPCIONALES

Gastos de personal en régimen de arrendamiento de s ervicios:

En este último caso, únicamente cuando no resulte adecuado el desarrollo de las actividades concretas por parte del personal contratado (cuenta ajena) de la entidad, se procederá al arrendamiento de servicio con la contratación de profesionales liberales colegiados (abogados, médicos, psicólogos, etc) y éstos habrán de concurrir las siguientes circunstancias:

a. Que el profesional esté dado de alta en el Impuesto de Actividades Económicas b. Que no esté dentro del ámbito de organización de la entidad y no reciba

instrucciones concretas de la misma en cuanto al modo de ejecución del trabajo encomendado.

c. Que no esté sujeto a un horario fijo o no tenga permanencia constante en el proyecto, tanto sea a tiempo completo como a tiempo parcial.

d. Que asuma los riesgos y gastos derivados de la prestación del servicio. e. Que el profesional no tenga ningún contrato laboral con la entidad ejecutante.


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Gastos imputables

Se imputará el coste que suponga la contratación para la realización de una actividad concreta del proyecto subvencionado.

Documentación que debe aportar:

� Anexo I: En este documento se relaciona toda la documentación enviada para la justificación de los gastos y se debe enviar uno por proyecto subvencionado.

� Anexo IV: Este documento se debe enviar por cada trabajador con contrato en arrendamiento de servicio e imputado a la subvención.

� Copia del contrato que debe reflejar : la categoría profesional, el período de prestación de servicios y las horas de intervención en el proyecto.

� Certificado del representante legal de la entidad aclarando las razones excepcionales por las cuales el proyecto no puede desarrollarse a través del personal laboral.

� Factura firmada por el contratado , y deberá incluir:

� Número de factura. � Nombre, apellidos y NIF del trabajador y período de liquidación. � Retención por IRPF. � IVA aplicado, cuando proceda.

� Impresos 111 y 190 del ingreso de IRPF. En las mismas condiciones explicadas anteriormente.

� Copia del alta en el Impuesto de Actividades Económ icas , realizada a través de la declaración censal (modelo 036 de la AEAT).

3.1.7.- Gastos no imputables en personal:

No se podrán imputar los gastos del personal, siempre que se encuentre en las siguientes circunstancias:

1. Los gastos de transporte y/o dietas dentro del concepto de la nómina de forma esporádica.

2. El envío de fotocopias de las nóminas, TC1 y TC2, modelos 111 y 190 (es obligatoria el envío de los originales).

3. Los contratos eventuales no vinculados al proyecto y la localidad (de la memoria adaptada)

4. Los contratos y nóminas donde conste la categoría profesional como administrativos/as, directivos/as, coordinadores/as, gerentes y responsables de los proyectos.

5. Los contratos indefinido no vinculados y no notificados al MSSSI a través de UNAD.


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6. Los contratos sujetos a otras subvenciones, ya sean organismos públicos o privados, excepto si se especifica en el mismo, el nº de horas, que dedica al proyecto cofinanciados por otros organismos, y además deberá constar número de horas dedicadas a la subvención a cargo del IRPF 2016.

7. Las indemnizaciones independientemente la causa que los produzca.

8. Las bonificados por la Tesorería General de la Seguridad Social independientemente la causa que la produzca.

9. El envío incompleto de la documentación. Como por ejemplo la falta de los modelos TC1 y TC2, modelo 111 y 190 de los trimestres o meses correspondientes.

10. Los intereses aplicados a las cuotas de la Seguridad Social por aplazamientos de las mismas.

11. Si hay impagos (referentes al personal imputado) tanto en la Tesorería General de la Seguridad Social como en la Agencia Tributaria.

12. Personal contratado a través de las empresas de trabajo temporal (ETT)


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3.2.- ACTIVIDAD Y MANTENIMIENTO

3.2.1.- Definición

Se imputarán a esta partida los gastos derivados directamente de la realización del proyecto subvencionado, tanto incurridos en el desarrollo de la actividad, como en el mantenimiento del local donde ésta se realiza, excluyendo los gatos propios del funcionamiento habitual de la entidad.

3.2.2.- Requisitos formales

Los gastos de Actividad y Mantenimiento se recogerán en el Anexo I.

� Se presentarán separados para cada uno de los proyectos subvencionados.

� Se enviarán siempre los originales de las facturas (no serán admitidos duplicados de las mismas). Una vez enviados e imputados, éstos no se devolverán a la entidad ejecutante. Las facturas de tamaño inferior a un folio se deberán pegarse en una hoja de Din A4.

� Los justificantes se enumerarán correlativamente desde el primero hasta el último coincidiendo con la numeración del anexo I.

� El exceso de gasto de una partida (personal, actividades y mantenimiento, dietas y gasto de viaje y equipamiento) en un proyecto no compensará el déficit de otra partida o proyecto.

� Tanto la fecha de emisión como la del gasto y pago de la factura deberán estar comprendidas en el periodo de ejecución del proyecto (01-ene-2016 a 31-dic-2016). Ejemplo pago de suministros que comprendan el mes de diciembre del 2016 se descontaran.

Las facturas además de los requisitos establecidos en los apartados correspondientes del RD 536/2013, de 12 de julio, deberán cumplir lo exigido en el RD 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Es de suma importancia para la justificación la descripción del bien o servicio adquirido. (de lo contrario no se admitirán a la justificación)

Referente al pago:

� Transferencia, tarjeta bancaria de la entidad o cheque: En el caso de haberse efectuado el pago mediante un cheque bancario a la factura hay que adjuntar la fotocopia del mismo y el movimiento bancario del cobro. En caso de una transferencia o pago con la tarjeta adjuntar una copia del movimiento bancario.

� Pago en efectivo: Cuando el pago se realiza en metálico, en la factura deberá constar la modalidad de ese pago, el sello del proveedor y la firma del mismo.


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� Tener en cuenta que pagos superiores a 300.00€ no d eben ser pagados en efectivo. (transferencia o cheque).

3.2.3-.- Gastos imputables

A.- Justificación de los gastos de publicidad

En la justificación de gastos realizados para la difusión de los proyectos subvencionados, se deberá incorporar de forma visible en el material que se utilice, el logotipo del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y de UNAD, con el fin de poder identificar el origen de la subvención.

Se enviará a UNAD tres ejemplares del material difundido junto con sus facturas correspondientes.

A continuación, veréis los logos que hay que utilizar ya sea una publicación de un programa, de un taller, un tríptico o Flayers. Los logos los tenéis disponibles en la pagina web de UNAD http://www.unad.org

B.- Justificación de las actividades subcontratad as:

Las asociaciones deben gestionar y realizar de forma directa las actividades que constituyen el contenido principal de los proyectos subvencionados, y que coincidirán con los descritos en la memoria adaptada del proyecto.

No podrá subcontratarse ninguna de las actividades principales del proyecto. Se considera que se está subcontratando una actividad cuando ésta la ejecuten una o varias personas jurídicas distintas a la subvencionada.

Ahora bien, hay una serie de actividades que son secundarias respecto al contenido del proyecto (limpieza del local, seguridad, catering, comedores, alojamientos ). En estos casos sí son imputables los gastos, a la partida de actividades y mantenimiento siempre que se envíe la siguiente documentación: documento que recoge el acuerdo suscrito entre la asociación y la entidad que presta el servicio, en el que se especificarán las actividades, la duración de las mismas y el importe, junto con las correspondientes partidas de gasto. Estos gastos deben ir proporcionales al proyecto. En ningún caso la suma de los gastos de actividades subcontratadas podrán superar el 10% del importe del total subvenc ionado del proyecto . En el


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contrato tiene que venir especificada, la especialización de la entidad , con la que se pretende contratar, para la realización de las actividades objeto de la subcontratación.

C.- Justificación de los gastos del personal volu ntario:

El personal voluntario de las asociaciones con proyectos subvencionados, conforme la Ley 45/2015 art. 3.1 de 14 de octubre , del Voluntariado, tendrán derecho al reembolso de todos los gastos ocasionados por el ejercicio de su actividad voluntaria, que serán imputables a la subvención.

Serán imputables los gastos del personal voluntario que acredite los requisitos establecidos en los puntos 4 y 5 del artículo 8 de la Ley 45/2015, de 14 de octubre, del Voluntariado.

Requisito: Declaración del presidente de la entidad que certifique el cumplimiento de la nueva Ley del Voluntariado (Decl aración de Voluntarios I y II disponibles web UNAD).

Cuando se imputen gastos ocasionados por el personal voluntario es necesario adjuntar la siguiente documentación:

� Cuando se satisfagan al voluntario gastos ocasionados por compra de material relacionado con el proyecto subvencionado, deberán imputarse al concepto de actividades y mantenimiento, debiéndose aportar: recibos firmados por el voluntario y facturas acreditativas del gasto efectuado (con todos los requisitos descritos de las facturas).

� Gastos de formación de los voluntarios que participen en el proyecto.

Además, conforme a esta misma ley, es imprescindible y obligatorio suscribir una póliza de seguro de accidentes y enfermedad y de responsabilidad civil a favor del voluntariado participante. (Art. 6.d) y 10). Hay que presentar junto a la memoria de seguimiento y final una relación de los voluntarios participantes en el proyecto subvencionado y los costes derivados del aseguramiento obligatorio. Esto significa, que en ningún caso podrán imputarse al proyecto gastos de voluntarios que no aparezcan en la relación.

No obstante, podrán justificarse con cargo a la subvención, los gastos derivados de las citadas pólizas de seguros. En este caso, se justificarán aportando:

- Copia compulsada de la póliza del seguro (que cubra los siguientes riesgos: responsabilidad civil y accidentes, y dentro de estos - muerte, invalidez y asistencia sanitaria)

- Facturas originales acreditativas del pago . En cualquier caso es obligatorio suscribir la póliza se justifique o no el gasto de la misma. O el recibo bancario original del pago.

D.- Justificación de gastos de calidad en los pro yectos:

Se considerarán gastos de calidad los ocasionados con motivo del desarrollo e implantación de procesos de calidad en los distintos proyectos subvencionados, pudiendo justificarse:


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� Las retribuciones ocasionadas por el personal implicado en los procesos de calidad.

� Gastos derivados de la realización de auditorias externas o estudios de evaluación.

� El importe de los contratos o servicios suscritos que tengan por finalidad el desarrollo e implantación de procesos de calidad en los proyectos subvencionados.

Estos gastos serán proporcionales a la implantación del sistema de calidad basado en una norma o modelo aplicados a los recursos o centros que estén relacionados directamente con el proyecto subvencionado. La justificación de estos gastos no podrá superar el 30% del importe total del proyecto subvencionado.

En el caso de gastos derivados de la calidad de los proyectos, deberán aportar:

� Si el proceso de calidad se efectúa por personal de la propia entidad, los mismos documentos exigidos para el personal contratado.

� Si el proceso de calidad lo realiza una empresa especializada: o Contrato en el que figuren los honorarios y las horas estimadas. o Facturas y documentos acreditativos del pago.

� Para el resto de los gastos en los que se haya incurrido con motivo del desarrollo e implantación del proceso de calidad: facturas y documentos acreditativos del pago correspondiente.

Nota : Es recomendable que las entidades que estén en proceso de implantación del sistema de calidad o que lo prevén, informen a UNAD a través de correo electrónico a la cuenta de [email protected]

E.- Justificación de la colaboración esporádica:

Se consideran gastos derivados de colaboraciones esporádicas (es decir, las que suponen una participación puntual en la realización de algunas de las actividades del proyecto) prestadas por profesionales, tales como conferencias, charlas, etc. y que no se prolonguen en el tiempo ni siguiera con carácter discontinuo. En caso de no tratarse de servicios discontinuos, los citados gastos deberán imputarse al concepto de personal y formalizarse la relación mediante un contrato laboral.

Para justificar los gastos de esta naturaleza hay que mandar la siguiente documentación:

� Factura firmada por el perceptor, que incluya: o Categoría profesional del colaborador. o Objeto de la colaboración. o Tiempo de intervención en la colaboración puntual. o Número de factura. o Nombre, apellidos y NIF del trabajador y período de liquidación. o Retención por IRPF. o IVA aplicado, cuando proceda.

� Impresos 111 y 190 del ingreso de IRPF original junto con el recibo bancario.


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F.- Justificación de gastos Programa de Urgencia: (Formato Usuarios Programa de Urgencia Web UNAD)

En estos Programas tendrán la consideración de subvencionables los siguientes gastos:

- Recibos de alquileres de viviendas de las personas beneficiarias;

- Recibos de suministros: agua, gas, electricidad, etc.;

- Medicamentos;

- Actividades extraescolares en el colegio;

- Gastos de comedor escolar;

- Gafas, audífonos y prótesis;

- Material escolar y uniforme;

- Pago tarjeta de trasportes;

- Pago de gastos sanitarios u odontológicos;

- Compra de alimentos y bienes de primera necesidad (higiene, vestido…);

Los gastos justificados tienen que ir en concordanc ia con la Memoria Adaptada de la entidad para ser justificables con cargo a la subvención.

En los supuestos de las entregas dinerarias , los citados gastos deberán justificarse con el recibo acreditativo del pago de la ONG al usuario, que deberá ir acompañado de la factura original acreditativa del gasto.

Para el resto de ayudas , los gastos deberán justificarse con la factura original acreditativa del gasto a nombre de la entidad ejecutante del programa y un recibí del usuario en el que conste la entrega de los bienes.

G.- Justificación de gastos varios:

� Los gastos del local donde se desarrolla el proyecto subvencionado:

− En el caso de justificarse gastos ocasionados por el arrendamiento de bienes urbanos, debe adjuntarse, además de la factura y la copia del contrato , el original acreditativo del pago y los modelos 115 y 180 originales . Para los modelos presentados por vía telemática, hay que mandar los pagos originales o copia sellada en el banco. O bien un certificado de la Agencia Tributaria de exoneración de retención a los arrendadores durante el año de ejecución de la subvención.

− Gastos de reparación y conservación del local : es decir, las que se llevan a cabo para enmendar un menoscabo producido por causas fortuitas o accidentales, siempre que no afecten a su estructura, es decir, que sea una pequeña reparación que no incremente el valor del bien.

− Suministros (teléfono fijo , electricidad, agua, gas), primas de seguro de edificios, comunicaciones. Los que estén directamente relacionado con el proyecto, es decir, no se admitirán gastos generales de la sede de la asociación.


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� Otros gastos de actividad: Debe de estar incluido en las memorias adaptadas

− Material de oficina: este material será el exclusivamente relacionado con las actividades del proyecto y no con el material de oficina de la asociación.

− Material didáctico: manuales, libros y revistas relacionados con las materias del proyecto subvencionado.

− Materiales relacionados directamente con el proyecto ejecutado: productos alimenticios, farmacéuticos, material de manualidades y juegos, etc.

− Transporte de mercancías. − Gastos propios de los usuarios: transporte, alojamiento y seguros de accidentes.

En caso de transporte aportar el certificado explicativo de la actividad realizada. − Los gastos de los usuarios en comidas o celebraciones, en restaurantes estará

supeditada a los siguientes requisitos. o Siempre que los justificantes demuestren inexcusable relación con el

proyecto subvencionado, y junto con la factura se acompañara un certificado del presidente de la asociación, fundación y/o federación que relacione las actividades realizadas y detalladas en las memorias adaptadas, fecha del gasto y de los usuarios.

o El importe imputado no podrá superar el 10% de la cuantían subvencionada.

3.2.4.- Gastos no imputables

− No podrán imputarse gastos de colaboradores esporádicos cuando las actividades que realicen los mismos, formen parte del objetivo principal del proyecto subvencionado (es decir, en un proyecto de formación no podrá ser colaborador un formador, puesto que éste debe estar contratado), ni cuando tengan o hayan tenido suscrito contrato de trabajo con la asociación. Ya sea fijo o eventual.

− No podrán justificarse con cargo al proyecto el gasto de formación ni reciclaje del personal contratado.

− No se podrá imputar gastos de dietas y desplazamiento de los trabajadores contratados para asistencia a cursos.

− No serán gastos imputables a la subvención ningún tipo de becas o remuneración a los usuarios por su participación en el proyecto.

− No se admitirán como justificantes de gasto imputables a la subvención gastos de manutención en establecimientos de hostelería.

− No se admitirán los gastos de arrendamientos financieros de bienes muebles e inmuebles (leasing, renting....)

− No se admitirán los gastos de alquiler de bienes inmuebles en caso de que no se envíen la documentación relacionada (contrato de alquiler, modelos 115 del trimestre correspondiente y el modelo 180 “de ingreso de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF”, o, en su caso, el Certificado de la Agencia Tributaria de exoneración de retención a los arrendadores en el año de ejecución del proyecto).


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− No se admitirán gastos: del seguro de los trabajadores, de gestión de prevención de riesgos laborales.

− No se admitirán gastos de asesorías.

− No se admitirán gastos de mantenimiento de redes, impresoras, calderas.

− No se admitirán gastos de la telefonía móvil y las facturas tipo “fusión” donde no se especifica la parte correspondiente a la línea fija.

− No se admitirán gastos en esta partida con facturas incompletas y/o que no cumplan con el R.D. 1619/2013 de 30 de noviembre.

− No se admitirá gastos de aquellas facturas pagadas a través de transferencias bancarias, tarjeta bancaria, cheque, etc sin los correspondientes originales recibos bancarios.

− Es considerado gasto de difícil justificación el “mantenimiento de los extintores” ya que dependen de la naturaleza del programa subvencionado.


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3.3.- DIETAS Y GASTOS DE VIAJE

3.3.1.- Definición

Dietas y gastos de viaje son todos aquellos generados por el desplazamiento, manutención y alojamiento.

3.3.2.- Requisitos

� En esta partida sólo pueden justificarse las dietas y gastos de viaje del personal adscrito al proyecto con contrato laboral y del personal voluntario que se desplazan a realizar actividades relacionadas con el proyecto fuera del centro habitual de trabajo.

� En los gastos de dietas y viajes deben estar directamente relacionados con la atención a los usuarios del proyecto (fundamentalmente acompañamientos, realización y/o preparación de las actividades para los/as usuarios/as).

� Dentro de esta partida, podrán justificarse los gastos de transporte en ciudades distintas de la residencia habitual, mediante certificado del representante de la entidad en el que se hagan constar las personas que lo han utilizado y la necesidad del desplazamiento.

� Si los traslados se realizan dentro de la misma ciudad se deberá de adjuntarse un certificado del presidente de la asociación en el que se especifiquen las personas que lo han utilizado y la necesidad del desplazamiento dentro de los fines del proyecto, adjuntando los originales de todos los recibos, abonos o billetes del medio de transporte utilizados.

� El importe máximo de cada dieta o gasto de viaje en territorio nacional a efectos de justificación será:

ALOJAMIENTO 65,97 € MANUTENCION 37,40 € DIETA ENTERA 103,37 € KILOMETRAJE 0,19 €

3.3.3.- Documentos a aportar para justificar la p artida de Dietas y gastos de Viaje:

� Los gastos de alojamiento y manutención se justificarán mediante: � El anexo V debidamente cumplimentado (que consta de dos hojas) con la

firma y sello original tanto del representante de la entidad como del/la trabajador/a y voluntario/a que ha efectuado el gasto, además se enviará un anexo V por cada gasto realizado.

� En el caso de alojamiento una factura completa y original expedida por el hotel.

� En el caso de manutención es imprescindible adjunta r el ticket y factura de la comida expedida por el restaurante.


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� Los gastos de desplazamiento se justificarán mediante el cumplimento:

� Del anexo V debidamente cumplimentado con la firma y sello original tanto del representante de la entidad como del/la trabajador/a y voluntario/a que ha efectuado el gasto, además se enviará un anexo V por cada desplazamiento realizado y se adjuntará el itinerario impreso por Google Maps, Vía Michelín o Repsol.

� Se enviará cuando proceda, junto con el anexo V los billetes originales de transporte.

3.3.4.- Gastos no imputables a dietas y gastos de viaje

� Gastos de desplazamientos, dietas, alojamientos ocasionados por el personal directivo, coordinadores, gerentes y responsables de proyectos, es decir, los que no estén directamente relacionados con la ejecución de las actividades descritas en el proyecto.

� No se pueden imputar gastos de dietas para acudir a recibir formación (congresos y seminarios...) ni los gastos de dietas para gestiones de la asociación. No son imputables los gastos de los profesionales con contrato de arrendamiento de servicio, de los colaboradores esporádicos y de los usuarios.

� No se podrán imputar gastos de taxi, peajes y parking. � Si los traslados se realizan dentro de la misma ciudad de residencia o del

centro habitual de trabajo habitual de esa persona no se podrá imputar la manutención.

� No son objeto de subvención los gastos extraordinarios como teléfono, minibar, etc.

� No se podrá imputar gastos enviados con copias o escáner de los anexos V y/o facturas, incompletos, sin sello ni firmas.

� Gastos que se presenten de los anexos V agrupados los gastos y/o desplazamientos realizados en diferentes fechas.


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4.- GASTOS DE INVERSIÓN

4.1.- EQUIPAMIENTO

4.1.1.- Definición

Se considera equipamiento la adquisición de elementos del inmovilizado, distintos a terrenos y edificios, afectos al proyecto subvencionado: maquinaria, mobiliario, equipos informáticos, vehículos y otro equipamiento. Se trata del material no fungible que pasa a formar parte del inventario de la asociación.

4.1.2.- Requisitos

− Haberlo solicitado correctamente en la convocatoria.

− Contar con la partida en la memoria adaptada.

− Ajustarse al certificado de equipamiento (recoge el bien que se compro o se prevea comprar en el 2016) que se presenta en la convocatoria del IRPF 2015 (cuando se convoque).

4.1.3.- Documentos a aportar para justificar la par tida de Equipamiento

− Factura original completa del proveedor en la que se desglosen: las unidades suministradas, el precio unitario y el importe total de la adquisición realizada. No se podrán aportar como justificantes de gasto los albaranes, las notas de entrega ni las facturas pro forma.

− Certificación del representante de la asociación en la que conste la recepción de lo adquirido, su conformidad y la inclusión de los bienes adquiridos en el inventario de la asociación. Se deben incluir los anexos VI y VII firmados y sellados en original.

− ANEXO X (Inventario de Inmovilizado) ver modelo en la página Web de UNAD.

− Anexo XI (Ficha de inventario)

4.1.4.- Gastos no imputables en equipamiento

− En está partida no se podrán imputar gastos de equipamiento, si no se solicitó en la convocatoria del IRPF 2016.

− Si en la solicitud de la convocatoria no se entregó la documentación necesaria:

� Facturas pro forma.

− Si en las memorias adaptadas presentadas no se asigno la partida de equipamiento, aún solicitándolo en la convocatoria y entregando la documentación requerida.


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5.- OTRAS GESTIONES

Solicitud de cambio de partidas

Si la ejecución del proyecto se ve alterada por la aparición de circunstancias que impidan el desarrollo del mismo se podrán solicitar modificaciones entre las partidas para ello se deberá:

1. Enviar el Modelo original de Solicitud de Cambio de Partidas firmado y sellado por el representante legal de la entidad, a la dirección de UNAD (C/ Canarias nº 9, local, CP. 28045- Madrid).

2. Enviar antes del 31 de octubre del 2017

3. , a partir de esa fecha no se admitirán ningún cambio.

Modificaciones relevantes de los proyectos

Si por algún motivo, prevéis que el proyecto no se vaya a ejecutar, debéis informar a UNAD, con la mayor rapidez posible.

Solicitud de revisión de la justificación enviada f uera de plazo

Para aquellas entidades que reciban la notificación de la llegada de la documentación fuera de plazo, podrá solicitar la revisión a través del envío de un correo electrónico a la cuenta de [email protected]

Información de contacto

Os informamos que desde UNAD se ofrece un amplio asesoramiento en materia de justificación y gestión de los proyectos a entidades que sean beneficiarias por primera vez y/o tengan nuevo personal en la justificación o gestión.

El teléfono es 91 447 88 95 para cualquier otra consulta, Patricia Ponce ([email protected] ) y Natalia Dzvonkovska ([email protected] ).

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